VERVOER VAN DE MONSTERS

Transcriptie

1 Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen 2007/39/LAB/NL/DISPATCH/P002 Procedure VERVOER VAN DE MONSTERS Versie 1 In toepassing vanaf Verantwoordelijke administratie Verantwoordelijke dienst Bestemmelingen Tony Vanhove Geert De Poorter Medewerkers dispatching DG Laboratoria en DG Controle Afdeling Logistiek FAVV Naam functie / dienst Datum Handtekening Opgesteld door: Tony Vanhove Medewerker dispatching 17/12/2007 Nagezien door: Sacha Diaine Verantwoordelijke dispatching 17/12/2007 Goedgekeurd door: Geert De Poorter Directeur-generaal Bestuur Laboratoria 18/12/2007 Goedgekeurd door: Jean-Marie Dochy Directeur-generaal Bestuur Controle 18/12/ /39/LAB/NL/DISPATCH/P002 pagina 1 van 16

2 Overzicht van de revisies Revisie Van toepassing vanaf Reden en omvang van de revisie versie Installatie nieuw LIMS-systeem Trefwoorden Vervoer Routes Dispatching 2007/39/LAB/NL/DISPATCH/P002 pagina 2 van 16

3 Inhoudstafel 1. Doel Toepassingsgebied Referenties Definities en afkortingen Processen en Stroomdiagrammen Ophaal- en afzetroutes door navettes Ophaling Route Noord Ophaling Route Zuid Ophaling FAVV LAB S Monster genomen door de NOE + monsters genomen in het kader van verdachte monsternames (slachthuizen) Bijlagen /39/LAB/NL/DISPATCH/P002 pagina 3 van 16

4 1. Doel Deze procedure beschrijft de werking van het ophalen en vervoeren van de monsters en de bijbehorende documenten van de PCE s naar de dispatchingcentra en vandaar naar de verschillende FAVV-labs. 2. Toepassingsgebied Deze procedure omvat het vervoer van de monsters afkomstig en bestemd voor de dispatchingcentra. 3. Referenties - 4. Definities en afkortingen Definities/afkorting PCE: FAVV: DMO: NOE: Verklaring Provinciale Controle Eenheid Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen Dierenarts Met Opdracht Nationale OpsporingsEenheid 5. Processen en Stroomdiagrammen 5.1. Ophaal- en afzetroutes door navettes In bijlage 1 vindt men het overzicht terug van de vooropgestelde routes door het Bestuur Algemene Diensten, Dienst Logistiek. In dit overzicht is een volledige routebeschrijving per wagen gegeven en ook de geschatte tijdstippen van aankomst en vertrek. Het is noodzakelijk dat in de PCE alles in gereedheid gebracht een kwartier wordt een kwartier voor de geschatte aankomst zodanig dat de chauffeur enkel de kan en de map met analyseaanvraagformulieren moet en terug kan vertrekken naar het volgende punt. Het is noodzakelijk dat de verantwoordelijke in de PCE ervoor zorgt dat alle stalen meegegeven worden met de chauffeur. In bijlage 3a, 3b en 3c vindt u de formulieren die moeten afgetekend worden bij ontvangst of levering van monsters. De chauffeurs laten op elke stopplaats het documenten tekenen. Deze documenten worden overgebracht naar Dispatchingcentrum Melle en daar bewaard. DE CHAUFFEURS ZULLEN NIET WACHTEN OP MONSTERS Via de ophaalrondes zullen tevens de en de isomo terugbezorgd worden aan de PCE. De verantwoordelijke voor de dispatching van de PCE vult elke dag op het blad (zie bijlage 2) vooraan de map, het aantal per type en formaat dat hij/zij nodig heeft en geeft die mee in een map aan de chauffeur. 2007/39/LAB/NL/DISPATCH/P002 pagina 4 van 16

