Openstaande functie : personeelsdeskundige

Transcriptie

1 Openstaande functie : personeelsdeskundige Titel 1. Aanwervingsvoorwaarden. A. Algemene aanwervingsvoorwaarden : Om toegelaten te kunnen worden tot de betrekking van personeelsdeskundige moet u: 1. een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie waarvoor ze solliciteren; Het passend gedrag wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het strafregister van hoogstens 3 maanden. Als daarop een ongunstige vermelding voorkomt, mag de kandidaat daarover een schriftelijke toelichting voorleggen. 2. de burgerlijke en politieke rechten genieten; 3. medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie. 4. Voldoende kennis van het Nederlands conform de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966; 5. slagen in de selectieprocedure bestaande uit een schriftelijk en mondeling examen. B. Diplomavereisten: Houder zijn van een bachelordiploma of van een diploma dat ermee is gelijkgesteld. Ervaring in personeelsaangelegenheden strekt tot uw voordeel. C. Slagen in een gewoon examen, omvattend: 1. Schriftelijke Proef. (3 uur) 30/60 a. Praktische kennis van de wetgeving, die tijdens de uitoefening van de beoogde functie aan bod komt. De omschrijving vindt u terug onder Titel 4. Functieomschrijving, C. Profielomschrijving, Kennisvereisten. b. Gevalstudie: de kandidaat wordt geconfronteerd met een probleemsituatie die zich tijdens de latere uitoefening van de functie kan voordoen. De totale problematiek wordt uitgebreid geschetst, waarna de kandidaat tracht een oplossing uit te werken, en deze aan de hand van een verslag tracht weer te geven. 2. Mondelinge Proef. (+/- 30minuten) 20/40 Evaluatie van de overeenstemming van het profiel van de kandidaat, met de specifieke vereisten van de functie, evenals van de motivatie en van zijn interesse voor het werkterrein. Zijn geslaagd : de kandidaten die zowel in het schriftelijke als in het mondeling examen minstens 50% verkregen hebben en in het totaal 60% behaalden. 1

2 Titel 2. Plaats in de Organisatie. De personeelsdeskundige rapporteert aan de coördinator personeel en organisatie en zit in een team van 3 personeelsdeskundigen. Titel 3. Taak van de dienst. De personeelsdienst werkt zowel voor het stads- als het OCMW-personeel. De hoofdtaak van de personeelsdienst is het beheren van de personeelsdossiers van alle medewerkers en het berekenen van hun loon, evenals voor de mandatarissen. De personeelsdienst behandelt voor de diensten alle personeelsaangelegenheden, gaande van het binnenkomen in de organisatie (selectie, aanwervingsexamens, onthaal), het functioneren en het doorgroeien in de organisatie (functionele loopbaan, functioneringsgesprekken, evaluaties, uitreiking eretekens, contractaanpassingen, vorming) tot het verlaten van de organisatie (pensionering, einde contract, ontslag). Verder verstrekt de personeelsdienst informatie aan de personeelsleden over loopbaanmogelijkheden, verlofmogelijkheden, opleidingsmogelijkheden, Maar ook aan de diensthoofden wordt de nodige informatie verstrekt over te volgen procedures inzake personeelsaangelegenheden. Alle formaliteiten te vervullen voor de sociale wetgevingen en arbeidsongevallenwetgeving wordt ook binnen de personeelsdienst uitgevoerd. Voor de interne werking worden kostenramingen opgemaakt en worden de personeelskosten geraamd voor de komende jaren. Ook het integreren van de wetgeving in het arbeidsreglement, rechtspositieregeling en de werking van de personeelsdienst zelf, maakt deel uit van de interne werking. Naast de uitdaging om alle personeelsleden de nodige administratieve bijstand te bieden in allerlei paperassen, wordt er een gezondheidsbeleid, een leeftijdsbewust personeelsbeleid en een competentiebeleid opgestart. Het onthaalbeleid en het vormingsbeleid wordt verder uitgebouwd. Titel 4. Functieomschrijving. A. Functiewaardering : Aanvangsweddeschaal : B1 Eindweddeschaal : B3 Brutomaandwedde : Beginwedde = 2.460,78 euro per maand Eindwedde = 4.146,34 euro per maand Hospitalisatieverzekering. Maaltijdcheques: 5 /dag Fietsvergoeding van 0,22 /km. Collectieve pensioenverzekering: 2,5% sport@work op dinsdag- en vrijdagmiddag Glijdende werkuren en flexibele verlofregeling 2

