Openstaande functie : Aankoopdeskundige/financieel expert

Transcriptie

1 Openstaande functie : Aankoopdeskundige/financieel expert Titel 1.Aanwervingsvoorwaarden. A. Algemene aanwervingsvoorwaarden : Om toegelaten te kunnen worden tot de betrekking moet u: 1. een gedrag vertonen dat in overeenstemming is met de eisen van de functie waarvoor ze solliciteren; Het passend gedrag wordt getoetst aan de hand van een uittreksel uit het strafregister van hoogstens 3 maanden. Als daarop een ongunstige vermelding voorkomt, mag de kandidaat daarover een schriftelijke toelichting voorleggen. 2. de burgerlijke en politieke rechten genieten; 3. medisch geschikt zijn voor de uit te oefenen functie. 4. Voldoende kennis van het Nederlands conform de wetten op het gebruik der talen in bestuurszaken, gecoördineerd op 18 juli 1966; 5. slagen in de selectieprocedure bestaande uit een schriftelijk en mondeling examen. B. Diplomavereisten: Houder zijn van een bachelorsdiploma of van een diploma dat ermee is gelijkgesteld. Houder zijn van het rijbewijs B. C. Slagen in een gewoon examen, omvattend: 1. Schriftelijke Proef. (3 uur) 30/60 a. Praktische kennis van de wetgeving, die tijdens de uitoefening van de beoogde functie aan bod komt. De omschrijving vindt u terug onder Titel 4. Functieomschrijving, C. Profielomschrijving, Kennisvereisten. b. Gevalstudie: de kandidaat wordt geconfronteerd met een probleemsituatie die zich tijdens de latere uitoefening van de functie kan voordoen. De totale problematiek wordt uitgebreid geschetst, waarna de kandidaat tracht een oplossing uit te werken, en deze aan de hand van een verslag tracht weer te geven. 2. Mondelinge Proef. (+/- 30minuten) 20/40 Evaluatie van de overeenstemming van het profiel van de kandidaat, met de specifieke vereisten van de functie, evenals van de motivatie en van zijn interesse voor het werkterrein. Zijn geslaagd : de kandidaten die zowel in het schriftelijke als in het mondeling examen minstens 50% verkregen hebben en in het totaal 60% behaalden. 1

2 Titel 2. Plaats in de Organisatie. De aankoopdeskundige/financieel expert rapporteert aan de Financieel beheerder. In deze functie ben je verantwoordelijk voor de ontwikkeling, uitvoering en opvolging van het aankoopbeleid van de stad en het OCMW. Zo werk je nauw samen met de preventieadviseur en alle afdelings- en diensthoofden. Titel 3. Taak van de dienst. Als aankoopdeskundige ondersteun je de operationele continuïteit van de stadsdiensten en de diensten van het OCMW. Dit door ervoor te zorgen dat alle afdelingen en diensten tijdig en tegen de beste kwaliteit/prijsverhouding voorzien worden van de nodige diensten, apparaten, verbruiksgoederen, zodat deze ongestoord hun werking optimaal kunnen verder zetten. Als financieel expert werkt u mee aan de goede organisatie van de financiële dienst in het belang van een goed financieel beleid en beheer van de stad en het OCMW. Titel 4. Functieomschrijving. A. Functiewaardering : Aanvangsweddeschaal : B4 Eindweddeschaal : B5 Brutomaandwedde : Beginwedde = 2.782,03 euro per maand Eindwedde = 4.532,15 euro per maand Hospitalisatieverzekering. Maaltijdcheques : 5 /dag Fietsvergoeding van 0,22 /km. Collectieve pensioenverzekering: 2,5% Flexibele uurregeling Aanbod van sport@work Alle relevante ervaring telt mee voor de geldelijke anciënniteit B. Taakomschrijving : - Instaan voor de praktische organisatie van projecten/aankopen voor stad en OCMW: Coördinatie van de opmaak en de opvolging van de verschillende aankoopdossiers zowel binnen het kader van de wet op de overheidsopdrachten als daarbuiten. Verantwoordelijk voor de centralisatie van het aankoopgebeuren en het ontwikkelen, implementeren en opvolgen van aankoopprocedures ter verbetering van de efficiëntie. In het kader van de beheersovereenkomst met het OCMW, meedenken over het realiseren van gezamenlijke aankopen. Onderhandelen van prijsafspraken en contracten met leveranciers en dienstverleners. Selecteren, onderhouden en opvolgen van de contacten met leveranciers en dienstverleners en bijsturen waar nodig. 2

3 Voorbereiden van het volledige aankoop-technische luik van het lastenboek bij prijsvragen en aanbestedingen met aandacht voor duurzaamheid Continu zoeken naar opportuniteiten om de kostenefficiëntie te verbeteren alsook de productkennis te onderhouden. Organiseren van vergaderingen met alle interne en externe betrokkenen Bewaken van de voortgang, budget en middelen voorzien voor het project. Opvolgen van alle procedures in het kader van het dossier. Inwinnen van informatie noodzakelijk voor de afhandeling. Verzamelen en invullen van noodzakelijke documenten. Opmaken van college- en gemeenteraadsbeslissingen en dossiers. Rapporteren over de stand van zaken aan alle betrokkenen (mondeling of schriftelijk, bvb. collegedossiers). Instaan voor contractbeheer - Voorbereiden, plannen, uitvoeren, opvolgen en bijsturen van de strategische en operationele planning zodat de beleidsdoelstellingen gerealiseerd worden: Vertalen van aankoopstrategie naar het werkterrein, in kaart brengen van inkoopbehoeften, Verantwoordelijk voor de strategische planning van projectgerelateerde inkoopbehoeften. Evalueren van de effecten van het gevoerde beleid (uitvoering actieplannen). Analyseren van relevante signalen uit het werkveld. Opvolgen van de beleidscyclus. Proactief het werkdomein en de evoluties erbinnen opvolgen en vertalen naar concrete doelstellingen en acties voor de dienst. Initiëren en positief bijdragen aan de implementatie van veranderingsprocessen. - Voorbereiden van managementrapportering en -advisering: Ondersteunt de financieel beheerder bij de opmaak van managementrapporten en beleidsadvisering Verantwoordelijk voor het ontwikkelen en onderhouden van een beleidsinformatiesysteem in functie van beleidsadvisering en - rapportering - Coördineren van de werking van de dienst met het oog op een efficiënte en effectieve dienstverlening: Vertalen van strategie en beleid naar concrete doelstellingen, acties etc. Treedt sturend op in de vormgeving, optimalisatie en implementatie van het beleid van de aankoop- en voorraadprocessen. Bewaken en opvolgen van de voortgang van projecten, activiteiten en indien nodig acties nemen om bij te sturen. Organiseren en leiden van vergaderingen naar aanleiding van de uitwerking van een specifiek dossier, behandeling van een probleem of knelpunt. Instaan voor een goede opvolging van de kredieten van de dienst in functie van een financieel gezond beleid. 3

4 bepalen van de aanpak en meest verantwoorde uitvoeringswijze van de kerntaken; Bewaken van en zorg dragen voor de kwaliteit van de notulering van de dienst. Bewaken van de kwaliteit van de nota s, brieven en andere documenten van de dienst. Instaan voor de eigen professionele ontwikkeling. Behandelen en opvolgen van klachten van diensten over het geleverde materiaal. - Instaan voor een optimale informatiedoorstroming en stimuleren van communicatie zodat het beleid en de medewerkers goed geïnformeerd en betrokken zijn: Organiseren van een werkoverleg met betrokkenen naar aanleiding van een specifiek project of specifieke opdracht. Constructief deelnemen aan het dienstoverleg binnen de technische dienst. Ervoor zorgen dat iedere (project)medewerker over alle informatie beschikt die hij/zij nodig heeft om zijn/haar taken goed te kunnen uitvoeren. Actief rapporteren in verband met de werking van de dienst, de uitvoering van de beleidsdoelstellingen, de voortgang van projecten, activiteiten etc. aan de leidinggevende en aan de beleidsverantwoordelijken. Verzorgen van een optimale top-down en bottom-up communicatie: rapporteren, aftoetsen van voorstellen etc. - Polyvalent meewerken aan opdrachten in de dienst, organisatie of sector vanuit eigen functie, werkdomein en competenties: Leiden en begeleiden van projecten die dienstoverschrijdend zijn in opdracht van de secretaris of coördinator technische dienst. Actieve participatie aan projecten of implementatie van nieuwe regelgeving of processen op een organisatiebreed niveau. - Vervanging financieel beheerder bij afwezigheid C. Profielomschrijving : Kennisvereisten : Kennis van het decreet lokaal bestuur Grondige kennis van de wetgeving op de overheidsopdrachten. Kennis van de standaardbestekken. Kennis van informaticatoepassingen (MS Office). Vaardigheidsvereisten : Je bent een uitstekend onderhandelaar en weet te overtuigen. Je combineert een commerciële ingesteldheid met een focus op resultaatgericht samenwerken. Je bent op organisatorisch vlak goed onderlegd en beschikt over een grote dosis overtuigingskracht. 4

5 Gevoel hebben voor bestuurlijke en politieke verhoudingen en processen. Over voldoende materiekennis beschikken m.b.t. het vakgebied of in staat zijn die binnen een korte termijn te verwerven. Kunnen plannen en organiseren Resultaatsgericht kunnen werken. Over een goede communicatieve uitdrukkingsvaardigheid beschikken. Over administratieve vaardigheden beschikken en een voldoende zakelijke ingesteldheid. Probleemsituaties zelfstandig kunnen oplossen Je werkt constructief samen en klantvriendelijkheid draagt u hoog in het vaandel. Je bent proactief en weet vernieuwende oplossingen en voorstellen te formuleren. Attitudevereisten : Zin hebben voor orde, organisatie en discretie. Objectieve toepassing van de wetgeving, statuten, reglementen en andere richtlijnen. Flexibel Klantvriendelijk Enthousiaste houding t.a.v. de job, de opdracht van de gemeente Bereid zijn om functiegerichte cursussen te volgen. Titel 5. Hoe solliciteren? Je kunt solliciteren via de website Daarbij vragen wij om ook je motivatiebrief, cv, een kopie van jouw diploma, rijbewijs en uittreksel strafregister (niet ouder dan 3 maanden) te willen inscannen en opladen. Deze sollicitatie kan ten laatste op 20 april Voor meer info kun je steeds de personeelsdienst bereiken op 051/ of via personeelsdienst@diksmuide.be. 5