5 Deze worden dan de dag erna afgezet tijdens de volgende ophaling. De voorraden van de zullen zich bevinden in de Dispatchingcentra en de FAVV-labs. Het is de bedoeling dat dagelijks gecontroleerd wordt hoeveel er nodig zijn en niet éénmaal in de week, gezien de beperkte laadcapaciteit van de wagens. In de stroomdiagrammen hieronder wordt er een overzicht gegeven van wat er per route moet gebeuren met betrekking tot de monsters en de met de analyseaanvraagformulieren. Zowel de verantwoordelijken in de PCE s als in de dispatchingcentra en de laboratoria zorgen er samen met de chauffeurs voor dat alle voor hen bestemd gelost of geladen worden. Indien de chauffeurs merken dat ze hun bestemming met een vertraging zullen bereiken, bellen ze deze eerstvolgende bestemming en dispatchingcentrum op, met mededeling van de vermoedelijke vertraging. Dit moet zeker gebeuren een kwartier voor de vooropgestelde aankomsttijd. Het dispatchingcentrum in kwestie verwittigd alle daarop volgende stopplaatsen. 2007/39/LAB/NL/DISPATCH/P002 pagina 5 van 16

6 Ophaling Route Noord BRUSSEL WTCIII PCE BRUSSEL Laden NOEmonsters (paarse label) PCE BERGEN Laden NOEmonsters (paarse label) PCE BRUGGE Laden NOEmonsters (paarse label) DISPATCHING MELLE laden lege PCE ANTWERPEN en GENT labo Gentbrugge afgeven PCE BRUSSEL, BERGEN en BRUGGE meenemen PCE ANTWERPEN, PCE GENT en labo Gentbrugge Labo Gentbrugge laden lege Lossen NOEmonsters (paarse label) PCE ANTWERPEN Laden NOEmonsters (paarse label) PCE GENT Laden NOEmonsters (paarse label) Laboratorium Gentbrugge Lossen NOEmonsters (paarse label) DISPATCHING MELLE PCE ANTWERPEN en PCE GENT labo gentbrugge laden lege PCE BRUSSEL, PCE BERGEN en PCE BRUGGE afgeven PCE Antwerpen en Oost- Vlaanderen en labo Gentbrugge meenemen PCE BRUSSEL, BERGEN en BRUGGE Figuur 1: Stroomdiagramma Route Noord 2007/39/LAB/NL/DISPATCH/P002 pagina 6 van 16

7 Ophaling Route Zuid BRUSSEL WTCIII PCE HAASRODE PCE HASSELT PCE LUIK DISPATCHING GEMBLOUX PCE LIBRAMONT laden lege PCE LIBRAMONT en PCE NAMEN afgeven PCE HAASRODE, PCE HASSELT en PCE LUIK meenemen PCE LIBRAMONT en PCE NAMEN PCE NAMEN DISPATCHING GEMBLOUX Laboratorium Gentbrugge (Enkel laatste werkdag van de week) lossen NOEmonsters (paarse label) Figuur 2: Stroomdiagramma Route ZUID laden lege PCE HAASRODE, PCE HASSELT en PCE LUIK afgeven PCE LIBRAMONT en PCE NAMEN meenemen PCE HAASRODE, PCE HASSELT en PCE LUIK 2007/39/LAB/NL/DISPATCH/P002 pagina 7 van 16

8 Ophaling FAVV LAB S BRUSSEL WTCIII DISPATCHING MELLE laden stalen Tervuren, Luik, Gembloux meenemen labo's TERVUREN, LUIK, GEMBLOUX, MELLE en PCE OTTIGNIES laden stalen bestemd voor externe labo's ZUID TERVUREN laden lege PCE OTTIGNIES DISPATCHING GEMBLOUX PCE OTTIGNIES lossen stalen bestemd GEMBLOUX Laden lege PCE OTTIGNIES MELLE, GENTBRUGGE, TERVUREN en LUIK PCE OTTIGNIES en MELLE en GEMBLOUX toevoegen formulieren in LUIK en TERVUREN uithalen formulieren uit verschillende laden stalen bestemd voor externe labo's NOORD lossen stalen bestemd voor externe labo's ZUID LUIK laden lege DISPATCHING MELLE Laboratorium Gentbrugge lossen NOEstalen (Paarse label) afgeven alle lossen stalen bestemd voor externe labo's NOORD 2007/39/LAB/NL/DISPATCH/P002 pagina 8 van 16

