Zeewolde, november 2014

Transcriptie

1

2

3 Integriteit is steeds vaker onderwerp van maatschappelijke discussie. Meestal in de context van gebrek aan integriteit waardoor het onderwerp een negatieve lading krijgt. En dat is jammer want integriteit is een groot goed. Ook binnen Woonpalet. Het vergrootglas waardoor tegenwoordig naar de sector en ook naar integriteit binnen de sector gekeken wordt, zorgde er onder andere voor dat we binnen Woonpalet meer handen en voeten wilden geven aan integriteit. Vandaar dit document waarin ons integriteitsbeleid is opgenomen en de bijbehorende stukken te weten onze integriteitscode en onze meldingsprocedure mogelijke misstand (voorheen geheten klokkenluidersregeling). De inhoud van dit document helpt ons integer handelen op de agenda te houden. Het schetst de lijnen waarbinnen we ons kunnen bewegen en helpt ons bij het nemen van de juiste beslissingen. Zeewolde, november 2014

4

5

6 Door de toenemende maatschappelijke en politieke aandacht voor het stelsel en de prestaties van de corporaties, is in 2007 de Governancecode Woningcorporaties van kracht geworden. Deze is op 1 juli 2011 geactualiseerd. De Governancecode betreft voornamelijk bepalingen die gaan over goed maatschappelijk ondernemerschap. Hieronder wordt verstaan het integer en transparant handelen door het bestuur, het invoeren van risicoanalyses, het goed toezicht houden en het afleggen van verantwoording over het uitgeoefende toezicht. In 2008 legde Woonpalet in een integriteitscode haar waarden en normen vast. De code werd in 2010 en 2014 geactualiseerd. Het begrip integriteit krijgt in de code invulling aan de hand van de volgende kernbegrippen waaraan gedrag getoetst kan worden: Dienstbaarheid Ons handelen is altijd en volledig gericht op het belang van onze organisatie en onze huurders. Professionaliteit Ieder van ons is vakman of vrouw op zijn of haar eigen terrein. We beschikken over de juiste kennis en vaardigheden en weten met nieuwe situaties om te gaan. We houden ons vak bij en nemen, waar nodig initiatief. Onafhankelijkheid Ons handelen wordt gekenmerkt door onpartijdigheid, dat wil zeggen dat geen vermenging optreedt met oneigenlijke belangen en dat we ook iedere schijn van zo n vermenging vermijden. Verantwoordelijkheid Ieder neemt de verantwoordelijkheid die bij zijn/haar functie past en is bereid daarover verantwoording af te leggen aan de organisatie én aan de huurders. Betrouwbaarheid We kunnen op elkaar rekenen en houden ons aan afspraken. Informatie waarover we vanwege onze functie beschikken, gebruiken we alleen waarvoor die bedoeld is. Zorgvuldigheid We behandelen iedereen, binnen en buiten de organisatie, met respect en wegen belangen van verschillende partijen correct af. Woonpalet werkt doorlopend aan het levend houden van de integriteitscode onder andere door het formuleren van de meldingsprocedure mogelijke misstand (2014), ook wel klokkenluidersregeling genoemd, het aanstellen van een externe vertrouwenspersoon integriteit (2013) en het regelmatig houden van een workshop integriteit.

7 Het integriteitsbeleid is overkoepelend aan de al aanwezige uitwerkingen op het gebied van integriteit. Het integriteitsbeleid is gericht op het bevorderen van een cultuur waarin iedereen een hoog normbesef heeft en gevoel voor passend gedrag ontwikkelt. Met betrekking tot integriteit richt Woonpalet zich de komende jaren op: Het verder verankeren van het integriteitsbeleid (incl. de onderliggende documenten) in de organisatie. Het voldoende uitrusten van de leidinggevenden om adequaat met kwesties om te gaan en zich bewust te zijn van hun leiderschap en voorbeeldgedrag. Het binnen de organisatie verder ontwikkelen van een scherp gevoel over wat integer is en wat niet. Het voortdurend attenderen van medewerkers op wat het werken voor en met middelen van de gemeenschap betekent en dat misbruik maken het vertrouwen van de organisatie en sector schaadt. Het continu stimuleren van beroepstrots en ervaren van vakmanschap binnen de organisatie. Integriteit maakt hier onderdeel van uit. Het werken aan een cultuur waarin een open gesprek en elkaar aanspreken mogelijk is. Het integriteitsbeleid bestaat uit verschillende onderdelen, alle gericht op het bevorderen van integer handelen, voorkomen van schendingen en op het beschermen van de organisatie tegen financiële schade en imagoschade. Het gaat om de volgende onderdelen: De Governance- en Aedescode, de grondwet voor goed bestuur. De integriteitscode van Woonpalet. Deze code geeft in grote lijnen aan waar de medewerkers zich qua gedrag aan moeten houden. In de code is ook de meldingsprocedure mogelijke misstand opgenomen. Voor inhoudelijke en gedetailleerde informatie wordt verwezen naar de onderliggende regels. Diverse werkprocessen waarin is vastgelegd hoe de medewerker moet handelen. Hierbij valt te denken aan procedures rondom investeringsvoorstellen, vastgoeden grondtransacties, maar ook de richtlijnen voor de jaarverslaglegging en bijvoorbeeld visitatie. Met elkaar vastgelegde waarden en uitgangspunten, zoals deze zijn opgenomen in het ondernemingsplan.

