Informatieboekje Studentensportverenigingen

Transcriptie

1 Informatieboekje Studentensportverenigingen Versie januari 2008

2 Voorwoord Voor je ligt een informatieboekje voor besturen van studentensportverenigingen. Gebruik dit boekje om informatie over de studentensport in Eindhoven op te zoeken. Het helpt je bijvoorbeeld om de weg te vinden op het studentensportcentrum en erachter te komen wat de ESSF voor jullie vereniging kan betekenen. Het idee om dit boekje te maken is naar voren gekomen naar aanleiding van een verenigingsgesprek met een aantal verenigingen en de ESSF enkele jaren geleden. 1

3 Inhoudsopgave Voorwoord... 1 Inhoudsopgave Algemene informatie Doelstelling en taken Het dagelijks bestuur... 4 Algemene Ledenvergadering Verenigingsgesprek Kaderdag... 5 Themadiscussie ESSF documenten Website BHV... 5 Koepeloverleg SSN (Studenten Sport Nederland) Wie wat waar op het SSC? Wie krijgen een sportkaart? Wie mogen in een SSV bestuur?... 7 Contactpersonen op het SSC Directeur: Wim Koch Administrateur: Toon Reijnders Beheerder accommodatie: Peter Geurts Portier Post Kasten in kelder Accommodaties / vergaderzalen reserveren Leraren Busje reserveren Kopiëren / papier snijden/ nieten Sportactiviteiten door ESSF Marathon LSSW Studentenwintersport Sportverkiezingen Batavierenrace Deelname TU/e-team e Lustrum toernooi Van Lint Outdoor NSK s Deelname en subsidie Organiseren van NSK s GNSK Sportpromotie VWO Voorlichtingsdagen, oriëntatiedagen en HBO voorlichtingsdagen Promotieplaatsen Informatiebord Lichtkrant Website SSC Website ESSF Website TU/e Fontys Online PADS Posteren en flyeren Sportkaartvrije week

4 4.5 Intro TU/e FEID Aandachtspunten bestuur SSV Verplichtingen ten opzichte van de ESSF Contributie Gegevens doorgeven Vwo-voorlichtingsdagen en Oriëntatiedagen Bestuursbeurzen en Afstudeersteun TU/e studenten Fontys studenten Subsidies ESSF SSC SSN SFSE VSB fonds Sponsoring Gemeente Anders Verzekeringen Algemeen Aansprakelijkheidsverzekering Collectieve Ongevallenverzekering Bestuurders Aansprakelijkheidsverzekering Toernooien/Evenementen/NSK s door SSV s Toernooi + accommodaties aanvragen Eten en drinken Overnachten op het SSC Promotie via ESSF Subsidiefondsen, sponsoring en verzekeringen Bijlage 1: Afkortingen

5 1. Algemene informatie 1.1 Doelstelling en taken De ESSF is het overkoepelende orgaan van alle gebonden en niet-gebonden sportkaarthouders. Dit wil zeggen dat de ESSF niet alleen de bijna 40 studentensportverenigingen (SSV s) vertegenwoordigt, maar ook de individuele sporters. Het doel van de ESSF is: Het doen beoefenen en het bevorderen van de studentensport door het coördineren en stimuleren van de sportbeoefening door studenten, ingeschreven bij de Technische Universiteit Eindhoven, Fontys Hogeschool te Eindhoven en de Design Academy te Eindhoven of een nader door het Studentensportcentrum Eindhoven te bepalen instelling. Het dagelijks bestuur (DB) van de ESSF heeft de volgende taken: Het behartigen van de belangen van de sportkaarthouders. Eén van de taken is om ervoor te zorgen dat de kwaliteit van de sportfaciliteiten op peil blijft. Het adviseren van het hoofd Lichamelijke Vorming & Sport (LV&S) en het College van Bestuur (CvB) op het gebied van studentensport. Het vertegenwoordigen van sportkaarthouders binnen Studenten Sport Nederland (SSN). Het inschrijven en afvaardigen van Eindhovense teams voor SSN-evenementen, zoals het (Groot) Nederlands Studenten Kampioenschap, en voor de Batavierenrace. Ook begeleidt de ESSF de (organisatie van) NSK s die in Eindhoven plaatsvinden. Het toekennen van de TU/e-bestuursbeurzen voor de sportverenigingsbesturen. Het organiseren van sport- en bestuursevenementen, zoals de Van Lint Studenten Sportweek (LSSW), het ESSF-buitentoernooi, de wintersport en de kaderdag. 1.2 Het dagelijks bestuur In het jaar 2009/2010 is het bestuur als volgt samengesteld: Sietse Jak Stéphanie Bex Daan Doeze Jager Voorzitter Secretaris Penningmeester Het bestuur is vaak te vinden in het hok van het studentensportcentrum. Als je binnenkomt linksaf en dan het kantoortje op de hoek aan de linkerkant. O. L. Vrouwestraat AW Eindhoven. Andere contactmogelijkheden: Tel: essf@tue.nl Homepage: Algemene Ledenvergadering De ESSF heeft twee maal per jaar een Algemene Ledenvergadering (ALV). Tijdens de ALV s worden de activiteiten die geweest zijn en die nog komen besproken, evenals andere zaken waarmee de ESSF bezig is. Iedere sportvereniging heeft hier één stem net als 200 niet-gebonden sportkaarthouders samen. 1.4 Verenigingsgesprek Aan het begin van haar bestuursjaar houdt het dagelijks bestuur van de ESSF een kennismakingsgesprek met de besturen van de verschillende SSV s. Er wordt verteld wie de 4

