People Inc. handleiding

Transcriptie

1 People Inc. handleiding

2 I People Inc. Inhoudsopgave Hoofdstuk 1 Copyright Notice 7 Hoofdstuk 2 Introductie Intoductie... 8 Hoofdstuk 3 Werken met het systeem Inleiding Inloggen... in het systeem Container... 9 Algemene... instellingen 11 De snelkoppelingsbalk Management... console Menu's Schermen Sneltoetsen Aangehechte... documenten Zoeken Zoeken... in documenten 24 Zoekresultaten Zoeken... in schermen 25 Hoofdstuk 4 Verlof en verzuim algemeen Verlofregelingen algemeen Afsluiten... Verlofjaar Vrije dagen Verlof en... verzuim Toegestaan Verlof Verzuimpercentages Hoofdstuk 5 Werken Met Selecties Selecties algemeen Menu 5.3 Wizard Bewerken Selectie... toepassen Veranderen... van Standaard Selectie Voorbeeld

3 Inhoudsopgave Hoofdstuk 6 Matching II Een nieuw match scherm aanmaken Match scherm Match query Hoofdstuk 7 Werken Met Rapporten Rapporten algemeen Nieuw rapport Rapporten... exporteren Rapporten... importeren De rapport wizard Lay-out Menubalk... in de rapport ontwerper 63 Componenten... in een rapport 64 Knoppenbalk... in de rapport ontwerper 66 Groepen Gebruiken... van een rapport Aanpassen... van een bestaand rapport 72 Data pagina Calc pagina Ontwerp... pagina 76 Voorbeeld... pagina Verwijderen van een rapport Voorbeeld rapporten Hoofdstuk Een veld toevoegen en... vanuit de applicatie De wizard Hoofdstuk 9 Werken Met Brieven Brieven... algemeen Een nieuwe brief Nieuwe... brief wizard 91 Opmaken... van een brief Openen... van een brief 98 Wizard... brief openen Bewerken... van een brief 102 Query... ontwerper 102 Aanpassen... van een brief 105

4 III People Inc. 9.5 Opslaan... van een brief Verwijderen... van een brief Hernoemen van een brief Voorbeeld brieven Hoofdstuk 10 Actielijst Inleiding actielijst Toon actielijst Gebruik actielijst Hoofdstuk 11 Schermen in People Inc Inleiding schermen People Inc Werknemers Functies Lidmaatschap Projecten Toegestaan... verlof 117 Extra Verlof Verlof... en Verzuim scherm 118 Gewerkte... uren 119 Salaris... Gegevens 119 Bank... gegevens 121 Spaarloonregelingen Vergoedingen Inhoudingen Verzekeringen Autogebruik Bedrijfsmiddelen Competenties Opleidingen Kwalificaties Loopbaan Capaciteiten Carrière Beoordelingen Boordeling Afspraken Trainingen Gesprekken Relatie... gegevens 129

5 Inhoudsopgave IV Ongevallen Waarschuwingen Notities Zwangerschap Reïntegratiedossier Dossieropbouw Ontslag... interview Functie... Definities 132 Functie... Competenties Competentie... Definities 134 Competentie... niveaus Salarisschalen Salaristreden Verlofregelingen Verlofopbouw Beoordelingscriteria Cursussen Inschrijvingen Sessies Vacatures Sollicitanten Bedrijven Contactpersonen Geplande... bezetting 141 Afdelingen Vestigingen Vrije Dagen Externe... relaties Bedrijfsautos Sectoren Verzuimpercentages Onderhoudscherm Hoofdstuk 12 Schermontwerper Inleiding scherm ontwerper Mogelijkheden... scherm ontwerper 149 Standaard... veld toevoegen 152 Valuta Label... toevoegen 153 Keuzevakje

