NIEUWSBERICHT 9 INKOOP JEUGD

Transcriptie

1 NIEUWSBERICHT 9 INKOOP JEUGD De huidige contracten tussen de gemeenten in de regio Haaglanden en jeugdhulpaanbieders zijn verlengd tot en met 31 december Momenteel zijn de voorbereidingen op de inkoop jeugd in volle gang. De 10 samenwerkende gemeenten hebben besloten tot een gezamenlijke inkoopprocedure Jeugd voor de periode Met dit nieuwsbericht zal het vrijgesteld programmateam u gedurende het traject periodiek informeren over de voortgang en belangrijke ontwikkelingen. Gelet op de huidige fase van het inkoopproces, staat de voortgang van de dialoogtafels in de nieuwsbrief centraal. Voortgang gesprekstafels marktdialoog Inmiddels bevinden de marktdialogen zich in de afrondende fase. Hieronder treft u per dialoogtafel een korte samenvatting van de bijeenkomsten die reeds hebben plaatsgevonden. Let op: deze informatie is slechts bedoeld ter illustratie van de voortgang. Er kunnen geen rechten aan worden ontleend. Dialoogtafel: Samenwerking Op 13 december jl. heeft de tweede marktdialoog in het kader van samenwerking plaatsgevonden. Na de eerste, gecombineerde sessie (met de dialoogtafel Resultaten meten, duiden en beoordelen) is dit keer ingezoomd op samenwerking bij de start van en tijdens een hulptraject. Nadat de aanwezigen in drie groepen uiteen waren gegaan met in ieder groepje een vertegenwoordiging van gemeenten, aanbieders, Gecertificeerde Instellingen, huisartsen, Jong Doet Mee en het programmateam is eerst ingezoomd op het verwijsdocument en arrangement. Wat is er in deze documenten aan informatie nodig om het voor alle betrokkenen werkbaar en proportioneel te maken? Wat is nice to know, en wat is need to know? Naast de waardevolle opbrengst met betrekking tot de inhoud van de genoemde documenten kwam ook aan het licht dat niet altijd even duidelijk is wat het proces is en de verantwoordelijkheden zijn rond de verwijzing van een jeugdige en de start van de hulp. In een volgende sessie zal hier nader op worden ingegaan. In de tweede ronde, over de samenwerking tijdens het traject, zijn knelpunten en mogelijke oplossingen aangaande de samenwerking met - het voorliggend veld; - lokale teams en het gemeentelijk sociaal domein; - collega-jeugdhulpaanbieders geïnventariseerd. Een greep uit de lessen is dat samenwerking bijna per definitie een aanzienlijke, continue tijdsinvestering vraagt. Belangrijk is: ontmoet en ken elkaar, en steek er energie en tijd in om dit te faciliteren en bewerkstelligen.

2 Op 10 januari vond de derde marktdialoog Samenwerking plaats, die geheel in het teken stond van het onderwerp hoofd- en onderaannemerschap. Gemeenten en aanbieders bespraken drie dilemma s met elkaar: 1. Het bepalen van de hoofdaannemer 2. Zicht op de kwaliteit van onderaannemers 3. Vertaling naar doén Het doel was per thema te komen tot valkuilen, aandachtspunten en oplossingen. En: hoe kunnen we (gemeenten en aanbieders) elkaar helpen om tot een goede werkwijze te komen? Bij de bespreking van het eerste dilemma zijn verschillende momenten benoemd waarop de overdracht van hoofdaannemerschap logisch zou kunnen zijn: bij het ontbreken van betrokkenheid van de hoofdaannemer bij de daadwerkelijke hulpverlening (met name in duurzame trajecten) en bij het veranderen van het arrangement, bijvoorbeeld op het moment dat er wordt op- of afgeschaald naar respectievelijk hoogspecialistische of specialistische hulp. Daarnaast is verkend wat nu de logische hoofdaannemer is in een casus. Het gezin en de verwijzer spelen daarin een rol, maar ook de vraag of de jeugdhulpaanbieder het hoofdaannemerschap en de bijbehorende verantwoordelijkheden goed kan dragen. Tijdens de bespreking van het dilemma hoe je als hoofdaannemer zicht krijgt op de kwaliteit van mogelijke onderaannemers bleken de suggesties uiteen te lopen van wat formelere oplossingen (lijst met onderaannemers) tot informele ideeën (het komt neer op (het delen van) goede ervaringen en elkaar leren kennen). Het laatste dilemma bracht vragen (hoe regelen we de privacy goed) en oplossingen voort (dit willen we samen met de gemeenten oppakken). Er waren ook zorgen: hoe zorg je er als kleine aanbieder voor dat grote aanbieders oog krijgen voor jouw urgente casussen, en zij die ook echt oppakken? Afsluitend zijn plenair de aandachtspunten en oplossingen kort besproken en aangevuld, en zijn een aantal mogelijkheden benoemd waarin de regiogemeenten de aanbieders kunnen faciliteren. Dialoogtafel: Administratieve organisatie Er hebben twee bijeenkomsten plaatsgevonden in het kader van de administratieve organisatie. Tijdens de eerste sessie is verkend welke onderwerpen jeugdhulpaanbieders met name willen bespreken als het gaat om de administratieve organisatie. Hierna is onder andere gesproken over de definities en het gebruik van verschillende soorten elektronische berichten. Tevens is ingezoomd op het proces rond verhuizingen vanwege de knelpunten die in de praktijk kunnen voorkomen rond het declareren. Er is afgesproken om gezamenlijk een passend proces te ontwikkelen, waarbij het duidelijk wordt welke stappen in het proces noodzakelijk zijn en wie wanneer verantwoordelijk is. Ook de wijze van declareren is besproken. Met name de frequentie en de momenten waarop berichtenverkeer plaatsvindt zal in de nieuwe situatie veranderen.

