JAARVERSLAG Samenstelling bestuur. Vacature, facilitaire zaken

Transcriptie

1 1 JAARVERSLAG 2011 Inleiding De statuten schrijven voor dat elk jaar aan uw vergadering een jaarverslag wordt voorgelegd. Commissievoorzitters hebben een schriftelijk verslag ingeleverd, aan de hand waarvan onderstaand verslag is samengesteld. Samenstelling bestuur Ron Mazer, Voorzitter, + a.i. comm. zaken Wim Dercksen, secretaris Richard Hol, penningmeester Vacature, facilitaire zaken Marloes Alberts, jeugdzaken Paul van Stokrom, technische zaken Vacature, communicatieve zaken Naast veel positieve zaken zijn wij in 2011 helaas ook geconfronteerd met droevig nieuws. In de loop van het jaar kregen wij bericht van het overlijden van twee van onze leden te weten Ad de Bekker en Fred Sikking. Ger Smits heeft gedurende korte tijd in het bestuur gezeten en behartigde de functie facilitaire zaken. Wegens een verschil van mening heeft hij helaas zijn bestuurslidmaatschap op eigen initiatief beëindigd. Er wordt naar een opvolger gezocht. Ron Mazer heeft a.i. de bestuursfunctie Communicatieve Zaken waargenomen, een nieuwe kandidaat is nog niet gevonden. Het bestuur kwam 9 keer bijeen in een officiële bestuursvergadering. Daarnaast hebben bestuursleden diverse ad hoc vergaderingen met diverse commissies bijgewoond. Het kalenderjaar 2011 is voor de Vereniging sportief gezien een redelijk succesvol jaar geweest. Vanaf half januari kon er na een langdurige periode van sneeuw bijna het gehele jaar door getennist worden. Er waren ook weer veel leden van andere tennisverenigingen die bij ons gespeeld hebben als winterlid en een aantal is zelfs definitief als jaarlid overgestapt naar onze Vereniging. Desondank hebben zich eind 2011 een aantal winterleden afgemeld omdat op hun eigen vereniging, zoals de Kuil, ook enkele smashcourtbanen aangelegd zijn, Rob Sapasuru is bereid gevonden het administratieve deel van de ledenadministratie voor zijn rekening te nemen waardoor Sophia zich meer kon concentreren op de mutaties binnen het ledenbestand. Helaas waren er nog steeds leden die het niet zo nauw namen met de diverse opzegtermijnen indien ze hun lidmaatschap wilden beëindigen, wat toch nog wel eens problemen gaf bij het invullen van de bardiensten. Ook mbt de betalingsmoraal waren er soms nog wel problemen omdat leden soms eigenmachtig besloten hun contributie in gedeeltes te gaan betalen zonder vooraf toestemming van de ledenadministrateur. Het gefactureerde lidmaatschapsbedrag moet in principe altijd voor de aangekondigde datum in zijn geheel voldaan worden. Het Bestuur heeft dringend behoefte aan uitbreiding van het aantal bestuursleden daar een minimum aantal van zeven personen noodzakelijk is en om de benodigde kwaliteit te kunnen blijven waarborgen. We zijn dus dringend op zoek naar kandidaten en hopen dat er leden bereid zijn om de vacatures in te vullen. Ledenaantal per : Jaarleden junior: 32 Jaarleden senior: 270 Jaarleden overig: 6 Winterleden senior: 85 Zomerleden junior: 25 Zomerleden senior: 134 Zomerleden overig:19 Overige leden: 20 (ereleden; ondersteunend; rolstoel; slapend etc) TOTAAL:591 LEDEN

