BIJZONDER BESTEK BTC/CTB BXL 1562 VAN OPDRACHT VAN DIENSTEN VOOR 'JURIDISCHE DIENSTEN'

Transcriptie

1 BIJZONDER BESTEK BTC/CTB BXL 1562 VAN OPDRACHT VAN DIENSTEN VOOR 'JURIDISCHE DIENSTEN'

2 INHOUDSOPGAVE 1 DEEL 1: ADMINISTRATIEVE EN WETTELIJKE BEPALINGEN ALGEMENE BEPALINGEN Afwijkingen van het KB van De aanbestedende overheid Institutioneel kader van BTC Regels voor de opdracht Definities Vertrouwelijkheid Deontologische verplichtingen Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank VOORWERP EN DRAAGWIJDTE VAN DE OPDRACHT Aard en voorwerp van de opdracht Percelen Duur Varianten Hoeveelheden Niet-exclusiviteit PROCEDURE Gunningswijze Bekendmaking Informatie Offerte Indieningsrecht en opening van de offertes Selectiecriteria Regelmatigheid van de offertes Gunningscriteria Sluiten van de overeenkomst BIJZONDERE CONTRACTUELE EN ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN Definities (art. 2) Briefwisseling met de dienstverlener (art. 10) Leidend ambtenaar (art. 11) Onderaannemers (art. 12 tot 15) Vertrouwelijkheid (art. 18) Borgstelling (art. 25 tot 33) Conforme uitvoering (art. 34) Uitvoeringsmodaliteiten (art. 146 e.v.) Aansprakelijkheid van de dienstverlener (art ) Middelen van optreden van de aanbestedende overheid (art en ) Oplevering van de gepresteerde diensten Facturering en betaling van de diensten (art. 66 tot ) Rechtsvorderingen (art. 73 van het KB van ) DEEL 2: REFERENTIETERMEN OPDRACHT DE PERCELEN BESCHRIJVING VAN ELK PERCEEL TRANSPARANTIE VAN DE FACTURERING DEEL 3: FORMULIEREN INSTRUCTIES OM DE OFFERTE OP TE STELLEN GEGEVENS VAN DE INSCHRIJVER OFFERTEFORMULIER - PRIJZEN INTEGRITEITSVERKLARING VOOR DE INSCHRIJVERS ONDERAANNEMERS ONDERTEKENEN VAN DE OFFERTE... 35

3 3.7 SELECTIEDOSSIER Bijzonder bestek Bxl 1562 Opdracht voor juridische diensten HQ 3

4 1 Deel 1: Administratieve en wettelijke bepalingen 1.1 Algemene bepalingen Afwijkingen van het KB van Hoofdstuk bijzondere contractuele en administratieve bepalingen van dit bijzonder bestek bevat de bijzondere administratieve en contractuele bepalingen van toepassing op deze overheidsopdracht die afwijken van het KB van of dit aanvullen of verduidelijken. In onderhavig bestek wordt niet afgeweken van de Algemene Uitvoeringsregels - AUR (KB van ) De aanbestedende overheid De aanbestedende overheid van deze overheidsopdracht is de 'Belgische Technische Coöperatie', hierna BTC genoemd, naamloze vennootschap van publiek recht met sociaal oogmerk, met maatschappelijke zetel in de Hoogstraat 147, 1000 Brussel (ondernemingsnummer , RPR Brussel). Als Belgisch ontwikkelingsagentschap steunt BTC, in opdracht van de Belgische regering, de ontwikkelingslanden in hun strijd tegen armoede. Naast deze taak van openbare dienstverlening voert BTC ook prestaties uit in opdracht van andere nationale en internationale organisaties die werken aan duurzame ontwikkeling 1. Voor deze overheidsopdracht wordt BTC rechtsgeldig vertegenwoordigd door de heer Carl MICHIELS en de heer Peter PAUWELS, die gezamenlijk optreden Institutioneel kader van BTC Het algemene referentiekader waarin BTC werkt, is de Belgische wet van 19 maart 2013 op de Ontwikkelingssamenwerking 2, alsook de Belgische Wet van 21 december 1998 tot oprichting van de 'Belgische Technische Coöperatie' in de vorm van een vennootschap van publiek recht 3, zoals gewijzigd door de wetten van 3 november 2001, van 12 juni 2012, van 27 december 2012 en van 15 januari Ook volgende bepalingen vormen een rode draad in het werk van BTC. De voornaamste voorbeelden zijn: Op het vlak van internationale samenwerking: de millenniumdoelstellingen van de Verenigde Naties, de Verklaring van Parijs over de harmonisering en afstemming van de hulp; Op het vlak van corruptiebestrijding: de wet van 8 mei 2007 houdende instemming met het VNverdrag tegen Corruptie, opgemaakt in New York op 31 oktober , evenals de wet van 10 februari 1999 betreffende de bestraffing van corruptie ter omzetting van het Verdrag inzake de bestrijding van corruptie van buitenlandse ambtenaren in internationale zakelijke transacties; Op het vlak van respect voor de mensenrechten: de Universele Verklaring van de Rechten van de Mens van de Verenigde Naties (1948) evenals de 8 basisverdragen van de Internationale 1 Voor meer info zie en de wet van 21 december 1998 tot oprichting van de Belgische Technische Coöperatie, gewijzigd door de wetten van 13 november 2001 en 30 december BS van 30 december 1998, van 17 november 2001, van 6 juli 2012, van 15 januari 2013 en van 26 maart BS van 1 juli BS van 18 november Bijzonder bestek Bxl 1562 Juridische diensten 4

