Algemene leden vergadering KV Vitesse 14 november 2012

Transcriptie

1 Algemene leden vergadering KV Vitesse 14 november Opening Dames en heren, leden, ereleden en erevoorzitter van de korfbalvereniging Vitesse, hartelijk welkom op deze algemene ledenvergadering. Het is mijn 1 e keer dat ik jullie als voorzitter door de agenda mag leiden. Ik wil beginnen om samen even stil te staan bij het overlijden 15 februari dit jaar van ons bestuurslid Marrie Meijer en dat te doen met een minuut stilte. Dank jullie wel. Het was een triest bericht dat we kregen die 15 e februari. Voor ons, maar natuurlijk nog veel meer voor het gezin Meijer, hier bijna voltallig aanwezig. Het was denk ik goed om te zien, hoeveel van jullie naar Meppel waren afgereisd om Marrie de laatste eer te bewijzen. En het is goed dat we samen even de tijd nemen om stil te staan bij het verlies van zo n goede bestuurder en lief mens, die voor zover ik weet wat het bestuur betreft, sinds 1992 altijd klaar stond, ook in de moeilijke laatste jaren, ondanks alle ellende die haar overkwam. Marrie was een drijvende kracht in het bestuur, ze hield ons scherp, was best kritisch, maar altijd genegen zelf ook mee aan te pakken. De laatste lotenverkoop vorig jaar december verliep niet goed en dat kregen we ook als fijntjes in haar feed back terug. Ik denk er nog vaak aan terug en zal Marrie ook niet gauw vergeten. Maar we gaan verder, zoals ik al zei is dit mijn 1 e keer ALV als voorzitter en ik hoop dat ik een beetje op jullie steun kan rekenen. Het afgelopen jaar was een lastig jaar, door het verlies van Marrie, maar ook omdat toen ik de voorzittershamer vorig jaar overnam, ik de hoop had vrij snel een nieuwe penningmeester te vinden. Dat is helaas nog steeds niet gelukt, waardoor ik afgelopen jaar een dubbelfunctie heb gehad, wat me niet altijd goed is bevallen. Ik heb het gevoel dat ik wel eens een steekje heb laten vallen, als het om daadkracht gaat en daar word ik niet vrolijk van. Voor jullie is dit met name vanavond vervelend, omdat het bijna een monoloog wordt. De stoel van een penningmeester is zoals jullie kunnen zien nog leeg. Als bestuur hebben we deelgenomen aan de cursus besturen met visie, georganiseerd door de KNKV. Hierin hebben we in een 4-tal avonden geleerd, dat besturen meer is dan het blussen van branden, meer dan steeds maar druk te zijn met de waan van de dag, We hebben als bestuur moeten werken aan onze stip op de horizon, dus een beperkt aantal doelen stellen en daar dan ook mee aan de slag gaan. Dat heeft erin geresulteerd dat we onze vergadercyclus hebben gewijzigd. Elke 2 weken hebben we vergaderd, de 1 e vergadering voor de reguliere zaken en de 2 e vergadering voor zaken die ons bezig hielden in het kader van eerdergenoemde cursus. Een van de dingen die we opgepakt hebben is de installatie van de vrijwilligerscommissie, ondanks het gebrek aan vrijwilligers hebben we gemeend mensen vrij te maken om invulling te geven aan dit vraagstuk, want jullie kunnen allemaal zien hoe lastig het is vrijwilligers te krijgen. Ik noem maar penningmeester als voorbeeld, maar ook het wedstrijdsecretariaat, de natte schoonmaak en zo zijn er wel meer functies te noemen. We hebben daarvoor iemand bij de activiteitencommissie losgeweekt, omdat we ervan overtuigd zijn dat die commissie genoeg zelfredzaam is en het belangrijk is mensen te hebben in die commissie die midden in de vereniging staan. 1