3 Er is aandacht gevraagd voor het voorkomen van vertragingen in het declaratieproces. Zowel jeugdhulpaanbieders als de gemeenten onderstrepen het belang van het hebben van voldoende menskracht op de backoffices en administraties. Een ander aandachtspunt dat op tafel is gekomen heeft betrekking op het proces rond de jeugdhulp aan de zeer kwetsbare jeugdigen. De processen die al wel goed lopen, blijven gehandhaafd. Dialoogtafel: Resultaat Er hebben vier sessies plaatsgevonden waar circa 35 jeugdhulpaanbieders aan hebben deelgenomen alsmede vertegenwoordigers van gemeenten, lokale teams en het Inkoopbureau. Die sessies lieten een brede, constructieve medewerking aan de dialoogtafel zien en daarmee aan het ontwikkelen van het stelsel. Het principe van sturing en bekostiging op resultaat is niet ter discussie gesteld en wordt daarmee gedragen. Ten aanzien van het meten: de geharmoniseerde outcome-criteria (uitval, cliënttevredenheid en doelrealisatie) staan niet ter discussie. Er is wel behoefte om gedurende de implementatie de uitvoering te ondersteunen met het leren werken met deze criteria. Voor het meten van maatschappelijke resultaten wordt de GASmethodiek geïntroduceerd. Meten is nog niet weten, vandaar dat ook stil is gestaan bij het duiden van de beschikbare (kwantitatieve) data. De deelnemers aan de dialoogtafel hebben de behoefte om voor dat duiden een instrument te ontwikkelen ( Handreiking resultaatdialoog ), met aandacht voor vereiste competenties en ieders rol en verantwoordelijkheid. Daarbij is een mogelijke spanning benoemd tussen het samenwerken/leren/verbeteren (zowel in effectiviteit als in efficiency) door degenen (met name aanbieders en lokaal team) die op casusniveau betrokken zijn en het afrekenen door/tussen dezelfde betrokkenen (het lokale team bepaalt zakelijke consequenties voor de aanbieder). Het verbinden van zakelijke consequenties aan maatschappelijke resultaten op casusniveau wordt ingewikkeld gevonden. Ambitie is om gezamenlijk op te trekken in het verder ontwikkelen van ondersteunende instrumenten. Dialoogtafel: Ontwikkelen stelsel op strategisch niveau Voor bestuurders en directeuren is een aparte gesprekstafel georganiseerd, zodat ook zij voldoende worden meegenomen in de voorbereidingen op de inkoop en implementatie jeugd Deze behoefte is reeds eerder door zowel gemeenten als jeugdhulpaanbieders uitgesproken. Het doel van de eerste bijeenkomst was tweeledig, namelijk: - het informeren over de voortgang van de dialoogtafels en oplossingsrichtingen bespreken voor dilemma s/gespreksonderwerpen; - een basis leggen voor een continue dialoog. Na de opening door Katja van Laarhoven, directeur van de gemeente Westland, is een samenvatting gegeven over de voortgang van de diverse gesprekstafels.

