GEDRAGSCODE INTEGRITEIT

Transcriptie

1 GEDRAGSCODE INTEGRITEIT

2 Voorwoord Woningstichting Domus is een betrokken maatschappelijk onderneming met een sterke lokale verankering. Gezien de ontwikkelingen om ons heen is het van groot belang om keuzes te maken die duidelijk laten zien waar wij goed in willen zijn. De kernwaarden maken onze organisatie herkenbaar en zijn een leidraad voor ons gedrag en de keuzes die wij maken. In onze vier kernwaarden ligt verankerd dat wij een betrokken woningcorporatie zijn die dicht bij haar huurders staat, met een sociaal hart ín en vóór Roermond. Verbinding Dichtbij Proactief Transparant Deze vier kernwaarden hebben geleid tot de formulering van onze missie. In onze missie is verantwoord dat wij ons inzetten voor een passende woning voor mensen met een zorgvraag of een beperkt inkomen. In Roermond is Woningstichting Domus dé specialist in zorgvastgoed. Wij zoeken verbinding met de omgeving en onze samenwerkingspartners en werken op een proactieve en transparante manier. Integriteit Woningstichting Domus streeft doelen na die veelal in het publieke domein liggen. Wij beheren maatschappelijke vermogen en dat schept bijzondere verplichtingen op het vlak van integriteit. verplicht tot integriteit.? Onder integriteit verstaan wij: Het handhaven van sociale en ethische normen en waarden; doen waarvoor je bent aangesteld en staan voor wat je doet. Wij werken eerlijk, open en transparant en leggen naar alle relevante partijen op elk moment verantwoording af over wat we doen en hoe we dat doen. Het vertrouwen in de medewerkers is groot en er gaat veel geld in de organisatie om. Dit maakt dat integriteit een zeer relevant thema is. Integriteit is niet af met de aanbevelingen en richtlijnen in deze gedragscode. Wij spannen ons met onze samenwerkingspartners in om de richtlijnen op het gebied van integriteit na te komen. Alle samenwerkingspartners weten waar Woningstichting Domus voor staat en dat is niet meer vrijblijvend. De opdracht is om ons te gedragen vanuit een mentaliteit die past bij de kernwaarden van Woningstichting Domus. 1

3 Inleiding Randvoorwaarden Bij het opstellen van de richtlijnen voor het integriteitbeleid is uitgegaan van de volgende randvoorwaarden: Vertrouwen in een open, transparante cultuur met eigen verantwoordelijkheid. Wij verwachten dat externe relaties ook een gedegen integriteitsbeleid hebben en zich daaraan houden. In externe contacten dient er sprake te zijn van een win-win situatie en wederkerigheid; Uit het genoten voordeel vloeit geen afhankelijkheidsgevoel/verplichting tot tegenprestatie/onafhankelijkheidsgevoel tegenover externe partijen. Deze gedragscode geeft geen limitatieve opsomming van activiteiten die wel of niet zijn toegestaan. Corruptie en fraude worden in geen enkel geval getolereerd. Deze gedragscode is in overleg met de Raad van Commissarissen opgesteld om een zo breed mogelijke gedragenheid in de organisatie te krijgen. Overal waar termen als personeel of medewerkers worden gebruikt, wordt iedereen binnen de organisatie bedoeld; van medewerker, leidinggevende, directeur tot commissaris. Integriteit bij Woningstichting Domus Onze medewerkers zijn het gezicht van Woningstichting Domus, zij hebben een sociaal hart, zijn ondernemend, professioneel en betrokken. Ze werken met plezier en zijn trots op Woningstichting Domus! Om onze doelen te realiseren zijn onze medewerkers van groot belang, zij nemen verantwoordelijkheid en hebben kennis van de omgeving waarin wij werken. Om onze slagvaardigheid te behouden en maatwerk te kunnen leveren ligt de verantwoordelijkheid laag in de organisatie en zijn de lijnen kort. Vanuit deze verantwoordelijkheid is het vanzelfsprekend dat huurders en externe partijen integer handelen van ons verwachten. Met andere woorden: integriteit is een belangrijke voorwaarde voor het vertrouwen in Woningstichting Domus als lokaal verankerde, maatschappelijke onderneming. Beleid, regels, normen en waarden lijken soms zo vanzelfsprekend dat ze overbodig lijken. Toch is het van belang dat op hoofdlijnen de regels zijn vastgelegd. Alleen dan kunnen we elkaar erop aanspreken. Werken aan integriteit is werken aan een cultuur van bewustheid, eigen verantwoordelijkheid en onderlinge transparante verantwoording. 2

