Opmaak en opvolging van het analyseplan

Transcriptie

1 Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen Bestuur van de Laboratoria Procedure Opmaak en opvolging van het analyseplan Versie 01 In toepassing vanaf 2009/09/21 Verantwoordelijke administratie Bestemmelingen Bestuur van de Laboratoria De directie en de medewerkers van het Bestuur van de Laboratoria Naam functie / dienst Datum Handtekening Opgesteld door Brigitte Pochet Attaché 2009/09/16 Get. Nagezien door Marina Naccarato QAM 2009/09/17 Get. Goedgekeurd door Geert De Poorter Directeur-generaal Bestuur van de Laboratoria 2009/09/18 Get. LAB P 509 Opmaak en opvolging van het analyseplan - v.01-nl -1/18

2 Overzicht herziening van het document Herziening door /datum* Reden van de herziening Tekstdeel / draagwijdte van de herziening * Het verschil tussen de huidige datum en de laatste herziening mag niet meer dan 5 jaar bedragen. De documenten worden op de centrale server van het Bestuur van de Laboratoria geplaatst. Deze versie wordt beschouwd als de geldende versie. Kopieën zijn verkrijgbaar bij het secretariaat van het Bestuur van de Laboratoria. De wijzigingen ten opzichte van de vorige versie worden gemarkeerd DOOR INSTELLEN VAN DE Word_functie wijzigingen bijhouden : - nieuwe tekst: rode kleur; - tekst die wegvalt: blauw en doorhalen; - verticale lijn in marge naast de wijziging. Trefwoorden : laboratoria analyses rationalisatie analyseplan LAB P 509 Opmaak en opvolging van het analyseplan - v.01-nl -2/18

3 UITVOERING EN VOORTGANGSBEWAKING VAN HET ANALYSEPLAN INHOUDSTABEL 1 DOELSTELLING TOEPASSINGSGEBIED WETTELIJKE EN NORMATIEVE DOCUMENTEN DEFINITIES EN AFKORTINGEN UITVOERING EN VOORTGANGSBEWAKING VAN HET ANALYSEPLAN RATIONALISATIE VAN HET CONTROLEPROGRAMMA TOEWIJZING VAN ANALYSES AAN INTERNE LABORATORIA AANVRAAG VAN PRIJSOFFERTES AAN EXTERNE LABORATORIA ONTVANGST VAN PRIJSOFFERTES VAN EXTERNE LABORATORIA EN TOEWIJZING VAN DE ANALYSES OPMAAK FORMULIER LAB P 509 F06 EN VERZENDING NAAR FOODLIMS INFORMATIEVERSTREKKING AAN EXTERNE LABORATORIA OVER ANALYSES WAARVOOR ZIJ ZIJN AANGEDUID WIJZIGING EN UITBREIDING VAN HET ANALYSEPLAN IN DE LOOP VAN HET JAAR VERWIJZING NAAR RELEVANTE PROCEDURES, INSTRUCTIES, DOCUMENTEN, FORMULIEREN OF LIJSTEN PROCEDURES / FORMULIEREN BIJLAGE LAB P 509 Opmaak en opvolging van het analyseplan - v.01-nl -3/18

