2 oktober 2018, Brussel KICK OFF KA2 - CALL 2018

Transcriptie

1

2 2 oktober 2018, Brussel KICK OFF KA2 - CALL 2018

3 KA2 - STRATEGISCHE PARTNERSCHAPPEN KA229 SCHOOL EXCHANGE PARTNERSHIPS

4 Doel van de vergadering U wegwijs maken in de projectadministratie: Programmaregels Contractuele regels Tools (EPRP, Mobility Tool+) de projectuitvoering: Kwaliteitsvolle mobiliteiten Naar een project met impact U gelegenheid bieden tot netwerking en peer learning

5 Programma 09u30: wie is wie basisregels 11u00: pauze contracten EPRP 11u30: Mobility Tool+ 12u30: lunch 13u30: peer learning 15u30: individueel projectadvies (facultatief)

6 Wie is wie?

7 Team VEF Teamleider Vlaamse en Europese fondsen Wim Cloots Dossierbeheerders - contactpersonen Bart Claes Jolien Snoeck Stafmedewerker Vlaamse en Europese fondsen Jan Ceulemans IT verantwoordelijke Frederik Van Crombrugge

8 Communicatie met Epos Met wie neemt u contact op? Dossierbeheerders = contactpersonen Bart Claes Jolien Snoeck voornaam.familienaam@epos-vlaanderen.be + projectnummer! Wie van Epos neemt contact met u op? i.f.v. onderwerp maar meestal uw dossierbeheerder

9 KA229 : basisregels

10 School Exchange Partnerships (SEPs)? Erasmus+ Programme Guide, p. 116! Een vorm van Strategische Partnerschappen (voor de uitwisseling van goede praktijken), dus: Capaciteitsopbouw (of schoolontwikkeling) uitwisseling van personeel & leerlingen use etwinning to work together before, during & after the mobility activities Enkel voor scholen (2-6) Duur: maand (of max 36 maand indien ook long-term pupil mobility)

11 School Exchange Partnerships (SEPs)? Erasmus+ Programme Guide, p. 116! Budget: max EUR/project/jaar o.b.v. forfaitaire bedragen en enkel voor Projectbeheer en uitvoering = project management & implementation (PMI) Short-term exchanges of groups of pupils (3d-2mnd) Short-term joint staff training events (3d-2mnd) Long-term study mobility of pupils (2-12 mnd) Long-term teaching/training assignments (2-12 mnd) (dus geen apart budget voor projectmeetings, disseminatieactiviteiten, : vallen allemaal onder PMI!)

12 School Exchange Partnerships (SEPs)? Erasmus+ Programme Guide, p. 116! Organisatie: Elke school een contract met het eigen Nationaal Agentschap Elke school een eigen budget (= geen verschuivingen onderling mogelijk!) Coördinerende school = verantwoordelijk voor algemene inhoudelijke rapportering Elke partnerschool (incl. coördinator) = verantwoordelijk voor eigen financiële rapportering

13 Toelichting bij het contract

14 Inleiding Eerste en belangrijkste referentie => volledig lezen! Toelichting: capita selecta Engels vs Nederlands KA2 strategische partnerschappen KA201 schoolonderwijs KA202 beroepsonderwijs en -opleiding KA203 hoger onderwijs KA204 volwasseneneducatie KA229 School Exchange Partnerships Begunstigde ( beneficiary ) vs deelnemer ( participant ) Coordinator vs beneficiaries (= incl. coordinator) monobeneficiary vs multibeneficiary 14

15 Aanhef Inhoud Bijzondere voorwaarden Bijlage I algemene voorwaarden Bijlage II beschrijving van het project en de begroting Bijlage III financiële en contractuele regels Bijlage IV geldende tarieven 15

16 Aanhef Volgorde van prioriteit: Bijzondere voorwaarden Bijlage I algemene voorwaarden Bijlage III financiële en contractuele regels In Bijlage II: begroting van het project heeft voorrang op beschrijving van het project Bijlage I, III en IV : website Epos (downloads)