8 De cultuur van de organisatie waarbij integer gedrag en normbesef een belangrijke plaats innemen. Gerichte afspraken over het jaarlijks aandacht besteden aan het integriteitsbeleid middels een werkplan en een evaluatie van de gemaakte afspraken. Regelmatige communicatie-uitingen via intranet, de publicatie van het Jaarverslag en contact met de RvC verzorgen de informatieoverdracht. Bij het integriteitsbeleid zijn alle medewerkers van Woonpalet betrokken. De directeur-bestuurder is als werkgever eindverantwoordelijk voor het integriteitsbeleid. De directeur-bestuurder is als Centraal Meldpunt verantwoordelijk voor het afhandelen van een melding mogelijke misstand. De medewerker Beleid en Communicatie is als coördinator betrokken bij het actueel houden van het integriteitsbeleid en het onder de aandacht brengen van integriteit binnen de organisatie. De leidinggevenden zijn verantwoordelijk voor het bespreekbaar maken en stimuleren van integer gedrag. De medewerkers zijn verantwoordelijk voor het naleven van de integriteitscode en het melden van een mogelijke misstand. De vertrouwenspersoon is het aanspreekpunt voor medewerkers en tevens procesbewaker van de meldingsprocedure en adviseur van directie en medewerker Beleid en Communicatie. De RvC is de toezichthouder op het beleid van de organisatie en het meldpunt bij een melding externe procedure. De onderzoekscommissie wordt onder verantwoordelijkheid van de bestuurder aangesteld voor het onderzoeken van een melding in het kader van een externe procedure. De doelstellingen van het integriteitsbeleid worden jaarlijks in het eerste kwartaal door de directeur en de vertrouwenspersoon geëvalueerd en geactualiseerd. De acties voor het nieuwe jaar worden opgenomen in een werkplan en conform afspraak uitgevoerd of bijgesteld.

9 Jaarlijks wordt in het jaarverslag aandacht besteed aan integriteit. Deze informatie wordt verzorgd door de directeur en de vertrouwenspersoon. In elk eerste kwartaal staat het integriteitsbeleid op de agenda in het overleg van de RvC. Het integriteitsbeleid is een afgeleide van het ondernemingsplan. Bij de vaststelling van een nieuw ondernemingsplan worden de daarin opgenomen kernwaarden en eventuele koerswijzigingen van Woonpalet door vertaald naar het integriteitsbeleid. Dit integriteitsbeleid is vastgesteld door de directeur-bestuurder op 19 november 2014.

10

11

12 Wat mag wel en wat mag niet? Hoe hoor je je te gedragen en hoe niet? Waar liggen de grenzen? Allemaal vragen die je in de dagelijkse praktijk op je eigen persoonlijke manier oplost. Toch vinden wij het als Woonpalet belangrijk dat wij daarover samen afspraken maken en die afspraken vastleggen in deze integriteitscode. Dat schept immers duidelijkheid: zowel voor onszelf als voor onze klanten en onze leveranciers. Deze code geeft voor een belangrijk deel vorm aan hoe wij als Woonpalet in de samenleving staan. Integriteit volgens de Dikke van Dale: ongeschonden toestand, rechtschapenheid, onkreukbaar, onomkoopbaar Zelfs als deze spelregels zijn geformuleerd, resteert een grijs gebied. In die gevallen is en blijft het je eigen verantwoordelijkheid om de juiste keuze te maken. Deze integriteitscode is dan ook niet een limitatieve opsomming van wat wel en niet mag en kan. Het is vooral een denkraam. Uiteraard gelden naast deze code altijd de bepalingen uit het Burgerlijk Wetboek, het Wetboek van Strafrecht en de overige huisregels en relevant vastgesteld beleid van Woonpalet. Deze code bestaat uit vier delen. Het eerste deel gaat over de geldigheid en schept een kader. Het tweede deel gaat over interne integriteit: tegenover collega s en de organisatie. Het derde deel gaat over externe integriteit: tegenover huurders en andere relaties buiten Woonpalet. Tenslotte besteden we aandacht aan de consequenties van het niet nakomen van de regels en afspraken in deze integriteitscode. Ook geven we aan hoe je moet handelen als je vermoedt dat een collega in strijd met deze integriteitscode handelt. In een dergelijk geval treedt de meldingsprocedure mogelijke misstand in werking. In zijn algemeenheid geldt dat we ons als medewerkers, directie en leden van de raad van commissarissen (RvC) van Woonpalet voortdurend bewust moeten zijn van ons handelen. Dat handelen moet het belang dienen van Woonpalet. Bovendien moet het het belang dienen van onze huurders. Integriteit is daarvoor een belangrijke voorwaarde. Deze code geldt voor alle medewerkers, directieleden en leden van de raad van commissarissen van Woonpalet

13 Integriteit houdt in dat elk van ons de verantwoordelijkheid die met onze functie samenhangt, aanvaardt en dat we bereid zijn om daarover rekenschap af te leggen. Om een helder beeld te vormen van wat we verstaan onder integriteit, hebben we een aantal kernbegrippen gekozen, waaraan we ons gedrag kunnen toetsen. Hiermee zetten we precies neer wat we als Woonpalet verstaan onder integriteit. Kernbegrippen waaraan we ons gedrag kunnen toetsen Dienstbaarheid Professionaliteit Onafhankelijkheid Verantwoordelijkheid Betrouwbaarheid Zorgvuldigheid Ons handelen is altijd en volledig gericht op het belang van onze organisatie en onze huurders. Ieder van ons is vakman of vrouw op zijn of haar eigen terrein. We beschikken over de juiste kennis en vaardigheden en weten met nieuwe situaties om te gaan. We houden ons vak bij en nemen, waar nodig, initiatief. Ons handelen wordt gekenmerkt door onpartijdigheid, dat wil zeggen dat geen vermenging optreedt met oneigenlijke belangen en dat we ook iedere schijn van zo n vermenging vermijden. Ieder neemt de verantwoordelijkheid die bij zijn functie past en is bereid daarover verantwoording af te leggen aan de organisatie én aan de huurders. We kunnen op elkaar rekenen en houden ons aan afspraken. Informatie waarover we vanwege onze functie beschikken, gebruiken we alleen waarvoor die bedoeld is. We behandelen iedereen, binnen en buiten de organisatie, met respect en wegen belangen van verschillende partijen correct af. We zijn met elkaar verantwoordelijk voor het goed functioneren van de organisatie. Ieder heeft zijn eigen specifieke verantwoordelijkheden en bevoegdheden. De manier waarop wij met elkaar omgaan is echter altijd gebaseerd op gelijkwaardigheid. Dat betekent bijvoorbeeld: goed naar elkaar luisteren en elkaar serieus nemen; elkaar met respect behandelen; je mening kunnen en durven geven; met elkaar en niet over elkaar praten; het belang van de totale organisatie belangrijker vinden dan het belang van jezelf en/of de eigen afdeling; problemen snel bespreekbaar maken; verantwoordelijkheid durven nemen; elkaar op fouten aanspreken en elkaar complimenten durven geven; toezeggingen nakomen.