4 Hierna zijn de deelnemers in twee groepen uiteen gegaan om door te praten over een aantal dilemma s rond de thema s samenwerking en een financieel houdbaar stelsel. Uit de tafelgesprekken zijn onder andere de volgende punten naar voren gekomen: Financieel houdbaar stelsel: - Een financieel en kwalitatief houdbaar stelsel is een gedeelde verantwoordelijkheid en brengt een gemeenschappelijk risico met zich mee. Denk hierbij aan aanbieders die zorgmijdend gedrag kunnen gaan vertonen of aanbieders die het risico lopen om te vallen. Ook de toenemende financiële tekorten van gemeenten behoeven aandacht. - Er is behoefte aan bijsturingsmogelijkheden wanneer tarieven niet passend blijken te zijn. Deze zorgen hebben de bestuurders met name als het gaan om de hoogcomplexe jeugdhulp. Er is daarom afgesproken om in het vervolgoverleg nader in te zoomen hierop (zowel vanuit het belang van gemeenten als aanbieders). Ook enkele controllers sluiten bij dit overleg aan. Samenwerking - Er is behoefte aan een gezamenlijk leer- en ontwikkeltraject, waarbij er ruimte moet zijn voor aanpassingen die nodig zijn om het stelsel te verbeteren. - Het principe van comply or explain is leidend; de hulp die nodig is moet ingezet kunnen worden. - Aanbieders vragen de gemeenten een faciliterende rol als het gaat om het ontwikkelen van bruikbare contracten tussen hoofd- en onderaannemers. Dit om de administratieve lasten te minimaliseren. Een aantal jeugdhulpaanbieders geeft aan hierin te willen ondersteunen. In de volgende bijeenkomst wordt nader ingezoomd op de wijze waarop risico s omtrent tarifering en resultaatfinanciering gezamenlijk gemanaged kunnen worden. Hierbij wordt nader ingezoomd op het beheersbaar houden van risico s zowel aan de kant van de gemeenten als bij jeugdhulpaanbieders. Dialoogtafel: kosten en kostprijsberekening In november en december 2018 zijn er vijf bijeenkomsten gehouden waarin is gesproken over de vorm en inhoud van een uitvraag sjabloon ten behoeve van het uitvragen van kostprijsinformatie van aanbieders en over de randvoorwaarden waarmee bij het invullen van het sjabloon rekening moet worden gehouden. Aan deze marktdialoog hebben 27 aanbieders actief meegedaan. De dialoogsessies met de aanbieders zijn steeds in een goede sfeer verlopen. Er is zowel op de uitvraag als op het stelsel veel input ontvangen van aanbieders. Daarbij is ook tijd ingeruimd om aanbieders te informeren over de omvang van hulp die door twee of meer aanbieders wordt geleverd aan één cliënt. Op 21 december 2018 is een mondelinge informatieronde gehouden voor aanbieders over het invullen van het sjabloon.

