Erasmus+ Startbijeenkomst Strategische Schoolpartnerschappen. Utrecht, 1 november 2017

Transcriptie

1 Erasmus+ Startbijeenkomst Strategische Schoolpartnerschappen Utrecht, 1 november 2017

2 Wat gaan we doen? 10:00-11:00 Informatie over projectmanagement schoolpartnerschappen 11:00 11:15 Erasmus+ in de praktijk: t Atrium Bianca van der Heijden 11:15-11:30 Koffie en thee 11:30 13:00 Workshop impact & dissminatie 13:00-14:00 Lunch 14:00-15:00 Training Mobility Tool+ 15:00-15:15 Plenaire afsluiting

3 Het Erasmus+ po/vo team

4 Voordat we beginnen. 1. Stel jezelf voor aan je buurman 2. Wat is je verwachting van vandaag?

5 Erasmus+ KA2 voor primair en voortgezet onderwijs Totaal nieuw programma per 2014 én recente wijzigingen Call 2016 en Call 2018 Rijke invulling: Goed voorbeeld Impact van het project: Welke verandering wil je teweegbrengen met jouw project?

6 NA Erasmus+ Nationale Agentschappen in Nederland Website Nieuwsbrief Erasmus+ #Erasmusplus-NL/ liken FB altijd handig

7 Aantal aanvragen KA Aanvragen Toekenningen

8 Aantal NL partners in KA

9 Aanvraagronde 2017 KA2 Veld PO/VO Ontvankelijke aanvragen Voldoende kwaliteit 51 (15+36) 34 (67%) (12+22) Geselecteerd 34 (12+22) Reserve 0 Slagingspercentage Budget DoI EoP 67% 6 miljoen 3,5 miljoen 2,5 miljoen

10 Analyse Call 2017 Scherpe daling in aanvragen tot een halt gekomen Twee selectielijsten Kwaliteit aanvragen Prioriteiten en thema s

11 Subsidieovereenkomst Part 1 - Special conditions (Grant Agreement- Contract) Annex I - Algemene voorwaarden (EN) Ontvangen Website Annex II - Budgetoverzicht Annex III - Financiële en contractuele bepalingen (EN) Annex IV Bedragen eenheidskosten (EN)

12 Subsidieovereenkomst KA219 Schools Only Contract Wie? Coördinator en partners Subsidie Projectmanagement Contactpersoon NA Voortgangsrapportage en/of tussenrapportage Eindrapportage inhoudelijk Coördinator en partners Coördinator en partners Coördinator en partners Coördinator en partners Coördinator Eindrapportage financieel Coördinator en partners ieder over eigen deel

13 Projectmanagement

14 Verantwoordelijkheden projectcoördinator Coördinatie projectuitvoering en afstemming onderlinge afspraken met partners volgens de regels in de subsidieovereenkomst Inlichten NA over veranderingen in project Verantwoordelijk (lead role) voor inhoudelijke eindrapportage namens alle partners bij coördinerend NA

15 Verantwoordelijkheden partners Algemeen: (Mede) verantwoordelijk voor de uitvoering van het project en in het bijzonder voor zijn of haar aandeel daarin. Nakomen van onderlinge afspraken voor een goede implementatie van het project. Verplichtingen partner: Tijdig informeren van de coördinator en NA over wijzigingen en eventuele problemen Tijdig aanleveren van gegevens en documenten die nodig zijn voor rapportages, audits, checks, evaluaties etc.

