Implementatieplan sociaal begeleider. Vervoersorganisatie, Wytze Schouten

Transcriptie

1 Aan: Onderwerp: Gemeente BVO Dran ambtelijk Implementatieplan sociaal begeleider Datum: 30 november 2018 Afzender: Vervoersorganisatie, Wytze Schouten Inleiding Dit is versie 2. Nieuwe en veranderde items zijn geel gemarkeerd. Het bestuur van de BVO DRAN heeft op 1 november besloten om de kortingsregeling medereiziger te laten vervallen en om tegelijk een nieuwe indicatie sociaal begeleider mogelijk te maken, beide met ingangsdatum 1 april Deze memo begint met een een korte checklist Te bespreken met de wethouder. Daarop volgt een implementatieplan dat op hoofdlijnen uitwerkt welke zaken er daarvoor geregeld moeten worden: 1. bewustzijn van de kosten van de indicatie sociaal begeleider 2. gezamenlijke keuzes over de exacte invulling van de reisvoorwaarden waar deze indicatie recht op geeft 3. een overzicht van de zaken die Avan-zijdig moeten worden geregeld, inclusief zaken waarin met de gemeenten wordt afgestemd 4. een tijdlijn die de Avan-zijdige en gemeentezijdige processen in één plaatje weegeeft 5. indicatieprofielen: een handreiking voor indicatiecriteria, die elke gemeente naar eigen keuze kan gebruiken of niet gebruiken 6. handreikingen voor het vaststellen van beleid in jouw gemeente 7. aandachtspunten voor de communicatie door jouw gemeente Het implementatieplan is opgesteld door een werkgroep bestaande uit de gemeenten Wijchen-Druten, Arnhem, regiocoördinator en Vervoersorganisatie, met ondersteuning op communicatie vanuit gemeente Overbetuwe. En dan nu het implementatieplan zelf! 1

2 Te bespreken met de wethouder Keuze Voorbereiding / Toelichting 0. Hebben we behoefte aan invoering van een indicatie medisch begeleider vrije keuze door Avan? 1. Willen we de indicatie sociaal begeleider invoeren? Zo ja, dan goed overwegen of je de sociaal begeleider nu als losstaande indicatie wilt invoeren. Al dan niet als overgang voor de cliënten die je eigenlijk wilt indiceren voor medisch begeleider vrije keuze Vooraf overleg met lokale toegang: welk belang is er volgens hun voor de cliënt? Kosten begroten voor drie scenario s (Nee, Ja selectief, Ja ruimhartig) 2. Zo ja, willen we de indicatie ook invoeren voor cliënten met de voorziening WMO zonder korting? 2. Welke cliënten willen we een brief sturen over de nieuwe indicatie? Deze keuze betreft alleen cliënten die van de gemeente de voorziening WMO zonder korting hebben gekregen. Niet de cliënten die hun km-budget hebben opgemaakt. Kosten uitwerken voor drie scenario s (Alle cliënten, Alle cliënten met medereiziger in 2018, Subgroep veelgebruikers 2018) 3. Geven we alleen informatie of sturen we een aanvraagformulier mee? 4. Willen (en kunnen) we de WMO-raad vooraf, achteraf of niet consulteren? 5. Willen we investeren in extra capaciteit voor indicatiegesprekken, dan wel in een overgangsfase waarin we op basis van bekend gebruik automatisch indiceren? 6. Willen (en kunnen) we de extra kosten 2018 voor de sociaal begeleider melden als tegenvaller? Navragen wanneer de raad vergadert en welke alternatieven er zijn Dit kan nodig zijn als je voorziet dat het niet gaat lukken om alle aanvragen tijdig te beoordelen Doe navraag wat de juiste procedure is i.r.t. begroting. 2