4 1. Interne integriteit Privézaken regelen in werktijd Privézaken, zoals bijvoorbeeld het voeren van privételefoongesprekken en het sturen van s of berichten, worden geregeld buiten werktijd. Toch kan het wel eens nodig zijn om onder werktijd een dringend telefoontje te plegen of een bericht te versturen. Uiteraard is dit in bepaalde situaties toegestaan. Hiermee wordt bewust, open en verantwoord omgegaan. Privégebruik internet en Tijdens het werk kan de medewerker gebruik maken van de zakelijke en het internet bezoeken. en internet wordt aan alle werknemers voor zakelijk gebruik ter beschikking gesteld. Gebruik ervan is verbonden aan de taken die voortvloeien uit de functie. Beperkt persoonlijk gebruik van internet, hoofdzakelijk in privétijd, is toegestaan. Het is niet toegestaan om het , internet en andere software te gebruiken voor het verzenden van berichten of bezoeken van sites met een pornografische, racistische, discriminerende, beledigende, aanstootgevend of (seksueel) intimiderende inhoud. Internet en gebruik mag geen verboden gebruik opleveren. Woningstichting Domus kan en internetgebruik van medewerkers te registreren (logging). Hiermee kan zowel inzicht worden verkregen in het gebruik van individuen als van organisatieonderdelen en kan tevens mogelijk misbruik aan het licht komen. Bij verdenking van schending van dit onderdeel van de gedragscode, worden deze bestanden geraadpleegd. Gebruik mobiele telefoon Een aantal medewerkers heeft de beschikking over een mobiele telefoon. Deze telefoon wordt gebruikt voor zakelijk telefoonverkeer en zakelijk gebruik. Indien er, na overleg, privé wordt gebeld / internet wordt verbruikt, geldt de bestaande regel: bedragen tot 5,- per maand worden niet in rekening gebracht bedragen hoger dan 5,- worden verrekend via de salarisadministratie De telefoon blijft eigendom van Woningstichting Domus. Zorg voor de werkplek Woningstichting Domus zorgt dat er goed materiaal, apparatuur, software, etc. op de werkplek aanwezig is. Medewerkers gaan hier met zorg mee om. De beschikbaar gestelde zaken worden nooit onbeheerd achter gelaten en blijven na werktijd achter op de werkplek. Het (kantoor)materiaal is uitsluitend bedoeld voor zakelijk gebruik. Alleen voor thuiswerk of werk buiten kantoor ten behoeve van Woningstichting Domus mag het materiaal mee worden genomen. Medewerkers hebben de mogelijkheid om, na overleg met leidinggevende, kopieën en printuitdraaien te maken bestemd voor normaal privégebruik. 3

5 Gebruik dienstauto De bedrijfsauto wordt alleen zakelijk gebruikt, onder geen omstandigheden privé. Bedrijfsreizen worden in principe altijd met de bedrijfsauto of openbaar vervoer gemaakt. Nevenwerkzaamheden Een werknemer moet conform cao voor alle nevenwerkzaamheden (in loondienst voor derden of voor eigen rekening) vooraf schriftelijke toestemming vragen aan de werkgever. Er wordt toestemming gegeven, tenzij er sprake is van concurrentie, overbelasting, strijdige belangen of een kennelijk nadelige invloed op het functioneren. Declaraties en rekeningen Bij het indienen van declaraties doet Woningstichting Domus een beroep op de eigen verantwoordelijkheid van de medewerker, namelijk dat hij/zij naar alle billijkheid en eerlijkheid rekening indient. Declaraties worden daarnaast altijd door de directie gecontroleerd en voor rechtmatigheid te worden geparafeerd. Afrekening verloopt via de financiële administratie. 4