14 Privézaken (bijvoorbeeld het voeren van privé-telefoongesprekken, een sturen naar vrienden, iets voor onszelf opzoeken op het internet of een afspraak met huisarts of tandarts) regelen we voornamelijk in onze vrije tijd. Is toch dringend een telefoontje of mailverkeer nodig? Dan gaan we daar bewust, open en verantwoord mee om, zodat het nooit te veel tijd kost. Het eigen werk komt niet in het gedrang. Voor het gebruik van en internet geldt een speciale regeling. De belangrijkste richtlijnen daaruit zijn: Het systeem mag incidenteel en kort worden gebruikt om persoonlijke s te ontvangen en te versturen, mits het dagelijkse werk niet in de knel komt en geen storing of schade aan het computernetwerk wordt veroorzaakt. Het is niet toegestaan om: s te versturen met dreigende, beledigende of seksueel getinte bewoordingen of uitlatingen te doen die als discriminerend kunnen worden opgevat; uitlatingen te doen die (de belangen van) Woonpalet kunnen schaden; kettingbrieven te versturen of bijlagen bij s te doen waarvan redelijkerwijs kan worden vermoed dat ze schade aan de computersystemen van Woonpalet of derden kunnen toebrengen. De officiële social media-kanalen van Woonpalet worden beheerd door de medewerker Beleid en Communicatie. Gebruik je zelf de naam van Woonpalet op social media, houd je dan aan de omgangsvormen die we met elkaar hebben afgesproken. Je verspreidt nooit vertrouwelijke informatie, praat respectvol over collega s en relaties en je maakt geen misbruik van je positie binnen Woonpalet. Alle kantoorartikelen (zoals pennen, scharen, plakband, notitieblokken, cd s, kopieerpapier en gegevensdragers als USB-sticks en Ipad) zijn uitsluitend bedoeld voor zakelijk gebruik en worden niet voor privédoeleinden mee naar huis genomen, tenzij dit tegen betaling gebeurt. Het is mogelijk om tegen inkoopsprijs kantoorartikelen te kopen via Woonpalet. De managementassistente zorgt voor de bestelling van de gewenste artikelen en geeft door wanneer het bestelde bij haar kan worden afgehaald. Zij verstrekt een kopie van de factuur aan de medewerker en de manager Bedrijfsbeheer. De medewerker dient de factuur binnen dertig dagen na de factuurdatum aan Woonpalet te betalen.

15 Het is toegestaan per jaar gratis maximaal 100 kopieën/printuitdraaien (A4) voor privégebruik te maken. Daarboven wordt 4 eurocent per kopie/print in rekening gebracht. De kosten daarvoor dienen contant bij de afdeling Bedrijfsbeheer te worden betaald. Kopieën voor verenigingen, stichtingen, buurthuizen etc. moeten in alle gevallen meteen contant bij de afdeling Bedrijfsbeheer worden afgerekend. Een aantal medewerkers heeft de beschikking over een mobiele telefoon van Woonpalet. De telefoon is in principe bedoeld voor zakelijk telefoonverkeer. Alleen in dringende gevallen of in overleg kan de telefoon, bij wijze van uitzondering, worden gebruikt voor privégesprekken. Voor alle gereedschappen/materialen van Woonpalet geldt dat deze alleen aangewend kunnen worden voor zakelijk gebruik. Dus uitsluitend voor Woonpalet. Ook kunnen medewerkers geen gebruikmaken van diensten die Woonpalet aan klanten verleent, tenzij men daarvan zelf als klant van Woonpalet gebruik kan maken. Wel kunnen medewerkers voor eigen gebruik incidenteel goederen/materialen aanschaffen tegen inkoopsprijs. De managementassistente zorgt voor de bestelling en geeft door wanneer het bestelde bij haar kan worden afgehaald. Zij verstrekt een kopie van de factuur aan de medewerker en de manager Bedrijfsbeheer. De medewerker dient de factuur binnen dertig dagen na de factuurdatum aan Woonpalet te betalen. Als een medewerker naar het oordeel van de directie voor de uitoefening van zijn/haar functie een auto nodig heeft, kan een bedrijfsauto/leaseauto ter beschikking worden gesteld. Voor het gebruik daarvan geldt een speciaal reglement. Daarnaast zijn twee bedrijfsauto s beschikbaar voor zakelijk gebruik: één voor de afdeling Klantzaken en één voor de afdeling Vastgoed. Alle kosten voor het normale gebruik van deze bedrijfsauto s komen voor rekening van Woonpalet. Medewerkers die in een bedrijfsauto rijden, dienen een rittenadministratie bij te houden in het rittenboek dat in de auto ligt. De projectleider(s) Vastgoed en de technisch woonconsulent mogen de bedrijfsauto mee naar huis nemen, mits ze in Zeewolde wonen. Bij vakantie, vrije dagen of ziekte dient de auto bij het kantoor van Woonpalet te worden geparkeerd.

