Integriteitscode Woonpalet. Mei 2008 geactualiseerd: november 2010

Transcriptie

1 Integriteitscode Woonpalet Mei 2008 geactualiseerd: november 2010

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding 3 2 Integriteit algemeen: Woonpalet, dat ben jij 3 3 Interne integriteit Privé-zaken: buiten werktijd Gebruik en internet: lees de speciale regeling Kantoorartikelen: niet mee naar huis Fotokopieën/printuitdraaien: boven 100 per jaar tegen betaling Mobiele telefoon van Woonpalet: in principe voor zakelijk gebruik Gebruik gereedschappen/materialen/diensten: alleen voor zakelijk gebruik Gebruik (persoonlijke) bedrijfsauto s: volgens speciale reglementen De werkplek: verzorgd en opgeruimd Declaraties en rekeningen: eerlijk indienen Vertrouwelijke gegevens: blijven geheim Een huis via Woonpalet: gelijke kansen 7 4 Externe integriteit Onze klanten: daar gaan we zorgvuldig mee om Onze partners: zo integer als wijzelf Accepteren van relatiegeschenken, etentjes e.d.: tot op zekere hoogte Uitnodigingen: in het belang van Woonpalet Uitnodigen van relaties en geven van geschenken: namens Woonpalet Aanbestedingen: volgens de regels Nevenactiviteiten: zonder strijdige belangen Aan het werk voor klanten en relaties: nooit zonder toestemming Relaties en klanten privé inschakelen: nooit een voorkeursbehandeling Overnemen van goederen van huurders: dat doen we dus niet Product- en dienstenkennis opdoen: als het goed is voor Woonpalet Vertrouwelijk informatie: belangen afwegen 12 5 Als we deze integriteitscode breken: wat dan? 12

3 1 Inleiding Wat mag wel en wat mag niet? Hoe hoor je je te gedragen en hoe niet? Waar liggen de grenzen? Allemaal vragen die je in de dagelijkse praktijk op je eigen persoonlijke manier oplost. Toch vinden wij het als Woonpalet belangrijk dat wij daarover samen afspraken maken en die afspraken vastleggen in deze integriteitscode. Dat schept immers duidelijkheid: zowel voor onszelf als voor onze klanten en onze leveranciers. Deze code geeft voor een belangrijk deel vorm aan hoe wij als Woonpalet in de samenleving staan. Integriteit volgens de Dikke van Dale: ongeschonden toestand, rechtschapenheid, onkreukbaar, onomkoopbaar Zelfs als deze spelregels zijn geformuleerd, resteert een grijs gebied. In die gevallen is en blijft het je eigen verantwoordelijkheid om de juiste keuze te maken. Deze integriteitscode is dan ook niet een zakelijke opsomming van wat wel en niet mag en kan. Het is vooral een denkraam. Uiteraard gelden naast deze code altijd de bepalingen uit het Burgerlijk Wetboek, het Wetboek van Strafrecht en de overige huisregels en relevant vastgesteld beleid van Woonpalet. Deze code bestaat uit vier delen. Het eerst algemene deel gaat over de geldigheid en schept een kader. Het tweede deel gaat over interne integriteit: tegenover collega s en de organisatie. Het derde deel gaat over externe integriteit: tegenover huurders en andere relaties buiten Woonpalet. Tenslotte besteden we aandacht aan de consequenties van het niet nakomen van de regels en afspraken in deze integriteitscode. Ook geven we aan hoe je moet handelen als je vermoedt dat een collega in strijd met deze integriteitscode handelt of dat er sprake is van een misstand: de zogenaamde klokkenluidersregeling. 2 Integriteit algemeen: Woonpalet, dat ben jij In zijn algemeenheid geldt dat we ons als medewerkers, directie en leden van de Raad van Commissarissen (RvC) van Woonpalet voortdurend bewust moeten zijn van ons handelen. Dat handelen moet het belang dienen van Woonpalet. Bovendien moet het het belang dienen van onze huurders. Integriteit is daarvoor een belangrijke voorwaarde. Deze code geldt voor alle medewerkers, directieleden en leden van de Raad van Commissarissen van Woonpalet Integriteitscode november 2010/Pagina 3