3 B. Taakomschrijving : - Zorg dragen voor een efficiënte en effectieve dienstverlening: Zorgen voor de aan- en bijsturing van de dienstverlening, processen en projecten. Organiseren van bijeenkomsten naar aanleiding van de uitwerking van een specifiek dossier, behandeling van een probleem of knelpunt. Zorg dragen voor de kwaliteit van de notulering voor de college- en (gemeente)raadbeslissingen en de beslissingen vast bureau. Zorg dragen voor de kwaliteit van de nota s, brieven en andere documenten binnen de dienst. Instaan voor de eigen professionele ontwikkeling. Behandelen en opvolgen van klachten van personeelsleden over de eigen dienstverlening. - Instaan voor de praktische organisatie van projecten: Projecten uitwerken naar de verschillende doelgroepen toe. Begeleiden van personeelsaspecten bij veranderingsprocessen binnen de organisatie Meewerken aan het implementeren van een competentiebeleid, een leeftijdsbewust personeelsbeleid en een gezondheidsbeleid binnen de organisatie Meewerken aan het verder uitbouwen van het onthaalbeleid en het vormingsbeleid van de organisatie Organiseren van vergaderingen met alle interne en externe betrokkenen Administratieve voorbereiding en uitwerken dossiers Bewaken van de voortgang, budget en middelen voorzien voor het project. Inwinnen van informatie noodzakelijk voor de afhandeling. Verzamelen en invullen van noodzakelijke documenten. Opmaken van college-, (gemeente)raadsbeslissingen en beslissingen vast bureau. Rapporteren over de stand van zaken aan alle betrokkenen (mondeling of schriftelijk, bvb. collegedossiers). - Sollicitaties, selecties en onthaal nieuwe werknemers : Bijhouden sollicitantenbestand. Organiseren van een selectieprocedure. Checken met de VDAB aan welke subsidievoorwaarden de kandidaat voldoet. Toelichting geven bij hospitalisatieverzekering, maaltijdcheques, tijdsregistratie, sociale dienst, Samenstellen van een specifiek onthaalpakket voor elke nieuwe werknemer. Meehelpen uitbouwen van een onthaalbeleid. - De personeelsadministratie : Registratie van verloven, dienstvrijstellingen, ziektes, en arbeidsongevallen. Opmaken en controleren van uurroosters, controleren van afwezigheidsaanvragen en tikkingen in het tijdsregistratiesysteem. 3

4 Opmaken van contracten, diverse attesten en lijsten allerhande. Opmaken en beheren van personeelsdossiers. Verantwoordelijk voor alle administratie rond lonen, aanwervingen, mutatie, ontslag, verlof, arbeidsongeschiktheid, arbeidsongevallen, kinderbijslag, geneeskundige dienst, administratieve gezondheidsdienst, mutualiteiten, vakbonden. Aanmaken nieuwe dossiers en afsluiten van bestaande dossiers in het in verschillende softwarepakketten: Icarus, Cevips, dimona en tijdsregistratiesysteem. Opvolgen van de ontwikkelingen van de informaticatoepassingen op het gebied van loonberekeningen, personeelsbeheer en office-pakket. Verantwoordelijk voor de registratie van verloven, ziektes en arbeidsongevallen. Verantwoordelijk voor de aanvragen van de eretekens Verantwoordelijk voor het digitaal personeelsbeheer. Coördinatie van de vorming. Verantwoordelijk voor het administratief beheer van de functionele loopbanen. Opmaken en opvolgen van de pensioendossiers in capelo. - Instaan voor een optimale informatiedoorstroming en stimuleren van communicatie zodat het beleid en de medewerkers goed geïnformeerd en betrokken zijn: Organiseren van een overleg naar aanleiding van een specifiek project of specifieke opdracht. Constructief deelnemen aan het dienstoverleg. Ervoor zorgen dat iedere (project)medewerker over alle informatie beschikt die hij/zij nodig heeft om zijn/haar taken goed te kunnen uitvoeren. Actief rapporteren in verband met de voortgang van projecten, activiteiten etc. aan de leidinggevende en aan de beleidsverantwoordelijken. Verzorgen van een optimale top-down en bottom-up communicatie: rapporteren, aftoetsen van voorstellen etc. Informatie geven over personeelsmateries. Verzorgt de briefwisseling van de dienst. - Polyvalent meewerken aan opdrachten in de dienst, organisatie of sector vanuit eigen functie, werkdomein en competenties: Leiden en begeleiden van projecten die dienstoverschrijdend zijn in opdracht van de stadssecretaris of coördinator personeel en organisatie. Actieve participatie aan projecten of implementatie van nieuwe regelgeving of processen op een organisatiebreed niveau. C. Profielomschrijving : Kennisvereisten : Praktische kennis van de nieuwe gemeentewet en decreet lokaal bestuur. Kennis van sociale wetgeving of deze snel kunnen opnemen en toepassen in concrete gevallen. 4

5 Kennis hebben van Office-pakket en PC-minded zijn voor het aanleren van de personeelssoftwarepakketten. Vaardigheidsvereisten : Gevoel hebben voor bestuurlijke en politieke verhoudingen en processen. Over voldoende materiekennis beschikken m.b.t. het vakgebied of in staat zijn die binnen een korte termijn te verwerven. Eigen werkzaamheden kunnen organiseren, plannen en systematisch aanpakken. Taken zelfstandig, correct en snel kunnen afwerken (ook routinetaken). In staat zijn de personeelsmateries te beheersen. Beschikken over goede redactionele en organisatorische vaardigheden. Beschikken over goede communicatieve uitdrukkingsvaardigheid. Op een diplomatische en tactvolle wijze kunnen onderhandelen en de nodige info doorgeven. Prioriteiten kunnen leggen. Kunnen omgaan met verschillende opvattingen Attitudevereisten : Zin hebben voor orde, organisatie, tact en discretie. Objectieve toepassing van de wetgeving, statuten, reglementen en andere richtlijnen. Zich kunnen inzetten voor zowel het routineus werk als voor hele nieuwe projecten. Kunnen omgaan met feedback. Stressbestendig zijn. Flexibel en collegiaal zijn. Klantvriendelijk zijn en ook blijven op moeilijke momenten. Enthousiaste houding t.a.v. de job, de opdracht van de gemeente en OCMW. Bereid zijn om functiegerichte cursussen te volgen. Titel 5. Hoe solliciteren? U kunt solliciteren via de website Daarbij vragen wij u om samen met het invullen van het sollicitatieformulier ook uw motivatiebrief, cv, een kopie van uw diploma en uittreksel strafregister (niet ouder dan 3 maanden) te willen opladen. Deze sollicitatie kan ten laatste op 10 april Voor meer info kunt u steeds de personeelsdienst bereiken op 051/ of via het -adres personeelsdienst@diksmuide.be. 5