Gedragscode integriteit

Transcriptie

1 Gedragscode integriteit Juni 2010

2 1. Inleiding Deze notitie gaat over integriteit bij Woningbouwvereniging Helpt Elkander. Hierin staat vermeld wat onder integriteit wordt verstaan en welke spelregels zijn afgesproken. De spelregels tezamen vormen de gedragscode integriteit. De gedragscode geldt voor iedereen die bij Woningbouwvereniging Helpt Elkander betrokken is: de medewerkers, de directeur, de leden van het Bestuur en de Raad van Commissarissen. De spelregels zijn er om nageleefd te worden. De medewerkers, de directeur, de Bestuursleden en de Commissarissen ondertekenen een verklaring waarmee de gedragscode wordt onderschreven. Om de twee jaar wordt de gedragscode geëvalueerd en indien noodzakelijk geactualiseerd. In het jaarverslag wordt melding gemaakt van zaken die in dit verband belangrijk zijn. 2. Waarom een gedragscode integriteit? Woningbouwvereniging Helpt Elkander is een maatschappelijk ondernemer. In de statuten van de vereniging is opgenomen dat zij primair actief is voor die mensen die niet zelf in huisvesting kunnen voorzien. Hiertoe worden financiële middelen ingezet mede met een maatschappelijke bestemming. Woningbouwvereniging Helpt Elkander wil op een open en transparante wijze verantwoording afleggen. Als maatschappelijk ondernemer staat integriteit hoog in het vaandel. Met deze gedragscode wil Woningbouwvereniging Helpt Elkander invulling en richting geven aan integriteit binnen de organisatie. 3. De spelregels 3.1. Belangenverstrengeling Om de relatie met externe partijen zuiver te houden, houden medewerkers, de directeur, de leden van het Bestuur en de Raad van Commissarissen van Woningbouwvereniging Helpt Elkander privé en zakelijk strikt gescheiden. Vanuit deze gedachte zijn regels vastgesteld. 3.2 Zakelijke nevenfuncties Op grond van de CAO Woondiensten (artikel 2.5) is een werknemer verplicht vooraf schriftelijk toestemming te vragen voor alle nevenwerkzaamheden (in loondienst voor derden dan wel voor eigen rekening). Woningbouwvereniging Helpt Elkander geeft hiervoor toestemming, tenzij sprake is van concurrentie, overbelasting, strijdige belangen of een mogelijk nadelige invloed op het functioneren van de medewerker.

3 3.3 Maatschappelijke nevenfuncties Woningbouwvereniging Helpt Elkander waardeert het dat medewerkers, directeur, Bestuursleden en Commissarissen bestuurlijke dan wel vrijwilligersfuncties vervullen in maatschappelijke organisaties. Maatschappelijke betrokkenheid bevordert het optreden als maatschappelijk ondernemer en kan een positieve invloed hebben op de samenwerking met klanten en belanghouders. Ook bestuurlijke nevenfuncties kunnen leiden tot strijdige belangen. Daarom geldt ook hiervoor de regel van de goedkeuring vooraf. Mocht tegenstrijdigheid van belangen pas aan de orde komen nadat de betreffende functie is aanvaard, dan treedt de medewerker, de directeur, het Bestuurslid of de commissaris op verzoek van het Bestuur, respectievelijk op verzoek van de Raad van Commissarissen terug uit deze nevenfunctie, dan wel uit de Raad van Commissarissen of het Bestuur van Woningbouwvereniging Helpt Elkander. Bestaande nevenfuncties van Bestuursleden en Commissarissen zullen worden geregistreerd en beoordeeld. De beoordeling van nevenfuncties van leden van het bestuur en de raad van commissarissen geschiedt door het bestuur indien het nevenfuncties van bestuursleden betreft en door de raad van commissarissen indien het de commissarissen betreft. Zonodig dienen hieruit de consequenties als hiervoor geschetst te worden getrokken. Als in het kader van deze bestuurlijke nevenfuncties conferenties of buitenlandse reizen aan de orde zijn, melden de medewerkers de voorwaarden aan de directeur. De directeur, Bestuursleden en Commissarissen melden het bij de voorzitter van de Raad van Commissarissen. De voorzitter van de Raad van Commissarissen aan de voorzitter van het Bestuur. De directeur beslist voor de medewerkers of gehoor kan worden gegeven aan een dergelijke uitnodiging. De voorzitter van het Bestuur beslist voor de directeur en de Bestuursleden. De voorzitter van de Raad van Commissarissen beslist voor de Commissarissen. De voorzitter van het Bestuur beslist voor de voorzitter van de Raad van Commissarissen en visa versa. 3.4 Omgang met relaties en klanten Woningbouwvereniging Helpt Elkander doet geen zaken met bedrijven of instanties/instellingen die eigendom zijn of aangestuurd worden door de eigen medewerkers, directeur, Bestuursleden of Commissarissen. Medewerkers, Bestuursleden en Commissarissen melden bij de directie de belangen die zij hebben in bedrijven en instellingen waarmee Woningbouwvereniging Helpt Elkander zaken doet. De directeur meldt het bij de voorzitter van het Bestuur. Dit geldt voor financiële belangen (bijvoorbeeld bezit van aandelen) maar ook voor belangen in de vorm van familie, vrienden of personen die bij de zakelijke relatie een leidinggevende positie bekleden. Ook tussentijds ontstane en mogelijk in de toekomst nog te ontstane belangen worden gemeld. 3.5 Relaties en klanten voor jou aan het werk Met zakelijke transacties in de privésfeer met leveranciers van Woningbouwvereniging Helpt Elkander wordt terughoudend omgegaan. Als ze aan de orde zijn, moeten ze altijd op