16 Medewerkers van Woonpalet mogen de bedrijfsauto buiten de normale kantooruren in incidentele gevallen gebruiken voor privévervoer tot een maximum van 500 kilometer per jaar. Dit kan pas na overleg met de directie of de manager Bedrijfsbeheer. Ieder is verantwoordelijk voor wat zich in en om de eigen werkplek afspeelt. We zorgen altijd voor een opgeruimd bureau en ook voor een opgeruimde auto. Na afloop van het werk laten we de plek opgeruimd achter. Aan het einde van de dag en bij tijdelijke afwezigheid is nooit vertrouwelijke informatie toegankelijk voor anderen. Hoe gevoeliger de informatie, hoe beter opgeborgen. We gebruiken de papiervernietiger en niet de prullenbak voor kopieën of concepten van brieven die niet op straat horen. De werkplek is geen persoonlijk eigendom. We zorgen ervoor dat ook anderen daar prettig kunnen werken. Persoonsgebonden uitingen horen niet thuis in ruimtes die voor het publiek toegankelijk zijn en ruimtes waar andere bezoekers toegang hebben (inclusief de verkeersruimtes). En ook niet op publicatieborden. Op deze plekken is ook geen informatie zichtbaar die niet met de dienstverlening van Woonpalet te maken heeft. Als we rekeningen of declaraties indienen, doen we dit altijd in alle redelijkheid en eerlijkheid. Leidinggevenden controleren declaraties en rekeningen zorgvuldig, voordat ze worden afgetekend. Persoonsgegevens waarover we vanwege onze functie beschikken, blijven altijd geheim. Er is altijd toestemming nodig van Woonpalet om ze aan derden te verstrekken. Deze geheimhouding respecteren wij ook als onze arbeidsovereenkomst met Woonpalet geëindigd is. Informatie uit een afdelings- of personeelsoverleg, of uit vergaderingen met andere instanties, beschouwen we als vertrouwelijk. Dit geldt vanzelfsprekend niet voor algemene zaken met een openbaar karakter. We accepteren geen voorkeursbehandeling en bieden geen voorkeursbehandeling aan collega s bij het toewijzen van huurwoningen. Dit geldt ook voor koopwoningen die voor Woonpalet ontwikkeld zijn. Wel hebben we het voordeel dat we geen kosten hoeven te betalen voor het ingeschreven staan als woningzoekende.

17 We accepteren geen ongewenste omgangsvormen zoals intimidatie, discriminatie, agressie, pesten of machtsmisbruik. We praten respectvol over collega s, huurders en andere belanghebbenden. We hebben als Woonpalet te maken met een grote diversiteit aan relaties. Denk aan huurders, aannemers, projectontwikkelaars, schoonmaakbedrijven, softwareleveranciers, adviesbureaus enzovoort. We zorgen ervoor dat we zo correct mogelijk met deze relaties omgaan. Daarvoor hanteren we de onderstaande uitgangspunten. Zorgvuldigheid en doelmatigheid Wederkerigheid Soberheid Openheid Loyaliteit We beoordelen kritisch of eventueel informeel contact werkelijk noodzakelijk is. We waarborgen in elk geval altijd onze onafhankelijkheid. Een zakelijke relatie blijft een zakelijke relatie. Ook als we die in privétijd ontmoeten of in privétijd iets aannemen of accepteren. We vermijden in elk geval alle schijn en zorgen ervoor dat de leidinggevende op de hoogte is. We hebben namens Woonpalet bijvoorbeeld de mogelijkheid de relatie een lunch of diner aan te bieden. Als we een relatie uitnodigen, zijn we terughoudend in de keuze van een eventuele gelegenheid of locatie. En zeker ook in het gebruik van alcohol. Als we een uitnodiging aannemen, laten we dit altijd weten aan de leidinggevende. Als we het met elkaar oneens zijn over het aannemen van een uitnodiging, wijzen we die uitnodiging af. Dat betekent dus altijd: bij twijfel, niet doen. Woonpalet is een klantgerichte organisatie. We bezitten het KWH-label. Dit houdt onder meer in dat we in de omgang met onze klanten ons voortdurend het volgende afvragen: Behandelen we de klant zoals we zelf behandeld willen worden? Zijn we goed bereikbaar? Komen we afspraken na? Communiceren wij in begrijpelijke taal? Sturen we klanten niet van het kastje naar de muur? Zijn we ook duidelijk als we een vraag van de klant niet kunnen beantwoorden of een probleem niet kunnen oplossen? Stimuleren wij het dat de huurder de woning als zijn eigen woning beschouwt? Wekken wij geen verwachtingen die we niet waar kunnen maken?