3 1. Wees bewust van de kosten De extra kosten die de indicatie sociaal begeleider veroorzaakt kunnen hoog oplopen. Daar worden hieronder drie redenen voor gegeven. Neem deze overweging mee in al je besluiten, te beginnen met het besluit om deze indicatie voor jouw gemeente wel of niet open te stellen. 1.1 Ongelimiteerd meereizen De indicatie sociaal begeleider toekennen aan een cliënt betekent dat deze cliënt ongelimiteerd (op alle ritten binnen het km-budget) een begeleider mee kan nemen. 1.2 Rit met begeleider verdubbelt de kosten De verdeelsleutel van Avan heeft geen boodschap aan redeneringen als Er is bijna altijd nog een stoel leeg, dus een sociaal begeleider kan niet veel kosten. Zij is onverbiddelijk: voor de sociaal begeleider worden net zoveel reiseenheden berekend als voor de primaire reiziger. De ritbijdrage dekt (net als de ritbijdrage voor de WMO-cliënt zelf) circa 5% van die reiseenheden. De rest betaalt de gemeente. Elke rit met een sociaal begeleider is dus voor de gemeente een rit die 2x zoveel kost. 1.3 Behoefte aan sociaal begeleider is snel aannemelijk Als je de indicatie sociaal begeleider invoert is de kans aanwezig dat deze door de lokale toegang wordt afgegeven aan een groot aantal cliënten. Er zijn immers veel met name oudere cliënten voor wie je makkelijk kunt vaststellen dat zij er baat bij hebben als hun partner meereist. Hoe strenger jouw gemeente is bij het toekennen van de WMO-pas, hoe groter de kans dat de doorsnee cliënt beperkingen heeft waarvan een consulent denkt Dan is het toch wel heel fijn als de partner/mantelzorger meereist. 1.4 Begroting Door het besluit van het bestuur om de korting voor de medereiziger te beëindigen hebben de achttien gemeenten zichzelf na 1 april 2019 een extra kostenpost op doelgroepenvervoer vermeden. Van een besparing is echter geen sprake. Hoe meer indicaties sociaal begeleider jouw gemeente afgeeft, hoe meer van deze extra kosten je alsnog gaat maken. 3

4 Hoe hoog die extra kosten zijn kun je begroten door in de gegevens van 2018 een selectie te maken van de cliënten van wie je verwacht dat zij de indicatie sociaal begeleider zullen krijgen. Bijvoorbeeld cliënten die op 80% of meer van hun ritten een medereiziger hebben meegenomen. De invoering van de sociaal begeleider zal neerkomen op extra uitgaven voor jouw gemeente. Dit betekent (vermoedelijk) dat je er melding over moet doen in het kader van de Voorjaarsnota, of het moet melden als verwachte tegenvaller. 2. Reisvoorwaarden bij Avan Er zijn straks twee vormen van begeleiding die een gemeente kan indiceren voor WMOcliënten: de bestaande indicatie begeleiding noodzakelijk en de nieuwe indicatie sociaal begeleider. Gemeenten bepalen zelf aan wie ze een indicatie toekennen en in beginsel ook op welke gronden ze dat doen. De reisvoorwaarden bij Avan (spelregels / systeemkenmerken) zijn echter uniform. Deze staan hieronder uitgewerkt voor beide indicaties. NB: Het reisprofiel Begeleiding noodzakelijk bestaat al en staat niet ter discussie. Voor een goede afweging is het echter belangrijk om beide profielen naast elkaar te beschouwen. 4