6 V People Inc. Combobox Picklist Database... label 153 Gelinkte... keuzelijst 153 Datum Tijd Tab Afbeelding Memo Button Opstarten scherm ontwerper Aanmaken nieuw scherm Layout... van een scherm Sleutelvelden Autonummer veld De expressie builder Nieuw... veld wizard Nieuw... element wizard Afsluiten scherm ontwerper Autonummer onderhoud Voorbeeld... scherm 164 Hoofdstuk 13 Importeren en Exporteren Van Gegevens Import... en Export algemeen Import... bestand Import... wizard Export... wizard 173 Hoofdstuk 14 Werken met Databases Databases... algemeen Aanmaken... nieuwe database Hernoem database Wisselen van database Verwijderen... van een database Kopieer... database Backup... database Database Terug Plaatsen Volledig... herstel 177 Hoofdstuk 15 De Beveiliging 180

7 Inhoudsopgave VI 15.1 Beveiliging Structuur... Beveiligingsbasis Gebruiker aanmaken Aanpassen van de rechten Wijzigen... van rechten (voorbeeld) Verwijderen... van een gebruiker Gebruikersnaam en wachtwoord Soorten gebruikers Rechten... voor een nieuw onderdeel 187 Hoofdstuk 16 Systeem onderhoud Systeem... onderhoud algemeen 188 Systeemonderhoud Autonummer... onderhoud 189 Vertaal... hulpmiddel Systeem... Informatie 190 Hoofdstuk 17 Licentie Licenties... algemeen Licentie bekijken Licentie aanvragen Licentie... toevoegen Licentie... activeren 197

8 7 1 People Inc. Copyright Notice Voorwaarden De informatie in deze handleiding kan zonder enige kennisgeving vooraf veranderen. Alle gegevens en voorbeelden in deze handleiding zijn fictief. Niets uit deze handleiding, in welke vorm dan ook, mag verveelvoudigd of nagemaakt worden zonder de uitdrukkelijke toestemming van Red Snapper BV. Het computer programma is eigendom van Red Snapper BV, en valt onder de bescherming van de auteurswet. De gebruiker heeft alleen een licentie tot gebruik van het programma, mits de gebruiker de bijgevoegde registratiekaart heeft ingevuld en teruggezonden. Deze licentie is alleen geldig volgens de voorwaarden gesteld in de Software Licentie Overeenkomst. U mag de software niet verkopen, leasen of verhuren aan een derde partij, zonder een schriftelijke toestemming van Red Snapper BV. Red Snapper BV garandeert niet dat de programmatuur werkt in iedere software/hardware omgeving. Alhoewel Red Snapper BV de software heeft getest en de documentatie heeft gerecenseerd, accepteert zij geen enkele vorm van aansprakelijkheid, noch impliciet, noch expliciet, met betrekking tot de software en de documentatie. De software wordt u geleverd zoals het programma is, u, de gebruiker, neemt het gehele risico van de kwaliteit en prestatie van de software op zich. In geen enkel geval is Red Snapper BV aansprakelijk voor speciale, directe, indirecte of gevolgschade die daarmee in verband houdt of daarvan het gevolg is, opgelopen door het gebruik van de software of documentatie. In het bijzonder is Red Snapper BV niet aansprakelijk voor het verlies van data/gegevens of schade aan andere programmatuur en voor de kosten van herstelling. MS, MS-DOS, Windows, Windows 95/98, Windows NT zijn geregistreerde handelsmerken van de Microsoft Corporation. Alle andere handels- of servicemerken zijn geregistreerd door hun respectieve organisaties. Red Snapper BV All rights reserved and all unauthorized duplication is a violation of applicable laws.