6 2. Externe Integriteit Relatiebeheer Binnen het relatiebeheer gaat het om het onderhouden van contacten met externe bedrijven en instellingen waarbij de nadruk ligt op het behoud of het verbeteren van de relatie. Hierbij kan gedacht worden aan contacten met ontwikkelaars, aannemers, leveranciers, zorg- en welzijnsinstellingen, (lokale) overheden, geldverstrekkers adviseurs en dergelijke. Deze contacten dienen een zakelijk belang voor Woningstichting Domus te hebben. Relatiegeschenken en meldingsplicht Medewerkers laten bij het aannemen van persoonlijke geschenken een onberispelijk integer karakter zien. Uitgangspunt is dat geschenken ten goede komen van Woningstichting Domus. Voor geschenken geldt: Individuele geschenken worden gemeld bij de leidinggevende voor deze geaccepteerd worden. Geschenken worden alleen geaccepteerd als de onafhankelijkheid niet in het geding is. Geschenken met een economische waarde van meer dan 50,- worden niet aangenomen. Geld wordt nimmer geaccepteerd. Aangeboden geschenken die niet zijn geaccepteerd, door hogere economische waarde of wanneer onafhankelijkheid in het geding is, worden altijd bij de directie gemeld. Aan relaties wordt gemeld dat geschenken aan individuele medewerkers en/of aan het huisadres van medewerker niet wordt gewenst. Uitnodigingen Bij uitnodigingen voor lunches, diners, relatiedagen, congressen, recepties e.d. geldt een aantal uitgangspunten: Er wordt transparant omgegaan met uitnodigingen en dergelijke. Alle uitnodigingen worden besproken met leidinggevende of directie. Er wordt beoordeelt of een uitnodiging relevant en passend is voor Woningstichting Domus en voor de aard functie. De onafhankelijkheid dient altijd gewaarborgd te zijn. Lunches en diners op uitnodiging worden in principe voldaan door de externe partij. Van deze regel wordt afgeweken als een medewerker zich bezwaard voelt. De dan gemaakte kosten kunnen na overleg met leidinggevende conform de geldende regels bij Woningstichting Domus worden gedeclareerd. Mocht een medewerker namens Woningstichting Domus anderen voor lunches of diners uitnodigen, dan wordt dit vooraf besproken met de directie en kunnen de kosten volgens de geldende spelregels worden gedeclareerd. Blijkt dat achteraf dat de uitnodiging een ander karakter had dan vooraf ingeschat, dan wordt dit besproken met de directie. 5

7 Scheiding zakelijk en privé Om de relatie met externe relaties zuiver te houden, wordt zakelijk en privé door medewerkers gescheiden. Zo wordt voorkomen dat er geen verplichtingen worden geschept voor zowel medewerkers van Woningstichting Domus als voor medewerkers van externe relaties. In situaties waarbij medewerkers privé gebruik maken van de diensten van relaties waarmee Woningstichting Domus zakelijk contacten mee onderhoudt, dan dient dit open, transparant te geschieden. Deze diensten worden schriftelijk vastgelegd in de HR-formulier van betreffende medewerker. Dienstverlening door derden Het is niet toegestaan om tot eigen voordeel of tot voordeel voor familie of vrienden te bepleiten en/of te verkrijgen, waar het de dienstverlening van of door Woningstichting Domus betreft. Dit geldt voor alle processen. Hetzelfde geldt voor dienstverlening van bedrijven waar Woningstichting Domus zakelijke contacten mee onderhoudt. Er wordt daarmee de schijn van belangenverstrengeling voorkomen. Communicatie en informatie Medewerkers hebben het recht van vrije meningsuiting, toch mogen medewerkers geen uitlatingen doen die zijn functioneren of het imago van Woningstichting Domus kunnen schaden. De medewerker is zelf verantwoordelijk voor wat er wordt gezegd of gedaan. Voor sommige informatie is het vanzelfsprekend dat deze vertrouwelijk moet worden behandeld. Het verstrekken van informatie aan belanghouders en/of journalisten gebeurt in zijn algemeenheid via of namens de directie. Medewerkers handelen uiterst voorzichtig ten aanzien van contacten met deze belanghouders. In contacten met deze belanghouders geldt een aantal afspraken: Er wordt alleen informatie van feitelijke aard verstrekt, waarbij de medewerker zich onthoudt van het uitdragen van zijn persoonlijke mening of beleidsopvatting; Verzoeken van journalisten voor informatie worden doorverwezen naar de directie. De werknemers van Woningstichting Domus verstrekken geen informatie aan derden maar verwijzen deze naar de website of naar de directie. Inkoop en aanbestedingsbeleid Het inkopen van producten of diensten gebeurt onafhankelijk. Ter voorkoming van belangenverstrengeling wordt de directie altijd als eindverantwoordelijke geraadpleegd. Inkopen of aanbesteden kan op verschillende manieren plaatsvinden. Dit is afhankelijk van de (geschatte) hoogte van het bedrag van de offerte of begroting. In een maatschappelijke organisatie als de Woningstichting Domus dient met inkopen en aanbestedingen conform het aanbestedingsbeleid - open en transparant te worden omgegaan. 6