5 Arbeidsorganisatie 5 in het bijzonder gewijd aan het recht op vakbondsvrijheid (verdrag nr. 87), vrijheid van vereniging en collectieve onderhandeling (verdrag nr. 98), het verbod op dwangarbeid (verdrag nr. 29 en 105), het verbod op elke vorm van discriminatie op vlak van werk en verloning (verdrag nr. 100 en 111), de minimumleeftijd voor kinderarbeid (verdrag nr. 138), het verbod op de ergste vormen van kinderarbeid (verdrag nr. 182); Op het vlak van respect voor het milieu: de Agenda 21 (Top van Rio, 1992), het Implementatieplan van de Wereldtop voor duurzame ontwikkeling (Johannesburg 2002), en de initiatieven van de Europese Unie zoals de EU-strategie van 2001 voor duurzame ontwikkeling aangenomen in Göteborg Regels voor de opdracht Op deze opdracht zijn onder meer toepasselijk: De Wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en sommige opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten 6 ; De Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten 7 ; Het KB van 15 juli 2011 betreffende plaatsing van overheidsopdrachten in de klassieke sectoren 8 ; Het KB van 14 januari 2013 tot de bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken voor wat betreft de juridische diensten in de zin van artikel 33 2 van de wet van 15 juni ; De omzendbrieven van de Eerste Minister inzake overheidsopdrachten Definities In het kader van deze opdracht moet worden verstaan onder: De inschrijver: de natuurlijke (m/v) of rechtspersoon die een offerte indient; De opdrachtnemer / de dienstverlener: de inschrijver aan wie de opdracht gegund wordt; De aanbestedende overheid: BTC, vertegenwoordigd door de heer Carl MICHIELS, Voorzitter van het Directiecomité, en de heer Peter PAUWELS, Directeur Financiën, die gezamenlijk optreden. De offerte: de verbintenis van de inschrijver om de opdracht uit te voeren tegen de voorwaarden die hij biedt; Technische specificaties: een specificatie die voorkomt in een document ter omschrijving van de vereiste kenmerken van een product of dienst, zoals het niveau van kwaliteit, het niveau van milieuvriendelijkheid, een ontwerp dat voldoet voor alle gebruik met inbegrip van de toegankelijkheid voor personen met een handicap, en de conformiteitsbeoordeling, gebruiksgeschiktheid, gebruik, veiligheid of afmetingen van het product, met inbegrip van de voor het product geldende voorschriften inzake handelsbenaming, terminologie, symbolen, proefnemingen en proefnemingsmethoden, verpakking, markering en etikettering, gebruiksaanwijzingen, productieprocessen en -methoden, en de procedures voor de conformiteitsbeoordeling; Variante: een alternatieve conceptie- of uitvoeringswijze die hetzij op vraag van de aanbestedende overheid, hetzij op initiatief van de inschrijver wordt ingediend; Een gecoördineerde versie van dit document kan geraadpleegd worden op klik op economie > overheidsopdrachten 7 BS van vrijdag 21 juni BS dinsdag 9 augustus BS 14 februari 2013 Bijzonder bestek Bxl 1562 Juridische diensten 5

6 Optie: een bijkomend element dat niet strikt noodzakelijk is voor de uitvoering van de opdracht, dat hetzij op vraag van de aanbestedende overheid, hetzij op initiatief van de inschrijver wordt ingediend; Samenvattende opmeting: het opdrachtdocument waarin de prestaties van een opdracht voor werken over verschillende posten worden gefractioneerd en waarbij voor iedere post de hoeveelheid of de wijze van prijsvaststelling wordt vermeld; Inventaris: het opdrachtdocument waarin de prestaties van een opdracht voor leveringen of diensten over verschillende posten worden gefractioneerd en waarbij voor iedere post de hoeveelheid of de wijze van prijsvaststelling wordt vermeld; BDA: het Bulletin der Aanbestedingen; PBEU: het Officieel Publicatieblad van de Europese Unie; OESO: de Organisatie voor Economische Samenwerking en Ontwikkeling; De algemene uitvoeringsregels (AUR): de regels die zich in het KB van bevinden en die de algemene uitvoeringsregels voor de overheidsopdrachten en de concessies voor openbare werken bepalen; Het (bijzonder) bestek: het onderhavige document evenals alle bijlagen en documenten waarnaar het verwijst; Corruptiepraktijken: elk voorstel voor een onrechtmatige betaling, een gratificatie of een commissie of elke instemming met het doen van een dergelijk voorstel, met als doel iemand aan te moedigen of te belonen voor het verrichten of het nalaten te verrichten van activiteiten die verband houden met de gunning van de opdracht of met de uitvoering van de door de aanbestedende overheid verstrekte opdracht; Geschil: rechtsgeding. BAFO: best and final offer Vertrouwelijkheid De inschrijver of de opdrachtnemer en BTC zijn gehouden tot geheimhouding jegens derden wat betreft alle vertrouwelijke informatie die binnen het kader van deze opdracht bekomen wordt, en zullen deze slechts aan derden doorgeven na schriftelijk en voorafgaand akkoord van de andere partij. Zij zullen deze vertrouwelijke informatie enkel verspreiden onder de aangestelden die bij de opdracht betrokken zijn. Zij garanderen dat die aangestelden behoorlijk ingelicht zullen zijn over hun verplichtingen i.v.m. het vertrouwelijk karakter van de informatie en dat ze die verplichtingen zullen naleven Deontologische verplichtingen Indien een of meerdere van de deontologische bepalingen 10 niet gerespecteerd wordt, kan dit leiden tot de uitsluiting van de inschrijver of de opdrachtnemer van andere overheidsopdrachten voor BTC. Zolang de opdracht loopt, zullen de opdrachtnemer en zijn personeel de mensenrechten respecteren en beloven ze rekening te houden met de politieke, culturele en religieuze gewoonten van het ontvangende land. De inschrijver of de opdrachtnemer zijn verplicht de fundamentele arbeidsnormen, overeengekomen op internationaal niveau door de Internationale Arbeidsorganisatie (IAO), na te 10 De ethische code van BTC kan worden geraadpleegd op Bijzonder bestek Bxl 1562 Juridische diensten 6

7 leven, meer bepaald de verdragen over vakbondsvrijheid en collectieve onderhandelingen, de afschaffing van dwangarbeid en verplichte arbeid, de wegwerking van discriminatie inzake werkgelegenheid en beroepsuitoefening en de afschaffing van de kinderarbeid. Elke poging van een kandidaat of een inschrijver om vertrouwelijke informatie te bekomen, om verboden kartels te vormen met concurrenten of om het evaluatiecomité of de aanbestedende overheid tijdens de procedure van onderzoek, verduidelijking, evaluatie of vergelijking van de offertes te beïnvloeden, leidt tot de afwijzing van zijn offerte. Om bovendien elke indruk van risico op partijdigheid of samenspanning te vermijden in de opvolging en controle van de uitvoering van de opdracht, is het de opdrachtnemer strikt verboden om rechtstreeks of onrechtstreeks geschenken, maaltijden of een ander materieel of immaterieel voordeel, ongeacht de waarde ervan, aan te bieden aan de aangestelden van de aanbestedende overheid, die rechtstreeks of onrechtstreeks betrokken zijn bij de opvolging en/of controle van de uitvoering van de opdracht, ongeacht hun hiërarchische rang. Elke offerte wordt verworpen of elk contract (overheidsopdracht) wordt geannuleerd zodra zou blijken dat de gunning van het contract of de uitvoering ervan aanleiding zou gegeven hebben tot het storten van buitengewone handelskosten. De buitengewone handelskosten betreffen elke commissie die niet vermeld staat in de hoofdopdracht of die niet voortvloeit uit een volgens de regels opgemaakt contract verwijzende naar deze opdracht, elke commissie die geen legitieme dienst vergoedt, elke commissie gestort naar een belastingparadijs, elke commissie gestort aan een niet duidelijk geïdentificeerde ontvanger of aan een bedrijf dat een schijnbedrijf lijkt te zijn. De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om op vraag van de aanbestedende overheid alle bewijsstukken m.b.t. de uitvoeringsvoorwaarden van het contract te leveren. De aanbestedende overheid zal kunnen overgaan tot alle vormen van controle, van stukken en ter plaatse, die zij nodig zou achten om bewijsmateriaal te verzamelen bij een vermoeden van ongewone commerciële kosten. Van de opdrachtnemer die ongewone handelsuitgaven betaald heeft kan, volgens de ernst van de feiten, zijn contract opgezegd worden of hij kan op permanente wijze uitgesloten worden Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank De opdracht moet overeenkomstig het Belgisch recht worden opgevat en uitgevoerd. De partijen verbinden zich ertoe om te goeder trouw hun engagementen na te komen om de goede afloop van de opdracht te verzekeren. Bij geschillen of meningsverschillen tussen de aanbestedende overheid en de opdrachtnemer zullen beide partijen overleg plegen om een oplossing te vinden. Wanneer ze niet tot een akkoord komen, zijn alleen de rechtbanken van Brussel bevoegd om een oplossing te vinden. Zie eveneens punt Rechtsvorderingen (artikel 73 van het KB van ) Bijzonder bestek Bxl 1562 Juridische diensten 7

