Onderzoek uitzetten: in 4 stappen of geavanceerd

Transcriptie

1 Onderzoek uitzetten: in 4 stappen of geavanceerd Inhoud: Template explorer toont informatie over het onderzoek, met een voorbeeld van de vragenlijst en een link naar Snel uitzetten (in 4 stappen) en Geavanceerd / bewerken. Elke stap van Snel uitzetten biedt de mogelijkheid om verder te gaan met de uitgebreide optie. De uitleg begint met snel uitzetten (eerste 3 pagina s), daarna volgt geavanceerd. Snel uitzetten Tevredenheid Leerlingen Brugklas met QR-code Snel uitzetten voor twee klassen en naar Geavanceerd Onderzoek uitzetten via Geavanceerd Testteam bij een XY-vragenlijst (zo gedaan) Schoolleider door collega + P&A (in 2 minuten klaargezet) CW Docent door leerling - Prognose en Ambitie uitzetten Rechten De drie menu-items ziet u staan onder het menu-item Onderzoeken. Om toegang te krijgen tot die pagina s, moet degene die de rechten beheert binnen uw bestuur of school die rol (Onderzoek bewerken) aan u toekennen. Dat kan op het niveau van een bestuur, school of locatie. In 4 stappen - stap 1 Template selecteren Klik op Snel uitzetten. Als u een onderzoekstemplate gaat selecteren, zijn er drie opties: Selecteer eigenaar: kies een template van Kwaliteitscholen of van de school/het bestuur. * Selecteer onderzoekstemplate. Selecteer locatie(s): van school / scholengroep / bestuur. ( afhankelijk van de rechten) * Let op: Selecteer 1 locatie als u een onderzoek uitzet voor 1 locatie. Klik op [Verder] voor snel uitzetten of op [Geavanceerd] voor de uitgebreide versie. 1

2 Stap 2 Definieer onderzoek Deze stap kent twee opties: Naam onderzoek: standaard wordt de naam van het onderzoek overgenomen. Deze naam ziet de respondent als hij/zij de vragenlijst aanklikt om in te vullen. Te gebruiken tot en met: standaard staat het datumveld tot 1 maand verder. Datumopties zijn afhankelijk van het device. Mobiel: geeft kalender om datum te selecteren. Laptop: klik op de meest rechtse optie pijltje omlaag en er verschijnt een kalender om de datum te selecteren, met pijltje omhoog/omlaag kan een datum geselecteerd worden, met het kruisje wordt het datumveld leeggemaakt. Of voer datum in in het datumveld. Klik op [Verder] of kies voor [Geavanceerd]. Type onderzoek: selecteer standaard of Prognose en Ambitie. Bij een xy-vragenlijst is dat X over Y of zelfevaluatie (bv docenten vullen bij een CW Docent door leerling de Prognose en Ambitie in). Bij elke keuze verschijnen er andere opties in stap 3. Stap 3: Selecteer respondenten Standaard: XY: Versie standaard: Versie XY: 2

3 Bij een standaardvragenlijst zijn er andere opties dan bij een x-over- -vragenlijst. Bij een standaardvragenlijst staat de eerste optie op een personentemplates, bij x-y op Groepen maken. Standaard kunnen er ook klassen en leerjaren worden geselecteerd. Bij x-y kan van 1 docent 1 of meer klassen of lesgroepen worden geselecteerd. Ook is het mogelijk om collega te koppelen aan een team (denk CW Middenmanager door collega) of een personentemplate. (zie ook hier of hier) Prognose en Ambitie: standaard kent andere opties dan x-y: Bij X-over-Y is een handige optie Beoordeelden van Groepen inrichten. Er kan ook een individuele respondent geselecteerd worden. Stap 4: Activeren Het activeren van een vragenlijst kent vier opties: Activeer en stuur direct of op een later tijdstip eronder verschijnt een schermpje om wat zaken in te richten. o Reply-to: hier kan het adres voor reply-to worden opgegeven. o Display-naam afzender: standaard staat hier de naam van de eigenaar van het onderzoek. Hier kan ook iemand anders worden ingevuld. 3

