Negen gouden regels. Integriteitscode Mitros

Transcriptie

1 Negen gouden regels Integriteitscode Mitros

2 Inleiding 1 Waarom integriteitsbeleid? 1 De integriteitscode 2 Bijbehorende regelingen en protocollen 2 Klokkenluidersregeling 2 Sanctiebeleid 2 Twee basisprincipes 1 Hoe wij omgaan met integriteit en de integriteitscode 4 2 Hoe wij omgaan met het bespreken van integriteit en integriteitsvraagstukken 5 Negen gouden regels 1 Hoe wij omgaan met klanten 7 2 Hoe wij omgaan met collega s 8 3 Hoe wij omgaan met leveranciersselecties 9 4 Hoe wij omgaan met relatiegeschenken 10 5 Hoe wij omgaan met uitnodigingen 11 6 Hoe wij omgaan met inkoopvoordelen 12 7 Hoe wij omgaan met bedrijfsmiddelen van Mitros 13 8 Hoe wij omgaan met belangenverstrengeling 14 9 Hoe wij omgaan met schaars goed 15

3 Inleiding Deze brochure bevat de nieuwe integriteitscode van Mitros, in de vorm van twee basisprincipes en negen gouden regels. In 2005 had Mitros al als tweede corporatie in Nederland haar integriteitsbeleid vastgesteld. Na zes jaar was het echter tijd om te bekijken of dit beleid nog wel voldeed. De maatschappij is veranderd, het werkgebied van corporaties is ingewikkelder geworden, met alle mogelijke risico s van dien. Alle aandacht in de pers de laatste jaren voor integriteits kwesties bij corporaties geven aan hoe groot de risico s zijn en hoe snel het fout kan gaan. In Negen gouden regels kun je lezen wat we bij Mitros verstaan onder integriteit. Eigen verantwoordelijkheid, openheid en respect hanteren we hierbij als uitgangspunt. Waarom integriteitsbeleid? Woningcorporaties hebben een belangrijke maatschappelijke taak: het zorgen voor goede huisvesting primair voor de lagere inkomensgroepen. Dat vraagt, zeker in een regio waar de woningnood groot is, om professionaliteit, integriteit, betrouwbaarheid en transparantie van de organisatie. Het imago van en het vertrouwen in corporaties hangt sterk samen met het hebben van een goed integriteitsbeleid. Maar alleen het hebben van beleid is niet voldoende. Het moet leven in de organisatie en bij de medewerkers. Er moet continu aandacht voor zijn, in werkoverleggen, functioneringsgesprekken en bij werving en selectie van nieuwe medewerkers of inleenkrachten. We moeten weten op welke vlakken we risico lopen. En wat de gevolgen zijn als je je niet houdt aan het de integriteitscode. Negen gouden regels - Integriteitscode Mitros 1