16 Locatie projectactiviteiten Alle activiteiten moeten plaats vinden in de landen van de scholen die deelnemen aan het project. Uitzondering: Activiteiten kunnen ook plaatsvinden in een standplaats van de instituties van de EU, zelfs als in het project geen scholen deelnemen die uit dat land komen (Brussel, Frankfurt, Den Haag, Straatsburg, Luxemburg)

17 Budgetposten uitgelicht

18 Budget per kostenpost De kostenposten: Project Management & Implementation Transnational Project Meetings Learning, Teaching, Training Activities Special Needs Exceptional Costs

19 Budget per kostenpost Project management & implementatie Lumpsum Berekening: aantal maanden en aantal partners Triggering event: implementatie van de activiteiten en het produceren van de output zoals beschreven in de aanvraag en goedgekeurd door het NA Supporting documents: beschrijving van de activiteiten en de output. Outputs dienen beschikbaar te zijn via het Erasmus+ Project Result Platform

20 Budget per kostenpost Transnational project meetings Unit costs Berekening: zie bijlage III, 1.2 B (a-d) vast totaalbedrag voor reis & verblijf afhankelijk van afstand (enkele reis) Triggering event: fysieke deelname Supporting documents: Voor reis: door de ontvangende organisatie ondertekende bewijs van deelname (naam deelnemer, doel activiteit, start- & einddatum) Indien deelnemer van andere locatie komt dan zijn reguliere verblijfsplaats en de distance band wijzigt daardoor reisdocumenten als bewijs toevoegen Voor deelname: ondertekende deelnemerslijst (zie pag 2 annex III) Agenda & de gebruikte documenten

21 Budget per kostenpost Learning, teaching, training activities Unit costs Berekening (zie bijlage I.2 C a-d): Travel: berekening op basis van distance band Individual support: docent & leerling, short term & long term Linguistic Support: alleen indien long term teaching or training assignments. 150 per deelnemer Triggering event: deelname Supporting documents: door de ontvangende organisatie ondertekende verklaring van deelname Indien deelnemer van andere locatie komt dan zijn de vestigingsplaats school/organisatie en de distance band wijzigt daardoor reisdocumenten als bewijs toevoegen Let op: accompanying persons=docenten!

22 Budget per kostenpost Special needs Werkelijke kosten Berekening: zie Annex III, II.1 op basis van werkelijke kosten Alle kosten die direct gerelateerd zijn aan die deelnemers en begeleiders Supporting documents: rekening met naam en adres van de organisatie, beschrijving, bedrag en datum.

23 Budget per kostenpost Exceptional costs: 75% van de werkelijke kosten (max ) Bijdrage voor: goederen (ook huur en lease) en diensten; subcontracting Supporting documents: zie bijlage III, artikel II.2B (a-c)

24 Overheveling tussen posten Overheveling zonder amendement Transfer tot 20% mogelijk tussen kostenposten Voorwaarden: Geen overheveling mogelijk naar projectmanagement & implementation Geen overheveling mogelijk naar exceptional costs Het budget binnen een bepaalde kostenpost mag max. 20% hoger zijn dan toegekend Er kan overgeheveld worden naar de post Special Needs, ook indien in eerste instantie niet gebudgetteerd. In dat geval vervalt voorwaarde 3

25 Projectcyclus Startdatum / Einddatum verschillend! Contract verzonden augustus 2017 Betaling 40%-40%-20% * Rapportages in MobilityTool+ Voortgangsrapportage Interimrapportage Eindrapportage

26 Betalingstermijnen Eerste voorschot na ondertekening contract 40% van totale subsidiebedrag Tweede voorschot van 40% na ontvangst interim rapportage als blijkt uit MT+ dat 70% van de 1e betaling is gebruikt. Dit moet aangeven worden in de rapportage. Na goedkeuring final report eindafrekening (nog max 20%)

27 Rapporteren & checks

28 Rapporteren Progress report: vanaf 25 mnd- 36 maanden. Beoordeling door NA. Basis voor eventuele extra monitoring Interim report: halverwege project en/of indien verzoek tot betaling volgende voorschot beoordeling door externe expert (coordinator) en NA (partners). Basis voor eventuele extra monitoring Rapportages worden ingediend in Mobility Tool+

