Integriteitscode Woningstichting Laarbeek

Transcriptie

1 Integriteitscode Woningstichting Laarbeek 1. Inleiding In deze integriteitscode staat beschreven wat wij onder integer gedrag verstaan, welke principes wij hanteren en welke spelregels daarbij horen. De code geldt voor iedereen die bij Woningstichting Laarbeek is betrokken: de medewerkers, de directeurbestuurder en de leden van de Raad van Commissarissen. Wij vinden het belangrijk dat ook onze externe relaties, bedrijven of instanties die voor ons werken, de code onderschrijven. 2. Waarom een integriteitscode In ons ondernemingsplan "Werken aan een Vitaal Vierluik" hebben we de volgende missie geformuleerd. Wij willen een optimale bijdrage leveren aan het behouden en versterken van de woon- en leefkwaliteit in de afzonderlijke kernen. Dit doen we in samenwerking met de gemeente Laarbeek en de lokaal werkzame organisaties. De agenda van de klant staat hierbij centraal. Deze missie vormt de leidraad voor ons handelen als maatschappelijk ondernemer. Wij beheren en zetten gelden in die een maatschappelijke bestemming hebben. Dat schept bijzondere verplichtingen op het vlak van integriteit. We willen de buitenwereld laten zien dat we een professionele en integere organisatie zijn. Integriteit begint bij jezelf. Integriteit wordt soms beperkt uitgelegd als de afwezigheid van fraude en corruptie. Op zich is dit waar, maar wij zien integriteit liever als een deugd. Bij integriteit gaat het om eerlijkheid, naar de klant, de eigen organisatie, de leveranciers, je collega s, maar vooral naar jezelf. Met integer handelen bedoelen we dat we onze functie adequaat en zorgvuldig uitoefenen, met inachtneming van onze verantwoordelijkheden en de geldende regels. Als regels ontbreken, niet helder of onrechtvaardig zijn, dan oordelen en handelen we op verantwoorde wijze. We nemen verantwoordelijkheid voor ons eigen handelen, we zijn aanspreekbaar op ons gedrag en we spreken anderen erop aan. Wij verwachten van onze professionals dat zij rechtvaardig, verstandig en moedig opereren. Rechtvaardig betekent dat we in verschillende omstandigheden evenwichtige inschattingen weten te maken. Met verstandig bedoelen we dat we zicht houden op het uiteindelijke doel en dat we tegenstrijdige belangen bij elkaar weten te brengen. Moed hebben we nodig om te doen wat we moeten doen, ook al is dat niet altijd even gemakkelijk. In die zin is integer handelen het vinden van de juiste balans in verschillende omstandigheden. J:\BEDRIJFSVOERING\HRM\Integriteit\Integriteit- en gedragscode versie 2-DEF_ doc

2 Governancecode Met de integriteitscode sluiten we aan bij de principes en bepalingen van de Governancecode Woningcorporaties. Deze code vraagt van corporaties om integer en transparant te handelen. Wij onderschrijven de governancecode. Gedragscode medewerkers Van onze medewerkers verwachten wij dat ze betrouwbaar zijn en zich correct gedragen naar elkaar en naar onze klanten. De spelregels hiervoor hebben we in een aparte gedragscode voor de medewerkers opgenomen. Deze code maakt onderdeel uit van de Integriteitscode.