5 Reisprofiel Begeleiding noodzakelijk Bestaande indicatie, geen veranderingen De cliënt mag alleen met Avan reizen als een begeleider meereist Kinderen tot 12 jaar hebben altijd begeleiding noodzakelijk De begeleider is >12 jaar en reist niet in een rolstoel of scootmobiel Geen kosten voor begeleider Kan door Avan worden afgedwongen Indicatie beschikbaar onder alle vervoerregelingen Reisprofiel Sociaal begeleider Nieuwe indicatie, voorgestelde kenmerken de cliënt mag naar eigen inzicht met of zonder begeleider reizen De begeleider is >12 jaar De cliënt en de begeleider kunnen niet allebei in een scootmobiel reizen* de begeleider mag in een rolstoel reizen kosten voor begeleider (50% korting op tarief WMO zonder korting ) Indicatie alleen beschikbaar onder WMO en WMO zonder korting (zie ook par 2.1) Indicatie geldt niet als de cliënt het kmbudget heeft opgemaakt Combinatie beide indicaties: het is niet mogelijk om een cliënt beide indicaties tegelijk te geven ( begeleiding noodzakelijk en sociaal begeleider ). (*) De beperking niet allebei in een scootmobiel wordt om praktische reden ingesteld: Avanbusjes kunnen niet twee scootmobielen tegelijk vervoeren. Het inzetten van twee busjes voor één cliënt met begeleider leidt tot kosten die niet in verhouding staan tot het doel. 2.1 Bijzonder item: WMO zonder korting De indicatie sociaal begeleider is alleen van toepassing op het vraagafhankelijke WMOvervoer, omdat alleen daar sprake is van een ritbijdrage waarop korting kan worden gegeven. Impliciet denken we daarbij meestal aan de reiziger die de indicatie WMO met korting heeft gekregen en die binnen hun kilometerbudget zitten. Dit is de overgrote meerderheid van alle cliënten en ritten. Sommige reizigers vallen echter onder het tarief WMO zonder korting. Dit zijn (a) cliënten die gedurende het jaar boven hun km-budget uit komen en (b) cliënten die van hun gemeente de specifieke voorziening WMO zonder korting hebben gekregen. Voor cliënten die boven hun km-budget uitgaan en daarna op het tarief WMO zonder korting mogen reizen is de indicatie sociaal begeleider niet van toepassing. Deze cliënt kan nog 5

6 steeds een medereiziger meenemen, maar die reist dan met het OV-vangnet, tegen het OVtarief. Let op dat het OV-vangnet geen scootmobielen toestaat (wel rolstoelen). Uitgangspunt van deze keuze is dat de hoge kosten die een sociaal begeleider voor de gemeente veroorzaakt niet meer gerechtvaardigd zijn als de cliënt de vastgestelde voorziening (het km-budget) heeft opgemaakt. De cliënt kan altijd aan de gemeente een aanvulling op het km-budget vragen. De Vervoersorganisatie gaat ervan uit dat een gemeente die kiest voor het activeren van de indicatie sociaal begeleider ervoor kiest om te activeren voor beide voorzieningen ( WMO zonder korting en WMO met korting ). Een gemeenten die hierin wil differentiëren moet dit actief en tijdig aangeven. 6

7 3. Implementatie bij Avan 3.1 Verschillende elementen De implementatie bij Avan en bij de gemeenten moet op elkaar worden afgestemd. Daarom noemen we hieronder ook de belangrijkste elementen van de implementatie die bij Avan plaats zal moeten vinden. Implementatie-item Gemeenten informeren om hoeveel cliënten en euro het gaat MyBility: zichtbaar maken vinkje sociaal begeleider voor alle gemeenten Reisformule vaststellen Afstemmen met RAD Vervoersreglement aanpassen bij Avan Inregelen in alle systemen van DVG etc; instructie voor chauffeurs Avan-brede communicatie via website, callcenter, nieuwsbrief Zichtbaar maken in de maraps Benodigd / Toelichting Voltooid. Gemeenten die geen gebruik willen maken van de indicatie moeten dit tijdig doorgeven aan de Vervoersorganisatie. Besproken op 22 nov. Vastgesteld met deze update van het implementatieplan. Concept van reisformule neerleggen bij RAD. Actie Vvo Actie Vvo Actie Vvo Avan communiceert over einde korting medereiziger vanaf 1 feb. Idem, t.z.t. 3.2 Communicatie vanuit Avan Om de reiziger niet te overvallen met veel gelijktijdige wijzigingen op 1 januari, is het voornemen om vanuit Avan m.i.v. 1 februari te gaan communiceren over het aflopen van de medereizigersregeling. Dit geeft gemeenten de ruimte om vóór die tijd beleid en indicatieregels vast te stellen en hun eigen communicatie te voeren richting cliënten. 7

8 Avan zal communiceren via de website en de nieuwsbrief en zal via het callcenter en de online reservering cliënten informeren over het einde van de korting voor de medereiziger. 4. Tijdlijn Aandachtspunten in de planning zijn het consulteren van de WMO-raad, het nagaan of een raadsbesluit noodzakelijk is. En bovenal: het afstemmen van communicatie op de datum 1 februari. Op dat moment horen cliënten voor het eerst van Avan dat de korting voor de WMO-medereiziger op 1 april zal stoppen. Om onnodige vragen van cliënten te voorkomen is het verstandig om vóór die datum de (sub)doelgroep te informeren over een mogelijkheid om de indicatie sociaal begeleider aan te vragen. 5. Indicatieprofielen Een gemeente kan zelf kiezen om de indicatie sociaal begeleider wel of niet te hanteren. Een gemeente bepaalt ook zelf op basis van welke criteria zij de indicatie sociaal begeleider toekent. En of die criteria wel of niet worden vastgelegd in een collegebesluit. 8