4 UITVOERING EN VOORTGANGSBEWAKING VAN HET ANALYSEPLAN 1 Doelstelling Deze procedure beoogt te beschrijven hoe het analyseplan wordt opgemaakt op grond van het controleprogramma waarbij de analyses worden gerationaliseerd en vervolgens hoe de analyses worden toegewezen aan interne en externe laboratoria. De procedure beoogt ook te beschrijven hoe de voortgangsbewaking van het analyseplan in de loop van het jaar gebeurt. 2 Toepassingsgebied Deze procedure heeft betrekking op alle door DG Controlebeleid geprogrammeerde analyses waarvoor DG Laboratoria een laboratorium moet aanduiden dat ze moet uitvoeren. 3 Wettelijke en normatieve documenten Koninklijk besluit van 15 april 2005 betreffende de aanduiding van de officiële laboratoria, tot bepaling van de procedure en de erkenningsvoorwaarden van laboratoria die analyses uitvoeren in het kader van de controleopdracht van het Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen en tot uitvoering van de wet van 15 juli 1985 betreffende het gebruik bij dieren van stoffen met hormonale, anti-hormonale, beta-adrenergische of productiestimulerende werking Verordening 882/2004/EG inzake officiële controles op de naleving van de wetgeving inzake diervoerders en levensmiddelen en de voorschriften inzake diergezondheid en dierenwelzijn, met name artikel 42 over het controleprogramma. Beschikking 2002/657/EG van de Commissie van 12 augustus 2002 ter uitvoering van Richtlijn 96/23/EG van de Raad wat de prestaties van analysemethoden en de interpretatie van resultaten betreft. 4 Definities en afkortingen FAVV Bericht CCα CCβ Erkend laboratorium NRL LOD LOQ Federaal Agentschap voor de Veiligheid van de Voedselketen Bericht opgemaakt bij toepassing van artikel 10 van het koninklijk besluit van 15 april 2005 Beslissingsgrens (gedefinieerd volgens Beschikking 2002/657/EG) detectievermogen (gedefinieerd volgens Beschikking 2002/657/EG) Laboratorium dat erkend is volgens het koninklijk besluit van 15 april 2005 Nationaal Referentielaboratorium (limit of detection) aantoonbaarheidsgrens (limit of quantification) bepaalbaarheidsgrens LAB P 509 Opmaak en opvolging van het analyseplan - v.01-nl -4/18

5 5 Uitvoering en voortgangsbewaking van het analyseplan 5.1 Rationalisatie van het controleprogramma DG Controlebeleid stuurt het controleplan uiterlijk op 15 oktober van het lopende jaar door naar DG Laboratoria in de vorm van applicatie «alpha tool production». De voor de rationalisatie verantwoordelijke coördinatoren hebben 10 werkdagen de tijd om de rationalisatie door te voeren. Zij rationaliseren de analyses optimaal, dat wil zeggen door analyses die op een en hetzelfde monster in een en hetzelfde laboratorium kunnen worden uitgevoerd samen te brengen zodat de controleurs van DG Controle zo weinig mogelijk monsters moeten nemen. Daartoe kiest men in het menu van de applicatie «alpha tool production» het jaar, de taal en vervolgens optie «rationalisatie». Als men dan op «Starten» klikt, verschijnt het volgende scherm : LAB P 509 Opmaak en opvolging van het analyseplan - v.01-nl -5/18

6 RATIONALISATIE OVERZICHT Als men op «zoeken» ( rechercher ) klikt, worden de te rationaliseren lijnen getoond. LAB P 509 Opmaak en opvolging van het analyseplan - v.01-nl -6/18

7 Als veel analyses moeten worden gerationaliseerd, bijvoorbeeld bij ontvangst van het volledige controleprogramma, kan een filter worden toegepast waarbij de in 4 niveaus onderverdeelde matrices worden gekozen. Dit zijn bijvoorbeeld de matrices van niveau 1. Dit zijn de matrices van niveau 2 voor levensmiddelen. LAB P 509 Opmaak en opvolging van het analyseplan - v.01-nl -7/18

8 Om te rationaliseren kan men bijvoorbeeld een matrix van niveau 1 en een matrix van niveau 2 kiezen en klikken op «zoeken» zodat op het scherm alleen die te rationaliseren selectie van analyses wordt weergegeven. Om diverse lijnen samen te rationaliseren worden deze eerst geselecteerd door de blokjes voor deze lijnen aan te vinken. Zie onderstaand voorbeeld waar alle lijnen met «monster ID» ( Echant ID ) M 4596 geselecteerd werden. Men klikt vervolgens op «rationaliseren» : de lijnen verdwijnen van het scherm en de boodschap «de lijnen zijn gerationaliseerd» ( les lignes sont rationnalisées ) verschijnt op het scherm. LAB P 509 Opmaak en opvolging van het analyseplan - v.01-nl -8/18