3 INTEGRITEITSCODE Principes en uitwerking Principe 1: We willen het vermoeden van belangenverstrengeling voorkomen. 1.1 Een medewerker vraagt (conform cao Woondiensten , art. 2.5) vooraf schriftelijk toestemming voor alle nevenwerkzaamheden ( in loondienst voor derden of voor eigen rekening). Woningstichting Laarbeek geeft hiervoor toestemming, tenzij sprake is van concurrentie, overbelasting, strijdige belangen of een kennelijk nadelige invloed op het functioneren van de medewerker. 1.2 Aan het aanvaarden van een bestuurlijke nevenfunctie gaat goedkeuring vooraf. Een medewerker vraagt goedkeuring aan de directeurbestuurder. De directeurbestuurder meldt het aanvaarden van een bestuurlijke functie vooraf bij de voorzitter van de RvC. Leden van de RvC melden het aan de RvC. 1.3 Als tegenstrijdigheid van belangen pas aan de orde komt nadat de betreffende functie is aanvaard, treden de medewerker, de directeurbestuurder of een lid van de RvC terug uit deze functie. 1.4 Nevenfuncties van directeurbestuurder en leden van de RvC worden opgenomen in het jaarverslag. 1.5 Als in het kader van bestuurlijke nevenfuncties conferenties of buitenlandse reizen aan de orde zijn, melden de medewerkers de voorwaarden aan hun teamleider. De directeurbestuurder beslist voor de medewerkers of gehoor kan worden gegeven aan een dergelijke uitnodiging. De directeurbestuurder en de leden van de RvC melden het bij de voorzitter van de RvC. De voorzitter van de RvC meldt het aan de leden van de RvC. 1.6 Wanneer er sprake is of kan zijn van tegenstrijdige belangen, onthoudt een lid van de RvC zich van deelname aan de beraadslagingen en besluitvorming. Principe 2: We gebruiken onze functie niet om een persoonlijk voordeel te behalen. 2.1 We verwachten of vragen geen korting of voorrang, ook niet voor familie of bekenden, bij de diensten van Woningstichting Laarbeek. 2.2 We gebruiken geen eigendommen van Woningstichting Laarbeek voor het uitoefenen van bedrijfsmatige activiteiten voor eigen rekening of voor rekening van derden. 2.3 Als we een woning kopen van Woningstichting Laarbeek, betalen we een marktconforme prijs. 2.4 We bemiddelen niet tussen leveranciers van WSL en privérelaties over het onder gunstige voorwaarden verlenen van producten en diensten.

4 2.5 Zakelijke transacties in de privésfeer met leveranciers van Woningstichting Laarbeek worden op marktconforme voorwaarden uitgevoerd. 2.6 Om medewerkers, directeurbestuurder en leden van de RvC te helpen bij hun afweging is een actueel overzicht beschikbaar van bedrijven en instellingen waarmee Woningstichting Laarbeek een zakelijke relatie heeft. 2.7 Medewerkers, directeurbestuurder en leden van de RvC zijn voorzichtig in contacten in de privésfeer met (zakelijke) relaties van de corporatie. Bij het beoordelen of de relatie integer is, gaan wij uit van de eigen verantwoordelijkheid. Dit geldt ook voor deelname aan netwerken waarin leveranciers opereren. Ook hierbij zijn terughoudendheid en transparantie gewenst. Principe 3: We doen geen zaken met bedrijven of instellingen die eigendom zijn of aangestuurd worden door de eigen medewerkers, directeurbestuurder of leden van de Raad van Commissarissen. Dit geldt ook voor ondernemingen of instellingen waarin medewerkers, de directeurbestuurder of leden van de RvC of hun directe familieleden financiële belangen hebben(bijvoorbeeld bezit van aandelen). 3.1 Medewerkers melden schriftelijk bij de directeurbestuurder de belangen die zij hebben in bedrijven en instanties waarmee Woningstichting Laarbeek zaken doet. 3.2 De directeurbestuurder meldt het bij de voorzitter van de Raad van Commissarissen. 3.3 De leden van de RvC melden het aan de RvC. 3.4 Ook tussentijds ontstane en mogelijk in de toekomst nog te ontstane belangen worden gemeld. Principe 4: We gaan zorgvuldig om met (vertrouwelijke) bedrijfsinformatie van Woningstichting Laarbeek en van derden. 4.1 We bewaren bedrijfsinformatie deugdelijk en zorgen ervoor dat onbevoegden er geen kennis van kunnen nemen. 4.2 Wij verstrekken externe relaties uitsluitend bedrijfsinformatie voor zakelijke doeleinden.

