Raamwerk Mooiland Gedragscode Integriteit en klokkeluidersregeling

Transcriptie

1 Voorwoord Zo zijn onze manieren Raamwerk Mooiland Gedragscode Integriteit en klokkeluidersregeling Waarom een gedragscode? Voor een maatschappelijke onderneming als Mooiland zijn betrouwbaarheid en integriteit van het grootste belang, We beheren sociale huurwoningen, verbeteren woningen en wijken, en ontwikkelen nieuwe woningen. De samenleving moet erop kunnen rekenen dat we deze maatschappelijke taak op een integere wijze uitvoeren, dat we volgens wetten en regels handelen en alles doen om misstanden te voorkomen. Van onze medewerkers verwachten we een sterk ontwikkeld normbesef. We gaan ervan uit dat ze betrouwbaar zijn en zich correct gedragen ten opzichte van elkaar en van onze klanten en relaties. Ons gedrag bepaalt mede hoe er over ons gedacht wordt en hoe ons imago is in de buitenwereld. De Mooiland Gedragscode Integriteit en klokkenluidersregeling biedt houvast voor de manier waarop onze medewerkers zich opstellen. Blad 1 van 15

2 Inleiding Randvoorwaarden Bij het opstellen van het advies/de richtlijnen voor het integriteitsbeleid is uitgegaan van de volgende randvoorwaarden: Vertrouwen in een open, transparante cultuur met eigen verantwoordelijkheid; Mooiland verwacht dat externe relaties ook een gedegen integriteitsbeleid hebben en zich daar aan houden; In contacten met derden dient er sprake te zijn van een win-win situatie en wederkerigheid; Uit het genoten voordeel vloeit geen afhankelijkheidsgevoel en verplichting tot tegenprestatie; Deze gedragscode geeft geen limitatieve opsomming van activiteiten, die wel of niet zijn toegestaan; Corruptie en fraude worden in geen enkel geval getolereerd; Deze gedragscode is in overleg met de Raad van Commissarissen, Ondernemingsraad en DO opgesteld om een zo breed mogelijke gedragenheid in de onderneming te krijgen. Overal waar personeel of medewerkers in de code staat wordt een ieder binnen de onderneming bedoeld; van medewerker, leidinggevende, directeur, bestuurder tot commissaris. Overal waar hij staat dient hij of zij te worden gelezen. Integriteit & Mooiland Voor u ligt de Gedragscode Integriteit. Werken bij Mooiland is iets om trots op te zijn. Een medewerker van een maatschappelijke onderneming zoals Mooiland levert direct en indirect een bijdrage aan het welzijn van de samenleving. Vanuit deze verantwoordelijkheid is het vanzelfsprekend dat burgers, in- en externe partijen, integer handelen van Mooiland verwachten. Met andere woorden: integriteit is een belangrijke voorwaarde voor het vertrouwen in Mooiland als lokaal en regionaal verankerde maatschappelijke onderneming. Beleid, regels, normen en waarden lijken soms zo vanzelfsprekend dat ze overbodig lijken. Toch is het van belang dat op hoofdlijnen de regels zijn vastgelegd; alleen dan kunnen we elkaar erop aanspreken. Werken aan integriteit is werken aan een cultuur van bewustheid, eigen verantwoordelijkheid en onderlinge transparante verantwoording! Blad 2 van 15