9 Om lijnen effectief samen te kunnen rationaliseren, is het noodzakelijk dat zowel de «monster ID», de «BOOD-activiteit», als het «type bemonstering» (vastgesteld aantal, geraamd aantal met vastgesteld percentage.) voor elk van de lijnen dezelfde is. Indien hieraan niet voldaan is, en men probeert desalniettemin de betrokken lijnen te rationaliseren (volgens de werkwijze hieronder beschreven), dan zullen foutmeldingen verschijnen. Opmerking 1: Voor microbiologische analyses, evenals voor migratie-analyses kan het aantal monsters per analyse gepreciseerd worden in het Controleprogramma (door aan te geven dat n monsters genomen zullen worden). Om diverse analyses te kunnen samennemen, is het dan noodzakelijk dat de n voor elk van de lijnen dezelfde is. Zo was het in bovenstaand voorbeeld mogelijke om alle microbiologische analyses die voorzien zijn op het kaasmonster met «monster ID» ( Echant ID ), M 4596 te combineren, omdat naast de «BOOD»-activiteit, ook n (n=aantal te analyseren monsters) voor de verschillende analyses hetzelfde is. Als n (n=aantal te analyseren monsters) voor eenzelfde «monster ID» ( Echant ID ) verschillend is, kan men die 2 lijnen niet samen rationaliseren en verschijnt de volgende foutmelding «u hebt een slechte selectie gemaakt. Fout : n» Die lijnen moeten afzonderlijk worden gerationaliseerd. Dat is het geval voor het hierna vermelde monster ID M 4597, een volledig voeder waarvoor n=1 voor enterobacteriaceae en n=5 voor salmonella. LAB P 509 Opmaak en opvolging van het analyseplan - v.01-nl -9/18

10 Opmerking 2: In het eerste voorbeeld (M 4596) geldt «G = Group LABO» =0, wat betekent dat het Bestuur Controlebeleid geen vragende partij is om alle analyses samen te rationaliseren. Als daarentegen «Group Labo» verschilt van 0, dan betekent dat het Bestuur Controlebeleid wenst dat de analyses met eenzelfde cijfer, in de mate van het mogelijke worden samengevoegd. Dit is bijvoorbeeld zo voor PCB s, PCDD/PCDF per congeneer en dioxineachtige PCB s per congeneer in het voorbeeld hierna. LAB P 509 Opmaak en opvolging van het analyseplan - v.01-nl -10/18

11 Indien het absoluut onmogelijk blijkt om alle analyses die gevraagd zijn op eenzelfde monster te laten analyseren in eenzelfde laboratorium dan kan de verantwoordelijke coördinator van het Bestuur Laboratoria beslissen om de betreffende lijnen niet tezamen rationaliseren. Hij dient er zich dan wel van te vergewissen dat het niet groeperen van analyses, niet voorbij gaat aan het doel van de hun programmatie. Bijvoorbeeld: wanneer naast PCB s, PCDD/PCDF per congeneer en dioxineachtige PCB s per congeneer, ook vocht- en vetgehalten geprogrammeerd worden op een monster ( M XXXX), dan dienen al deze analyses toch gezamenlijk gerationaliseerd te worden, ook wanneer de analyse van het vet- en vochtgehalte in een ander laboratorium plaatsvindt dan de PCB- en/of dioxine-analyses. Het is immers niet in lijn met de geest van het programma om een geïsoleersde vet- of vochtanalyse te laten uitvoeren. Opmerking 3: Overigens kunnen met de «EXPRESS»-knop rechts van de «rationalisatie»-knop snel de lijnen worden gerationaliseerd waarvoor één enkele analyse wordt gevraagd per monster ID. Men selecteert om dat te doen al deze lijnen en drukt dan op «EXPRESS». Zo worden alle geselecteerde lijnen snel gerationaliseerd. Alle problemen die tijdens de rationalisatie voorkomen worden in een formulier LAB P 509 F07 vermeld. RATIONALISATIE GERATIONALISEERD Als alle lijnen die men wil rationaliseren daadwerkelijk gerationaliseerd zijn, kan men die zien door op «gerationaliseerd programma» ( programme rationnalisé ) te klikken. Die LAB P 509 Opmaak en opvolging van het analyseplan - v.01-nl -11/18