2 Marcel, Marjan en Patrick zijn al voortvarend van start gegaan en zijn nu bezig alle enquêtes te verwerken om zo een beeld te krijgen wat wie eventueel wel zou willen doen, niet alleen de leden, maar ook ouders van leden. We hebben ons bezig gehouden met draaiboeken van allerlei routines/activiteiten, die vooral in hoofden van mensen zaten. Zodra deze mensen dan wegvallen mis je ook de kennis. We gaan dit jaar verder in de ingeslagen weg en zullen ook van tijd tot tijd een beroep doen op jullie inbreng daarin. Als bestuur moeten we veel transparanter worden, ook daaraan zullen we verder werken. Goed, voor een 1 e opening ben ik al lang genoeg aan het woord, rest mij nog te melden dat we zoals mijn voorganger dat zo mooi verwoordde, niet gaan discussiëren over punten, komma s en tikfouten, maar ons gaan richten op de inhoud. Koffie met koek is er van de vereniging, gerookt wordt er binnen niet. En na de vergadering is de 1 e consumptie van het bestuur. Ik open deze ALV van de kv Vitesse, met de wens dat het weer een vruchtbare mag zijn en geef het woord aan Janny voor agendapunt Mededelingen en ingekomen stukken - Janny Er zijn 27 leden aanwezig. Er hebben zich 10 leden afgemeld, waarvan 4 met een volmacht. Er zijn dan ook voldoende leden aanwezig om de ALV rechtsgeldig te laten verlopen Over het gevoerde beleid zijn geen schriftelijke vragen ingediend. Tijdens de pauze heeft u nog de gelegenheid om vragen in te dienen voor de rondvraag. Aanwezig: Dolf Weggen, Janny van Houten, Jannes Gritter, Bas Meijer, Patrick Hulzebosch, Jannie Wildeboer, Dirkje Koobs, Herman Koobs, Henry Wolbrink, Theo Meijer, Ron Meijer, Lisette Dekker, Marjan Weggen, Marten Leistra, Marlies Bouwmeester, Michiel Kuper, Patrick Oosta, Emiel Hunze, Roelie Kerkhove, Rob Kerkhove, Jacco Weggen, Marko Dolsma, Roelof Hunze, Robbin Dolsma, Lies Dolsma, Rolf Kerkhove en Rudi Kerkhove. Afwezig met kennisgeving: Nienke Meijer, Arnalt v.d. Wal, Krista Slijm, Ilona Oortman, Roelof Kiers, Arno Dekker, Jantje Beuving, Jasper Koobs, Marleen Hulzebosch en Harm Godwalt. 3. Notulen ALV 16 november 2011 Blz 2 t/m 6 Ik wil op voorhand een aantal opmerkingen plaatsen bij het verslag van vorig jaar: Als 1 e naar aanleiding van punt 7, de vraag van Eppo over het gebruik van het veld door de scholen. Er lagen afspraken, er is een extern onderzoek geweest en daarna is het angstig stil geworden bij de gemeente. Eerdaags zullen we in de vergadering met de geprivatiseerde verenigingen dit punt weer op de agenda laten zetten. - Herman vult verder aan, dat er een onderzoek zou plaatsvinden naar het gebruik van de geprivatiseerde verenigingen en de vergoeding ervoor. Dit ligt nu bij de wethouder en zal bij de hervormingsagenda van de gemeente naar 2

3 voren komen. Er komt dan een nieuwe sportnota. Er zou al besloten zijn dat wij een verdubbeling van de vergoeding zouden krijgen in verband met het veelvuldig gebruik van de scholen. Dit bericht is echter nog niet officieel ontvangen. Een kunstgrasveld staat bovenaan de lijst van ons. Bij punt 9 hadden we in overweging genomen geen lijst meer te plaatsen van de commissies en werkgroepen. Wij vinden het toch dermate belangrijk om te laten zien, wie deelnemen in deze commissies en werkgroepen dat we de bijlage toch opnemen op de agenda. Al was het alleen maar om een tik op de vingers te krijgen als we zelf iemand vergeten. Waarvoor op voorhand onze excuses. - De vrijwilligerscommissie ontbreekt: Marjan Weggen, Patrick Hulzebosch en Marcel Oosta; de schoonmaak van de kantine: Hennie Makken en Ria Hegen en er staat en verkeerde naam bij de natte schoonmaak: dit moet zijn Roelie Koobs. Bij de rondvraag was er de vraag van Henry inzake het digitaal aanleveren van het clubblad. Deze vraag hebben we pas kortgeleden opgepakt en hiervoor wordt