9 Introductie 2 Introductie 2.1 Intoductie 8 Welkom bij het People Inc. pakket! Gebruik deze handleiding om snel inzicht te krijgen in de werking en de mogelijkheden van het pakket. U heeft dit systeem hoogstwaarschijnlijk aangeschaft om uw gegevens op een veilige en overzichtelijke manier te kunnen bewaren, bewerken en bekijken. Maar natuurlijk ook om de gegevens in uw databases te gebruiken in rapporten, brieven etc. Uitgaande van deze basis functionaliteiten zijn er vele mogelijkheden toegevoegd aan het pakket, zoals : Rapporten Brieven en De actielijst Aanhechten van documenten Doorzoeken van documenten Doorzoeken van de gegevens De schermontwerper Selecties Mogelijkheid om gegevens te importeren en te exporteren Tal van wizards die u helpen tijdens het werken met ons systeem Uitgebreide beveiligingsmogelijkheden Systeemonderhoud Om goed te kunnen werken met het systeem, is het noodzakelijk dat u goed weet hoe het werkt. Leest u daarom deze handleiding goed door voordat u aan de slag gaat met het systeem. Deze handleiding bestaat uit een aantal aparte hoofdstukken. Elk hoofdstuk heeft een eigen onderwerp. In een hoofdstuk worden stap voor stap de aparte onderdelen besproken.

10 9 People Inc. 3 Werken met het systeem 3.1 Inleiding In dit hoofdstuk wordt de algemene werking van het systeem besproken. U vind hier stapsgewijs uitleg over de basis functies. Diverse voorbeelden, compleet met plaatjes en uitleg helpen u om te leren werken met de algemene functies in het systeem. 3.2 Inloggen in het systeem Het opstarten van het systeem gaat d.m.v. inloggen in het systeem, dit gaat als volgt: Start het systeem op via het icoon op het bureaublad of via Start / Program Files / Red Snapper / "produktnaam".vervolgens opent zich het volgende inlog scherm. Voer een geldige Gebruikersnaam en een Wachtwoord in. Na installatie is dit standaard "Demonstratie" en "Demonstratie".Kies de naam van de server waar uw data zich bevindt. Indien niet aangegeven wordt in welke taal het systeem op moet starten wordt automatisch het Engels gekozen. Klik op het logo om de taal te veranderen. De instelling wordt bewaard zodat het systeem de volgende keer weer automatisch in de taal van uw keuze opstart. Kies voor OK en het systeem wordt verder opgestart. 3.3 Container De container is het geraamte waarin de schermen en de Management Console zich begeven.

11 Werken met het systeem Menu opties Bestand Afsluiten Voor het afsluiten van het systeem Opties Vooruit Ga naar Terug Red Snapper Homepage Beeld Stop Voor het beëindigen van een proces Ververs Voor het verversen van de data Algemene instellingen Hier kunt u instellen welke werkbalken u wilt gebruiken, in welke modus u een standaard een scherm wilt openen en op welke wijze u wilt exporteren naar outlook. De schermen worden onder elkaar getoond in de container De schermen worden trapsgewijs over elkaar getoond Indien er een aantal schermen geminimaliseerd zijn worden de iconen gesorteerd Indien er schermen geopend zijn worden deze in het lijstje weergegeven. Klik op een scherm dat u wilt bekijken. Voor het openen van het de eerste pagina van het helpbestand. Informatie over het systeem, zoals de versie nummers, licentie en uw systeem. Schermen Boven Elkaar Schermen Overlappen Iconen Sorteren Schermnamen Help Inhoud Systeeminformatie 10 Ga naar het volgende geselecteerde item. Ga naar het volgende geselecteerde item. Voor meer informatie over Red Snapper

12 11 People Inc. De iconen Naar het helpbestand Sluit lijst Open lijst Stop het proces De snelkoppelingsbalk De snelkoppelingsbalk bevindt zich aan de linkerzijde van de container. In de balk kunnen de snelkoppelingen naar veel gebruikte schermen opgenomen worden. Om het geheel overzichtelijker te maken kunnen er tabbladen aangemaakt worden. Zo kunnen snelkoppelingen die bij elkaar horen op één tabblad geplaatst worden. Deze balk verschilt per gebruiker. De snelkoppling Nieuwe snelkoppelingen kunnen eenvoudig vanuit de Management Console naar de snelkoppelingsbalk gesleept worden. Ook het verplaatsen naar een ander tabblad kan dmv slepen. Deze snelkoppelingen maken het eenvoudiger om vaak gebruikte items snel te kunnen openen, zonder dat u deze eerst op hoeft te zoeken in de Management Console. Door te knippen wordt het item geselecteerd in de Management Console en vervolgens geopend. De statusbalk In de statusbalk wordt de naam van de gebruiker, de naam van de database waarin gewerkt wordt en de naam van de server waarop wordt gewerkt Algemene instellingen U kunt een aantal Algemene instellingen aanpassen op uw persoonlijke wensen, dit kan door in de container in het menu Optie op Algemene Instellingen te klikken. U krijgt dan een Instellingen schermpje te zien met drie tabbladen: Algemeen, Gegevens, Actielijst. Bij Algemeen kunt u instellen welke werkbalken u wilt zien in de container.