4 Integriteit houdt in dat elk van ons de verantwoordelijkheid die met onze functie samenhangt, aanvaardt en dat we bereid zijn om daarover rekenschap af te leggen. Om een helder beeld te vormen van wat we verstaan onder integriteit, hebben we een aantal kernbegrippen gekozen, waaraan we ons gedrag kunnen toetsen. Hiermee zetten we precies neer wat we als Woonpalet verstaan onder integriteit. Kernbegrippen waaraan we ons gedrag kunnen toetsen Dienstbaarheid Ons handelen is altijd en volledig gericht op het belang van onze organisatie en onze huurders. Professionaliteit Ieder van ons is vakman of vrouw op zijn of haar eigen terrein. We beschikken over de juiste kennis en vaardigheden en weten met nieuwe situaties om te gaan. We houden ons vak bij en nemen, waar nodig, initiatief. Onafhankelijkheid Ons handelen wordt gekenmerkt door onpartijdigheid, dat wil zeggen dat geen vermenging optreedt met oneigenlijke belangen en dat we ook iedere schijn van zo n vermenging vermijden. Verantwoordelijkheid Ieder neemt de verantwoordelijkheid die bij zijn functie past en is bereid daarover verantwoording af te leggen aan de organisatie én aan de huurders. Betrouwbaarheid We kunnen op elkaar rekenen en houden ons aan afspraken. Informatie waarover we vanwege onze functie beschikken, gebruiken we alleen waarvoor die bedoeld is. Zorgvuldigheid We behandelen iedereen, binnen en buiten de organisatie, met respect en wegen belangen van verschillende partijen correct af. 3 Interne integriteit We zijn met zijn allen verantwoordelijk voor het goed functioneren van de organisatie. Ieder heeft zijn eigen specifieke verantwoordelijkheden en bevoegdheden. De manier waarop wij met elkaar omgaan is echter altijd gebaseerd op gelijkwaardigheid. Dat betekent bijvoorbeeld: goed naar elkaar luisteren en elkaar serieus nemen; elkaar met respect behandelen; je mening kunnen en durven geven; met elkaar en niet over elkaar praten; het belang van de totale organisatie belangrijker vinden dan het belang van jezelf en/of de eigen afdeling; problemen snel bespreekbaar maken; verantwoordelijkheid durven nemen; elkaar op fouten aanspreken en elkaar complimenten durven geven; toezeggingen nakomen. Integriteitscode november 2010/Pagina 4

5 3.1 Privé-zaken: buiten werktijd Privé-zaken (bijvoorbeeld het voeren van privé-telefoongesprekken, een sturen naar vrienden, iets voor onszelf opzoeken op het internet of een afspraak met huisarts of tandarts) regelen we voornamelijk in onze vrije tijd. Is toch dringend een telefoontje of mailverkeer nodig? Dan gaan we daar bewust, open en verantwoord mee om, zodat het nooit te veel tijd kost. Het eigen werk komt niet in het gedrang. 3.2 Gebruik en internet: lees de speciale regeling Voor het gebruik van en internet geldt een speciale regeling. De belangrijkste richtlijnen daaruit zijn: Het systeem mag incidenteel en kort worden gebruikt om persoonlijke e- mailberichten te ontvangen en te versturen, mits het dagelijkse werk niet in de knel komt en geen storing of schade aan het computernetwerk wordt veroorzaakt. Het is niet toegestaan om: s te versturen met dreigende, beledigende of seksueel getinte bewoordingen of uitlatingen te doen die als discriminerend kunnen worden opgevat; uitlatingen te doen die (de belangen van) Woonpalet kunnen schaden kettingbrieven te versturen of bijlagen bij s te doen waarvan redelijkerwijs kan worden vermoed dat ze schade aan de computersystemen van Woonpalet of derden kunnen toebrengen 3.3 Kantoorartikelen: niet mee naar huis Alle kantoorartikelen (zoals pennen, scharen, plakband, notitieblokken, cd s, kopieerpapier en gegevensdragers als USB-sticks) zijn uitsluitend bedoeld voor zakelijk gebruik en worden niet voor privé-doeleinden mee naar huis genomen, tenzij dit tegen betaling gebeurt. Het is mogelijk om tegen inkoopsprijs kantoorartikelen te kopen via Woonpalet. De managementassistente zorgt voor de bestelling van de gewenste artikelen en geeft door wanneer het bestelde bij haar kan worden afgehaald. Zij verstrekt een kopie van de factuur aan de medewerker en de manager Bedrijfsbeheer. De medewerker dient de factuur binnen dertig dagen na de factuurdatum aan Woonpalet te betalen. 3.4 Fotokopieën/printuitdraaien: boven 100 per jaar tegen betaling Het is toegestaan per jaar gratis maximaal 100 kopieën/printuitdraaien (A4) voor privé-gebruik te maken. Daarboven wordt 4 eurocent per kopie/print in rekening gebracht. De kosten daarvoor dienen contant bij de afdeling Bedrijfsbeheer te worden betaald. Kopieën voor verenigingen, stichtingen, buurthuizen etc. moeten in alle gevallen meteen contant bij de afdeling Bedrijfsbeheer worden afgerekend. Integriteitscode november 2010/Pagina 5