17 Aanhef Inhoud Bijzondere voorwaarden Bijlage I algemene voorwaarden Bijlage II beschrijving van het project en de begroting Bijlage III financiële en contractuele regels Bijlage IV geldende tarieven 17

18 Bijzondere voorwaarden Art. I.2 inwerkingtreding en duur van de overeenkomst Duur = max 24 maand (tenzij met long-term pupil mobility) Alle activiteiten binnen de projectperiode 18

19 Bijzondere voorwaarden Art. I.3 Maximaal bedrag en vorm van subsidie I.3.1 toegekende subsidie voor de uitvoering = maximumbedrag I.3.2 subsidie = combinatie van (vooral) unit contributions ( forfaits per eenheid ) (heel soms) vergoeding voor gemaakte ontvankelijke kosten ( real costs ) Regels in Bijlage III 19

20 Bijzondere voorwaarden I.3.3 overdracht tussen begrotingsposten zonder amendement Verschuiven mag (mits in overeenstemming met de doelstellingen in de aanvraag) Posten Projectbeheer en uitvoering en Uitzonderlijke kosten mogen niet toenemen Post specifieke behoeften mag niet overgedragen worden naar andere posten 20

21 Bijzondere voorwaarden Art. I.4 Bepalingen mbt rapportering en betaling OFWEL, bij projectduur max. 24 mnd: Voorschot van 80% (binnen 30d na ondertekening contract) Saldo: na eindrapport Geen tussentijds rapport, wél steeds MT+ actueel houden!! OFWEL, bij projectduur langer dan 24 mnd: Voorschot 40% (binnen 30d na ondertekening contract) Interimrapport (via MT+) na helft projectperiode + 60d en/of minimum 70% van het eerste voorschot opgebruikt (indien beide niet samenvallen: meerdere interim reports) is een vraag tot uitbetaling van een tweede voorschot van 40% (mits 70% van eerste voorschot opgebruikt) Saldo: na eindrapport 21

22 Bijzondere voorwaarden Art. I.4 Bepalingen mbt rapportering en betaling (vervolg) Eindrapportering ( final report ) na einddatum contract + binnen de 60d Via Mobility Tool+ en (enkel door de coordinator) via Project Results Platform (EPRP) Rechtvaardiging van het gevraagde subsidiebedrag Ondersteunende documenten: cf. infra Is meteen ook het verzoek om het project financieel af te handelen (saldo of terugvordering) 22

23 Bijzondere voorwaarden Art. I.4 Bepalingen mbt rapportering en betaling (vervolg) Eindrapportering ( final report ): Coördinerende school verzamelt de bijdragen van de partners in het project maakt inhoudelijk eindverslag over hele project Laadt projectresultaten op in EPRP maakt eigen financieel verslag Partnerschool levert inhoudelijke bijdrage voor het eindverslag én voor EPRP aan de coordinator maakt beperkt inhoudelijk verslag ( eigen kijk ) maakt eigen financieel verslag 23

24 Bijzondere voorwaarden Art. I.4 Bepalingen mbt rapportering en betaling (vervolg) Eindafrekening (door Epos) Evaluatie van het eindverslag: werden de engagementen uit de aanvraag ook uitgevoerd? Binnen 60 kalenderdagen na ontvangst eindrapport Opschorting periode mogelijk Finaal bedrag voor het project wordt bepaald tijdens de evaluatie van het eindrapport voorschot < door NA aanvaarde bedrag => betaling saldo voorschot > door NA aanvaarde bedrag => terugvordering (verrekening met uitstaande schulden mogelijk)

25 Bijzondere voorwaarden Art. I.5 Bankrekening voor betalingen IBAN op naam van de organisatie (geen privé-personen!) Art. I.6 Contactgegevens Dadelijk doorgeven indien ze veranderen! Art. I.7 Bescherming en veiligheid van deelnemers Begunstigde hanteert doelmatige procedures en regelingen voor de bescherming en veiligheid van deelnemers Begunstigde ziet toe op afdoende verzekering voor deelnemers Art. I.8 Gebruik van resultaten onderwijsmateriaal kosteloos + via Open Licentie beschikbaar via internet