13 Werken met het systeem 12 Bij Gegevens kunt u instellen of u een gegevensscherm in detail of overzicht mode wilt openen. Bij Actielijst kunt u instellen of u de toegevoegde acties handmatig, automatisch of automatisch met voorbeeld wilt toevoegen aan de agenda in MS Outlook. Ook kunt u hier de met de knop Velden de velden selecteren, waarvan de waardes worden toegevoegd aan de MS Outlook agenda De snelkoppelingsbalk De snelkoppelingsbalk De snelkoppelingsbalk bevindt zich aan de linkerzijde van de container, deze balk verschilt per gebruiker. In de balk kunnen de snelkoppelingen naar veel gebruikte items opgenomen worden. Om het geheel overzichtelijker te maken kunnen er lijsten aangemaakt worden. Zo kunnen snelkoppelingen die bij elkaar horen op één lijst geplaatst worden. De snelkoppelingen Nieuwe snelkoppelingen kunnen eenvoudig vanuit de Management Console naar een lijst op de snelkoppelingsbalk gesleept worden. Ook het verplaatsen naar een andere lijst kan d.m.v. slepen. Deze snelkoppelingen maken het eenvoudiger om vaak gebruikte items snel te kunnen openen, zonder dat u deze eerst op hoeft te zoeken in de Management Console. Door op de snelkoppeling te klikken wordt het item geselecteerd in de Management Console en vervolgens geopend. De Lijsten Voor het aanmaken van een lijst kiest u in het snelmenu, te bereiken via rechter muisknop, voor de optie "Nieuwe Lijst". Voer een naam in en kies voor OK. Het is ook mogelijk om een lijst te veranderen van naam. Open de lijst waarvan u de naam wilt veranderen en selecteer in het snelmenu de optie "Hernoem Lijst". Verwijderen kan vanzelfsprekend ook. Kies hiervoor de optie "Verwijder Lijst". Het is ook mogelijk om een snelkoppeling van een lijst te verwijderen. Kies uit het snelmenu behorende bij het icoon, de optie "Verwijder Snelkoppeling". 3.4 Management console Vanuit de Management Console kan het hele systeem bediend worden. In dit onderdeel zullen de de knoppenbalk en de verkenner besproken worden. De Management Console De Knoppenbalk Door middel van de knoppen op de knoppenbalk is het mogelijk gebruik te maken van de functionaliteit van het systeem. Hieronder wordt de functie van de knoppen stuk voor stuk besproken.