6 3.5 Mobiele telefoon van Woonpalet: in principe voor zakelijk gebruik Een aantal medewerkers heeft de beschikking over een mobiele telefoon van Woonpalet. De telefoon is in principe bedoeld voor zakelijk telefoonverkeer. Alleen in dringende gevallen of in overleg kan de telefoon, bij wijze van uitzondering, worden gebruikt voor privé-gesprekken. 3.6 Gebruik gereedschappen/materialen/diensten: alleen voor zakelijk gebruik Voor alle gereedschappen/materialen van Woonpalet geldt dat deze alleen aangewend kunnen worden voor zakelijk gebruik. Dus uitsluitend voor Woonpalet. Ook kunnen medewerkers geen gebruik maken van diensten die Woonpalet aan klanten verleent, tenzij men daarvan zelf als klant van Woonpalet gebruik kan maken. Wel kunnen medewerkers voor eigen gebruik incidenteel goederen/materialen aanschaffen tegen inkoopsprijs. De managementassistente zorgt voor de bestelling en geeft door wanneer het bestelde bij haar kan worden afgehaald. Zij verstrekt een kopie van de factuur aan de medewerker en de manager Bedrijfsbeheer. De medewerker dient de factuur binnen dertig dagen na de factuurdatum aan Woonpalet te betalen. 3.7 Gebruik (persoonlijke) bedrijfsauto s: volgens speciale reglementen Als een medewerker naar het oordeel van de directie voor de uitoefening van zijn/haar functie op grond van positie een auto nodig heeft, kan een bedrijfsauto/leaseauto ter beschikking worden gesteld. Voor het gebruik daarvan geldt een speciaal reglement. Daarnaast zijn twee bedrijfsauto s beschikbaar voor zakelijk gebruik: één voor de afdeling Klantzaken en één voor de afdeling Vastgoed. Alle kosten voor het normale gebruik van deze bedrijfsauto s komen voor rekening van Woonpalet. Medewerkers die in een bedrijfsauto rijden, dienen een rittenadministratie bij te houden in het rittenboek dat in de auto ligt. De projectleider(s) Vastgoed en de technisch medewerker Klantzaken mogen de bedrijfsauto mee naar huis nemen, mits ze in Zeewolde wonen. Bij vakantie, vrije dagen of ziekte dient de auto bij het kantoor van Woonpalet te worden geparkeerd. Medewerker van Woonpalet mogen de bedrijfsauto buiten de normale kantooruren in incidentele gevallen gebruiken voor privévervoer tot een maximum van 500 kilometer per jaar. Dit kan pas na overleg met de directie of de manager Bedrijfsbeheer. 3.8 De werkplek: verzorgd en opgeruimd Ieder is verantwoordelijk voor wat er in en om de eigen werkplek afspeelt. We zorgen altijd voor een clean desk en ook voor een clean car. Na afloop van het werk laten we de plek opgeruimd achter. Aan het einde van de dag en bij tijdelijke afwezigheid is nooit vertrouwelijke informatie toegankelijk voor anderen. Hoe gevoeliger de informatie, hoe beter opgeborgen. We Integriteitscode november 2010/Pagina 6