18 Van onze zakelijke relaties zoals leveranciers, aannemers en samenwerkingspartners verwachten we dat zij ons vertrouwen niet schaden. Zakelijke afspraken komen we van beide kanten nauwgezet na. Bij het afsluiten van contracten maken we objectieve en zakelijke afwegingen. Overeenkomsten leggen we schriftelijk vast en komen we consequent na. Als we informatie willen over een partner, achterhalen we die altijd op een wettige manier. En we doen in elk geval nooit zaken met een partij als dat leidt tot overtreding of omzeiling van wetten en regels. Verder hanteren we voor de omgang met leveranciers nog de volgende uitgangspunten: We houden zakelijk en privé gescheiden. We voeren een transparant aanbestedingsbeleid. We stellen onze relaties op de hoogte van ons integriteitbeleid. Ook leveranciers mogen bij huurders geen (valse) verwachtingen scheppen. Medewerkers van leveranciers spreken met respect over klant, werkgever en Woonpalet; Medewerkers van leveranciers houden zich tijdens de uitoefening van taken in opdracht van Woonpalet, aan onze leveringsvoorwaarden, inclusief de klantgerichte benadering en het integriteitsbeleid. Onder relatiegeschenken verstaan we ook kerstgeschenken, uitstapjes, diners en lunches die we krijgen aangeboden door derden. Hiervoor gelden de volgende regels: Geschenken in de vorm van geld aanvaarden we uiteraard nooit! We accepteren en geven geen geschenken boven de 50. De financiële waarde wordt dan zo groot dat de ontvanger in een afhankelijkheidspositie kan komen en zich verplicht voelt tot een tegenprestatie. Als we uit hoofde van onze functie een vooraf gemelde lezing, presentatie of iets dergelijks houden en hiervoor een waardebon of geschenk ontvangen, accepteren we deze, als de waarde tenminste niet meer bedraagt dan 50. Ook cadeaus die we aangeboden krijgen voor persoonlijke zaken als een huwelijksjubileum, verjaardag, ziekte, enz. accepteren we tot een bedrag van 50. Geschenken die we op een privéadres ontvangen, sturen we altijd terug of weigeren we direct aan de deur, ongeacht de waarde. Schenkingen met een te verwaarlozen waarde (bijvoorbeeld pennen, kalenders, petjes e.d.). melden we niet. Alle overige geschenken melden we direct bij de leidinggevende, die het doorgeeft aan de managementassistent voor registratie. De volgende gegevens worden geregistreerd: de naam van de ontvangende medewerker, de leverancier en de omschrijving met de (geschatte) waarde van het geschenk. Bij twijfel: overleg Relatiegeschenken anders dan hierboven bedoeld, moeten altijd naar het kantooradres van Woonpalet worden gestuurd. Zonodig wijzen we leveranciers er schriftelijk op. De geschenken worden aangenomen, geregistreerd en in bewaring genomen door de

19 managementassistent. Hij of zij meldt de ontvangst van het geschenk zowel aan de medewerker aan wie het geschenk is gestuurd als aan de direct leidinggevende van de medewerker. Als we een geschenk rechtstreeks ontvangen, gaat het eerst naar de managementassistent, die het meldt bij de leidinggevende. Bij twijfel over de waarde van het relatiegeschenk, maakt de leidinggevende de afweging of we het geschenk kunnen accepteren. Dit gebeurt op basis van de volgende overwegingen: Op welk moment wordt iets aangeboden (voor of na een opdracht)? Waarvoor wordt iets gegeven? Bestaat er een risico dat een contraprestatie wordt verlangd (afhankelijkheid)? Wordt er open mee omgegaan? Gaat het om een incidenteel geval of is er sprake van een patroon? Zijn er andere medewerkers die regelmatig van dezelfde relatie een geschenk of een dienst ontvangen of aangeboden krijgen? Geschenken die we niet kunnen accepteren, sturen we terug. Geschenken die we wel kunnen accepteren, zijn voor algemeen gebruik of worden verloot. Uitnodigingen worden altijd besproken in het afdelingsoverleg en met de leidinggevende (openheid). Als we gratis toegangsbewijzen aangeboden krijgen voor (sport)toernooien, seminars, congressen, fabrieksbezoeken, beurzen, e.d., of tegen niet-marktconforme prijzen, dan overleggen we met de leidinggevende. Uitnodigingen voor lunches, diners of andere representatieve zaken, nemen we uitsluitend aan als ze in het belang zijn van Woonpalet. Bovendien mag het niet conflicteren met de onafhankelijkheid in de besluitvorming binnen Woonpalet. Het liefst neemt Woonpalet de kosten van lunches en diners waaraan we deelnemen, voor eigen rekening. Uitstapjes en reizen laten we in principe niet bekostigen door derden. Voor deelname aan uitstapjes en reizen moet het belang van Woonpalet aantoonbaar zijn. We overleggen in elk geval altijd van tevoren met de leidinggevende. Van belang hierbij is de verhouding (ook in tijd) zakelijk ten opzichte van ontspanning. Het zakelijke karakter moet de overhand hebben, zodat we de schijn van snoepreisjes op kosten van derden vermijden. Als het van belang is voor Woonpalet, kunnen we relaties uitnodigen voor lunches, diners of andere representatieve zaken. Hiervoor overleggen we van tevoren met de leidinggevende.

20 Relatiegeschenken geven we in principe niet. Alleen huurders die een bepaalde taak voor Woonpalet verrichten, of hebben verricht, ontvangen met kerst of bij hun afscheid een relatiegeschenk, van beperkte waarde. Het gaat dan bijvoorbeeld om toezichthouders of leden van erkende bewonerscommissies of huurdersverenigingen. Als er een speciale reden is -anders dan een regulier overleg- om bepaalde groepen huurders uit te nodigen, dan overleggen we hierover eerst met de leidinggevende. Ook maken we dan gebruik van een locatie die past bij Woonpalet. Dus niet bij een medewerker thuis. De (parlementaire) geschiedenis leert dat een goed aanbestedingsbeleid (voor planmatig onderhoud en nieuwbouw) onontbeerlijk is. De regels die Woonpalet hanteert omtrent aanbesteding, zijn in september 2010 vastgesteld in een aanbestedingsbeleid. Voor het vervullen van betaalde of onbetaalde nevenfuncties vragen we vooraf schriftelijke toestemming aan de directie. Directieleden vragen toestemming aan de voorzitter van de Raad van Commissarissen. Sommige nevenfuncties kunnen namelijk leiden tot strijdige belangen. Dit geldt ook voor nevenactiviteiten die een te zware belasting zijn. Alle aanvragen en meldingen van nevenactiviteiten registreren we. We vervullen geen nevenactiviteiten als er sprake is van: onoorbare belangenverstrengeling; botsing van belangen; schade van het aanzien van Woonpalet; onvoldoende beschikbaarheid voor de functie. Als een functie is aanvaard en pas daarná blijkt dat er sprake is van strijdige belangen, dan treden we terug uit zo n functie. Dit gebeurt op verzoek van de directie. Of, als het om een directielid gaat, op verzoek van de voorzitter van de Raad van Commissarissen. Als we voor derden arbeid willen verrichten in loondienst, of voor eigen rekening, hebben we daarvoor altijd schriftelijke toestemming nodig van Woonpalet. Dit schrijft ook de CAO voor (artikel 6 lid 3). We leveren in elk geval nooit betaalde diensten aan huurders of Verenigingen Van Eigenaren (uitgezonderd collega s en familie).