14 13 People Inc. Deze knop start een wizard op om een nieuw scherm te maken Een geselecteerd scherm kan geopend worden met deze button. Gebruik deze knop voor het bewerken van het scherm dat u heeft geselecteerd. NB de scherm ontwerper wordt geopend. Gebruik deze knop om het schern, dat u heeft geselecteerd, te verwijderen. Voor het verversen van de gegevens. Als u een scherm open en geactiveerd heeft, dan zullen alle gegevens in dat scherm worden ververst. Als u de Management Console heeft geactiveerd, dan zullen alleen de gegevens in de Management Console ververst worden. Zoeken op stukken tekst die voorkomen in de geïndexeerde aangehechte documenten. Geeft de eigenschappen van het geselecteerde scherm weer. Uitgebreide zoekfunctie, er kan gezocht worden in een bepaald scherm, in een specifiek veld naar een ingevoerde waarde. Er kan ook rekening gehouden worden met een selectie. Opent het helpbestand Met de volgende 4 knoppen kan de weergave van de informatie aan de rechterkant van de Management Console veranderd worden. Geeft de items weer in grote iconen Geeft de items weer in kleine iconen Geeft de items in een lijst weer. Geeft alle details van de item weer, zoals het type en aanmaak datum van een scherm. De Management Console De functie en werking van de Management Console komt voor een deel overeen met die van Windows Verkenner. Verschillende items en hun onderlinge relaties worden hier overzichtelijk weergegeven. Het hoofd-icoon heeft meestal dezelfde naam als het systeem en staat helemaal boven aan. Daar onder hangen de verschillende mogelijkheden van het programma. Dat zijn dus :De Hoofdschermen met daaronder hun bijbehorende Subschermen, rapporten, brieven en selecties.de Database Basis met daaronder de mappen met databases.de Brieven Basis met daaronder de mappen met brieven.de Rapporten Basis met daaronder de mappen met rapporten.de Gebruikers Basis met daaronder de mappen met gebruikers.de Actielijst met daaronder de bijbehorende rapporten, brieven en selecties.de Management Basis met daaronder: Systeem Informatie met de systeem rapporten. Systeem Onderhoud met onderhoudstaken in het snelmenu (Rechter muisknop).

15 Werken met het systeem Menu's In het systeem zijn verschillende menu's aanwezig. Deze zijn te vinden door in de Management Console een map, scherm of ander item te selecteren en via de rechter muisknop het snelmenu op te roepen. De mogelijkheden hangen af van het soort bestand dat geselecteerd wordt en de rechten die voor u als gebruiker door de systeembeheerder zijn ingesteld. Hieronder zullen de verschillende mogelijkheden besproken worden. De functies worden in een apart hoofdstuk besproken. Documenten doorzoeken: Voor het zoeken op stukken tekst in documenten, die aangehecht en geïndexeerd zijn. Ververs: Voor het verversen van de gegevens van het geselecteerde scherm. Eigenschappen: Toont informatie over het geselecteerde item, bijvoorbeeld de creatie datum en de naam. Help: geeft informatie over het geselecteerde item. Nieuw: voor het aanmaken van een nieuw item van hetzelfde type als het geselecteerde item. Bijvoorbeeld een scherm, rapport, brief of een nieuwe database. De verdere mogelijkheden hangen af van de functie van het geselecteerde bestand.nieuw Hoofdscherm: Voor het aanmaken van een nieuw Hoofdscherm.Nieuw Subscherm: Voor het maken van een nieuw subscherm bij een bestaand scherm.nieuw Rapport: Voor het maken van een nieuw rapport.nieuwe Brief: Voor het maken van een nieuwe brief.nieuwe Selectie: Voor het maken van een nieuwe selectie. Bijvoorbeeld om alle personen wonende in de regio Rotterdam uit de gegevens te filteren.nieuwe Gebruiker: Voor het aanmaken van een nieuwe gebruiker.nieuwe Database: Voor het aanmaken van een nieuwe database.nieuwe Licentie: Voor het aanmaken van een nieuwe licentie. Open item: voor het openen van het geselecteerde item, dit kan een scherm, een rapport of een brief zijn. Zoek: Voor het doorzoeken van de gegevens in een scherm, eventueel binnen een selectie. Alle Taken: Hieronder vallen meerdere mogelijkheden. De mogelijkheden hangen af van de functie van het geselecteerde bestand.toepassen als standaard selectie: alleen de gegevens uit deze selectie worden getoond. NB: op elk scherm moet een standaard selectie zijn ingesteld.bewerk scherm: voor het onderhoud van het schermbewerk brief: voor het bewerken van een briefbewerk rapport: voor het bewerken van een rapportautonummer onderhoud: voor het onderhoud van de autonummersautomatisch opstarten: voor het automatisch opstarten van een scherm bij het opstarten van de applicatieniet Automatisch opstarten: om de voorgaande optie op te heffenexporteer gegevens: voor het exporteren van gegevensimporteer gegevens: voor het importeren van gegevens Backup Database: voor het maken van een backup van de database gegevens.database Terugplaatsen: voor het terugzetten van een database.kopieer Database: voor het kopieren van de database gegevens naar een nieuwe database.activeer Database: voor het activeren oftewel openen van een database.gebruikers rechten wijzigen: voor het aanpassen van de rechten van een gebruiker. Verwijder: voor het verwijderen van een bestand. Afhankelijk van het gekozen item zijn er de volgende mogelijkheden.verwijder Scherm: voor het verwijderen van een scherm.verwijder Database: voor het verwijderen van een database.verwijder Gebruiker: voor het verwijderen van een gebruiker.verwijder Licentie: voor het verwijderen van een licentie.verwijderen van rapporten, database gebruikers of brieven map. Hernoem: voor het hernoemen van een item.voor het veranderen van de naam, de beschrijving en/of het icoon. Bijvoorbeeld van een rapport.van een (data)scherm mag alleen de omschrijving en het icoon veranderd worden.