2 In 2010 hadden we 617 leden. De teruggang is veroorzaakt door een verminderd aantal externe (meestal afkomstig van De Kuil) winterleden en een terugloop bij de jeugd. Ereleden, Leden van verdienste, Zilveren Speld Ereleden zijn Helen en Gerard Knoop, Jan Hartog en Leo van Sunder. Leden van verdienste zijn: Adrie Baar, Gerard van Dijk, Jan Hartog, Gerard de Jong, Tim Seure. Gerard Veerman Onderscheiden met de zilveren speld: Jan van den Aakster, Ans Blomberg, Hans Bouwmeester, Greet Sapasuru Jan Blomberg, Richard Hol, Peter Grootveld, Francis Bout, Leo van Sunder, Alma Meinsma, Mieke Bos, Cor Heemskerk en Gerard Veerman. Algemene Leden Vergadering d.d. 18 februari stemgerechtigde leden woonden deze vergadering bij. Van deze Vergadering is separaat een verslag vastgesteld. Samenstelling commissies Zie hiervoor de toelichting bij de agenda voor de 41 e algemene vergadering. Clubhuiscommissie Samenstelling/wijziging Leden: Rob van Loon (bestuurslid af) Ger Sits (bestuurslid t/m sept.) Hans Bouwmeester (vz) Cor Heemskerk Rob de Beer Alma Meinsma Mandy Blesing (Alma en Mandy wonen alleen de vergaderingen bij indien noodzakelijk ivm hun taak mbt bevoorrading) Taken van de commissie: Inkopen en bewaken van de voorraad en hygiëne. (Rob, Rob, Alma, Mandy) Invullen, verwerken, controleren bardiensten. (Cor, Hans) Notuleren (Cor) Rob verliet in maart j.l. het bestuur en beslist in een later stadium ook op te stappen in de cie. om het nieuwe bestuurslid niet in de wielen te rijden. Hij blijft wel stand-by mbt bardiensten en Jiba systeem. Ger Smits heeft zich bezig gehouden met enkele taken als: -opknappen toiletten -plannen mbt schoonmaak clubhuis -ontwikkeling nieuw kassasysteem (geplande invoerdatum a.s.zomerseizoen) -aanschaf buitenkeuken cq sponsoring daarvan. In september heeft Ger na enkele meningsverschillen met het bestuur gemeend per direct uit het bestuur te moeten stappen en zijn werkzaamheden binnen de commissie te moeten beëindigen hetgeen door ons betreurd wordt en niet terug te draaien blijkt.. Voor Rob de B. betekent dit een verzwaring van zijn taak en daarom is vervanging van de open gevallen plaats noodzakelijk. Prijsaanpassingen/ assortiment. Consumptieprijzen zijn niet gewijzigd, het assortiment enigszins. Kassa De uitdraai functioneert niet( enige controle zou nuttig zijn zoals b.v.voor afstorten van geld Een nieuw kassasysteem zal een verbetering op velerlei gebied kunnen gaan betekenen. Schoonmaak. Er is vaker schoongemaakt vanwege de opening gedurende het hele jaar. De voorjaarsschoonmaak was daardoor niet nodig. De schoonmaak is in goede handen bij Joop en Quirina. Er wordt bekeken of de schoonmaak op een andere wijze benaderd kan worden. Frequentere schoonmaak van de keuken en fustruimte zal nader ingevuld worden o.l.v.rob van Loon. EHBO kist. Deze is op orde gebracht en heeft een vaste plaats achter de bar. Bardiensten. In de zomer zijn we overgestapt op 3 bardiensten, evenals in de winter. De diensten worden wel als erg lang ervaren maar gezien het aantal leden kan het nu niet anders. De diensten verschijnen maandelijks op de Site en in TENNIeuwS en 2x via een persoonlijk bericht. 2

3 Daardoor is er weinig verzuim hoewel sommige lastige leden wel eens gecorrigeerd moeten worden. Het niet reageren op bardiensten en niet nakomen van de verplichte bardienst wordt beboet met 40 euro. Het bestuur is gevraagd maatregelen te nemen om duidelijkheid te verschaffen over de wijze waarop leden hun lidmaatschappen moeten beëindigen. Een goede afstemming met de ledenadmie is noodzakelijk om te voorkomen dat bij de bardienstindeling fouten ontstaan. De ledenadmie en chc hebben een stappenplan opgezet tbv aanmelding nieuwe leden (ter inzage) om er van verzekerd te zijn dat altijd precies en tijdig bekend