4 o o o De tekst om een te typen. De opmaakopties maken gebruik van Markdown. Hierdoor wordt in alle browsers de opmaak exact overgenomen zoals hier wordt getypt. Zie Markdown in een bij Help/Toelichtingen. De keuze om direct of op een later tijdstip (datum + tijd) te verzenden. Klik op [Afronden], de uitnodiging met een link om in te loggen wordt direct of op een later tijdstip verzonden.* * Als u leerlingen een uitnodiging stuurt om een onderzoek in te vullen krijgt degene die het onderzoek aanmaakt een overzicht van de mailtjes van degenen die geen of een foutief adres hebben. Activeer en print QR-code: De verdeling van respondenten is per klas, elke klas begint op een nieuwe pagina. Let op, als er veel respondenten zijn, kan het zijn dat aanmaken van de qr-codes problemen lang duurt en afhankelijk van de rekenkracht van uw pc kan dat proces vastlopen. Activeer dit dan eventueel in twee delen. Dat heeft geen invloed op de rapportages. U kunt de lijst met codes ook als pdf-opslaan en verzenden naar de mentoren. Activeer, maar stel uitnodigingen uit: het onderzoek wordt klaargezet. Vastgelegd worden: domeinen, locaties en respondenten. Dat van-tot en wijze van inloggen (per / QR-code) kunnen nog worden bepaald. Activeer nog niet, ga naar geavanceerd: er kan nog van alles aangepast worden, niets ligt nog vast. Onderzoek moet ook nog worden geactiveerd. Er is wel alvast een keuze gemaakt van locaties, onderzoekstemplate, personen. Deze kunnen nog worden aangepast. 4

5 Testonderzoek uitzetten Om te weten hoe een vragenlijst eruit ziet, kunt u het ontwerp bekijken bij Domeinen. Klik op Onderzoeken bewerken onder het menu-item Onderzoeken. Selecteer het onderzoek. Klik links op Domeinen en klik op de knop [Toon vragen]. Het is mogelijk een onderzoek te testen, in die zin dat u kijkt of de respondent dat ziet wat u verwacht. Na de test wilt u niet dat deze resultaten opgeslagen worden of dat deze test bewaard wordt. Ga als volgt te werk: o Activeer het onderzoek en zet de einddatum op vandaag, klik op [Opslaan] o Ga naar Respondenten en selecteer alleen uzelf als respondent o Klik op pagina Algemeen op [Activeren]. o Ga naar Onderzoek invullen en bekijk of de vragenlijst naar wens is. o U Verzendt uw resultaten niet! o U gaat naar pagina Algemeen en klikt onderaan op de knop [Afsluiten] o Dan verschijnt de knop [Verwijderen]. o U klikt op de knop [Verwijderen] en het onderzoek wordt verwijderd. 5

6 Onderzoek bewerken / geavanceerd Kies voor Onderzoeken bewerken en klik onderaan op de groene knop [Nieuw onderzoek aanmaken]. Er verschijnt een nieuw scherm. Eerst aandacht voor de naamgeving en selectie onderzoektemplate. Onderzoekstemplate: selecteer beknopt of uitgebreid (zie uitleg Vrije Rapportage / Weergave). Naam onderzoek: dit is verplicht, deze naam ziet de respondent als hij het onderzoek gaat invullen. Kies voor [Toevoegen]. Er opent een nieuw scherm met aan de linkerkant de submenu-items die in deze handleiding worden uitgewerkt. Deze pagina kent enkele belangrijke beheersfuncties, zoals de anonimiteit van de vragenlijst, de begin-en einddatum vastleggen, de keuze van antwoordmogelijkheid. Onderaan staan 4 knoppen: [Annuleren]: om een wijziging die nog niet is opgeslagen ongedaan te maken. [Activeren]: de finale knop om een onderzoek te activeren. Dit is onomkeerbaar. 6

