Vragen en antwoorden met tips voor scholen

Transcriptie

1 Vragen en antwoorden met tips voor scholen Inhoud Connectoren / Koppelingen... 3 Connector Algemeen... 4 Koppeling Magister... 7 Koppeling AFAS Koppeling SOMtoday Excel-import Koppeling Vensters/Scholenopdekaart Inloggen / Registreren Inloggen Algemeen QR-code SSO (Single Sign ON) Registreren adres bij profiel instellen FA bij profiel instellen Autoriseren Onderzoek inrichten en uitzetten Algemeen Zelf onderzoek inrichten Domeinen Onderzoek uitzetten Respondenten selecteren en en / laten inloggen Groepen maken Vragen over specifieke onderzoeken MMP en Prognosetool Resultaten Algemeen Benchmark Visuele weergave Rechten op resultaten

2 Bekwaamheidsdossier Algemeen Rol teamleider Teams inrichten Evaluatieformulieren Gesprekkencyclus Onderzoek in Bekwaamheidsdossier Kwaliteitszorg Inspectie AVG Opleidingsscholen en isk en vavo en vso

3 Connectoren / Koppelingen Maak keuze door op een link te klikken: Connector Algemeen Koppeling Magister Koppeling AFAS Koppeling SOMtoday Excel-import Koppeling Vensters Handleidingen & Toelichtingen: AFAS Aandachtpunten bij inrichting AFAS - Bijlage App connector inrichten in AFAS AFAS - Bijlage Voorbeelden Organigram AFAS - Bijlage Vrij veld stamnummer leerlingvolgsysteem toevoegen bij de medewerkergegevens AFAS - Stappenplan AFAS InSite Integratiepagina AFAS - Stappenplan Koppeling Kwaliteitscholen Magister - Connector inrichten (stap 1) Magister-SOMtoday Dubbele stamnummers detecteren Magister-SOMtoday - Importeren (stap 4) Magister-SOMtoday - Koppeltabellen inrichten (stap 3) Magister-SOMtoday - Synchronisatie (stap 2) SOMtoday - connector inrichten (stap 1) AFAS KS Dossieritemtypen (Help / Downloads) AFAS KS Kenmerken (Help / Downloads) AFAS KS Medewerkers (Help / Downloads) MAGISTER KS Leerlingen (Help / Downloads) MAGISTER KS Lessen (Help / Downloads) MAGISTER KS Personeel (Help / Downloads) MAGISTER KS Vakken (Help / Downloads) Excel - importeren in Kwaliteitscholen ImportKWSData (Help / Downloads) 3

4 Connector Algemeen Wanneer draaien de updates van Magister/SOMtoday/AFAS? AFAS vanaf vrijdag uur, Magister vanaf zaterdag uur, SOMtoday vanaf maandagavond en verder. Dat gebeurt elke week. Zitten er rechten aan bepaalde medewerkers? Elke medewerker heeft automatisch recht op het Bekwaamheidsdossier. Een teamleider heeft als leidinggevende van een team automatisch toegang tot de Bekwaamheidsdossiers van teamleden. Worden rechten ingelezen uit Magister? Nee, rechten worden vastgelegd met de koppeling in Kwaliteitscholen. Je kunt in de Connector Koppeltabellen wel een rol toekennen aan een functie, je kunt bijvoorbeeld instellen dat de docenten allemaal de rol Prognosetool invullen krijgen toebedeeld. Waarom moet je de eerste keer alles 2 keer inlezen? De eerste keer om de functies en schooltypen e.d. op te halen. Die moet u dan bijwerken bij Connector Koppeltabellen. De tweede keer leest u de inhoud in. Bij ons staan medewerkers er twee keer in, hoe kan dat? Dat zou alleen nog kunnen met oude data. In de nieuwe applicatie staat elke medewerker er 1 keer in, men is werknemer bij het bestuur. Men kan wel meerdere profielen hebben, als men werkzaam is bij meerdere locaties van een school / bestuur. Worden ouders ingelezen uit Magister/SOMtoday? Alleen adressen worden ingelezen. Elke kind is gekoppeld aan 1 ouder, net zoals in de historie. Iemand is vanuit Magister met een verkeerd adres ingelezen. Hoe los ik dat op? Als iemand nog niet geregistreerd is, kan dat vanzelf aangepast worden met de nieuwe import. Die persoon kan met een ander adres uitgenodigd worden. Als een medewerker al geregistreerd is, dan kan diegene ook zelf het juiste adres toevoegen en dat als primair adres opgeven en het andere vervolgens verwijderen. Docenten die uit dienst zijn worden nog steeds ingelezen, hoe kan dit? Dat kan niet. Als dat wel zo is, dan ligt dat aan de einddatum die niet is ingesteld in Magister of SOMtoday. Is er verschil in functionaliteit tussen Magister en SOMtoday? In Magister heb je meer mogelijkheden om zaken zelf in te richten. Zo kun je bepaalde clusters uitsluiten en nog wat zaken, omdat de beheerder van Magister zelf de code kan aanpassen. Ook kun je bij SOMtoday alleen tussen uur en 7.00 uur data ophalen. Daar heeft Kwaliteitscholen geen invloed op. 4

5 Ontvang je een over de synchronisatie? Bij Connector Inrichten kun je ook een adres opgeven, zodat je een krijgt als er een fout optreedt na een update. Bij Connector Status worden de updates gelogd. Daar staat wanneer de updates hebben plaatsgevonden en welke inhoud precies is opgehaald. Klik op de groene knop, dan weet je precies welke persoonsgegevens zijn ingelezen (AVG). Klik op de opsommingslijst om de laatste update te bekijken, zoals: Hoe weet Kwaliteitscholen welke functies er zijn op een school? Dat weten we niet, dat stelt elke applicatiebeheerder zelf in. De gegevens worden twee keer ingelezen uit Magister, AFAS of SOMtoday. De eerste keer dat de connector draait, worden de schooltypen opgehaald. Deze moet je koppelen aan die van Kwaliteitscholen. De tweede keer worden de functies opgehaald en ook deze moet je koppelen aan een functie in Kwaliteitscholen. De Connector - Rapportage koppelingen geeft een overzicht van de koppelingen en DUO-instellingen. Worden niet actieve personen automatisch opgeschoond? Ja, dit gebeurt met de wekelijkse synchronisatie Magister/SOMtoday/AFAS. Iedereen die niet meer wordt opgehaald kan dan niet meer inloggen. Een docent kan niet inloggen, hebben jullie enig idee wat er aan de hand is? Vaak gebruikt men het verkeerde adres. Dat kun de applicatiebeheerder zelf controleren bij autoriseren, dan zoek je op haar naam en dan zie je met welk adres ze bekend is in Kwaliteitscholen / ingelezen is uit Magister of SOM of AFAS. Als je deelnemers selecteert bij een onderzoek, bv alle leerjaren 1 en 2, wordt dit ook ververst als zij naar een andere klas gaan? Of als er een nieuwe leerling is? Er is 1 keer per week een update uit Magister. Als je in week 40 leerlingen selecteert bij een onderzoek, dan worden díe leerlingen uitgenodigd. Als er daarna wijzigingen zijn, dan worden die wijzigingen doorgevoerd bij leerlingen die het onderzoek nog niet hebben ingevuld (klas of e- mailadres bijvoorbeeld). Daarom kun je die selecties van respondenten het beste dicht tegen de afname van een onderzoek doen. Let op: een personentemplate is wel onafhankelijk van een 5

6 schooljaar, maar als leerlingen eenmaal zijn geselecteerd voor een onderzoek, dan worden die leerlingen ook uitgenodigd. Als je iets aanmaakt voor over 3 weken en er is in de tussentijd een leerling weggegaan, blijft deze leerling dan toch staan in de selectie? Nee, deze leerlingen worden niet meer opgenomen in de selectie. Deze persoon kan ook niet meer inloggen. Advies is om alles zo dicht mogelijk klaar te zetten bij de afname van het onderzoek. Worden clusters ingelezen en waar zie ik dit? Ja, die worden ook ingelezen. Die staan in de lijst bij beheer onderzoek bij Respondenten en ook bij Groepen maken. Hoe kan ik personeelsleden of bijvoorbeeld VAVO-leerlingen uitsluiten van een import? Als u Magister gebruikt, kunt u personeelsleden of VAVO-leerlingen uitsluiten, bij SOMtoday lukt dat niet. De uitleg staat in de handleiding "Magister - Connector inrichten (stap 1)". Kan je via Excel nog externen inlezen? Ja, dat kan. Dat gaat op dezelfde manier als voorheen. Mijn account is verdwenen? Hoe kan dat en wat nu? Voor de registratie wordt 1 account gebruikt. Als er meerdere accounts aanwezig zijn, dan wordt er 1 met hetzelfde adres geselecteerd. Als er daarna een update komt uit Magister - AFAS - SOMtoday, dan kan het gebeuren dat die ene account geen update krijgt en wordt verwijderd. Dan bent u niet meer geregistreerd. Er zal dan een nieuwe uitnodiging gestuurd moeten worden, inclusief registratie en 2FA. Als u dit wilt vermijden, dan moet u, als u super-user bent, zoeken op uw naam en alle bestaande accounts koppelen aan uw account. 6

7 Koppeling Magister Worden vakken uit Magister gehaald? Ja. Als je bij het beheer van een onderzoek het filter vak selecteert bij Respondenten of Beoordeelden, dan worden alle leerlingen en docenten geselecteerd die dat vak geven / krijgen. Om alleen leerlingen te selecteren die een vak krijgen, filter je bij persoonstype leerlingen. Wil je alleen docenten filteren die het vak geven, dan filter je bij persoonstypen docenten. Hoe kan ik het instellen dat alleen de juiste vakkencombinaties worden opgehaald? Het gaat om het rooster. Wanneer het basisrooster wordt ingelezen wordt de tabel Personeel>Lessen aangepast/aangevuld met nieuwe combinaties tussen docent/vak/klas(lesgroep). Dit is de plek waar jullie query de gegevens uithaalt en naar Kwaliteitscholen stuurt. Als de docent op deze plek staat aangegeven als hoofddocent dan wordt hij verzameld en meegestuurd. Als het een tijdelijke invaller is, bv in geval van ziekte, dan blijft de docent die ziek is aangevinkt als hoofddocent en de invaller kan dan worden uitgevinkt (of het vinkje staat al niet aan) en wordt dan ook niet meegenomen. Als het een tijdelijke invaller is, bv in geval van een openstaande vacature, dan is er waarschijnlijk geen hoofddocent en wordt de invaller automatisch hoofddocent. Dan kan ook het vinkje worden weggehaald en zal Magister een melding geven dat er geen hoofddocent aanwezig is. Als de dagelijkse roosterwijzigingen direct in Magister worden geroosterd, dan komt de invaller niet in de tabel Personeel>Lessen en dan wordt hij ook niet meegenomen. Als de dagelijkse wijzigingen in via het dagrooster gaan, komen deze gegevens ook niet in de tabel. Alleen kan je dan tegen problemen aanlopen met aanwezigheidsregistratie en invoeren van cijfers. Dat zou de school wel eerst goed moeten testen. Het heeft in ieder geval te maken met het vinkje hoofddocent. Als dat aanstaat, wordt de docent meegenomen naar Kwaliteitscholen. Als dat uitstaat niet. Als een medewerker er niet bijzit, kan deze dan handmatig toegevoegd worden of moet dit vanuit Magister? Dit moet vanuit Magister. Als je in Magister staat, word je ingelezen in Kwaliteitscholen. Je moet wel horen bij een locatie en er moet een Datumindienst zijn ingevuld, anders ben je niet zichtbaar in Kwaliteitscholen. Handmatig is geen goede optie, omdat dat eenmalig is. Bij de volgende update uit Magister wordt de handmatige toevoeging niet herkent en verwijderd uit Kwaliteitscholen. Welke foutmeldingen zijn er bij Magister? In het algemeen: 1. de nieuwe lijsten zijn nog niet in Magister gezet. 2. of de magister-gebruiker heeft nog geen rechten tot die nieuwe lijsten 3. als dat wel gedaan is, dan is de laatste optie dat het wachtwoord van Magisteraccount gewijzigd is en er problemen zijn met de encryptie. 4. ook moet het schooljaar gezet worden op let op dat locaties gescheiden worden met een ; 6. bij scholen met externe leerlingen moet bij externe leerlingen de controle op 7

8 "schooltype/schooljaar toegestaan volgens duo" worden overgeslagen (dat moet u dan doorgeven aan Kwaliteitscholen). Specifiek: Er wordt te veel data opgehaald, bijvoorbeeld alle data van de SWP. Oplossing: de lijsten zijn niet juist. Alle 4 de lijsten opnieuw in decibel plakken. System.Exception: failed to load xml from stream at KWS.ServiceProviders.Connector.Magister. Er zijn meerdere mogelijke oorzaken, controleer daarom: de lijsten / de Lijstnamen (KS_Leerlingen, niet KS_Leerling!) / de rechten op de lijsten in Magister / magister gebruikersnaam en wachtwoord Alleen het ophalen van personeel lukt, op alle andere lijsten krijg je een foutmelding. Twee mogelijke oorzaken: De lijsten KS_Vakken, KS_Lessen, KS_Leerlingen zijn niet goed (opnieuw kopieerer) / De notatie van de lesperiode moet in Magister (korte omschrijving) met een liggend streep je zijn, dus Controleer dit in Magister. System.Data.SqlClient.SqlException: Violation of PRIMARY KEY constraint 'pkschoollokatiepersoon Er wordt een dubbel stamnummer opgehaald uit Magister. Grote kans dat een leerling twee keer in Magister staat waarvan de einddatum in beide gevallen in de toekomst ligt (bijvoorbeeld een leerling die naar een ander profiel of andere klas is geswitched). Pas de einddatum van de leerling aan naar een datum in het verleden, of wacht met importeren totdat de einddatum van de leerling is verstreken. (edited) Of er is een leerling die actief is in twee studies... bij een van die aanmeldingen staat "telt niet mee" aangevinkt... (sis_aanm.btelnietmee) [voor BRON] Applicatiebeheerder meldt: deze regel heb ik (voor onszelf) meegenomen in de query, en het loopt nu. Fout tijdens het opslaan van gegevens in de database: System.Exception: failed to store genericschooldata in temp tables ---> System.Data.SqlClient.SqlException: Timeout expired. The timeout period elapsed prior to completion of the operation or the server is not responding Er is al een synchronisatie bezig. Het importeren vergt veel van de server, om die reden kan er maar één tegelijk worden ingelezen. Probeer het later weer opnieuw. Of wacht op de automatische import. De Magister-import loopt van zaterdag 12 uur tot en met zondag. duplicated key Een stamnummer wordt twee keer gebruikt, bijvoorbeeld bij leerling en medewerker. Er is een fout opgetreden bij het ophalen van de vakkenrecords bij magister, System.Exception: onverwachte fout bij het ophalen van de vakken bij magister De codes van de vakken is niet goed gekopieerd. Controleer de lijst. Wellicht is de verkeerde lijst, bijvoorbeeld Lessen, bij Vakken geplaatst. 8

9 Worden alleen ouders1 in Magister ingelezen? Is dat standaard of kan ik dat zelf instellen? Per leerling wordt 1 ouder adres ingelezen. Als ouder1 een adres heeft, dan nemen we die. Als ouder1 geen adres heeft, dan kijken we naar ouder2. Zo is dat bepaald in de standaard query KS_Leerlingen. Je kunt hier als school van afwijken door de query aan te passen. Fout adres ingelezen uit Magister: Wij hebben een onderzoek uitgezet onder leerlingen en een van hen krijgt de mails niet. In magister staat zijn juiste adres. Kunnen jullie kijken waar het mis gaat? Er zijn in Magister meerdere velden waar een adres kan worden ingevuld. Blijkbaar staat het e- mailadres van de desbetreffende leerling nog niet in het juiste veld. De beheerder van Magister kan onderstaande stappen doorlopen om de adressen naar het juiste veld te kopiëren. Daarnaast kun je zelf via Connector - Status-> image.png-> Toon laatst opgehaalde data achterhalen welke e- mailadressen worden opgehaald. Om de adressen van de detailkaart NAW van leerlingen te kopiëren naar het juiste veld ga je naar Beheer Autorisatie Gebruikers Leerlingen en moeten de volgende handelingen worden verricht. Ga naar Beheer Beheer Communicatie Klik onder Communicatie op Mailadressen kopiëren Selecteer leerlingen Selecteer betreffende studie(s) Selecteer betreffende klas(sen) Selecteer betreffende leerling(en) Voltooien 9

