integriteits code Integriteitscode Woonvisie Ridderkerk, augustus 2011

Transcriptie

1 integriteitscode

2 Integriteit Bij de invulling van het begrip integriteit bij Woonvisie gaat het vooral om zaken als openheid, doorzichtigheid, eerlijkheid en vertrouwen. Bij de toepassing in het dagelijks gebruik gaat het om houding en gedrag, uitstraling en geloofwaardigheid van organisatie én individuele medewerkers van Woonvisie. Dat geldt niet alleen extern, naar klanten, relaties, de overheid, maar ook intern naar collega s. Onderstaande regels zijn nuttig omdat ze voor iedereen gelden, echter de manier waarop we met de regels omgaan is nog veel belangrijker. Openheid over wat wel en niet kan, wat we in het dagelijks werk ondervinden, hoe je dat ter sprake brengt, wat je tegen je manager kan zeggen. We moeten hier continue aandacht aan geven, evenals aan het herkennen van risicovolle situaties. Uit de hierna beschreven terreinen van integriteit zijn de volgende regels te destilleren: 1. Medewerkers zijn verplicht nevenwerkzaamheden vooraf op te geven en voor betaalde nevenfuncties moet men officieel toestemming vragen. 2. Nevenwerkzaamheden mogen het Woonvisie-belang niet schaden. 3. Met vertrouwelijke informatie wordt vertrouwelijk omgegaan. 4. Er moet sprake zijn van een transparante informatieverstrekking en wijze van communiceren, zowel binnen als buiten de organisatie. 5. Medewerkers van Woonvisie discrimineren niet, noch intimideren klanten, externe relaties en collega s. 6. Relatiegeschenken, anders dan promotiemateriaal worden niet privé aangenomen. Alle geschenken worden verdeeld onder het personeel. 7. Bij uitnodigingen past openheid en transparantie. Vooraf moet door medewerker en leidinggevende een zorgvuldige afweging worden gemaakt. De onafhankelijkheid van de Woonvisie-medewerkers staat centraal. 8. Medewerkers gedragen zich correct en professioneel. 9. Medewerkers maken niet zomaar gebruik van Woonvisie-voorzieningen; overleg met de leidinggevende is vanzelfsprekend. 10. In geval van diefstal, fraude en/of corruptie wordt aangifte gedaan bij de politie.

3 Terreinen van integriteit Wanneer we het hebben over integriteit, welke terreinen van ons doen en laten raakt dat dan? Wij komen tot de volgende indeling: 1. nevenfuncties en belangenverstrengeling 2. informatieverstrekking 3. ongewenst gedrag 4. geschenken 5. uitnodigingen 6. eigendommen 7. declaraties, diefstal en corruptie 1. nevenfuncties en belangenverstrengeling Er is niets tegen op nevenfuncties, mits uiteraard de hoofdfunctie niet in het geding komt. Het bekleden van nevenfuncties kan ook duiden op een vorm van betrokkenheid in de samenleving. Volstrekte openheid is daarbij vanzelfsprekend. Op geen enkele wijze mogen nevenwerkzaamheden je in conflict brengen met de functie waarvoor je bij Woonvisie bent aangesteld. Hierbij maken wij geen verschil tussen een betaalde en een niet-betaalde nevenfunctie, in beide gevallen kan er sprake zijn van belangenverstrengeling. Medewerkers zijn verplicht nevenwerkzaamheden vooraf op te geven en voor betaalde nevenfuncties moet met officieel toestemming vragen. 2. informatieverstrekking Dat je als Woonvisie-medewerker met vertrouwelijke informatie vertrouwelijk moet omgaan, spreekt voor zich. In het arbeidscontract wordt dat ook expliciet geregeld. Maar hoe gaan wij om met informatie in zijn algemeenheid? Als je op een integere wijze met informatie wilt omgaan, betekent dat iets als zorgen voor de juiste informatie op de juiste plaats op het juiste moment. Dat staat dus haaks op het (voorlopig) achterhouden van informatie, terwijl die voor de besluitvorming juist relevant is. Je moet kunnen vertrouwen op je collega s. Gegeven vertrouwen schept dus verplichtingen. Om onze normen ten aanzien van openheid, fatsoen en integriteit te handhaven moedigt Woonvisie medewerk(st)ers, die het vermoeden hebben dat er misstanden bestaan binnen het bedrijf (zoals criminele handelingen, financiële misstanden, of situaties waarin personeel of derden in gevaar kunnen worden gebracht), aan om hiervan melding te maken zonder dat zij bang hoeven te zijn voor strafmaatregelen of een oneerlijke behandeling. Hiervoor is een klokkenluidersregeling opgesteld. 3. ongewenst gedrag Voor het omgaan met klanten, externe relaties en collega s gelden wettelijke normen die iedere vorm van machtsmisbruik moeten voorkomen en tegengaan. Discriminatie en intimidatie gelden onverkort als overtreding van de wet. En dit geldt des te meer, wanneer sprake is van een afhankelijkheidssituatie als leidinggevende/medewerker of als opdrachtgever/opdrachtnemer. In de omgang met collega s en relaties moeten onze medewerkers zich correct gedragen, of dat nu is aan de telefoon, balie, winkel, bij klachten e.d. Bedacht moet worden dat er regelmatig situaties kunnen voorkomen, dat de klant of de collega vanuit een achterstandssituatie start. Een klager kan denken: Ik heb Woonvisie nog vaker nodig, laat ik maar genoegen nemen met... Een medewerker kan denken: Mijn chef moet mij over enkele maanden nog beoordelen. Ik pas wel op om te hard van stapel te lopen. Een goede regel is altijd ook: verplaats je in een ander. Hoe wil jij dat de omgeving op je reageert?