26 Bijzondere voorwaarden Art. I.9 Gebruik van IT-instrumenten Mobility Tool+: verplicht voor registratie van alle activiteiten in het kader van het project + voor eindrapport Verspreidingsplatform: = Erasmus+ Project Results Platform (E)PRP door de coordinator obv de input door de partners (bv. Projectresultaten) 26

27 Bijzondere voorwaarden Art. I.10 Subcontracting Niet van toepassing binnen KA229 Art. I.11 zichtbaarheid van Europese financiering visual identity 27

28 Art. I.11. Zichtbaarheid van de Europese financiering Instructies en logo s: Verplicht in alle communicatie- en promotiemateriaal: co-funded by of the Erasmus+ programme of the European Union of With the support of the Erasmus+ programme of the European Union en vertalingen van deze formuleringen Toestemming vragen voor gebruik logo op studies en publicaties

29 Bijzondere voorwaarden Art. I.12. Ondersteuning van deelnemers ofwel de forfaits integraal overschrijven naar de deelnemers ofwel in natura door reis, verblijf, te betalen voor deelnemers (mits passende kwaliteits- en veiligheidseisen ) ofwel een combinatie mits eerlijke en gelijke behandeling van alle deelnemers 29

30 Bijzondere voorwaarden Art. I.14 Specifieke afwijkingen van Bijlage I wijzigingen van Algemene Voorwaarden (Bijlage I) 30

31 Aanhef Inhoud Bijzondere voorwaarden Bijlage I algemene voorwaarden Bijlage II beschrijving van het project en de begroting Bijlage III financiële en contractuele regels Bijlage IV geldende tarieven 31

32 Bijlage I - algemene voorwaarden Algemene voorwaarden die voor alle contracten met begunstigden gelden (KA1 én KA2) => Niet elk artikel is integraal van toepassing op het individuele contract (bv. subcontracting bij KA229) Diverse artikels worden geheel/gedeeltelijk gewijzigd door de Bijzondere voorwaarden

33 Bijlage I - algemene voorwaarden Art. II.1: interessante definities, bv. force majeure (overmacht) Art. II.9: eigenaarschap & gebruik van resultaten: verregaande rechten voor EC (en NA) Art. II.13: wijzigingen aan de overeenkomst (cf. ook infra): vragen ten laatste 1 maand voor het einde van de contractperiode

34 Bijlage I - algemene voorwaarden Art. II.25: calculation of the final amount : Eligible costs + unit costs bepalen het totaal beperken tot de max. amount of the grant reduction due to the non-profit rule reduction due to improper implementation or breach of other obligations

35 Bijlage I - algemene voorwaarden Art. II.27: checks, audits and evaluations : Tot 5 jaar na saldobetaling (of 3 jaar bij budget van max EUR voor het hele partnerschap) Die hele periode alles bijhouden Methode: desk of on the spot Door: NA, EC, OLAF, Europese Rekenkamer

36 Inhoud Aanhef Bijzondere voorwaarden Bijlage I algemene voorwaarden Bijlage II beschrijving van het project en de begroting Bijlage III financiële en contractuele regels Bijlage IV geldende tarieven 36

37 Bijlage III Financiële en contractuele regels Terug te vinden op (homepage onderaan rechts : Annex III Financiële en contractuele regels (enkel voor KA229!)

38 Bijlage III Financiële en contractuele regels Budget o.b.v. bijdragen per eenheid (unit costs): - Voor projectbeheer en uitvoering (= project management & implementation = PMI) - Voor onderwijs-, opleidings- en leeractiviteiten Budget o.b.v. werkelijke kosten - Voor steun voor personen met specifieke behoeften (= special needs) - Voor buitengewone kosten (= exceptional costs)

39 Bijlage III Financiële en contractuele regels Budget o.b.v. bijdragen per eenheid (unit costs): - eenheden = verblijfsdagen, afgelegde afstand, - Tijdens de duur van het project - Noodzakelijk voor het project - Aantoonbaar & verifieerbaar

