Zest Academy Kennisinterventies

Transcriptie

1 Zest Academy Kennisinterventies Kosten minimaliseren, baten maximaliseren en soepel op veranderingen ingaan? Dit kan door het creëren van een hoge mate van flexibiliteit en eenduidigheid van kennis. De kanteling van functioneel naar procesmatig organiseren, vraagt inzicht in de totale samenhang van bedrijfsactiviteiten. Optimalisatie is dus niet meer iets van een kleine groep, maar is alleen te realiseren door samenwerking van alle betrokken partijen. Medewerkers moeten dus integratieve kennis in huis hebben en houden! In dit kader is interventie een belangrijk begrip. Een interventie is een ingreep, die wordt uitgevoerd om iets te bereiken. Zest Academy is een kennisinstituut, dat helpt bij het bepalen en uitvoeren van interventies, teneinde kennis over te dragen en te borgen. Niet elke interventie is voor elke organisatie noodzakelijk en effectief. Wij helpen u bij het opstellen van een harmonieus model en interventieplan. Om duidelijk te maken hoe wij dit - tezamen met u - aanpakken, schetsen we eerst een kader dat we in de volgende hoofdstukken uitwerken. 1. Kennis en bedrijf Allereerst bepalen we de relatie tussen kennis en uw bedrijf. 2. Model We kiezen een model waarbinnen interventies kunnen worden gecategoriseerd. 3. Organiseren We bekijken de invloed op het organiseren oftewel het aanwijzen van verantwoordelijken en activiteiten meetbaar maken. 4. Stappen Daarna definiëren we stappen om tot een interventieplan te komen. 5. Diensten en producten Per kwadrant van het interventiemodel vindt u in het laatste hoofdstuk de diensten en producten waar Zest Academy u bij kan helpen. Pagina 1 van 7

2 1. Kennis en bedrijf Binnen een organisatie wordt een strategie ingevuld door functies met taken. Het is echter onvoldoende om bijvoorbeeld bij sturing op kostenoptimalisatie, elke functie zijn taak zo efficiënt mogelijk te laten uitvoeren. Tijdigheid, kwaliteit en andere factoren vereisen een optimale samenhang van taken. Dus, over functiegrenzen heen. Dit betekent dat processen (taakstructuur) op gelijk niveau met de organisatie (besturingsstructuur) komen te staan. Om tot een dergelijke structurering te komen, ondergaan bedrijven grote veranderingen (projecten). Daarnaast wordt er continu geleerd en aangepast tijdens de dagelijkse werkzaamheden. De structuren en ondersteunende systemen liggen dus niet vast. Deze continue groei en afstemming zijn bekend onder de termen Continuous Business Improvement en Continuous System Improvement, oftewel de operatie. De conclusie die we hieruit kunnen trekken is dat de medewerkers voor continue groei en afstemming kennis moeten hebben (en behouden) van de ontwikkelingen en verwachtingen. Helaas is dat niet altijd het geval. We schetsen u de meest voorkomende problemen. kennisverloop; onvoldoende kennis (repair costs); niet relevante kennis (hobbyisme); niet-geïntegreerde kennis (oorzaak-gevolg onbekend); geen extern afgestemde kennis; niet willen/durven toepassen; niet-vastgelegde kennis; verouderde kennis; geen eenduidige kennis. Pagina 2 van 7