8 1.2 Voorwerp en draagwijdte van de opdracht Aard en voorwerp van de opdracht Onderhavige opdracht bestaat uit een opdracht voor diensten m.b.t. juridische diensten die onder categorie 21 van bijlage IIB vallen Percelen De opdracht telt 3 percelen die elk een ondeelbaar geheel vormen. De inschrijver kan een offerte indienen voor een, meerdere of alle percelen. Een offerte voor een deel van een perceel is niet ontvankelijk. De percelen zijn: - Juridische aspecten i.v.m. het personeel - Burgerlijk recht en handelsrecht - Publiek recht en bestuursrecht De beschrijving van elk perceel bevindt zich in deel 2 'Referentietermen' van dit bijzonder bestek in de artikelen 2.2 en Duur De opdracht begint voor elk perceel te lopen vanaf de kennisgeving van de gunning en heeft een looptijd van maximaal 4 jaar. Het gaat om een open meerjarencontract. Op elke verjaardatum van het contract (dat is na een termijn van 1, 2 of 3 jaar) heeft BTC het recht om zonder enige motivering noch enige schadevergoeding, het contract op elk moment per aangetekend schrijven op te zeggen. Na deze opzegging is de dienstverlener verplicht alle lopende dossiers af te werken tot ze definitief afgerond zijn, tenzij BTC het anders bepaalt Varianten Vrije varianten zijn niet toegestaan Hoeveelheden BTC gaat geen enkele verbintenis aan over de hoeveelheden die effectief gepresteerd zullen moeten worden in het kader van de opdracht. Bepaalde hoeveelheden worden enkel ter indicatie opgegeven in deel 2 'Referentietermen' (artikelen 2.2 en 2.3). Deze inlichtingen worden louter ter illustratie gegeven en hebben geen bindend karakter. In functie van het concrete aantal rechtsgedingen en de aanvragen voor advies en begeleiding, kunnen de hoeveelheden sterk wisselen, zowel in stijgende als in dalende lijn. Bijzonder bestek Bxl 1562 Juridische diensten 8

9 1.2.6 Niet-exclusiviteit Over de hele looptijd van het contract ontvangt de dienstverlener van BTC aparte bestelbonnen per dossier. Indien een dossier twijfels oproept betreffende de aard van de beoogde rechtsmaterie (meer bepaald of het dossier al dan niet kadert binnen de beschrijving van het domein zoals vastgelegd in artikel 2.3 en Deel 2 van dit bijzonder bestek), dan behoudt BTC zich het recht voor om autonoom te beslissen binnen welk perceel het dossier zal worden gegund, zonder dat de dienstverlener hiertegen protest kan aantekenen. De dienstverlener heeft namelijk geen enkel exclusiviteitsrecht m.b.t. de behandeling van alle dossiers van BTC aangaande een bepaalde materie. BTC behoudt zich het recht voor om in bepaalde uitzonderlijke omstandigheden een beroep te doen op een advocaat of jurist, die wordt aangesteld na een nieuwe offerteaanvraag, om advies in te winnen over een juridische vraag of een specifieke problematiek of om zich te laten vertegenwoordigen in een rechtsgeding, zonder een beroep te doen op de dienstverlener van onderhavige opdracht. 1.3 Procedure Gunningswijze De opdracht verloopt via een rechtstreekse onderhandelingsprocedure met bekendmaking op basis van artikel 26 2, 1, d) van de wet van 15 juni Bekendmaking Officiële bekendmaking Aangezien het voorziene budget ligt tussen en excl. btw, is de aankondiging van deze opdracht onderworpen aan de nationale bekendmaking in het Bulletin der Aanbestedingen (via e-notification) Officieuze bekendmaking Onderhavig bestek wordt gepubliceerd op de website van BTC ( Informatie De gunning van deze opdracht wordt gecoördineerd door mevrouw Inge JANSSENS, bijgestaan door mevrouw Géraldine LADRIERE, Dienst 'Logistiek & Aankopen. Zolang de procedure loopt, verlopen de contacten tussen de aanbestedende overheid en de (eventuele) inschrijvers omtrent deze opdracht uitsluitend via deze personen en het is de (eventuele) inschrijvers verboden om op een andere manier contact op te nemen met de aanbestedende overheid omtrent deze opdracht, tenzij in het bestek anders is bepaald. Tot en met 10 juni 2015 kunnen kandidaat-inschrijvers vragen stellen over het bijzonder bestek en de opdracht, en dit overeenkomstig artikel 44 van het KB van 15/07/2011. Vragen worden per mail gesteld aan mevrouw Inge JANSSENS (inge.janssens@btcctb.org) en mevrouw Géraldine LADRIERE géraldine.ladrière@btcctb.org) en worden beantwoord naargelang ontvangst. Het volledige overzicht van de gestelde vragen zal vanaf 15 juni 2015 beschikbaar zijn op Bijzonder bestek Bxl 1562 Juridische diensten 9