21 We gebruiken de naam van Woonpalet nooit privé om korting of een speciale behandeling te krijgen. We nemen nooit goederen over van huurders. We nemen ook geen goederen mee uit een woning die ontruimd gaat worden. Als we uitgenodigd worden voor een relatiedag, een congres, symposium e.d. bespreken we dit met de leidinggevende. Zulke bijeenkomsten moeten inspirerend en beeldvormend zijn en de ontwikkelingen bij Woonpalet positief beïnvloeden. Uitgangspunt is dat de deelname past bij de aard van een functie. De informatie en kennis die we opdoen koppelen we terug aan onze collega s in een afdelingsoverleg of MT-overleg. We houden geen informatie achter die in het belang is van Woonpalet. Als die informatie geheim of vertrouwelijk is, dan vraagt dat om een integere afweging van de belangen. Beschikken we uit andere bronnen over informatie die we niet kenbaar mogen maken, dan melden we het bij een leidinggevende. Het kan nodig zijn om van een zaak afgehaald te worden. Een stelsel van gedragsregels en afspraken is pas compleet als ook duidelijk is wat de gevolgen zijn als we deze regels en afspraken niet nakomen. Uiteraard zijn regels er voor iedereen, van hoog tot laag. Het is dan ook in de eerste plaats de bedoeling dat medewerkers elkaar open en eerlijk kunnen aanspreken op het niet naleven van de gestelde gedragsregels, of dit nu je directe collega is of je leidinggevende! Laten we ons er bewust van zijn dat iedereen binnen Woonpalet een onderdeel is van de sfeer en cultuur die er heerst. Samen zijn we hier verantwoordelijk voor en moet het normaal zijn om elkaar aan te spreken op niet gewenst of toelaatbaar gedrag.

22 Als we deze gedragsregels niet naleven, hebben leidinggevenden de volgende maatregelen ter beschikking: Een mondelinge waarschuwing of berisping. Melding van de kwestie aan de directeur en in het persoonlijk dossier, wat kan leiden tot een schriftelijke waarschuwing. Verrekening van het verkregen voordeel en beschikbaar stellen aan een goed doel dat past binnen de richtlijnen die we hebben vastgesteld voor uitgaven van Woonpalet als maatschappelijk ondernemer. Teruggave van het voordeel aan de persoon of organisatie waarvan het ontvangen is. Starten van een disfunctioneringsprocedure. Zo n procedure kan eventueel tot ontslag leiden. Ontslag op staande voet. Bij elke overtreding en maatregel vindt ruggespraak plaats met de directie van Woonpalet. Als we vermoeden dat een collega handelt in strijd met deze integriteitscode of dat er sprake is van (het vermoeden van) een mogelijke misstand, dan melden we dit volgens de regels beschreven in de meldingsprocedure mogelijke misstand. Het vermoeden van een misstand is een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden van een (dreigend) strafbaar feit; een (dreigende) schending van wetten en regels; een (dreigen van) bewust onjuist informeren van publieke organen; een schending van de in de onderneming van toepassing zijnde gedragsregels; (een dreiging van) het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over bovengenoemde feiten. Meldingen worden schriftelijk vastgelegd en nagetrokken. Vervolgens wordt een onderzoek ingesteld. Daarbij wordt de anonimiteit van een medewerker die te goeder trouw een misstand meldt (de zogenaamde klokkenluider) zoveel mogelijk gewaarborgd.

23

24

25 De meldingsprocedure mogelijke misstand (verder te noemen: meldingsprocedure) biedt medewerkers van Woonpalet de mogelijkheid om een overtreding van interne regelgeving en externe regelgeving (wetgeving) te melden. Woonpalet voert haar activiteiten eerlijk en transparant uit conform de regels en richtlijnen die vastliggen in de integriteitscode. Om de hierin opgenomen gedragsregels te handhaven, verwacht Woonpalet van haar medewerkers dat zij eventuele vermoedens van grensoverschrijdend gedrag of een misstand, in een vroeg stadium bespreekbaar maken. Het is veelal de medewerker zelf die merkt dat er iets niet klopt. Meestal gaat het om relatief onschuldige kwesties die in de lijn kunnen worden opgelost. Gaat het echter om meer serieuze zaken, zoals een strafbaar feit, grove schending van de integriteitscode, fraude, ongewenst gedrag, intimidatie of ernstige verspilling, dan stelt de meldingsprocedure medewerkers in staat hier officieel melding van te doen. Door adequaat te reageren kan Woonpalet verdere escalatie en (imago)schade voorkomen. Bij twijfel kan de medewerker eerst advies inwinnen bij de leidinggevende of bij de vertrouwenspersoon. In deze meldingsprocedure wordt beschreven - wie gebruik kunnen maken van de regeling, - wat onder een misstand wordt verstaan, - hoe de in- en externe melding eruit ziet en - wat het te doorlopen proces is. 1. Wie kunnen gebruikmaken van de regeling? - Medewerkers in dienst van Woonpalet, stagiaires, uitzendkrachten, gedetacheerden en zzp-ers. - Ex-medewerkers van Woonpalet die op het tijdstip van de melding niet langer dan één jaar uit dienst zijn. 2. Wat is een misstand? Een misstand is een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden van een kwestie die de organisatie of het maatschappelijk belang in het geding brengt. Te denken valt onder andere aan: - Een mogelijke schending van wet- en regelgeving of andere (interne) voorschriften, zoals de integriteitscode. - Een mogelijke vorm van ongewenst gedrag in het kader van psychosociale arbeidsbelasting zoals seksuele intimidatie, discriminatie, agressie/geweld, pesten en intimidatie. In dat geval wordt de melding als een klacht behandeld conform de arbo-wet.