9 5.2. Monster genomen door de NOE + monsters genomen in het kader van verdachte monsternames (slachthuizen) Verduidelijking dispatching monsters genomen door de NOE + monsters genomen in het kader van verdachte monsternames (slachthuizen) Route Noord De monsters genomen door de NOE of de verdachte monsters (slachthuizen) worden niet meer afgezet in het dispatchingcentrum Melle maar rechtstreeks afgezet in het laboratorium FLVVG. Dit houdt concreet in dat de monsters aangeduid met het paarse label en de bijhorende paarse ring meegegeven door de PCE s BxL, HAI en WVL bij de eerste stop niet afgezet worden in dispatchingcentrum Melle maar dat die monsters in de navette blijven en bij de volgende stop (nl. FLVVG) afgezet worden. Daarna worden de monsters opgehaald in PCE s ANT en OVL. Na deze ophalingen wordt er eerst gestopt in het laboratorium FLVVG i.p.v. dispatchingcentrum Melle. Hier worden enkel de monsters afgezet genomen door de NOE en de verdachte monsters genomen in de slachthuizen, de rest van de monsters wordt dan afgezet in de volgende stop nl. dispatchingcentrum Melle. Deze uitbreiding is geldig voor elke werkdag en enkel als er monsters aanwezig zijn genomen door de NOE of indien er verdachte monsters (slachthuizen) aanwezig zijn. Route Zuid Indien er monsters genomen zijn door de NOE of indien er verdachte monsters genomen zijn in de slachthuizen bij route zuid dan moeten die nog dezelfde dag geleverd worden aan het laboratorium FLVVG. Daarom moet er bij de laatste stop nl. in het dispatchingcentrum Gembloux gekeken worden of er al dan niet monsters genomen door de NOE aanwezig zijn (makkelijk te herkennen aan de paarse kleur). Indien er monsters aanwezig zijn genomen door de NOE of indien er verdachte monsters aanwezig zijn genomen in een slachthuis dan moeten deze nog dezelfde dag geleverd aan het laboratorium FLVVG. Daarom moet de navette (indien nodig) nog doorrijden naar FLVVG. Deze uitbreiding is enkel geldig de laatste werkdag van de week en enkel als er monsters aanwezig zijn genomen door de NOE of als er verdachte monsters (slachthuizen)aanwezig zijn. Route FAVV LAB s Indien er bij de laatste stop in het dispatchingcentrum Melle nog monsters aanwezig zijn genomen door de NOE of als er nog verdachte monsters (slachthuizen) aanwezig zijn dan moeten deze nog dezelfde dag afgeleverd worden. Daarom moet de navette (indien nodig) nog doorrijden naar FLVVG. Deze uitbreiding is geldig voor elke werkdag en enkel als er monsters aanwezig zijn genomen door de NOE of als er verdachte monsters (slachthuizen) aanwezig zijn. Verwittigen van het laboratorium FLVVG Elke werkdag moet het dispatchingcentrum Gembloux, nadat de toer FAVV LAB s vertrokken is uit Gembloux, het laboratorium FLVVG verwittigen of er al dan niet monsters aanwezig zijn die genomen zijn door de NOE of als er al dan niet verdachte monsters (slachthuizen) aanwezig zijn. FLVVG wordt altijd telefonisch verwittigd door contact op te nemen met de labodirecteur of zijn vervanger. Hierdoor weet de labodirecteur of er nog iemand moet wachten op de navette. Iedere laatste werkdag van de week moet na de laatste aflevering van monsters bij route zuid contact opgenomen worden door het dispatchingcentrum Gembloux met de labodirecteur van FLVVG of er al dan niet monsters aanwezig zijn die genomen zijn door de NOE of als er al dan niet verdachte monsters (slachthuizen) aanwezig zijn. Hierdoor weet de labodirecteur of er nog iemand moet wachten op de navette. 2007/39/LAB/NL/DISPATCH/P002 pagina 9 van 16

10 Monsters in onderaanneming Monsters die in onderaanneming worden geanalyseerd door een extern laboratorium, worden opgehaald door het extern laboratorium in FLVVG. FLVVG moet wel eerst het extern laboratorium telefonisch verwittigen. 2007/39/LAB/NL/DISPATCH/P002 pagina 10 van 16