9 Diagram: impressie van sociaal begeleider in relatie tot andere vormen van iemand die meereist met een WMO-cliënt In het ambtelijk en bestuurlijk overleg in oktober/november is afgesproken dat gemeenten streven om niet onnodig van elkaar af te wijken in het toekennen van deze indicatie. Daarom wordt hier een vrijblijvend voorstel gegeven voor mogelijke indicatiecriteria. Als gemeente kun je bij de indicatie gebruik maken van: 1. algemene criteria 2. voorbeelden 3. bekend reisgedrag 4. andere indicaties 9

10 5.1 Algemene criteria Indicatie Begeleiding noodzakelijk Bestaande indicatie, geen veranderingen Abstracte criteria: Indicatie Sociaal begeleider Nieuwe indicatie, voorgestelde criteria Abstracte criteria: de cliënt kan niet veilig reizen zonder begeleiding van deur tot deur de indicatie kan tegen de wil van de cliënt in worden toegekend 1 de indicatie is mogelijk bij alle regelingen (leerlingen, dagbesteding, jeugdwet, WMO-pas) de cliënt heeft soms, maar niet altijd een reële behoefte aan begeleiding de cliënt kan zelf beoordelen wanneer begeleiding nodig is de behoefte aan begeleiding is groter dan voor de gezelligheid of om voordelig samen te reizen de indicatie geldt alleen voor cliënten met de reguliere WMO-pas de indicatie geldt niet voor cliënten met de voorziening WMO zonder korting (*) (*) Elke gemeente kan bij Avan aangeven dat de indicatie sociaal begeleider ook moet worden opengesteld voor cliënten met de voorziening WMO zonder korting. Snap je niet waarom er in paragraaf 2 iets anders staat over WMO met korting, bel dan even. Discussiepunt: noodzaak en kosten Een lastig punt is het contrast tussen betalen en noodzaak. De WMO gaat ervan uit dat er pas een voorziening wordt gegeven als er sprake is van behoefte (noodzaak). En als die behoefte er wel is, is het niet passend dat daarvoor extra kosten in rekening worden gebracht. Deze discussie kunnen we niet oplossen binnen het kader van de indicatie sociaal begeleider. De indicatie sociaal begeleider wordt ingevoerd in samenhang met het einde van de kortingsregeling voor de medereiziger. 1 Vaak is begeleiding ten dele noodzakelijk uit overweging van de veiligheid van cliënt, chauffeur en medepassagiers 10

11 Het is denkbaar dat op een later tijdstip wordt gekeken naar een indicatie optionele medische begeleider die het bovenstaande probleem adresseert voor een specifieke doelgroep die soms wel, soms niet een aantoonbare behoefte aan begeleiding heeft. 5.2 Voorbeelden We geven hier enkele voorbeelden van typen cliënten / aandoeningen / omstandigheden waarbij de indicatie sociaal begeleider aan de orde kan zijn. Indicatie Begeleiding noodzakelijk Bestaande indicatie, geen veranderingen een cliënt die in het voertuig epileptische aanvallen kan krijgen een cliënt met Alzheimer die wellicht aangeeft Ik moet er hier uit omdat hij op straat iets herkent een cliënt met ernstige verstandelijke beperking bij wie moet worden toegezien dat ze naar binnen gaat cliënt met angststoornis die (in voertuig of tot aan de voordeur) in paniek kan raken Indicatie Sociaal begeleider Nieuwe indicatie, voorgestelde kenmerken blinde cliënt die naar bekende bestemmingen prima zelf kan reizen, maar die op onbekende plekken graag iemand bij zich heeft een cliënt met een spierziekte, die op goede dagen een eenvoudige rit prima zelf kan maken zorgmijders. Mantelzorgers kunnen de cliënt helpen om vereenzaming te voorkomen door samen op pad te gaan. een kind van 15 jaar dat met de taxi naar de stad gaat om iets te kopen; een ouder wil graag meereizen i.v.m. toezicht een bewoner van een verzorgingshuis (met rollator) die meestal zelf kan reizen, maar bij koude of gladheid hulp nodig heeft angst: cliënt kan overdag zelf met taxi, is s avonds te bang 5.3 Bekend reisgedrag Gemeenten hebben van de Vervoersorganisatie een filterbare lijst ontvangen van cliënten die in het afgelopen jaar tenminste eenmaal met een medereiziger hebben gereisd. Bij deze cliënten staan ook extra gegevens vermeld, zoals welk deel van de reizen van deze cliënt met en zonder medereiziger was. En wat de kosten waren (indicatief). Je kunt dit reisgedrag als uitgangspunt nemen voor de toekenning van de indicatie aan bestaande reizigers. 11