7 [Verwijderen]: is mogelijk zolang een onderzoek niet is geactiveerd. [Opslaan]: bevestig keuzes op pagina Algemeen (zoals een datum, wel of geen smileys e.d.). Inleiding / Nawoord: voor toevoegen van voor- en nawoord. Klik op [Opslaan] om dit vast te leggen. Onderzoek type: er zijn twee opties: 1. Standaard: een algemeen onderzoek, anoniem of niet anoniem. 2. X over Y: een groep respondenten evalueert één of meer andere personen (of vakken of anderszins), bijvoorbeeld leerlingen evalueren docenten; docenten evalueren een leidinggevende. Te gebruiken vanaf: vul hier de datum in wanneer het onderzoek open gaat. Te gebruiken tot en met: vul de datum in van de laatste dag dat het onderzoek ingevuld kan worden. Tijdsrestrictie: geef tijd aan vanaf tot wanneer een vragenlijst ingevuld mag worden. Sluit automatisch ook het weekend uit. Smileys: in plaats van tekst kan gekozen worden voor smileys of voor smileys + tekst. Bij negatieve stellingen worden de smileys geflipt, ook bij de Prognose en Ambitie: Prognose en Ambitie: de Prognose en Ambitie wordt als apart onderzoek uitgezet. Kies voor P&A en selecteer de respondenten. Als een docent een onderzoek uitzet via zijn/haar Bekwaamheidsdossier, dan kan hij/zij daar de Prognose & Ambitie selecteren. Anoniem: resultaten zichtbaar bij 5 > respondenten. De respondent krijgt gemeld of het onderzoek anoniem is of niet. Let op: deze keuze is onomkeerbaar als het onderzoek is uitgezet. Antwoorden printen: na de laatste vraag een optie om de vragenlijst te printen. 7

8 Taalkeuze: van belang voor internationale scholen. Eigenaar van onderzoek: hier staat wie de eigenaar is. Als het onderzoek nog niet geactiveerd is, kan het eigenaarschap worden overgedragen naar een andere locatie als men daartoe rechten heeft. Aangemaakt door: hier staat wie dit onderzoek heeft aangemaakt. Dat is niet aanpasbaar. [Vrijgeven]: knop verschijnt als er resultaten zijn. Knoppen [Activeren] en [Verwijderen] verdwijnen. Automatisch extra domeinen bij Activeren onderzoek Bij het inrichten en uitzetten van vragenlijsten worden domeinen gebruikt, zoals Vensters. Die bestaan soms uit meerdere sub-domeinen, zoals van Schoolklimaat en Veiligheid. Bij het activeren van een onderzoek worden automatisch sub-domeinen toegevoegd. Op deze manier kan iemand niet per ongeluk een domein als bv Ervaren Veiligheid verwijderen. Nadeel wellicht is dat bij het opvragen van een rapport vanuit een onderzoek extra domeinen worden opgevraagd die men niet wil zien. Die kunnen vooraf worden afgevinkt. (we volgen het principe: beter teveel dan te weinig) Voeg een (of meer) extra domein(en) toe aan een onderzoek of bestaand onderzoekstemplate: Zoek één (of meer) domeinen op trefwoord, vink deze aan en klik op [Toevoegen]. Met het prullenbakje kan een domein verwijderd worden. Klik op [Toon vragen] voor de vragenlijst. De volgorde van de domeinen kan veranderd worden door ze te slepen met de greep of met de pijltjes omhoog of omlaag te plaatsen. Alle locaties (die behoren bij de eigenaar van het onderzoek) worden automatisch en eenmalig bij het aanmaken van een nieuw onderzoek toegevoegd. Het is mogelijk een locatie te verwijderen. 8