4 De integriteitscode Onze integriteitscode is geen dichtgetimmerd en uitputtend reglement. Er staat niet over elk onderwerp precies in wat wel en niet mag. Dat kan en moet ook niet. Eén van de uitgangspunten is eigen verantwoordelijkheid. Daarbij past geen veelheid aan regels. Een tweede uitgangspunt is dat je zoveel mogelijk overlegt met je leidinggevende. In deze integriteitscode dus twee basisprincipes en negen gouden regels, passend bij negen basisthema s voor het werken bij Mitros: 1 omgang met (vertrouwelijke informatie over) klanten 2 omgang met (vertrouwelijke informatie over) collega s 3 leveranciersselecties 4 relatiegeschenken 5 uitnodigingen 6 inkoopvoordelen 7 bedrijfsmiddelen 8 belangenverstrengeling 9 verdeling van schaars goed Bij elke regel staan enkele voorbeelden ter illustratie. Bijbehorende regelingen en protocollen Weliswaar laten de gouden regels veel ruimte voor eigen verantwoordelijkheid, toch vragen sommige onderwerpen wel om een gedetailleerdere uitwerking. Twee thema s zijn verder uitgewerkt in de vorm van een protocol: de selectie van leveranciers (gouden regel 3) en het gebruik van de bedrijfsbussen (gouden regel 7). Deze protocollen vormen een onderdeel van het integriteitsbeleid. Ook zijn er wetten die ons verplichten een protocol te hebben om bepaalde zaken goed te regelen: een protocol ongewenste omgangsvormen met bijbehorende klachtenregeling (Arbowet) een privacyreglement (Wet Bescherming Persoonsgegevens) met protocollen over het vastleggen van gegevens van medewerkers, zoals bij voice/screenrecording, bij mobiele telefonie, bij het gebruik van bedrijfswagens en bij internet- en gebruik. Jaarlijks voert Mitros een integriteitsscan uit. Wij leggen hierover verantwoording af in ons jaarverslag. Klokkenluidersregeling Mocht je het vermoeden hebben dat ons integriteitsbeleid ernstig geschonden wordt, dan moet je dat ergens kunnen melden. En er zeker van zijn dat er zorgvuldig wordt omgegaan met jouw melding, dat deze serieus wordt onderzocht en eventueel passende maatregelen worden genomen. Hiervoor heeft Mitros een klokkenluidersregeling. Sanctiebeleid De Negen gouden regels gelden voor alle medewerkers van Mitros. En natuurlijk voor het bestuur en de Raad van Commissarissen. Wij verwachten dat zij zich allemaal aan deze integriteitscode houden. Bij overtreding van de Negen gouden regels kunnen (arbeidsrechtelijke) maatregelen genomen worden. Dit geldt ook voor situaties die niet letterlijk worden beschreven in deze code, maar waarvan je eigenlijk op basis van gezond verstand had moeten weten dat die in strijd zijn met de geest van ons integriteitsbeleid. 2 Negen gouden regels - Integriteitscode Mitros

5 1 2 Twee basisprincipes Twee uitgangspunten vormen de basis voor de hele integriteits code. Ze zijn van toepassing op alle negen gouden regels. En natuurlijk op alle mogelijke andere situaties waarin je tegen integriteitsvraagstukken aanloopt. Negen gouden regels - Integriteitscode Mitros 3

6 basisprincipe1 Voor hoe wij omgaan met integriteit en de integriteitscode geldt het volgende basisprincipe: Ik weet heel goed wat integer is en handel daarnaar. Ik ben zelf verantwoordelijk voor mijn integer handelen. Ik ervaar dat het integriteitsbeleid geen wetboek van strafrecht is, maar een duiding van gewenst gedrag, geformuleerd in een aantal gouden regels ; Ik geef dus vanuit mijn eigen verantwoordelijkheid (ook) inhoud aan integriteit; Ik besef dat integriteit voor iedereen iets anders kan betekenen en dat iedereen hier zijn eigen invulling aan geeft; Ik moet me wel houden aan sommige (verplichte) protocollen op het gebied van integriteit, zoals leveranciersselectie, ongewenste omgangsvormen en telefoon/internet, alsmede aan relevante wetgeving hieromtrent. 4 Negen gouden regels - Integriteitscode Mitros

7 basisprincipe2 Voor hoe wij omgaan met het bespreken van integriteit en integriteitsvraagstukken geldt het volgende basisprincipe: Ik sta voor de grootst mogelijke transparantie over integriteit en integriteitsvraagstukken. Ik maak het integriteitsbeleid en integriteitsvraagstukken zoveel mogelijk bespreekbaar: in overleg met collega s, in gesprek met mijn leidinggevende, in werkoverleggen, enz., maar ook met zakelijke relaties; Ik bespreek (zeker) bij twijfel over een integriteitsvraagstuk dit met mijn leidinggevende en vraag zijn/haar oordeel; Ik vind het normaal om oninteger gedrag bij een collega bespreekbaar te maken en hem/haar daar op aan te spreken. Negen gouden regels - Integriteitscode Mitros 5