8 Woningstichting Domus heeft een gedegen beleid met betrekking tot inkoop, aanbesteding en selectie opgesteld waarbij rekening wordt gehouden met de volgende onderwerpen: Toepassing van de geldende en relevante regelgeving en reglementen. Er zijn heldere criteria vastgesteld voor de keuze van de aanbestedingsvorm (één op één, onderhands, openbaar), de selectiecriteria voor adviesbureaus en de inkoopvoorwaarden bij leveranciers. Er wordt niet alleen lokaal en regio gebonden aanbesteed, uitgenodigd of ingekocht. Vanwege de maatschappelijke verantwoordelijkheid gaat bij dagelijks onderhoud de voorkeur uit naar aanbesteding bij lokale of regionale bedrijven. Deze contacten worden regelmatig op prijs en actualiteit getoetst. Er vindt functiescheiding plaats bij de voorbereiding, het beoordelen van offertes, de aanbesteding en controle. De kostendeskundigheid binnen de organisatie wordt op peil gehouden en toegepast. 7

9 3. Houding en gedrag binnen de functie Houding en gedrag Medewerkers zijn zich ervan bewust werkzaamheden te verrichten in het belang van de maatschappelijke functie van Woningstichting Domus. Dat betekent dat zij zich professioneel gedragen, maar ook dat eventuele misstanden melden zonder schade voor diegene die melding maakt. Dit geldt ook voor relaties die namens Woningstichting Domus optreden of ons bezoeken. Dienstverlening en gepast gedrag Medewerkers gedragen zich verantwoordelijkheid bij (in)formele contacten met derden. Onder werktijd worden geen alcoholische dranken genuttigd. Er wordt een professionele en verantwoordelijke opstelling verwacht, de goede naam en het imago van Woningstichting Domus wordt niet beschadigd. Bedrijfskleding wordt gedragen indien aanwezig, de andere medewerkers kleden zich gepast en representatief. Onder gepast en representatief wordt verstaan: Medewerkers ogen professioneel Kleding en schoenen zijn schoon en heel Er worden geen korte broeken gedragen Rokken zijn minimaal tot op kniehoogte Bovenkleding bedekt de schouders en is niet te bloot Sieraden en make-up worden beperkt gedragen Petjes, zonnebrillen etc. worden niet gedragen Over de huurders, klanten, samenwerkingspartners en collega s van Woningstichting Domus wordt altijd respectvol gesproken, ongeacht hun afkomst, taal, religie of gedragingen en klanten spreken wij aan met u. Ook buiten werktijd wordt dezelfde houding en respectvol gedrag verwacht. Bespreken integriteitskwesties Medewerkers zijn open over de manier waarop zij werken en zijn alert op risicogevoelige situaties. Twijfels en vragen over integriteit in werkverband worden transparant besproken. Leidinggevenden zijn tevens alert op de risicogevoelige situaties waarin medewerkers terecht kunnen komen. Daarnaast worden leidinggevenden aangesproken op de werkwijze en de houding naar medewerkers en worden medewerkers 8