12 lijnen hebben dan een nummer dat bestaat uit de letter R gevolgd door 4 cijfers, het identificatienummer van DG Laboratoria. In het voorbeeld van de gerationaliseerde analyses voor kaas (zie hierboven) zijn dat de lijnen R 9431 en PS : In dit stadium is het nog mogelijk om een lijn te derationaliseren door de lijn te selecteren en op «derationaliseren» te klikken. De gederationaliseerde lijnen keren dan terug in het eerste scherm zodat men de rationalisatie correct kan uitvoeren. Zodra de rationalisatie klaar is, exporteert men de gerationaliseerde lijnen naar DG Controle door op «exporteren naar» ( exporter vers Plan du ) te klikken. Vanaf dan zijn de lijnen niet meer toegankelijk voor DG Laboratoria. Als men in dit scherm het vakje «Geexporteerd» aankruist en op «zoeken» klikt, kan men op het scherm alle lijnen doen verschijnen die werden gerationaliseerd en naar DG Controle werden geëxporteerd met het oog op de planning. Onderaan in het scherm hierna zijn de 2 gerationaliseerde lijnen R 9431 en 9432 in het blauw weergegeven. LAB P 509 Opmaak en opvolging van het analyseplan - v.01-nl -12/18

13 Als men vervolgens op «exporteer naar excel» klikt, krijgt men een csv-bestand «rationalisatie_export» dat verschijnt op het bureaublad van de computer waarop de rationalisatie werd uitgevoerd en dat alle gerationaliseerde lijnen weergeeft met alle daarop betrekking hebbende gegevens, die niet allemaal van nut zijn voor DG Laboratoria. Dit csv-bestand wordt als basis gebruikt om de analyses toe te wijzen aan interne en externe laboratoria. 5.2 Toewijzing van analyses aan interne laboratoria In eerste instantie wordt vanuit het cvs-bestand een excelbestand met als naam «analyseplan_xxxx» (waarin XXXX= het daaropvolgende jaar) aangemaakt waarin alleen de gegevens behouden zijn die de laboratoria nodig hebben en waaraan kolommen zijn toegevoegd, met name voor de prijs, de termijn, de analysemethoden. Er is ook een kolom «mogelijk/possible» ingevoegd bij middel waarvan de laboratoria zich als kandidaat kunnen melden voor de verschillende gerationaliseerde lijnen. Het bestand «analyseplan_xxxx» wordt vervolgens verstuurd naar de 5 interne FAVVlaboratoria zodat zij zich al naargelang van hun specialiteit kunnen aanmelden voor de daarin vermelde analyses. Het bestand moet door elk laboratorium voor elke gerationaliseerde lijn worden ingevuld waarbij in de kolom «possible/mogelijk» wordt aangegeven of het kandidaat is om die analyses uit te voeren en moet binnen 10 werkdagen worden teruggestuurd naar het hoofdbestuur. Het bestand moet ook de prijzen van de analyses en de analysetermijnen vermelden. LAB P 509 Opmaak en opvolging van het analyseplan - v.01-nl -13/18