5 Principe 5: We nemen geen geschenken of giften in geld of natura aan. 5.1 Kleine attenties uit waardering voor geleverde diensten, zoals een bos bloemen, gebak, een fles wijn of een waardebon worden ter beschikking gesteld van de organisatie. 5.2 Geschenken die op ons privéadres worden bezorgd, nemen we mee naar kantoor en melden we bij de teamleider of de directeurbestuurder. Deze besluiten of de geschenken ter beschikking van de organisatie worden gesteld of worden teruggestuurd. 5.3 Pogingen tot omkoping worden direct gemeld aan de teamleider, de directeurbestuurder of de voorzitter van de Raad van Commissarissen. 5.4 We accepteren zakelijke uitnodigingen voor bijvoorbeeld sporttoernooien, seminars, trainingen, congressen, lunches, diners, feestjes en bedrijfsuitstapjes van externe relaties alleen na toestemming vooraf van de teamleider of directeurbestuurder. De directeurbestuurder en leden van de RvC (als ze in hun functie van commissaris worden uitgenodigd) melden uitnodigingen aan de voorzitter van de RvC. 5.5 Uitnodigingen, geschenken en dergelijke worden geregistreerd in het hrm-formulier. 5.6 Persoonlijke activiteiten komen niet in aanmerking voor sponsoring. Principe 6: Bij vermoedens dat één van de overeengekomen integriteitsafspraken niet wordt nagekomen, moet hiervan melding worden gemaakt. In de Klokkenluiderregeling is de meldingsprocedure vastgelegd. 6.1 De teamleider is het eerste aanspreekpunt voor integriteitskwesties. De teamleider licht vervolgens de directeurbestuurder in. 6.2 De directeurbestuurder meldt incidenten bij de voorzitter van de RvC. 6.3 Leden van de RvC melden incidenten bij de voorzitter van de RvC. De voorzitter meldt incidenten aan de leden. 6.4 Incidenten die een medewerker niet wil of kan melden bij zijn leidinggevende, kunnen direct worden gemeld bij de directeurbestuurder of de externe vertrouwenspersoon. De externe vertrouwenspersoon is te bereiken via de Vertrouwenslijn van NIM BMW. Deze is bereikbaar op maandag t/m vrijdag van 8.30 tot uur. Telefoonnummer (024) Signalen die te maken hebben met mogelijke fraude of zelfverrijking van medewerkers, managers en bestuurders van corporaties kunnen, desgewenst anoniem, worden doorgegeven aan het Meldpunt Integriteit Woningcorporaties. Het Meldpunt integriteit woningcorporaties is elke werkdag tijdens kantooruren geopend en is als volgt te bereiken:

6 Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties Directie Woningmarkt t.a.v. Meldpunt Integriteit Woningcorporaties Postbus EA Den Haag T: E: Principe 7: We houden ons en elkaar aan de afspraken in de integriteitscode. 7.1 Medewerkers, directeurbestuurder en leden van de RvC ondertekenen de integriteitscode. 7.2 Als medewerkers, directeurbestuurder of commissarissen niet handelen volgens de gemaakte afspraken rondom integriteit, wordt dit beschouwd als plichtsverzuim en volgen er sancties. Hier gaat een gedegen onderzoek (zie Klokkenluiderregeling) aan vooraf. 7.3 De betrokkene wordt altijd schriftelijk in kennis gesteld van een sanctie. 7.4 Voor medewerkers gelden in eerste instantie disciplinaire maatregelen die in passende verhouding staan tot de overtreding. 7.5 Bij een grove en bewuste overtreding van de gemaakte afspraken kan ontslag uit de dienstbetrekking volgen. 7.6 Bij fraude of als WSL op een andere manier wordt benadeeld, wordt aangifte gedaan. 7.7 Sancties worden bepaald door de directeurbestuurder. Als het de directeurbestuurder zelf betreft of een commissaris, bepaalt de voorzitter van de RvC, in overleg met de andere leden van de RvC, de sanctie. 7.8 Als een externe partij de afspraken niet nakomt, kan dit leiden tot beëindiging van de samenwerking. Principe 8: De integriteitscode is openbaar. 8.1 Klanten, leveranciers en andere externe relaties worden geïnformeerd over de code. 8.2 De code wordt op de website geplaatst. 8.3 De code wordt elke twee jaar geëvalueerd. 8.4 In het jaarverslag wordt melding gemaakt van zaken die in dit verband van belang zijn.