26 - Een dreigend strafbaar feit zoals diefstal, verduistering, omkoping. - Een gevaar voor de volksgezondheid, veiligheid of het milieu. - Een onbehoorlijke wijze van functioneren die de organisatie of de sector in het geding brengt. - Het misleiden of bewust onjuist informeren van instanties die met een rechtsprekende, opsporende, controlerende of toezichthoudende taak belast zijn. - Een (dreigende) verspilling van maatschappelijke gelden. - Een (dreiging van het) bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over deze feiten. 3. De melder De melder is een medewerker die een (vermoedelijke) misstand constateert en deze meldt bij de werkgever met het doel dat de werkgever actie onderneemt om de misstand op te lossen. 4. De leidinggevende De leidinggevende is de functionaris die direct leiding geeft aan de medewerker. 5. Vertrouwenspersoon De vertrouwenspersoon is de door Woonpalet extern aangestelde medewerker die fungeert als aanspreek-, advies- en opvangpunt voor medewerkers die met een (vermoedelijke) misstand zijn geconfronteerd. De vertrouwenspersoon rapporteert aan het Centraal Meldpunt. Als procesbewaker wordt de vertrouwenspersoon door het Centraal Meldpunt over elke melding en elke fase in de procedure geïnformeerd. 6. Centraal Meldpunt De directeur fungeert als Centraal Meldpunt van (vermoedelijke) misstanden. De directeur is verantwoordelijk voor de uitvoering van het (voor)onderzoek. De directeur rapporteert jaarlijks over de gedane meldingen en de resultaten aan de raad van commissarissen (rvc). De directeur informeert de melder over de afhandeling van de melding en kan zich laten adviseren door de leidinggevenden en de vertrouwenspersoon. 7. De voorzitter van de raad van commissarissen In geval de directeur of een rvc-lid zelf schuldig is aan een (vermoedelijke) misstand, dan vindt de melding plaats bij de voorzitter van de rvc. In geval de voorzitter van de rvc schuldig is aan een (vermoedelijke) misstand dan vindt de melding plaats bij de directeur. 8. Onderzoekscommissie De onderzoekscommissie is een door de directeur in te stellen commissie, die zowel uit in- als externe personen kan bestaan. Het betreft een voorzitter en twee deskundigen. De samenstelling is de verantwoordelijkheid van de directeur.

27 9. Algemene bepalingen - Iedere medewerker wordt geacht melding te doen van een (vermoedelijke) misstand. De medewerker heeft recht op een vertrouwelijke behandeling van de persoonsgegevens. - De meldingsprocedure misstanden is niet bedoeld voor klachten die direct en alleen samenhangen met het dagelijks functioneren van een medewerker. - Indien sprake is van bewust gedane valse meldingen wordt een sanctie opgelegd. Interne melding 1. De medewerker bespreekt een (vermoedelijke) misstand met de leidinggevende. Indien dit niet wenselijk is, of de leidinggevende onvoldoende gehoor geeft, wendt de medewerker zich tot de vertrouwenspersoon. 2. Het melden van een (vermoedelijke) misstand kan schriftelijk en in eerste instantie ook mondeling plaatsvinden. 3. Het indienen van een officiële melding gebeurt, na overleg met de vertrouwenspersoon, altijd schriftelijk bij de directeur. De vertrouwenspersoon staat de melder bij in het op schrift stellen van de melding aan de hand van het Formulier melding mogelijke misstand. 4. De directeur bevestigt de ontvangst van de melding schriftelijk binnen één week aan de melder en aan de vertrouwenspersoon. 5. De melding wordt vertrouwelijk behandeld. Zowel door de melder als door degene met wie de (vermoedelijke) misstand is besproken. Zonder toestemming van de directeur wordt geen informatie verstrekt aan derden. Bij het verschaffen van informatie wordt de naam van de medewerker niet genoemd. Vertrouwelijkheid wordt gewaarborgd door een zaaknummer. 6. Van de melding wordt een geanonimiseerd dossier aangelegd waarin alle stappen worden gedocumenteerd. Het dossier wordt in een beveiligde omgeving bewaard. Alleen de directeur heeft toegang tot de identificatiegegevens van de melder. 7. De directeur stelt direct een vooronderzoek in waarbij wordt vastgesteld of de directeur zelf bevoegd is de melding verder te behandelen en of de melding ontvankelijk is. Is de melding niet-ontvankelijk, dan wordt deze niet verder in behandeling genomen. Is de directeur wel bevoegd en de melding wel gegrond, dan start een feitenonderzoek uitgevoerd door een onderzoekscommissie. Deze vooronderzoeksfase duurt maximaal vier weken. De melder en de vertrouwenspersoon worden in beide gevallen over de uitslag schriftelijk geïnformeerd.