10 Koppeling AFAS Moet je ook registreren als je AFAS hebt? Ook als je de single sign on van Afas gebruikt? Dat was tot eind maart 2019 wel het geval, maar dat hoeft niet meer. Wanneer iemand met AFAS SSO probeert in te loggen en er is geen account voor die persoon of met dat mailadres wordt er net als bij Google, Microsoft, ADFS en AAD een account aangemaakt dat alleen bevestigd hoeft te worden. Dit houdt dus in dat deze persoon niet meer uitgenodigd hoeft te worden om te registreren. En hoe zit dat met 2FA? Als je 2FA van AFAS gebruikt, dan kun je dat van Kwaliteitscholen onderdrukken. Dat kan degene die de koppeling met AFAS beheert instellen. Waarom is de synchronisatie met AFAS niet elke dag? Dat kan niet, er vinden elke nacht updates plaats van Magister, SOMtoday en AFAS. Is er een koppeling met AFAS? Ja, maar daar is wel een Pluslicentie voor nodig met AFAS-module. Kan je de oude teamindeling weggooien als de nieuwe uit AFAS komt? Ja, met de knop Verwijder team Kunnen documenten uit Kwaliteitscholen rechtstreeks naar AFAS gestuurd worden? Ja, dat kan. Met de knop stuur naar AFAS. Kan je teamindeling aan AFAS koppelen? Andersom niet, we halen de teamindeling op uit AFAS. Wat kan er fout gaan in de koppeling van AFAS SSO? De publieke en geheime sleutel zijn omgedraaid. Hoe kan ik een vrij veld toevoegen in AFAS, zodat ik daar het stamnummer van een medewerker kan noteren? Om ervoor te zorgen dat medewerkers niet worden ingelezen als aparte account vanuit AFAS en Magister / SOMtoday is het handig om het stamnummer van de medewerker uit Magister / SOMtoday op te nemen in een vrij veld van AFAS. Zie voor de inrichting in AFAS het document: "AFAS - Bijlage Vrij veld stamnummer leerlingvolgsysteem toevoegen bij de medewerker gegevens". Hoe kan ik medewerkers inlezen uit AFAS in Kwaliteitscholen voor een bestuursbureau? Hoe kan ik een vrij veld toevoegen in AFAS, zodat ik daar het stamnummer van een medewerker kan noteren? Om ervoor te zorgen dat medewerkers niet worden ingelezen als aparte account vanuit AFAS en Magister / SOMtoday is het handig om het stamnummer van de medewerker uit Magister / SOMtoday op te nemen in een vrij veld van AFAS. Zie voor de inrichting in AFAS het document: "AFAS - Bijlage Vrij veld stamnummer leerlingvolgsysteem toevoegen bij de medewerker gegevens". Waar staan de bestanden om de AFAS-koppeling te realiseren? Deze vindt u bij downloads. Hoe kan ik medewerkers inlezen uit AFAS in KWS voor bestuursbureau? Op de meeste scholen is voor elke medewerker een SOM-nummer of Magister- nummer bekend waarmee de koppeling van de personeelsgegevens tussen Afas en SOM/Magister gedaan wordt. Op 10

11 het Bestuursbureau wordt geen gebruik gemaakt van SOM of Magister, dat is immers onnodig. Om medewerkers van het bestuursbureau mee te laten draaien in de synchronisatie tussen KWS en Afas krijgen deze medewerkers een vast, gefaket stamnummer, dat wel uniek moet zijn en blijven, bijvoorbeeld het personeelsnummer met een P ervoor. Dat kan handmatig op de pagina Connector Koppeling / Personeel. Het is ook mogelijk deze namaak-nummers op te nemen in de speciale tabel van stamnummers in AFAS. 11

12 Koppeling SOMtoday Wat betekent deze foutmelding in SOMtoday? Fout tijdens het ophalen van SomToday data: System.Exception: Ophalen van leerling en vak gegevens somtoday fout gegaan ---> System.ServiceModel.FaultException: Het account is geblokkeerd na 3 foutieve inlogpogingen. Vraag uw applicatiebeheerder voor meer informatie. Als u deze melding ziet, dan moet de applicatiebeheerder van SOMtoday het account deblokkeren. Als er vanuit SOM geprobeerd wordt in te loggen en dat lukt niet, dan wordt het account geblokkeerd. Het is ook voorgekomen dat een SOM account met een twee-factor authenticatie koppeling werd gekoppeld en werd geblokkeerd. 12

13 Excel-import Ik wil gebruikers inlezen via Excel. Kan dat? U kunt bij Downloads het excelbestand **ImportKWSData** uploaden. Per tabblad is een toelichting gegeven. LET OP: MET ELKE NIEUWE IMPORT WORDEN DE OUDE GEGEVENS VERWIJDERD. DUS ALS U PERSONEN TOEVOEGT, MOET U DE BESTAANDE PERSONEN OOK WEER INLEZEN. DAT WERKT OOK ZO IN MAGISTER EN SOMTODAY. Excelimport lukt niet, waar kan dat aan liggen? Er kunnen allerlei dingen misgaan bij het kopiëren van een bestand in het importsjabloon: 1. de datum staat niet goed (soms staat er in plaats van ). 2. u bent een verplicht veld vergeten. 3. verwijder de hyperlinks in het adres. 4. plak zoveel mogelijk op [waarde]. Advies: probeer er eerst met 1 gebruiker als het niet lukt. 13

14 Koppeling Vensters/Scholenopdekaart Gaan resultaten van leerlingen automatisch naar Scholenopdekaart? Bijna vanzelf, er vindt wel een gegevensvalidatie plaats. Als het domein van Scholenopdekaart (Vensters VO Leerlingen) is geselecteerd, dan moet je aanvinken Versturen als Venster VO. Met deze optie vinden allerlei validaties plaats: Valt de periode binnen de onderzoeksperiode van 1-11/30-4? Wordt het afgesloten voor 30 april? Is het type po of vo? Staan de DUO-controles aan? Zijn alle vragen geselecteerd? Klopt het type respondent? Is het anoniem? Als alles klopt, worden de resultaten ( s nachts) naar Vensters gestuurd als u het onderzoek afsluit. (zie uitleg voor DUO-controle: Vensters in Kwaliteitscholen) Ik krijg een foutmelding dat de schooltypen niet kloppen. Wat kan de oorzaak zijn? Vaak is het zo dat de VAVO of ISK als schooltype geactiveerd is en deze is niet bekend bij Vensters. Dan moet u die leerlingen en / of ouders niet selecteren. Wanneer worden gegevens doorgestuurd naar Vensters? Dat kan vanaf begin november. Wat als je de Venster-vragen niet via Kwaliteitscholen doet? Dan kun je het domein weghalen bij Tevredenheid leerlingen. Als je een onderzoek buiten de benchmark wil, kan dat? Er zijn geen periodes meer. De enige restrictie is Vensters, dat moet vallen binnen de periode van 1 november tot 30 april. Welke onderzoekstemplates zijn er voor Vensters? De Venster-domeinen maken onderdeel uit van de gevalideerde vragenlijsten naar tevredenheid. Er zijn meerdere onderzoekstemplates van de vragenlijsten Tevredenheid Leerlingen: Tevredenheid Leerlingen - Andere Leerjaren Tevredenheid Leerlingen - Brugklas (periode 1 en periode 2) Tevredenheid Leerlingen - Examenklas Tevredenheid Leerlingen Totaal (lijst van alle domeinen) Tevredenheid Leerlingen ISK * Tevredenheid Leerlingen VSO * 14

15 En er zijn meerdere onderzoekstemplates van de vragenlijsten Tevredenheid Ouders: Tevredenheid Ouders - Andere Leerjaren Tevredenheid Ouders - Brugklas (1 ste periode / 2 de periode) Tevredenheid ouders - Examenklas Tevredenheid Ouders Totaal (lijst van alle domeinen) Daarnaast zijn er aparte onderzoeken voor Vensters als men dat wil (Vensters VO/PO). Klopt het dat ik de vragenlijst vensters VO ook alleen in de 3e klassen kan afnemen? En die resultaten naar vensters kan versturen? Dat kan wel, maar je loopt dan wel het risico dat je niet voldoet aan de wettelijke eisen voor het monitoren van de Schoolklimaat & Veiligheid. Je kunt een onderzoek met een Venster-domein erin eerst uitzetten in leerjaar 3, en die verzenden naar Vensters, en datzelfde ook weer doen met andere leerjaren, of andere klassen. 15

16 Inloggen / Registreren Maak keuze door op een link te klikken: Inloggen algemeen QR-code Single Sign On Registreren adres bij profiel instellen 2FA bij profiel instellen Autoriseren Handleidingen & Toelichtingen: Autorisatieschema (Help / Downloads) Autorisatie - rechten en rollen overzicht Autorisatie - rechten in Kwaliteitscholen (achtergrondinformatie) Autorisatie - rechten toekennen (stappenplan) Autorisatie - registratie Autorisatie - registreren-inloggen-profiel beheren Uitleg Registreren en Inloggen 2FA instellen in Chrome Windows Single Sign On Configuratie SSO Registreren - Inloggen met 2FA 0:55 Super user - iemand anders super-user maken 1:02 Registreren - Leerlingen per klas uitnodigen om te registreren 0:59 Menu's aanpassen aan wensen 2:01 16

17 Inloggen Algemeen Hoe krijg ik Kwaliteitscholen op mijn mobiel, als app? Via een snelkoppeling naar je scherm. Ik ben ingelogd geweest, maar dat lukt nu niet meer. Hoe komt dat? Dan ben je de eerste keer ingelogd met een account dat daarna niet weer geüpdatet is uit Magister, SOMtoday of AFAS. Hoe lang blijf je ingelogd? Dat is gesteld op 3 uur. Kan inloggen ook nog steeds met leerlingnummer/geboortedatum? Nee, dan kan niet meer, dat was te onveilig geworden. Inloggen leerlingen: kinderen vergeten vaak hun wachtwoord van hun . Je kunt ook de QR-code gebruiken. Of de Single Sign On. Als iemand niet meer in kan loggen, wat doe ik dan? Opnieuw uitnodigen om te registreren. Klik daarvoor op het blauwe envelopje bij die persoon op de pagina Autoriseren / Registreren. Hoe lang moet een wachtwoord zijn? Moet er ook een teken in? Minimaal 6, met hoofletter en leesteken. Hoe lang is een account geblokkeerd? Dat duurt ongeveer 10 minuten. 17

18 QR-code Als leerlingen inloggen gebruiken ze dan nog leerlingnummer en geboortedatum? Nee dit is voor de veiligheid niet meer mogelijk. De drie opties voor inloggen zijn: met de directe link, met de QR-code (scannen of intypen), met Microsoft-/Google-account. Zijn QR-codes individueel of per klas? QR-codes zijn individueel, per onderzoek. Bij een volgend onderzoek worden er nieuwe QR-codes gemaakt. Hoe kom je aan een QR-code? Dat is één van de opties als je respondenten gaat uitnodigen in het beheer van het onderzoek. Je kiest dan voor printen en print de QR-code uit. De uitdraai begint met een klasaanduiding, daaronder staan de namen van de leerlingen. Het zijn er 8 per pagina. Het opvragen van de QR-codes werkt alleen als ze worden opgevraagd in Chrome. Als u alleen de codes wilt zonder de afbeelding, dan vraagt u dat op in bv Edge. Of je exporteert alleen de codes naar Excel. Hoe gebruik je die QR-code? Een leerling kan die scannen met een QR-code scanner of de invulcode en validatiecode kunnen worden ingetikt. Deze link staat op onze website en ook op het veld van de codes: Hoe kom je aan een QR-scanner? Een QR scanner app kan je downloaden in de playstore of appstore. De meeste leerlingen zullen wel een QR-scanner op hun mobiel hebben. Wat doen we met leerlingen die én geen telefoon hebben én geen adres, hoe loggen die in? Die kunnen de QR-code intypen. Heb je de QR-code nodig om leerlingen een onderzoek in te laten vullen? Dit is één van de mogelijkheden. Inloggen kan ook met Microsoft- of Google-account of via de directe link in de uitnodiging per . Als een leerling inlogt met QR-code gaat hij hem scannen, moet hij dan nog valideren? Nee, na het scannen van de QR-code kan de leerling direct het onderzoek invullen. Ouders uitnodigen via een link op de website, kan dat nog? Je kunt ouders uitnodigen per . Als je ze op school in wilt laten loggen dan kan dat ook (!) met een QR-code. Deze kunnen worden uitgedraaid en uitgedeeld aan ouders. Of via mailmerge. Ouders kunnen die ter plekke scannen op hun telefoon. U kunt wellicht ook een QR-scanner gebruiken van een i-pad. Kun je de QR-code combineren met ? Je kunt iemand eerst uitnodigen met en dan QR, of andersom. De oude link blijft gehandhaafd, zolang het onderzoek open staat!! Kan een QR-code ook op een laptop gescand worden? 18

19 Daar zijn allerlei programma's voor. Ook via de Windows-store: 10/9nblggh5m02g?activetab=pivot:reviewstab 19

20 SSO (Single Sign ON) Wat is de SSO? Deze is er al voor het Google-account. Dan kun je op dat icoontje klikken en log je in met je Googleaccount. Of met je Microsoft-account. Hoe activeer ik SSO? Voor het Google-account hoef je niets te doen. Voor het Microsoft-account moet je Office gebruiken als school en e.e.a. instellen. Zie daarvoor de handleiding Windows Single Sign On Configuratie SSO. Kunnen leerlingen die al geregistreerd staan ook gewoon via SSO inloggen? Als de leerling al een account heeft met gebruikersnaam en wachtwoord dan moet de leerling dat koppelen. Dat staat in het mailtje van de uitnodiging. Heeft ie nog geen account hoeft ie het alleen te bevestigen. 20

21 Registreren Moeten alle collega s zich registreren om gebruik te kunnen maken van Kwaliteitscholen of doe ik dat als super-user? De super-user (of in elk geval degene die rechten heeft op die pagina) kan met de knop alle docenten in één keer uitnodigen op de pagina Autoriseren / Registreren. Daarna moeten de collega s een wachtwoord opgeven en zijn ze ingelogd. Móeten docenten geregistreerd worden? Iedereen die je rechten toe wilt kennen moet geregistreerd worden. Iemand die alleen een onderzoek invult, hoeft niet geregistreerd te worden. Docenten die het Bekwaamheidsdossier willen gebruiken moeten geregistreerd worden en 2FA inschakelen. Ook als zij resultaten van onderzoek willen inzien is registreren en 2FA verplicht, omdat je persoonsgegevens van derden kunt inzien. Op die manier is dat veilig volgens de AVG. Als iemand een uitnodiging krijgt ter registratie, is dan duidelijk wat die persoon moet doen? Dat staat in de . Advies: stuur vooraf aan personeel een dat de uitnodiging voor registreren Kwaliteitscholen er aan komt. Is de uitnodiging om te registreren standaard of kan je de tekst aanpassen? De uitnodiging om te registreren is standaard. Kan personeel ook inloggen via een Microsoft-account? Dat kan zeker. Zij moeten zich eenmalig registreren. Dat kan ook met G Suite van Google. Moeten ouders zich ook registreren? Nee, ouders worden niet geregistreerd. Moet een leerling zich verplicht registreren? Nee, dat hoeft niet. Het kan wel handig zijn om te registreren met Office 365 of Google. Als een leerling dit eenmalig gedaan heeft, kan de leerling hier de hele schoolloopbaan mee inloggen. Hoe moet een leerling zich registreren? Dat gaat net als bij alle andere gebruikers: ze krijgen een mailtje en geven een wachtwoord op. Als leerlingen geen account hebben aangemaakt, hoe weet een docent die zelf een onderzoek uitzet dan dat hij een moet verzenden of laat inloggen via QR? De wijze waarop leerlingen inloggen moet wel bekend zijn. En anders weten de leerlingen dat zelf wel. Men kan ook als men geregistreerd is, inloggen met een QR-code of via een link in een . Hoe logt een leerling in die zich niet registreert? Dat kan via QR of een linkje in een . Wij hebben in ons adres het leerlingnummer opgenomen? Kan dit dan geen kwaad voor de veiligheid? Niet meer of minder als een ander adres. Dit staat los van het inloggen in Kwaliteitscholen. Moet er een uitnodiging verstuurd worden voordat iemand wat kan invullen? Nee, als je een onderzoek activeert, kun je een uitnodiging sturen. Of men weet hoe men in kan loggen. Iemand kan per uitgenodigd worden. Of men kan met een code inloggen. 21