4 Binnen onze organisatie geldt het reglement ongewenst gedrag en zijn een interne en een externe vertrouwenspersoon voor eventuele gevallen van (seksuele) intimidatie aangesteld. Overigens geldt nadrukkelijk het recht van externen om zich over het gedrag van een medewerker te beklagen bij de klachtencommissie, nadat tevoren de leidinggevende in beeld is geweest. 4. geschenken Woonvisie wil voorkomen dat relatiegeschenken kunnen worden gezien als tegenprestatie voor een geleverde/te leveren dienst (bijvoorbeeld het niet volledig uitonderhandelen van de prijs). Wij hanteren de volgende regels en uitgangspunten bij het aannemen van geschenken: Geschenken in de vorm van geld of waardebonnen mogen niet worden geaccepteerd. Ook nemen we geen geschenken privé, op het huisadres of buiten werktijd, aan. Het is natuurlijk geen probleem als een medewerker incidenteel een geschenk met een alledaags karakter, zoals een fles wijn, aanneemt, wanneer dit een uitdrukking van waardering is. Dat geldt ook voor incidentele bedrijfsattenties van geringe waarde in de vorm van promotiemateriaal (agenda s, kalenders, pennen, muismatten, e.d.). Alle overige geschenken worden centraal verzameld en verdeeld onder al het personeel. Onze externe relaties zijn op de hoogte van onze integriteitscode en wij gaan er vanuit dat zij zich hier aan houden. Gebeurt dit niet dan zal de betreffende relatie herinnerd worden aan onze integriteitcode. 5. uitnodigingen Met uitnodigingen wordt open en transparant omgegaan naar collega s en organisatie. Er geldt een aantal vuistregels. Elke uitnodiging wordt vooraf gemeld aan de leidinggevende. Bekeken wordt of de uitnodiging relevant is voor Woonvisie en of het informele contact noodzakelijk is. De onafhankelijkheid dient gewaarborgd te zijn. De medewerker maakt alleen gebruik van de uitnodiging als de direct leidinggevende daarvoor toestemming heeft gegeven. Blijkt achteraf een uitnodiging meer te hebben omvat dan ingeschat dan wordt dit aan de leidinggevende gemeld. Iedere medewerker neemt zijn verantwoordelijkheid bij (informele) contacten met derden, zoals recepties en etentjes waar alcohol wordt geschonken, en blijft zich professioneel opstellen. Dit geldt natuurlijk ook intern bij bijvoorbeeld bedrijfsbijeenkomsten of (feest)gelegenheden van de personeelsvereniging. 6. eigendommen Bij gebruik van Woonvisie-eigendommen is allereerst van belang: Hoe zou je zelf willen, dat met jouw eigendom wordt omgesprongen?. In concreto kan het gaan om privégebruik van de telefoon, het kopieerapparaat, het internet, de Woonvisie-aanhanger, presentatieapparatuur etc. Daarbij speelt natuurlijk ook de tijd en de kosten een rol. Niemand zal iets zeggen van een privé-telefoontje af en toe, van een privé-kopietje af en toe etc. Maar het wordt anders, wanneer Woonvisie, al dan niet oogluikend in meer of mindere mate bijdraagt aan de exploitatie van de sportvereniging of een andere club en wanneer het ten koste gaat van de productiviteit in het werk. Hier geldt, dat bij meer dan een incidenteel, kleinschalig gebruik van kopieerapparatuur voor privédoeleinden dit bekend is bij de direct leidinggevende, de medewerker dit doorgeeft aan personeelszaken en dat de kosten daarvan via de salarisadministratie worden doorbelast. Openheid en transparantie blijven ook hier de stelregel. 7. misbruik van declaraties, diefstal en corruptie Bij zaken die onder dit terrein van integriteit vallen, geldt slechts één conclusie: het zijn strafbare feiten waarop sancties staan. Bij diefstal en/of corruptie is het duidelijke gevolg: aangifte bij de politie en dus justitiële consequenties. Worden er bij het indienen van declaraties bewust fouten gemaakt, dan kunnen daarop rechtspositionele maatregelen volgen.

5 Tot slot Met deze code begint het integriteitsbeleid pas. Continue aandacht is vereist in het dagelijks functioneren vooral ook wanneer zich situaties voordoen waar regels voor ontbreken of onhelder zijn. Iedereen neemt dan verantwoordelijkheid voor zijn eigen handelen, is aanspreekbaar op dat gedrag en spreekt ook anderen hierop aan. Verder geldt dat deze code aandacht heeft bij werving en selectie en opleidingsbeleid en dat het onderwerp jaarlijks aan de orde komt in werkoverleggen en functioneringsgesprekken.