6 ESSF is, wat ze doen en waarvoor je ze kunt inschakelen. Daarnaast wordt gekeken hoe het met de SSV gaat en kijkt de ESSF of eventuele problemen opgelost kunnen worden. Daarnaast is het een mooie gelegenheid om elkaar wederzijds beter te leren kennen. 1.5 Kaderdag Jaarlijks wordt er voor de besturen van de SSV s een dag voor kadervorming georganiseerd. Tijdens deze dag kun je je bestuurlijke taken eens onder de loep nemen en natuurlijk kennismaken met de besturen van de andere SSV s. 1.6 Themadiscussie De thema-avond van de ESSF is speciaal bedoeld voor de besturen van de Eindhovense studentensportverenigingen. Op deze avond zullen de bestuurders onder begeleiding van de ESSF discussiëren over verschillende thema's die door de SSV's en de ESSF als relevant zijn benoemd in een eerder stadium. De bedoeling is dat bestuurders onderling informatie uitwisselen zodat ze van elkaar wat op kunnen steken. Daarnaast wordt er natuurlijk zo veel mogelijk gebruik gemaakt van informatie van relevante workshops. 1.7 ESSF documenten De ESSF beschikt over een aantal belangrijke documenten. In de statuten staan de grondregels van de ESSF beschreven. Het HR (Huishoudelijk Reglement) is een aanvulling en verduidelijking van de statuten. Wat niet expliciet geregeld is in de statuten, is geregeld in het HR. Tot slot heeft de ESSF nog een lange termijn beleidsplan en natuurlijk ieder jaar een beleidsplan specifiek voor dat jaar. Hierin staat wat de doelen zijn van de ESSF en hoe zij deze willen bereiken. 1.8 Website De website is bedoeld als grote informatiebron. Hierop is heel veel informatie over de organisatie te vinden. Er is geprobeerd op alle veel voorkomende vragen een antwoord via de site te geven. Er staan ook links van alle SSV s op. Verder is het voor SSV s mogelijk om evenementen aan te kondigen via de ESSF site. 1.9 BHV Wanneer er mensen overnachten op het sportcentrum, moet er verplicht een Bedrijfs Hulp Verlener (BHV-er) aanwezig zijn op het sportcentrum. Op kosten van het sportcentrum kunnen studenten een BHV-cursus volgen. De ESSF verzorgt hier de inschrijvingen en planningen voor. De cursussen vinden rond april plaats en de inschrijvingen rond december Koepeloverleg Het koepeloverleg bestaat uit de voorzitters van Scala (cultuur), Compositum (studentenverenigingen), FSE (studieverenigingen), PF (politieke fractie TU/e), Groep Een (politieke fractie TU/e) en ESSF (sport). Het is in principe dus een vertegenwoordiging van alle Eindhovense studenten. Het koepeloverleg bespreekt zaken die alle studenten aangaan (zoals de intro) en onderhoudt contact met de gemeente over o.a. sponsorgelden SSN (Studenten Sport Nederland) SSN is de overkoepelende organisatie van alle sportraden in Nederland. De ESSF vertegenwoordigt Eindhoven hierin. SSN beslist of een (G)NSK wordt toegewezen aan een bepaalde vereniging of stad. Verder heeft SSN contact met NOC*NSF, behartigt landelijke belangen en heeft contact met de EUSA (Europese koepel) en FISU (wereld koepel). 5

7 6

8 2. Wie wat waar op het SSC? 2.1 Wie krijgen een sportkaart? Studenten TU/e studenten of studenten van een andere universiteit met een collegekaart. Studenten met een buitenlandse universitaire studentenkaart. Fontys Eindhoven studenten met een collegekaart of bewijs van inschrijving. Studenten aan de Design Academy met een collegekaart of bewijs van inschrijving. Medewerkers Tu/e / Fontys TW (AIO) en postdocs op de TU/e + partners Buitenlandse stagiaires Voor buitenlandse universitaire studenten. Kosten: 1 e maand 11,-, elke volgende maand 7,-. Dit geldt voor maximaal 5 maanden. Afgestudeerden Afgestudeerden van TU/e, Fontys Eindhoven en Design Academy kunnen nog 1 jaar een sportkaart aanschaffen. Meenemen van diploma (kopie) is hierbij verplicht. HAVO 5 en VWO 6 Eindexamen kandidaten van middelbare schoolopleidingen in Eindhoven kunnen een GRATIS sportkaart krijgen als kennismaking met het sportcentrum. Schoolpas of brief van school meenemen. Uitzondering Hbo-studenten, die niet van Fontys Eindhoven komen, kunnen eventueel via hun studentensportvereniging een sportkaart aanvragen. 2.2 Wie mogen in een SSV bestuur? In het bestuur van een SSV mogen (volgens het HR van de ESSF) alleen mensen met een studentensportkaart plaatsnemen. Het gaat hierbij dus om studenten, AIO s en mensen die niet langer dan een jaar geleden zijn afgestudeerd. 2.3 Contactpersonen op het SSC Directeur: Wim Koch Het is gebruikelijk dat nieuwe besturen zich voorstellen aan Dhr. Koch. Je kunt dan even bespreken wat jullie beleidspunten zijn en wat jullie aan elkaar hebben. Later in het jaar zul je waarschijnlijk wel vaker contact met hem hebben over bijvoorbeeld de aanschaf van materiaal Administrateur: Toon Reijnders Toon is de financiële man. Bij hem kun je terecht als je tijdens een toernooi gebruik wilt maken van een kantine van het sportcentrum. Hij bestelt de drankvoorraad Beheerder accommodatie: Peter Geurts Bij Peter kun je zalen reserveren en het formulier voor het huren van het busje inleveren. Toernooien vraag je ook altijd bij hem aan Portier Bij de portier kun je terecht voor sleutels en algemene vragen. Ook verbindt hij je telefonisch door met een van de bovenstaande mensen. Het nummer van de portier is:

9 2.4 Post Als postadres kan elke vereniging het adres van het sportcentrum gebruiken. Als er post binnenkomt voor een vereniging doet de portier deze in het postvakje. Het is ook mogelijk om post via het sportcentrum te versturen zonder te hoeven frankeren. Je kunt hiervoor bij Toon Reijnders een kaartje aanvragen. 2.5 Kasten in kelder In de kelder hebben een aantal verenigingen een kast waarin oude mappen en andere eigendommen van de vereniging bewaard kunnen worden. De sleutel voor de kelder kun je bij de portier halen. De sleutel van de kast hangt in het sleutelkastje in de kelder of is in het bezit van iemand van de vereniging. In verband met ruimtegebrek heeft een enkele vereniging een kast staan in de verenigingskamer. 2.6 Accommodaties / vergaderzalen reserveren Accommodaties en vergaderzalen kun je het beste reserveren via de computer bij de portier. Je kunt verder ook naar Peter Geurts mailen of bij hem langsgaan in zijn kamertje. 2.7 Leraren Docenten worden in principe via het sportcentrum geregeld. Je kunt als SSV natuurlijk altijd mee zoeken. Doe dit in overleg met de directeur. 2.8 Busje reserveren Het is mogelijk om als SSV busjes te huren van het SSC. Hierbij dient aangemerkt te worden dat deze alleen beschikbaar zijn voor sportgerelateerde zaken, zoals toernooien, trainingen, wedstrijden e.d. Het SSC heeft 2 busjes die gehuurd kunnen worden, een 9-persoonsbusje en een 6-persoonsbusje met een grote laadruimte. Het 9-persoonsbusje staat fulltime ter beschikking van de SSV's en kan zowel tijdens als na kantooruren gehuurd worden. Het 6-persoonbusje is alleen beschikbaar buiten kantooruren en als het 9-persoonsbusje al verhuurd is. Om een busje (de busjes) van het SSC te kunnen gebruiken dient aan de volgende voorwaarden voldaan te zijn: Minimaal 5 vijf werkdagen voor gebruik dient het volledig ingevulde reserveringsformulier (te downloaden via de ESSF-site) ingeleverd te zijn bij Peter Geurts Het is in principe niet mogelijk het busje voor meerdere dagen te huren Naam van de bestuurder en kopie van diens rijbewijs dienen te worden bijgeleverd Er dient bij het ophalen van de sleutels een borg van 250,- ingeleverd te worden. Als vereniging kan je gedurende de jaren deze borg laten staan. Het logboek in het busje dient te worden ingevuld Het busje dient afgetankt weer ingeleverd te worden Het busje mag alleen gebruikt worden voor vervoer naar sportevenementen waar de studentensportvereniging aan deelneemt Het uitleenreglement en de uitleenvoorwaarden (beschikbaar op de ESSF-site) dienen bij de huurder bekend te zijn (hiervoor wordt getekend) Na gebruik wordt 10 cent per gereden kilometer afgerekend Het SSC behoudt zich het recht voor om aanvragen af te wijzen. Het aanvraagformulier is te vinden op de site van de ESSF onder sportverenigingen huren busjes link reserveringsformulier. Dit formulier moet ingeleverd worden bij Peter Geurts. 8

10 2.9 Kopiëren / papier snijden/ nieten Het is voor SSV besturen mogelijk om op het sportcentrum te kopiëren en papier te snijden. Dit is erg handig voor het maken van posters, flyers, clubblaadjes enz. Je zult wel eerst met Toon Reijnders of Wim moeten overleggen in hoeverre het kopiëren in het belang van het SSC is. Is dit niet het geval zal een vergoeding van 0,05 per kopie gevraagd worden. Het kopieerapparaat staat in kamer 0.21 op het SSC. De snijmachine ligt bij de ESSF. Bij de ESSF is ook een grote nietmachine aanwezig waarmee je clubblaadjes A5 formaat gemakkelijk kunt nieten. 9