14 De FAVV-laboratoria moeten in hun antwoord rekening houden met het managementplan en operationeel plan van de directeur-generaal van DG Laboratoria voor dat jaar. De bestanden van elk FAVV-laboratorium worden aangeduid met de naam «naam van het laboratorium_analyseplan_xxxx». Binnen de 5 volgende werkdagen wordt door de voor de rationalisatie verantwoordelijke coördinatoren een vergadering belegd met de directeur van de interne laboratoria en de managers van de 5 FAVV-laboratoria. De managers moeten verplicht aanwezig zijn. Het doel van die vergadering is te beslissen welke analyses in de interne laboratoria zullen worden uitgevoerd. Op het einde van de vergadering wordt het formulier LAB P509 F04 opgemaakt dat alle analyses vermeldt die door de interne laboratoria zullen worden uitgevoerd. LAB P509 F04 moet vervolgens worden goedgekeurd door de directeur-generaal van Laboratoria. 5.3 Aanvraag van prijsoffertes aan externe laboratoria De gerationaliseerde lijnen met betrekking tot de analyses die niet door de interne laboratoria uitgevoerd zullen worden, worden vervolgens opgenomen in een excelbestand met als naam «PCXXXX-CPXXXX» (waarin PC-CP = programme de contrôle/controleprogramma en XXXX = het betreffende jaar). Zoals hieronder verduidelijkt, zal dit bestand gebruikt worden om de externe laboratoria uit te nodigen een offerte in te dienen. Rond half november en uiterlijk op 1 december van het lopende jaar worden de externe laboratoria met een brief in kennis gesteld van de datum waarop het analyseplan voor het volgende jaar hun wordt toegezonden bij middel van het formulier LAB P 509 F02 «analyseplan 20XX». Dat ingevulde formulier vermeldt ook de uiterste datum en tijdstip waarop de laboratoria die voor de uitvoering van de analyses in aanmerking wensen te komen per moeten antwoorden volgens instructie LAB I 509 «Toewijzing van analyses aan derde laboratoria in het kader van het controleprogramma». Het formulier LAB P 509 F01 dat bestaat uit het excelbestand met als naam «PCXXXX- CPXXXX» wordt vervolgens uiterlijk op de in het formulier LAB P 509-F02 vermelde datum aan de externe laboratoria toegezonden. 5.4 Ontvangst van prijsoffertes van externe laboratoria en toewijzing van de analyses De voor de rationalisatie verantwoordelijke coördinatoren houden alleen rekening met de prijsoffertes van externe laboratoria die binnen de gestelde termijn binnenkomen. Zij houden ook rekening met de klachten die zijn vermeld in het excelbestand «overzicht klachten» dat zich bevindt op de server M:\LABO\QAM-EMAS-OHSAS\QAM\Klachten- Plaintes. LAB P 509 Opmaak en opvolging van het analyseplan - v.01-nl -14/18

15 Uitgaande van de gegevens van de verschillende externe laboratoria stellen de voor de rationalisatie verantwoordelijke coördinatoren een excelbestand met als naam «date_compilatie» samen dat de prijsoffertes van die labs voor de gerationaliseerde lijnen weergeeft. Zij komen vervolgens binnen een termijn van niet meer dan 10 werkdagen samen om de analyses voor de verschillende gerationaliseerde lijnen toe te wijzen aan de externe laboratoria. Zij houden daarbij rekening met de volgende criteria : Bereidheid om de monsters af te halen in het dispatchcentrum waar de monsters door onze interne transport naartoe zijn gebracht Toewijzing van een aantal analyses aan de nationale referentielaboratoria, zoals vermeld in de overeenkomst tussen die labs en het FAVV (10% van de geprogrammeerde analyses) Accreditatie, Erkenning en Bericht LOD/LOQ of eventueel, CCα/CCβ Prijs (exclusief BTW) Op basis van voorgaande maken de betrokken coördinatoren LAB P 509 F05 op, dat een voorstel bevat voor de toewijzing van de analyses aan de voor de verschillende gerationaliseerde lijnen in het NOORDEN en het ZUIDEN van het land gekozen laboratoria. Dat bestand vermeldt ook de geraamde globale prijs voor het analyseplan dat aan de externe laboratoria zal worden toegewezen. Dat document wordt dan besproken met de directeur-generaal van Laboratoria en wordt hem vervolgens ter goedkeuring voorgelegd. Als een extern laboratorium wordt gekozen voor bepaalde analyses, die echter niet geaccrediteerd zijn, moet daarover een bericht worden gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad, zoals beschreven in procedure LAB P 520 «Opstellen van een bericht over de toewijzing van analyses in het geval van een niet-erkend laboratorium» waarbij een of meer laboratoria voor een welbepaalde duur worden aangeduid. 5.5 Opmaak Formulier LAB P 509 F06 en verzending naar foodlims Zodra het formulier over de analyses die in externe laboratoria zullen worden uitgevoerd (LAB P 509 F05), door de directeur-generaal is goedgekeurd wordt het met het bestand van de analyses die intern zullen worden uitgevoerd in de FAVV-laboratoria (LAB P 509 F04) samengevoegd tot één bestand «CPXXXX_date» (LAB P 509 F06). Dat bestand wordt op server M:\LABO\CONTROLEPROGRAMMA-CONTROLEPLAN- ANALYSEPLAN\PROG-PLAN XXXX gezet. Het vermeldt onder meer de voor elke gerationaliseerde lijn aangeduide laboratoria, de prijs en de termijnen. Het bestand wordt daarna naar foodlims verzonden voor verwerking in het LIMS. LAB P 509 Opmaak en opvolging van het analyseplan - v.01-nl -15/18