9 Bij Selectie worden vier opties getoond: o Selectie van Groepen maken (X-over-Y): alleen te zien bij een X-Y-template. o Personentemplate: de keuze wordt voor u gemaakt, bv alle leerlingen leerjaar 2. o Een respondent toevoegen: u kunt snel op 1 respondent zoeken en die toevoegen. Dat kunt u daarna herhalen. o Vrij: link naar onderstaand scherm: Kies bij Respondenten voor Extra filter toepassen: Als eerste staat Persoonstype: leerling, docent, oop, kader, extern, ouder, stagiair geselecteerd, omdat dat meestal de eerste selectie is. Vink hier de keuze aan en klik op [Toepassen]. Links onder Huidige filters verschijnt de selectie. Schooltype: brugperiode; vmbo; gymnasium in scholengemeenschap; categoriaal gymnasium; atheneum; havo; praktijkonderwijs; vmbo-g/t; vmbo-basis; vmbo-kader; isk; basisschool; mbo; MBO - Niveau 1; MBO - Niveau 2; MBO - Niveau 3; MBO - Niveau 4; VSO; ES; IB; vwo Schoolsoort: brugjaar; vwo; havo/vwo; havo; vmbo tl/havo; vmbo tl; vmbo gl; vmbo kb/t; vmbo kb; vmbo bb/kb; vmbo bb; lwoo; praktijkonderwijs; vmbo aio; vmbo lw Leerjaar: alle leerjaren van leerlingen + ouders + docenten Onderbouw/bovenbouw: wordt gesplitst op schooltype + leerlingen + ouders Mentor: haalt mentor op + leerlingen + ouders Leerling heeft les van docent: haalt alle leerlingen en ouders op + de docent die wordt geselecteerd Vak: zoekt de docenten die een bepaald vak geven + leerlingen + ouders. Dus u moet ook selecteren op persoonstype als u alleen leerlijnen wilt hebben die bv Wiskunde krijgen. Klas (op basis van klassentabel): alleen klassen 9

10 Klas (op basis van lessentabel): alle klassen van het huidige schooljaar + alle docenten die aan die klassen lesgeven. Lesgroep: alle leerlingen + ouders + docenten die gekoppeld zijn aan die lesgroepen Profiel/sectorkeuze: leerlingen + ouders Schooltype vensters ; [Overige]; basisschool; brj; es; havo; ib; pro; vmbo; vmbo-(g)t; vmbo-b; vmbo-k; vso; vwo Team: filteren op teams mogelijk, zoals die zijn ingericht in het Bekwaamheidsdossier. (zie hier) U kunt een template ook direct als personentemplate opslaan. Bij een x-over-y-vragenlijst is er nog de optie om 1 of meer beoordeelden te selecteren: Als u 1 of 2 medewerkers wilt selecteren, dan kiest u voor Medewerker en krijgt u een lijst van medewerkers. Let op dat bij locaties 1 locatie is geselecteerd, anders loopt de applicatie vol met alle medewerkers van een school of bestuur, dan dat kan problemen geven. Hoe te gebruiken? Maak opeenvolgende selecties met de filters. Belangrijk: selecteer altijd ook de persoonstype als u alleen leerlingen selecteert. (aan ouders zijn dezelfde kenmerken gekoppeld als aan de leerlingen) Voorbeeld: 1. Selecteer op Persoontype op leerlingen. 2. Selecteer op Leerjaar Selecteer op schooltype alle Havo-leerlingen. Zo wordt de selectie steeds meer verkleind. Begin met een schone lei met de knop [Filters wissen]. Let op: dit geldt ook als er meerdere locaties zijn geselecteerd. 10