7 gebruiken de papiervernietiger en niet de prullenbak voor kopieën of concepten van brieven die niet op straat horen. De werkplek is geen persoonlijk eigendom. We zorgen ervoor dat ook anderen daar prettig kunnen werken. Persoonsgebonden uitingen horen niet thuis in ruimtes die voor het publiek toegankelijk zijn en ruimtes waar andere bezoekers toegang hebben (inclusief de verkeersruimtes). En ook niet op publicatieborden. Op deze plekken is ook geen informatie zichtbaar die niet met de dienstverlening van Woonpalet te maken heeft. 3.9 Declaraties en rekeningen: eerlijk indienen Als we rekeningen of declaraties indienen, doen we dit altijd in alle redelijkheid en eerlijkheid. Als leidinggevenden controleren we declaraties en rekeningen zorgvuldig, voordat we ze tekenen Vertrouwelijke gegevens: blijven geheim Persoonsgegevens waarover we vanwege onze functie beschikken, blijven altijd geheim. Er is altijd toestemming nodig van Woonpalet om ze aan derden te verstrekken. Deze geheimhouding respecteren wij ook als onze arbeidsovereenkomst met Woonpalet geëindigd is. Informatie uit een afdelings- of personeelsoverleg, of uit vergaderingen met andere instanties, beschouwen we als vertrouwelijk. Dit geldt vanzelfsprekend niet voor algemene zaken met een openbaar karakter Een huis via Woonpalet: gelijke kansen We accepteren geen voorkeursbehandeling en bieden geen voorkeursbehandeling aan collega s bij het toewijzen van huurwoningen. Dit geldt ook voor koopwoningen die voor Woonpalet ontwikkeld zijn. Wel hebben we het voordeel dat we geen inschrijfgeld hoeven te betalen voor een huurwoning bij Woonpalet. 4 Externe integriteit We hebben als Woonpalet te maken met een grote diversiteit aan relaties. Denk aan huurders, aannemers, projectontwikkelaars, schoonmaakbedrijven, softwareleveranciers, adviesbureaus enzovoort. We zorgen ervoor dat we zo correct mogelijk met deze relaties omgaan. Daarvoor hanteren we de onderstaande uitgangspunten. Integriteitscode november 2010/Pagina 7

8 Zorgvuldigheid en doelmatigheid Wederkerigheid Soberheid Openheid Loyaliteit We beoordelen kritisch of eventueel informeel contact werkelijk noodzakelijk is. We waarborgen in elk geval altijd onze onafhankelijkheid. Een zakelijke relatie blijft een zakelijke relatie. Ook als we die in privétijd ontmoeten of in privétijd iets aannemen of accepteren. We vermijden in elk geval alle schijn en zorgen ervoor dat de leidinggevende op de hoogte is. We hebben namens Woonpalet bijvoorbeeld de mogelijkheid de relatie een lunch of diner aan te bieden. Als we een relatie uitnodigen, zijn we terughoudend in de keuze van een eventuele gelegenheid of locatie. En zeker ook in het gebruik van alcohol. Als we een uitnodiging aannemen, laten we dit altijd weten aan de leidinggevende. Als we het met elkaar oneens zijn over het aannemen van een uitnodiging, wijzen we die uitnodiging af. Dat betekent dus altijd: bij twijfel, niet doen. 4.1 Onze klanten: daar gaan we zorgvuldig mee om Woonpalet is een klantgerichte organisatie. We bezitten het KWH-label. Dit houdt ondermeer in dat we in de omgang met onze klanten ons voortdurend het volgende afvragen: Behandelen we de klant zoals we zelf behandeld willen worden? Zijn we goed bereikbaar? Komen we afspraken na? Communiceren wij in begrijpelijke taal? Sturen we klanten niet van het kastje naar de muur? Zijn we ook duidelijk als we een vraag van de klant niet kunnen beantwoorden of een probleem niet kunnen oplossen? Stimuleren wij het dat de huurder de woning als zijn eigen woning beschouwt? Wekken wij geen verwachtingen die we niet waar kunnen maken? 4.2 Onze partners: zo integer als wijzelf Van onze zakelijke relaties zoals leveranciers, aannemers en samenwerkingspartners verwachten we dat zij ons vertrouwen niet schaden. Zakelijke afspraken komen we van beide kanten nauwgezet na. Bij het afsluiten van contracten maken we objectieve en zakelijke afwegingen. Overeenkomsten leggen we schriftelijk vast en komen we consequent na. Als we informatie willen over een partner, achterhalen we die altijd op een wettige manier. En we doen in elk geval nooit zaken met een partij als dat leidt tot overtreding of omzeiling van wetten en regels. Verder hanteren we voor de omgang met leveranciers nog de volgende uitgangspunten: We houden zakelijk en privé gescheiden. We voeren een transparant aanbestedingsbeleid. We stellen onze relaties op de hoogte van ons integriteitbeleid. Ook leveranciers mogen bij huurders geen (valse) verwachtingen scheppen. Integriteitscode november 2010/Pagina 8

