Auteurs: Van Leeuwen, Bergsma isbn:

Transcriptie

1 Casus 1.1 Sail Inleiding: het evenement In de gemeente Amsterdam vindt in de zomer van 2016 weer het bekende SAIL Amsterdam plaats. Het evenement bestaat uit een openingsceremonie, een vlootschouw en een afsluitingsceremonie en wordt eens in de vier jaar gehouden. De activiteiten vinden plaats in en vanuit de Amsterdamse IJhaven en het Oostelijk Havengebied. Gedurende de vier dagen dat het evenement duurt, kan het publiek de schepen ook bezoeken. Het is de bedoeling dat er circa twintig grote zeilschepen (Tall Ships genoemd) en zeshonderd kleinere historische zeil-, stoom- en motorboten naar het Amsterdamse IJ komen. De vlootschouw betreft een vaartocht van replica's, varend erfgoed en marineschepen in de wateren rondom Amsterdam. Er worden circa toeschouwers verwacht gedurende het evenement. De gemeente heeft aan het Nautisch Evenementen Bureau (NEB) de opdracht verstrekt om het evenement te organiseren. In dit kader heeft de gemeente een contract gesloten met NEB. Omvang en structuur van NE B Het NEB is een zelfstandige op winst gerichte organisatie die wordt geëxploiteerd in de vorm van een besloten vennootschap. De aandelen worden gehouden door een concern dat een groot aantal recreatieparken bezit. Het NEB heeft ruime ervaring in het organiseren van evenementen en organiseert naast SAIL ook andere grote en kleinere projecten voor verschillende opdrachtgevers in de profit- en non-profitsector. De vennootschap heeft een directie (drie personen), twintig projectleiders, zestig assistenten (afdeling Evenementen) en vijf administratief medewerkers (afdeling Administratie), waarvan één de functie van afdelingshoofd vervult. Het organiseren van een evenement wordt gedaan door een team bestaande uit een projectleider en twee tot tien assistenten. De projectleiders en de assistenten worden voor meerdere projecten gelijktijdig ingezet. Voor het uitvoeren van werkzaamheden tijdens het evenement (informatiestands, toegangscontrole, begeleiding van bezoekers naar en van de schepen en dergelijke) worden ook veel vrijwilligers ingezet. Beschrijving van het project SAIL 2016 Contract NEB met de gemeente Amsterdam Ten behoeve van het organiseren van SAIL 2016 dient NEB op basis van het met de gemeente gesloten contract de volgende activiteiten uit te voeren: Casus 1.1 1

2 het creëren van een aantrekkelijk nautisch evenement door de participatie van voldoende publiektrekkende schepen en hun bemanning (deelnemers); het beschikbaar maken van de infrastructuur voor de doorgang van het evenement en begeleiding van de schepen naar en van hun ligplaatsen en het publiek; het werven van sponsors, het verkopen van reclamemogelijkheden, horecafaciliteiten en toegangskaarten en het onderhouden van contacten met de lokale, nationale en internationale pers; het organiseren van een soepel verloop van het evenement waarbij de veiligheid van publiek en deelnemers een belangrijk aandachtpunt is; het bewaken van de kosten van het evenement door het toepassen van een strikte budgetteringstechniek. De gemeente Amsterdam en NEB BV zijn overeengekomen om het financiële risico van het evenement als volgt te verdelen. In het contract is opgenomen dat NEB verantwoordelijk is voor de voorbereiding en uitvoering van het evenement. Op basis van een daartoe ingediende projectbegroting krijgt NEB gedurende de voorbereidingsperiode van drie jaar voor aanvang van het evenement elk kwartaal een voorschot op de te maken onkosten onder aftrek van de bijdragen van de betrokken grote sponsors. NEB maakt in de projectbegroting daarom onderscheid tussen: kosten en sponsoropbrengsten tot 1 januari 2014 (voorbereidingskosten); kosten en opbrengsten na 1 januari 2014 (exploitatie evenement). NEB krijgt een vast bedrag voor de werkzaamheden tot en met het moment waarop de beslissing wordt genomen het evenement al dan niet door te laten gaan (2014) en een deel van een eventueel verwacht exploitatietekort. Als het evenement niet doorgaat, worden deze kosten (indien NEB zich verder aan de afspraken heeft gehouden) vergoed. Indien het evenement doorgaat, verandert de situatie in die zin dat het financiële risico vanaf dat moment voor rekening van NEB komt. Verkoop reclameruimte en horecafaciliteiten vinden plaats vanaf 1 januari Kaartverkoop aan het publiek start met ingang van 1 januari Sponsors dragen bij aan het eventueel tekort tot 2014 (bij no-go), maar delen ook mee in een positief exploitatieoverschot. NEB dient elk kwartaal de gemeente en sponsors een overzicht te geven van de werkelijk gemaakt kosten en gerealiseerde opbrengsten. Voor zover die een zeker maximum- of minimumbedrag niet overschrijden, vindt geen verrekening plaats. Bij onvoldoende, onjuist of te laat rapporteren kan de gemeente een claim indienen bij NEB. Er is regelmatig overleg tussen de gemeente, sponsors, de directie en de projectleider van NEB. Deelnemers Het succes van SAIL is sterk afhankelijk van de populariteit van de schepen van de deelnemers. Teneinde unieke, grote en populaire schepen naar SAIL te krijgen worden er hoge vergoedingen betaald. De vergoeding wordt bepaald op basis van een met de gemeente overeengekomen puntenlijst. Casus 1.1 2

3 Per 1 januari 2014 wordt de stand opgemaakt met betrekking tot de gecontracteerde deelnemers. Als er minder dan vijftien Tall Ships en vierhonderd historische zeil-, stoom- en motorboten naar het Amsterdamse IJ komen, vindt nader overleg plaats over het al dan niet doorgaan van het evenement en de onderlinge verrekening van kosten. Beschikbaar maken van de infrastructuur Het beschikbaar maken van de infrastructuur bestaat uit het reserveren van ligplaatsen en vaarwegen. Hiervoor worden door NEB afspraken gemaakt met de beheerders van de havens en de vaarwegen. Voor de ligplaatsen zijn liggelden verschuldigd, die voor rekening zijn van NEB. Verder coördineert het projectteam van NEB de bereikbaarheid van de locaties waar het evenement plaatsvindt. Er moeten met name kosten gemaakt worden voor bestrating en aanbrengen van hekwerken op plaatsen waar het publiek wordt toegelaten. Afspraken met derden Het maken van afspraken met deelnemers, bedrijven, omroepen, uitgevers, sponsors en horecaorganisatie (reclameacties, tv-rechten, organiseren van de opnames, afspraken omtrent maken van foto's en houden van interviews, sponsorcontracten en locaties voor horecavoorzieningen en openingstijden en aan te bieden assortiment) wordt eveneens door het projectteam van NEB gedaan. De vlootschouw De vlootschouw, die ook door het projectteam wordt voorbereid, betreft een rondvaart van replica's, 'varend erfgoed' en marineschepen. Hiervoor moeten door NEB nadere afspraken worden gemaakt met de beheerders van de vaarwegen en de havenautoriteiten. De begeleiding van de schepen tijdens de vlootschouw vindt plaats door de vaarwegbeheerder. Hiervoor moet het NEB een vast bedrag per evenement en een vast bedrag per schip betalen aan de vaarwegbeheerder. Het tarief per schip is afhankelijk van de omvang van het schip. Openings- en afsluitingsceremonie SAIL 2016 Sponsors hebben een budget ter beschikking gesteld voor de openings- en slotceremonie van twee miljoen euro. Het evenement wordt geopend door de koning. Ook wordt een enorme lichtshow georganiseerd bij de opening. De slotceremonie bestaat uit een grote barbecue die wordt afgesloten met een enorm vuurwerkfestijn. De ondersteunende activiteiten De ondersteunende activiteiten als administratie, automatisering, informatievoorziening en verantwoording worden verricht door de afdeling Administratie van NEB. Overige opbrengsten Naast de vaste bijdragen van de gemeente Amsterdam en enkele grote sponsors zijn er de volgende opbrengstcategorieën: Casus 1.1 3

4 verkoop van toegangskaarten voor de havenlocaties waar de schepen liggen; opbrengsten uit toelaten reclameacties (vast bedrag per m 2 (reclameborden) per locatie); tv- en radiorechten (vast bedrag per dag per omroepvereniging met verschillende tarieven voor de vier dagen); verkoop van reclameruimte (vast bedrag per m 2, maar tarief wel afhankelijk van locatie); verhuur van locaties voor horecavoorzieningen (percentage van de gerealiseerde omzet). NEB heeft besloten om de verkoop van toegangskaarten uit te besteden aan de organisatie Top Ticket Line. Deze organisatie verzorgt de verkoop via haar website en draagt de verkoopopbrengst maandelijks af onder aftrek van 10% commissie. De verkochte kaarten worden elektronisch verstrekt en de kopers beschikken na het uitprinten over een barcode die gescand wordt bij toegang tot het evenement. Personeel Projectmedewerkers ontvangen een vast maandsalaris. De vrijwilligers (studenten en scholieren) ontvangen elk een reiskostenvergoeding, een aantal gratis toegangskaarten en gratis eten en drinken tijdens hun verblijf op het evenement. De projectleider ontvangt na afronding van het project een bonus van 20% van de nettowinst van het desbetreffende project. Over de wijze waarop de projectleider de eindafrekening, op basis waarvan de bonus wordt bepaald, dient op te stellen zijn afspraken gemaakt tussen de directie van het NEB en de projectleider. Het geautomatiseerde administratieve systeem bevat een module voor het bijhouden van projectadministraties door NEB. Door middel van dit systeem worden de facturen van derden, in rekening gebrachte opbrengsten en ingediende declaraties van de projectteamleden geregistreerd. Gevraagd 1 Beschrijf de bestuurlijke informatieverzorging (vanuit het perspectief van NEB) met betrekking tot de voorbereiding van 'SAIL 2016' tot 2014 (het go-/no-gomoment). Ga daarbij specifiek in op de totstandkoming en de inhoud van de begroting. 2 Geef een gemotiveerde opsomming van de bestuurlijke informatie die de directie van NEB nodig heeft om de voortgang van de voorbereidingen van SAIL te kunnen bewaken. 3 Beschrijf de bestuurlijke informatieverzorging met betrekking tot de verantwoording van de opbrengsten uit kaartverkoop. Casus 1.1 4

5 4 Noem de risico's voor de bestuurlijke informatieverzorging die voortvloeien uit de omstandigheid dat de projectleider een bonus ontvangt. 5 Beschrijf voor de drie belangrijkste risico's de beheersingsmaatregelen die op het gebied van de bestuurlijke informatieverzorging getroffen moeten worden om de bij vraag 4 genoemde risico's te verminderen. 6 Geef een gemotiveerde opsomming van de bestuurlijke informatie die het management van de Gemeente Amsterdam zowel voor als na het goedkeuren van de begroting nodig heeft om de voortgang van de voorbereidingen van SAIL te kunnen bewaken. Casus 1.1 5