11 Bewaar de selectie met de knop [Filters bewaren als selectietemplate]. Deze selectie kan later nogmaals gebruikt worden. (zie voor meer info Uitleg Persoon Selectietemplate bij Help) Klik onderaan op de knop [Respondenten toevoegen aan onderzoek]. Dan verschijnt een Overzicht van alle geselecteerde respondenten. Hier kan nog worden geselecteerd en verwijderd. Klik op prullenbakje om een respondent te verwijderen, of selecteer een aantal respondenten en klik op [Verwijder selectie] of verwijder alle respondenten met [Verwijder alles]. Men kan een verzenden of de QR-code printen. Zie voor het opstellen van een de uitleg over Markdown bij Help en de uitleg hierboven. Voor het printen geldt dat elke respondent een unieke QR-code krijgt die kan worden gescand met de mobiel. Deze lijst kan worden geprint. Men kan ook de code intikken. Het inlogscherm kan ook worden opgezocht op kies rechtsboven voor: Voorbeeld van QR-code lijst.. maximaal 10 codes per pagina. Let op: dit werkt alleen als u ze opvraagt in Chrome. In bv Edge krijgt u een lijst zonder afbeelding (wat ook handig kan zijn). De Klas staat bovenaan de eerste pagina van die klas. Deze regel is heel groot, dat is bewust gedaan, hij is namelijk net zo hoog als de QR Codes, dan kan het geheel in één keer onder een snijmachine worden gelegd. De voortgang van de respons kan worden gevolgd. Non-respondenten kunnen hier opnieuw worden uitgenodigd. Klik onderaan op de knop: U kunt ook hier weer kiezen voor direct of uitgesteld verzenden, zie uitleg hierboven. 11

12 Als leerlingen en/of ouders worden geselecteerd, dan ziet u de voortgang per klas in percentages: Bij XY ziet u dit: Representativiteit geeft een overzicht van alle type respondenten en bij leerlingen en ouders ook per schooltype, leerjaar en op de combinatie schooltype-leerjaar. Voorbeeld hieronder: overzicht van de potentie van de school; er zijn nog geen uitnodigingen verzonden en geen respondent heeft nog wat ingevuld. Tabel geeft aantallen van minimale en wenselijke respons. (zie voor de berekeningen Uitleg representativiteit bij Help). 12

13 Wie onderzoeken mag beheren wordt ingesteld op de pagina Autorisatie. Daar kan bepaald worden dat een groep (bijvoorbeeld kader) rechten heeft op inzage van onderzoeksresultaten. Verder heeft bij een XY-onderzoek de Y altijd inzage in de eigen resultaten, inclusief de teamleider. Met deze functionaliteit worden de rechten ingesteld van dit unieke onderzoek. Er zijn twee opties: Beheer onderzoek: ken aan personen van het bestuur, school, locatie (afhankelijk van uw eigen rechten) beheerfunctionaliteiten toe. Naast het lezen/inzien (zoals van representativiteit), kunnen er rechten gegeven worden om bepaalde functionaliteiten te bewerken. Inzage resultaten: Men kan aan personen in de organisatie rechten geven voor opvragen van een rapportage, exporteren van domein-, vraag- of antwoorddata. Dat zijn de vier menuitems bij Resultaten. Normaal behorend bij het recht van een beheerder. Als het onderzoek is afgesloten kan men hier het resultaat van het onderzoek opvragen: 13

14 Elk van de 4 opties linkt door naar een bestaande functionaliteit om resultaten op te vragen. Het voordeel om resultaten vanuit het onderzoek op te vragen is dat alle instellingen vanuit het onderzoek ingesteld staan. [Rapportage opvragen] linkt naar de pagina Vrije Rapportage opvragen. Alle instellingen van locatie en domeinen staan dan direct goed. Men kan nog een uitsplitsing opgeven, of een benchmark. (zie de handleiding Uitleg Resultaten - Exporteer vrije rapportage ). Na opvraging wordt het opgevraagde rapport ook klaargezet bij Resultaten/Rapportage onderzoeken. Als u niets opvraagt, wordt het rapport s nachts automatisch gedownload en klaargezet bij Rapportage onderzoeken. 14