9 Medewerkers van leveranciers spreken met respect over klant, werkgever en Woonpalet; Medewerkers van leveranciers houden zich tijdens de uitoefening van taken in opdracht van Woonpalet, aan onze leveringsvoorwaarden, inclusief de klantgerichte benadering en het integriteitsbeleid. 4.3 Accepteren van relatiegeschenken, etentjes e.d.: tot op zekere hoogte Onder relatiegeschenken verstaan we ook kerstgeschenken, uitstapjes, diners en lunches die we krijgen aangeboden door derden. Hiervoor gelden de volgende regels: Geschenken in de vorm van geld aanvaarden we uiteraard nooit! We accepteren en geven geen geschenken boven de 50. De financiële waarde wordt dan zo groot dat de ontvanger in een afhankelijkheidspositie kan komen en zich verplicht voelt tot een tegenprestatie. Als we uit hoofde van onze functie een vooraf gemelde lezing, presentatie of iets dergelijks houden en hiervoor een waardebon of geschenk ontvangen, accepteren we deze, als de waarde tenminste niet meer bedraagt dan 50. Ook cadeaus die we aangeboden krijgen voor persoonlijke zaken als een huwelijksjubileum, verjaardag, ziekte, enz. accepteren we tot een bedrag van 50. Geschenken die we op een privéadres ontvangen, sturen we altijd terug of weigeren we direct aan de deur, ongeacht de waarde. Schenkingen met een te verwaarlozen waarde (bijvoorbeeld pennen, kalenders, petjes e.d.). melden we niet. Alle overige geschenken melden we direct bij de leidinggevende, die het doorgeeft aan de managementassistent voor registratie. De volgende gegevens worden geregistreerd: de naam van de ontvangende medewerker, de leverancier en de omschrijving met de (geschatte) waarde van het geschenk. Bij twijfel: overleg Relatiegeschenken anders dan hierboven bedoeld, moeten altijd naar het kantooradres van Woonpalet worden gestuurd. Zonodig wijzen we leveranciers er schriftelijk op. De geschenken worden aangenomen, geregistreerd en in bewaring genomen door de managementassistent. Hij of zij meldt de ontvangst van het geschenk zowel aan de medewerker aan wie het geschenk is gestuurd als aan de direct leidinggevende van de medewerker. Als we een geschenk rechtstreeks ontvangen, gaat het eerst naar de managementassistent, die het meldt bij de leidinggevende. Bij twijfel over de waarde van het relatiegeschenk, maakt de leidinggevende de afweging of we het geschenk kunnen accepteren. Dit gebeurt op basis van de volgende overwegingen: Op welk moment wordt iets aangeboden (voor of na een opdracht)? Waarvoor wordt iets gegeven? Bestaat er een risico dat een contraprestatie wordt verlangd (afhankelijkheid)? Wordt er open mee omgegaan? Gaat het om een incidenteel geval of is er sprake van een patroon? Zijn er andere medewerkers die regelmatig van dezelfde relatie een geschenk of een dienst ontvangen of aangeboden krijgen? Integriteitscode november 2010/Pagina 9

