Comenius monitoring dagen. focus: verslaggeving. 7 mei 2015, Alden Biesen. 26 mei 2015, Brugge

Transcriptie

1 Comenius monitoring dagen focus: verslaggeving 7 mei 2015, Alden Biesen 26 mei 2015, Brugge

2 Verslaggeving Comenius Schoolpartnerschappen: programma Verslaggeving algemeen Eindverslag Bijhouden en voorleggen van bewijsstukken EST Controle & afrekening door het NA Varia P 2

3 Verslaggeving: belangrijke algemene aandachtspunten vorm: ONLINE én op papier! link via 1 exemplaar volstaat Datum, handtekening & stempel niet vergeten Taal: NL en/of ENG (maar zie verder) P 3

4 Eindverslag: wat, wanneer & wie? Wat? ONLINE formulier (cf. met link & paswoord) Via ECAS(handleiding downloaden link aanklikken registreren bij ECAS verslagformulier downloaden) Is finale zelfevaluatie Wordt door NA gebruikt voor bepaling beurssaldo Omvat ook invullen van EST! Eindproduct meesturen: graag (als het kan)! P 4

5 Eindverslag: wat, wanneer & wie? Wanneer? 30/9/2015 Wie? Voor projecten goedgekeurd in 2013 (contractperiode ) ELKE partner dient het EIGEN formulier in bij het EIGEN NA (= in de eigen taal) MAAR structuur/inhoud van de vragenlijst overal gelijk(aardig) Liefst zoveel mogelijk GEZAMENLIJK invullen, zeker deel A Mag voor EPOS in het NL of ENG (of mix ) IS DIT ALLES? NIET ALTIJD (maar toch bijna!) P 5

6 Eindverslag: Het formulier (bij het invullen: neem er de aanvraag bij!) P 6

7 Financiële verslaggeving: principes Deel van ONLINE verslagformulier Extreem eenvoudig: Rubriek H. EU Funding invullen (1 lijn in een tabel!) Aantallen ingevuld onder F.6. ( mobility participation ) moeten overeenkomen Voeg ALLEEN indien (achteraf) expliciet gevraagd door het NA de bewijsstukken toe (zie verder) P 7

8 Financiële verslaggeving: principes (vervolg) Budget = beurs => niet 100% kostendekkend (hoewel ) Contract: max. beursbedrag: 80% na ondertekening Saldo = max. 20%, o.b.v. eindverslag en afhankelijk van afrekening door NA (zie verder) Uitgaven moeten plaatsvinden binnen de contractperiode Overige principes: cf. bijlage II bij contract P 8

9 Financiële verslaggeving: principes (vervolg) Bijlage II : de financiën A. Volledig beursbedrag MITS uitvoering van de activiteiten & behalen van de doelstellingen uitvoering van het contractuele minimum aan ontvankelijke en relevante mobiliteitsactiviteiten B. Vermindering/terugvordering van de beursbedragen: (mobiliteits)activiteiten en resultaten niet zoals gepland en niet relevant => volledige terugvordering i.f.v. niet-gerealiseerde vs. geplande mobiliteiten (cf. voorbeeld) C. Definitie van transnationale mobiliteitsactiviteit D. Definitie van ONTVANKELIJKE mobiliteitsactiviteiten P 9

10 Financiële verslaggeving: principes (vervolg) Bijlage II : de financiën E. Definitie van RELEVANTE mobiliteitsactiviteiten (=> interpretatie en beoordeling: door NA!) F. Vermindering van het vereiste minimum aantal mobiliteiten => contractwijziging mogelijk G. Uitzonderlijke gevallen => contractwijziging mogelijk Bijvoorbeeld: verdeling aantal mobiliteiten leerlingen/leerkrachten wijkt aanzienlijk af van wat voorzien was in de aanvraag => NA contacteren om te overleggen => al dan niet contractwijziging nodig P 10

11 Bijhouden en voorleggen van bewijsstukken Waarom? aantal gerealiseerde mobiliteiten bewijzen Wat? aanwezigheidsattest, verstrekt door de ontvangende school/organisatie én (indien van toepassing) kopie van reistickets en/of instapkaarten Hoelang bijhouden? t.e.m. 5 jaar na laatste betaling door/aan NA P 11

12 European Shared Treasure EST Cf. contract, art. 6: disseminatie Europese databank met eindresultaten van Partnerschappen in Comenius, Leonardo da Vinci én Grundtvig to do voor partnerschappen (cf. van EPOS, met paswoord voor EST): scholen voeren hun projectresultaten in; coördinerende scholen voeren bovendien ook gemeenschappelijke gegevens in; deadline: 30/9/2015, zoals eindverslag (+ voorwaarde!) November-december 2015: NA s selecteren Star-projects Info: handleiding + instructievideo ( van EPOS Gedaan? printen & toevoegen aan eindverslag aub! P 12

13 Controle & afrekening door het NA Controle door het NA: controle interimverslag (100%) monitoring bezoeken (= ondersteunend) ter plaatse, tijdens het project, op initiatief van het NA (o.b.v. analyse interimverslagen) of op vraag van de scholen; doorgaans gecombineerd met on the spot check on the spot checks (= controle) ter plaatse (min. 4), tijdens het project, op initiatief van het NA Controle van het financieel verslag op bewijsstukken (10%) (=> bewijsstukken enkel opsturen op expliciete vraag van het NA!) P 13

14 Controle & afrekening door het NA (vervolg) Bepaling van de uiteindelijke beurs aan de hand van aantal gerealiseerde (ontvankelijke + relevante) mobiliteiten + kwaliteit (cf. bijlage II bij het contract) Bepaling & uitbetaling van het saldo: Beursvoorschot van 80% dat de school al ontving (=1) Totale beurs na afrekening door het NA (=2) Saldo = (2) (1) (negatief saldo = terugvordering) P 14

15 Varia Partners & cursussen? School Education Gateway Andere mogelijkheden? Horizon 28/10/2015: afscheid van Comenius P 15

16 VRAGEN??? P 16