16 People Inc. Schermen Aan de hand van het Werknemersscherm worden nu de mogelijkheden van het scherm uitgelegd. In de titelbalk wordt de naam van het scherm getoond, in ons voorbeeld Werknemers. Daarachter wordt de sleutel, WN42, en de naam van de geselecteerde werknemer, Adriaanse, weergegeven. In de linker kolom wordt de naam van het scherm weergegeven en verschijnen na het aanklikken van het plusje de subschermen behorende bij het scherm Werknemers. Zo kan bijvoorbeeld het scherm Functies geselecteerd en geopend worden. Hoofdscherm navigatie De 4 knoppen boven de linker kolom geven de mogelijkheid om door de gegevens in het hoofdscherm te navigeren terwijl er een subscherm actief is. De menubalk De menubalk van het scherm ziet er als volgt uit: Selecties: Klik op het pijltje en de aanwezige selecties voor dit scherm verschijnen. Indien er meerdere selecties aanwezig zijn bij dit scherm wordt de actieve selectie eerst getoond, onder de streep verschijnen dan de overige selecties. Veranderen van selectie gaat door middel van dubbelklikken op één van de opties. Rapporten: Klik op het pijltje en de aanwezige rapporten voor dit scherm verschijnen. Kies er één uit en het rapport wordt getoond. Brieven: Wederom verschijnen na het aanklikken van het pijltje de voor dit scherm beschikbare brieven. Kies een brief uit en de wizard start op. Ingegeven kan worden of de brief aan één of meerdere personen gestuurd moet worden en of er een actie in de actielijst geplaatst moet worden. Tevens kan aangegeven worden of de brief als aangehecht document opgeslagen moet worden. Via het pijltje verschijnen er drie menu-opties, te weten voor het starten van de wizard, documenten per (met de mogelijke brieven) en rapporten per (eveneens met de aanwezige rapporten voor dit scherm).

17 Werken met het systeem 16 Zoeken: Klik op het vergrootglas en de uitgebreide zoekfunctie start op. De Tabbladen Het scherm bestaat uit 3 tabbladen Gegevens: hier kunnen de gegevens ingevoerd worden. Per werknemer worden de verschillende records in het scherm ingevuld.actielijst: de bij het scherm behorende acties worden in de actielijst getoond. Het invoeren van acties gaat op dezelfde manier als het invoeren van een normaal record. De taakbalk van de Actielijst is iets uitgebreider dan die van het Gegevensscherm.Documenten: hierin wordt getoond welke documenten er aan dit scherm/record gekoppeld zijn. Zowel bij het tabblad voor de Actielijst als het tabblad voor de Documenten wordt getoond hoeveel acties en documenten er voor het huidige record aanwezig zijn. De Taakbalk Onderin het scherm is een taakbalk zichtbaar. De iconen worden in onderstaande tabel besproken. Knoppen beschrijving Toont het scherm in de detail-modus, zodat u nieuwe gegevens kunt toevoegen en bestaande gegevens kunt bewerken. Geeft een overzicht van alle records behorende bij dit scherm. Kalender icoon, aanwezig in de Actielijst. Via het pijltje is te kiezen voor een dag-, een week- of een maandoverzicht. Navigeer naar het eerste record. Navigeer naar het vorige record. Navigeer naar het volgende record. Navigeer naar het laaste record. Voor het toevoegen van een record. Voor het verwijderen van een record. Voor het bewaren van veranderingen. Annuleer bewerking. Vernieuw de gegevens. Selecteer een record om te linken, bijvoorbeeld om een bestaande contactpersoon aan een Opdrachtgever te koppelen. Opent vanuit de Actielijst het scherm en record behorende bij deze actie.