een projectcommissie onder de bezielende leiding van Marten Leistra gevraagd om met een voorstel te komen voor het clubblad anno Hierin moet meegenomen worden het nut en de noodzaak van wekelijkse informatievoorziening. Moet dit een papieren versie zijn en wat is de frequentie, kunnen we meer gebruik maken van de website voor informatievoorziening? We willen dat dit een gedegen voorstel oplevert en omdat ik het vrij laat heb opgestart ligt er nu nog geen voorstel, maar die komt er zeker. En jullie, de leden krijgen zeker de gelegenheid hier iets van te vinden. - Herman merkt op dat het lijkt alsof de dames in de redactie zijn gepasseerd, aangezien alleen Pim Wattez is benaderd. Dat is uiteraard nooit de bedoeling geweest en de dames van de redactie zijn van harte welkom om mee te praten. Daarnaast in de rondvraag van Rudi, de verhouding jongens meisjes bij de nieuwe leden. Hier hebben we nog geen concrete acties op losgelaten. 4. Jaarverslag bestuur Blz 6 t/m 7 Henry heeft een vraag over pagina 6: Welk doel heeft het bestuur voor ogen? - Besturen met een visie: we willen voortborduren op het beleidsplan van 3 jaar geleden. Deze doelstelling moet worden geactualiseerd; was gemengd samen spelen, samen leren en een belangrijke rol spelen in de samenleving binnen Beilen. We willen een toonaangevende vereniging worden binnen de gemeente en daardoor aantrekkelijk voor eventuele nieuwe leden. Henry heeft een verzoek namens Anita, om niet te vaak kinderen op te trommelen voor activiteiten in het dorp. Bijvoorbeeld bij het gemeentehuis als er ook gekorfbald moet worden. - We hebben nu voor de 2 e keer meegedaan aan de verenigingsmarkt. De 1 e keer verliep het een en ander wel succesvol; nu absoluut niet. Wij stonden bijvoorbeeld achter een muziekwagen. Dit commentaar hebben we ook teruggegeven aan de organisatie. Maar de opmerking is terecht. Henry heeft een opmerking over pagina 7: eventueel meer reclame voor de verkoop van de kantine? - Dit moet uiteraard zijn de verkopen in/vanuit de kantine. Het verslag wordt goedgekeurd. 3

4 5. Jaarverslagen commissies en werkgroepen Blz 8 t/m 12 Rob merkt op dat op pagina 12 staat, dat het activiteitenjaar mogelijk werd gemaakt door onder andere Elvira Bennen; dit moet zijn Elvira ten Kate. Alle opstellers worden bedankt voor de goedgekeurde verslagen. 6. Bespreking gevoerde beleid bestuur, commissies en werkgroepen Er zijn geen schriftelijke vragen. 7. Goedkeuring financieel verslag penningmeester De balans wordt besproken. Hierover zijn verder geen vragen. De staat van baten en lasten wordt besproken. Ook hierover zijn verder geen vragen. De kascommissie, Roelof Hunze en René Dekker, hebben de financiële stukken bekeken. De penningmeester wordt decharge verleend. 8. Bestuursverkiezing: Periodiek aftredend en herkiesbaar: Patrick Hulzebosch Jannie Wildeboer Patrick en Jannie worden herkozen. Zoals al genoemd is er nog steeds een vacature voor penningmeester, als je kijkt naar de malversaties in de kranten de afgelopen tijd van collega penningmeesters, moet je welhaast gek zijn om er aan te beginnen, lijkt het, maar onze zoektocht gaat door. We willen graag jullie mandaat om het bestuur weer op gewenste sterkte te brengen. Dit mandaat wordt door de aanwezigen verleend. 9. Kennisgeving samenstelling commissies en werkgroepen Het bestuur is blij met de belangeloze inzet van de mensen op deze lijst. Ik heb in een clubblad kortgeleden wel aangegeven dat er soms spanning is, omdat mensen die wel aangeschreven worden, het schaamteloos af laten weten en iemand anders met hun probleem op zadelen. Vandaar graag jullie applaus voor de mensen die hun verantwoordelijkheid nemen en wel hun steentje (of steen) bijdragen. 10. Bestuursvoorstel contributieverhoging Zoals altijd het gebruikelijke kwartje van Kok, zou ik haast zeggen, maar het is het kwartje van het bestuur natuurlijk. 4

