Financiele richtlijn voor regio werkgroepen in de regio Vastgesteld op 27 januari 2017 na overleg met de regio penningmeesters

Transcriptie

1 Financiele richtlijn voor regio werkgroepen in de regio Vastgesteld op 27 januari 2017 na overleg met de regio penningmeesters Afspraken oplevering stukken uit de regio + beoordeling door bureau Financieel halfjaar overzicht met toelichting conform spreadsheet Financieel jaaroverzicht met toelichting conform spreadsheet Ledenaantallen bekend maken aan regio Begroting met toelichting nieuwe jaar door regio 15 juli 15 januari 1 februari 15 december Algemeen 1. Alle correspondentie met het bureau verloopt via vrijwilligershelpdesk@glutenvrij.nl. Regio/afdeling budget 2. Het maximale budget per regio wordt vastgesteld op basis van een staffel. De regio werkgroep krijgt in januari informatie over het aantal leden in hun regio. Het aantal leden dat de hoogte van de bijdrage bepaalt is het aantal betalende leden tussen 0 en 15 jaar en vanaf 27 jaar. 3. Richtlijn voor de budgetten in de regio s: betalende regio leden betalende regio leden betalende regio leden betalende regio leden Peildatum voor bepalen ledenaantal is 1 januari. 5. Voor de afdeling Coeliactive geldt dezelfde staffel. Het aantal leden dat de hoogte van de bijdrage bepaalt zijn alle betalende leden tussen 16 en 26 jaar. 6. Indien een tekort ontstaat of dreigt op de regio/afdeling begroting dat wordt deze in het volgende jaar gecompenseerd met het nieuw vast te stellen regio/afdeling budget.

2 7. Indien een regio/afdeling geld overhoudt aan het einde van het jaar, dan valt dit bedrag terug aan de hoofdrekening van de NCV. De NCV heeft als doelstelling om haar reserves zoveel mogelijk centraal te houden. 8. Indien een regio buiten begroting- een nieuw evenement wil organiseren dan kan de regiopenningmeester een onderbouwde aanvraag voor aanvullend budget doen. De directeur van de vereniging beslist gemotiveerd- over al dan niet toekenning. Vergoeding kosten 9. Het regio/afdeling budget is uitsluitend bedoeld voor het betalen van de voorbereidende activiteiten door vrijwilligers van evenementen en bijeenkomsten in de regio o reiskosten openbaar vervoer 2 e klasse of eigen auto (0,19 per km) o vergaderkosten o telefoonkosten o portikosten o vervoerkosten materialen van en naar de regio o en alle overige kosten die redelijkerwijze als voorbereidingskosten kunnen worden aangemerkt. 10. Het regiobudget kan niet ingezet worden voor het bekostigen van deelname aan activiteiten door leden en niet-leden van de NCV. 11. De prijzen die gerekend worden voor deelname aan een activiteit moeten kostendekkend zijn. Huur locatie, catering, cadeautjes, vervoer van deelnemers moeten worden bekostigd door de deelnemersbijdragen. Kosten gemaakt door vrijwilligers ter voorbereiding van de activiteit zie 8, hoeven dus niet bekostigd te worden uit het totale bedrag deelname. 12. De vrijwilliger die de activiteit heeft georganiseerd kan gratis deelnemen. Het deelname bedrag voor de vrijwilliger wordt betaald vanuit het regio budget. Maximaal twee vrijwilligers per activiteit kunnen gratis deelnemen. Indien de activiteit een deelnameprijs kent van meer dan 250 euro kan 1 vrijwilliger gratis deelnemen of kan het deelnamebedrag verdeeld worden onder het aantal actieve vrijwilligers.