8 Negen gouden 5 regels Negen gouden regels - Integriteitscode Mitros

9 gouden regel 1 Voor hoe wij omgaan met klanten geldt de volgende gouden regel : Ik behandel een klant met respect en gebruik informatie over de klant alleen functioneel. Wij zorgen ervoor dat ons integriteitsbeleid ook bekend is bij onze relaties en leveranciers en bespreken dit, waar nodig, met hen. Ik behandel klanten gelijk ondanks verschillen in geslacht, leeftijd, afkomst, cultuur, religie, enzovoort; Ik heb respect voor de klanten, roddel niet en maak geen lollige, discriminerende en/of seksueel getinte opmerkingen over hen; Ik respecteer de privacy van de klanten en geef alleen (privacygevoelige) informatie over klanten aan anderen als dat strikt functioneel is (bijvoorbeeld aan hulpverlenende instanties en politie, maar ook aan collega s voor het oplossen van een probleem). Negen gouden regels - Integriteitscode Mitros 7

10 2 gouden regel Voor hoe wij omgaan met collega s geldt de volgende gouden regel : Ik behandel mijn collega s met respect en gebruik informatie over collega s alleen functioneel. Ik behandel collega s gelijk ondanks verschillen in geslacht, leeftijd, afkomst, cultuur, religie enzovoort; Ik heb respect voor mijn collega s, roddel niet en maak geen lollige, discriminerende en/of seksueel getinte opmerkingen over hen; Ik respecteer de privacy van mijn collega s en geef alleen (privacygevoelige) informatie over collega s aan anderen als dat strikt functioneel is en niet bijvoorbeeld bedoeld is om iemand te beschadigen. 8 Negen gouden regels - Integriteitscode Mitros

11 3 gouden regel Voor hoe wij omgaan met leveranciersselecties geldt de volgende gouden regel : Ik selecteer leveranciers om mee samen te werken op objectieve gronden. Ik ga op objectieve gronden in zee met leveranciers zonder me te laten leiden door bijvoorbeeld familie- en vriendenband en andere niet zakelijke banden; Ik let bij de selectie en contractering van de leverancier op marktconformiteit in zowel kwaliteit als prijs; Ik volg voor een aantal leveranciersselecties de procedures die opgesteld zijn, zoals in het Inkoopbeleidsplan, het protocol voor leveranciersselectie en de procedures rond de longlist van aannemers; Ik pas deze gouden regel ook toe op het inhuren van externen. Negen gouden regels - Integriteitscode Mitros 9

12 4 gouden regel Voor hoe wij omgaan met relatiegeschenken geldt de volgende gouden regel : Ik neem alleen een (relatie)geschenk aan als het bescheiden van omvang is en een blijk is van persoonlijke waardering voor iets wat ik gedaan heb. Ik kan een (persoonlijk) geschenk tot een waarde van 50 aannemen; grotere geschenken weiger ik (vriendelijk) of geef ik af; Ik kan mijn geschenk ook afgeven bijvoorbeeld ten behoeve van een verloting; Ik neem alleen een geschenk aan omdat de tegenpartij vindt dat ik iets prima heb gedaan, niet louter omdat ik een bepaalde functie heb. 10 Negen gouden regels - Integriteitscode Mitros

13 5 gouden regel Voor hoe wij omgaan met uitnodigingen geldt de volgende gouden regel : Ik neem alleen een uitnodiging voor een bijeenkomst, evenement, feestelijke gelegenheid of reisje/excursie aan als die functioneel is. Ik weet dat feesten, sportevenementen, optredens, reisjes/ excursies en dergelijke zelden functioneel zijn en dat een uitnodiging daarvoor dus meestal wordt afgeslagen; Ik ga zo min mogelijk naar bijeenkomsten waarvoor ik uitgenodigd word die een tegenwaarde hebben van meer dan 50 en die niet door Mitros worden betaald; Ik kan met leveranciers en andere samenwerkingspartners een project op ontspannen wijze starten en afsluiten als Mitros en de andere partij(en) naar evenredigheid de kosten delen. Negen gouden regels - Integriteitscode Mitros 11