10 Tot de bekendmaking van de gunningsbeslissing, wordt er geen enkele inlichting gegeven over het verloop van de procedure. De inschrijver wordt geacht zijn offerte in te dienen, daarvan kennis genomen hebbend en rekening houdend met eventuele rechtzettingen betreffende de aankondiging van opdracht of het bijzonder bestek die gepubliceerd worden in het Bulletin der Aanbestedingen of die hem in een individuele aangetekende zending of per fax/ worden toegestuurd. Indien hij het bijzonder bestek in elektronische versie heeft gedownload, wordt hem ten stelligste aanbevolen zijn gegevens door te geven aan de hierboven vermelde dossierbeheerder overheidsopdrachten en inlichtingen in te winnen over eventuele wijzigingen of bijkomende informatie Offerte Vorm van de offerte De aandacht van de inschrijver wordt gevestigd op artikel 8 van de wet van 15 juni 2006 en op artikel 64 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende de onverenigbaarheden. Er wordt de inschrijver ten stelligste aangeraden om het offerteformulier in de bijlage te gebruiken. In dit opzicht wordt de aandacht van de inschrijver getrokken op artikel 80 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011, dat bepaalt: "Als bij de opdrachtdocumenten een formulier is gevoegd voor het opmaken van de offerte en het invullen van de samenvattende opmeting of de inventaris, maakt de inschrijver daarvan gebruik. Doet hij dit niet, dan draagt hij de volle verantwoordelijkheid voor de volledige overeenstemming van de door hem aangewende documenten met het formulier". Door zijn offerte in te dienen, ziet de inschrijver automatisch af van zijn algemene of bijzondere verkoopvoorwaarden, zelfs indien deze vermeld zijn in een of andere bijlage bij zijn offerte. De inschrijver vermeldt duidelijk in zijn offerte welke inlichtingen vertrouwelijk zijn en/of slaan op zijn fabrieks- of bedrijfsgeheimen en die de aanbestedende overheid dus niet mag onthullen. Het offerteformulier wordt bij het bijzonder bestek gevoegd in 3 exemplaren (1 origineel en twee eensluidende afschriften) In de offerte te vermelden gegevens De offerte vermeldt volgende inlichtingen: - de forfaitaire eenheidsprijs/prijzen in letters en in cijfers (exclusief btw); - het bedrag van de btw; - de handtekening van de persoon of de personen, naargelang het geval, die volmacht heeft/hebben om de offerte te ondertekenen; - de hoedanigheid van de persoon of de personen, naargelang het geval, die de offerte ondertekent/ondertekenen; - de datum waarop de bovenvermelde persoon of personen, naargelang het geval, de offerte ondertekend heeft/hebben; - het volledige identificatienummer van de inschrijver bij de Kruispuntbank voor ondernemingen (voor Belgische inschrijvers) Taal van de offerte De offerte en de bijlagen die bij het offerteformulier zijn gevoegd worden in het Nederlands of het Frans opgesteld. Bijzonder bestek Bxl 1562 Juridische diensten 10

11 Geldigheidsduur van de offerte De inschrijvers blijven 120 kalenderdagen door hun offerte gebonden, te rekenen vanaf de dag volgend op de opening van de offertes Documenten en attesten die bij de offerte moeten gevoegd worden De inschrijvers voegen bij hun offerte: - alle documenten gevraagd in het kader van de uitsluitings-, selectie- en gunningscriteria; - de statuten alsook alle nuttige documenten om de volmacht van de ondertekenaar(s) te bewijzen Exemplaren Er moet een origineel papieren exemplaar van de volledige offerte worden ingediend. Daarnaast voegt de inschrijver twee eensluidende afschriften bij zijn originele offerte. Desgevallend mogen die kopieën ingediend worden op cd-rom of USB-stick in de vorm van een of meerdere pdf-bestanden Prijsbepaling Alle prijzen vermeld in het offerteformulier moeten verplicht uitgedrukt zijn in EURO. De opgegeven prijzen zijn prijzen EXCLUSIEF btw. Indien de btw van toepassing is, dient het btwpercentage expliciet en apart te worden vermeld. Deze opdracht is een opdracht tegen prijslijst, hetgeen betekent dat enkel de eenheidsprijzen forfaitair zijn. Op grond van artikel 21, 2, van het koninklijk besluit van 15 juli 2011, kan de aanbestedende overheid alle verificaties uitvoeren van de boekhoudkundige stukken en alle onderzoeken ter plaatse, teneinde de juistheid na te gaan van de gegevens die in het raam van het prijsonderzoek zijn verstrekt Elementen die in de prijs zijn begrepen De dienstverlener wordt geacht zowel in zijn eenheidsprijzen als in zijn globale prijzen alle kosten en heffingen die op de diensten wegen te hebben inbegrepen, met uitzondering van de belasting op de toegevoegde waarde. Zijn onder meer inbegrepen in de prijzen: de administratieve en secretariaatskosten; de verplaatsings-, vervoers- en verzekeringskosten; de kosten voor de documentatie betreffende de diensten en die eventueel door de aanbestedende overheid wordt geëist; de levering van documenten of van stukken die verband houden met de uitvoering van de diensten; de tol- en accijnsrechten betreffende het gebruikte materieel en de producten; de verpakkingskosten; de keurings- en de opleveringskosten. Bijzonder bestek Bxl 1562 Juridische diensten 11

12 Prijsherziening Voor deze opdracht kan een prijsherziening slechts toegepast worden voor schommelingen in de lonen en de sociale lasten van de medewerkers van de dienstverlener. Deze prijsherziening is van toepassing zowel naar boven als naar onder en kan worden toegepast op initiatief van de aanbestedende overheid en van de dienstverlener. In geval van een aanvraag tot prijsherziening zal deze slechts ontvankelijk worden verklaard indien de bewijsstukken van de dienstverlener zijn bijvoegd. Er kan slechts één prijsherziening per jaar worden toegepast (op elke verjaardatum van de gunning). Voor de berekening van de prijsherziening is volgende formule van toepassing: P = Po x (s x 0,80) + 0,20 (=F). S De kleine letters slaan op gegevens geldig op de toepassingsdatum van de prijsherziening. De hoofdletters slaan op gegevens geldig 10 dagen voor de opening van de offertes. P = herziene prijs Po = prijs van de offerte s en S = loonkosten (sociale lasten inbegrepen) F = niet-herzienbaar gedeelte dat de vaste kosten en winsten bevat. De prijsherziening kan slechts toegepast worden indien de prijsstijging of -daling ingevolge de aanvraag of indien de aanvraag tot prijsherziening minstens 20 % bedraagt t.o.v. de prijs vermeld in de offerte (voor de eerste prijsherziening) of t.o.v. de laatst aanvaarde of opgelegde herziene prijs (vanaf de tweede prijsherziening) Indieningsrecht en opening van de offertes Indieningswijze van de offertes Iedere inschrijver mag slechts één offerte indienen per opdracht. De offerte van een inschrijver kan betrekking hebben op een of meerdere percelen (zie hierboven). Indien de inschrijver offerte indient voor meerdere percelen, mag hij deze in één dossier bundelen en voor elk perceel naar documenten verwijzen die hij eenmaal bijgevoegd heeft voor alle percelen samen. De offerte moet bij de voorzitter van de zitting van de opening van de inschrijvingen toekomen alvorens hij of zij de zitting opent. De offerte wordt ingediend in een definitief gesloten omslag met de vermelding: Offerte / BXL 1562 Opdracht voor juridische diensten Opening van de offertes 22 juni 2015 Inge JANSSENS. De offerte mag ingediend worden: a) met de post per aangetekende zending In dat geval wordt die gesloten omslag in een tweede omslag geschoven die verstuurd wordt naar: Belgische Technische Coöperatie Hoogstraat Brussel België b) per overhandiging tegen ontvangstbewijs De dienst is toegankelijk alle werkdagen tijdens de kantooruren: van 9 tot 12 uur en van 13 tot 16 uur (zie bovenvermeld postadres). Bijzonder bestek Bxl 1562 Juridische diensten 12