3 I Interne Integriteit Privé zaken regelen in werktijd Privé zaken (bijvoorbeeld het voeren van privé telefoongesprekken) hoor je voornamelijk te regelen in je eigen tijd. Toch kan het wel eens nodig zijn om overdag een dringend telefoontje te plegen of een fax, enzovoort te versturen. Uiteraard is dit toegestaan. Wel is het de bedoeling dat hiermee bewust, open en verantwoord wordt omgegaan. Zorg voor de werkplek Mooiland zorgt ervoor dat je aan de slag kunt met goed materiaal, gereedschappen, apparatuur enzovoorts. Mooiland verwacht wel dat je hiermee met zorg omgaat. Laat een en ander (zoals notebooks, camera s) daarom nooit onbeheerd achter maar berg deze op in de hiervoor bestemde kasten en/of ruimtes. Gebruik kantoorartikelen Alle kantoorartikelen (onder andere pennen, scharen, plakband, notitieblokken, cd-roms) zijn uitsluitend bedoeld voor zakelijk gebruik. Alleen als je buiten kantooruren thuis of elders werk verricht ten behoeve van Mooiland, mag je daarvoor materiaal van Mooiland gebruiken. Fotokopieën en printuitdraaien Mooiland biedt alle medewerkers de mogelijkheid kopieën en printuitdraaien (A-4) te maken bestemd voor normaal privé gebruik. Het is niet de bedoeling dat er vele (honderden) prints of kopieën worden gemaakt voor de... vereniging of uw club! Gebruik mobiele telefoon Een aantal medewerkers heeft de beschikking over een mobiele telefoon (smartphone) van Mooiland en een passende car-kit voor handsfree telefoneren. Het is de bedoeling dat deze telefoon voornamelijk wordt gebruikt voor zakelijk telefoonverkeer. Privé gebruik internet en en data Tijdens het werk kan de medewerker gebruik maken van en intranet en het internet bezoeken. Het , intranet- en internetsysteem wordt aan de werknemer voor zakelijk gebruik ter beschikking gesteld. Gebruik ervan is derhalve verbonden aan taken die voortvloeien uit de functie. Beperkt persoonlijk gebruik van deze systemen is evenwel toegestaan, mits dit niet storend is voor de dagelijkse werkzaamheden of de functievervulling niet schaadt en dit geen verboden gebruik oplevert. Zo is het de werknemer niet toegestaan om het systeem te gebruiken voor het verzenden van berichten met een pornografische, racistische, discriminerende, beledigende, aanstootgevende of (seksueel) intimiderende inhoud. Evenmin is het verzenden van berichten toegestaan die (kunnen) aanzetten tot haat en/of geweld. Verder is het niet toegestaan internetsites te bezoeken die pornografische, racistisch, discriminerend, beledigend of aanstootgevend materiaal bevatten dan wel dergelijk materiaal te downloaden en/of te verspreiden. Bij Mooiland is het technisch mogelijk om het en internetgebruik van medewerkers te registreren (logging). Hiermee kan zowel inzicht worden verkregen in het gebruik van individuen als van organisatieonderdelen en kan tevens mogelijk misbruik aan het licht komen. Bij verdenking van schending van dit onderdeel van de gedragscode, zullen deze bestanden worden geraadpleegd. ( zie hiervoor de internetcode) Blad 3 van 15

4 Gebruik van Mooiland eigendommen Mooiland verwacht dat de medewerkers met zorg omgaan met de eigendommen van Mooiland en anderen. Het gebruik van Mooiland-eigendommen voor privédoeleinden is niet toegestaan. Medewerkers gebruiken gereedschap, bedrijfskleding, bedrijfsauto of aanhangwagen van Mooiland alleen in werktijd en alleen ten dienste van Mooiland. Privé gebruik van een bedrijfsauto is uitsluitend toegestaan als het aansluit op de werktijd en zonder grote omweg op weg naar huis is. Is een auto verschaft op basis van de geldende leaseregeling dan gelden de voorwaarden van die leaseregeling. Ook materialen uit woningen (oud of nieuw) blijven eigendom van Mooiland en deze mogen door de medewerker niet meegenomen worden voor privédoeleinden of worden achtergelaten, ook niet op uitdrukkelijk verzoek van de huurder. Restmaterialen als koper, aluminium en ijzer worden verzameld en ingeleverd bij de oud-ijzerhandelaar. De opbrengst is voor Mooiland. Containers van Mooiland worden uitsluitend gebruikt voor afval afkomstig uit woningen van Mooiland. Het voorgaande geldt voor alle medewerkers. Eigen voordeel of voordeel voor familie, vrienden en bekenden Het is niet toegestaan om tot eigen voordeel van familie, vrienden en bekenden voorrang te bepleiten en/of te verkrijgen, als het gaat om de dienstverlening van of door Mooiland. Dit geldt ook voor de toewijzing van woningen en voor diensten van derden waar Mooiland een zakelijke relatie mee onderhoudt. Verder is het niet toegestaan om, al dan niet tegen betaling als medewerker gebruik te maken van diensten van Mooiland, tenzij de medewerker ook huurder is bij Mooiland en de diensten passen binnen de reguliere dienstverlening aan een huurder. Diensten van relaties van Mooiland Mooiland vindt het belangrijk om belangverstrengeling of de schijn daarvan te voorkomen. Dit kan plaatsvinden als medewerkers van Mooiland voor privédoeleinden gebruik maken van diensten van een bedrijf of instelling waarmee Mooiland zakelijke bindingen heeft, of korter dan een jaar voor de datum waarop van de betreffende dienst gebruik wordt gemaakt, zakelijke bindingen heeft gehad. Met name voor medewerkers die betrokken zijn bij de inkoop van goederen en/of diensten van bedrijven is het ongewenst dat ze ook voor privédoeleinden gebruik maken van deze bedrijven of instellingen. Er is met enige regelmaat een geactualiseerd overzicht beschikbaar van bedoelde bedrijven en instellingen. Mocht het, om welke reden dan ook, onvermijdelijk zijn om gebruik te maken van die bedrijven of instellingen, dan doe je dit tegen marktconforme voorwaarden. Ook stel je hierover je direct leidinggevende op de hoogte. Bestaande collectieve regelingen worden voor het moment gehandhaafd. Feitelijk gaat het om regelingen waar alle medewerkers gebruik van kunnen maken en die in die zin ook transparant zijn. Dit geldt voor de collectieve regelingen op het gebied van verzekeringen. We voeren daarin een terughoudend beleid. Regelingen dienen in de uitvoering in principe geen belasting voor de organisatie met zich mee te brengen. Wij laten deze regelingen wel uitsterven, er worden geen verplichtingen naar de toekomst aangegaan. Het kopen van materialen met korting bij leveranciers van Mooiland die op naam van Mooiland worden gegeven is niet toegestaan. Aan deelname aan collectieve contracten kun je geen rechten ontlenen voor de toekomst. Nevenwerkzaamheden Overeenkomstig de CAO Woondiensten is het de werknemer niet toegestaan werkzaamheden voor derden te verrichten, dan na een schriftelijke toestemmingsverklaring van de directeur. Een werknemer moet voor alle nevenwerkzaamheden (in loondienst voor derden of voor eigen rekening) altijd vooraf schriftelijke toestemming vragen aan de werkgever. De werkgever geeft hiervoor toestemming, tenzij er sprake is van concurrentie, overbelasting, strijdige belangen of een kennelijk nadelige invloed op het functioneren. Blad 4 van 15

