Werking van de dispatchingcentra

Transcriptie

1 Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen 2007/41/LAB/NL/DISPATCH/P004 Procedure Werking van de dispatchingcentra Versie 1 In toepassing vanaf Verantwoordelijke administratie Verantwoordelijke dienst Bestemmelingen Tony Vanhove Geert De Poorter Medewerkers dispatching DG Laboratoria Naam functie / dienst Datum Handtekening Opgesteld door: Tony Vanhove Medewerker dispatching 17/12/2007 Nagezien door: Sacha Diaine Verantwoordelijke dispatching 17/12/2007 Goedgekeurd door: Geert De Poorter Directeur-generaal Bestuur Laboratoria 18/12/ /41/LAB/NL/DISPATCH/P004 pagina 1 van 7

2 Overzicht van de revisies Revisie Van toepassing vanaf Reden en omvang van de revisie versie Installatie nieuw LIMS-systeem Trefwoorden Werking Ontvangst Dispatching Vertrek 2007/41/LAB/NL/DISPATCH/P004 pagina 2 van 7

3 Inhoudstafel 1. Doel Toepassingsgebied Referenties Definities en afkortingen Werking Algemeen Ontvangst van monsters Ontvangst van de monsters Monster bestemd voor externe lab s Monster bestemd voor interne lab s Config error NOE-monsters + verdachte monsternames (slachthuizen) Vertrek van de monsters Monsters bestemd voor het andere dispatchingcentrum (uitgezonderd voor de interne FAVVlab s) Monsters bestemd voor interne FAVV-lab s Monsters bestemd voor externe lab s Monsters niet gepasseerd via de dispatching Bijlagen /41/LAB/NL/DISPATCH/P004 pagina 3 van 7

4 1. Doel Deze procedure beschrijft de werking van de dispatchingcentra. 2. Toepassingsgebied Deze procedure wordt toegepast in de dispatchingcentra. 3. Referenties - 4. Definities en afkortingen Definities/afkorting PCE: FAVV: NOE: Verklaring Provinciale Controle Eenheid Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen Nationale OpsporingsEenheid 5. Werking 5.1. Algemeen Monsters worden per dispatchingcentrum driemaal daags afgezet door de chauffeurs. Deze monsters worden aan de hand van de informatie op de dispatchingetiketten herverdeeld naar enerzijds de FAVV labs en anderzijds naar privé laboratoria Ontvangst van monsters De monsters komen toe in bakken gelabeld per PCE en per categorie zijnde : I. monsters die bewaard moeten worden op kamertemperatuur (kleurcode: blauw) II. monsters die bewaard moeten worden tussen 0 en 4 C (kleurcode: geel) III. monsters die bewaard moeten worden bij 18 C (kleurcode: groen) IV. monsters waarbij de feces of de caecale inhouden onderzocht moet worden (Technische fiche: DPA/019, DPA/020 en DPA/021; kleurcode: oranje) V. monsters waarbij monitoring op Aviaira influenza gevraagd wordt (kleurcode: rood) VI. monsters genomen door de NOE of in het kader van een verdachte monstername (slachthuizen) (kleurcode: paars) Bij deze monsters bevindt zich per PCE een map met het gevraagde leeggoed. Het Dispatchingcentrum zorgt ervoor dat de monsters op een correcte wijze bewaard worden in de periode tussen ontvangst en verscheping/ophaling. De bewaring vindt u terug op het dispatchingetiket. 2007/41/LAB/NL/DISPATCH/P004 pagina 4 van 7

5 5.3. Ontvangst van de monsters Monster bestemd voor externe lab s De monsterlijst Ontvangst Dispatch wordt geopend (zie handleiding Simatic IT Unilab). Op de monsters is er een etiket gekleefd die gegenereerd is uit FoodNet. Daarop staat een barcode die ingescand moet worden in deze monsterlijst. Hierdoor worden er 2 dispatch-etiketten automatisch afgedrukt. De status van dit monster gewijzigd automatisch van Gepland tot Ontvang, maar de status blijft gepland als er geen methode aan een parameter is gelinkt (Call-center verwittigen 02/ ) of indien er geen labo gelinkt is aan het monster (zie 2e punt). Indien het labo ingevoerd is: kijken of het labo correct is. Indien het labo niet correct is dan wordt het labo veranderd en opgeslagen (bv. als het labo in verlof is, fout in het controleprogramma, ). Daarna wordt de status manueel veranderd van Ontvang naar Check Ontvang. Het dispatchingcentrum waar het monster ontvangen is (+het labo is gekoppeld aan dit dispatchingcentrum), stuurt automatisch een mail dat er monsters aanwezig zijn naar het betreffende labo in het dispatchingcentrum. Indien het labo zijn monsters ophaalt in het andere dispatchingcentrum dan wordt er vanzelfsprekend geen mail verstuurd. Indien het labo niet ingevoerd is, kijken in het document Labo Lib mini (op intranet: welk labo dit monster kan analyseren. Bij problemen contact opnemen met R. Vermeylen of B. Pochet. Het labo wordt ingevuld en bewaard. Daarna wordt het monster terug ingescand en de status wordt manueel veranderd van Ontvang naar Check Ontvang. Als het labo in het dispatchingcentrum waar het monster ontvangen is zijn monsters komt ophalen dan wordt er automatisch een mail verstuurd naar het betreffende labo met de melding dat er monsters aanwezig in het dispatchingcentrum. Indien het labo zijn monsters ophaalt in het andere dispatchingcentrum dan wordt er vanzelfsprekend geen mail verstuurd Monster bestemd voor interne lab s Indien het monster van het andere dispatchingcentrum komt: Monsters worden niet ingescand. Indien het monster van de PCE komt Kijken of het labo correct is. Indien het labo niet correct is dan wordt het labo veranderd en opgeslagen (bv. als het labo in verlof is, fout in het controleprogramma, ). Daarna wordt de status manueel veranderd van Ontvang naar Check Ontvang Config error Het doel van deze lijst is de monsters te visualiseren die automatisch in de status Config Error terecht komen. Dit kan bv. gebeuren als in Foodnet een combinatie monster-parameter gevraagd is en deze is niet geconfigureerd in het Simatic IT Unilab. In dit geval neem je contact op met het LIMS-team. Na de aanpassing moet je de status manueel wijzigen naar ontvang en dan check ontvang NOE-monsters + verdachte monsternames (slachthuizen) Deze monsters worden doorgestuurd naar FLVVG en daar ontvangen in Simatic IT Unilab (Zie handleiding Simatic IT Unilab). 2007/41/LAB/NL/DISPATCH/P004 pagina 5 van 7