13 Wijziging of intrekking van een reeds ingediende offerte Wanneer een inschrijver een reeds ingediende offerte wenst te wijzigen of in te trekken, dient dit te verlopen overeenkomstig de bepalingen van artikel 91 van het koninklijk besluit van 15 juli Om de reeds opgestuurde of ingediende offerte te wijzigen of in te trekken is een schriftelijke verklaring vereist, die correct ondertekend is door de inschrijver of door zijn gemachtigde. Het voorwerp en de draagwijdte van de wijzigingen moeten nauwkeurig worden vermeld. De intrekking moet onvoorwaardelijk zijn. De intrekking kan ook worden meegedeeld per fax (02/ ) of en wat niet in overeenstemming is met artikel 52, 1 van het koninklijk besluit van 15 juli 2011 voor zover: a. de intrekking bij de voorzitter van de openingszitting toekomt alvorens hij de zitting opent, b. en ze wordt bevestigd per aangetekende brief, afgegeven bij de post ten laatste de dag vóór de openingszitting Opening van de offertes De offertes moeten in het bezit zijn van de aanbestedende overheid uiterlijk op 22 juni 2015 om 14:30 uur. De opening van de offertes vindt plaats achter gesloten deuren Selectiecriteria Regelmatigheid van de offertes Gunningscriteria Belangenvermenging en draaideurconstructie In het kader van de strijd tegen belangenvermenging, meer in het bijzonder de draaideurconstructie ( revolving doors ) zoals bepaald in de wet van 8 mei 2007 houdende instemming met het Verdrag van de Verenigde Naties tegen de corruptie, gedaan te New York op 31 oktober , onthoudt de inschrijver zich ervan een beroep te doen op een of meerdere vroegere (interne of externe) medewerkers van de Belgische Technische Coöperatie, binnen twee jaar volgend op zijn/hun ontslag, opruststelling of elk ander vertrek uit de Belgische Technische Coöperatie, op welke wijze ook, rechtstreeks of onrechtstreeks, met het oog op de voorbereiding en/of de indiening van zijn offerte of een andere tussenkomst in het kader van de gunningsprocedure, evenals voor verrichtingen in het kader van de uitvoering van deze opdracht. Dit althans voor zover er een direct verband bestaat tussen de vroegere activiteiten van de betrokken persoon/personen bij de aanbestedende overheid en zijn/hun verrichtingen in het kader van deze opdracht. Inbreuken op deze maatregel die tot gevolg hebben dat de normale mededingingsvoorwaarden vertekend kunnen zijn, worden gesanctioneerd volgens de bepalingen van artikel 9 van de wet overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten van 15 juni 2006, in concreto, hetzij de wering van de offerte, hetzij de verbreking van de opdracht, al naargelang. Door zijn offerte in te dienen verklaart de inschrijver dat hij niet in een geval van 'revolving doors' verkeert en dat hij zich daar ook van onthoudt tijdens de hele looptijd van de opdracht als deze hem wordt gegund Toegangsrecht Alvorens de aanbestedende overheid kan overgaan tot het regelmatigheidsonderzoek van de offertes en tot de evaluatie van de gunningscriteria, zullen de inschrijvers die bepaalde minimale kwalitatieve 11 Zie artikel 12, e) van het Verdrag van de Verenigde Naties tegen corruptie en de Omzendbrief van de Eerste Minister 'Overheidsopdrachten Belangenvermenging - Draaideurconstructie (`revolving doors') van 5 mei Bijzonder bestek Bxl 1562 Juridische diensten 13

14 voorwaarden niet naleven, uitgesloten worden van de procedure en zal er niet worden overgegaan tot het onderzoek van hun offerte. Overeenkomstig artikel 61, 1 van het KB van 15/07/2011, wordt uitgesloten de inschrijver jegens wie bij een onherroepelijk vonnis een veroordeling uitgesproken is voor: - Deelname aan een criminele organisatie - Omkoping - Fraude - Witwassen van geld Wordt overeenkomstig artikel 61, 2 van het KB van 15/07/2011 eveneens uitgesloten de inschrijver die: - in staat van faillissement of vereffening verkeert, die zijn werkzaamheden heeft gestaakt, die een gerechtelijke reorganisatie ondergaat, of die in een vergelijkbare toestand verkeert als gevolg van een gelijkaardige procedure die bestaat in andere nationale reglementeringen; - aangifte heeft gedaan van zijn faillissement, voor wie een procedure van vereffening aanhangig is, die een gerechtelijke reorganisatie ondergaat, of die het voorwerp is van een gelijkaardige procedure bestaande in andere nationale reglementeringen; - bij rechterlijke beslissing die in kracht van gewijsde is gegaan, veroordeeld is geweest voor een misdrijf dat zijn professionele integriteit aantast; - die in uitvoering van zijn beroep een ernstige fout heeft begaan; - niet voldaan heeft aan zijn verplichtingen inzake betaling van zijn sociale-zekerheidsbijdragen, overeenkomstig de bepalingen van artikel 62 van het KB van 15/07/2011; - niet in orde is met de betaling van zijn belastingen volgens de Belgische wetgeving of die van het land waar hij gevestigd is, overeenkomstig de bepalingen van artikel 63 van het KB van 15/07/ zich in ernstige mate schuldig heeft gemaakt aan het afleggen van valse verklaringen bij het verstrekken van inlichtingen, opeisbaar bij toepassing van de reglementering op de overheidsopdrachten of die deze inlichtingen niet heeft verstrekt. Door zijn offerte in te dienen verklaart de inschrijver dat hij niet verkeert in een van de uitsluitingsgevallen hierboven opgesomd. De aanbestedende overheid gaat na of de impliciete verklaring op erewoord van de inschrijver met de best geplaatste offerte strookt met de werkelijkheid. Daartoe zal de aanbestedende overheid aan de als opdrachtnemer in aanmerking komende inschrijver vragen om via de snelste weg en binnen de opgelegde termijn volgende inlichtingen of documenten te leveren: - Een RSZ-attest betreffende het voorlaatste kalenderkwartaal voor de uiterste termijn van indiening van de offertes - Een attest waaruit blijkt dat hij in orde is met zijn fiscale verplichtingen en meer bepaald attest 276C2 (belastingen) en een btw-attest - Een uittreksel uit het strafregister van de senior, de gevestigde advokaat en de junior advocaat die hoofdzakelijk op de dossiers van BTC zullen werken - Een attest van de griffie van de Rechtbank van Koophandel De aanbestedende overheid zal zelf de inlichtingen of documenten die ze gratis via elektronische weg kan verkrijgen in de beschikbare gegevensbanken, opvragen. Bijzonder bestek Bxl 1562 Juridische diensten 14