4 marktconforme voorwaarden worden uitgevoerd. Om medewerkers, directeur, Bestuursleden en Commissarissen te helpen bij hun afweging is een actueel overzicht beschikbaar van bedoelde bedrijven en instellingen. Medewerkers melden privétransacties met leveranciers van Woningbouwvereniging Helpt Elkander altijd aan de directeur. Bestuursleden en Commissarissen melden privétransacties aan respectievelijk de voorzitter van het Bestuur en de voorzitter van de Raad van Commissarissen. De directeur meldt het aan de voorzitter van het Bestuur. Medewerkers, directeur, Bestuursleden en Commissarissen zijn voorzichtig met contacten in de privésfeer met (zakelijke) relaties van de corporatie. Bij het beoordelen of de relatie integer is, gaan we uit van de eigen verantwoordelijkheid. Dit geldt ook voor deelname aan netwerken waarin leveranciers opereren. Ook hierbij zijn terughoudendheid en transparantie gewenst. 3.6 Geschenken en giften Hoofdregel is dat medewerkers, directeur, Bestuursleden en Commissarissen van Woningbouwvereniging Helpt Elkander geen geschenken of giften in geld of natura aannemen. Een uitzondering hierop vormen geschenken met een alledaags of incidenteel karakter. Het gaat hier om kleine attenties uit waardering voor geleverde diensten, zoals een bos bloemen, gebak of een fles wijn. Pogingen tot omkoping worden direct gemeld aan de directeur, de voorzitter van het Bestuur of de voorzitter van de Raad van Commissarissen. Met deelname aan sporttoernooien, seminars, trainingen en congressen, die gratis of tegen niet-marktconforme prijzen worden aangeboden aan medewerkers, directeur, Bestuursleden en Commissarissen, wordt terughoudend omgegaan. Het accepteren van dit soort uitnodigingen kan alleen met toestemming van de directeur. Hetzelfde geldt voor uitnodigingen voor lunches, diners en feestjes. Voor het aannemen van dergelijke uitnodigingen geldt dat ze altijd eerst worden gemeld aan de directeur of, als het een Bestuurslid of commissaris betreft, aan de voorzitter van het Bestuur respectievelijk aan de voorzitter van de Raad van Commissarissen. De directeur meldt het aan de voorzitter van het Bestuur. Alleen na toestemming kan een uitnodiging worden geaccepteerd Gedrag in het kantoor en op de werkplek De medewerkers van Woningbouwvereniging Helpt Elkander zijn verantwoordelijk voor wat zich op hun eigen werkplek afspeelt. Na beëindiging van de werkdag of in geval van tijdelijke afwezigheid van de werkplek, wordt vertrouwelijke informatie zorgvuldig opgeslagen of opgeborgen op plekken die voor onbevoegden niet toegankelijk zijn. De medewerkers zijn er verantwoordelijk voor dat niemand dan zijzelf toegang hebben tot gedigitaliseerde informatie. Gebruik van de autorisatie van anderen is niet toegestaan. Toegangscodes en wachtwoorden zijn persoonlijk en worden niet uit handen gegeven aan derden.