11 3. Sportactiviteiten door ESSF 3.1 Marathon Half oktober wordt ieder jaar een marathon in Eindhoven georganiseerd. Als student of medewerker van de TU/e kun je hier gratis aan meedoen. Je kunt je inschrijven bij de ESSF. 3.2 LSSW Ieder jaar staat de week voor de kerstvakantie in het teken van de (binnen-)sport. Van maandag t/m donderdag worden er in het SSC in de vroege avond diverse sporttoernooien gespeeld, waarna er een feestje wordt gevierd in de kantine van het SSC. Iedere avond is er een DJ en op donderdag een groot eindfeest. De coördinatie van het toernooi is in handen van de ESSF, enkele SSV s nemen de organisatie van de sporttoernooien voor hun rekening. Iedereen kan meedoen, met of zonder sportkaart. Meer informatie en aanmelding kan enkele weken voor de Van Lint via de ESSF site Studentenwintersport De stichting studentenwintersport is een organisatie die bestaat uit studenten uit 9 verschillende steden die samen een wintersportreis organiseren. Het initiatief hiervoor ligt in Eindhoven. De eerste reis was in Eindhoven zorgt altijd voor zo n 200 deelnemers. De ESSF levert een groot aandeel in de organisatie van de reis. Veel SSV s gaan ook met een groep mee met de reis. Inschrijvingen starten meestal rond begin oktober. Verder wordt er eind november in kader van de Wintersport een proefavond georganiseerd, de Indoordag! Voor subsidie voor de deelname aan de Studentenwintersport, zie paragraaf Sportverkiezingen De Eindhovense studentensportverkiezingen zijn een jaarlijks terugkerend evenement dat sinds 2002 door de ESSF georganiseerd wordt. Er wordt gestreden om de titels studentensportman, studentensportvrouw en studentensportteam van het jaar. Het doel is het onder de aandacht brengen van studentensport en laten zien dat de geleverde prestaties gewaardeerd worden. Via nominaties door verenigingen of individuen kunnen personen of teams genomineerd worden voor de verschillende titels. De ESSF beslist welke nominaties daadwerkelijk meegenomen worden bij de verkiezingen, dit gaat op grond van de geleverde sportprestaties. Het stemmen gebeurt via Internet en iedere sportkaarthouder heeft 1 stem, deze stemmen tellen voor 60% mee in de uiteindelijke uitslag. Daarnaast is er een jury, bestaande uit de directeur van het sportcentrum, de secretaris van het CvB van de TU/e en iemand uit het bestuur van de Fontys, die via een puntensysteem de andere 40% van de uitslag bepaalt. 3.5 Batavierenrace s Werelds grootste estafette loop start ieder jaar het laatste weekend van april in Nijmegen en eindigt in Enschede. De route van 185 km is verdeeld in 25 ongelijke etappes. Na afloop vindt Nederlands grootste studentenfeest plaats. De organisatie van deze loop is in handen van studenten uit Enschede en Nijmegen. De ESSF is tussenpersoon voor de deelnemende teams uit Eindhoven en de Bata-commissie Deelname Als je mee wilt doen aan dit evenement dien je een groep van 25 personen, waaronder minimaal 7 vrouwen, bij elkaar te sprokkelen en je voor december op te geven bij de ESSF. De kosten die hier aan verbonden zijn en up-to-date informatie kun je vinden op Voor subsidie voor de deelname aan de Batavierenrace, zie paragraaf

12 3.5.2 TU/e-team Voor de snelle lopers is er de universiteitscompetitie. Ook Eindhoven zal hier strijden om de eerste plaats. Jaarlijks zoekt de ESSF de 25 snelste lopers die Eindhoven willen gaan vertegenwoordigen. Rond december gaat de selectie van start. Deelname aan de selectie en de (eventuele) uiteindelijke race wordt volledig gesponsord. Voor de afvallers wordt waar mogelijk een vervangend team geregeld e Lustrum toernooi Voorgaande jaren was dit de van Lint outdoor. Echter, de afgelopen 10 jaar is dit evenement nauwelijks gegroeid dan wel verbeterd. Het heeft stil gestaan en daar willen we dit jaar, ter ere van het 9 e lustrum verandering in brengen. Het lustrum toernooi zal zijn inschrijvingen laten verlopen via de studieverenigingen. Er zullen een aantal serieuze sporten en een aantal ludieke sporten beoefend worden. De studievereniging kan er zelf voor kiezen om 1 team te sturen voor alle sporten of meerdere teams. Het precieze verloop van de dag die ergens in mei plaats gaat vinden zal later in het jaar bekend worden gemaakt. Hieronder valt te lezen hoe het de jaren ervoor eruit zag. 3.7 Van Lint Outdoor De Van Lint Outdoor is het buitentoernooi van de ESSF. Sinds 2005 heeft dit toernooi een nieuwe opzet. Er worden 6 verschillende sporten beoefend op het Tema-veld waarbij ieder team elke sport 1 keer beoefend. Verschillende SSV s helpen mee om de dag tot een succes te brengen. Zij helpen met opbouwen, scheidsen en afbreken. s Avonds wordt de dag afgesloten met een BBQ. Als je als SSV interesse hebt om mee te helpen is dit natuurlijk altijd welkom. De Van Lint Outdoor valt meestal eind mei, begin juni. 3.8 NSK s Deelname en subsidie Jaarlijks vinden er in Nederland een heleboel NSK s (Nederlandse Studenten Kampioenschappen) in Eindhoven en andere studentensteden plaats. Als Eindhovense studentensportkaarthouder kun je deelnemen aan één of meerdere NSK s per jaar. Voor subsidie bij deelname aan NSK s, zie paragraaf Organiseren van NSK s Mocht je interesse hebben om met je studentensportvereniging een NSK te organiseren, neem dan contact op met de ESSF voor nadere informatie en kijk op de website van SSN bij organisatie NSK s. Voor subsidie voor het organiseren van een NSK, zie paragraaf GNSK Ieder jaar wordt in een andere studentenstad het GNSK georganiseerd, meestal het derde weekend van mei. In 10 takken van sport wordt gestreden om de titel Groot Nederlands Studenten Kampioen. Er zijn acht standaard sporten, namelijk voetbal, volleybal, basketbal, handbal, tennis, schermen, badminton en squash. Over de overige sporten beslist de GNSKcommissie. Ieder jaar proberen de leraren van het SSC in samenwerking met de ESSF de beste teams samen te stellen. Informatie over de sporten is te zijner tijd te vinden op en als je graag mee wilt gaan kun je je melden bij de ESSF. De laatste keer dat het GNSK in Eindhoven werd georganiseerd was in Voor subsidie voor de deelname aan het GNSK, zie paragraaf