15 Selectiecriteria (Artikelen 67 tot 79 van het KB van 15/07/2011) Met oog op de kwalitatieve selectie van de inschrijvers, overeenkomstig artikelen 67 tot 79 van het KB van 15/07/2011, moet de inschrijver bij zijn offerte een selectiedossier voegen met de hierboven gevraagde informatie over zijn eigen situatie, zijn financiële draagkracht en zijn technische bekwaamheid voor deze opdracht. De inschrijver is verplicht aan de hand van de in het selectiedossier gevraagde documenten te bewijzen dat hij voldoende bekwaam is zowel uit economisch en financieel als technisch oogpunt deze overheidsopdracht tot een goed einde te brengen. De selectiecriteria zijn dezelfde voor alle percelen. Er wordt gepreciseerd dat de inschrijver zich kan beroepen op de capaciteiten van andere entiteiten, ongeacht het juridisch karakter van de banden die tussen hem en die entiteiten bestaan. In dat geval moet hij aan de aanbestedende overheid bewijzen dat hij, voor de uitvoering van de opdracht, zal beschikken over de nodige middelen door een verbintenis van die entiteiten voor te leggen waarin ze beloven die middelen ter beschikking te stellen van de dienstverlener. Volgens dezelfde voorwaarden kan een groep kandidaten of inschrijvers een beroep doen op de capaciteiten van de deelnemers aan de groep of de capaciteiten van andere entiteiten. 1. De economische en financiële draagkracht van de inschrijvers wordt beoordeeld aan de hand van volgende criteria: - De inschrijver moet tijdens een van de laatste drie boekjaren een totale omzet hebben gerealiseerd van ten minste EURO. Daartoe voegt hij bij zijn offerte een verklaring inzake de totale omzet gerealiseerd tijdens de laatste drie boekjaren, tenzij de totale omzet vermeld staat op de goedgekeurde jaarrekeningen die via het elektronisch loket kunnen worden geraadpleegd (dit zijn de jaarrekeningen neergelegd bij de Nationale Bank van België, opgesteld volgens het volledig boekhoudkundig schema, of volgens het verkort boekhoudkundig schema waarop de facultatieve vermelding van de gerealiseerde totale omzet ingevuld werd). - De inschrijver moet een klantenbestand van minstens 50 cliënten hebben. Hiertoe voegt hij bij zijn offerte een verklaring m.b.t. het gemiddelde aantal cliënten voor wie hij in de loop van de drie laatste jaren een of meerdere dossiers heeft geopend. Hij geeft eveneens het percentage op dat elk soort cliënt vertegenwoordigt (bijvoorbeeld: x % particulieren, x % bedrijven, x % vzw's en x % overheden) en het percentage dat elke materie vertegenwoordigt (bijvoorbeeld: x % overheidsopdrachten, x % openbaar ambt, x % burgerlijk en handelsrecht, enz.). 2. De technische en professionele bekwaamheid van de inschrijvers wordt beoordeeld aan de hand van volgende criteria: - De inschrijver dient over voldoende bekwaam personeel te beschikken om de opdracht naar behoren te kunnen uitvoeren. Daartoe voegt de inschrijver bij zijn offerte een opgave van het personeel dat zal worden ingezet om de opdracht uit te voeren. In dit document vermeldt de inschrijver de diploma's alsook de beroepskwalificaties en de ervaring waarover dit personeel beschikt. - De inschrijver moet kunnen bewijzen dat hij over de geslaagde ervaring beschikt om de opdracht naar behoren te kunnen uitvoeren. Daartoe voegt de inschrijver bij zijn offerte een lijst van de belangrijkste diensten die tijdens de laatste drie jaar werden uitgevoerd en vermeldt daarbij de datum, het bedrag en het soort (publieke of privé)begunstigden. De diensten worden als volgt bewezen: indien het diensten aan overheden betreft, worden de diensten aangetoond door certificaten die door de bevoegde overheid zijn opgesteld of goedgekeurd; Bijzonder bestek Bxl 1562 Juridische diensten 15

16 indien het gaat om diensten aan privaatrechtelijke personen worden de diensten aangetoond door certificaten opgesteld door deze personen of, bij ontstentenis, door een verklaring van de dienstverlener De inschrijver moet een document leveren met de maatregelen genomen om de kwaliteit van de diensten (werkmethode en -organisatie, relatie tot de cliënt, enz.) te verzekeren. - De inschrijver moet ook aangeven welk deel van de opdracht hij eventueel van plan is om uit te besteden en welke werkmethoden hij met deze onderaannemer zal invoeren om van de kwaliteit van de dienst te verzekeren. - De inschrijver mag trouwens vermelden welke opleidingen hij heeft gegeven of aan welke relevante publicaties hij of de leden van zijn kabinet hebben deelgenomen Overzicht van de procedure In een eerste fase worden de offertes die de geselecteerde inschrijvers hebben ingediend, onderzocht op formele en materiële regelmatigheid. De onregelmatige offertes worden geweerd. In een tweede fase worden de formeel en materieel regelmatige offertes door een beoordelingscommissie inhoudelijk onderzocht. Dit onderzoek is gebaseerd op de gunningscriteria vermeld in dit bestek. Het doel is een shortlist op te stellen van de inschrijvers met wie kan onderhandeld worden. Er mogen maximaal 3 inschrijvers op de shortlist staan. Daarna kan de onderhandelingsfase volgen. Na deze onderhandelingen kunnen de inschrijvers een BAFO indienen. Nadat de onderhandelingen zijn afgesloten worden de BAFO's geconfronteerd met de gunningscriteria. De inschrijver met de economisch voordeligste BAFO (dus deze die de beste score behaalt op basis van hieronder vermelde gunningscriteria) wordt aangewezen als opdrachtnemer voor onderhavige opdracht. Regelmatigheid van de BAFO's De BAFO's van de inschrijvers met wie onderhandelingen worden gevoerd, worden onderzocht op regelmatigheid. De onregelmatige BAFO's worden uitgesloten. Enkel de regelmatige BAFO's worden in beschouwing genomen om geconfronteerd te worden met de gunningscriteria. Gunningscriteria De aanbestedende overheid zal de regelmatige BAFO kiezen die haar het meest voordelig lijkt rekening houdend met de volgende criteria / criteria vermeld in de bijzondere bepalingen per perceel De aanbestedende overheid zal de regelmatige offerte kiezen die het voordeligst wordt geacht, rekening houdend met de volgende criteria: - de prijs: 40% Het bedrag dat in aanmerking wordt genomen om de offertes te vergelijken is het forfaitaire uurtarief voor een senior advocaat, voor een gevestigde of medior advocaat en voor een junior advocaat. De inschrijvers wordt gevraagd om het aantal werkuren te evalueren die de senior, de medior en de junior advocaat zouden presteren op een dossier dat 10 uur werk inhoudt in een termijn van 10 werkdagen (20 %) en in een maximum termijn van 3 werkdagen (20 %). - de kennis, de ervaring en de kwaliteit van de cv s van de personen die de opdracht daadwerkelijk zullen uitvoeren in de beoogde rechtsgebieden: 60 %. De analyse van dit criterium is gebaseerd op de volgende elementen : o de specialisatie in het rechtsdomein waarvoor ingeschreven wordt ; 12 Ter info: Overeenkomstig het 'Règlement relatif aux informations qui peuvent être fournies lors d un appel d offres' van de Ordre des Barreaux Francophones et Germanophone (OBFG) van 20/07/2000 en van artikel 5, 1 van het 'Reglement inzake publiciteit' van de Orde van Vlaamse Balies (OVB) van 4/6/2003 mag een advocaat de resultaten die hij heeft behaald, het aantal gevallen dat hij behandelt en zijn slaagpercentage meedelen in het kader van een gunningsprocedure. Bijzonder bestek Bxl 1562 Juridische diensten 16