is wie wel/niet lid is. Jaarplanner: deze is van groot belang om de bardiensten te kunnen afstemmen op de te houden festiviteiten, toernooien etc. De Vaste Bardienstgroep (vdbg) is bijeen gekomen. Een aantal wil hun taak voortzetten maar er zijn ook enkele afhakers. De Daardoor is de groep nogal geslonken.gelukkig zijn er wel extra afsluiters voor de avonden, dat er geen vdbg is. De leden van de vdbg hebben met kerst als dank een fles wijn ontvangen. In de commissievergadering zal gevraagd worden weer een poging te doen meer leden voor de vdbg te vinden. Het Barboek is steeds actueel met alle benodigde informatie voor bardienstdraaiers. De blauwe snelhechter bardiensten wordt maandelijks aangepast en alle genoteerde opmerkingen worden gelezen en gecontroleerd. Festiviteiten/Toenooien. Het initiatief moet komen vanuit de Fest. Cie cq de div toernooicie s De betreffende organisatoren moeten contact opnemen met de clubhuiscie. als er bepaalde verwachtingen van hen zijn. Een goede wisselwerking tussen parkopeners en clubhuiscie. (vbdg) is van groot belang. Actuele aanpassing van open/gesloten zijn van het park (m.n. s winters) is van groot belang om vervelende reacties van leden te voorkomen. De chc heeft een schema van aftreden om continuïteit te waarborgen en werkplezier te behouden. Namens de clubhuiscommissie, Hans Bouwmeester Jeugdcommissie De belangen voor de jeugd worden in het bestuur behartigd door Marloes Alberts. Zij overlegt regelmatig met een groepje jeugd-, seniorleden m.b.t. activiteiten voor de jeugd. Graag zou zij weer een vaste jeugdcommissie gevormd zien worden waarbij vooral ook ouders van kinderen die lid zijn, deel van zouden kunnen uitmaken daar m.n. de ontwikkeling van het aantal jeugdleden zeer zorgelijk is. Belangstellenden hiervoor worden van harte uitgenodigd zich hiervoor te melden bij Marloes. Festiviteitencommissie Sponsorcommissie De commissie heeft bestaan uit 3 leden.: Wouter de Wit (vz), Rob Boske en Ad van der Velde. Ron Mazer gefungeerd als contactpersoon naar het Bestuur. Hoofdsponsor: Helen Knoop makelaardij was weer bereid om voor het jaar 2011 als hoofdsponsor op te treden, ondanks de moeilijke periode die de makelaardij en dus ook Helen Knoop doormaakt vanwege de financiële crisis en de moeilijke huizenmarkt. Het contract is op 26 april getekend door Helen en Ron Mazer. Ook voor 2012 bestaat de wens om het sponsorschap voort te zetten. Mutaties sponsoren: Ondanks de huidige crisis is het aantal sponsoren vrijwel gelijk gebleven. Het enige bedrijf dat het sponsorschap beëindigde is Forms Broker. Jammer dat aan die ondersteuning een einde is gekomen. Uiteraard zijn we Leo van Sunder dankbaar voor de jarenlange financiële steun. In 2011 hebben we wel een sponsoring in nature ontvangen in de vorm van de hamburgertent bij het Open Toernooi. Wij hopen ook in 2012 een dergelijke bijdrage te mogen ontvangen. Nieuwe sponsoren Er zijn in 2011 diverse bedrijven benaderd. Definitieve afspraken zijn nog niet gemaakt maar het ziet er naar uit dat het met de Rabobank in 2012 tot een overeenkomst komt. Wel hebben we in 2012, mede dankzij initiatieven vanuit diverse commissies, enkele veelbelovende toernooisponsoren gevonden die ofwel financieel ofwel in nature hun bijdrage hebben geleverd. Toernooisponsoring De volgende toernooisponsoren zijn gevonden voor de volgende toernooien R&A Open Dubbel Wintertoernooi met R&A als hoofdsponsor en Fletcher Hotels en Albert Heijn als co-sponsor. Lady s Night met New Nrgy als hoofdsponsor die dit in 2012 wil voortzetten. Helen Knoop Open Toernooi met Helen Knoop als hoofdsponsor met o.a weer een leuke woning taxatie wedstrijd met een fles champagne voor de winnaar en een happy hour op de woensdag.. Verweij Kaas verzorgde de kaaspakketten voor deelnemers en sponsoren. 3