5 Vanuit de aanwezigen komt de vraag of 0,25 voldoende is. We krijgen immers 10% minder te besteden van de gemeente, terwijl de zaalhuur met 10% stijgt. Deze wijzigingen gaan in per het volgende seizoen, dus Een verhoging van 0,25 is wel genoeg. De vergadering gaat akkoord met de verhoging van 0,25 per maand. Daarnaast komt de vraag om alles op ronde bedragen af te ronden. De bondsafdracht wordt 1 op 1 doorbelast naar de leden. Dit bedrag is nu nog niet bekend. Er zal daarna worden gekeken naar afgeronde bedragen. 11. Benoeming leden kascommissie Aftredend is René Dekker. Herman Koobs was reserve en schuift door naar de kascommissie. Wie kunnen we noteren als nieuwe reserve? Rudi Kerkhove wordt nieuwe reserve. De kascommissie bestaat nu dus uit: Roelof Hunze en Herman Koobs. Pauze Pauze Pauze Pauze Pauze Pauze Pauze Pauze 12. Vaststellen begroting Theo vraagt naar de verhoging van de materiaalkosten. - Dit is in verband met het vervangen van ballen, we willen hierin investeren. Ook via het laten sponsoren van ballen. Rudi vraagt of het clubblad niet lager begroot kan worden. Het blad wordt immers steeds dunner. - De kosten van onze print/drukmachine blijven nog wel tot volgend jaar doorlopen. Lisette vraagt wat er daarnaast gaat gebeuren met de advertenties, zodra het digitaal gaat worden. Is het wellicht een idee, om het clubblad bijvoorbeeld 1 keer per 2 weken uit te brengen, gezien de karige inhoud. Henry stelt voor om eventueel andere verslagen in blad te plaatsen in de plaats voor de aanschrijvingen, dus andere rubrieken. We zouden bijvoorbeeld informatie vanuit de bond in het blad kunnen zetten. - In het contract met de adverteerders staat dat het blad 48 keer wordt uitgebracht; deze verplichtingen tegenover hun hebben we dus. Dolf zal een oproep in clubblad zetten voor leuke copij. Voorlopig zullen we het zo laten. Lisette vraagt of al bekend is welke actie we gaan doen. - Waarschijnlijk wordt dit in maart of april Eventuele voorstellen zijn altijd welkom. De begroting is akkoord en wordt vastgesteld. 5

6 13. Rondvraag/sluiting Rob vraagt of de notulen meteen na afloop van de ALV kunnen worden verstuurd, bijvoorbeeld in het clubblad. - Dit is geen probleem. Rudi vraagt, waarom de zaalhuur zo n chaos is: dan weer de blauwe hal en dan weer de groene hal. Waarom wordt er zo laat getraind? Daarnaast gingen we altijd na de herfstvakantie de zaal in en dat is nu opeens 1 november geworden en dan moeten we er ook nog eerder uit, terwijl er in maart nog wedstrijden zijn. - Herman legt uit dat het een raadsbesluit is waar niets aan gedaan kan worden. Andere verenigingen hadden geklaagd dat wij vaste uren en tijden hadden. Vandaar dat men nu voor een andere invulling heeft gekozen. Voor de wedstrijden in maart worden extra uren ingehuurd op inderdaad - onmogelijke uren. Daarnaast vraagt Rudi waarom de wedstrijden in de blauwe hal zijn en niet in de groene? - De groene hal is dan bezet door andere verenigingen. Op even weken zit Vitesse in de groene hal. De beheerder moet trouwens in de blauwe hal voor korfbalwedstrijden stoelen neerzetten. Maar indien wij constateren dat de groene zaal leeg is en blijft, dit graag even doorgeven aan Herman. Die zal dan contact opnemen met gemeente. Rudi vraagt naar onze plannen voor kunstgras. - Wijster en sportpark noord/west hebben al een bijdrage