16 5.6 Informatieverstrekking aan externe laboratoria over analyses waarvoor zij zijn aangeduid Begin januari van het lopende jaar wordt aan elk extern laboratorium een formulier LAB P F03 toegezonden waarin de analyses zijn vermeld die het in het kader van het analyseplan moet uitvoeren. Dat formulier wordt ook op het intranet en op het beveiligde internet gepubliceerd. Bij het formulier LAB P F03 wordt voor elk laboratorium een pdf-document gevoegd met een uittreksel uit het excelbestand met een overzicht van de analyses. 5.7 Wijziging en uitbreiding van het analyseplan in de loop van het jaar Als DG Controlebeleid in de loop van het jaar andere, bijkomende analyses programmeert via het CCER wordt dezelfde procedure toegepast voor de rationalisatie en de toewijzing van de analyses. UITBREIDING van het Analyseplan. Indien de uitbreiding parameter/matrix-combinaties betreft waarvan geweten is dat zij door interne laboratoria kunnen uitgevoerd worden, en die reeds beschreven zijn in de door de Directeur-Generaal goedgekeurde LAB P 509 F04, dan wordt hetzelfde laboratorium opnieuw aangewezen en volstaat het dat de verantwoordelijke coördinator de betrokken laboratoriummanager per mail informeert via formulier LAB P 509 F04. Voor parameter/matrix-combinaties waarvoor uit de voorgaande rationalisatieronde(s) (cf. 5.2) gebleken is dat ze niet in de interne laboratoria kunnen worden geanalyseerd, wordt een offerteaanvraag gericht aan de externe laboratoria, zoals aangegeven in punt 5.3 van deze procedure en worden de analyses toegewezen zoals vermeld in punt 5.4. Voor nieuwe parameter/matrix-combinaties wordt eerst de procedure beschreven in punt 5.2 gevolgd, met dit onderscheid dat de toewijzing aan de FAVV-laboratoria gebeurt op basis van de ingestuurde gegevens, zonder fysiek overleg. De toewijzing van analyses aan interne laboratoria wordt bekrachtigd door ofwel de Directeur Interne Laboratoria, ofwel de Directeur-Generaal. De betrokken laboratoriummanager worden per mail geïnformeerd via het aangevulde formulier LAB P 509 F04. Indien nieuwe parameter/matrix-combinaties niet worden toegewezen aan de interne laboratoria, dan wordt de procedure beschreven in punt 5.3 gevolgd. Op basis van de ontvangen gegevens wordt het bestand «date_compilatie» aangepast. Voor de uitbreidingen wordt het formulier LAB P 509 F05 opgemaakt en voorgelegd aan de Directeur Externe Laboratoria ofwel de Directeur-Generaal, ter goedkeuring. Na goedkeuring wordt in overeenkomst met punt 5.5 het bestand LAB P 509 F06 opgemaakt en naar FOODLIMS verzonden. LAB P 509 F06 wordt geactualiseerd door de verantwoordelijke coördinatoren, refererend naar de datum van goedkeuring ingeschreven in LAB P 509 F05 of LAB P 509 F06. LAB P 509 Opmaak en opvolging van het analyseplan - v.01-nl -16/18