5 Declaraties en rekeningen Bij het indienen van declaraties doet Mooiland een beroep op de eigen verantwoordelijkheid van de medewerker, namelijk dat hij/zij naar alle billijkheid, redelijkheid en eerlijkheid rekeningen indient. Declaraties dienen daarnaast altijd door de naasthogere leidinggevende te worden gecontroleerd en voor rechtmatigheid te worden geparafeerd. Afrekening verloopt via de financiële administratie. Blad 5 van 15

6 II Externe Integriteit De volgende definities worden gehanteerd: Relatiebeheer :het onderhouden van contacten met/door bedrijven en instellingen van en naar Mooiland: de nadruk ligt hierbij op de relatie; Communicatie en informatie :de wijze waarop informatie van en over Mooiland aan derden ter hand wordt gesteld en de mate van geheimhouding; Inkoop en aanbestedingsbeleid:de wijze van inkoop, de manier van gunnen van een opdracht, zijnde producten en/of diensten en het selecteren van architecten-, ingenieurs- en adviesbureaus; Product- en dienstenkennis kennis opdoen van nieuwe producten en diensten: de nadruk ligt hierbij op verwerven vakkennis en ontwikkeling competenties. Relatiebeheer Binnen het relatiebeheer gaat het om het onderhouden van contacten met en door bedrijven en instellingen van en naar Mooiland, waarbij de nadruk ligt op het behoud of het verbeteren van de relatie. Onder andere moet worden gedacht aan contacten met ontwikkelaars, aannemers, zorg- en welzijnsinstellingen, leden college van B&W, ambtenaren, gemeenteraadsleden, architecten, adviesbureaus, bank(en), leveranciers, drukkers, vormgevers en dergelijke. Deze contacten dienen een zakelijk belang voor Mooiland te hebben. Relatiegeschenken en meldingsplicht Medewerkers zullen bij het aannemen van persoonlijke giften een onberispelijk integer gedrag ten toon spreiden. In zijn algemeenheid geldt dat individuele giften met een economische waarde van meer dan 75 (prijspeil 2012) niet worden aangenomen en worden geretourneerd naar de afzender / aanbieder. Voor de overige giften geldt als regel dat deze overige giften als regel ten goede komen van de corporatie. Daarenboven geldt: Acceptatie alleen als jouw onafhankelijke opstelling ten opzichte van de gever daardoor niet wordt beïnvloed. Bedenk ook hoe de buitenwereld aankijkt tegen dat aannemen. Je meldt aangeboden geschenken die je wel of niet hebt geaccepteerd, (door hogere economische waarde dan wel omdat jouw onafhankelijke opstelling in het geding is), bij een lid van het DO Accepteer nimmer geldbedragen; Accepteer geen geschenken van relaties waar je nog mee moet onderhandelen of anderszins zaken mee moet doen. Kerstgeschenken Alle kerstgeschenken worden per vestigingsonderdeel centraal ingeleverd en verloot / verdeeld onder al het personeel. Met het in acht nemen van hetgeen hiervoor onder relatiegeschenken is opgenomen. Aan relaties is/wordt gemeld dat giften aan individuele medewerkers en / of op het huisadres van betrokkenen niet wordt gewenst. Blad 6 van 15