13 4. Sportpromotie 4.1 VWO Voorlichtingsdagen, oriëntatiedagen en HBO voorlichtingsdagen Het STU, in het bijzonder het Communicatie Service Centrum heeft besloten om in het collegejaar 2006/2007 de opzet van de VWO voorlichtingsdagen en de oriëntatiedagen weer terug te draaien naar het oude systeem. Dit houdt in dat bij de 4 VWO voorlichtingsdagen en de 2 oriëntatiedagen de ESSF en de SSV s de gelegenheid hebben zich te promoten onder potentiële studenten in de vorm van een markt, samen met de Studentenverenigingen en Scala. Op de Fontys worden ook 2 keer per jaar voorlichtingsdagen georganiseerd. Hierbij heeft de ESSF sinds 2 jaar ook de beschikking over een paar kraampjes verspreid over de gebouwen. Deze kraampjes worden gedeeld met Scala (koepel cultuurverenigingen) en Compositum (koepel studentenverenigingen). De SSV s zijn hierbij niet aanwezig. 4.2 Promotieplaatsen Informatiebord Links van de portiersloge, tegenover het aquarium hang een informatiebord. Hierop worden alle NSK s en andere sporttoernooien aangekondigd. Het is voor de SSV s een goede plek om posters op te hangen. Zorg wel dat je de posters op het goede bord hangt, anders worden ze verwijderd Lichtkrant Rechts van de portiersloge, boven de snoep- en drankautomaat, hangt een lichtkrant. Om hier iets op te zetten kun je het toetsenbord bij de portier vragen. Als je niet weet hoe het precies werkt, kun je dit vragen aan de portier. Als die het niet weet kun je bij de ESSF terecht Website SSC Op de website van het SSC staat informatie over alle verenigingen. Check even of alle trainingstijden hier goed op staan Website ESSF Op de site van de ESSF kun je je evenementen aankondigen, uitslagen doorgeven, andere mededelingen doen Website TU/e Op de site van de TU/e kun je ook dingen toevoegen aan de agenda (rechts in beeld) Fontys Online Fontys heeft alleen een site die geld voor heel Nederland en dus niet alleen voor Eindhoven. Het is mogelijk om hier een aankondiging op te zetten. Dit doe je door te mailen naar redactie@fontys.nl PADS De TV schermen die overal op de TU/e hangen worden het PADS systeem genoemd. Je kunt hier een plaatje voor aanleveren. Meer informatie hierover vind je op de site van de TU/e bij: Diensten / Dienst ICT / Organisatie / Groepen / IS / Applicaties / PADS Je kunt ook een mailtje sturen naar C.P.M.Kuenen@tue.nl. 12

14 4.3 Posteren en flyeren Het is natuurlijk altijd mogelijk om posters op te hangen. Het is mogelijk om op het sportcentrum A3 formaat zwart/wit te kopiëren. Als je een felle papierkleur kiest, kun je op deze manier goedkoop opvallende posters maken. Flyeren is ook een goede manier van promoten. Let wel op, want op de Fontys bestaat de mogelijkheid dat je weggestuurd wordt. Ook fietsflyeren is hier niet officieel toegestaan. 4.4 Sportkaartvrije week Deze week vindt 2 á 3 weken voor de sportkaartprijsverlaging plaats. In deze week mag iedereen het sportcentrum in. Mensen kunnen eens een kijkje nemen of meedoen met een van de vele introtrainingen. In 2005 is er mee gestart om van deze week een groot spektakel te maken. Dit omdat het voor iedereen gunstig is. Voor de SSV s is het de ultieme kans om aan nieuwe leden te komen en om zichzelf te presenteren. Voor het sportcentrum is het gunstig omdat mensen na deze proefweek eerder een sportkaart kopen. De ESSF heeft in 2005 dan ook allerlei buitenvelden en kantines op de TU/e en Fontys gereserveerd, om zo de SSV s volop mogelijkheid te bieden zichzelf te presenteren d.m.v. demonstraties e.d. Verder zorgt de ESSF ervoor dat er volop publiciteit aan de week gegeven wordt d.m.v. contacten met de Cursor, posters ophangen, plaatsen op Fontys Online, grote spandoeken op het Limbopad en op de Fontys enz. 4.5 Intro Elk jaar verzorgt de ESSF, in samenwerking met andere organen, het sportgedeelte van verschillende intro s. De voornaamste hiervan zijn de HBO introdag (FEID) en de TU/e introweek TU/e De ESSF levert een introcommissaris die de sport vertegenwoordigd binnen de centrale introcommissie van de TU/e.Dit jaar heeft de ESSF twee introcommissarissen geleverd aan de intro-commissie. Deze introcommissaris is verantwoordelijk voor het sportgedeelte van de intro en zorgt in die hoedanigheid ervoor dat er volop mogelijkheden zijn tijdens de intro om de studentensport te promoten. Er bestaan ieder jaar 3 promotiemomenten voor de sport: op dinsdag is de sportmarkt met een kraampje voor elke vereniging en plek voor een activiteit, dinsdagavond zijn de introtrainingen en op woensdag is het sporttoernooi waaraan verenigingen kunnen meewerken. Ook mag elke vereniging een stukje aanleveren voor de AG&DA die jaarlijks verschijnt tijdens de intro en gratis wordt verstrekt aan alle eerstejaars. Indien SSV s vragen hebben over de intro zal in eerste instantie contact gelegd dienen te worden met de introcommissie, deze is primair verantwoordelijk. Mochten er hierna toch nog vragen en/of onduidelijkheden zijn kan contact opgenomen worden met de ESSF FEID De Fontys Eindhoven Introductie Dag is in 2005 voor het eerst georganiseerd. Vanuit sport wordt er een zelfde markt georganiseerd als tijdens de TU/e intro. Indien SSV s hierover nog vragen hebben, kunnen ze terecht bij de ESSF. In 2006 is de Feid redelijk geflopt, en na dit jaar is de Feid op de schop gegaan en in 2007 weer een succes geworden. De ESSF voert ieder jaar overleg met de FEID commissie en probeert samen de de SSV s de FEID tot een succes te maken. 13