17 o elke ervaring in ontwikkelingssamenwerking die de voorgedragen personen kunnen voorleggen, is een troef. Deze criteria worden gewogen om een eindrangschikking te bekomen. De berekeningsmethode voor het criterium prijs is de volgende: Punt van de offerte X = prijs van de goedkoopste offerte x 40 Prijs van de offerte X De berekeningsmethode voor het criterium kwaliteit is de volgende: - Offerte beschouwd als uitstekend: 50 - Offerte beschouwd als goed: 35 - Offerte beschouwd als voldoende: 25 - Offerte beschouwd als onvoldoende: 5 De offerte die voor een van de criteria niet de helft van de punten behaalt, wordt uitgesloten. De punten voor de twee gunningscriteria worden opgeteld. De opdracht wordt gegund aan de inschrijver die de hoogste eindscore behaalt nadat de aanbestedende overheid m.b.t. deze inschrijver de juistheid van zijn impliciete verklaring op eer heeft gecontroleerd en op voorwaarde dat uit deze controle blijkt dat de impliciete verklaring op eer strookt met de werkelijkheid. Eindbeoordeling De punten voor de gunningscriteria worden opgeteld. De opdracht wordt gegund aan de inschrijver die de hoogste eindscore behaalt nadat de aanbestedende overheid m.b.t. deze inschrijver de juistheid van zijn impliciete verklaring op eer heeft gecontroleerd en op voorwaarde dat uit deze controle blijkt dat de impliciete verklaring op eer strookt met de werkelijkheid Gunning van de opdracht De inschrijver waarvan de offerte of de BAFO de economisch meest voordelige is (dus diegene die de hoogste score behaalt op basis van de hierboven vermelde criteria) zal worden aangewezen als opdrachtnemer voor deze opdracht Sluiten van de overeenkomst Overeenkomstig art. 110 van het KB van 15 juli 2011 komt de opdracht tot stand door de gekozen inschrijver op de hoogte te brengen van de goedkeuring van zijn offerte. De betekening gebeurt per aangetekende brief, per telefax of via andere elektronische middelen op voorwaarde dat in de twee laatste gevallen, de inhoud binnen vijf dagen per aangetekende brief wordt bevestigd. Het volledige contract bestaat dan uit een opdracht, door BTC gegund aan de inschrijver die gekozen werd overeenkomstig: Onderhavig bijzonder bestek en alle bijlagen ervan; De goedgekeurde BAFO van de inschrijver en alle bijlagen ervan; De aangetekende brief met de kennisgeving van de gunningsbeslissing; Desgevallend, de eventuele latere documenten, aanvaard en ondertekend door beide partijen. Bijzonder bestek Bxl 1562 Juridische diensten 17

18 1.4 Bijzondere contractuele en administratieve bepalingen Onderhavig hoofdstuk van dit bestek bevat de bijzondere bepalingen van toepassing op deze overheidsopdracht die afwijken van de "algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken" van het KB van 14 januari 2013, hierna "AUR" genoemd of die deze aanvullen of verduidelijken. De tussen haakjes vermelde artikelen verwijzen naar de artikelen van de AUR. Bij gebrek aan aanwijzingen zijn de relevante bepalingen van de AUR integraal van toepassing. In onderhavig bestek wordt niet afgeweken van de artikelen van de AUR Definities (art. 2) - leidend ambtenaar: de ambtenaar of ieder persoon belast met de leiding van en de controle op de uitvoering van de opdracht; - borgtocht: financiële garantie gegeven door de opdrachtnemer voor zijn verplichtingen tot de volledige en goede uitvoering van de opdracht; - oplevering: vaststelling door de aanbestedende overheid dat de door de opdrachtnemer geheel of gedeeltelijk uitgevoerde werken, leveringen of diensten overeenstemmen met de regels van goed vakmanschap evenals met de bepalingen en de voorwaarden van de opdracht; - betaling in mindering: betaling van een deel van de opdracht na verstrekte en aanvaarde prestaties; - voorschot: betaling van een deel van de opdracht voorafgaand aan verstrekte en aanvaarde prestaties; - bijakte: overeenkomst tussen de door de opdracht gebonden partijen, waarin de op de opdracht toepasselijke documenten worden aangepast tijdens de uitvoering ervan Briefwisseling met de dienstverlener (art. 10) De kennisgevingen worden door de aanbestedende overheid naar de domicilie of de maatschappelijk zetel gestuurd zoals vermeld in de offerte, tenzij het bijzonder bestek de dienstverlener na het sluiten van de opdracht verplicht een andere woonplaats te kiezen Leidend ambtenaar (art. 11) De leiding van en het toezicht op de uitvoering van de opdracht zijn toevertrouwd aan: - Voor perceel 1: De heer Frédéric DEJEMEPPE (frederic.dejemeppe@btcctb.org) - Voor percelen 2 tot 4: Mevrouw Inge JANSSENS (inge.janssens@btcctb.org), bijgestaan door mevrouw Géraldine LADRIERE (geraldine.ladriere@btcctb.org), Dienst 'Logistiek & Aankopen' Eenmaal de opdracht gegund is, is de leidend ambtenaar de voornaamste gesprekspartner van de dienstverlener. Alle briefwisseling en vragen omtrent de uitvoering van de opdracht worden aan hem/haar gericht, tenzij uitdrukkelijk anders vermeld in dit bestek (zie meer bepaald "Betaling" hierna). De leidend ambtenaar heeft volledige bevoegdheid om de opdracht op te volgen, met inbegrip van het geven van dienstorders, het opstellen van verslagen en stand van zaken, de goedkeuring van diensten, voortgangsstaten en afrekeningen. Hij/zij kan alle wijzigingen aan de opdracht bevelen die over het voorwerp van de opdracht gaan en binnen de beperkingen van de opdracht blijven. Vallen niet onder zijn/haar bevoegdheid, de ondertekening van aanhangsels, en elke andere beslissing of akkoord die een afwijking op de essentiële bepalingen en voorwaarden inhoudt. De aanbestedende overheid wordt voor dergelijke beslissingen vertegenwoordigd zoals bepaald in punt "De aanbestedende overheid". Bijzonder bestek Bxl 1562 Juridische diensten 18