7 Lunches en diners Bij uitnodigingen voor lunches en diners geldt een aantal vuistregels: Bekeken wordt of het informele contact noodzakelijk is. De onafhankelijkheid dient gewaarborgd te zijn en de uitnodiging wordt altijd besproken met de leidinggevende. Lunches en diners op uitnodiging worden veelal bekostigd door derden. Van deze regel wordt afgeweken als betrokkene zich bezwaard voelt. De dan gemaakte kosten kunnen conform de geldende regels bij Mooiland worden gedeclareerd. In geval Mooiland voornemens is anderen voor lunches of diners uit te nodigen wordt dit besproken met leidinggevende en kunnen de kosten volgens de geldende spelregels worden gedeclareerd. Uitnodigingen en recepties Met uitnodigingen, recepties, relatiedagen c.a. ga je transparant om! Je beoordeelt of een uitnodiging relevant is voor Mooiland. Je bespreekt alle uitnodigingen met verantwoordelijk leidinggevende; Je neemt je verantwoordelijkheid bij informele contacten met derden, zoals recepties en etentjes waarbij alcoholische dranken worden geschonken. Zorg dat je je professioneel en verantwoord blijft opstellen en de goede naam en het imago van Mooiland niet wordt beschadigd; Je blijft verantwoordelijk dat jouw leidinggevende op de hoogte is van hetgeen heeft plaatsgevonden en is afgesproken. Blijkt achteraf dat een uitnodiging een ander karakter had dan vooraf ingeschat, bespreek dit dan met jouw leidinggevende. Scheiding zakelijk en privé Om de relatie met externe relaties zuiver te houden, houdt Mooiland zakelijk en privé strikt gescheiden. Dat zou anders verplichtingen scheppen voor zowel medewerkers van Mooiland als voor medewerkers van externe relaties. In die situaties waarbij medewerkers van Mooiland gebruik maken van de diensten van relaties waarmee Mooiland zakelijk contacten mee onderhoudt, dan dient dit open, transparant te geschieden. Mooiland verstrekt geen gegevens van medewerkers aan derden. Blad 7 van 15

8 Communicatie en informatie Medewerkers hebben het recht van vrije meningsuiting. De medewerker mag echter geen uitlatingen doen die zijn functioneren of het imago van Mooiland kunnen schaden. Het grondrecht op vrije meningsuiting van de medewerker is niet absoluut. De grens ligt daar waar een goede functievervulling niet in redelijkheid (meer) is verzekerd. De medewerker is zelf verantwoordelijk voor wat hij zegt of doet. Heeft deze twijfels over wat hij wel of niet kan zeggen, dan kan hij altijd met zijn leidinggevende overleggen. Voor sommige informatie is het evident dat deze vertrouwelijk moet worden behandeld. Belangrijke belanghouders en journalisten ontvangen hun informatie over Mooiland in zijn algemeenheid via of namens de directie. Medewerkers dienen voorzichtig te handelen ten aanzien van contacten met deze belanghouders. In contacten met deze belanghouders geldt een aantal afspraken: Op een verzoek van een belanghouder wordt slechts ingegaan indien het verzoek het verstrekken van algemene informatie betreft; Wanneer het contact een ander doel heeft (bijvoorbeeld als het gaat om niet algemene informatie) dan wordt de directie hierover geïnformeerd; Het initiatief voor het contact met deze belanghouders dient niet bij de medewerker te liggen; Er kan alleen informatie van feitelijke aard worden verstrekt, waarbij de medewerker zich onthoudt van het uitdragen van zijn persoonlijke mening of beleidsopvatting, zeker als die (deels) strijdig is met de heersende opvatting van Mooiland; Verzoeken van journalisten voor informatie worden doorverwezen naar de bestuurder, directeur of de communicatieadviseur. Inkoop en aanbestedingsbeleid Veelal staat er voor een leverancier veel op het spel. Dan kan het gebeuren dat deze meer dan de kwaliteit van zijn product gebruikt om de medewerker te overtuigen met hem in zee te gaan. Het inkopen van goederen of diensten behoort onafhankelijk te gebeuren. Ter voorkoming van belangenverstrengeling zijn er meerdere mensen bij de besluitvorming in het kader van een inkoopprocedure betrokken. Inkopen of aanbesteden kan op verschillende manieren plaatsvinden. Dit is afhankelijk van de (geschatte) hoogte van het bedrag dat met de offerte of begroting is gemoeid. Deze regels zijn bij Mooiland grotendeels opgetekend in het aanbestedingsbeleid werken, het beleid keuze voor adviesbureaus en architecten en interne gedragsregels opgenomen in instructies, de Administratieve Organisatie. In een organisatie als Mooiland, waar jaarlijks miljoenen aan onderhoud wordt uitgegeven en waar het draait om maatschappelijk kapitaal, dient met inkopen en aanbestedingen open en transparant te worden omgegaan. Blad 8 van 15