10 4. Meldingen integriteit Richtlijn Deze gedragscode geeft richtlijnen en voorbeelden hoe te handelen wanneer een medewerker tegen situaties aanloopt waarbij integriteit een rol speelt. In de praktijk zullen zich situaties voordoen die hier niet zijn beschreven. In die situaties is het verstandig te rade te gaan bij de directie of, wanneer dat minder wenselijk wordt geacht, de vertrouwenspersoon integriteit (VPI). Vertrouwenspersoon integriteit (VPI) In alle gevallen kan de medewerker zich wenden tot de VPI. De directie vervult de rol van VPI. Indien het handelen of nalaten van de directie in het geding is, vervult de voorzitter van de Raad van Commissarissen de rol van VPI. Deze VPI biedt medewerkers in vertrouwelijkheid een luisterend oor en kan adviseren hoe met een integriteitvraagstuk om te gaan. Naast het geven van advies aan de medewerker kan de VPI helpen om interne misstanden aan de orde te stellen. De VPI werkt in principe op basis van anonimiteit en vertrouwelijkheid. Klokkenluidersregeling De klokkenluidersregeling houdt grofweg de procedure in op welke wijze een medewerker een vermoeden van een misstand kan melden. De acties die de VPI moet ondernemen naar aanleiding van een melding staan ook omschreven. Een vermoeden van een misstand betreft: een grove schending van wettelijke voorschriften of bedrijfsregels een groot gevaar voor de gezondheid, de veiligheid of het milieu een zeer onbehoorlijke wijze van functioneren die het goede functioneren of het imago van Woningstichting Domus in gevaar brengen. Vermoedt of constateert een medewerker dat een van deze zaken aan de orde is, dan is hij verplicht hiervan melding te maken. Uitgangspunt van de regeling is dat een vermoeden van een misstand eerst intern bij de directie wordt gemeld. Degene die de melding heeft ontvangen, is verantwoordelijk verificatie van de melding, een adequate afhandeling en schriftelijke vastlegging. Degene, die een vermoeden van een misstand te goeder trouw meldt, en de VPI mogen op geen enkele manier worden benadeeld in hun positie als gevolg van de melding. Meldpunt Integriteit Woningcorporaties In 2009 heeft het Ministerie van VROM een meldpunt geopend waar werknemers interne toezichthouders, maar ook huurders, burgers, bedrijven en belangenorganisatie etc. melding kunnen doen om signalen af te geven die te maken hebben met het mogelijk niet integer handelen. Het meldpunt richt zich vooral op een mogelijke frauduleuze cultuur binnen een woningcorporatie en op zelfverrijking door medewerkers, management en bestuurders. Mocht de melding intern niet gemeld kunnen worden of niet goed worden afgehandeld, kan de medewerker een melding doen bij dit meldpunt. 9

11 5. Gevolgen en sancties Gedragsregels zijn pas compleet als ook duidelijk is wat de gevolgen kunnen zijn van het niet naleven van deze regels. Als de regels uit deze gedragscode worden overtreden of iemand zich niet integer gedraagt, wordt dit beschouwd als plichtsverzuim. Ook gedragingen in de privétijd kunnen onder bepaalde omstandigheden plichtsverzuim opleveren. Het moet dan gaan om gedrag waardoor de belangen van Woningstichting Domus ernstig worden geschaad of waardoor diens integriteit voor zover deze in verband staat met zijn functievervulling in het geding is. Wie de vastgestelde gedragsregels niet nakomt, zal daar direct op worden aangesproken door de leidinggevende. Er is geen uitputtende lijst te geven van welke gevolgen bij welke overtreding van toepassing zijn. De leidinggevende kan op basis van de aard en de ernst van de overtreding tot de volgende maatregelen besluiten: Het ontvangen voordeel wordt teruggegeven aan de persoon of de organisatie waarvan het voordeel ontvangen is. Een mondelinge waarschuwing of berisping. Een mondelinge waarschuwing en een aantekening in het personeelsdossier. Een schriftelijke waarschuwing met een aantekening in het personeelsdossier. Het starten van een disfunctioneringsprocedure die eventueel kan leiden tot ontslag. Ontslag op staande voet bij diefstal en/of fraude. Praktijk Ondanks deze code en andere integriteitmaatregelen zullen zich in de praktijk situaties kunnen voordoen waarin niet direct een duidelijk antwoord is te geven op de vraag of iets wel of niet de integriteit aantast. Als een medewerking voor een integriteitvraag of moreel dilemma komt te staan, is het van het groot belang dat hierover wordt gepraat. Dit kan bijvoorbeeld met de leidinggevende, collega s of VPI. Eventuele ideeën worden op deze manier getoetst aan de opvattingen van anderen en maakt het handelen transparant. Dit draagt ook bij aan het integriteitbesef binnen Woningstichting Domus. 10

12 6. Tot slot Wij zijn ons ervan bewust dat iedereen binnen Woningstichting Domus een onderdeel is van de sfeer en cultuur die er heerst. Samen zijn we verantwoordelijk voor het goede gebruik om elkaar aan te spreken op niet gewenst of toelaatbaar gedrag. Het integriteitsbeleid en de gedragscode zijn bij alle medewerkers bekend. Regelmatig wordt integriteit als onderwerp tijdens het werkoverleg geagendeerd, daarnaast zijn integriteit, houding en gedrag vast onderdeel van de HR-cyclus. Extern wordt het integriteitbeleid gecommuniceerd via melding aan relaties onder verwijzing naar de website van Woningstichting Domus, waar een en ander is te lezen en te downloaden. Regelmatig vindt onder de verantwoordelijkheid van de directie van Woningstichting Domus een evaluatie plaats van het integriteitbeleid en de gestelde gedragscode. Roermond, mei