15 5. Aandachtspunten bestuur SSV 5.1 Verplichtingen ten opzichte van de ESSF Contributie Iedere SSV dient elk jaar een contributie te betalen aan de ESSF. Dit is 3,- voor 31 december en 6,- als dat hierna gebeurd Gegevens doorgeven Verder dient ieder nieuw bestuur zijn gegevens door te geven aan de ESSF en dienen alle leden van het bestuur van een SSV in het bezit te zijn van een studentensportkaart (zie het HR van de ESSF) Vwo-voorlichtingsdagen en Oriëntatiedagen Zie Bestuursbeurzen en Afstudeersteun TU/e studenten Studenten uit sportbesturen die door hun bestuurswerk vertraging met hun studie oplopen, kunnen een bestuursbeurs aanvragen bij de ESSF. In mei krijg je hierover bericht en word je gevraagd om per functie waar je een beurs voor aanvraagt een urenverantwoording in te vullen. Als er voor jouw functie een beurs is toegekend houdt dat in dat je in een keer het bedrag op je rekening gestort krijgt dat staat voor zoveel maanden studiefinanciering. Het maandbedrag is gelijk aan het maandbedrag wat je kreeg toen je bestuurswerk deed. Er zijn hier door de TU/e wel twee voorwaarden aan verbonden. Zo moet je je propedeuse gehaald hebben en 65% nominaal lopen. Voor overige vragen hierover kun je terecht bij de ESSF. Als je om een andere reden dan bestuurswerk vertraging met je studie oploopt, denk bijvoorbeeld aan topsport, dan is er nog het afstudeerfonds. Hiervoor kun je terecht bij het STU, Let op: Je moet je beurs tijdens je bestuursjaar aanvragen (en voor je stufi is afgelopen) en wel vóór 1 februari. Dit is een nieuwe regeling. Iedereen krijgt dan per 1 juni de uitbetaling op zijn rekening gestort. Bij je aanvraagformulier moet je een kopie van je studiefinanciering toevoegen. Je aanvraag lever je vóór 1 februari in bij de ESSF Fontys studenten Voor Fontys studenten geldt dat zij een afspraak moeten maken met hun decaan. Hij heeft ook een lijst aan de hand waarvan hij beurs toekent. 5.3 Subsidies ESSF NSK subsidie Om Eindhovense studentensporters te stimuleren aan NSK s deel te nemen, is er bij het SSC geld beschikbaar om deelnamekosten (deels) te subsidiëren. De ESSF verzorgt deze subsidies. Deelnamesubsidie kan door zowel een SSV als een individuele sportkaarthouder worden aangevraagd, onder opgave van het betreffende NSK, de hoogte van het inschrijfgeld, benodigde rekeninginformatie en sportkaartnummer(s) van het collegejaar waarin het NSK gehouden is. Deze aanvraag dient binnen een termijn van twee maanden na afloop van het evenement bij ESSF ontvangen te zijn. Anders vervalt het recht op subsidie. 14

16 De subsidie wordt per sportkaarthouder als volgt berekend (cumulatief): - 100% van 0,- tot 10,- - 50% van 10,- tot 30,- - 0% van kosten > 30,- Bij een NSK voor teams wordt het totale inschrijfgeld gedeeld door het aantal sportkaarthouders per team en vervolgens wordt bovenstaande procedure gebruikt om de subsidie te bepalen. Een voorbeeld: Een team bestaande uit 4 sportkaarthouders betaalt 60,- inschrijfgeld voor een NSK. Per persoon zijn de kosten dan 15,-. De subsidie per persoon is dan: 10,- + 50% van 5,- = 12,50 Dit komt neer op een totale subsidie voor het team van 50,-. Zodra de uitslagen van het NSK bekend zijn, controleert de ESSF of de subsidieaanvrager in de uitslagen voorkomt om te verifiëren of de persoon / het team ook daadwerkelijk heeft deelgenomen aan het NSK. Wanneer dit het geval is wordt overgegaan tot uitbetaling. NB: De subsidie wordt alleen verstrekt voor het inschrijfgeld. Dus niet voor eventuele reiskosten, kosten van maaltijden en/of overnachtingen Studentenwintersport-, Batavieren- en GNSK-subsidie De studentenwintersport wordt ieder jaar gesponsord in de vorm van een financiële vergoeding bij deelname aan de beginnerlessen (snowboard of ski), om zodoende de studentenwintersport laagdrempeliger te maken voor studenten die geen wintersportervaring hebben. Daarnaast verzorgt de ESSF, op vergelijkbare wijze als bij de NSK-subsidies, subsidies voor de Batavierenrace en het GNSK. Voor de deelnemende teams van de Batavierenrace is er een subsidie van 45,- per team beschikbaar, mits tenminste 50% van de lopers (13 lopers dus) in het team een sportkaart hebben. De ESSF verzamelt en controleert de sportkaartnummers van elk team. Daarnaast worden de kosten voor deelname aan het GNSK voor elk Eindhovens team volledig betaald door het SSC SSC Je kunt voor materialen, kleding enz. een afspraak maken met Peter Geurts. Als je met een goed onderbouwd idee komt, kan overal over gepraat worden SSN Als je als vereniging een NSK organiseert heb je in de meeste gevallen recht op subsidie vanuit Studenten Sport Nederland (SSN). In het geval je geïnteresseerd bent in de exacte procedure die hiervoor gevolgd moet worden en de hoogte van deze subsidie, stuur dan een mail naar essf@tue.nl of kom eens langs in het sportcentrum SFSE SFSE staat voor Stichting Fonds Studentenvoorzieningen Eindhoven. De SFSE heeft zich ten doel gesteld financiële steun te geven aan de realisatie en/ of instandhouding van die voorzieningen, welke buiten de subsidiesfeer vallen, maar toch wezenlijk kunnen bijdragen aan het student zijn. De SFSE denkt hierbij aan studentengroeperingen die initiatieven willen ontplooien en niet over voldoende eigen middelen beschikken. Hierbij prefereert het bestuur van de SFSE kleinschalige hulp, volgens hen heeft tienmaal 500,- meer effect dan eenmaal 5.000,-. Mocht je vereniging hiervoor in aanmerking willen komen, dien dan een aanvraag in bij mevrouw E. van den Broek-Dingen. Stuur de brief gewoon naar het studentensportcentrum, waar zij haar werkplek heeft VSB fonds Het VSB Fonds verleent steun aan projecten die bijdragen aan het behoud en verbeteren van een leefbare Nederlandse samenleving met het oog op een duurzame toekomst. Een van de aandachtsgebieden van dit fonds is sport en vrije tijd. Voor een uitgebreide en actuele beschrijving van de criteria voor subsidie aanvraag is te vinden op 15