6 5.4. Vertrek van de monsters De monsterlijst Vertrek Dispatch wordt geopend (zie handleiding Simatic IT Unilab) Monsters bestemd voor het andere dispatchingcentrum (uitgezonderd voor de interne FAVV-lab s) Dit zijn monsters die bestemd zijn voor een lab die gekoppeld is aan het andere dispatchingcentrum. In de taak wordt de groepsleutel labo ingevuld en de lijst wordt gerefresht (F5). Alle monster die ontvangen en gecontroleerd zijn komen in deze lijst en moeten dus verstuurd worden naar het andere dispatchingcentrum. Om te controleren wordt een afhaallijst (zie bijlage 1) afgedrukt (Hoe? De monsters selecteren klikken in de menubalk op Rapport/Daglijst). In de lijst Vertrek Dispatch moet dan de bestemming van deze monsters ingevuld en opgeslagen worden (Bestemming = Dispatching FLVVM of Dispatching LFSAGx). De status moet veranderd worden van Ontvang naar Vertrek. De afhaallijst wordt gefaxt naar het andere dispatchingcentrum Monsters bestemd voor interne FAVV-lab s In de taak wordt de groepsleutel labo ingevuld en de lijst wordt gerefresht (F5). Alle monster die ontvangen en gecontroleerd zijn komen in deze lijst en moeten dus verstuurd worden naar het FAVV-lab Om te controleren wordt een afhaallijst (zie bijlage 1) afgedrukt (Hoe? De monsters selecteren klikken in de menubalk op Rapport/Daglijst). In de lijst Vertrek Dispatch moet dan de bestemming van deze monsters ingevuld en opgeslagen worden. De bestemming is GEEN dispatchingcentrum maar het FAVV-lab. De status moet veranderd worden van Ontvang naar Vertrek.. De afhaallijst wordt gefaxt naar het desbetreffende labo Monsters bestemd voor externe lab s Dit zijn monsters die bestemd zijn voor een lab die gekoppeld is aan het desbetreffende dispatchingcentrum. Wanneer het externe lab om zijn monsters komt dan openen je de taak Vertrek dispatch. In de taak wordt de groepsleutel labo ingevuld en de lijst wordt gerefresht (F5). Alle monster die ontvangen en gecontroleerd zijn komen in deze lijst en moeten dus meegegeven worden met de afhaler. Je selecteert alle monsters die meegegeven worden en drukt de afhaallijst (zie bijlage 1) af. Deze moet getekend worden door de afhaler. In de lijst moet de bestemming ingevuld worden (=externe lab) en de status veranderen van Vertrek. Na de statusovergang worden de monsters automatisch doorgestuurd naar de applicatie Extlab. Daar kunnen de externe lab s hun resultaten invoeren Monsters niet gepasseerd via de dispatching Uitzonderlijk kunnen er dringende stalen rechtstreeks verstuurd worden naar het labo. De staalnemer stuurt een mail naar het dispatchingcentrum. Het dispatchingcentrum ontvangt het staal, alhoewel het niet fysiek aanwezig is, door op F12 te drukken in de taak Ontvangst dispatch. Het labo wordt ingevuld en de status wordt op check ontvang gezet. In de taak Vertrek dispatch wordt de bestemming gewijzigd naar het labo en wordt de status veranderd naar Vertrek. 2007/41/LAB/NL/DISPATCH/P004 pagina 6 van 7

7 6. Bijlagen Bijlage 1: Voorbeeld afhaalrapport 2007/41/LAB/NL/DISPATCH/P004 pagina 7 van 7