7 GEDRAGSCODE VOOR DE MEDEWERKERS Principe A: We gaan respectvol om met onze klanten A1 We spreken, binnen en buiten werktijd, met respect over onze klanten en relaties ongeacht hun afkomst, taal, religie, etniciteit, politieke overtuiging of gedrag. A2 We hebben een professionele houding. Dit blijkt uit zakelijk en betrokken gedrag, een verzorgd uiterlijk en duidelijke verbale en non-verbale communicatie. A3 We komen afspraken met klanten na. A4 Vertrouwelijke informatie over onze klanten gebruiken we alleen als het nodig is voor het goed uitvoeren van ons werk. Principe B: We gaan respectvol om met elkaar B1 We accepteren van elkaar geen (seksuele) intimidatie, agressief gedrag of pestgedrag. Zo nodig meld je incidenten bij je teamleider of de directeurbestuurder. B2 We spreken elkaar aan op ongewenst of niet integer gedrag. B3 We gaan verantwoordelijk om met de flexibiliteit van werktijden, zoals neergelegd in P-regeling Werktijden Principe C: Informatie is van het bedrijf en niet van jezelf C1 We werken transparant. Ons werk kan, zo nodig, direct worden overgenomen door een collega. C2 Afspraken worden schriftelijk vastgelegd. C3 Toegangscodes en wachtwoorden zijn persoonlijk en worden niet uit handen gegeven aan derden. C4 Je maakt geen gebruik van de autorisatie van collega s. C5 We stellen in Outlook onze agenda s en zakelijke contactpersonen voor elkaar open. C6 Internet wordt in principe gebruikt voor zakelijke, werkgerelateerde doeleinden. Principe D: Privégebruik van eigendommen kan soms wel D1 We gebruiken kantoorbenodigdheden van WSL uitsluitend ten behoeve van Woningstichting Laarbeek. D2 Het gebruik van het kopieerapparaat voor maatschappelijke activiteiten en privéaangelegenheden is beperkt toegestaan. Je vraagt hiervoor toestemming aan je

8 D3 D4 D5 D6 teamleider. In voorkomende gevallen kan hiervoor een vergoeding worden gevraagd (zwart-wit 0,01/ kleur 0,08 per kopie). Als je beschikt over een zakelijke mobiele telefoon, is gebruik voor privédoeleinden toegestaan. Bij gebruik in het buitenland wordt terughoudendheid betracht. Voor het privé gebruiken van de bedrijfsauto s gelden de afspraken zoals die met de betreffende medewerkers zijn overeengekomen. Gebruik van materialen en gereedschappen wordt in overleg met de teamleider geregeld. Regel hierbij is dat eigen gebruik (buiten werktijd) geschiedt op eigen risico. Tijdens het gebruik ontstane schade is voor eigen risico. We gaan zorgvuldig om met eigendommen van Woningstichting Laarbeek. Principe E: We werken opgeruimd en netjes E1 Aan het einde van je werkdag ruim je je bureau op en berg je vertrouwelijke informatie op. E2 Je helpt mee met het opgeruimd houden van de algemene ruimten. Principe F: We gebruiken geen genotsmiddelen tijdens werktijd F1 Ons kantoor en bedrijfsauto s zijn rookvrij. F2 Roken kan buiten, aan de achterzijde van het gebouw. F3 We gebruiken geen alcohol in werktijd, uitgezonderd bijzondere gelegenheden. F4 We gebruiken geen verdovende middelen in werktijd.