9 Mooiland heeft een gedegen inkoop en aanbestedings-, en selectiebeleid opgesteld waarbij rekening is gehouden met de volgende onderwerpen: Toepassen vigerende en relevante reglementen; Heldere criteria zijn vastgesteld voor de keuze aanbestedingsvorm (één op één, onderhands, openbaar) en de selectiecriteria voor adviesbureaus en de inkoop bij leveranciers; niet alleen lokaal en regiogebonden inkopen, aanbesteden en uitnodigen; bij ontvangst offerte, de offerte checken door leidinggevende (functiescheiding); bij dagelijks onderhoud gaat de voorkeur uit naar aanbesteding bij lokale/regionale bedrijven; deze contacten worden regelmatig op prijs-actualiteit getoetst; eigen kostendeskundigheid op peil houden en toepassen; functiescheiding voorbereiding en aanbesteding/controle. Product- en dienstenkennis Indien bedrijven medewerkers van Mooiland voor een relatiedag (congressen, symposia) willen uitnodigen, moet dit gemeld en besproken worden met de leidinggevende. De bijeenkomsten moeten inspirerend en beeldvormend zijn en de ontwikkelingen bij Mooiland en of het functioneren van betrokkene positief beïnvloeden (opdoen van kennis en inspiratie). Uitgangspunt: deelname moet passen bij de aard van de functie. Blad 9 van 15

10 III Gedrag op de werkplek Medewerkers van Mooiland en relaties die namens Mooiland optreden of Mooiland bezoeken, zijn zich ervan bewust werkzaamheden te verrichten in het belang van de maatschappelijke functie van Mooiland in het algemeen, en van de klanten in het bijzonder. Dat betekent dat zij zich professioneel gedragen. Maar ook dat eventuele misstanden gemeld kunnen worden zonder schade voor diegene die daarvan melding maakt. Dienstverlening en bejegening In het bijzonder wordt over de huurders/klanten en de collegae van Mooiland altijd respectvol gesproken, ongeacht hun afkomst, taal, religie of gedragingen. Ook buiten werktijd spreken en gedragen medewerkers en representanten zich te allen tijde met respect voor Mooiland, haar klanten, medewerkers en overige relaties. Elke verbale of non-verbale uiting die ook maar enigszins een discriminerend of seksistisch karakter heeft, is uit den boze. Grof taalgebruik is eveneens uit den boze. Vertrouwenspersoon (VP) Deze gedragscode geeft richtlijnen en voorbeelden hoe te handelen wanneer de medewerker op situaties stuit waarbij integriteit een rol speelt. In de praktijk kunnen zich situaties voordoen die hier niet zijn beschreven. In die situaties is het verstandig te rade te gaan bij de leidinggevende of, wanneer dat minder wenselijk wordt geacht, de vertrouwenspersoon (VP). Mooiland maakt onderscheid tussen de vertrouwenspersoon ongewenst gedrag (VP OG) en de vertrouwenspersoon integriteit (VP I). Onderstaand wordt meer verteld over dit onderscheid. Voor het beleid inzake ongewenst gedrag (seksuele intimidatie, pesten, discriminatie e.d.) verwijzen wij naar de intranetsite van Mooiland. Een vertrouwenspersoon ongewenst gedrag heeft een geheimhoudingsplicht als de klager dat vraagt. Behalve bij strafbare feiten (verkrachting, geweldpleging e.d.), dan moet aangifte worden gedaan bij de politie. Voor alle andere klachten geldt dat als de klager niet wil dat de vertrouwenspersoon iets doet met de klacht, dan heeft de vertrouwenspersoon zich hieraan te houden. Met andere woorden voor de vertrouwenspersoon ongewenst gedrag geldt dat de melder ook alleen mag praten zonder dat er een vervolg aan wordt gegeven. In deze Gedragscode Integriteit en klokkenluidersregeling bedoelen we met de vertrouwenspersoon altijd de vertrouwenspersoon integriteit. Een vertrouwenspersoon integriteit heeft een andere rol. Bij integriteitsschendingen geldt altijd een meldplicht. In het verleden zijn vertrouwenspersonen die op verzoek van de melder een integriteitsincident geheim hielden, strafbaar verklaard vanwege het achterhouden hiervan. Mooiland is vanwege het bovenstaande van mening dat het niet verstandig is de rollen van vertrouwenspersoon ongewenst gedrag en vertrouwenspersoon integriteit te combineren in één persoon. Blad 10 van 15