4 4 Formsbroker leverde de reeds genoemde hamburgertent met buitenkeuken. Entrepot de la Gare stelde voor de loterij een gratis vakantie met tennislessen in Frankrijk beschikbaar en door diverse andere bedrijven werden prijzen voor de loterij geleverd. (Echt)-paren toernooi: Hiervoor werden de kaaspakketten ook weer geleverd door Verweij Kaas. Sponsoravond:Op 6 juli heeft deze plaats gevonden, verzorgd met een heerlijk diner dankzij de Open Toernooi keukenbrigade. Hierbij waren meer sponsoren aanwezig dan in 2010 Sponsorwand/Reklamezuil: Het sponsorbord in de kantine wordt goed up to date gehouden waardoor het bord voor de leden actueel blijft. Kijkt u er eens na want het zou leuk zijn als u uw bestedingen bij hen doet en het kan ook geen kwaad daarbij te melden dat u dit doet als lid van onze club. Kerstattentie: Alle sponsoren hebben rond de kerst weer een kerstattentie aangereikt gekregen. Weer een moment om hen persoonlijk te bedanken en te spreken. Vacature Sponsorcommissie: De belangrijkste taak is om weer nieuwe sponsoren te vinden.door de huidige crisis is het moeilijk sponsoren te vinden en te behouden, mede omdat men vaak vindt te weinig reciprociteit te ervaren. Daar we een klein team hebben is uitbreiding van de commissie zeer gewenst, dus hierbij de oproep om u aan te melden, al is het maar voor een vrijblijvend gesprek. Alle ideeën en initiatieven hieromtrent zijn van harte welkom. Namens de sponsorcommissie, Ad van der Velden. Parkcommissie De werkzaamheden van deze commissie bestonden hoofdzakelijk uit het onderhoud aan banen, clubhuis en park. Hiervoor konden we weer rekenen op de vaste dinsdag -vrijwilligersploeg van zo n 13 personen waarvoor we hen zeer erkentelijk zijn. Voor het overige onderhoud aan banen, baanverlichting, waterhuishouding, brandbeveiliging en inbraakbeveiliging hebben de vaste aannemers hun jaarlijkse onderhoudscontracten uitgevoerd. Er is voorbereidend werk gedaan voor het opknappen van de toiletten bij de garderobe en de kleedkamers. De afzuiginstallatie van de toiletgroep is vernieuwd. De baanverlichting bij baan 4 heeft voor problemen gezorgd door een onvindbare storing waardoor het gehele park in het donker kwam te zitten. Dit is verholpen door in de meterkast scheidingen te maken in de verschillende groepen zodat alleen die groep uitvalt die gestoord is. Verder is gekeken of de verlichtingscapaciteit verbeterd kon worden door het vernieuwen van lampen. Namens de parkcommissie, Jan Hartog Technische commissie Voorjaarscompetitie Deze competitie is een fenomeen op zich binnen de tenniscultuur van alle verenigingen in Nederland. Nergens ter wereld binden zoveel teams in clubverband de strijd met elkaar aan gedurende 7 weken. Ook de deelname bij onze vereniging is ieder jaar weer overweldigend en is één van de activiteiten waar bij de inschrijving nooit geleurd hoeft te worden voor deelnemers. Voor het eerst dit jaar met de maximale inschrijving van 14 teams op de zaterdag. Een try-out voor onze baanbezetting en een uitdaging voor de VCL, maar door het mooie weer en een strak gemaakt baanschema liep het