5 Iedere medewerker en lid van het Bestuur en Raad van Commissarissen van Woningbouwvereniging Helpt Elkander is medeverantwoordelijk voor het netjes houden van de algemene ruimtes (zoals de kantine, pantry s, vergaderruimten etc.) 3.8 Besluitvorming Besluiten worden altijd schriftelijk vastgelegd. Besluitvorming die niet transparant is, kan onduidelijkheden en risico s opleveren. Zeker als het gaat over besluiten in relatie tot zakelijke relaties. Medewerkers houden geen informatie achter die in het belang van Woningbouwvereniging Helpt Elkander is. Bij twijfel overlegt de medewerker met de directeur. Vergaderstukken, notulen en besluitenlijsten zijn in principe vertrouwelijk. 3.9 Integere omgang met klanten en relaties Medewerkers, leden van het Bestuur en de Commissarissen van Woningbouwvereniging Helpt Elkander hebben een professionele houding. Dit blijkt o.a. uit zakelijk en betrokken gedrag, een verzorgd uiterlijk en duidelijke verbale en non-verbale communicatie. We spreken met respect over onze klanten en relaties ongeacht hun afkomst, taal, religie of gedrag. Dit geldt ook buiten werktijd. We komen afspraken met klanten na. We respecteren de privacy van onze klanten. Vertrouwelijke informatie over onze klanten en relaties gebruiken we alleen als dat nodig is voor het goed uitvoeren van ons werk Integere omgang met collega s We behandelen onze collega s integer en respectvol. (Seksuele) Intimidatie, agressief gedrag of pestgedrag worden niet geaccepteerd. We spreken elkaar aan op ongewenst of niet integer gedrag. Ook buiten werktijd gedragen medewerkers, Bestuursleden en Commissarissen zich altijd met respect voor Woningbouwvereniging Helpt Elkander Privégebruik van eigendommen van Woningbouwvereniging Helpt Elkander. Kantoorbenodigdheden van Woningbouwvereniging Helpt Elkander mogen alleen gebruikt worden voor zakelijke doeleinden van Woningbouwvereniging Helpt Elkander. Het gebruik van pc-apparatuur, internetfaciliteiten en kopieerapparatuur voor privédoeleinden is beperkt toegestaan. Het gebruik van het kopieerapparaat voor maatschappelijke activiteiten is beperkt toegestaan. Verzoeken hiertoe worden per geval beoordeeld door de directeur. Met het gebruik van de zakelijke mobiele telefoon en de vaste telefoon (in kantoor) voor privédoeleinden wordt terughoudend omgegaan. Voor de exacte richtlijnen hierover gelden de afspraken zoals overeengekomen met de betreffende medewerkers. Met het gebruik van de bedrijfsauto s voor privégebruik gelden de afspraken zoals overeengekomen met de betreffende medewerkers. Het uitoefenen van bedrijfsmatige activiteiten met behulp van eigendommen van Woningbouwvereniging Helpt Elkander voor eigen rekening of voor rekening van een derde is niet toegestaan. Het is niet toegestaan om tot eigen voordeel of tot voordeel van familie, vrienden en bekenden voorrang te bepleiten en/of te verkrijgen, waar het de dienstverlening van Woningbouwvereniging Helpt Elkander betreft, inclusief de toewijzing van woningen. Als

6 medewerkers, leden van het Bestuur of de Raad van Commissarissen van Woningbouwvereniging Helpt Elkander een woning willen kopen van de woningbouwvereniging, betalen zij marktconforme prijzen. Medewerkers, leden van het Bestuur en de Raad van Commissarissen bemiddelen niet tussen leveranciers of instellingen van Woningbouwvereniging Helpt Elkander en privérelaties over het onder gunstige voorwaarden verlenen van producten en/of diensten. Voor alle gereedschappen en materialen van Woningbouwvereniging Helpt Elkander geldt dat deze alleen gebruikt mogen worden voor zakelijk gebruik, dus ten behoeve van Woningbouwvereniging Helpt Elkander. De mogelijkheid bestaat om, in overleg met de directeur, gereedschappen en materialen van Woningbouwvereniging Helpt Elkander voor eigen gebruik te reserveren en te gebruiken. Regel hierbij is dat eigen gebruik (buiten werktijden) geschiedt op eigen risico. Woningbouwvereniging Helpt Elkander kan niet verantwoordelijk worden gesteld voor eventuele ongevallen. Tijdens het gebruik ontstane schade is voor rekening van de gebruiker Melden van misstanden Als een medewerker, lid van het Bestuur of lid van de Raad van Commissarissen vermoedt of constateert dat een collega één van de overeengekomen integriteitafspraken niet nakomt, dan is hij verplicht hiervan melding te maken. In de Klokkenluider regeling van Woningbouwvereniging Helpt Elkander zijn de afspraken hierover vastgelegd Sanctie Het vaststellen van een gedragscode integriteit is pas compleet als ook duidelijk is wat de gevolgen zijn van het niet naleven van deze spelregels. Als medewerkers, directeur, Bestuursleden of Commissarissen niet handelen volgens de gemaakte afspraken rondom integriteit, wordt dit beschouwd als plichtsverzuim en volgen er sancties. Vanzelfsprekend nadat een gedegen onderzoek heeft plaatsgevonden. De betrokkene wordt altijd schriftelijk in kennis gesteld van een sanctie. Sancties worden bepaald door het Bestuur. Indien het een Bestuurslid zelf betreft of een commissaris, zal de voorzitter van het Bestuur en de voorzitter van de Raad van Commissarissen de sanctie bepalen.