22 Kan je uitnodigingen om te registreren via het berichtencentrum van Magister sturen? Geen idee, wellicht dat een ict-deskundige op een school daar een idee voor heeft. Als je iedereen in een keer wilt uitnodigen om te registreren, krijgen degenen die al ingelogd zijn ook weer deze ? Nee, alleen niet-geregistreerde gebruikers krijgen dan een om zich te registreren. Hoe lang worden gegevens bewaard? Als iemand niet meer ingelezen wordt, gaan we de gegevens maximaal 2 jaar bewaren, daarna wordt iedereen automatisch geanonimiseerd. Scholen hebben daar geen beheerlast in. Hoeveel tijd neemt het in beslag om alles draaiende te krijgen? Dat verschilt erg per bestuur. Soms duurt het even voordat de koppeling met Magister goed werkt. Daarna moet iedereen geautoriseerd worden. Dan ben je klaar. Moeten ouders toestemming geven bij leerlingen onder de 16? Dat zijn lastige vragen met wellicht juridische consequenties. Wellicht is het handig om die voor te leggen aan de Autoriteit Persoonsgegevens. Kan je ook 10 docenten uitnodigen, i.p.v. 1 of alles? Ja, dat kan, kies dan als filter Medewerkers. Waarom staat er een zwart poppetje? Zwarte poppetje: profiel gekoppeld aan account. Kan je iemand waar problemen mee zijn verwijderen bij het autoriseren en opnieuw uitnodigen? Vooralsnog kan Kwaliteitscholen dat alleen, dus als er een probleem is met een gekoppeld profiel kun je contact opnemen met de Helpdesk. Kunnen collega s de handleiding Registreren inloggen. Gebruiken om te registreren? Ja, iedereen die ingelogd is kan via Help naar de Handleidingen. Als een teamleider een onderzoek uit wil zetten, moet hij/zij dan registreren? Ja, dat is verplicht, en hij moet 2FA inschakelen omdat gewerkt wordt met persoonsgegevens. Moet je leerlingen registreren als je ze voor het eerst uitnodigt voor een onderzoek? Je kunt registreren en voor het eerst een vragenlijst in laten vullen combineren. Dan registreert een leerling zich en dan kan die daarna direct een onderzoek invullen. Moeten alle leerlingen ieder jaar opnieuw ingelezen worden? Dat gaat gewoon via de koppeling met Magister of SOMtoday. Belangrijk is wel dat aan het begin van het nieuwe schooljaar bij Connector Inrichten het schooljaar wordt opgehoogd naar het nieuwe schooljaar. Is het handig om alle leerlingen te registreren of kijk je naar de onderzoeken die je gaat doen? Als je leerling (nog) geen onderzoek uit laat zetten, is het niet nodig om te registreren. Het is wellicht handig om dat te combineren. Kwaliteitscholen heeft op de pagina Registreren een optie toegevoegd om één klas te selecteren, dan kun je een klas uitnodigen om zich te registreren en dan kan men direct daarna een onderzoek invullen. Dan moet je dat onderzoek wel klaarzetten. Hoe lang is de link geldig om je te registreren? Die is zeven dagen geldig. 22

23 Hoe kan ik een profiel toevoegen aan mijn account, bijvoorbeeld van een testgebruiker? Als u een testgebruiker wilt hebben, dan voegt u die gebruiker toe in Magister of SOMtoday en deze wordt dan ook ingelezen. Als u op de pagina Autorisatie die gebruiker selecteert en via het envelopje uitnodigt, dan vult u het eigen adres in dat u ook gebruikt voor uw standaard profiel. Dan wordt die testgebruiker toegevoegd op uw Profiel-pagina en kunt u switchen. 23

24 adres bij profiel instellen Ik wil met een ander adres inloggen? Als u liever met een ander adres wilt inloggen, dan kan dat. Daarvoor klikt u op de +-knop. Er wordt dan een gestuurd naar het andere adres. Als u klikt op bevestig uw adres, dan wordt dat adres toegevoegd aan het profiel: U kunt dat valideren of weer verwijderen door op het groene envelopje te klikken: U kunt dan ook met dat adres inloggen. Naar het primair adres worden de mailtjes gestuurd. U kunt switchen van primair adres door op het groene envelopje te klikken. U kunt een e- mailadres ook verwijderen door op het prullenbakje te klikken (kan alleen bij het ingestelde secundaire adres). Kan ik een toevoegen en werkt 2FA dan nog? Jazeker, 2FA is gekoppeld aan uw profiel. U kunt een ander adres als primair adres selecteren, 2FA werkt dan toch. 24

25 2FA bij profiel instellen Moet een docent inloggen als hij/zij resultaten wil zien? Zeker, en 2FA moet ook geactiveerd zijn. Als een docent een onderzoek zelf wil uitzetten, moet hij dan geregistreerd zijn? Ook dat moet. En hij moet 2FA activeren, omdat hij met persoonsgegevens gaat werken. Dit is verplicht gesteld door de AVG. Hoe stel ik 2FA in? Kies een 2FA-app Als u bent ingelogd, gaat u naar uw profiel. Daar staat links de optie om 2FA aan te zetten. Om dit te kunnen gebruiken, downloadt u een Authenticator App in uw Play Store of Apple Store en zoekt op Authenticator. U kunt dit ook instellen in Chrome (en die toegang achter een wachtwoord zetten). (zie Toelichting: 2FA instellen in Chrome) Google: klik hier Microsoft: klik hier De Microsoft Authenticator kent bv meer dan 1 miljoen gebruikers. Als u deze app activeert, dan moet u dat bevestigen, zodat deze app echt weet dat u bent voor wie u zich uitgeeft. Daarna werkt de app tamelijk eenvoudig. Als u in wilt loggen opent u de app en dan ziet u een verificatiecode die elke 30 seconde wijzigt. Binnen die 30 seconden moet u dan inloggen met die code. Activeren met QR-code U ontvangt een QR-code (of u typt de lange code over). Deze moet u scannen met de app die u hebt gekozen. Dat is wat lastig als u al ingelogd bent met uw mobiel. U kunt bv een screenshot maken en deze naar uw mail sturen, dan opent u de afbeelding op uw pc of laptop en scant u de code. U kunt hem ook uitprinten. Als u de code hebt gescand, voert u de Verificatiecode in en bent u ingelogd. Let op: daarna moet u uitloggen en weer inloggen om alle opties geactiveerd te zien. Ik krijg een melding: vul de sleutel in. Wat is de sleutel? De sleutel die je in moet vullen om 2FA te activeren. Als je geen smartphone hebt, hoe kan je dan 2FA gebruiken? Dat kan in de browser, zie bijvoorbeeld Google Authenticator. (zorg er wel voor dat Chrome gesynchroniseerd wordt met al uw devices) Moet een leerling ook met 2FA activeren? Zeker niet, het is wel makkelijk als leerlingen zich registreren, dan kunnen ze voortaan inloggen met hun office of google-account. Waarom moet iemand inloggen met 2FA bij het Bekwaamheidsdossier? Wij willen dat niet. 25

26 Als je omgaat met persoonsgegevens van derden dan verplicht de AVG om met een hoger beveiligingsniveau in te loggen. Als je het Bekwaamheidsdossier niet gebruikt, dan heb je geen 2FA nodig, tenzij je resultaten wilt inzien. Dan is dat veiligheidsniveau, voor eigen bestwil, wel nodig. Hoe kom je aan de recovery-code? Klik op profiel en kies links voor 2FA. Daar staat een knop [nieuwe recovery codes genereren]. Zie handleiding Registreren Inloggen - Profiel beheren. Wat is het nut van die recovery-codes? Die heeft u nodig om in te loggen als u een nieuwe telefoon hebt of uw telefoon kapotgaat. Is er een zie YouTube-filmpje voor instellen 2FA? Zie hier. Opties 2FA in Kwaliteitscholen * 2FA uitzetten: u kunt 2FA de-activeren. Bedenk dan wel dat u daarna de pagina s met persoonsgevoelige informatie niet meer kunt openen. U kunt de 2FA uiteraard ook weer activeren. * Nieuwe recovery-codes genereren: u krijgt een nieuw setje herstelcodes. Als u de 2FA start, krijgt u een lijstje van herstelcodes. Daarmee kunt u (als 2FA onverhoopt niet werkt) toch inloggen en zaken opnieuw instellen. Een herstelcode kan eenmalig gebruikt worden. U kunt deze ook, als u de codes kwijt bent, opnieuw hier opvragen. * De authenticatie app configureren (zie demo om 2FA in te stellen). Tip: als u de QR-code wilt scannen op uw mobiel, maakt u een printscreen, die stuurt u naar u mail, u opent uw mail en u houdt uw mobiel voor het scherm. Of u print de QR-code op papier. * De authenticatie app sleutel resetten: u kunt de sleutel van de Authenticator-app opnieuw instellen. Dat kan nodig zijn als er een storing optreedt. Wat kan ik doen als 2FA niet meer werkt? U kunt de beheerder vragen om 2FA uit te schakelen. Deze kan dan op het symbooltje klikken bij uw account. Dan kunt u daarna 2FA opnieuw instellen. 26

27 Autoriseren In welke handleiding staan de rechten? Onder Help / Handleidingen staan meerdere bestanden die informatie geven over de rechten. Autorisatie rechten en rollen overzicht: bevat een overzicht van de menu-items de worden geactiveerd als er een recht wordt gegeven. Autorisatie rechten in Kwaliteitscholen: geeft achtergrondinformatie in het algemeen Autorisatie rechten toekennen: how-to-do, stappenplan uitdelen rechten. Autorisatie registratie: legt uit hoe u registraties kunt uitzetten, per persoon of voor een hele groep. Autorisatie Registreren Inloggen Profiel beheren: uitleg over alle opties in het Profiel. Onder Help / Downloads vindt u een Autorisatieschema. Daarmee kunt u noteren wie welke rechten krijgt. Begin je helemaal blanco? Moet je iedere docent apart openen om rechten te geven? Iedereen wordt ingelezen met een rol, zoals docent, leerling, oop. Bij deze rollen horen standaardrechten. Docenten, oop en kader hoef je geen extra rechten te geven om een vragenlijst in te kunnen vullen of om gebruik te maken van het Bekwaamheidsdossier. Is er een overzicht van toegekende rechten? Deze komt nog, staat op ons verlanglijstje. Waarmee bepaal je wat iemand kan zien? Er zijn aparte rechten en er zijn rollen, dat is een verzameling van rechten. Daarnaast krijgt iemand die direct leidinggevende wordt van een team extra rechten en kan men ook rechten toevoegen per onderzoek. Zijn de rechten overgenomen uit de vorige applicatie? Nee, er viel niets over te nemen, want het is voor het eerst dat de rechten op het niveau van personen worden vastgelegd. Er staan bij ons op de pagina van Autorisatie personen die niet meer op school zijn, hoe kan dit? Met de wekelijkse update van Magister/SOMtoday/AFAS worden personen met een einddatum ontkoppeld van het profiel. Als dit niet zo is, dan moeten wellicht de lijsten worden vernieuwd. Kan je iemand meerdere rollen toekennen? Dat kan, je deelt dan in feite meerdere rechten uit. Dat kan op zowel locatie- als bestuursniveau zijn. Hoe noem je nu de rol light beheerder die je in de oude applicatie had? Diegene kan de rol Onderzoek inrichten krijgen. Dat is een verzameling rechten (zie hieronder). Er kunnen ook bepaalde rechten verwijderd worden uit deze rol, zie prullenbakje: 27

28 Een overzicht van de rollen staat in de handleiding Rechten en rollen overzicht. Kan je via Profiel checken wat een docent ziet? Nee, dat kan niet. Je kunt wel op de pagina Autoriseren zijn rechten bekijken. Hoe kom ik aan een profiel? Iedereen die wordt ingelezen via Magister, SOMtoday of AFAS heeft een profiel. Kan ik ook een extra profiel instellen? Dat kan, je kunt meerdere profielen hebben die aan één adres ophangen. Het moet wel functioneel zijn, zoals een leidinggevende van twee locaties. Hoe kan ik van profiel wisselen? Het kan zijn dat u meerdere profielen hebt, bijvoorbeeld als docent van school X en van school Y. Dan kunt u met 1 login switchen van het ene naar het andere profiel. Dat doet u door op Selecteren --> te klikken. De meeste gebruikers zullen één profiel hebben en zien deze optie dan ook niet. U voegt een profiel toe door aan een account een bestaand adres toe te voegen bij Autoriseren. Kan je op schoolniveau een applicatiebeheerder bepaalde rechten geven. Ik kan dat alleen op bestuursniveau, anders ziet men niets? We kunnen dit niet reproduceren. Je kunt, als je het recht op het hoogste niveau hebt, een school selecteren, dan vraag je die persoon op, dan klik je op de persoonskaart van die persoon, dan geef je diegene rechten op schoolniveau. Dat moet gewoon kunnen. Kan ook op lager niveau. Andersom kan niet, iemand met recht op locatieniveau kan geen rechten geven op bestuursniveau. Kan je iemand van een locatie super-user maken? Dat kan, je kunt op laag van bestuur school locatie autoriseren. Het is raadzaam om twee personen het recht te geven op het hoogste niveau. Wat als iemand een nieuwe telefoon krijgt? Dan moet je de app opnieuw installeren, daar zijn ook de herstelcodes (recovery) voor om dan toch in te kunnen loggen en de nieuwe telefoon te registreren. Dat is niet expliciet iets van Kwaliteitscholen, dat is voor alle applicaties waarvoor je een Authenticator gebruikt. Is er een overzicht van alle rollen en rechten? Wat is de betekenis achter de rollen en rechten? Ja, dat heet Autorisatie - rechten en rollen overzicht 28