3 13. Declaraties voor landelijke activiteiten (vrijwilligersdag en NCD) kunnen ingediend worden bij het bureau van de NCV. Boekhouding/rapportage 14. De penningmeester van de regio/afdeling is verantwoordelijk voor een goede verslaglegging van inkomsten en uitgaven. Hiervoor wordt door het bureau van de NCV een format aangereikt aan de hand waarvan geboekt kan worden. 15. Alle activiteiten met een financiële component moeten terug te zien zijn in de financiële rapportage in de regio. 16. Kasgeld is alleen toegestaan binnen een evenement. Na afloop van het evenement moet het resterende kasgeld door de vrijwilliger gestort worden op de regio rekening. De penningmeester ziet hier op toe. 17. Het openen van spaarrekeningen in de regio is niet toegestaan. 18. Met het verzenden van het financieel overzicht naar de administratie van de NCV geeft de penningmeester van de betreffende regio zijn of haar akkoord op de verstrekte gegevens. 19. De regionale/afdeling penningmeester onderhoudt de bankrekening, zorgt voor betalingen en documenteert van elke betaling de bewijsstukken waaraan de uitgaven zijn gedaan. Deze bewijsstukken worden hard copy en/of digitaal bewaard in de administratiemap. 20. De regionale/afdeling penningmeester zorgt voor een adequate registratie van de opbrengsten en de verantwoording hiervan op de bank. Alle onderliggende documentatie waaronder aanwezigheidslijsten worden adequaat en in hard copy bewaard. 21. In januari wordt de regionale/afdeling administratie over het afgelopen boekjaar afgegeven bij het bureau van de NCV.

4 22. Per kwartaal worden de mutaties door de controller beoordeeld en worden indien nodig de bewijsdocumenten opgevraagd. Begroting 23. In de begroting moet zo veel mogelijk kwantiteit worden aangegeven (aantal baklessen, bezoekers, enz.). De NCV verstrekt een format voor het opstellen van een begroting. 24. De begroting moet een inschatting geven van alle te maken kosten ter voorbereiding van de activiteiten en de inkomsten/uitgaven per activiteit. Declaraties/Vergoedingen 25. Indien een regio/afdeling een gift en/of sponsoring ontvangt voor een bepaalde activiteit dan dient deze gift ingezet te worden om het bedrag voor deelname door leden aan de activiteit kleiner te maken. De gift/sponsoring wordt zichtbaar gemaakt in de rapportage. De sponsoring komt dus direct ten goede aan de leden. 26. De penningmeester van de regio/afdeling tekent voor alle bedragen kleiner dan 500,-- De penningmeester vraagt de coördinator van de regio toestemming bij bedragen tussen 500 en 1500 euro. Dat gebeurt per en moet gedocumenteerd worden. Voor bedragen boven de 1500 is een tweede handtekening nodig van de directeur van de vereniging. 27. De coördinator tekent declaraties van penningmeester af. 28. Indien er geen coördinator is in een regio dan wordt een ander lid van de regio afdeling gevraagd mee te tekenen. 29. Bij de penningmeesters in de regio berusten de financiële stukken van het lopende jaar en het direct voorafgaande jaar. 30. Indien een regio een regionale markt organiseert, krijgen de vrijwilligers die meehelpen met de organisatie een gratis lunch aangeboden indien de locatie deze mogelijkheid aanbiedt. Hiervoor kan een bedrag van maximaal 250 euro van het regiobudget worden besteed.

5 31. De penningmeester kan in principe geen kosten vergoeden aan vrijwilligers voor activiteiten die niet in de begroting zijn opgenomen. In dien gedurende het jaar een wijziging optreedt in de begroting dan wordt het bureau van de NCV daarvan op de hoogte gesteld en een aangepaste begroting ingediend. Prijzen diverse activiteiten 32. Voor alle activiteiten geldt dat ze kostenneutraal worden aangeboden aan uitsluitend leden behoudens de voorbereidingskosten. ( Uitsluitend voor leden geldt niet voor bakworkshops; daar kunnen introducees worden meegenomen). Zie verder 34 voor uitzondering informatieve (regio) bijeenkomsten 33. Een eigen bijdrage van de deelnemer wordt niet gevraagd voor informatieve regio bijeenkomsten of glutenvrije markten. 34. Voor informatieve (regio) bijeenkomsten (medisch, dieet) geldt dat de kosten voor koffie en thee voor deelnemers ten laste kunnen worden gebracht van het regiobudget, 35. Voor alle activiteiten wordt een termijn geregeld waarbinnen kosteloos kan worden opgezegd. De volgende richtlijn kan worden gehanteerd: - Bakworkshops: drie werkdagen - Kinderkampen: vier weken - Alle overige activiteiten: 1 week Bakworkshops 36. Prijsafspraak bakworkshop voor de standaardsituatie (brood bakken). 9,- voor een lid, 13,- voor een introducé en 24,50 voor een niet-lid. Tarieven voor baklessen worden landelijk vastgesteld. 37. Vergoeding voor de bakinstructrice bij bakworkshop aan huis 5,- per deelnemer met een maximum van 30,- per keer. 38. Huur voor locatie: als richtlijn geldt maximaal 75,- voor 10 deelnemers.

