Wat als communicatiespecialisten het voor het zeggen hadden? Jan Tilman Communicatieadviseur Programma Vernieuwing Sociaal Domein

Transcriptie

1 Wat als communicatiespecialisten het voor het zeggen hadden? Jan Tilman Communicatieadviseur Programma Vernieuwing Sociaal Domein

2 Aanpak in historisch perspectief Commissie Wallage: rapport in dienst van de democratie (2001) > toekomst Overheidscommunicatie Communicatie in het hart van beleid en aan begin van het proces Van communiceren over beleid naar communicatief beleid maken Tot nu toe een moeizaam proces: Gunnen van nieuwe rol door opdrachtgever en bevechten positie

3 Aanpak in historisch perspectief Eendimensionale uitvraag (bv folder, communicatieplan) Statische aanpak Korte termijn-aanpak (momentopname) Conclusie: te weinig communicatie op maat Veel uitvraag op uitvoering > adviserende rol onderontwikkeld

4 Rollen van de communicatieadviseur

5 Aanpak in historisch perspectief Reorganisatie: splitsing in afdeling Advies en Uitvoering > prikkel tot professionalisering Bezuinigingen: noodzaak om anders te werken > A,B en C-klussen + operational excellence Ontwikkelingen in het vak: het communicatieplan kan de prullenbak in (Betteke van Ruler) Te lineair, te veel een momentopname Doelstellingen, strategie en acties achteraf realistisch? Valkuil: vage doelstellingen en niet accountable!

6

7 Van statisch volgen naar dynamisch meebewegen Opdracht van de organisatie (zomer 2014) Informeren over veranderingen + het proces Communiceren over gebiedsgerichte aanpak Intern draagvlak communicatie-aanpak Communicatie: invulling van een nieuwe organisatievorm > WIJ Groningen Centrumgemeente: stel middelen beschikbaar aan andere stakeholders Kanteling in de zorg > kantelingsboodschap

8 De kantelingsboodschap Vanaf 1 januari 2015 is de gemeente Groningen verantwoordelijk voor de uitvoering van de Wmo en de Jeugdwet. En dat doet zij anders dan u gewend bent. Veel meer dan vroeger wordt samen met u gekeken naar wat u zelf kunt en of uw familie, vrienden en buren behulpzaam kunnen zijn. Lukt dat niet dan wordt samen met u gekeken naar een andere vorm van ondersteuning en zorg die het beste aansluit bij uw situatie.

9 Programmatische aanpak VSD 3 programmamanagers: 1 voor Jeugd, 1 voor Wmo en 1 voor gebiedsgerichte aanpak 23 projectleiders op themaniveau (bijv. beschermd wonen, Huishoudelijke hulp, ZIN/PGB) Organisch ontwikkelen: geen duidelijke programmavisie/strategie Adagium: dynamisch meebewegen in een ondoorzichtig proces.

10 De aanpak 1.Inzet communicatie ten dienste van directe klantcontacten. Zorg voor een netwerk/structuur die de klantcontacten ondersteunt. 2.Hanteer een flexibele werkwijze waarbij je mee kunt bewegen met het programma 3.Knip het programma in stukken en creëer je eigen horizon

11 1. Netwerk/structuur Verbinding tussen beleidsproces en klantcontact Contacten met frontoffices, beleidsmedewerkers, programmamanagers, wethouders/woordvoerders Kennissystemen, Q&A s en werkinstructies, persberichten, klantbrieven, folders etc. Doel: tijdige, juiste en uniforme informatie intern verspreiden > de gemeente spreekt uit één mond > groot afbreukrisico > vertrouwen van de stadjer behouden.

12 2. Flexibele aanpak scrum Scrumaanpak voor de stadsbrede communicatie Scrumaanpak ontwikkeling wij.groningen.nl Scrummethode: - Zelfsturend projectteam - Scrummaster als procesbegeleider - Sprints van 2 weken met tussendoelen en acties - Scrummeetings 2 x per week met alle betrokkenen - Einddoel en tussensprints spreek je vooraf af, voor het overige geen strategie

13 Flexibele aanpak scrum Een prettige manier van werken, omdat: - Helpt om gedachten te ordenen + taken te structureren - Inzet en richting bepalen en na voortschrijdend inzicht aan te passen - Geld/menskracht verantwoorden (accountable) - Weg te blijven van het middelendenken

14 Het scrumbord: backlog, sprint backlog, mee bezig, akkoord/wacht op, klaar

15 En wat levert het de organisatie op? Een website met informatie rondom de vernieuwing sociaal domein, kantelingsboodschap, en platform voor de WIJ-teams Een goedgekeurde naam voor gebiedsgerichte aanpak met uitgewerkte huisstijl Communicatiecampagne met een passende en eerlijke boodschap per fase Gerealiseerd binnen een planning van 3 maanden!

16 En wat levert het de stadjer op? Tijdige, juiste en eerlijke informatievoorziening Maximale uniformiteit in onze boodschap

17 3. Creëer je eigen horizon Heb je dan helemaal niets aan planning en strategie gedaan? Ja! > aansluiten bij fasering programma Tot > De zorg in Groningen gaat veranderen 1-1 t/m > De zorg in Groningen verandert Na > De zorg in Groningen is veranderd

18 Creëer je eigen horizon Per fase een communicatiestrategie, een communicatieboodschap/thema en een afgestemde inzet van middelen en toonzetting Meebewegen met de fasering en rekening houdend met het maatschappelijk humeur in de stad

19 En wat heeft het de afdeling Communicatie Advies opgeleverd? Een positie in het hart van het programma verworven en waargemaakt Een professionelere en meer volwassen adviseursrol Maximale impact op belangrijke dossiers Choose your battle. Maak gerichte keuzes, want: Communicatie in het hart van beleid is een arbeidsintensieve aanpak!

20 Wat als communicatiespecialisten het voor het zeggen hadden? ANTWOORD: Dynamisch blijven meebewegen in het hart van beleid voor al onze A-klussen!

21 Dank voor jullie aandacht Zijn er nog vragen?