29 Als je een rol uitgeeft zitten er rechten aan vast, anderen kan je meer rechten geven, wordt het dan geen rommeltje? Dat heeft met organisatie te maken? Als iemand een P&O-rol heeft, moet je dan nog rechten toevoegen? Alleen als daar vraag naar is. Iemand met de rol P&O kan de taken uitvoeren die horen bij die rol. Het is mogelijk bepaalde rechten te verwijderen of toe te voegen. Hoe geef ik iemand (extra) rechten? Klik hiervoor op het persoonskaartje bij het menu-item autorisatie. Dan kom je in het scherm Autorisatie voor profiel. De naam van de persoon staat dan bovenin. Kun je zien wie welke rechten heeft? Nee, dat rapport moet er nog komen. Hoe weet ik dat ik als super-user ingelogd ben? Dan heb je alle functionaliteiten die zijn genoemd in de handleiding Rollen en Rechten. Wat gebeurt er als ik op het blauwe envelopje klik? Dan kun je iemand persoonlijk uitnodigen om zich te laten registreren. Kan een kaderlid een standaard rol krijgen? Dat kan. Dat moet dan wel bij de eerste import gebeuren. Dit kun je instellen bij Connector Koppeltabellen. Ik zie alleen menu-items bij onderzoek invullen en bekwaamheidsdossier, hoe kan dat? Dat ligt aan de rechten die je toegekend hebt gekregen door de super-user. Kan je twee super-users maken? Je kunt zelf iemand anders ook super-user maken. Sterker: dat is aan te raden. Welk recht krijgt iemand die alleen onderzoeken klaarzet? Zie hierboven de uitleg over light-beheerder. Wie moeten er extra rechten krijgen? Het ligt voor de hand dat een P&O-functionaris de rechten krijgt van P&O. Kader mag wellicht alle resultaten zien bij Vrije Rapportage. Hebben docenten wel inzicht in hun Bekwaamheidsdossier als ze geen (extra) rechten hebben? Ja, ieder personeelslid heeft een Bekwaamheidsdossier. Leerlingen en ouders hebben dat niet. Kan ik ergens zien welke rol of functie ik heb? Er zijn geen functies, alleen rechten op bepaalde functionaliteiten. Als je alles ziet bij de menu s, waaronder autorisatie, dan heb je alle rechten. Als je de pagina Autorisatie hebt, kun je jezelf namelijk ook alle rechten geven. Kan je een groep mensen in een keer bepaalde rechten geven? Dat kan als je die bij de import koppelt aan een rol. Hebben afdelingsleiders de rechten om rapportages in te zien? De direct leidinggevende van een team heeft inzage in resultaten van het team, niet op de resultaten onder het menu-item resultaten, tenzij je hem/haar daar rechten op geeft. De koppeling wordt bij ons door de administratie verzorgd, welke rechten dat zijn? Connectoren. 29

30 Onderzoek inrichten en uitzetten Algemeen Zelf onderzoek inrichten Domeinen Onderzoek uitzetten Respondenten selecteren en en Groepen maken Vragen over specifieke onderzoeken MMP en Prognosetool Handleidingen & Toelichtingen Algemeen Checklisten Markdown in een Onderzoek - Antwoordensets - tips Onderzoek - Antwoordensets inrichten Onderzoek - Domeinen inrichten Onderzoek - Eigen onderzoek inrichten Onderzoek - Groepen Genereren Onderzoek - Invullen Onderzoek - Multiselect Onderzoek - Onderzoektemplates inrichten Onderzoek - Persoontemplates inrichten Onderzoek - Prognosetool Onderzoek - Uitzetten Onderzoek - Vragen inrichten Panelonderzoek in Kwaliteitscholen Stappenplan Starten met Kwaliteitscholen Specifiek CW Docent door leerling - evaluatieformulier teams en school CW Docent door leerling - evaluatieformulier voor docent CW Docent door leerling - informatie voor de docent CW Docent door leerling - normtabellen CW Docent door leerling - protocol van afname CW Docent door leerling - protocol van organisatie CW Docent door leerling - rapport opvragen (enkele voorbeelden) CW Docent door leerling - stapsgewijs uitzetten door docent CW Docent door leerling - toelichting per stelling CW Docent door leerling - uitzetten CW Docent door leerling - verantwoording 30

31 CW Docent door leerling - vraagvariantenoverzicht CW Leerling door docent - uitzetten CW Schoolleider door collega - verantwoording CW Schoolleider door collega's vraagvariantenoverzicht Open dag uitzetten Quickscan Medewerkersonderzoek - brief medewerkers Quickscan Medewerkerstevredenheid protocol Tevredenheid Leerlingen - protocol afname Tevredenheid Leerlingen en Ouders - uitleg nieuwe opzet Tevredenheid Leerlingen en Ouders - uitzetten Vensters in Kwaliteitscholen Werkdruk Risico-Inventarisatie en Evaluatie in het VO Werkdruk en werkgeluk Verdiepend onderzoek RI&E Wiel van de Mentor Verantwoordingen Verantwoording CW docent door leerling Verantwoording CW Schoolleider door collega Verantwoording Middenmanagement door collega Verantwoording Quickscan Verantwoording Tevredenheid Leerlingen ISK Verantwoording Tevredenheid Leerlingen VSO Verantwoording Tevredenheid Leerlingen Verantwoording Tevredenheid Ouders Onderzoeken - Geavanceerd uitzetten 3:50 Onderzoeken - Snel uitzetten onder twee klassen 1:50 Onderzoeken - Tevredenheid Brugklas uitzetten 2:09 Onderzoeken - 1 domein maken met drie eigen stellingen voor 1 docent 2:55 Onderzoeken - PDF maken van vragenlijst 0:29 Onderzoeken - Testteam bij XY onderzoek 1:58 Onderzoeken - Onderzoek verwijderen 0:48 Onderzoeken - Testonderzoek uitzetten 2:04 Onderzoeken - Onderzoekstemplate inrichten 2:09 CW Docent door leerling - Prognose en Ambitie uitzetten 5:46 CW Docent door leerling - Snel uitzetten 2:47 CW Docent door leerling - P&A Uitzetten 1 docent via geavanceerd 1:22 CW Docent door leerling - Groep toevoegen 2:30 CW Docent door leerling - Groepen inrichten 1:59 CW Schoolleider - door meerdere collega's + P en A 2:57 31

32 Algemeen Ik mis een to do list hoe ik moet starten, is die er? Zie de handleiding Onderzoek uitzetten en het bestand Checklisten. Waar staan de standaard onderzoeken? Hoe kan ik die vinden? Die staan bij Template Explorer. Daar vind je ook informatie over het onderzoek. Staan er ook eigen vragenlijsten bij Template Explorer? Ja, je kunt filteren op eigen templates. Dit is voor mij helemaal nieuw. Als ik de stappen volg aan de linkerkant, doe ik het dan goed? Ja. Kijk ook naar de handleiding Onderzoek uitzetten, hierin staat omschreven hoe een onderzoek uitgezet moet worden. En op de eerste pagina van het bestand Checklisten staat een stapsgewijze uitleg. Kan je vooraf zien wat de representativiteit is van een onderzoek? Ja, dat kan van onderzoeken voor ouders en leerlingen. Zijn percentages zowel bij ouders als leerlingen hetzelfde? (representativiteit) Ja, alleen voor leerlingen is het bij Schoolklimaat en Veiligheid verplicht dat je voldoet aan de representativiteit, in die zin dat je voldoende respondenten hebt per schooltype. Kun je twee persoonstypes selecteren en dan kiezen voor pagina representativiteit? Nee, dat kan alleen met 1 persoonstype tegelijk. Kan ik een eigen vragenlijst in twee perioden afnemen? Ja, de periode maakt niet meer uit. Er zijn geen perioden meer. (m.u.v. Scholen op de kaart/vensters) Als je een vragenlijst bij zowel ouders als leerlingen af wilt laten nemen, kan je dan kiezen dat alleen ouders een mailtje ontvangen en leerlingen niet omdat ze het onderzoek in de klas invullen? Nee, dan moet je twee aparte onderzoeken maken. Wanneer gebruik je de knop [afsluiten]? Als je genoeg respons hebt, klik je op de knop [afsluiten]. Daarna kun je vanuit het beheer van dat onderzoek een rapport opvragen. Is er nog een jaarplanning? Dat is er niet meer want er zijn geen verplichte perioden meer. Je kunt bij het onderzoek de beginen eindtijd kiezen, dan wordt dat keurig op datum getoond in het overzicht van beheer onderzoeken. Als je brugklas apart uitzet, kan je dan rapporten genereren van gekozen domeinen? Ja, dat kan. Kan je Brugklasonderzoeken en Examenklas tegelijk uitzetten? Ja, dat is geen probleem. Als je de gemeenschappelijke domeinen één rapport wilt opvragen dan kan dat bij Vrije Resultaten. Dan hoef je alleen die domeinen te selecteren. 32

33 Kan je een onderzoek kopiëren en nogmaals uitzetten via snel? Zeker, misschien is het wel slim om een nieuwe naam te geven aan een onderzoek. Bij snel uitzetten kan je niet een stap terug, dat zou wel handig zijn. Je kunt wel gewoon terug met de backspace-knop van de browser. Kan de verzendmethode bij Snel uitzetten ook uitgesteld worden? Ja, na de presentaties in oktober is stap 3 van Snel uitzetten aangepast: er zijn nu 4 opties in plaats van 3 en de opties van de knoppen zijn ook duidelijker. Zie de Handleiding Onderzoek uitzetten. In stap 3 is ook een Terug-knop toegevoegd. Wat is het verschil tussen snel onderzoek uitzetten en geavanceerd? Snel uitzetten kies je als je weet wat je wilt: welk onderzoekstemplate, welk personentemplate, hoe respondenten gaan inloggen. Je kunt altijd twee stappen via Snel uitzetten doen en dan kiezen voor Geavanceerd. Dan kun je de representativiteit controleren, de voortgang, non-respondenten selecteren. Sowieso ga je, als het onderzoek afgesloten moet worden, naar de Geavanceerde instelling van het onderzoek dat je snel uitzet, want je moet het onderzoek wel afsluiten om resultaten te kunnen zien en om die te verzenden naar Vensters. Vorig jaar waren er problemen met snelheid van de server, duurde heel lang voordat leerlingen onderzoek in konden vullen, is dit nog? Een enkele keer was het erg druk met importeren, rapporten opvragen e.d. De performance wordt de komende maanden wekelijks gemonitord door ict ers. We hopen ook dat als rapporten na afsluiten s nachts automatisch worden klaargezet er overdag minder belasting is op de server. Kan je nog respondenten toevoegen als een onderzoek al loopt? Ja, dat is mogelijk. Je kunt individuele respondenten en beoordeelden toevoegen aan een geactiveerd onderzoek. Waar vind ik mijn eigen onderzoeken terug? Die vraag heeft twee kanten. Als het gaat om uitgezette onderzoeken, dan vind je die terug bij Beheren/Geavanceerd, bij Filter kun je selecteren op vrijgegeven onderzoek, daar staat de geschiedenis van de uitgezette vragenlijsten. Als het gaat om zelf ontwikkelde vragenlijsten, die vind je bij het menu-item onderzoekstemplates. Deze templates kun je vervolgens selecteren bij het kiezen van een template, dan heb je de keuze tussen Kwaliteitscholen en eigen onderzoeken. Hoe kan ik een onderzoek verwijderen? Zie Help / Handleidingen / Onderzoek uitzetten, hoofdstuk Testonderzoek uitzetten. Waarom moet ik 2FA inschakelen als ik een onderzoek wil uitzetten? In het kader van de AVG is de omgang met persoonsgegevens aan strenge regels gebonden. Iemand die een vragenlijst invult, hoeft geen gebruik te maken van 2FA, maar als u personen kunt selecteren 33

34 om een vragenlijst in te vullen heeft u toegang tot die persoonsgevens. U kunt bij een niet-anonieme bevraging ook resultaten opvragen van die personen. Vandaar dat er gekozen is voor dit extra slot op de deur. Wat houdt bij het voorbeeld van een vragenlijst een doorgestreept vraag in? En een sterretje? En een groene vraag? Een vraag met een * = een vraagvariant, dus ouder, leerlingen en andere persoonstypen kunnen een eigen tekstvariant krijgen. Een groene vraag = een relevantievraag: men kan dan de vragen eronder wel of niet beantwoorden als men ja of nee antwoordt. Een doorgestreepte vraag: deze is al eerder gesteld, telt wel mee bij dat domein als domeinscore. Hoe kan ik een voorbeeld van de vragenlijst printen? Ga naar Template Explorer. Selecteer het onderzoek. Klik op de groepen knop [Bekijk vragen]. (nieuw scherm opent) Druk op CTRL-P (of rechtermuisknop, kies afdrukken) Selecteer Opslaan als pdf Andere optie om een voorbeeld te bekijken is het eigen account toevoegen, activeer het onderzoek en ga in het eigen account naar Onderzoek invullen (zie handleiding Onderzoek uitzetten). Zijn er ook vragen over begeleiding werkplekbegeleider? Er zitten veel vragen in over stagebegeleiding. 34

35 Zelf onderzoek inrichten Hoe stel ik een antwoordenset in voor multiselect (=meerdere antwoorden aanvinken)? U kijkt eerst of de opties waar u uit wilt kiezen al bestaat bij de antwoordenset. Dat zou namelijk zomaar kunnen. U gaat naar het menu-item Vragen toevoegen, selecteert de vraag of kiest onderaan voor nieuwe vraag aanmaken. Op deze pagina voegt u de antwoordenset toe door bij Antwoordtype te kiezen voor de optie Keuzelijst (Multiselect) Vervolgens kan de respondent meerdere antwoorden aanvinken. Zie bij Help / Uitleg Multiselect voor meer uitleg. : Eigen template inrichten 35

36 Domeinen Heeft het weghalen van een domein invloed op de benchmark? Nee, want de benchmark wordt nu per domein bepaald. Kan je zelf domeinen maken? Dat kan. Advies: kijk eerst naar de domeinen van Kwaliteitscholen voordat je zelf een domein gaat maken. Er staan een heleboel domeinen in Kwaliteitscholen. Zijn de eigen schooleigen onderzoeken en domeinen meegenomen vanuit de historie? Ja, alle onderzoeken zijn overgenomen van de oude applicatie. Echter, als oude stellingen nog geen domeinen hadden in de oude applicatie, dan zijn ze onder één domein gezet in de nieuwe applicatie. Je kunt ze vaak terugvinden onder (losse stellingen van domein [naam onderzoek]). Als ik mijn onderzoeken van vorig jaar ophaal en wil exporteren en ze hebben geen domein, wat dan? Dan moeten er domeinen toegevoegd worden. Van de oude resultaten zullen nog geen domeinresultaten beschikbaar komen, omdat de domeinscores in de nieuwe applicatie direct opgeslagen worden bij de antwoorden. Op die manier kan de inhoud van een domein in de loop van de jaren ook worden aangepast, ook bij eigen domeinen. Hoe voeg je (school)eigen vragen toe aan een onderzoek? Voor elke eigen vraag moet een domein gemaakt worden. Een domein kan uit meerdere vragen bestaan. Domeinen kunnen bij een vragenlijst verwijderd worden en toegevoegd. Je kunt de vragen zoeken bij Vragen, dan type je een deel van de vraag in en dan krijg je de vragen met die tekst. Kan je eigen domeinen aanmaken die afwijken van de domeinen van de inspectie? Je kunt een eigen onderzoekstemplate maken met de verplichte domeinen, daarnaast eigen domeinen met vragen die je zelf belangrijk vindt. Het is aan de school dan om de kwaliteit van dat eigen domein te onderzoeken. De domeinen van de kwaliteitsgebieden van de inspectie van Kwaliteitscholen zijn gevalideerd. Kan je ook een deel van de vragen binnen een domein verwijderen? Dat kan niet. Dan moet je een eigen domein maken. Kan ik bij het maken van een eigen domein uit de vragen van Kwaliteitscholen putten? Ja, dat is zelfs wenselijk, dan heb je in elk geval een benchmark op die stellingen. Is het nog mogelijk om vragen uit een domein te verwijderen? Dat kan bij eigen domeinen altijd. Bij een domein van Kwaliteitscholen niet. Dan moet je een eigen domein maken en de vragen die je wel wilt uit het domein van Kwaliteitscholen toevoegen aan het eigen domein. Moet je bij open vragen ook een domein aanmaken? Ja Kan ik domeinen toevoegen aan een standaard template van Kwaliteitscholen? Ja, dat is geen probleem. Hoe moet ik de codes die voor de domeinen staan interpreteren? Een code maakt een domein uniek. Deze codes kunnen nog gerestyled worden. Als je domeinen kiest, kan je dan zien op hoeveel vragen je uitkomt? Het aantal vragen vind je als je klikt op voorbeeld, bovenaan staat het aantal vragen. 36