van de gemeente gehad. Nu is Vitesse aan de beurt en wordt er zeker naar kunstgras gevraagd. Michiel merkt op dat de zaalhuur met 10% omhoog gaat. Waarom dan lager begroot? - De verhoging gaat pas per maart 2013 in en in overleg met de gemeente worden de uren vastgesteld. Vandaar dat we eerst een raming onder de 7.000,00 aanhouden. Henry vraagt of de kosten van de loopgroep met betrekking tot de verlichting ook geïndexeerd worden. - Het is bij ons bekend hoeveel de loopgroep verbruikt. Zij huren het veld en Roelof Kiers houdt het stroomverbruik bij. Het bedrag wordt ieder jaar geïndexeerd. - Folkert vult aan, dat Roelof de meterstand invult zodra hij de verlichting aan doet en de stand ook weer noteert zodra hij ze uitdoet. Henry vraagt in hoeverre het mogelijk is om vanuit de selectie training te geven en te coachen. Hij noemt hierbij Michiel Kuper als positief voorbeeld. Is het beleid om meer vanuit de selectie te gaan benaderen om training te geven en te coachen? De trainers die het doen hebben goede resultaten door actuele kennis. Wat is de visie van Vitesse? - Dit is eigenlijk een vraag voor de TC. Onze visie is kiezen voor kwaliteit. - Lies legt uit, dat eerst voor kwaliteit voor de teams wordt gekozen. Dit is heel moeilijk. De selectie wordt hierin ook meegenomen, maar kunnen uiteraard niet verplicht worden. Daardoor krijg je soms niet de kwaliteit die je wenst. Daarnaast hebben bepaalde mensen de stof wel in huis, maar zij moeten ook gemotiveerd zijn om training te geven en moeten het ook kunnen overbrengen. 6

7 Theo en Lies zijn nu vrijgemaakt om de huidige trainers te begeleiden. Er wordt dus aan gewerkt om deze mensen verder te begeleiden, om hun vast te houden. De selectie heeft een betaalde trainer, die de kennis doorgeeft aan de selectie. Marten stelt voor om alvast ook uit de jongere teams mensen als trainer en/of coach te benaderen om ervaring op te doen. - Volgens Lies werken die veel op zaterdag en zijn niet altijd gemotiveerd. Robbin vraagt of het een idee is om eventueel een vergoeding aan de trainers te verstrekken. - De discussie volgt waar een vergoeding dan ophoudt. Ga je dan ook het bestuur, de kantinedienst, de zaaldienst enzovoort betalen. De conclusie is, dat we liever iemand hebben die gemotiveerd is dan voor geld gaat. Lisette merkt op dat de scheidsrechters wel steeds de nieuwe regels krijgen, maar coaches dus niet. - Dit wordt meegenomen; de TC is wel voornemens dit op te pakken. Herman merkt op, dat de discussie rondom de lichtmasten nu bij de gemeente en de bezwaarmaker ligt. De ene lichtmast wordt 5 meter verplaatst, waardoor we bijna 8 % lichtverlies op het veld krijgen. - Er volgt een discussie over wie dit gaat betalen. Wij hadden toestemming van de gemeente voor het verplaatsten; wij hebben dit zwart op wit staan. Binnen de gemeente zijn er problemen ontstaan over deze goedkeuring, daar onze toestemming is niet openbaar gemaakt, waardoor er geen bezwaarmogelijkheid bestond voor omwonenden. Vitesse is niet voornemens om de kosten van het verplaatsen te gaan betalen. Patrick O zegt dat sommige mensen 2 keer aangeschreven zijn voor de haldienst. Waarom is dat? Zijn er te weinig mensen? - Deze lijst wordt door Henk en Anneke opgesteld. Diegene die fluiten staan minder vaak in de lijst. Volgens Patrick O is dit met de aanschrijving van het buurtvolleybal hetzelfde. Vaak dezelfde mensen op dezelfde positie en dezelfde dag. Hij heeft het gevoel dat steeds dezelfde lijst wordt gebruikt. Er zijn echter meer mensen binnen de vereniging! - Zijn opmerkingen worden meegenomen. Dolf sluit de vergadering rond uur. 7