40 Bijlage III Financiële en contractuele regels Projectbeheer en uitvoering Project management and implementation (PMI) Voor welke activiteiten? Projectmanagement: planning, organisatie, verslaggeving, coördinatie en communicatie tussen partners leer-, onderwijs- en opleidingsmateriaal virtuele samenwerking lokale projectactiviteiten (bv werk in de klas, veldwerk & lokale bezoeken, ) informatie, promotie, verspreiding (bv brochures, informatiefolders, informatie op internet)

41 Bijlage III Financiële en contractuele regels Projectbeheer en uitvoering Project management and implementation (PMI) Berekening: aantal maanden * unit contribution Voor de coördinerende school: 500 EUR per maand Voor de partnerscholen: 250 EUR per maand

42 Bijlage III Financiële en contractuele regels Projectbeheer en uitvoering Project management and implementation (PMI) Aanleiding gevende gebeurtenis ( triggering event ) Activiteiten uitvoeren en resultaten opleveren zoals voorzien in de projectaanvraag & goedgekeurd door het NA Bewijsstukken ( supporting documents ) Beschrijving van activiteiten + prestaties/producten in eindverslag ( final report ) (door coördinator) Geleverde prestaties/producten oploaden naar EPRP (door coördinator) en/of op school bijhouden

43 Bijlage III Financiële en contractuele regels Onderwijs-, opleidings- en leeractiviteiten (LTT) Voor welke activiteiten? Short-term exchanges of groups of pupils (3d-2mnd) Short-term joint staff training events (3d-2mnd) Long-term study mobility of pupils (2-12 mnd) Long-term teaching/training assignments (2-12 mnd) Enkel voor personen met formele band met de begunstigde (= personeel, vrijwilligers, leerlingen)

44 Bijlage III Financiële en contractuele regels Onderwijs-, opleidings- en leeractiviteiten (LTT) Welk budget? Reiskosten Travel costs Individuele steun individual support Taalhulp linguistic support (enkel voor LTT van 2-12 maand) Ook voor activiteiten in eigen land mits bij activiteit zijn min. 2 scholen uit de Programmalanden betrokken afstand vanaf de eigen school is min. 10 km

45 Bijlage III Financiële en contractuele regels Onderwijs-, opleidings- en leeractiviteiten (LTT) triggering event? Deelname aan de activiteit Bewijsstukken? Bewijs van aanwezigheid bij de activiteit in de vorm van een (ondertekende) deelnemerslijst of individuele bewijzen van deelneming, door de ontvangende organisatie ondertekend, waarop de namen van de deelnemer(s), het doel van de activiteit en de begin- en einddatum worden vermeld

46 Bijlage III Financiële en contractuele regels Onderwijs-, opleidings- en leeractiviteiten (LTT) Reiskosten Travel costs Berekening: Reisafstand wordt berekend met distance calculator van de EC Reisafstand Tussen 10 en 99 km Tussen 100 en 499 km Tussen 500 en 1999 km Tussen en km Tussen en km Tussen en km Bedrag per deelnemer 20 EUR 180 EUR 275 EUR 360 EUR 530 EUR 820 EUR km of meer EUR

47 Bijlage III Financiële en contractuele regels Onderwijs-, opleidings- en leeractiviteiten (LTT) Travel Triggering event Deelnemer heeft activiteit daadwerkelijk ondernomen Supporting documents aanwezigheidsattest vanwege de ontvangende organisatie

48 Bijlage III Financiële en contractuele regels Opleidings-, onderwijs- en leeractiviteiten (LTT) Individual support Berekening (korte duur = 3-60 dagen): Short term joint staff training events: Dag 1-14: 106 EUR/dag/deelnemer Dag 15-60: 74 EUR/dag/deelnemer Short term exchanges of groups of pupils: Dag 1-14: 58 EUR/dag/deelnemer (en begeleiders) Dag 15-60: 42 EUR/dag/deelnemer (en begeleiders) N.B.: Mobility Tool+ berekent automatisch!