12 Het is aannemelijk dat cliënten die vaak (in aantal ritten en/of in het aandeel van hun ritten) met een medereiziger gereisd hebben, eerder in aanmerking zullen komen voor de indicatie sociaal begeleider. Het gaat dan bijvoorbeeld om cliënten die meer dan 80% van hun ritten met een medereiziger hebben gemaakt en die in totaal meer dan tien ritten (5x heen en terug) met een medereiziger hebben gemaakt. 5.4 Andere indicaties Een eenvoudige manier om te indiceren is om af te gaan op indicaties die door andere instanties worden afgegeven. Dit is niet even nauwkeurig als een keukentafelgesprek, maar kan uit het oogpunt van uitvoeringskosten toch efficiënt zijn: het bespaart de kosten van eigen onderzoek. Vergelijkbaar met het automatisch indiceren van 85-plussers. Hierbij is met name de landelijke OV-begeleiderskaart 2 (NS) interessant. De aanvraag voor deze kaart wordt getoetst door een arts. Er is dus een significante drempel voor de cliënt. De criteria die voor de OV-begeleiderskaart worden gesteld 3 komen in belangrijke mate overeen met het bovenstaande profiel voor sociaal begeleider. Let op fysieke vs mentale beperkingen Een belangrijk verschil is dat je een OV-begeleiderskaart kunt krijgen op grond van een mentale of psychische beperking of aandoening. Bij Avan willen we in dat geval echter dat de cliënt altijd een begeleider meeneemt. Tenslotte wil je (vermoedelijk) als gemeente ook een eigen oordeel kunnen vellen en niet alleen op een OV-begeleiderskaart afgaan. In de concept-brief voor cliënten Sjabloon brief aan geselecteerde cliënten over indicatie sociaal begeleider worden de relevante fysieke criteria van de OV-begeleiderskaart overgenomen en worden de mentale/psychische beperkingen juist als uitsluitingsgrond voor de indicatie sociaal begeleider genomen. Als je de OV-begeleiderskaart als ingangseis stelt, zullen naar verwachting slechts enkele procenten van de WMO-doelgroep op die indicatie aanspraak zullen maken. Deze verwachting is gebaseerd op ervaringen uit de tijd van de Stadsregiotaxi. Mocht je deze route overwegen, neem dan contact op met Wytze Schouten voor een aantal aandachtspunten op detailniveau. 2 De OV-begeleiderskaart is bedoeld voor mensen die zonder begeleider niet kunnen reizen met bus of trein. De begeleider reist gratis mee. De pashouder kan hierdoor weliswaar met het OV reizen, maar is niet zelfstandig (immers: afhankelijk van begeleiding) en kan daardoor ook in aanmerking komen voor een WMO-pas