29 Rapporteren: final report Final report (check): binnen 60 dagen na einddatum van het project beoordeling door externe expert Coördinatoren verantwoordelijk voor inlevering rapport op basis bijdragen partners en eigen financieel deel Partners rapporteren over eigen financieel deel + kort narrative report (ervaringen in project) Coördinatoren verantwoordelijk voor uploaden projectresultaten in European Results Platform

30 Erasmus+ Project Results Platform

31 FR Assessment: Scoring Beoordeling final report (1) Scoring per Criterion: Key Stages CRITERION Application Final Report NOTABLE CHANGES Relevance Fewer points during Final Report Assessment. Greater focus on relevance of project results (to selected field/s, sector/s, user groups, stakeholder audiences and priority areas). Quality of Project Design / Implementation Scores more highly during Final Report Assessment. Focus on quality of project delivery - activities and outputs - rather than on project design. Quality of Project Team / Cooperation Fewer points during Final Report Assessment. Focus on partner contributions and mechanisms to facilitate this - rather than the nature and profile of partners / partnership. Impact and Dissemination Scores more highly during Final Report Assessment. Focus on project legacy (individual and institutional levels), on sustainability potential and on efforts made to market and promote end project results to new (wider) audiences. TOTAL Note: at the point of application, there are minimum thresholds used in each of the award criteria (usually 50%) but these do not apply during final report assessment.

32 Beoordeling final report (2) FR Assessment: Scoring Scoring and Consequences At both the APPLICATION stage and the FINAL REPORT (FR) stage, assessments are scored out of 100. During FR assessment, however, there are financial consequences for those projects scoring less than 50 points overall. VERY GOOD - BEST PRACTICE GOOD - SATISFACTORY WEAK Scoring Categories and Definitions Rated good to excellent with results worthy of promoting more widely (good practice) Rated average to good; some deviations and/or recommendations but no major areas for concern. Serious concerns regarding quality of project implementation; objectives not met; limited explanation Scoring Range points points 0-49 points Consequence No reduction No reduction Grant reduction from 25% to 75%

33 Beoordeling final report (3) Indien slechte, gedeeltelijk of te late projectimplementatie, kan subsidie worden gereduceerd. De hoogte van de reductie is afhankelijk van de beoordeling van het eindrapport: 25% bij score onder 50 punten en minimaal 40 50% bij score onder 40 punten en minimaal 25 75% bij score onder 25 punten

34 Bewijslast Bij progress, interim en final report supporting documents alleen nodig van Special Needs support en Exceptional costs (gebaseerd op werkelijke kosten) Voor overige posten dienen de supporting documents opvraagbaar te zijn (voor bijvoorbeeld desk check of on the spot check) Bewaartermijn 5 jaar (3 jaar indien subsidie niet hoger dan )

35 Controles en audits NA monitort voortgang projecten via de MobilityTool+ NA controleert alle rapportages, maar voert ook enkele on-the-spot checks uit tijdens én na looptijd projecten NA controleert bewijsstukken steekproefsgewijs (desk check) Bewaarplicht: 3 of 5 jaar na eindafrekening (Bijlage I, artikel II.27.2)

36 Primairy checks Zie bijlage III - V. provisions of supporting documents Final Report (desk check, output European project result platform) On-the-spot check during action (activiteit & deelnemers) On-the-spot check after action (final report, dossiers, boekhouding)

37 Praktische zaken Contract Amendementen Kleine wijzigingen Zichtbaarheid EU logo & info over funding Survival kit projectcoördinatoren: Monitoring en advies Erasmus+ festival: 7 december

38 Zichtbaarheid EU logo

39 Vragen en opmerkingen Welke opmerkingen en / of tips willen jullie ons meegeven? Welke vragen hebben jullie nog?

40 Contactgegevens Nationaal Agentschap Erasmus+ Onderwijs & Training Sector primair en voortgezet onderwijs Nuffic Kortenaerkade 11 Postbus LT Den Haag Tel. po/vo team: Tel. algemeen: