Masterclass Bedrijfsvoering voor agrarisch bedrijf. Operationeel Management 10 november 2015

Transcriptie

1 Masterclass Bedrijfsvoering voor agrarisch bedrijf Operationeel Management 10 november 2015 Prof. dr. Bert Kersten Hoogleraar Bedrijfsprocessen en ICT

2 The heads of major German companies admit that they have no idea what the future holds in store economically. Next year, the situation could rapidly improve or decline. For many companies, the goal is to become as flexible as possible to prepare for any eventuality.

3 BMW CEO Reithofer is transforming his company into an extremely flexible organism. The idea is to prevent the auto manufacturer from getting into serious difficulties due to unforeseeable events in other words, the emergence of black swans.

4 slide 4

5 slide 5

6 slide 6

7 slide 7

8 So companies need to prepare for all sorts of social issues that might crop up. slide 8

9 Lacquey Corporate Video.mp4 slide 9

10 slide 10

11 Anders kijken naar hoe processen lopen slide 11

12 Snelheid en een snelle doorlooptijd is cruciaal! How One Second Could Cost Amazon $1.6 Billion In Sales ( March 16, 2012)

13 Scoor je bedrijfsproces op drie dimensies Marcel Creemers: Licht, Vlug, en Precies ABN AMRO Bank gebruikt LVP om de risico s van bedrijven in kaart te brengen. Kan jij dat ook?

14 Licht slide 14 Marcel Creemers: Je bent licht als je je alleen maar richt op je kerncompetentie (of de kerncompetentie die je wilt ontwikkelen) Of te wel: Je bent licht als je je alleen datgene doet waar je SUPER GOED in bent!

15 Vlugslide 15 Marcel Creemers: Je bent vlug als je je snel aan kunt passen aan veranderende omstandigheden. Let op het verschil met snel: olifanten kunnen heel snel rennen. Vlug is niet hetzelfde als snel! Of te wel: Je bent vlug als je je SUPER SNEL kunt aanpassen!

16 Te laag vermogen om aan te passen (agility, vlug)

17

18 Precies slide 18 Marcel Creemers: Je bent precies als je geen fouten maakt Of te wel: Je bent precies als je SUPER GOED bent in de dingen die je doet: foutloos!

19 Precies slide 19 slide 19 Vereist een heel hoge preciesheid een hoge technologiegraad?

20 De term 'bloempjes van Catharina' verwijst naar slide 20 Catharina de Grote ( ), tsarina van Rusland. Het verhaal gaat dat zij op een van haar wandelingen in de tuin een mooie bloem zag. Omdat ze niet wilde dat deze bloem vertrapt wordt, roept ze een soldaat en geeft hem de opdracht om naast het bloempje te gaan staan om zo te vermijden, dat iemand erop zal trappen. Na enige tijd wordt de soldaat afgelost door een tweede. Jaren gaan voorbij. Nog steeds houdt een soldaat de wacht op dezelfde plek, maar inmiddels is er geen bloempje meer te zien. Bij navraag waarom hij daar staat weet eigenlijk niemand het. Maar ze laten hem daar staan, want er zal toch wel een reden voor zijn. De 'bloempjes van Catharina' zijn een metafoor voor het verschijnsel dat zich in veel organisaties voordoet van ingesleten werkmethoden die worden verklaard met: Ach, zo deden we het altijd al, ik weet eigenlijk niet precies waarom we dat zo doen.

21 De motor achter groei is. PERCEPTIE! De motor achter efficiency is procesverbetering

22 Het elimineren van verspilling: Lean slide 22 Bij lean draait het maar op één ding: denken en doen vanuit de klant!

23 Zes principes van lean consumptie: volledig denken vanuit de klant 1. Los mijn probleem volledig op 2. Lever precies wat ik wil 3. Lever waar ik het wil 4. Lever wanneer ik het wil 5. Verspil mijn tijd (geld) niet 6. Bezorg me geen nieuwe problemen

24 De waarde van lean denken Verspilling Waarde Doorlooptijd huidig proces Na Lean Zelfde werk in minder tijd

25 Het elimineren van verspilling: Lean slide 25

26 slide 26

27 slide 27

28 slide 28

29 slide 29

30 slide 30

31 Inleiding bedrijfsprocessen en supply chains Van zand tot klant Van order to cash Van gras tot glas Van korrel tot borrel Van kas tot vaas Van raad tot daad Van stek tot rek Van big tot bord Van tot. Moment of truth

32 Bedrijfsprocessen: tot het eind! De vergissing die veel bedrijven maakten, is dat men veel te veel aandacht schonk aan het voortbrengingsproces. In veel sectoren zijn de voortbrengingskosten slechts 6 10% van de totale kosten. De kans om een klant kwijt te raken door een slechte service is vijfmaal zo groot als door een slecht product.

33 Inleiding bedrijfsprocessen en supply chains Bron Schakel- of breekpunten Moment of truth Retourstromen 33

34 Inleiding bedrijfsprocessen en supply chains Schakels zijn soms machines, soms fabrieken, maar vaker afdelingen en mensen. Niet alle schakels zijn even duur of kosten evenveel behandeltijd: verticaal zijn de kosten uitgezet en horizontaal de tijd die men nodig heeft. Een soortgelijke weergave is mogelijk voor de totale doorlooptijd: wachten duurt echt het langst!

35 Inleiding bedrijfsprocessen en supply chains Dit zijn geen uitzonderingen!! Bereken eens de verhouding: totale doorlooptijd / werkelijke tijd eraan besteed TDT / WBT

36

37 Niet denken vanuit de klant zorgt ervoor dat de klant automatisch uit beeld raakt : slide 37

38 Hoge doorlooptijd komt altijd door WACHTEN en STILSTAND TDT / WBT = Totale Doorloop Tijd Werkelijk Bestede Tijd We zien in de praktijk hele hoge ratio s We zien in de praktijk dat dit zich in alle sectoren voordoet

39 Opschonen bedrijfsprocessen Value Added Activities (VAA): (de klant is bereid ervoor te betalen) Activiteiten NVAA Needed Non-Value Added Activities (NVAA): (de klant is niet bereid ervoor te betalen) Overheid, etc... NVAA Not Needed Groeien als vanzelf

40 slide 40

41 slide 41

42 Inleiding bedrijfsprocessen en ketens Grondstoffen Afd. 1 Fabriek 2 Afd 3 Fabriek 4 Winkel 5 Twee paradigma s strijden met elkaar: Optimale benutting van machines en experts versus Optimalisering van de doorlooptijd

43 Inleiding bedrijfsprocessen en ketens Grondstoffen Afd. 1 Fabriek 2 Afd 3 Fabriek 4 Winkel 5 Optimale benutting van machines en experts leidt tot lokale voorraden,wachtrijen, wachtlijsten, buffers, lokale kostenoptimalisatie, etc., etc. langere doorlooptijden ratio TDT / WBT loopt enorm op klantontevredenheid neemt toe (in het bijzonder wanneer de klant zelf in het proces zit!)

44 Inleiding bedrijfsprocessen en ketens Grondstoffen Afd. 1 Fabriek 2 Afd 3 Fabriek 4 Winkel 5 Optimale benutting van machines en experts leidt tot lokale voorraden,wachtrijen, wachtlijsten, buffers, Beschermen en afschermen, lokale kostenoptimalisatie, inputbescherming, etc., etc. langere doorlooptijden ratio TDT / WBT loopt enorm op klantontevredenheid neemt toe (in het bijzonder wanneer de klant zelf in het proces zit!)

45

46 Inleiding bedrijfsprocessen en ketens Grondstoffen Afd. 1 Fabriek 2 Afd 3 Fabriek 4 Winkel 5 Deze productieketens zijn heel vernuftig in elkaar gezet!