19 Het is de leidend ambtenaar is geen enkel geval toegelaten de modaliteiten (bv. uitvoeringstermijnen ) van het contract te wijzigen, zelfs indien de financiële impact nul of negatief zou zijn. Elke toezegging, wijziging of afspraak die afwijkt van de voorwaarden van het bestek en die niet door de aanbestedende overheid is betekend, moet als nietig te worden beschouwd Onderaannemers (art. 12 tot 15) De opdrachtnemer blijft aansprakelijk ten opzichte van de aanbestedende overheid wanneer hij de uitvoering van zijn verbintenissen geheel of gedeeltelijk aan derden toevertrouwt. De aanbestedende overheid erkent geen contractuele band met derden. In elk geval blijft alleen de opdrachtnemer, wat de uitvoering van de opdracht betreft, aansprakelijk ten opzichte van de aanbestedende overheid. De dienstverlener verbindt zich ertoe om de opdracht te laten uitvoeren door de personen die aangeduid zijn in de offerte, behalve in geval van overmacht. De vermelde personen of hun vervangers worden verondersteld effectief mee te werken aan de uitvoering van de opdracht. De vervangers moeten door de aanbestedende overheid worden erkend Vertrouwelijkheid (art. 18) De opdrachtnemer verbindt zich ertoe om geen reclame te maken over de opdracht zonder voorafgaand schriftelijk akkoord van de aanbestedende overheid. Hij mag wel de opdracht als referentie vermelden in het kader van een overheidsopdracht, op voorwaarde dat hij de staat ervan (bv. "in uitvoering") eerlijk vermeldt en in zoverre de aanbestedende overheid die toestemming niet heeft ingetrokken omwille van een slechte uitvoering van de opdracht Borgstelling (art. 25 tot 33) Voor deze opdracht is geen borgtocht vereist aangezien onderhavig bijzonder bestek een opdracht van diensten uit bijlage II B, categorie 21 betreft Conforme uitvoering (art. 34) De werken, leveringen en diensten dienen in alle opzichten overeen te stemmen met de opdrachtdocumenten. Zelfs bij ontstentenis van technische specificaties in de opdrachtdocumenten, voldoen ze op alle punten aan de regels van de kunst Uitvoeringsmodaliteiten (art. 146 e.v.) Termijnen en clausules (art. 147) Tenzij in de bestelbon anders wordt bepaald, moeten de diensten in principe worden uitgevoerd binnen een termijn van 10 kalenderdagen ingaande de tweede werkdag volgend op de verzenddatum van de bestelbon. De sluitingsdagen voor de jaarlijkse vakanties van de onderneming van de dienstverlener worden niet meegeteld. De bestelbon wordt aan de dienstverlener bezorgd, ofwel per aangetekende zending, ofwel per fax of via ieder ander middel waarmee het mogelijk is de verzenddatum met zekerheid vast te stellen. Verdere briefwisseling betreffende de bestelbon (en de uitvoering van de diensten) volgt dezelfde regels als deze voor het versturen van de bestelbon, telkens wanneer een partij een bewijs wil van haar tussenkomst. Indien de bestelbon later dan de termijn van twee werkdagen ontvangen wordt, mag de uitvoeringstermijn verlengd worden naar rato van de vertraging vastgesteld voor de ontvangst van de bestelbon, op schriftelijke en gemotiveerde aanvraag van de dienstverlener. Indien de dienst die de bestelling plaatste na controle van het schriftelijk verzoek van de dienstverlener deze gegrond of Bijzonder bestek Bxl 1562 Juridische diensten 19

20 gedeeltelijk gegrond acht, deelt de dienst hem schriftelijk mee welke termijn aanvaard is. In geval de formulering van de bestelbon onjuist of onvolledig is en dit de uitvoering van de bestelling in de weg staat, dan moet de dienstverlener de besteller hiervan onverwijld schriftelijk op de hoogte brengen zodat een oplossing kan gevonden worden om de bestelling normaal te laten uitvoeren. Indien nodig verzoekt de dienstverlener om een verlenging van de uitvoeringstermijn van de diensten onder dezelfde voorwaarden als deze voorzien bij laattijdige ontvangst van de bestelbon. In speciaal gemotiveerde noodgevallen mag de aanbestedende overheid een kortere termijn eisen. Die termijn mag in principe echter nooit korter zijn dan 3 werkdagen Plaats waar de diensten moeten worden uitgevoerd en formaliteiten (art. 149) De diensten worden gepresteerd op de werkplek van de aangeduide senior, gevestigde of junior advocaat. BTC kan het verloop van de dienstverlening echter aanpassen en eisen dat de senior, gevestigde en/of de junior advocaat aanwezig is op de zetel van BTC of op een andere plek in België om zijn/hun prestaties uit te voeren. In geval van een vertegenwoordiging in een rechtsgeding voor de rechtbank, wordt de rechtbank beschouwd als de plaats van uitvoering van de diensten. De verplaatsingskosten worden niet berekend in de facturering, noch de verplaatsingstijd Briefwisseling en Documenten/verslagen 1- Briefwisseling De bestelbon wordt steeds per naar de contactpersoon gestuurd, voordat de originele brief aangetekend verstuurd wordt naar het adres dat de dienstverlener heeft opgegeven. In het kader van de uitvoering van de opdracht verloopt de officiële briefwisseling tussen de aanbestedende overheid en de dienstverlener per volgens onderstaande modaliteiten (voor zover daar in de bestelbon niet van wordt afgeweken): - De referenties uit de brief worden in de onderwerpregel van de geplaatst; die referenties worden steeds voorafgegaan door 'BXL 1562'; - Er wordt enkel rekening gehouden met de verzenddatum. De afzender moet in staat zijn om een bewijs te leveren van de verzenddatum. Daartoe zal de verzender de mail op papier afdrukken en dat document bij het origineel van de ondertekende post voegen; - De bestemmeling moet binnen een maximumtermijn van 2 werkdagen een ontvangstbewijs (geen automatisch en het laat het corpus van het originele bericht zien) versturen per mail; - De dienstverlener valideert het binnen de termijn van een werkdag en stuurt ook een planning en budgettering op; - De verzender bewaart een papieren kopie van het ontvangstbewijs en voegt dit bij het origineel van de ondertekende post; - De originele brief wordt steeds verstuurd naar de contactpersoon opgegeven in dit bijzonder bestek (voor de aanbestedende overheid) of in de offerte (voor de dienstverlener) nadat de werd verstuurd. In het kader van de uitvoering van de opdracht verloopt de 'briefwisseling voor het werk' voornamelijk via Documenten/verslagen In het kader van de uitvoering van de opdracht worden de documenten of verslagen aan BTC Bijzonder bestek Bxl 1562 Juridische diensten 20