49 Bijlage III Financiële en contractuele regels Onderwijs-, opleidings- en leeractiviteiten (LTT) Individual support Berekening (lange duur = 2-12 maanden) Long-term teaching/training assignments: Dag 1-14: B1.5/dag/deelnemer Dag 15-60: B1.6/dag/deelnemer Vanaf dag 61 (en t.e.m. 12 mnd): B1.7/dag/deelnemer Long-term study mobility of pupils : B1.8/maand/deelnemer Onvolledige maanden: aantal dagen x 1/30 e maandbedrag B1.5-B1.8: andere bedragen per groep van landen (tabel Bijlage IV en volgende slide)

50 Bijlage III Financiële en contractuele regels Uittreksel uit Tabel bijlage IV

51 Bijlage III Financiële en contractuele regels Onderwijs-, opleidings- en leeractiviteiten (LTT) Individual support Triggering event Deelnemer heeft activiteit daadwerkelijk ondernomen Supporting documents aanwezigheidsattest vanwege de ontvangende organisatie

52 Bijlage III Financiële en contractuele regels Onderwijs-, opleidings- en leeractiviteiten (LTT) Linguistic support Welke kosten? Verbetering van de kennis van de instructie- of werktaal bij deelnemers Alleen voor activiteiten 2-12 maanden Berekening 150 EUR per deelnemer

53 Bijlage III Financiële en contractuele regels Onderwijs-, opleidings- en leeractiviteiten (LTT) Linguistic support Triggering event Deelnemer heeft activiteit van langer dan 2 maanden ondernomen Deelnemer heeft in het buitenland deelgenomen aan voorbereidende taalcursussen in onderwijs- of werktaal Supporting document deelname-attest vanwege de cursusorganisator OF Aankoopfactuur van leermaterialen OF Verklaring van deelnemer (als begunstigde zelf de taalhulp verstrekt)

54 Bijlage III Financiële en contractuele regels Budget o.b.v. werkelijke kosten Gemaakt door de begunstigde Tijdens de duur van het project Noodzakelijk voor het project Aantoonbaar & verifieerbaar Opgenomen in de boekhouding Voldoen aan fiscale & sociale wetgeving Redelijk & gerechtvaardigd Niet gedekt door een bijdrage per eenheid

55 Bijlage III Financiële en contractuele regels Steun voor personen met specifieke behoeften / Special needs support Welke kosten? Voor deelnemers met functiebeperking (en hun begeleiders) Kosten bovenop de kosten die al gedekt zijn door unit costs Berekening 100% van de subsidiale kosten Supporting documents Facturen

56 Bijlage III Financiële en contractuele regels Buitengewone kosten / Exceptional costs (ExC) Welke kosten? Uitbesteding of inkoop van goederen en diensten Afschrijvingskosten van uitrusting of andere activa Kosten van huur en leasing (indien lager dan afschrijving) Reiskosten wanneer de bijdrage per eenheid niet minstens 70% van de gemaakte kosten dekt Berekening 75% van de subsidiale kosten / 80% van de subsidiale reiskosten Max EUR per project Supporting documents Facturen en/of bewijs van aankoop/huur/leasing

57 Wijzigingen aan het project

58 Wijzigingen Alle wijzigingen vooraf melden aan /aanvragen bij Epos Epos moet akkoord gaan Verschillende soorten van wijzigingen: administratief, financieel, inhoudelijk (& mix) => bij akkoord: soms contractwijziging (d.m.v. amendement), soms niet

59 Wijzigingen? Type wijziging Zonder contractwijziging Met contractwijziging ( amendement ) Administratief Financieel Inhoudelijk

60 Administratieve wijzigingen? Zonder contractwijziging Met contractwijziging ( amendement ) adres Telefoonnummer Naam begunstigde legal representative Bankrekeningnummer projectperiode/duur

61 Financiële wijzigingen? Zonder contractwijziging Met contractwijziging ( amendement ) Budgetverschuivingen binnen de voorziene marges (bv.: zelfde activiteit maar andere locatie met iets lagere reiskost & iets hogere verblijfskost) Budgetverschuivingen buiten de voorziene marges

62 Inhoudelijke wijzigingen? Zonder contractwijziging Met contractwijziging ( amendement ) Wijzigingen op het niveau van de activiteiten: - meer/minder deelnemers - Kortere/langere duur - Samenvoegen van activiteiten - andere locatie, zonder financiële implicaties Wijzigingen op het niveau van de doelstellingen; Volledig schrappen/vervangen van activiteiten => in principe niet toegelaten!