3 2. Model Bepalen van het model en type interventies Zest Academy onderscheidt twee aspecten binnen bedrijven: grote veranderingen; continue groei met kleine veranderingen. Wij noemen het scheppen van de voorwaarden (de grote veranderingen) het project, en het goed gebruiken ervan (continue groei) de operatie. Een voorbeeld. Grote veranderingen, zoals ERP-implementaties, slagen niet alleen dankzij een goed uitgevoerd eenmalig project. Zo n project zorgt meestal alleen maar voor de voorwaarden, die nodig zijn om de beoogde doelen te behalen. Het inzetten van deze voorwaarden en een goed gebruik ervan leidt uiteindelijk tot het behalen van de oorspronkelijke doelstellingen zoals opgesteld in de business case. Een project heeft de volgende kenmerken: het is planbaar, te managen, synthetisch, gericht op systemen en logica, bestemd voor een gekozen doelgroep, volgens exact beschreven procedures en resultaat. De uitdaging ligt bij wat wel en wat niet te systematiseren c.q. te maken is. Een aantal eindproducten zijn onder andere: vaardigheden om met de verandering om te gaan (want uiteindelijk moet het door mensen worden gebruikt). In opleidingstermen gaan we van bewust onbekwaam naar bewust bekwaam! informatie over het eindproduct (van hoe het in elkaar zit tot en met hoe het te gebruiken is ). De operatie kenmerkt zich door: spontane veranderingen, lokale oplossingen, het onverwachte en subjectieve, organisch door actie/reactie en feedbackloops. De operatie wordt gevoed door houdingen, meningen en emoties en de uitdaging ligt in de balancering van de communicatie. De operatie voegt de volgende eindproducten toe: wederom informatie, welke al doende persoonlijk is geëxpliceerd en die feedback geeft op de eerder vastgelegde onderdelen; ervaring in het gebruik, het omzetten van de bewust bekwame vaardigheden naar de onbewust bekwame ; attitudes en motivatie om de eindproducten van groeien en projecten optimaal te benutten, om zodoende de eigenlijke doelstellingen te bereiken. Vaardigheden, ervaring en attitudes zijn impliciet of kwalitatief van aard. Dus subjectief of eigen(schappen) van mensen. We noemen dit flow. De informatieonderdelen zijn expliciet en vaak kwantitatief van aard. Dat wil zeggen objectief en los van mensen. Dus op papier of elektronisch. We noemen dit stock (op voorraad). Matrix van het interventiemodel Pagina 3 van 7

4 3. Organiseren Hoe ondersteunt u de interventies? Activiteiten (ook interventies zijn activiteiten) worden meestal alleen uitgevoerd als ze meetbaar zijn en als er iemand voor verantwoordelijk is. Dit betekent dat een interventieplan aan deze eisen moet voldoen. Er moeten zogenoemde KPI s (Key Performance Indicatoren) worden bepaald om de verwachte resultaten te kunnen staven. Bovendien zijn metingen nutteloos als ze niet aan een verantwoordelijke in de organisatie worden gekoppeld. Hieronder vindt u een aantal voorbeelden. Verantwoordelijke Verantwoordelijk voor Project Projectmanager Inhoud Medewerkers moeten hun zaken kennen. Beslissingen en werkwijzen zijn gedocumenteerd. Operatie Procesmanagers Inhoud Medewerkers moeten hun taken kunnen uitvoeren. Werkwijzen evolueren en feedback is nodig. Flow Businessmanager Gebruik/deelname Zorgt voor transitie van bewust onbekwaam naar bewust bekwaam en van daaruit weer naar onbewust bekwaam. Oftewel, van kennen naar kunnen! Stock ICT/productmanager Beschikbaarheid, performance en eenvoud van documentatie/ feedbackmallen en tools. Hierboven hebben we gekeken naar het belang van het vaststellen van de verantwoordelijkheden. Over metingen valt ook een en ander te zeggen. Zo worden de eindproducten in goede projecten al gemeten. De operationele eindproducten, als bekend, kunnen op een identieke manier worden behandeld. De beschikbaarheid van de stock - systemen zijn harde cijfers en dus makkelijk meetbaar te maken. Het gebruik en meten van flow is moeilijk. Immers, hoe meet je het werkelijke gebruik van kennis en het delen van kennis? Er moet eerst bekend zijn wat iemand moet kennen en kunnen. Uit de eerste stappen van het inventarisatieplan komen de vraag-competenties en de aanbodscompetenties (competentie-profielen) aan bod en de hieruit volgende afstemming noemen we competentiemanagement. De operationele opvolging wordt veelal uitgevoerd middels Persoonlijke Ontwikkelings Plannen (POP s). Aan de hand van competentieprofielen bepalen de manager en de medewerker wat er is bereikt en wat er ondernomen gaat worden. Pagina 4 van 7

5 4. Stappen Bepalen van de interventies Een interventieplan ontstaat vanuit een bedrijfssituatie en houdt rekening met aspecten van het kennisinterventiemodel. Ook hier kunnen we een grote stap c.q. project definiëren, of een meer organische benadering kiezen. Voor beiden is het belangrijk om het totale model en het stappenplan te onderkennen. De operationele/organische benadering begint bij de medewerkers zelf. Met een interventieplan dat sterktes en zwaktes inventariseert en bespreekbaar maakt, komen de hierna volgende punten op een evolutionaire manier naar voren. Hieronder vindt u een kant-en-klaar stappenplan met betrekking tot de projectbenadering. Bedrijfssituatie: 1. Bedrijven hebben structuren voor processen (werkstructuur) en voor de organisatie (bestuursstructuur). Deze structuren stellen eisen aan de medewerkers. Zest Academy noemt dat de vraagcompetenties. Deze vraagcompetenties kunnen veranderen door andere markten, visies en ontwikkelingen. 2. Medewerkers hebben capaciteiten en ambities, ook wel aanbodcompetenties genoemd. Tevens heeft iedereen een voorkeur voor een bepaalde leermethode. 3. Het is geen eigenschap van een bedrijf in zijn totaliteit of men leert volgens de huidige of toekomstige structuren, zich ontwikkelt volgens ambities of zelfs een spirituele groei doormaakt. Naast de in punt 2 genoemde individuele ambities zijn er sterke verschillen per bedrijfsonderdeel. Zo zal een afdeling met veel wisselende krachten zich richten op de huidige structuren, en een researchafdeling op de persoonlijke ambities en de bedrijfsvisie. 4. Bedrijven kennen vele kennislekken. Een inventarisatie hiervan is de start van een interventieplan. Interventieplan: 5. Allereerst moeten we de vraag beantwoorden of we willen ingrijpen als gevolg van een grote verandering (project) of om kennis te borgen c.q. evolutionair te ontwikkelen (operatie). 6. We dienen onderscheid te maken tussen impliciete, subjectieve, kwalitatieve interventies enerzijds en expliciete, objectieve, kwantitatieve interventies anderzijds. 7. Waar zit de bottleneck? Gaat het om: het begrip en de interactie met elkaar en de omgeving (relational knowledge, het begrijpen van jezelf en anderen); de structurering van het bedrijf (business knowledge, de besturingsmodellen en marktconforme concepten voor bijv. logistiek, financiën, et cetera); de ondersteunende systemen (system knowledge, het gebruik en inrichting van de ondersteunende systemen); of een combinatie hiervan? 8. Wat nu nog rest is een keuze maken uit de vele mogelijke interventies, rekening houdend met de bekendheid c.q. acceptatie binnen een bedrijfsonderdeel. Pagina 5 van 7

6 5. Diensten en producten Zest Academy kan u helpen om tot een interventieplan te komen. Daarnaast kunnen we vele interventies van het plan, tezamen met u of met behulp van gespecialiseerde partners, invullen. Hieronder vindt u een aantal van deze interventies, gecategoriseerd naar ons interventiemodel. Kennen Zest Academy kan trainingen in vele vormen verzorgen Vaardigheden kunnen worden bijgebracht door uitleg te geven hoe iets in elkaar zit (concept), hoe je iets stap voor stap uitvoert (structuur) en/of door het eenvoudigweg voor te doen en na te laten doen (gebruik). Dit zijn tevens de diverse voorkeursmogelijkheden van individuen om te leren. Onze trainingen zijn dan ook een mix van deze benaderingen (blended learning) en hebben hun focus op de volgende hoofdgebieden: System knowledge ERP (processen en SAP), intensieve (key)user en beheerderstrainingen.vanuit de bedrijfsprocessen verkennen we wat de SAPstandaard biedt en nog meer te bieden heeft via customizing. Wat is een agile aanpak en wat betekent dat voor uw bedrijf. Hoe combineer je ERP en agile, wat is case-based implementeren? Business knowledge De volgende vragen worden tijdens de trainingen beantwoord. Wat zijn bedrijfsprocessen? Hoe bepalen en verbeteren we ze? Speciaal voor de proces verbetering bieden we het gehele Lean Six Sigmaprogramma! Project management middels PRINCE2. Vanuit de APMG school verder nog MoV, MoP en Lean-IT. Verder nog bijvoorbeeld vele Trainingen in Utilities hoek, zoals Smart Utilities en Stroomopwaarts. (PRINCE2, MoV, MoP are registered trademarks of the Cabinet Office) Documenteren Zest Academy levert structuur, mallen, content en tools Informatie vastleggen, is voor meerdere groepen van belang. Gebruikers kunnen er in zien wat ze moeten doen, beheerders hoe iets is samengesteld en managers wat ze kunnen beïnvloeden met welke resultaten. Uiteindelijk draait alles om het uitvoeren van de taken uit de werkstructuren (processen). Goede documentatie begint dan ook met het vastleggen van deze processen tot en met de werkinstructies op het laagste niveau. Daarnaast moet ook de besturingsstructuur zijn vastgelegd. Wie mag/moet wat doen? Om te kunnen testen, opleiden of vergelijken met nieuwe toepassingen, is het onontbeerlijk om bij processen gebruik te maken van goede casebeschrijvingen (typische praktijkvoorbeelden). Hoe zijn de hulpmiddelen aangepast aan de wensen en eisen? Neem bijvoorbeeld een ERP-pakket: wat is de inrichting en op basis van welke beslissingen is deze tot stand gekomen? Welke veranderingen hebben zich in de loop van de tijd voorgedaan, door wie en wanneer? Processen hebben doelen en dus meetbare waarden. Welke status, performance, heeft zo n meting en wat/waar moet ik dan ingrijpen? Bij diverse branches worden eisen gesteld vanuit overkoepelende organisaties of wetgeving, zoals bijvoorbeeld bij de vermaarde Amerikaanse Food & Drugs Association of Sarbanes Oxley. Pagina 6 van 7

7 Kunnen Zest Academy levert awareness en begeleiding Ervaring en attitude begint bij zelfmanagement. Het bedrijf, de afdeling of de groep zijn alleen te verbeteren als individuen zich ervoor in willen zetten. Begeleiding van zo n ontwikkelingsproces is belangrijk en kan op vele manieren. Persoonlijke begeleiding door personal coaching, job rotation (intra company) of exchange (inter company). Kleine groepen met vergelijkbare interesses middels intervisie, scenario-ontwikkeling, case- of process-groups. Het focussen van mensen op bedrijfs- en persoonlijke doelen kan worden ondersteund door competentieprofielen (vraag en aanbod, oftewel het bepalen van het onbewust en bewust onbekwame, maar ook van het aanwezige bewust en onbewust bekwame voor intern gebruik) en worden begeleid via Persoonlijke Opleidings Plannen (POP s). Om snel verbeteringen door te voeren, kunt u gebruik maken van relational knowledge workshops: Relaties managen, markt bepalen, SWOTanalyses (SOAR approach). Het afstemmen van uw processen en doelstellingen op de klant en stakeholders verwachtingen via een Process Performance workshop. SOAR (Strengths Opportunities Aspiration Results) is een Appreciative Inquiry variant van SWOT. Grote verschillen zitten in de positievere benadering, bredere groep van stakeholders (ook klanten, leveranciers en medewerkers) en resultaat gerichtheid. Persoonlijke ontwikkeling, communicatie en teamvaardigheden. Wat is uw favoriete leermethode (Kolb), uw meest gebruikte rol in teams (Belbin), wat zijn uw kernkwaliteiten of metaprogramma s? Kern is het (her)kennen van uzelf en daar bewust iets mee doen c.q. deze kennis te ontwikkelen. Wij bieden workshops op het gebied van: het hoe en wat van zelfsturende teams; oplossingsgericht denken en communiceren; onderhandelen en kritiek geven/nemen. presentatietechnieken; rapportagevaardigheden en interviewtechnieken; time management, vergadertechnieken en nonverbale communicatie. Feedback Zest Academy levert aanpak, structuur, mallen en tools Informatie feedback is de enige manier om documentatie te laten groeien en dus te laten gebruiken. Feedback omvat meer dan alleen het geven van commentaar, het is veeleer een aanvulling vanuit de praktijk. Naast feedback op de gestructureerde informatie in de vorm van het vorige kwadrant, bestaat er ook veel niet-gestructureerde informatie. Het type ondersteuning, tool, is hier dan ook wezenlijk anders. De zogenaamde kennissystemen zijn sterk gericht op het vastleggen, zoeken en weergeven van dit soort gegevens. Denk aan zoekmachines, internet en dus hyperlinked documenten! Het type informatie kan divers zijn. Denk aan publicaties, lessons-learned, FAQ s (Frequently Asked Questions), beslissingen, electronische geeltjes, et cetera. Pagina 7 van 7