10 Geschenken die we niet kunnen accepteren, sturen we terug. Geschenken die we wel kunnen accepteren, zijn voor algemeen gebruik of worden verloot. 4.4 Uitnodigingen: in het belang van Woonpalet Uitnodigingen worden altijd besproken in het afdelingsoverleg en met de leidinggevende (openheid). Als we gratis toegangsbewijzen aangeboden krijgen voor (sport)toernooien, seminars, congressen, fabrieksbezoeken, beurzen, e.d., of tegen niet-marktconforme prijzen, dan overleggen we met de leidinggevende. Uitnodigingen voor lunches, diners of andere representatieve zaken, nemen we uitsluitend aan als ze in het belang zijn van Woonpalet. Bovendien mag het niet conflicteren met de onafhankelijkheid in de besluitvorming binnen Woonpalet. Het liefst neemt Woonpalet de kosten van lunches en diners waaraan we deelnemen, voor eigen rekening. Uitstapjes en reizen laten we in principe niet bekostigen door derden. Voor deelname aan uitstapjes en reizen moet het belang van Woonpalet aantoonbaar zijn. We overleggen in elk geval altijd van tevoren met de leidinggevende. Van belang hierbij is de verhouding (ook in tijd) zakelijk ten opzichte van ontspanning. Het zakelijke karakter moet de overhand hebben, zodat we de schijn van snoepreisjes op kosten van derden vermijden. 4.5 Uitnodigen van relaties en geven van geschenken: namens Woonpalet Als het van belang is voor Woonpalet, kunnen we relaties uitnodigen voor lunches, diners of andere representatieve zaken. Hiervoor overleggen we van tevoren met de leidinggevende. Relatiegeschenken geven we in principe niet. Alleen huurders die een bepaalde taak voor Woonpalet verrichten, of hebben verricht, ontvangen met kerst of bij hun afscheid een relatiegeschenk, van beperkte waarde. Het gaat dan bijvoorbeeld om toezichthouders of leden van erkende bewonerscommissies of huurdersverenigingen. Als er een speciale reden is -anders dan een regulier overleg- om bepaalde groepen huurders uit te nodigen, dan overleggen we hierover eerst met de leidinggevende. Ook maken we dan gebruik van een locatie die past bij Woonpalet. Dus niet bij een medewerker thuis. 4.6 Aanbestedingen: volgens de regels De (parlementaire) geschiedenis leert dat een goed aanbestedingsbeleid (voor planmatig onderhoud en nieuwbouw) onontbeerlijk is. De regels die Woonpalet hanteert omtrent aanbesteding, zijn in september 2010 vastgesteld in een aanbestedingsbeleid. Integriteitscode november 2010/Pagina 10

11 4.7 Nevenactiviteiten: zonder strijdige belangen Voor het vervullen van betaalde of onbetaalde nevenfuncties vragen we vooraf schriftelijke toestemming aan de directie. Directieleden vragen toestemming aan de voorzitter van de Raad van Commissarissen. Sommige nevenfuncties kunnen namelijk leiden tot strijdige belangen. Dit geldt ook voor nevenactiviteiten die een te zware belasting zijn. Alle aanvragen en meldingen van nevenactiviteiten registreren we. We vervullen geen nevenactiviteiten als er sprake is van: onoorbare belangenverstrengeling; botsing van belangen; schade van het aanzien van Woonpalet; onvoldoende beschikbaarheid voor de functie. Als een functie is aanvaard en pas daarná blijkt dat er sprake is van strijdige belangen, dan treden we terug uit zo n functie. Dit gebeurt op verzoek van de directie. Of, als het om een directielid gaat, op verzoek van de voorzitter van de Raad van Commissarissen. 4.8 Aan het werk voor klanten en relaties: nooit zonder toestemming Als we voor derden arbeid willen verrichten in loondienst, of voor eigen rekening, hebben we daarvoor altijd schriftelijke toestemming nodig van Woonpalet. Dit schrijft ook de CAO voor (artikel 6 lid 3). We leveren in elk geval nooit betaalde diensten aan huurders of Verenigingen Van Eigenaren (uitgezonderd collega s en familie). 4.9 Relaties en klanten privé inschakelen: nooit een voorkeursbehandeling We gebruiken de naam van Woonpalet nooit privé om korting of een speciale behandeling te krijgen Overnemen van goederen van huurders: dat doen we dus niet We nemen nooit goederen over van huurders. We nemen ook geen goederen mee uit een woning die ontruimd gaat worden Product- en dienstenkennis opdoen: als het goed is voor Woonpalet Als we uitgenodigd worden voor een relatiedag, een congres, symposium e.d. bespreken we dit met de leidinggevende. Zulke bijeenkomsten moeten inspirerend en beeldvormend zijn en de ontwikkelingen bij Woonpalet positief beïnvloeden. Uitgangspunt is dat de deelname past bij de aard van een functie. De informatie en kennis die we opdoen koppelen we terug aan onze collega s in een afdelingsoverleg of MT-overleg. Integriteitscode november 2010/Pagina 11