13 6. Beleid vaststellen per gemeente 6.1 Indicatie wel of niet gebruiken? Stap 1 voor jouw gemeente is om te bepalen of jullie de indicatie sociaal begeleider wel of niet willen gebruiken. Een gemeente die de indicatie sociaal begeleider niet wil hanteren, doet er goed aan om dit expliciet aan te geven bij de Vervoersorganisatie, zodat het vinkje sociaal begeleider in MyBility onzichtbaar of onklikbaar gemaakt kan worden voor consulenten. Bepaal ook of je de indicatie sociaal begeleider wel of niet wilt toepassen op de voorziening WMO zonder korting. Maak je geen keuze, dan is de indicatie voor deze voorziening niet opengesteld. 6.2 Indicatiecriteria vaststellen Gebruik hierbij hoofdstuk 3 als inspiratie. Enkele aandachtspunten: Het ligt voor de hand om de WMO-raad hierbij te betrekken. Afhankelijk van de WMOverordening in jouw gemeente kan het ook nodig zijn om beleidsregels door het college te laten vaststellen. Als jouw gemeente de wens heeft om t.z.t. een indicatie medisch begeleider eigen keuze in te voeren wanneer Avan dat mogelijk maakt, kun je overwegen om direct een helder afwegingskader op te stellen voor de drie vormen van begeleiding. Dit voorkomt dat je cliënten later een ingewikkeld verhaal over veranderende indicaties moet voorschotelen. 6.3 Overgangsbeleid overwegen Je kunt als gemeente overwegen om een vorm van overgangsbeleid te voeren. Dit kan bijvoorbeeld inhouden: cliënten op basis van hun bekende reisgedrag tijdelijk de indicatie verstrekken zonder voorafgaande aanvraag. Bijvoorbeeld voor 3 maanden. De lokale toegang zal dan bij al deze cliënten vóór 1 april de indicatie sociaal begeleider moeten uitvinken. En deze op 31 juni weer uitvinken, tenzij de cliënt in de tussentijd op gesprek is geweest. 13

14 5.4 Let op de 100%-cliënten Het is ook de moeite waard om speciaal te kijken naar de cliënten die afgelopen jaar 100% van hun ritten met een medereiziger hebben gereisd. Met name naar de subgroep daarvan die regelmatig hebben gereisd. Er is reden om aan te nemen dat deze cliënten de medereiziger 100% nodig hebben. Er kan dan sprake zijn van een situatie die de indicatie begeleiding noodzakelijk rechtvaardigt. Dit is voor de cliënt voordelig omdat bij deze indicatie de begeleider gratis meereist. 7. Communicatie 7.1 Brief aan (geselecteerde) cliënten De communicatie naar reizigers over het vervallen van de korting voor de medereiziger wordt door Avan verzorgd. Er wordt vooralsnog gekozen om dit door te geven via de digitale kanalen (website, nieuwsbrief) en het callcenter, maar om geen brieven te versturen. Voor de gemeente ligt het versturen van een brief meer voor de hand. Grofweg zijn er de volgende opties voor de doelgroep: 1. Alle WMO-cliënten aanschrijven 2. Alleen geselecteerde cliënten aanschrijven En de volgende opties voor wat betreft de inhoud: Strekking van de brief Alleen informeren over einde korting medereiziger. Ook informeren over invoering indicatie sociaal begeleider. Informeren; ook uitnodigen voor een indicatiegesprek. Wij kennen de indicatie voorlopig Aandachtspunten Dit is niet strikt noodzakelijk omdat Avan de reizigers hierover informeert en omdat de korting medereiziger geen WMO-voorziening is. Voor deze boodschap (gericht aan geselecteerde cliënten) wordt een conceptbrief verspreid. Dit ligt het meest voor de hand. Voor deze boodschap (gericht aan geselecteerde cliënten) wordt een conceptbrief verspreid. Hiermee nodig je uit tot een hoge respons en dus (potentieel) veel indicaties. Alleen relevant als je kiest voor een 14

15 toe, uitnodigen voor een indicatiegesprek. overgangsregeling. 7.2 Andere kanalen Neem voor de communicatie sowieso contact op met jouw afdeling Communicatie. Denk in elk geval aan de volgende kanalen: KCC Het klantcontactcentrum moet een document met basisinformatie hebben op het moment dat Avan begint met communiceren. Cliënten bellen vaak met de gemeente als ze niet tevreden zijn met veranderingen bij Avan. Het volstaat vermoedelijk om het bovengenoemde briefsjabloon te sturen. Lokale sufferd De WMO-doelgroep leest relatief vaak huis-aan-huisbladen. Website gemeente Nieuwsbrief lokale toegang 15