28 8. De directeur kan een melding niet-ontvankelijk verklaren en van verdere behandeling afzien als: - het vermoeden van een misstand onvoldoende is; - de melding onredelijk laat is gedaan of, indien het een melding van een exmedewerker betreft; niet binnen één jaar na uitdiensttreding. - het een melding betreft waarover al eerder een melding is gedaan die is of wordt behandeld; - het een melding betreft waarover een onderzoek is of wordt verricht door de overheid of waarvan al een melding ter beoordeling bij een rechterlijke instantie ligt; - de melding het door Woonpalet gevoerde beleid betreft. 9. Zodra de melding ontvankelijk wordt verklaard, informeert de directeur de persoon op wie de melding betrekking heeft schriftelijk over de melding, tenzij daardoor het onderzoeksbelang wordt geschaad. 10. Als de melding gegrond is, stelt de directeur een onderzoekscommissie in. Op basis van een opdrachtformulering, opgesteld door de directeur, doet deze commissie nader onderzoek naar de misstand en levert binnen acht weken na de ontvangstbevestiging haar rapport in bij de directeur. Dit rapport bevat naast de feiten en doorlopen stappen, een advies over de verder te volgen procedure en inhoudelijk voorgestelde maatregelen/sancties. 11. De melder, de persoon op wie de melding betrekking heeft en de vertrouwenspersoon ontvangen een afschrift van de opdrachtformulering. 12. De onderzoekscommissie beraadslaagt en beslist achter gesloten deuren over het advies. 13. De termijn van acht weken kan worden verlengd met vier weken. Deze verlenging wordt, met redenen omkleed, schriftelijk gecommuniceerd met de directeur. Deze informeert de melder, de persoon op wie de melding betrekking heeft en de vertrouwenspersoon over de verlenging. 14. De melder ontvangt gedurende het onderzoek algemene informatie over de voortgang van het onderzoek tenzij de melder daar geen prijs op stelt of dit nadelig is voor de melder of het onderzoek of er andere gegronde redenen zijn om de melder niet te informeren. Als er andere gronden zijn om de melder niet te informeren, moet dit door de directeur schriftelijk, met redenen omkleed, aan de melder worden medegedeeld. 15. De onderzoekscommissie informeert de melder, de persoon op wie de melding betrekking heeft en de vertrouwenspersoon over het feit dat zij het rapport heeft uitgebracht bij de directeur. 16. Binnen drie weken nadat de directeur het rapport heeft ontvangen, worden de melder en de vertrouwenspersoon door de directeur schriftelijk op de hoogte gesteld van het inhoudelijke standpunt omtrent de (vermoedelijke) misstand. Daarbij wordt aangegeven of de melding tot stappen heeft geleid, en zo, ja tot

29 welke. De persoon op wie de melding betrekking heeft, wordt eveneens geïnformeerd, tenzij daardoor een onderzoeksbelang kan worden geschaad. Als de directeur zelf onderwerp van de melding is, dan moet in dit artikel voor de directeur worden gelezen: de voorzitter van de rvc. Als de voorzitter van de rvc zelf onderwerp van de melding is, dan moet in dit artikel voor de voorzitter van de rvc worden gelezen: de directeur. Externe melding aan de voorzitter van de rvc 1. De medewerker kan een (vermoedelijke) misstand melden bij de voorzitter van de rvc als: a. hij het niet eens is met het standpunt of de verlengingstermijn (art. 2); b. hij het vermoeden heeft dat het een misstand bij de directeur betreft; c. er acuut gevaar is waarbij een zwaarwegend en spoedeisend maatschappelijk belang een onmiddellijke externe melding noodzakelijk maakt; d. de medewerker in alle redelijkheid kan vrezen voor tegenmaatregelen als gevolg van een eerder gedane melding die de misstand niet heeft weggenomen. 2. De onder artikel 2 genoemde procedure wordt hierbij gevolgd, met dien verstande dat voor directeur moet worden gelezen: de voorzitter van de rvc. 1. De medewerker die met inachtneming van deze regeling te goeder trouw een vermoeden of aanwijzing van een misstand heeft gemeld, wordt op geen enkele wijze in zijn positie benadeeld als gevolg van de melding. Represailles, ook van collega s, tegen de melder worden niet geaccepteerd en leiden tot sancties. 2. De vertrouwenspersoon wordt op geen enkele wijze benadeeld als gevolg van het uitoefenen van haar/zijn taken krachtens deze regeling. 3. Anoniem melden is in het uiterste geval mogelijk, op voorwaarde dat er sprake is van een concrete beschuldiging gebaseerd op controleerbare feiten. Een anonieme melding wordt niet anders behandeld dan een melding waarvan de afzender bekend is. Correspondentie verloopt bij een anonieme melding via de vertrouwenspersoon. 1. De directie van Woonpalet zorgt ervoor dat deze meldingsprocedure (digitaal) beschikbaar is en bekend bij alle medewerkers. 2. De directie en het management nemen alle zaken rondom meldingen zeer serieus, ondernemen tijdig actie, garanderen vertrouwelijkheid en een zorgvuldige afhandeling.

30 3. Het management is verplicht, zodra zich een melding voordoet, volledige medewerking te verlenen aan het onderzoek. Alle medewerkers moeten eenvoudig toegang hebben tot de vertrouwenspersoon. Personen die eerst mondeling hun (vermoedelijke) melding willen bespreken, moeten in staat zijn om de vertrouwenspersoon vrijblijvend te bezoeken. Externe locaties kunnen hiervoor worden gebruikt. Jaarlijks wordt ten behoeve van het sociaal jaarverslag door de vertrouwenspersoon een verslag gemaakt. In dat verslag wordt in geanonimiseerde zin en met inachtneming van de ter zake geldende wettelijke bepalingen gemeld: - het aantal en de aard van de meldingen van een vermoeden of aanwijzing van een misstand; - het aantal meldingen dat niet tot een onderzoek heeft geleid; - het aantal onderzoeken dat is verricht en - het aantal adviezen en de aard van de adviezen die zijn uitgebracht. - Meldingsdossiers die ongegrond zijn verklaard, worden aan het einde van het boekjaar vernietigd. Overige meldingsdossiers worden vernietigd vijf jaar na interne afhandeling of nadat de externe rechtsgang is doorlopen. - De persoon op wie de melding betrekking heeft, heeft het recht tot inzage in het dossier (met uitzondering van de persoonsgegevens van de melder) om eventuele onjuistheden te corrigeren en zijn verdediging voor te bereiden. - De meldingsprocedure misstanden wordt, met instemming van de rvc, elke vier jaar geëvalueerd. - De procedure kan door de bestuurder worden gewijzigd of ingetrokken, na overleg met de rvc. - In die gevallen waarin de regeling niet voorziet, beslist de bestuurder. Deze meldingsprocedure mogelijke misstand is vastgesteld door de directeur-bestuurder op 22 juli 2014.