12 4.12 Vertrouwelijk informatie: belangen afwegen We houden geen informatie achter die in het belang is van Woonpalet. Als die informatie geheim of vertrouwelijk is, dan vraagt dat om een integere afweging van de belangen. Beschikken we uit andere bronnen over informatie die we niet kenbaar mogen maken, dan melden we het bij een leidinggevende. Het kan nodig zijn om van een zaak afgehaald te worden. 5 Als we deze integriteitscode breken: wat dan? Een stelsel van gedragsregels en afspraken is pas compleet als ook duidelijk is wat de gevolgen zijn als we deze regels en afspraken niet nakomen. Uiteraard zijn regels er voor iedereen, van hoog tot laag. Het is dan ook in de eerste plaats de bedoeling dat medewerkers elkaar open en eerlijk kunnen aanspreken op het niet naleven van de gestelde gedragsregels, of dit nu je directe collega is of je leidinggevende! Laten we ons er bewust van zijn dat iedereen binnen Woonpalet een onderdeel is van de sfeer en cultuur die er heerst. Samen zijn we hier verantwoordelijk voor en moet het normaal zijn om elkaar aan te spreken op niet gewenst of toelaatbaar gedrag. Als we deze gedragsregels niet naleven, hebben leidinggevenden de volgende maatregelen ter beschikking: Een mondelinge waarschuwing of berisping. Melding van de kwestie aan de directeur en in het persoonlijk dossier, wat kan leiden tot een schriftelijke waarschuwing. Verrekening van het verkregen voordeel en beschikbaar stellen aan een goed doel dat past binnen de richtlijnen die we hebben vastgesteld voor uitgaven van Woonpalet als maatschappelijk ondernemer. Teruggave van het voordeel aan de persoon of organisatie waarvan het ontvangen is. Starten van een disfunctioneringsprocedure. Zo n procedure kan eventueel tot ontslag leiden. Ontslag op staande voet. Bij elke overtreding en maatregel vindt ruggespraak plaats met de directie van Woonpalet. Als we vermoeden dat een collega handelt in strijd met deze integriteitscode of dat sprake is van (het vermoeden van) een misstand, dan melden we dit bij de leidinggevende. Die onderneemt vervolgens actie. Bestaat er zo n vermoeden over de leidinggevende, dan melden we dit bij de directeur. Gaat het over de directeur, dan kaarten we het aan bij de voorzitter van de Raad van Commissarissen. Integriteitscode november 2010/Pagina 12

13 Meldingen worden schriftelijk vastgelegd en nagetrokken. Vervolgens wordt een onderzoek ingesteld. Daarbij wordt de anonimiteit van een medewerker die te goeder trouw een misstand meldt (klokkenluider) zoveel mogelijk gewaarborgd. Het vermoeden van een misstand is een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden van een (dreigend) strafbaar feit een (dreigende) schending van wetten en regels een (dreigen van) bewust onjuist informeren van publieke organen een schending van de in de onderneming van toepassing zijnde gedragsregels (een dreiging van) het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over bovengenoemde feiten Integriteitscode november 2010/Pagina 13