gesmeerd, ook in 2012 weer met 14 teams. Door de hoeveelheid teams is de TC blij verrast met de aanmelding van twee leden om toe te treden als VCL. (Verenigings Competitie Leider) Naast Eddy, Sophia en ondergetekende worden Pauline Blom en Sascha Blok toegevoegd. Er namen 29 teams deel verdeeld over 6 verschillende dagen. Van deze 29 teams werden er 4 teams direct kampioen en zoals gebruikelijk werden deze direct na de competitie in het zonnetje gezet. Dit jaar waren het er iets minder dan in 2010, maar toen werden er erg veel teams al kampioen die daarom in 2010 dus in een hogere klasse moesten acteren. Slechts 1 team heeft die verhoogde stautus niet waar kunnen maken en viel terug in de oude klasse. Voorwaar dus een puike prestatie van veel teams. Ook in 2012 is de gedachtengang van de TC om een ieder die inschrijft zijn populaire sport te kunnen laten beoefenen in competitieverband. Najaarscompetitie Ook de najaarscompetitie is bij onze club een groot succes geworden. In de 8 jaar tijd dat de KNLTB deze competitie organiseert is het deelnemersveld gegroeid van 200 naar 900 verenigingen. Deze competitie wordt meer gezien als een gezelligheidsgebeuren aan het eind van het seizoen en je ziet dan ook veel teams met wisselende samenstelling Promotie/degradatie binnen deze competitie van 5 weken is niet mogelijk, wat ook meteen naar voren komt gezien het sportieve karakter waarbinnen het zich afspeelt. De individuele ranking telt wel mee. Desalniettemin streden bij ons 12 teams mee om het herfst.kampioenschap, waarbij slechts 1 team in dat streven slaagde. Ook voor 2011 worden weer veel inschrijvingen verwacht. Ook in 2012 verwachten we weer veel inschrijvingen. Met tevredenheid kijkt de TC terug op een geslaagd Met sportieve groet, De Technische Commissie.

5 Coördinatie Interne Toernooien Hans Bouwmeester is de coördinator tbv oplossen van problemen bij de diverse toernooi organisaties Nieuwe toernooien worden bij hem aangemeld en opgenomen in TENNIeuwS. Gebleken is dat de organisatoren van toernooien goed berekend zij op hun taak. Er zal met hen afgestemd worden of nadere evaluatie noodzakelijk is. 5 Ledenwerf-ledenbehoudcommissie Cie.leden: Miranda Havik en Jaap Boomsma. Activiteiten: -Praatje radio 6 fm (jan.2011) -Informatiestand Oostermeent uitmarkt (mei 2011) -Bezoek ledenwerving presentatie KNLTB (okt 2011) -Maak kennis met tennis actie (heel 2011). Een lidmaatschap tegen gereduceerde prijs incl. enkele gratis lessen -Div.Persberichten -Opvang tijdelijke cq nieuwe leden. Resultaten Maak kennis met tennis -28 personen hebben zich hiervoor opgegeven; 23 senioeren en 5 jeugdleden, waarvan er resp. 11 en 2 definitief lid geworden zijn. De actie is door de deelnemers positief ontvangen hoewel enkele leden gestopt zijn om diverse redenen (Financiën, gezondheid, of niet woonachtig in Huizen) Plannen 2012: -Een brede uitrol actie Maak kennis met tennis dmv 5000 flyers ter verspreiding eind maart in de wijken rond de club. -Opvang nieuwe leden. -Infostand Oostermeent Open Helen Knoop Zomertoernooi. Helaas heeft Jan van de Aakster, die het toernooi in 2011 leidde, zijn lidmaatschap opgezegd, zodat er dringend behoefte is aan een opvolger (s) die de organisatie op zich wil nemen opdat doorgang van dit, voor de vereniging uitermate belangrijke, toernooi gecontinueerd kan worden. Open R&A Winter dubbeltoernooi Clubkampioenschappen Senior Huizen, januari 2011 Namens het bestuur, Wim Dercksen (secr.)