6 39. Bij zg specials bakworkshop kan een aangepast tarief worden gevraagd. De hoogte van het bedrag wordt vooraf overlegd met het bureau van de NCV. Het is belangrijk dat leden door heel Nederland kunnen rekenen op (ongeveer) dezelfde tarieven. Overig 40. Een regio/afdeling kan 1 x per jaar uit eten gaan met bestuur/werkgroep. Er geldt een bedrag van 35 euro p.p. per couvert. De penningmeester van de regio beslist over eventueel aanvullende verzoeken van vrijwilligers uit de eigen regio. 41. Het landelijke penningmeestersoverleg vindt plaats tijdens de landelijke vrijwilligersdag. 42. Alle bedragen voor deelname aan een activiteit worden overgemaakt op de betreffende regio/afdeling rekening. De penningmeester ziet er op toe dat er zo weinig als mogelijk wordt betaald met contant geld door deelnemers en maakt daarover afspraken met de vrijwilliger die de activiteit organiseert. 43. Voor kinderkampen geldt een maximale eigen bijdrage van 75 euro per kind. 44. De regio penningmeester kan besluiten om kinderen met coeliakie van ouders met een minimum inkomen gratis te laten deelnemen aan het kamp. Als minimum inkomen geldt: ouders die bij inschrijving een verklaring kunnen overleggen dat zij gebruik maken van de voedselbank. Ook moet een medische verklaring kunnen worden overlegd dat het kind coeliakie heeft. De penningmeester boekt dit apart en stelt ook de vrijwilligerscoördinator hiervan op de hoogte. Per kinderkamp kunnen aan maximaal twee kinderen een gratis deelname ter beschikking worden gesteld. 45. De vrijwilligers kunnen via PGO Support een opleiding volgen. Die zijn gratis voor vrijwilligers van een patiëntenvereniging, maar er moet wel statiegeld worden betaald vooraf. De regio penningmeester betaald het statie geld voor de cursus. Indien de vrijwilliger de cursus niet heeft gevolgd dan verzoekt de penningmeester de vrijwilliger om het bedrag aan statiegeld te betalen aan de regio. De kosten voor no show komen voor rekening van de vrijwilliger. Indien er bijzonder redenen aan te voeren zijn voor de no show kan de penningmeester besluiten om het statiegeld voor rekening van de regio te laten vallen.

7 46. Aan de deelnemers van de activiteit wordt altijd schriftelijk gemeld dat deelname op eigen risico is. Dat kan op het inschrijfformulier of op de aankondiging van de activiteit. Er kan ook of daarnaast gewezen worden op de algemene bepaling van de NCV die te vinden is op de website Voor kinderkampen en meerdaagse reizen gelden strengere regels, zie het format aanmeldingsformulier kinderactiviteit op het vrijwilligersplatform. 47. Activiteiten kunnen kosteloos worden opgezegd zeven dagen voorafgaand aan de activiteit. Die moet schriftelijk gemeld worden op het inschrijfformulier of op de aankondiging van de activiteit. Er kan daarnaast ook gewezen worden op de algemene bepaling van de NCV die te vinden is op de website Voor kinderkampen en meerdaagse reizen gelden afwijkende regels. Zie het format aanmeldingsformulier kinderactiviteit op het vrijwilligersplatform. Definities Lid Introducé Niet - lid Een persoon die lid is van de NCV of iemand die op hetzelfde adres woont Een persoon die meekomt met lid en geen lid is. Een persoon die geen lid is van de NCV