37 Waarom zijn er bij het voorbeeld vragen doorgestreept? Dit zijn stellingen die al eerder gevraagd zijn. De doorgestreepte stellingen tellen wel mee bij de domeinscore. Kan je de volgorde van de domeinen bepalen? Ja, door te slepen kan je zelf de volgorde van de domeinen bepalen. Kan je bij snel onderzoek uitzetten ook domeinen toevoegen/verwijderen? Nee, dit kan alleen bij geavanceerd. Maakt het voor de domeinen uit dat onderzoeken op verschillende momenten worden uitgezet? Dit maakt niet uit. Als je een eigen domein maakt met eigen vragen en je hangt dit in een template, als je dan een wijziging aanbrengt in de vraag, verandert dan ook het domein? Nee, dat blijft hetzelfde. Vragen kan je verwijderen uit een domein, de oude domeinscore blijft bewaard. Domeinscores worden niet meer berekend, maar tegelijk met de antwoorden van de vragen vastgelegd. Wat is een relevantievraag? Daarmee kun je een heel domein overslaan als respondent. Zie voor uitleg de handleiding Domeinen. Maakt het voor resultaten uit of je tekst/smileys kiest? Dit heeft geen invloed op de resultaten, de onderliggende waarde blijft hetzelfde. Wel kan het lastig zijn voor leerlingen om bij negatieve stellingen (bijv Ben je de afgelopen maanden gepest ) te antwoorden met alleen een smiley. Als er negatieve stellingen in de vragenlijst staan is het advies om tekst of smiley en tekst te gebruiken. Waar vind ik de antwoordensets van Kwaliteitscholen? Als je een vraag gaat maken, komt er een keuzelijst. Van de meest gebuikte antwoordensets (oneens eens; ontevreden tevreden etc) zijn de opties uitgewerkt van 2 tot 5 keuzes: Zie de handleidingen Antwoordenset inrichten en Antwoordensets - tips. Wat houdt multiselect in? Dat is een mooie nieuwe optie, daarmee kunnen respondenten meerdere antwoorden kiezen in een antwoordenset. (zie voor de uitleg de FAQ: Hoe stel ik een antwoordenset in voor multiselect (=meerdere antwoorden aanvinken)? Als je een domein maakt, is die dan beschikbaar voor de hele school? Een domein van een onderzoek is beschikbaar voor diegenen die over dezelfde rechten beschikken. Dus als iemand het maakt voor locatie X, dan is dat domein niet vanzelfsprekend ook te gebruiken door locatie Y. Als je een domein op bestuursniveau aanmaakt dan kunnen onderliggende scholen 37

38 dat domein gebruiken, maar het beheer zit dan op bestuursniveau. Hetzelfde geldt voor een school, dan kunnen de locaties eronder dat domein gebruiken. Kan ik een domein maken met verschillende antwoordensets? Dat raden we af, omdat respondenten dan moeten kiezen uit meerdere antwoordensets. Het zal ook bij het berekenen van het kengetal fout kunnen gaan. Staat anonimiteit standaard aan of moet je dit zelf aan- of uitzetten? Dat beheer je zelf, behalve bij Vensters (anders kun je geen resultaten naar Vensters sturen) en ook niet als je een onderzoek dat anoniem is ingesteld door docenten laat uitzetten. 38

39 Onderzoek uitzetten Kan een klas nog steeds een onderzoek in de mediatheek invullen? Ja, dat kan, de codes kunnen geprint worden per klas. Een leerling kan een vragenlijst op elk device invullen, ook op zijn telefoon. De pagina wordt automatisch geresized naar het soort scherm. Ben ik het overzicht van respondenten helemaal kwijt? Bij anonieme vragenlijsten zie je niet meer wie er respondent is. Er is wel een overzicht van de voortgang per klas. Dat staat bij Voortgang. Daar kun je de non-respondenten ook r en. Kan ik voor ouders meerdere inlogmethodes naast elkaar gebruiken? Je kunt bij het ene onderzoek ouders in laten loggen met QR-codes en het andere met link in . Kan de datum te gebruiken tot en met tijdens invullen onderzoek nog gewijzigd worden? Dat kan, zo lang je niet hebt afgesloten, is deze aanpasbaar, ook al is datum voorbij. Kan je net als in de oude applicatie aangeven dat dit alleen overdag kan worden ingevuld? Dat hebben we inmiddels toegevoegd. Ook de respondent ziet tot hoe laat hij het kan invullen. Kan je zelf een personentemplate inrichten? En moet dit elk jaar opnieuw? Dat kun je zelf en het is juist de kracht van dat template dat dat niet elk jaar opnieuw hoeft. Waarom zie ik bij een onderzoek over ouders ook personentemplates van bijvoorbeeld leerlingen? U ziet in principe alle personentemplates, zodat u zelf een keuze kunt maken. Wat is een personentemplate precies? Dat is een sjabloon van filters op respondenten, die, als je dat template selecteert, respondenten selecteert die op dat moment zijn ingelezen in Kwaliteitscholen. Hoe kan een docent een eigen vragenlijst uitzetten als dat niet via het Bekwaamheidsdossier gaat? Via het Bekwaamheidsdossier kunnen alleen X-over-Y-vragenlijsten worden uitgezet. Andere vragenlijsten, bijvoorbeeld over Huiswerk, kunnen worden geactiveerd door de beheerder en bij Rechten onderzoek kan het beheer en ook inzage van resultaten overdragen worden aan een docent. Daar kunnen nog allerlei keuzes in gemaakt worden, zie hieronder. 39

40 Zijn de vragen niet te lastig voor vmbo-leerlingen? Wordt dit vaker gemeld door scholen? Dit betreft vooral een paar Venster-vragen. Daar zal Vensters t.z.t. vast verbetering in gaan aanbrengen. Kan je nog wel een herinnering sturen om onderzoek in te vullen? Zeker, je kunt de non-respondenten een herinneringsmail sturen. Dat doe je op de pagina Voortgang. Hoe lang blijft de link voor onderzoek invullen geldig? Zo lang als het onderzoek open staat. Is het mogelijk dat 3 onderzoeken dezelfde naam hebben? Ja, dat kan. Kan je als school zelf onderzoeken uitzetten of moet dit via het bestuur? Dat kan op elke laag: bestuur, school, locatie. Kan je zien of iemand een onderzoek heeft ingevuld? Dat kan alleen van niet-anonieme onderzoeken. Kan je ook één docent selecteren? Dat kan, bij beoordeelden kun je 1 docent, of 2 docenten, selecteren: Kan je nog steeds leerlingen deselecteren / eruit halen die je hebt geselecteerd? Ja, dat kan, er staat een prullenbakje achter elke naam. Komt er een logo bij te staan, bij uitzetten onderzoek? Ja, bij het uitnodigen wordt het logo van de school meegestuurd. Ik word gestoord tijdens beheer van een onderzoek, wordt dit automatisch opgeslagen? Als er een Opslaan-knop is onderaan, dan moet je opslaan, anders is dat niet nodig. Kan ik CW docent uitzetten als ik geen Bekwaamheidsdossier gebruik? Als je rechten hebt om dat onderzoek uit te zetten dan kan dat. Als je het uitzet voor een docent dan ziet diegene niet zelf de resultaten als er geen gebruik wordt gemaakt van het Bekwaamheidsdossier, dan moet de applicatiebeheerder het rapport opvragen en verspreiden. CW docent: wat is het juiste moment om dat af te nemen? Januari/februari. Moet ik een nieuwe periode aanvragen als ik een extra CW docent door leerling wil doen? Als het onderzoekstemplate is uitgezet, dan moet je een nieuw onderzoek activeren. Er zijn geen periodes meer. Ik heb een vraag over het onderzoek CW OOP 360+ STANDAARDLIJST In de template explorer staat bij anoniem nee. Als ik het onderzoek aanmaak, kan ik wel de optie anoniem aanvinken. Verder moet het onderzoek onder 5 collega s (respondenten) uitgezet worden. Kan het dan anoniem zijn? Anders dan bij het evalueren van een leidinggevende of een schoolleider, zullen de evaluatie over een collega (docent of oop) vaak door minder dan 5 collega s gedaan worden, vandaar de 40

41 standaardoptie van niet-anoniem. Het kan beslist als anoniem worden uitgezet, maar realiseert u zich dan wel dat als er 4 respondenten zijn er geen resultaat getoond kan worden. Verder dient overwogen te worden wat het strategisch voordeel / nadeel is van anoniem versus niet-anoniem. Als een collega in gesprek wil met andere collega s over zijn functioneren, dan kan dat het beste nietanoniem uitgezet worden. Ik wil graag overgaan op het CW-360-graden-onderzoek. Alleen moeten dan de resultaten van de leidinggevende over de docent niet anoniem zijn. Nu kan ik eenmalig kiezen voor het aan of uitzetten van de anonimiteit. Hoe voorkom ik dit, zonder toch weer drie onderzoeken uit te moeten zetten? Als collega s elkaar evalueren, dan is dat meestal niet anoniem. Je kunt de drie collega s in 1 keer koppelen aan de docent die wordt geëvalueerd, dat hoef je dat niet drie keer apart te doen. Wel inderdaad het vinkje op niet anoniem zetten. De docent kan dit ook zelf doen, overigens. Als ik een onderzoek heb uitgezet voor ouders van een bepaalde locatie, kan ik dit dan nog een keer gebruiken? Je kunt opnieuw een onderzoek uitzetten met dezelfde domeinen of hetzelfde template. Komt er nog een zoekfunctie in lijst leerlingen? Bij de lijst van respondenten kun je op de knop [Filteren] klikken en vervolgens een leerling op naam zoeken. Moet je iemand machtigen om een docent in de klas een onderzoek uit te laten zetten? Als het een onderzoek is over het eigen functioneren dan kan de docent dat zelf. Is het een onderzoek als Huiswerk, dan kun je een docent voor dat ene onderzoek rechten geven. Ik zie meerdere vakken als ik vakken selecteer? Dan heeft u waarschijnlijk meerdere locaties geselecteerd! Selecteer 1 locatie op pagina Algemeen van het onderzoek. 41

42 Respondenten selecteren en en / laten inloggen Kan je een export maken van respondenten? Dat ligt eraan wat ermee wordt bedoeld. Je kunt bij Verzenden een export maken van de codes, dan heb je ook een export van de geselecteerde respondenten. Kan ik leerlingen ook per klas uitnodigen? Dat kan, dan nodig je ze per klas uit via Snel uitzetten. Dat worden dan onderzoeken per klas. Je kunt ook meerdere klassen selecteren. Ook bij een docent bij een xy-vragenlijst. Waarom staan de leerlingen en medewerkers niet op volgorde? De medewerkers worden ingelezen via Excel, Magister of SOMtoday. Daarbij wordt doorgaans ook de voornaam en achternaam ingelezen. Als je daarop wilt selecteren, dan kun je dat persoonlijk instellen bij Profiel bewerken / Instellingen. Zet die dan op achternaam. Vorige week heb ik een X over Y onderzoek uitgezet waarbij leerlingen docenten evalueren. Nu krijg ik de opmerking dat de naam van de docent getoond wordt als voornaam en achternaam. Bij mijn weten was dat in het verleden "dhr/mevr. Achternaam". Had ik dit kunnen weten? Kan ik dit (als ik dat wil) voorkomen, zodat alleen dhr (of mevr) en achternaam getoond wordt? Is dat nu nog (terwijl het onderzoek open staat) te wijzigen? De leerlingen zien de naam van de docent zoals die wordt ingelezen uit Magister of SOMtoday (of AFAS). Bij beide applicaties kun je instellen hoe de naam wordt ingelezen. Bij SOMtoday is dat op de pagina Connector inrichten (zie Handleiding SOMtoday - connector inrichten (stap 1). In Magister kan dat ingesteld worden in de code. Dat kan worden aangepast en na de update vanuit SOMtoday of Magister zien de leerlingen die naam als ze inloggen. Ik heb bij een xy-onderzoek respondenten geselecteerd. Ik wil een andere groep kiezen. Hoe kan ik de huidige groep verwijderen? Ga naar selectie en klik op Vrij. Je krijgt de vraag om de huidige selectie te verwijderen. Kan je nog een onderzoek uitzetten met een directe link? Ja dit gaat nog hetzelfde d.m.v. een uitnodiging via . Als je een uitnodiging verstuurt, kan je dan ook nog een berichtje naar jezelf versturen? Als je een test- wilt sturen naar jezelf, dan maak je even een nieuw onderzoek aan. Zie Help / Handleidingen / onderzoek uitzetten, pagina 4. Je kan ook kiezen voor de preview-knop. Je ziet dan hoe de eruit komt te zien (what you see is what you get). Zitten er nog standaard tekstsjablonen in? De oude sjablonen zijn niet meegenomen naar de nieuwe applicatie. Je kunt in de historie inloggen om een oude uitnodigingstekst te kopiëren. 42

43 Is er geen persoonlijke aanhef meer in de ? Je kunt je eigen tekst toevoegen, het deel met informatie over de link is standaard. Het voordeel is dat dat in elke browser nu hetzelfde is. Je kunt wel het Reply-to adres aangeven en de displayname: Bij het sturen van een herinnering, krijgt dan iedereen weer een ? Alleen de non-respondenten zullen een herinnering ontvangen. Degenen die het onderzoek al hebben ingevuld ontvangen geen . Kan je programmeren wanneer de verstuurd wordt? Je kunt instellen dat je de uitnodiging op een Later tijdstip wilt verzenden. Je moet er echter wel rekening mee houden dat het soms even kan duren voordat alle s zijn verzonden (afhankelijk hoeveel respondenten je hebt en hoe druk het op de mailserver is). Wanneer worden de s verzonden? Elke 2 minuten mogen er 30 s verstuurd worden. Hierbij geldt de regel maximaal 10 per domein. Ze worden gesorteerd op de datum dat ze verstuurd mogen worden (datum in queue gestopt of later als dat specifiek is aangegeven). Hoe lang duurt een erover om te verzenden? De regel is als volgt, een voorbeeld van 800 uitnodigingen: * 800 s * 20 per 2 minuten * 800/20 = 40 * 2 minuten = 80 minuten. Hierbij gaan we ervan uit dat er geen foute adressen bij zitten, dat kan het proces vertragen. Kun je s ook op termijn verzenden per klas. Nee, dat is er niet. We overwegen eerder een optie dat een docent d.m.v. een schuifje een onderzoek kan activeren voor een klas, daar moeten we nog goed over nadenken hoe dat precies kan. Verzenden per klas is erg intensief en ook kan het gebeuren dat een niet op tijd aankomt, dat willen we liever voorkomen. Is ons logo nog zichtbaar, waar kan je dat zien? Het logo is overgenomen en wordt meegestuurd in de mail. Dat zie je als je een test naar jezelf mailt. Deze schoolinstelling is nog niet zichtbaar, dat komt t.z.t. 43