14 6 gouden regel Voor hoe wij omgaan met inkoopvoordelen geldt de volgende gouden regel : Ik heb alleen kans op voordeel bij een leverancier als dat voordeel door Mitros van tevoren met de leverancier is afgesproken en vastgelegd en voor al mijn collega s geldt. Ik kan gebruik maken van inkoopvoordelen die voor alle collega s gelden, zoals voordelen bij ziektekostenverzekeringen of bedrijfsfitness; Ik mag privé wel zaken doen met bedrijven die voor Mitros werk doen, als ik daar maar geen individueel voordeel uit haal of wil halen; ik ben bij dergelijke bedrijven wel terughoudend vanwege het risico op belangenverstrengeling. 12 Negen gouden regels - Integriteitscode Mitros

15 7 gouden regel Voor hoe wij omgaan met bedrijfsmiddelen van Mitros geldt de volgende gouden regel : Ik realiseer me dat de middelen van Mitros bedrijfsmiddelen zijn en ben terughoudend in het privégebruik ervan. Ik gebruik de bedrijfsmiddelen van Mitros voor zakelijke doeleinden en let er bij privégebruik op dat dit redelijk is ten opzichte van het zakelijk gebruik; Ik gebruik bedrijfsmiddelen niet om ergens anders betaalde dienstverlening te doen; Ik weet dat voor sommige bedrijfsmiddelen een nadere uitwerking geldt in bijvoorbeeld protocollen. Negen gouden regels - Integriteitscode Mitros 13

16 8 gouden regel Voor hoe wij omgaan met belangenverstrengeling geldt de volgende gouden regel : Ik kan wel werkzaamheden voor anderen doen, als dat maar geen klant of relatie van Mitros is, en ik zorg er bij activiteiten/klusjes voor externen altijd voor het belang van Mitros niet te schaden. Ik ben open en eerlijk over nevenwerkzaamheden en houd het belang van Mitros altijd voor ogen. Ik vraag, zoals volgens de CAO moet, vooraf schriftelijk toestemming aan mijn leidinggevende; Ik doe geen betaalde klussen bij de klanten van Mitros, collega-corporaties en bedrijven die voor Mitros werken; Ik weeg werkzaamheden voor bijvoorbeeld politieke, maatschappelijke en overheidsorganisaties of functies bij dergelijke organisaties (bijvoorbeeld lid gemeenteraad of lid adviescommissie) af tegen het belang van Mitros en bespreek deze met mijn leidinggevende. 14 Negen gouden regels - Integriteitscode Mitros

17 9 gouden regel Voor hoe wij omgaan met schaars goed, ons vastgoed, geldt de volgende gouden regel : Ik heb dezelfde kans als andere bewoners/klanten bij de verhuur en verkoop van woningen en bedrijfspanden door Mitros. Ik heb een voorsprong als het gaat om de snelheid waarmee ik het aanbod van koopwoningen te weten kom; bij de verkoop van bestaande woningen betaal ik echter gewoon de voor Mitros acceptabele prijs; Ik heb een voorsprong als het gaat om de snelheid waarmee ik het aanbod van dure huurwoningen te weten kom; ik betaal echter wel de door de makelaar en Mitros vastgestelde prijs; Ik heb bij nieuwbouwkoopprojecten dezelfde kans als anderen; ik loot gewoon mee; Ik heb bij socialehuurwoningen dezelfde kans als anderen omdat de toewijzing via Woningnet loopt; bij tijdelijke bewoning in bijvoorbeeld slooppanden loopt de toewijzing via de daartoe door Mitros aangewezen instantie. Gouden regel 9 geldt voor mij, maar ook voor mijn vrienden en familieleden. Negen gouden regels - Integriteitscode Mitros 15

18 tekst Mitros ontwerp Carta communicatie & grafisch ontwerp fotografie Carta, istock, Mitros, Nationale Beeldbank, Fotografie Ron Hendriks druk Prezco, Diemen 2e herziene druk april 2012

19

20 Postbus RE Utrecht (030)