17 5.4 Sponsoring Gemeente De gemeente besteedt ieder jaar een bepaald bedrag aan sponsoring aan de studentensport. Sinds 2005 heeft de gemeente de verdeling van het geld in handen van de ESSF gelegd. Zij willen niet meer dat alle SSV s zelf aanvragen komen doen. De ESSF maakt deze verdeling in de zomervakantie. Voor de vakantie kunnen besturen aandragen voor welke toernooien zij sponsoring zouden willen ontvangen en wat zij de gemeente te beiden hebben. Prijzen en medailles voor toernooien worden wel nog steeds rechtstreeks door de gemeente gesponsord. Je moet dan zijn bij de Gemeente Eindhoven, Dienst Maatschappelijke Ontwikkeling, afdeling Sport en Recreatie, mevrouw van de Ven, postbus 2358, 5600 CJ Anders Natuurlijk is het altijd mogelijk om zelf sponsoring te regelen. Let hierbij op dat sponsoring in natura (als eten) niet in strijd mag zijn met merken die op het sportcentrum worden verkocht. 5.5 Verzekeringen Algemeen Verzekeringen zijn voor iedere rechtspersoon van belang. Waar studenten meestal wel het belang inzien van het zichzelf verzekeren (ziektekosten, inboedel, enz.) wordt het verzekeren van de vereniging vaak vergeten. In het onderstaande worden de meest logische verzekeringen voor verenigingen opgesomd en kort besproken. Hiermee is natuurlijk niet alles gezegd. Zoveel verenigingen, zoveel verzekeringen. Denk bijvoorbeeld aan het verzekeren van risicovolle activiteiten als wintersport en alpinisme. Ook kunnen er wezenlijke verschillen bestaan tussen de polissen van verschillende maatschappijen. Het onderstaande kan derhalve alleen als leidraad opgevat worden. In geval van twijfel is het altijd aan te raden contact op te nemen met een verzekeringsadviseur om een op je vereniging toegespitst advies te verkrijgen Aansprakelijkheidsverzekering De WA-verzekering is door de TU/e collectief afgesloten voor alle bedrijfsonderdelen en aanverwante activiteiten. Gedekt zijn alle activiteiten die normaliter door een TU georganiseerd worden. Hieronder vallen dus ook de SSV s. Voor meer informatie over de WA-verzekering kun je contact opnemen met de Dienst Financiële en Economische Zaken van de TU/e Collectieve Ongevallenverzekering Een vereniging of stichting kan te maken krijgen met (morele) aansprakelijkheid bij ongevallen die leden, vrijwilligers, werknemers of bestuurders overkomen. Bedrijfsongevallen kunnen helaas niet altijd worden voorkomen. Gelukkig is in de meeste gevallen het persoonlijk letsel van voorbijgaande aard en worden de kosten hiervan gedekt door de eigen zorgverzekering. De Collectieve Ongevallenverzekering is hierop een aanvulling en betaalt een eenmalig bedrag uit bij overlijden of blijvende invaliditeit van uw werknemer. Deze verzekering geldt naast de extra zekerheid ook als een aanvulling op de secundaire arbeidsvoorwaarden van uw personeel Evenementenverzekering Vaak organiseert een vereniging of stichting regelmatig evenementen. Het organiseren hiervan brengt risico's met zich mee. Het is daarom verstandig een evenementenverzekering af te sluiten. Deze verzekering wordt per evenement op maat samengesteld. Je zult hiervoor een verzekeringsadviseur moeten raadplegen. Enkele aspecten die altijd terug komen zijn: Aansprakelijkheidsverzekering: Als organisator kunt u door derden aansprakelijk worden gesteld voor dood, letselschade en schade aan (on)roerende zaken. Onkostenverzekering: Het niet doorgaan van een evenement buiten de wil van verzekerde, bijvoorbeeld door nationale rouw, een ramp, een afgebrande locatie of een hoofdpersoon die niet verschijnt 16