5 Op 3 januari 2019 en 7 januari 2019 zijn telefonische informatierondes gehouden. Deze rondes hadden als doel om aanbieders maximaal in de gelegenheid te stellen om het sjabloon in te kunnen vullen. Van deze informatierondes is door ongeveer 15 aanbieders gebruik gemaakt. Het sjabloon heeft een opbouw uit drie delen. In het eerste deel wordt kostprijsinformatie uitgevraagd, gebaseerd op CAO s met een doorrekening van zaken als werkgeverslasten, overhead en productiviteit. Deze doorrekening leidt tot inzicht in de kostprijzen van uren inzet van de verschillende CAO niveaus en van de verschillende soorten van verblijf. In het tweede deel moet worden aangegeven welke uren inzet van welk niveau en welk verblijf binnen een PIC wordt ingezet. In dit deel wordt dus de omzetting gemaakt van het oude naar het nieuwe stelsel. De uitkomst van dit deel is de kostprijs van PIC s exclusief risico opslagen. In het derde deel wordt gevraagd om opslagen in verband met de risico s die verbonden zijn aan het nieuwe stelsel in kaart worden gebracht. Op 9 januari 2019 moesten de uitgezette sjablonen worden aangeleverd. In totaal is er van ongeveer 30 aanbieders informatie ontvangen. Enkele aanbieders hebben geen gebruik gemaakt van het sjabloon maar hebben op een andere manier informatie aangeleverd. Van enkele aanbieders is een verklaring ontvangen waarom geen informatie is aangeleverd. De belangrijkste redenen hiervoor zijn het tijdsbestek waarbinnen de informatie moest worden aangeleverd, de concreetheid van de beschrijvingen van de PIC s (combinatie van Profiel beschrijvingen en Intensiteit beschrijvingen, zowel Specialistisch als Hoog-Specialistisch) en het niet beschikbaar hebben van informatie van andere aanbieders wanneer meerdere jeugdhulpaanbieders bij één cliënt betrokken zijn. Deze redenen werden breder gedeeld onder de aanbieders maar voor de meeste aanbieders was dit geen reden om het sjabloon niet aan te leveren. Van 16 t/m 23 januari 2019 worden 1 op 1 gesprekken gehouden met de aanbieders die informatie hebben aangeleverd middels het sjabloon. In deze gesprekken wordt nader ingegaan op de aangeleverde kostprijsinformatie en op de achtergrond van de aangeleverde informatie. Op basis van de ontvangen informatie en achtergrond van de informatie zal een advies worden opgesteld m.b.t. de bepaling van tarieven t.b.v. het per 1 januari 2020 in te voeren stelsel. Dialoogtafel: Hoog-Specialistisch Op 11 januari 2019 is een extra dialoogtafel georganiseerd, specifiek voor het onderdeel Hoog-Specialistisch. Deze extra dialoogtafel is georganiseerd naar aanleiding van input vanuit andere dialoogtafels. Voor deze dialoogsessie is een representatieve vertegenwoordiging van aanbieders uitgenodigd. Het betreft hier zowel regionale als bovenregionale aanbieders van Hoog-Specialistische hulp. Ten behoeve van deze dialoogsessie is aan aanbieders gevraagd om voorafgaand aan de dialoogsessie schriftelijke input op een zevental vragen te geven. Deze vragen betroffen: 1. Kenmerken ten behoeve van het aanscherpen van het onderscheid tussen specialistisch en hoog-specialistisch

6 2. Concrete punten waarmee bij het vaststellen van tarieven ten behoeve van Hoog-Specialistisch aanvullend op Specialistisch rekening moet worden gehouden. 3. Aanscherping van het onderscheid tussen de vijf Intensiteiten Hoog- Specialistisch. 4. Er zal verregaande samenwerking tussen jeugdhulpaanbieders worden gevraagd. Hoe zorgen de H10 gemeenten er voor dat de praktijk zo optimaal mogelijk georganiseerd wordt en dat de transactiekosten voor gemeenten en jeugdhulpaanbieders zo laag mogelijk blijven? 5. Hoe melden verschillende soorten van samenwerkingsverbanden van jeugdhulpaanbieders (bijv. In de vorm van hoofd-onderaannemer, coöperatie, consortium, etc.) zich zo makkelijk mogelijk aan? 6. Hoe zorgen de H10 gemeenten er voor dat de administratieve lasten zo beperkt mogelijk? 7. Andere suggesties. De dialoogsessie is in een goede sfeer verlopen en alle aanwezige aanbieders hebben zich actief opgesteld tijdens de bijeenkomst. Tijdens de dialoogsessie zijn de items stuk voor stuk besproken. Zowel de schriftelijk ontvangen informatie als de input tijdens de bijeenkomst kan nuttig zijn bij het eventueel bijstellen of aanscherpen van de PIC s Hoog-Specialistisch. Naast de ontvangen informatie hebben de aanbieders tijdens de bijeenkomst twee belangrijke onzekere factoren benoemd bij het doorrekenen van de PIC s Hoog- Specialistisch: o Inschatten wat collega aanbieders doen op een casus; hoofd- en onderaannemerschap o Inzet van verblijf Tijdens de bijeenkomst hebben aanbieders gevraagd om enig financieel comfort bij de invoering van dit stelsel, dus niet alle consequenties 1 op 1 direct doorvertalen maar deze gefaseerd invoeren. Ook vragen aanbieders voldoende tijd om de totale cultuuromslag te kunnen maken. Website en aanmelden nieuwsbrief Op de website van het H10 Inkoopbureau ( is een speciale sectie ingericht over de inkoop Hier zullen ook alle nieuwsbrieven worden geplaatst. Geïnteresseerden kunnen zich voor de nieuwsbrief aanmelden door een mail te sturen naar traject2020@h10inkoop.nl. Indien u zich wilt afmelden voor de nieuwsbrief kunt u dit eveneens mailen aan traject2020@h10inkoop.nl.