63 Project Results Platform

64 Project Results Platform Wat is het Project Results Platform? Elektronisch disseminatie- en exploitatieplatform Alle projecten die onder E+ gefinancierd worden Gebruikershandleiding op Epos-website, onder Downloads > KA2 > rapportering 64

65 Project Results Platform Hoe inloggen op PRP? Via EU-Login (zoals bij Mobility Tool+) Login credentials: Slechts 1 persoon krijgt toegang automatische notificatie naar de contactpersoon (indien die wijzigt, dossierbehandelaar Epos verwittigen!) 65

66 Project Results Platform Dashboard Overzicht van al uw lopende projecten Bruikbare links (o.a. guide én video tutorial for beneficiairies ) 66

67 Project Results Platform Project card: een voorbeeld 67

68 Project Results Platform 68

69 Project Results Platform [ ] 69

70 Project Results Platform Omtrent de summary : Eerst verschijnt op PRP de Engelse samenvatting uit de aanvraag normaalgezien in de toekomende tijd (cf. voorbeeld op vorige slide) Na finalisering van het project verschijnt de Engelse samenvatting uit het eindrapport niet meer in toekomende tijd! 70

71 Project Results Platform Project card Kan geupdated worden tijdens looptijd van het project edit your contact and project details (logo/url) add results (+ submit results bij einde project): outputs (tangible product) en outcomes (intangible added value) Voorbeelden: tutorials, joint courses/modules, exchange of ideas and good practices, new/better skills Verplicht voor alle coördinatoren van KA2-projecten Kwaliteitscontrole doen vooraleer eindverslag in te dienen (zie volgende slide) 71

72 72

73 To do?!

74 Een to do -lijst 1. Zorgen dat je aan je project kan in MT+ 2. Afspraken maken rond input van gegevens in MT+ 3. Schrijf/leesrechten toekennen in MT+ 4. Gegevens in MT+ (maandelijks) actualiseren 5. Deelname-attesten (& facturen voor sommige budgetposten) bijhouden 6. Wijzigingen zo snel mogelijk aankaarten bij je dossierbeheerder 7. Project card in EPRP up-to-date (laten) houden 8. Tijdig Interim Report indienen 9. Eindverslag indienen binnen de 60 dagen na het verstrijken van de hele projectperiode 74

75 Verdere ondersteuning?

76 Verdere ondersteuning 1. desk monitoring via dossierbeheerder 2. Training voor begunstigden ivm impact & disseminatie (2019 voorjaar?) 3. Training rapporteren via MT+, gekoppeld aan individueel overleg met dossierbeheerder (maart 2019) 4. Monitoring ter plaatse 5. Aanwezigheid op projectbijeenkomst, event, (in de mate van het mogelijke) 6. Projectnieuws delen via website, nieuwsbrief, 76

77 Evaluatie van de dag

78 Online evaluatie: 78

79 Aan de slag met MOBILITY TOOL+

80 Toegang EU-login username (= adres) + password = van contactpersoon zoals in de aanvraag!

81 Toegang Wie MT+ moet invullen, is niet de contactpersoon zoals in de aanvraag? 1. Oorspronkelijke contactpersoon logt in via mailadres zoals in de aanvraag en maakt extra/nieuwe contactpersoon met schrijfrechten aan 2. Als oorspronkelijke contactpersoon er niet meer is: aan Epos melden! Epos zal nieuwe contactpersoon met schrijfrechten aanmaken 3. Nieuwe contactpersoon logt op zijn beurt in via het mailadres dat in MT+ staat

82 DEMO