47 47

48 Maar dit paradigma heeft ook specifieke problemen slide Ketenafhankelijkheid (ook mondiaal) 2. Padafhankelijkheid 3. Lokale optimalisatie 4. Management van wachtrijen (en de listen daarbij) 5. Oplopen wachttijd

49 slide 49 Eigenlijk werkt dit paradigma van optimalisatie van resources alleen nog maar bij: - Auto-industrie - Industrie voor computer chips - Farmaceutische industrie - Zeer kapitaal intensieve industrie Lessen: 1. In alle andere sectoren: niet doen. 2. Laat deze manier van denken los! 3. Let op de verschuiving van P2S naar P2O.

50 Inleiding bedrijfsprocessen en ketens Moment of truth Optimalisatie van de doorlooptijd: het hete papa aardappel caliente paradigma - Wanneer het eerder af is, kan je andere dingen doen - Wanneer het eerder af is, heb je geen last van interventies - Wanneer het eerder af is, zijn klanten meer tevreden, in het bijzonder wanneer ze zelf IN HET PROCES zitten - Het blijkt efficiënter te zijn!

51

52 Think Sneldiagnose.mp4 slide 52

53

54

55 Sneldiagnose bij vermoeden van kanker Oude situatie: 4 tot 5 weken Nieuwe situatie: 24 uur Pathologie: Het kan dus: van 5 dagen naar 5 uur Deze - in kaart maand: brengen voor activiteiten 24 tumorsoorten Met - wijzigen drie klikken prioriteiten naar een afspraak bij het UMCU - Value Added Activities - herschikken Wat bij UMCU/LUMC/AMC/Radboud/AMZ/AVL kan, kan ook elders!

56 slide 56

57 slide januari Voor 20 tumorsoorten (11 poli s) - Reductie doorlooptijd van 80 90% - Maagdarm: TT van gem. 90 dagen naar gem. 1,7 dagen DT van gem. 23 dagen naar gem. 1,9 dagen - Hematologie: TT van gem. 7 dagen naar 2 dagen DT van gem. 15 dagen naar 5 dagen Opvallendste waarnemingen op 29 januari: - Denken vanuit de patiënt is leidend geworden - Enthousiasme is terug - Zelfverzekerd - Naar een proces van continu verbeteren

58 Sneldiagnose bij vermoeden van kanker Vraag: Leidt dit tot veel weerstand en/of verzet? Ja, van oude denkwijzen, oude procedures en we doen het altijd al zo. Doorgaans zijn mensen en organisaties enthousiast voor verbeteringen als je laat zien wat het oplevert voor het bedrijf en de klanten. Nieuwe situatie UMCU: 70 % binnen 24 uur 100 % binnen 3 werkdagen

59 Sneldiagnose bij vermoeden van kanker

60 Optimaliseren van doorlooptijd Grondstoffen Afd. 1 Fabriek 2 Afd 3 Fabriek 4 Winkel 5 Wat doe je in dit paradigma met de tijgers? Hoe zit het met lokale voorraadvorming in dit paradigma? Wat is de prijs die je hiervoor betaalt?

61

62 slide 62

63 slide 63

64 Optimaliseren van doorlooptijd Andere voorbeelden: 1. Telecommunicatie netwerken 2. Netwerken van banken en betaalautomaten 3. Bagagebanden op luchthavens

65 Neem mee naar huis: In deze nieuwe tijd is snelheid veel belangrijker dan optimale capaciteitsbenutting: - Snelheid van leveren, - Snelheid van handelen, - Snelheid van reageren, - Time-to-market, - Snelheid om problemen/klachten op te lossen

66 Damage control is onmogelijk: 14,2 M views

67 Damage control is welhaast onmogelijk: 14,2 miljoen views afstraffen van fouten slide 67

68 Opgave voor thuis: terugroep actie bij jouw bedrijf 1. Kies een van je producten of diensten 2. De komende maand moet de helft van de in de vorige maand geleverde producten/diensten teruggeroepen. Je bent er - per geretourneerd product een uur bezig om het te repareren; daarna kan het retour klant. 3. Kies relevante veronderstellingen