44 Ik zie 916 uitnodigingen terwijl er maar 378 leerlingen zijn, hoe kan dat? Als je bij evaluaties over docenten een leerling koppelt aan 4 of 5 docenten evalueert, dan krijgt die leerling 2 uitnodigingen, want een leerling kan op zijn mobiel maar 3 docenten tegelijk evalueren, worden dat er meer, dan wordt dat in twee stukken geknipt. Als je dat niet wilt, dan moet het op de pc + dan moet je op pagina Algemeen aangeven dat ze meer dan 3 kolommen invullen. Een ouder heeft geen ontvangen, kan dat? Dat kan. Er zijn drie opties: 1. De ouder heeft geen adres (vraag laatste opgehaalde data op bij Connector-status). De adressen van de ouders staan in een aparte kolom. 2. De ouders hebben een verkeerd adres. Ook dat kunt u controleren bij Toon laatst opgehaalde data. 3. Eén van de twee ouders heeft een ontvangen en men weet dat niet van elkaar. Ook dat kunt u controleren bij Toon laatst opgehaalde data. Ik filter bij respondenten op Leerjaar 1 en daarna op Leerjaar 4 en krijg 8 respondenten. Hoe kan dat? Als u eerst filter op leerjaar 1, dan worden alle leerlingen en ouders gefilterd. Dat zijn er bijvoorbeeld 500. Als u daarna filtert op leerjaar 4, dan wordt van de eerste selectie een beperking opgelegd: in feite worden alleen die respondenten geselecteerd die zowel in leerjaar 1 en in leerjaar 4 zitten. Dat kunnen alleen ouders zijn die een kind in leerjaar 1 en in leerjaar 4 hebben zitten. Let er dus op dat u eerst de persoonstype Leerlingen selecteert als u leerlingen wilt selecteren, of eerst de persoonstype ouders als u ouders wilt selecteren. Ga daarna de groep leerlingen inperken, door bijvoorbeeld alleen leerjaar 2 op te vragen. Wilt u alleen de havo-leerlingen van leerjaar 2, dan filters u als derde op Schooltype Havo. Hoe ziet een eruit? Zie voor een voorbeeld het bestand bij Help / Toelichting / in Kwaliteitscholen. Ouders met meerdere kinderen krijgen per leerling een aparte vragenlijst en zo kan het zijn dat ze bijvoorbeeld vier vragenlijsten ontvangen (over vier kinderen). Is er een snelle mogelijkheid in kwaliteitsscholen om dit uit te zetten? Of moet je deze dubbele ouders één voor één filteren? Klopt, er is nog geen snelle manier. U kunt het ook aan de ouders overlaten om 1 van de onderzoeken in te vullen, het is niet verplicht. En er zijn ook ouders die dit per se wel willen, omdat de ene mentor heel anders functioneert dan de andere. U kunt ouders filteren door bij Respondenten / Overzicht de naam van een ouder in te tikken. U kunt dan een ouder verwijderen door op het prullenbakje te klikken: 44

45 Groepen maken Kun je ook op docent selecteren? Kan je bij groepen aanmaken ook een gedeelte kiezen? Dat kan op team, fase van gesprekkencyclus en alle. Je kunt een docent verwijderen uit de geselecteerde groep. Als je bij groepen genereren een leerling verwijdert bij een docent, wordt die dan toegevoegd bij een andere docent? Nee, die heeft dan 1 docent minder om te evalueren. Kan je klassen verwijderen bij groepen maken? Ja, dat kan per docent. Kan je ook docenten uitsluiten? Ja, klik op de knop selecteer niets. Je hebt een groep nieuwe docenten die je vroeg in het jaar wilt laten evalueren. Kun je dan andere leerlingen bv 3 maanden later laten evalueren? Gaat dit dan ook goed voor de benchmark? Ja, dan zet je het onderzoek twee keer uit. Kan de tweede keer ook met dezelfde leerlingen. Kan je het template bij groepen genereren volgend jaar weer gebruiken? Dat kan niet, omdat de koppeling leerling-klas elk leerjaar anders is. Als je groepen generen gaat doen, kan je er dan nog bepaalde mensen uithalen? Dat kan, docenten bij leerlingen en leerlingen bij docenten. Maak je bij groepen inrichten gebruik van personentemplates? Nee, groepen inrichting is gebonden aan een schooljaar. Een personentemplate werkt langlopend. Kan je met groepen maken ook kiezen voor externen? Nee, je kunt alleen leerlingen koppelen aan docenten. Kun je invallessen uitsluiten bij Groepen maken? Kwaliteitscholen importeert de gegevens van gebruikers uit Magister (of SOMtoday of AFAS). Wat in Magister staat, wordt overgenomen. Als in Magister een docent voor vervanging geclusterd wordt aan een klas, en dat blijft als actieve koppeling in Magister staan, dan wordt dat ingelezen. Er zijn drie mogelijkheden om een ongewenste koppeling docent - vak te de-activeren: 1. in de bron (Magister dus - je kunt een inval-les de-activeren) 2. in de koppeling (aanpassen van de lijsten die gebruik wordt om de koppeling met Kwaliteitscholen te maken) 3. in Kwaliteitscholen (door vakken te de-activeren bij een docent). Zie voor meer uitleg de handleiding Magister - Connector inrichten (stap 1). 45

46 Vragen over specifieke onderzoeken Zitten de TTO-domeinen er nog in? Ja. Kan je rapportage alleen RI&E eruit halen? Ja, dat kan, u kunt alleen een domeinresultaat opvragen. Ik wil Vakevaluatie uitzetten? Wat is de beste manier? Er zijn twee manieren: Het snelste gaat het als je gebruikt maakt van *Groepen inrichten*. Selecteer de docenten en de klassen die je mee wilt nemen. Sluit wellicht de klassen uit voor docenten die meerdere vakkenles geven. De andere optie is dat bij respondenten en beoordeelden het vak wordt geselecteerd: - Filter bij Respondenten op VAK, bijvoorbeeld wiskunde en selecteer als persoonstype Leerlingen. - Filter bij Beoordeelden VAK, wiskunde en selecteer als persoonstype Docenten. Sla dit op en zet voor deze groep het onderzoek uit. Geef de naam bijvoorbeeld Vakevaluatie Wiskunde. En dat zo voor elk vak. Let op: als u meerdere keren hetzelfde vak ziet, dan heeft u waarschijnlijk meerdere locaties geselecteerd op pagina Algemeen (dat gaat vanzelf als u een onderzoek uitzet via Algemeen) 46

47 MMP en Prognosetool Is de koppeling met MMP nog hetzelfde? Ja, het enige wat veranderd is aan de koppeling met MMP is dat de resultaten automatisch verstuurd gaan worden. En het veiligheidsniveau om resultaten te verzenden wordt verhoogd. Wat moeten we doen om koppeling met MMP te maken? Voor de koppeling met MMP is een Pluslicentie nodig, MMP is daar onderdeel van. Verder moet de code om te koppeling te kunnen maken naar MMP worden verzonden. Is er een koppeling met Cum Laude? Cum Laude zegt dat er geen belangstelling voor is bij de scholen, het heeft voor hen geen prioriteit. Wat is de prognosetool? Dat is een heel mooi instrument dat we bijzonder willen aanbevelen. Dit kan gebruikt worden als voorbereiding van een rapportvergadering. Deze vragenlijst bestaat uit 3 delen, van elk twee vragen: 1. peiling (twee tekstvakken: opzet: hoe doet deze leerling het - voor sturing en ondersteuning); 2. advies (welk advies geef je de leerling (= schooltypen / profielkeuze] en waarom) 3. voorspelling (voorspelling van leerjaar en schoolniveau, vooral voor export MMP) Zie voor de uitleg de handleiding Prognosetool. Vroeger kon je Prognosetool na 2 weken pas opnieuw invullen, is dit nog steeds zo? Nee, dit kan na afsluiten van het onderzoek direct weer de dag na afsluiting. Kunnen docenten een uitnodiging krijgen voor de prognosetool of kan dit alleen via inloggen? Docenten die de Prognosetool willen invullen, moeten inloggen met het eigen account, dat gaat niet met een linkje. We gaan ervan uit dat men een account heeft. Dus via de interne mail moet worden gecommuniceerd dat de prognosetool klaar staat. 47

48 Resultaten Algemeen Benchmark Visuele weergave Rechten op resultaten Handleidingen & Toelichtingen: Berekeningen in Kwaliteitscholen Representativiteit Resultaten - Exporteer antwoorddata Resultaten Exporteer domeindata Resultaten Exporteer domeinresultaten Resultaten - Rapport - opvragen Resultaten - Rapport- inhoud Resultaten - Vrije rapportage Studiemotivatie en Sociaal Welbevinden resultaten opvragen Rapporten - E mailen 1:07 Rapporten Opvragen 2:37 Quickscan Medewerkers Uitgesplitst op schooljaar 2:47 48

49 Algemeen Is het nog steeds zo dat je eerst een onderzoek moet afsluiten om resultaat op te kunnen vragen? Dat klopt, bij het beheer staat op pagina Algemeen van een onderzoek een knop [Afsluiten]. Kan je nog steeds uitgebreide rapportages en kengetallen opvragen, zo ja waar? Dat kan, alleen is er nu één rapportgenerator. Door alleen domeinresultaten op te vragen kom je in de buurt van het oude overzicht van kengetallen. Kun je een rapport opvragen van een onderzoek dat meerdere keren in het jaar is uitgezet? Ja, resultaten kun je in één rapport opvragen door de domeinen te selecteren bij Vrije rapportage. Waar zie ik de resultaten van een onderzoek? Bij Rapportage onderzoek en Vrije rapportage en de drie Exporteer-opties van domein, vraag, antwoord. Ook in het Bekwaamheidsdossier van een medewerker. Waar vind ik het overzicht met uitleg over het rapport? Dat staat in de handleidingen die beginnen met Resultaten. Bijvoorbeeld: Resultaten - Vrije rapportage en Resultaten - Rapport opvragen / Resultaten - Rapport inhoud. Kan je resultaten samenvoegen van meerdere onderzoeken? Ja, dat kan via Vrije rapportage over meerdere onderzoeken en meerdere jaren zelfs, als de domeinen maar hetzelfde zijn. Resultaten van domeinen kun je samenvoegen. Zijn alle vragen en domeinen overgenomen uit de oude applicatie, ook van eigen onderzoeken? Ja, die zijn overgenomen, maar controle is wel noodzakelijk. U ziet ze staan bij Onderzoekstemplates. Bewerken kan door op het potloodje te klikken. Als je een eigen domein maakt, kun je daar dan ook resultaten van opvragen? Zeker, dat is mogelijk. Waarom kan ik niet zien wat het percentage deelnemers is van een onderzoek? Dat kun je wel zien, namelijk voor afsluiten van het onderzoek zie je precies het aantal respondenten van het onderzoek. Het wordt niet overgenomen in het rapport, omdat we nu anders omgaan met anonimiteit en de logica die daar wordt opgebouwd anders werkt. Ten eerste worden alle uitgenodigde deelnemers verwijderd en de antwoorden worden anoniem opgeslagen. We weten dus niet meer wie wat heeft ingevuld. Dus ook niet of iemand deelnemer was of niet. Dit was een grote wens van veel gebruikers. Maar als je van een onderzoek wilt weten wat exact de respons was, dan moet je dat vooraf vastleggen. Ten tweede: bij het opvragen van resultaten vraagt je in feite, ook in de benchmark, alle resultaten op per domein, dat is anders dan voorheen. Het voordeel is dat je van meerdere onderzoeken waarin dat domein voorkomt resultaten kunt opvragen, ook in de benchmark. Dat kon voorheen niet, nu wel. 49

50 Kan je met vrije rapportage terug naar onderzoeken die je vorig jaar gedaan hebt? Ja, je kunt over meerdere jaren een onderzoek opvragen. Kan je de resultaten van bijv. domein veiligheid voor zowel ouders, personeel en leerlingen in één rapport zien? Dat klopt, dat is juist een sterk punt van de nieuwe opzet. Kan je de locaties t.o.v. elkaar nog benchmarken? Dat kan niet in de zin dat je locatie X kan gebruiken als benchmark voor locatie Y. Je kunt wel een uitsplitsing opvragen van de resultaten van alle locaties. Het is ook mogelijk om alle resultaten naar Excel te dumpen. Kan ik resultaten ook op bestuursniveau zien? Ja, dat kan, bijvoorbeeld van bestuur X t.o.v. andere besturen. Wat als we de rang niet willen zien, maar wel percentielscore? Kan je dit uitzetten? Dat kan, u kunt de rang uitzetten. Dat is begin 2019 toegevoegd. Is het mogelijk om teams van docenten aan klassen te koppelen? Bv brugklasteam en vwo-team? Je kunt van een docent een uitsplitsing of beperking opvragen van klassen of leerjaren of schooltypen. Er zijn geen teams van leerlingen, dus je kunt niet een docententeam koppelen aan een leerlingenteam. Je kunt wel, bij vraagvariant, een rapport opvragen met uitsplitsing van docenten en leerlingen, en dan beperken op bijvoorbeeld leerjaar. Kan er niet met absolute scores gewerkt worden, net als bij de inspectie? De inspectie maakt gebruik van resultaten alle scholen, 100% van de markt. Dat heeft Kwaliteitscholen niet. Bovendien stelt Kwaliteitscholen geen norm. Die bepaalt u zelf. Als je met een percentiel laag scoort, dan zit je in de onderste 20% van de deelnemende scholen. Dan nog kun je voldoen aan de norm van de inspectie. In november-december komt er een optie om een inspectierapportage op te vragen van de kwaliteitsgebieden van de inspectie over meerdere vragenlijsten, wellicht kunnen we daar meer absolute scores in verwerken. Wat betekent een sterretje achter een vraag? Dat betekent dat dat een vraag is met een vraagvariant! Dat staat ook bij een compleet domein of onderzoek als dat het geval is. Wat zie je terug bij een vraagvariant als je het onderzoek uitzet? Je ziet dat aan het sterretje achter de vraag. Dat is dan een vraag met meerdere varianten. Een leerling ziet bijvoorbeeld: Deze docent geeft goed les, de docent ziet Ik geef goed les. Van deze vraagvarianten kun je uitsplitsen op persoonstypen als je een rapport opvraagt. Je kunt dit heel goed gebruiken bij een panelonderzoek, waarbij je als school bijvoorbeeld elke 3 maanden onder een panel van leerlingen, ouders en medewerkers vraagt wat de stand van zaken is voor bepaalde speerpunten van de school. (zie Help / Toelichting / Panelonderzoek) Het is mij nog niet gelukt een rapportage eruit te krijgen? Dit soort zaken graag voorleggen aan de servicedesk, liefst per . Ik heb een mail gekregen met een link om mijn rapport te bekijken, maar als ik via de link inlog krijg ik een foutmelding. Hoe kan dat? Als je een foutmelding krijgt heb je nog geen 2FA geactiveerd. Je komt via de link namelijk direct op de pagina van resultaten en deze pagina mag je alleen benaderen als je 2FA hebt geactiveerd. 50

51 Hoe lees ik de rapporten/resultaten, standaarddeviaties? (geen spingrafieken meer) Alles over resultaten kun je lezen in Berekeningen in Kwaliteitscholen. Kunnen docenten ook alle filters gebruiken bij de eigen resultaten? Ja, als zij bijvoorbeeld een rapport opvragen van de eigen evaluatie, dan kunnen ze ook kiezen voor een benchmark en alle andere opties, maar wel beperkt op de eigen resultaten. of een uitsplitsing van de eigen resultaten op schooltype. Waarom zijn er geen spingrafieken meer? Er is voor gekozen om de kengetallen op 1 manier te tonen, en niet om 5 verschillende manieren. Dat maakt een rapport overzichtelijker. Zijn alle grafieken uit het rapport? Er zijn grafische weergaven, zoals de zonnetjes en wolkjes bij domeinen en stellingen en de verdieping van stellingen (blokjes). Waar kan ik zien welke labels er aan de scholen hangen? Dat kun je zien als je een kenmerk selecteert uit de benchmark van Vrije Resultaten. Als je bv kijkt bij steden, dan zie je daar Amsterdam staan als je een locatie hebt uit Amsterdam. Als je dat aanvinkt, wordt de benchmark gefilterd op scholen uit Amsterdam: Rapport kengetallen, per team, in oude applicatie kon dat naar Excel. Kan dit nu in een keer? Er is nu één rapportgenerator. U kunt een uitsplitsing opvragen van teams. Of exporteren naar Excel. Kan je resultaten met meerdere filters tegelijk opvragen voor verdieping? Nee, je kunt één filter tegelijk opvragen. Als je meer dan 2 filters wilt, dan moet je MMP gebruiken. Of wellicht zoeken in de Export van data. Kan je met de (vrije) rapportgenerator de rapporten van vorig jaar ophalen en kan je vergelijken met vorig jaar? Ja, dat kan prima. Kan je voor een rapport klassen selecteren? Kan je meerdere klassen naast elkaar zetten? Je kunt kiezen voor Verdieping en dan op kenmerk Klassen. Dan worden de klassen per domein onder elkaar gezet. Zie onderstaand voorbeeld met uitsplitsing op respondenttype: 51