11 Klokkenluidersregeling Bij Mooiland geldt een zogenaamde klokkenluidersregeling, die grofweg de procedure inhoudt op welke wijze een medewerker een vermoeden van een misstand kan melden en de acties die de VP moet ondernemen naar aanleiding van een melding. Een vermoeden van een misstand betreft: een grove schending van wettelijke voorschriften of bedrijfsregels; een groot gevaar voor de gezondheid, de veiligheid of het milieu; een zeer onbehoorlijke wijze van functioneren, die het goede functioneren van Mooiland in gevaar brengen dan wel het imago van Mooiland op ernstige wijze schenden. Vermoedt of constateert een medewerker dat een van deze zaken aan de orde is, dan is hij verplicht hiervan melding te maken. Uitgangspunt van de regeling is dat een vermoeden van een misstand primair intern bij de leidinggevende wordt gemeld. Is deze betrokken bij de misstand, dan kan hij zich richten tot de VP of de (waarnemend) voorzitter van de Raad van Commissarissen. De leidinggevende die de melding heeft ontvangen, is verantwoordelijk voor een adequate afhandeling daarvan. Hij legt de melding schriftelijk vast en informeert, via de gebruikelijke procedure, de bestuurder en indien het de bestuurder betreft de voorzitter van de Raad van Commissarissen. Vervolgens wordt de melding geverifieerd en een onderzoek gestart. Degene die een vermoeden van een misstand te goeder trouw meldt en de VP, mogen op geen enkele manier worden benadeeld in hun positie als gevolg van de melding dan wel het uitoefenen van de taak van VP. Uitdragen integriteitsbeleid door leidinggevende Als leidinggevende geef je het goede voorbeeld. Je bent open over je manier van werken. Je bent aanspreekbaar op je werkwijze en je houding naar medewerkers. Bij twijfel en vragen over de juiste handelswijze kunnen medewerkers bij jou terecht. Je bespreekt twijfels en vragen over integriteit in werkverband en stimuleert medewerkers hetzelfde te doen. Je bent alert op risicogevoelige situaties waarin medewerkers terechtkunnen komen en draagt bij aan hun weerstand daartegen. Je spreekt medewerkers aan op dubieus gedrag, maakt afspraken en treft zonodig maatregelen. Blad 11 van 15