18 wegens ziekte, wordt door deze verzekering gedekt. Eventuele extra kosten om het evenement alsnog te laten slagen zijn hierbij ook verzekerd. Ongevallenverzekering: Dekt het ongevallenrisico voor medewerkers en deelnemers af. Materiaalverzekering: Dekking van het verlies van, en schade aan roerende zaken waarvoor de organisatie gedurende het evenement verantwoordelijk is. Regenverzekering: Dekt de annuleringskosten van het evenement als er tijdens de verzekeringsperiode méér regen valt dan vooraf in de polis opgenomen is. Deze verzekering dient uiterlijk 10 dagen voor het evenement te zijn afgesloten. Geldswaardeverzekering: Een geldswaardeverzekering dekt verlies van geld en waardepapieren bij aanwezigheid van personeel (bijvoorbeeld in het geval van een overval of brand), bij afwezigheid van personeel (bijvoorbeeld in het geval van inbraak of brand) en gedurende het vervoer (bijvoorbeeld in het geval van een overval of het onwel worden van de overbrenger) Bestuurders Aansprakelijkheidsverzekering Als bestuurder of commissaris draagt u verantwoordelijkheid. Daarnaast loopt u uit hoofde van uw functie risico. U neemt belangrijke beslissingen. En soms kan een derde als gevolg van een genomen beslissing financieel verlies lijden. Deze derde kan u in uw privé-vermogen aanspreken. Wanneer een bestuurder of commissaris aansprakelijk gesteld wordt, dan heeft dit (vaak verstrekkende) financiële gevolgen voor het privé-vermogen van deze functionaris. De bestuurders- en commissarissenaansprakelijkheidsverzekering dekt tot maximaal het verzekerde bedrag de persoonlijke aansprakelijkheid van een verzekerde voor vermogensschade geleden door de rechtspersoon zelf en/of door derden, als gevolg van verwijtbaar fout bestuur gedurende zijn zittingsperiode. Onder vermogensschade wordt verstaan financieel nadeel zonder dat er sprake is van schade aan zaken of personen. Reëel bekeken is deze verzekering voor de meeste sportverenigingen niet interessant omdat de bedragen die in de vereniging omgaan niet dusdanig zijn dat verzekering nodig is. Persoonlijke aansprakelijkheid tegen materiële schade zou wel relevant kunnen zijn maar wordt niet gedekt. 17

19 6. Toernooien/Evenementen/NSK s door SSV s 6.1 Toernooi + accommodaties aanvragen Als je een toernooi/evenement wilt organiseren doe je de aanvraag hiervoor bij Peter Geurts. Hij reserveert de accommodaties en neemt de zaken met je door. Voor elke grote activiteit moet je met de commissie een afspraak met hem maken. Het is als SSV mogelijk om 1 keer per jaar gratis de accommodaties te gebruiken voor een toernooi. 6.2 Eten en drinken Het ontbijt mag door de verenigingen zelf geregeld worden tot en met 9:00. Houdt er rekening mee dat de rommel om 9:00 ook opgeruimd is. De lunch moet echter worden geregeld via de kantine van het SSC. Laurens Eliëns is de contactpersoon hiervoor. Drank moet worden afgenomen worden van het sportcentrum. Hiervoor gelden de standaard prijzen. 6.3 Overnachten op het SSC Wanneer een vereniging mensen wil laten overnachten in het SSC, dan dient dit tijdig gecommuniceerd te worden met Peter Geurts. Hij kan dan doorgeven aan de TU/e brandweer dat er mensen overnachten in het SSC. De inrichting van de hal(len) mag alleen volgens brandweerplattegronden en alle vluchtwegen moeten worden vrijgehouden. Deze plattegronden zijn af te halen bij Peter Geurts. Het maximum aantal slaapplaatsen per hal is het volgende: Hal 1: 266 slaapplaatsen Hal 2: 288 slaapplaatsen Hal 3: 288 slaapplaatsen De kosten bedragen 2,- per persoon die overnacht met een minimum van 150,-. Bij gebruik van 1 hal moeten er minstens 2 portiers (in dit geval dus 1 BHV-er en één andere persoon) aanwezig zijn. Bij gebruik van 2 of meer hallen moeten er minstens 4 portiers aanwezig zijn. Per hal moet er 1 BHV-er aanwezig zijn en één andere persoon, zodat de BHV-er nooit alleen staat. Voor de portiers/bhv-ers: - De verlichting op de tribunes moet de gehele nacht aanblijven; - In de hal(len) mogen geen stoelen staan; - Materiaal van het SSC mag niet gebruikt worden door de slapers (dus niet slapen op matten van het SSC etc.); - Er mag niet gerookt worden. - De portiers mogen geen alcohol gebruiken. - Ieder half uur moet er een controleronde in de hal(len) gelopen worden. - Bij calamiteiten tel Centrale Meld Post bellen en alle verlichting aanmaken. Door de brandweer en beveiliging worden steekproefsgewijs controles op naleving van bovenstaande regels uitgevoerd. De ESSF houdt een lijst bij van BHV-ers. Je kunt hen vragen om gegevens door te geven van mensen die je kunt benaderen. 18

20 6.4 Promotie via ESSF Het is mogelijk om je evenement via de ESSF te promoten. De ESSF kan je evenement vermelden op de welkomstpagina van de website en in de kalender. Verder kan de ESSF een mailtje sturen naar alle SSV s. 6.5 Subsidiefondsen, sponsoring en verzekeringen Zie hoofdstuk 5. 19