69 Resultaten: terugroep actie bij jouw bedrijf Circa 80 uitwerkingen, uit verschillende branches 1.Grote verbazing en schrik over de verborgen kosten 2.Bewustzijn dat men er niet op voorbereid is 3.Bewustzijn dat de verzekeringspolis niet klopt of er niet is 4.Leidinggeven aan een recall is een vak 5.Reputatierisico is enorm 6.Gevonden vuistregel: Totale kosten zijn tienmaal de waarde van de collateral (Dus als je goederen ter waarde van 100k moet terugdraaien, kost je dat circa 1M)

70 Klantenmacht slide 70 ambassadeurs (MSN Money, 2013)

71 Klantenmacht slide 71 afstraffen van fouten (MSN Money, 2013)

72 Een kleine opgave Finished files are the result of years of scientific study combined with the experience of many years of experts. (uit: Liberated Greatness, Hal Williamson, 2006)

73 Kentallen en maten voor bedrijfsprocessen (1) Straight-through-Processing (STP) Het percentage van alle produkten of diensten dat in een keer foutloos de hele keten, van bron tot klant doorloopt Uitval Het percentage van alle producten en diensten dat niet in een keer de hele keten, van bron tot klant doorloopt. Uitval = 100 STP Gemiddelde verblijftijd in de keten De gemiddelde tijd die een eenheid (grondstof, tussenfabrikaat) in de keten verblijft. Maximale verblijftijd in de keten De langste, maximale tijd die een eenheid (grondstof, tussenfabrikaat) in de keten verblijft. Dit is niet de Murphy-tijd!

74 Vereist een heel hoge STP een hoge technologiegraad?

75 Inleiding bedrijfsprocessen en ketens Goederenstroom en grondstoffen Grondstoffen kunnen ook abstract of virtueel zijn. Zoals bijvoorbeeld kennis, ervaring, advies, coaching, assessment, kwaliteitscontrole, etc.

76 Definitie: slide 76 De Princes Maxima-tijd is de snelste tijd die je kunt halen in je bedrijfsproces. Iedereen houdt van haar en wil graag een extra stapje voor haar zetten. Betekenis: Deze tijd geeft aan waar het maximum ligt voor je bedrijfsproces. We hebben iets soortgelijks voor het maximaal aantal producten/projecten dat een organisatie aan kan (zie De Zwakste Schakel)

77 Overdracht van informatie Bij overdracht van informatie wordt: - Informatie weggelaten - Informatie toegevoegd - Informatie geïnterpreteerd - Informatie verhaspeld - Er ontstaat wachttijd

78 Overdrachtspunten, kosten en risico s Professionals: 95% in een keer goed Uitval = 64 % Professionals: 90% in een keer goed Uitval = 88 % Professionals: 80% in een keer goed Uitval = 100%

79 Overdrachtspunten, kosten en risico s Professionals: 95% in een keer goed Uitval = 22 % Professionals: 90% in een keer goed Uitval = 41 % Professionals: 80% in een keer goed Uitval = 67 %

80 Overdrachtspunten, kosten en risico s Stel elke schakel heeft als toegangsdrempel 0,10 Strandt bij schakel 90% in een keer goed 5 80% in een keer goed 4

81 Stel er zijn: O overdrachtsmomenten B blokken van activiteiten en X = kans dat de overdracht goed gaat Y = kans dat een blok goed produceert Dan is de kans P op een, in één keer goed, eindresultaat: P = X O. Y B Hier: B = 20, O = 21; stel X = 0,95 en Y = 0,90 dan is P = 0,04 Stel: B = 20, O = 21; stel X = 0,95 en Y = 0,95 dan is P = 0,12 Stel: B = 5, O = 6; stel X = 0,95 en Y = 0,90 dan is P = 0,43

82 Hier: B = 23, O = 24; stel X = 0,95 en Y = 0,90 dan is P = 0,03 Je kunt uitgaande van een ambitieuze doelstelling (4, 5, 6 ) berekenen wat dit betekent voor X en Y. Omdat je daar tegen menselijke grenzen aan zult lopen, kan je niet anders dan B en O terugdringen.

83 Vragen en opmerkingen