12 IV Sancties Sancties Een stelsel van gedragsregels is pas compleet als ook duidelijk is wat de gevolgen kunnen zijn van het niet naleven van deze regels. Als een medewerker de regels uit deze gedragscode overtreedt of anderszins niet integer werkt, wordt dit beschouwd als plichtsverzuim. Ook gedragingen in de privé-tijd kunnen onder omstandigheden plichtsverzuim opleveren. Het moet dan gaan om gedrag waardoor de belangen van Mooiland ernstig worden geschaad of waardoor diens integriteit voor zover deze in verband staat met zijn functievervulling in het geding is. Wie de vastgestelde gedragsregels niet nakomt, zal daarop direct worden aangesproken door zijn of haar leidinggevende. Er is géén uitputtende lijst te geven van welke straf bij welke misdraging moet worden opgelegd. Disciplinaire bestraffing is geen automatisme. Ook andere rechtspositiemaatregelen zijn mogelijk. De leidinggevende kan op basis van de aard en de ernst van de overtreding tot de volgende maatregelen besluiten: De leidinggevende kan de medewerker een mondelinge waarschuwing geven en of berispen; De leidinggevende laat een melding hiervan maken en aantekening maken in het personeelsdossier; het ontvangen voordeel teruggeven aan de persoon of organisatie waarvan het ontvangen is; de leidinggevende kan de kwestie melden aan de directeur, waarna deze de medewerker een schriftelijke waarschuwing zal geven met een aantekening in het personeelsdossier; de leidinggevende kan besluiten tot het starten van een disfunctioneringsprocedure : zo n procedure kan eventueel leiden tot ontslag; de directeur kan de medewerker op staande voet ontslaan bij diefstal en/of fraude. Praktijk Ondanks deze code en andere integriteitsmaatregelen zullen zich in de praktijk situaties kunnen voordoen waarin niet direct een duidelijk antwoord is te geven op de vraag of iets wel of niet door de beugel kan. Als een medewerker voor zo n integriteitsvraag of moreel dilemma komt te staan, is het van het grootste belang dat hij hierover praat bijvoorbeeld met zijn leidinggevende, zijn collega s of met de bestuurder. Op deze wijze blijft hij niet met het dilemma zitten, maar kan hij zijn eventuele ideeën toetsen aan de opvattingen van anderen en maakt hij zijn handelen transparant. Verder draagt hij dan bij aan het integriteitsbesef binnen Mooiland. Laten we ons er bewust van zijn, dat iedereen binnen Mooiland een onderdeel is van de sfeer en cultuur die er heerst. Samen zijn we hier verantwoordelijk voor en moet het normaal zijn om elkaar aan te spreken op niet gewenst of toelaatbaar gedrag. Blad 12 van 15

13 V Communicatie Algemeen Het integriteitbeleid dient in elk geval bij alle medewerkers bekend te zijn. Implementatie en communicatie naar de medewerkers verdient extra aandacht door het agenderen van integriteit als onderwerp tijdens afdelingsoverleggen etcetera. Voor het overige kan het beleid worden gecommuniceerd via een persoonlijke mailing, via posters en presentaties en publicatie op de website van Mooiland. Extern wordt het integriteitbeleid gecommuniceerd via melding aan relaties onder verwijzing naar de betreffende pagina op de website van Mooiland, waar een en ander is te lezen en te downloaden. Regelmatig zal onder verantwoordelijkheid van de Raad van Bestuur van Mooiland een evaluatie plaatsvinden van het integriteitbeleid en de gestelde gedragscode. Plaats van integriteitbeleid Het vastgestelde beleid omtrent de interne en externe integriteit van Mooiland wordt opgenomen in het governancebeleid en desbetreffende stukken. VI Klokkenluidersregeling Alle medewerkers van Mooiland, ongeacht hun functie, kunnen melding maken van een vermoeden van misstand binnen Mooiland. Een dergelijke melding heeft geen gevolgen voor (de positie van) de melder. De procedure en de uit de melding voortvloeiende acties staan hieronder aangegeven. Artikel 1 definities 1. Controller De directeur FIB, die hiervoor is aangesteld conform het bestuursreglement van Mooiland 2. Melder Degene die, al dan niet op basis van een arbeidsovereenkomst, werkzaam is bij Mooiland en een vermoeden van misstand conform deze regeling kenbaar maakt. 3. Vertrouwenspersoon (VP I) Een persoon, door Mooiland aangewezen, die de melder bijstaat bij de melding en/of met wie de melder over de melding kan overleggen. 4. Vermoeden van misstand Een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden van een of meerdere handelingen binnen de organisatie die in strijd is /zijn met de gedragscode van Mooiland. Blad 13 van 15