17 In niet-dringende gevallen geldt de procedure zoals hierboven beschreven. In dringende gevallen mag evenwel direct contact worden opgenomen met de laboratoria die de gevraagde analyses zouden kunnen uitvoeren wanneer specifieke analyses worden gevraagd waarvoor geen enkel laboratorium erkend is. Er wordt in dat geval uitdrukkelijk gevraagd om de methode te ontwikkelen en de methode te valideren. De gerationaliseerde lijn(en) mag(mogen) direct worden toegewezen aan een laboratorium zonder dat een offerteaanvraag zoals bedoeld in punt 5.3. van deze procedure vereist is, nadat de directeur-generaal van DG Laboratoria zijn goedkeuring heeft gegeven (formulier LAB P 509 F05). Er wordt in dat geval een bericht gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad, zoals aangegeven in punt 5.4. van deze procedure. OPMERKING: LAB P 509 F04 bevat voor elke gerationaliseerde lijn de originele gegevens (FAVVlabo, doorlooptijd, prijs) zoals deze werden opgetekend bij de eerste toewijzing van de gerationaliseerde lijn. Latere wijzigingen in verband met de toewijzing aan FAVVlaboratoria, doorlooptijd of prijs, worden niet in deze tabel aangegeven, maar in LAB P 509 F06. LAB P 509 F05 bevat voor elke gerationaliseerde lijn de originele gegevens (externlabo, doorlooptijd, prijs) zoals deze werden opgetekend bij de eerste toewijzing van de gerationaliseerde lijn. Latere wijzigingen in verband met de toewijzing aan externlaboratoria, doorlooptijd of prijs, worden niet in deze tabel aangegeven, maar in LAB P 509 F06. WIJZIGING van het Analyseplan Wijzigingen in het Analyseplan worden beheerd via LAB P 509 F06, voor zover zij betrekking hebben tot het Controleprogramma (i.e. het betreft hier wijzigingen voor wat betreft het toekennen van de laboratorium voor de rest van het lopende jaar) Formulier LAB P 509 F06 geeft per gerationaliseerde lijn, de datum aan waarop uitbreiding / wijziging van het Analyseplan geïmplementeerd werd voor wat betreft de toewijzing van laboratoria, prijs van analyse, doorlooptijd. De uitbreidingen/wijzigingen aangegeven in LAB P 509 F06 worden na afloop van elke lopende maand ter goedkeuring voorgelegd aan de Directeur-Generaal. Indien wijzigingen betrekking hebben op het Controleplan (i.e. waarvan de impact beperkt blijft tot één enkele maand), dan worden zij beheerd door de verantwoordelijke coördinatoren. Foodlims zal de voorgestelde wijzigingen implementeren voor zover zij betrekking hebben op de toewijzing van één enkele maand. LAB P 509 Opmaak en opvolging van het analyseplan - v.01-nl -17/18

18 6 Verwijzing naar relevante procedures, instructies, documenten, formulieren of lijsten 6.1 Procedures / formulieren Formulier LAB P 509 F01 : excelbestand «PCXXXX-CPXXXX» Formulier LAB P 509 F02 : «nota aan de laboratoria :analyseplan 20XX» Formulier LAB P F03 : «nota aan de laboratoria : toewijzing van monsters» Formulier LAB P 509 F04 : excelbestand «FAVV-labs-analyseplanXXXX_compilatie» Formulier LAB P 509 F05 : excelbestand «externe-labs-analyseplanxxxx_compilatie» Formulier LAB P 509 F06 : excelbestand «CPXXXX_date» instructie LAB I 509 «Toewijzing van analyses aan derde laboratoria in het kader van het controleprogramma». Procedure LAB P 520 «Opstellen van een bericht over de toewijzing van analyses in het geval van een niet-erkend laboratorium» 7 Bijlage Formulieren : LAB P 509 F01 : excelbestand «PCXXXX-CPXXXX» LAB P 509 F02 : «nota aan de laboratoria :analyseplan 20XX». LAB P F03 : «nota aan de laboratoria : toewijzing van monsters» LAB P 509 F04 : excelbestand «FAVV-labs-analyseplanXXXX_compilatie» LAB P 509 F05 : excelbestand «externe-labs-analyseplanxxxx_compilatie» LAB P 509 F06 : excelbestand «CPXXXX_date» LAB P 509 F07 : excelbestand «rationalisationxxxx_problèmes LAB P 509 Opmaak en opvolging van het analyseplan - v.01-nl -18/18