52 Hoe vraag je een resultaat van één docent op? Er zijn twee mogelijkheden: 1. dat kan een beheerder doen vanuit het betreffende onderzoek via Resultaten. Dan komt er in de rapportgenerator een optie bij te staan Individuele beoordeelden: 2. dat kan een medewerker zelf doen in zijn/haar Bekwaamheidsdossier: Wij hebben een rapportage gedraaid via Vrije Rapportage. Bij de domeinen hebben we ons eigen domein toegevoegd: schooleigen vragen. Dit betreffen 2 vragen met combo en 2 vragen met tekst. De twee vragen met tekst worden niet getoond in de rapportage. De 2 vragen met combo (vraag 1 en 4) worden wel getoond. Hoe kan ik dit oplossen? Activeer voor tekstantwoorden de laatste optie bij Weer te geven onderdelen: 52

53 Waarom zie ik bij een domein van de Quickscan 127 respondenten en bij een stelling van dat domein 125? Als een domein bestaat uit 5 stellingen en iemand geeft op 3 van de 5 stellingen antwoord, dan telt diegene mee als respondent bij dat domein. (niet als diegene op 3 van de 5 stellingen geen antwoord geeft, zie uitleg in bestand "Berekeningen in Kwaliteitscholen".) Als iemand op een stelling "nvt / weet niet" kiest, telt deze niet mee als respondent van die stelling. Dus dan kan het voorkomen dat een domein meer respondenten kent dan genoemd bij een stelling. Dat kan ook andersom: dat iedereen antwoord geeft op een stelling, maar dat bij de berekening van een domeinscore niet elke respondent meetelt. Waarom zie ik in vergelijking van schooljaren in schooljaar 2014 wel een score bij Tevredenheid Algemeen en bij 2018 niet? Vanaf schooljaar 2018 worden geen domeinscores meer getoond die bestaan uit 1 stelling. We laten dat domein er toch nog even instaan, omdat u dan wel een (algemene) score krijgt van de stelling. Als u dat niet wilt, kunt u exporteren naar Word dan kunt u die score verwijderen. In de oude applicatie hebben de mentoren de p&a ingevuld. Die staan niet in het nieuwe platform. Klopt dat? Dat klopt helemaal, de nieuwe P&A is anders dan voorheen, die is niet meer op een 10-puntschaal, maar op dezelfde schaal als van de gewone respondenten. Dat konden we niet meenemen in de nieuwe tabel. Bij een van de rapporten die ik heb gedownload, zijn er op meerdere plekken percentages/scores weggevallen. De totale som komt hierdoor niet op 100% en het is hierdoor niet zichtbaar hoe een collega daadwerkelijk heeft gescoord. Hoe kan dat? Bij de stellingen van CW Docent door leerling kan de respondent ook weet niet / niet van toepassing aangeven. Als bijvoorbeeld van de 6 leerlingen er 3 weet niet/niet van toepassing aangeven bij een stellingen, dan is er nog 80% te verdelen. Dat kan worden gecontroleerd door een export te maken van de antwoorden. Als bij 6 docenten er 2 geen antwoord geeft, dan kan dat dit geven: Hoe vraag een totaalrapport op van alle onderzoeken "wiel van de mentor"? 53

54 Dan selecteer je de gewenste domeinen van dat onderzoek (zie Explorer Template en zoek op trefwoord mentor) en dan vraag je van die domeinen een rapport op bij Vrije Rapportage. Alle domeinen van Wiel van de Mentor beginnen met KS_Wiel. Graag wil ik per klas uitsplitsen wat het resultaat is van het onderzoek leerlingtevredenheid. Het rapport dat ik ontvangen heb, is niet per klas uitgesplitst. U ziet alleen een uitsplitsing als u bij Weer te geven onderdelen selecteert: Uitsplitsing op domein en/of Uitsplitsing van stellingen. Vervolgens selecteert u bij Uitsplitsing het filter klas. Wij hebben inmiddels de enquête docent door leerling afgesloten. Wij gaan de rapporten versturen naar de docenten, of via het bekwaamheidsdossier. Wij willen hierbij aan de docenten een uitleg geven over de resultaten en de manier waarop deze worden weergegeven. Bestaat hiervoor een standaard toelichting? Zo ja, waar kan ik dit vinden? De docenten kunnen het via Help / Toelichting deze uitleg opvragen: 54

55 Benchmark Moet je de benchmark apart aanklikken bij de resultaten? Nee, dat moet niet, standaard wordt de volledige benchmark getoond. In april 2019 is een nieuwe functionaliteit toegevoegd waarmee je zelf kunt instellen of je een volledige benchmark wilt, of juist per locatie of helemaal geen benchmark. Kan je vergelijken met een concurrerende school in dezelfde plaats? Nee, dat was en is niet mogelijk. Welke benchmark wordt weergegeven in het rapport? Standaard wordt iedereen met een score op een domein meegenomen bij het berekenen van een benchmark score. Bij [Filter alle resultaten] kun je verschillende filters toepassen, bijvoorbeeld op schooltype of leerjaar. Zowel je eigen resultaten als de resultaten in de benchmark worden dan gefilterd. Voor een medewerker zijn 2 onderzoeken uit gezet (CW docent door leerling). Bij de rapportage van de onderzoeken ziet zij dat de benchmark in beide onderzoeken verschillend zijn. Zij vraagt zich nu af hoe dat dat kan. Zij gaat er van uit dat bij het onderzoek CW docent door leerling landelijk één en dezelfde benchmark wordt gebruikt. Als de periode hetzelfde is en er is geen extra filter toegepast bij [Filter alle resultaten], dan moet de benchmark score hetzelfde zijn. Waarschijnlijk is er dus voor een andere periode of specifiek filter gekozen. Wanneer heb je een goede benchmark voor CW-docent? Dat ligt er maar net aan met welk doel je een rapport opvraagt. Gaat het om het evalueren van een docent in een team, dan zou je wellicht al voldoende hebben aan het teamresultaat als benchmark. En als het gaat om het teamresultaat (want alle individuele scores zeggen immers heel veel over het team), dan vergelijk je met de locatie of de school. Een locatie daarentegen heeft meer aan een benchmark. Maar let op: ook de verzameling van Prognose & Ambitie vormen ook een goede interne benchmark. Voor strategische beleidsbepaling is een benchmark belangrijk. Het is geen sinecure hier een absoluut getal op te zetten. Als je respondenten aanhoudt, dan zal de benchmark niet meer significant afwijken. Maar dat kan wellicht ook al het geval zijn bij , daar is geen algemene regel voor te geven. 55

56 Kan het zijn dat de resultaten van domeinen verschillen met vorig schooljaar? In de oude applicatie heb ik een rapport uitgedraaid van Quickscan medewerkers en ik zie dat de benchmarkresultaten van sommige domeinen iets afwijken t.o.v. de benchmarkresultaten in de nieuwe applicatie? Dat is goed mogelijk. In de nieuwe applicatie worden de resultaten op domeinniveau getoond en de berekening heeft een kleine aanpassing gehad. Zo wordt er in de nieuwe applicatie iets anders omgegaan met n.v.t.-waarde. Nu weegt een domein mee als er bijvoorbeeld 3 stellingen van de 5 stellingen van een domein zijn ingevuld door een respondent. In de nieuwe applicatie worden ook de resultaten van de scholen die een Quickscan hebben destijds werden uitgezet in een extra periode (buiten de benchmark) meegenomen in de berekening van de benchmark van een periode die je selecteert. Tevens wordt nu uitgegaan van het ongewogen in plaats van het gewogen gemiddelde. (zie Berekeningen in Kwaliteitscholen) Wanneer heb je een complete benchmark bij bijvoorbeeld Oudertevredenheid? In elk geval eind april, dan sluiten de meeste scholen de lijst af in verband met Vensters. Stel dat ik uitsplits op team, krijg ik dan een aangepaste benchmark of wordt het algemene gepakt? Er wordt bij personeel een vergelijkbare benchmark gekozen op schoolkenmerken. Kan je met de blokjes van de stellingen ook snel scannen om te kijken hoe je het doet vergeleken met de benchmark? Dit omdat de rode/groene balken van de stellingen niet meer getoond worden? Nu veel beter, want je hebt per stelling een score en een visuele weergave. Dat was voorheen niet zo. Daarnaast kun je naar de blokjes kijken, voor verdieping. Kan je nog steeds de benchmark kiezen, bijvoorbeeld eigen school of anders? Ja, dat kan. Er zijn onderzoeken waar de benchmark verandert naarmate de tijd vordert, wat doe je met het standaardrapport? Dat klopt, daar ontkom je niet aan. Vaak heb je voldoende resultaten vanaf 150 scholen, maar je kunt altijd een rapport opnieuw opvragen aan het eind van het schooljaar. Kan je vergelijken met je school en de benchmark in 1 rapport? Dat kon in de oude applicatie niet, in de nieuwe applicatie wel, maximaal op 2 dimensies. Je kan wel een periode selecteren van vorig jaar erbij, uitsplitsen op schooljaar, dan krijg je 2 schooljaren onder elkaar. Hoe kan ik bij de Quickscan het verschil van de schooljaren zien? Zie het filmpje op klik hier, met uitsplitsing op schooljaar. Bedenk het volgende: als u een resultaat opvraag van , dan krijgt u ook een BM van die periode. Als ik een rapport van alleen havo wil, krijg ik dan als benchmark alle havo s in Nederland? Dat klopt, voor zover de scholen aangesloten zijn bij Kwaliteitscholen. Dat is meer dan 60% van alle scholen, dus er is een grote havo-benchmark. Je kunt vergelijken met havo als schooltype en ook met alleen havo-vwo als schooltype. Of alleen mavo. 56

57 Wat gebeurt er met de benchmark als je Periode kwartaal kiest? De benchmark loop qua periode gelijk met de selectie die je kiest, dus dat is conform de kwartalen. Worden schooltypes automatisch geselecteerd in Kwaliteitscholen? Ook in een brede school? Nee, standaard wordt alles meegenomen in de benchmark. Je zal bij [Filter alle resultaten] een filter op de desbetreffende schooltypen moeten leggen als je specifieke schooltypes mee wilt nemen in de benchmark. 57

58 Visuele weergave Hoe zit het met de wolkjes en zonnetjes? Kan ik dat uitzetten? In april 2019 is de optie op visuele weergave uit te zetten toegevoegd, je zet dan een vinkje bij Geen grafische weergave: Wanneer zie ik in een rapport een zonnetje of een wolkje? Of men een zonnetje of een wolkje (of blokjes of klavertjes-4) krijgt, wordt per domein bepaald en per domein wordt gekeken naar het aantal deelnemende scholen of geëvalueerden. Er zijn 5 categorieën met elk een bereik van 20% van de scores. De 20% van de beste scores op een domein krijgen het stralende zonnetje te zien. De van 80% tot 60% hoogste scores krijgen een zonnetje met lichte bewolking ervoor, et cetera. De totale hoeveelheid scholen/geëvalueerden bepaalt daarmee de aantallen per categorie. Dit is te zien in onderstaande afbeelding. Hierin is te zien dat bijvoorbeeld in het geval van 185 scholen, de hoogst scorende groep plek 1 t/m 37 bevat. Zie meer uitleg in Berekeningen in Kwaliteitscholen. Komen de symbolen in het rapport overeen met de percentielscore? In feite wel ja. Dat staat uitgelegd in het bestand Berekeningen in Kwaliteitscholen. 58

59 Rechten op resultaten Hoe geef je iemand het recht om resultaten te zien? Dat kan op meerdere manieren. Lees de handleiding: De docent heeft rechten gekregen om onderzoek te doen, hoe logt hij in? Net als anders. Om resultaten te zien moet 2FA geactiveerd zijn. Kan iemand die je recht geeft om een rapport op te vragen de instellingen wijzigen? Nee, diegene kan alleen resultaten opvragen en geen instellingen wijzigen van domeinen of vragen, tenzij je diegene ook daarvoor rechten geeft. Dan nog is het zo dat domeinscores opgeslagen worden bij de antwoorden, dus die veranderen niet meer. Kan een mentor resultaten zien van een onderzoek onder zijn mentorleerlingen? Er zijn drie opties: 1. Het onderzoek wordt per klas uitzet via Snel uitzetten. Na afsluiten kan bij Geavanceerd / Rechten de mentor het recht worden gegeven om dat resultaat zelf op te vragen. 2. De mentor zet het onderzoek uit via zijn Bekwaamheidsdossier (zie Bekwaamheidsdossier Onderzoeken aan- en uitzetten), en vraagt ook zelf dat resultaat op. 3. Als het onderzoek klaar is, kan naar de mentoren een rapport worden gestuurd met de gegevens van de eigen leerlingen. Dat wordt dan 's nachts verwerkt. Dan ga je naar Vrije Rapportage en selecteer je een klas, kiest voor uitsplitsing op Respondent en dan krijgt de mentor een rapport met de resultaten van de leerlingen van die klas. In beide gevallen komt het rapport bij Rapportage onderzoeken te staan. Dat zie je alleen als je rechten hebt op die pagina. Kader heeft geen recht om onderzoek te beheren, toch heeft een teamleider wel die pagina in het menu? Dat kan, dan heeft die teamleider een keer het recht gekregen, bijvoorbeeld van de kwaliteitsmedewerker, vanuit het beheer van het onderzoek, om een onderzoek te beheren. 59

60 Bekwaamheidsdossier Algemeen Rol teamleider Teams inrichten Evaluatieformulieren Gesprekkencyclus Onderzoek in Bekwaamheidsdossier Handleidingen & Toelichtingen: Bekwaamheidsdossier - agendasynchronisatie Bekwaamheidsdossier - documenten beheren Bekwaamheidsdossier - evaluatieformulier afdrukken Bekwaamheidsdossier - evaluaties beheren Bekwaamheidsdossier - formulier aan- en uitzetten Bekwaamheidsdossier - formulier inrichten Bekwaamheidsdossier - functionaliteiten aan- en uitzetten Bekwaamheidsdossier - gesprekkencyclus - inrichting Bekwaamheidsdossier - gesprekkencyclus - nut Bekwaamheidsdossier - Mijn dossier Bekwaamheidsdossier - onderzoeken aan- en uitzetten Bekwaamheidsdossier - opstarten Bekwaamheidsdossier - P&O-rol Bekwaamheidsdossier - teams inrichten Bekwaamheidsdossier - voortgangsrapportage evaluatie Bekwaamheidsdossier - Gesprekkencyclus inrichten 4:05 Bekwaamheidsdossier - Gesprekkencyclus - medewerkers indelen 2:21 Bekwaamheidsdossier - Formulieren activeren 1:11 Bekwaamheidsdossier - Formulier inrichten 4:03 Bekwaamheidsdossier - Teamleider evaluaties beheren 2:32 60