14 Artikel 2 Interne Melding 1. Een vermoeden van misstand wordt naar eigen keuze door de melder mondeling of schriftelijk gemeld bij de vertrouwenspersoon, zijn/haar leidinggevende, een directeur, een lid van de Raad van Bestuur of de controller. Melding bij een combinatie van genoemde functionarissen is ook mogelijk. De functionaris bij wie de melding is gedaan, stelt de controller op de kortst mogelijke termijn van de melding op de hoogte. 2. De controller legt de melding, voorzien van een datum waarop deze ontvangen is, schriftelijk vast en laat die vastlegging voor akkoord tekenen door de melder. De melder ontvangt hiervan een afschrift. De controller stelt de Raad van Bestuur direct op de hoogte. 3. Met de melder kunnen afwijkende afspraken worden gemaakt als dit, objectief aantoonbaar, in het belang van melder is. Hiervan is in ieder geval sprake als de melding betrekking heeft op de leidinggevende, een directeur, een lid van de Raad van Bestuur of controller. 4. Als de melding betrekking heeft op een lid van de Raad van Bestuur, vindt afhandeling van de melding plaats met de (waarnemend) voorzitter van de Raad van Commissarissen. 5. Als de melding over de controller gaat, wordt zijn rol in deze hele procedure overgenomen door een lid van de Raad van Bestuur. 6. De Raad van Bestuur geeft direct opdracht tot een onderzoek naar het vermoeden van een missstand. 7. De melder wordt schriftelijk geïnformeerd dat de melding wordt onderzocht. 8. Conform artikel 6 kan in uitzonderingssituaties externe melding plaats vinden. Artikel 3 Oordeel 1. Binnen uiterlijk acht weken na de datum van melding wordt de melder door de Raad van Bestuur schriftelijk op de hoogte gesteld van de uitkomsten van het onderzoek. Als het onderzoek nog niet is afgerond, wordt de melder binnen genoemde termijn schriftelijk geïnformeerd over de voortgang van het onderzoek en de vermoedelijke datum van afronding van het onderzoek. 2. De controller is de procesbewaker voor de afhandeling van de melding. Artikel 4 Vertrouwelijkheid De naam van de melder wordt anoniem gehouden door degene(n) aan wie is gemeld. De melder realiseert zich dat dit beperkingen kan hebben voor het onderzoek. Artikel 5 Ondersteuning 1. de (potentiële) melder kan te allen tijde een persoon van binnen of buiten de organisatie als VP aanwijzen om te overleggen over de melding en/of hem bij te staan bij de melding. De melder informeert de controller over de naam van de VP en de relatie van de VP tot de melder. 2. De melder zorgt ervoor dat de VP, ook na afronding van het onderzoek, discreet is over de melding naar niet-direct betrokkenen en /of niet-belanghebbenden. Blad 14 van 15

15 Artikel 6 Externe melding 1. Na overleg met de controller kan externe melding van een vermoeden van misstand bij het Meldpunt Integriteit Woningcorporaties en of Justitie plaatsvinden. 2. Externe melding is mogelijk wanneer de oordeelsvorming, zoals bedoeld in artikel 3, door of uit naam van de Raad van Bestuur onvoldoende onderbouwd is of achterwege blijft. Hierbij moet tevens de reële verwachting zijn dat de Raad van Bestuur binnen afzienbare termijn niet alsnog met een gefundeerde oordeelsvorming zal komen. 3. Verder kan sprake zijn van externe melding wanneer: a. er sprake is van een acuut gevaar, waarbij een zwaarwegend en spoedeisend maatschappelijk belang onmiddellijk externe melding noodzakelijk maakt; b. de melder in redelijkheid kan vrezen voor tegen hem gerichte maatregelen als gevolg van een interne melding; c. de misstand na interne melding niet is weggenomen; d. er een wettelijke plicht is tot melding van de misstand. 4. Bij een externe melding moet de melder vooraf enerzijds het maatschappelijk belang van externe melding en anderzijds de mogelijke schade voor de werkgever met het naar buiten brengen van het vermoeden van misstand afwegen. Hierbij is ook van belang of de vermoede misstand opgelost kan worden door de externe melding. Naarmate de mogelijkheid van schade voor de werkgever als gevolg van de externe melding groter is, dient het vermoeden van misstand bij de melder sterker te zijn en het maatschappelijk belang groter. Artikel 7 Rechtsbescherming De Raad van Bestuur waakt ervoor dat er op geen enkele wijze represailles plaatsvinden ten opzichte van de melder, die met inachtneming van de bepalingen in deze regeling een vermoeden van misstand heeft gemeld. Dit geldt ook voor de in deze regeling bedoelde VP. Echter, bij een aantoonbaar opzettelijk ongegronde melding zal tot arbeidsvoorwaardelijke sancties tegen de melder worden overgegaan. Artikel 8 Inwerkingtreding Deze regeling treedt in werking op Blad 15 van 15