11 6. Bijlagen Bijlage 1 : routes en geschatte tijdstippen uitgewerkt door de Logistieke Dienst OPHALING ROUTE NOORD Code Vertrek Uur aankomst Ophalings Tijd Uur vertrek Middag pauze Km Brussel P 8h40 Mons P 9h h45 72 Brugge P 10h h Melle D 11h Melle D L 12h30 Gentbrugge L 12h h55 4 Antwerpen P 13h h00 56 Gent P 14h h05 58 Gentbrugge L 15h h25 5 Melle D 15h h50 7 Brussel 16h40 45 Totaal Km 424 OPHALING ROUTE ZUID Code Vertrek Uur aankomst Ophalings Tijd Uur vertrek Middag pauze Km Brussel 8h30 Haasrode P 9h h10 28 Hasselt P 10h h15 70 Liège P 10h h00 50 Gembloux D 11h Gembloux D 12h30 Libramont P 13h h55 99 Namur P 14h h00 83 Gembloux D 15h h35 21 Gentbrugge L? Bruxelles 16h15 50 Totaal Km /39/LAB/NL/DISPATCH/P002 pagina 11 van 16

12 OPHALING ROUTE LABO Code Vertrek Uur aankomst Ophalingstijd Uur vertrek Middag pauze Km Brussel 8h30 Melle D L 9h h30 43 Tervuren L 10h h45 60 Ottignies P 11h h30 25 Gembloux D L 12h00 30 Gembloux D L 13h00 Liège L 14h h15 65 Melle D L 16h h Gentbrugge L? 5? 6 Brussel 17h15 47 Totaal Km 438 Code: P = UPC/PCE L = Laboratorium D= Dispatching monsters deponeren monsters ophalen 2007/39/LAB/NL/DISPATCH/P002 pagina 12 van 16

13 Bijlage 2 : Aanvulling Datum Type AANTAL Types (enkel nummer van type dat gewenst is opgeven) Isothermische dozen : Nr 1 : 2 kg (294x208x85mm) 5,2 l Nr 2 : 5 kg (373x273x103mm) 10,5 l Nr 3 : 8 kg (370x269x190mm) 16,9 l Nr 4 : 25 kg (746x348x175mm) 45,4 l Nr 5 : Europe 3/140 (535x335x140mm) draaistapel Nr 6 : 25 l (600x400x150mm) Nr 7 : 50 l (600x400x300mm) Nr 8 : 70 l (600x400x400mm) DIT FORMULIER DIENT STEEDS BEWAARD TE WORDEN IN DE MAP VAN DE PCE. DE VOLLE EXEMPLAREN MOGEN NIET VERNIETIGD WORDEN 2007/39/LAB/NL/DISPATCH/P002 pagina 13 van 16

14 Bijlage 3a : Afhalen en ophalen monsters dispatching: Route NOORD Datum: PCE/Labo/Dispatchingcentrum Naam + handtekening medewerker dispatching PCE Brussel UPC Hainaut PCE West-Vlaanderen Dispatchingcentrum Melle Labo Gentbrugge PCE Antwerpen PCE Oost-Vlaanderen Labo Gentbrugge (enkel bij aanwezigheid van NOE-monsters) Dispatchingcentrum Melle 2007/39/LAB/NL/DISPATCH/P002 pagina 14 van 16

15 Bijlage 3b : Afhalen en ophalen monsters dispatching: Route Zuid Datum: PCE/Labo/Dispatchingcentrum Naam + handtekening medewerker dispatching PCE Vlaams Brabant PCE Limburg UPC Liège Dispatchingcentrum Gembloux UPC Luxembourg UPC Namur Dispatchingcentrum Gembloux Labo Gentbrugge (enkel bij aanwezigheid van NOE-monsters, enkel de laatste werkdag) 2007/39/LAB/NL/DISPATCH/P002 pagina 15 van 16

16 Bijlage 3c : Afhalen en ophalen monsters dispatching: Route FAVV-lab s Datum: PCE/Labo/Dispatchingcentrum Naam + handtekening medewerker dispatching Dispatchingcentrum Melle Labo Tervuren UPC Brabant Wallon Dispatchingcentrum Gembloux Labo Liège Dispatchingcentrum Melle Labo Gentbrugge (enkel bij aanwezigheid van NOE-monsters) 2007/39/LAB/NL/DISPATCH/P002 pagina 16 van 16