61 Algemeen Heeft iedereen een eigen bekwaamheidsdossier? Ja, alle medewerkers hebben automatisch de beschikking over het Bekwaamheidsdossier. Is het Bekwaamheidsdossier alleen beschikbaar bij een Pluslicentie? Nee, het bekwaamheidsdossier maakt onderdeel uit van de basislicentie. Kan je het bekwaamheidsdossier aan of uitzetten? Nee, het bekwaamheidsdossier staat altijd aan en is voor iedereen beschikbaar. Als je het niet gebruikt en 2FA niet activeert, dan is het niet toegankelijk. Kan je onderdelen in het Bekwaamheidsdossier uitschakelen? Ja, als je het recht [functionaliteiten beheren] hebt kun je bepalen welke onderdelen van [Mijn bekwaamheidsdossier] zichtbaar zijn voor medewerkers. Kan het Bekwaamheidsdossier ook in het Engels? Vooralsnog niet, maar als er ruimte voor is, kunnen we dat onderzoeken. Alle teamleden en leerlingen staan op voornaam, kan dit ook op achternaam? Dat kun je zelf instellen bij Profiel / Instellingen. Kan ik een medewerker binnen ons bestuur naar een andere school verplaatsen zonder dat de gegevens van het Bekwaamheidsdossier verloren gaan? En als iemand naar een ander bestuur gaat? Als iemand binnen het bestuur verhuist naar een andere school dan blijft het Bekwaamheidsdossier bij die medewerker, omdat men in dienst is van een bestuur. Buiten het bestuur is een ander verhaal, dan ga je naar een andere werkgever. Blijft het Bekwaamheidsdossier bestaan als een docent uit dienst gaat en na een jaar weer terugkomt? Gegevens blijven 2 jaar bewaard, daarna worden ze verwijderd. Een docent geeft les op twee scholen: hebben leidinggevenden toegang tot gegevens van beide scholen? Nee alleen van de school waar hij lesgeeft. Hoe lang blijven resultaten CW docent door leerling bestaan? Dit moet nog uitgezocht worden. Wat willen besturen? We denken dat na 7 jaar data wel verwijderd kan worden. We gaan dit voorleggen aan alle klanten, in de enquête medio november. Zet een teamlid via het Bekwaamheidsdossier alleen X over Y-onderzoeken uit? Dat klopt, het gaat om de eigen ontwikkeling. Daarbuiten kan men rechten krijgen om bepaalde vragenlijsten te beheren dan wel resultaten te bekijken. Moet iedere medewerker zelf zijn agenda bijhouden? Dat moet niet, kan wel. Als een teamleider een afspraak maakt in een evaluatieformulier, dan staat dat in het dossier van de medewerker. Hij kan deze agenda synchroniseren met zijn eigen agenda. Docenten vonden het lastig om eigen rapportages uit te draaien, hoe is dat nu? Als er een resultaat wordt vrijgegeven van een docent, dan wordt de rapportage zichtbaar voor de docent in zijn eigen Bekwaamheidsdossier: 61

62 Wat is de evaluatie voortgangrapportage? Dat is een overzicht van alle uitgezette evaluaties. Wie voegt documenten toe aan het Bekwaamheidsdossier, de medewerker of P&O-er? Dat kan alleen door een teamlid worden gedaan. Van een afgesloten Evaluatie wordt automatisch een document toegevoegd bij Documenten van een teamlid. P&O kan met Documenten beheren wel bepaalde zaken aanpassen en beheren, maar niet zelf toevoegen. Kunnen de gegevens van MijnBardo overgezet worden in Kwaliteitscholen? Nee, dat gaat niet. Kan P&O het Bekwaamheidsdossiers inzien? Nee, vooralsnog alleen de directie leidinggevende. P&O kan de voortgang monitoren en diegene heeft recht op beheer van de Documenten (via Documenten beheren). Er komt begin november ook een extra rol Evaluaties beheren. Ik wilde in kwaliteitsholen een bestand uploaden van 9 MB. Kan die capaciteit vergroot worden? Nee, dat gaan we voorlopig niet doen, want dan krijgen we capaciteitsproblemen. Het is ook echt niet nodig dergelijk grote bestanden op te nemen, er zijn zoveel mogelijkheden om om bestanden te minimaliseren. Maak er een pdf van dan is het vaak al kleiner. En ook pdf kun je resizen bv: Dat is een app van Chrome. 62

63 Rol teamleider Wat ziet een teamleider? De teamleiders hebben twee extra menu-items: Kan je in één keer voor een heel team evaluaties uitzetten? Dat kan een teamleider doen via Evaluaties activeren. Kan een teamleider notities toevoegen in het Bekwaamheidsdossier? Ja, hij kan een notitie toevoegen in het Bekwaamheidsdossier van een teamlid. Kan een teamleider resultaat zien als een docent zelf een onderzoek uitzet? Ja, dat kan via het Bekwaamheidsdossier van die teamleider. Heeft een teamleider zicht op wat docenten doen qua onderzoek uitzetten? Ja, dan kan een teamleider zien in het Bekwaamheidsdossier van dat teamlid. Kan een teamleider een onderzoek uitzetten in het Bekwaamheidsdossier? Dat kan als dat onderzoek geactiveerd is door de applicatiebeheerde. Die stelt dat in bij het menuitem Onderzoeken aan- en uitzetten. 63

64 Teams inrichten Richten wij zelf de teams in of komt dit uit Magister of SOMtoday? De teams richt je zelf in. Als de school een koppeling met AFAS heeft, komt de teamindeling uit AFAS. Zijn de teams overgenomen van vorig jaar? Ja, die staan er nog in. Er zijn geen perioden meer, dus je hoeft het team niet elk jaar te actualiseren. Kunnen oude teamnamen verwijderd of aangepast worden? Ja, dat kan. Als je een team hebt gemaakt, kan daar dan nog een docent bij? Dat kan. Je kunt ook helemaal opnieuw beginnen. Je kunt teams ook verwijderen. Klopt het dat je bij teams inrichten geen 2 leidinggevenden meer kan hebben? Dat klopt. Een team kan maar 1 leidinggevende hebben. Worden nieuwe mensen gelijk in een team gehangen? Alleen als je AFAS hebt. 64

65 Evaluatieformulieren Hoe zie je afgesloten formulieren uit oude systeem? Is dit geïmporteerd? Ja, als het goed is wel, maar de synchronisatie was een enorm karwei, dit moet je wel controleren. Is er een einddatum bij formulieren? Nee, er is geen einddatum meer van een formulier. Kun je een formulier verwijderen? Ja, dat kan de gebruiker zelf. Door degene die het formulier geactiveerd heeft. Hoe kunnen we ervoor zorgen dat de oud teamleider de gespreksverslagen niet meer ziet en de huidige teamleider en teamlid ze nog wel kunnen zien? De regel is zo, dat als je zelf eigenaar bent van een evaluatie activeert, je deze blijft zien bij Evaluaties. Dat hoort zo qua rechtenstructuur. Het is immers de eigen bijdrage geweest. Diegene kan deze Evaluaties zelf verwijderen (zier hiervoor). Wat je zou kunnen doen, als je dat niet wilt, is de evaluatie verwijderen. Dat kan via Evaluaties beheren: Als je een blauw envelopje ziet, dan is er ook een document van gemaakt. Dan moet je wel even kijken of er een pdf in het dossier (Documenten) van het teamlid staat, want anders is het echt weg. Je kunt ook elk jaar alle evaluaties verwijderen, van elke evaluatie wordt immers een document gemaakt en dat wordt geplaatst in het dossier van het teamlid. Wie zet de lesobservatie uit? Dat kan een teamleider doen of een teamlid zelf, wat het meest voor de hand ligt. Zitten er lesobservaties in Kwaliteitscholen? Er zitten 6 soorten van lesobservaties in Kwaliteitscholen. Kan je daar analyses op doen, bijv. als je wilt weten hoe men omgaat met differentiatie? Dat was wel zo in de oude applicatie, dat je alle antwoorden kon opvragen van een vraag. Dat gaan we nog toevoegen in de nieuwe. Kan een medewerker een formulier afsluiten? Ja, je kan kiezen wie afsluit: een teamlid of een leidinggevende / collega. Kan je in het Bekwaamheidsdossier zelf de vragen bedenken van de formulieren of staan die vast? Formulieren kun je kopiëren en plakken, en vragen toevoegen. 65

66 Kan je een eigen lesobservatieformulier uploaden? Dit kan prima. Kan ik geen certificaten meer toevoegen vanuit het P&O account? Kan alleen de docent dit? Vooralsnog kan alleen een docent documenten toevoegen. Een direct leidinggevende heeft inzagerecht. Een P&)-functionaris kan bij Documenten beheren kijken welke documenten er zijn en daar een bepaald beheer op uitoefenen. (zie handleiding Bekwaamheidsdossier Documenten beheren. Een docent zet een zelfevaluatie uit. Krijgt iemand die hogere rechten heeft dit te zien? De direct leidinggevende zie dat en als Evaluaties beheren vrijkomt, ook diegene die recht heeft op die functionaliteit. Wat gebeurt er als je vergeet op te slaan als je een formulier invult? De antwoorden worden automatisch opgeslagen als je naar een ander veld gaat. Er is ook een knop om op te slaan. Waar is de optie in het Bekwaamheidsdossier om iets op te slaan in PDF? Als een evaluatieformulier wordt afgesloten, dan wordt dat bij Documenten gezet. Je kunt een formulier printen en dan kiezen voor pdf. Ik wil graag iets toevoegen aan een bestaand evaluatieformulier (beoordeling OP en OOP). Moet ik daarvoor een kopie maken en het daarin aanpassen? Er zijn echter mensen nu bezig met het huidige formulier. Dat kan ik dus ook niet zomaar weggooien. Ook lijkt het me niet handig dat er twee versies van hetzelfde formulier in het systeem zitten. Hoe kan ik dit het beste aanpakken? Als een formulier gebruikt wordt, moet je dat niet aanpassen. Dus er moet inderdaad een kopie gemaakt worden. Ga als volgt te werk: 1. Maak kopie van het evaluatieformulier (kun je eerst even iets andere naam geven) 2. Ga naar het oude formulier en verwijder dat (in feite archiveer je dat formulier, het kan nog gewoon gebruikt worden door de teamleden bij wie het is geactiveerd) 3. Breng de veranderingen aan in het nieuwe formulier (kan dezelfde naam krijgen en voer andere veranderingen toe) 66

67 Gesprekkencyclus Staat alles van vorig jaar nog klaar? Kan ik de oude indeling weer gebruiken? Dit is helemaal aangepast en veel eenvoudiger qua inrichting. Je kunt de gesprekkencyclus het beste opnieuw inrichten, dat is veel makkelijker. Waar kan je aangeven in het Bekwaamheidsdossier dat een docent startend of ervaren is? Dat geef je aan in de gesprekkencyclus. Richt ik het Bekwaamheidsdossier in per locatie of per bestuur? Dat doe je per locatie. Welke evaluaties zijn zichtbaar voor direct leidinggevenden? Evaluaties worden per locatie geactiveerd, op die manier houd je als school controle op wat men ziet. Maak je gebruik van Gesprekkencyclus inrichten, dan kun je een formulier ook koppelen aan een fase in de gesprekkencyclus, dan gebruiken teamleiders en teamleden altijd het juiste formulier. CW docent door leerling, kan je dit 3 jaar vooruit in je cyclus verwerken? Dat kan, je kunt dit onderzoek een plaats geven in de gesprekkencyclus. Als je dan de cyclus van gevorderde docenten hebt en kiest voor ontwikkelgesprek, dan krijg je alleen die docenten die in die cyclus zitten. Docenten doorlopen de cyclus, dus over 4 jaar zit een docent weer in fase 1. Of je laat de ene cyclus volgen op een andere. Je kan een formulier loskoppelen, maar de cyclus zorgt ervoor dat dit vanzelf gaat? Dat klopt. Is er bij het bekwaamheidsdossier iets waarin staat hoe, wat, wanneer ik iets uit kan zetten? Wanneer: er zijn geen periodes meer. Hoe: dat staat in de handleiding Mijn Bekwaamheidsdossier. Wat: dat zijn de evaluatieformulieren. Als je de gesprekkencyclus gebruikt, dan selecteert men altijd het juiste formulier bij een specifiek persoon. 67

68 Onderzoek in Bekwaamheidsdossier Kan je als docent zelf een onderzoek uitzetten in de klas? Zeker, als dat onderzoek geactiveerd is, bijvoorbeeld over een ontwikkelpunt of het Mentoraat. In het Bekwaamheidsdossier zet een medewerker onderzoeken uit die met zijn eigen functioneren te maken hebben. Als het onderzoeken zijn die niet met zijn functioneren te maken hebben, dan kan hij dat recht krijgen via een onderzoek / Rechten. Dan kan een applicatiebeheerder een docent rechten geven op een onderzoek als bv. Huiswerk, om dat als zelfevaluatie in te laten vullen door de leerlingen, een docent kan dat dan activeren. Hoe kan ik een docent rechten geven om een onderzoek uit te zetten? Als een collega een onderzoek uit wil zetten, dan moet u onderscheid maken tussen het volgende: A. x-y-onderzoek (zoals leerlingen die een docent evalueren, of docenten een collega) Dit kan vanuit het Bekwaamheidsdossier gedaan worden door een vinkje te zetten op de pagina Bekwaamheidsdossier / Onderzoek aan- en uitzetten (zie ook Help / Bekwaamheidsdossier / Onderzoek aan- en uitzetten) Dan kan een teamlid of een leidinggevende een onderzoek uitzetten onder de leerlingen van de betreffende docent. Een teamleider kan dat eventueel ook voor zijn teamleden, maar dan moet deze teamleider rechten krijgen om onderzoek uit te zetten. (zie ook volgende punt) B. standaardonderzoek. Het recht om een onderzoek uit te zetten wordt overgedragen aan een teamlid. Dat gaat via de pagina Rechten in dat onderzoek. (zie Help / Handleiding / Onderzoek uitzetten - pagina Rechten) Is het Wiel van de Mentor nog beschikbaar? Jazeker, ook de x-y-variant. Waar geeft een teamlid het onderzoek vrij in het Bekwaamheidsdossier? Een onderzoek wordt in het Bekwaamheidsdossier geactiveerd. Als dat gedaan is, krijgt diegene een extra menu-item onder Onderzoek. Daaronder staat dan informatie over het onderzoek (respons) en daar kan hij het ook afsluiten. Vervolgens kan een resultaat opgevraagd worden in het Bekwaamheidsdossier. Zie het laatste hoofdstuk van de handleiding mijn Bekwaamheidsdossier. Moeten docenten per se via het Bekwaamheidsdossier een onderzoek uitzetten? Nee, dat kan ook de kwaliteitsmedewerker doen, als het gaat om een periodieke meting zoals CW Docent door leerling. Men kan dat ook overdragen aan de docenten of leidinggevenden zelf. Bij een ander type onderzoek, zoals Huiswerk van leerlingen, kan de beheerder het recht van uitzetten en resultaten bekijken overdragen op een docent. Wat er nog niet is, is dat je bv een onderzoek als Huiswerk in één handeling door alle mentoren kunt laten beheren. Kan een docent ook rapporten opvragen? Zeker, van en over hemzelf altijd en andere onderzoeken alleen als hij daar rechten voor heeft. 68

69 Is er een snelle hand out om collega s te vertellen hoe een onderzoek uitgezet kan worden? Dat staat in de handleiding Mijn Bekwaamheidsdossier. Kan een medewerker een resultaat ook alleen zelf inzien? Dat kan, dan geef je dat aan door via Mijn bekwaamheidsdossier->onderzoeksrapportages het oog zichtbaar of onzichtbaar te maken: 69

70 Kwaliteitszorg Handleidingen & Toelichtingen: Inspiratiebrief 1 Kwaliteitscholen systeem kwaliteitszorg inrichten Panelonderzoek in Kwaliteitscholen Voorbeeld Format Actieplan Schooljaar (Help / Downloads) Voorbeeld Meerjarenplan 4 leerjaren (Help / Downloads) Voorbeeld Meerjarenplan 5 leerjaren (Help / Downloads) Voorbeeld Meerjarenplan 6 leerjaren (Help / Downloads) Hoe kan ik de kwaliteitszorg inrichten in Kwaliteitscholen? Er kan gebruik gemaakt worden van de Rapportagetool om de onderzoekskaders van de Inspectie te beschrijven. Daarnaast kan e rop een bepaalde manier gewerkt worden om de pdca-cyclus vorm te geven. Dat wordt onder meer beschreven in de inspiratiebrief. En ook in het inrichten van een panelonderzoek. Zijn er ook voorbeelden van meerjarenplannen van de nieuwe toepassing? Bij Downloads kunt u 4 excelbestanden downloaden. Deze bestanden kunt u aan uw eigen situatie aanpassen. 70