18 17 People Inc. Navigeren Navigeren tussen records kan op een aantal manieren. Via de navigatie knoppen in de taakbalkopen het scherm in de lijst-modus. Nu verschijnen er aan de rechterkant en onderaan schuifbalken. Met de schuifbalken aan de rechterkant kan tussen de verschillende records genavigeerd worden. Met de balken onderaan kunnen de verschillende velden van een record doorlopen worden. Weergave lijst-modus De weergave van de gegevens in de lijst-modus kan aangepast worden. Klik ergens in het scherm (in onderstaande voorbeeld is voor het Bedrijven scherm gekozen) en start het snelmenu, bereikbaar via de rechter muisknop, op. De optie 'Toon Selectie Scherm' verschijnt en kan geselecteerd worden. In onderstaand scherm kan nu aangegeven worden welke velden getoond moeten worden in het overzicht en tevens is de volgorde aan te geven. Selecteer een veld en gebruik de pijltjes knoppen aan de rechterkant om de volgorde te bepalen of de knoppen tussen de twee kolommen om het veld te verwijderen uit het overzicht of juist toe te voegen. Invoeren en bewerken van gegevens

19 Werken met het systeem 18 Via de Nieuw button in de taakbalk kan een leeg record aangemaakt worden. Dit record is nu stap voor stap in te vullen door de velden te selecteren of door met behulp van de tab-toets van het ene veld naar het andere te gaan. Tot slot kan het record bewaard worden via de bewaar-knop of geannuleerd door te klikken op de annuleer-knop. Voor het bewerken van gegevens wordt bijvoorbeeld via het overzicht het gewenste record geselecteerd. Het invulscherm kan opgeroepen worden door dubbelklikken of door gebruik te maken van het eerste icoon in de taakbalk. Nu kunnen de ingevulde gegevens bekeken worden en eventueel aangevuld worden. Wijzigingen of aanvullingen kunnen bewaard worden via de bewaar-knop of geannuleerd door te klikken op de annuleer-knop. In het scherm kunnen verschillende invulvelden voorkomen. In de standaard velden kan simpelweg informatie getypt worden. Er hoort een vaste keuzelijst bij onderstaand veld. Dit kan een lijstje zijn met bijvoorbeeld namen maar het kan ook duiden op een datumveld. Er bestaan 2 varianten op onderstaande variabele keuzelijst: Het is een keuzelijst die door de gebruiker zelf aangevuld kan worden. OfDe lijst is gelinkt aan een ander scherm. Er kan een keuze gemaakt worden uit de bestaande mogelijkheden of er kan een nieuw record gemaakt worden in dit gelinkte scherm. Als de keuze gemaakt is worden de gegevens via de nu bewerkt wordt. knop of via dubbelklikken gelinkt aan het record wat Foto Een foto veld biedt een drietal mogelijkheden. Het snelmenu is bereikbaar via het betreffende foto veld.open bestand, voor het laden van een foto bestand van maximaal 64 kilobytes.plakken van klembord, voor het invoegen van een afbeelding, van maximaal 64 kilobytes, van het klembord.verwijder foto, voor het wissen van een foto. Statusbalk De statusbalk is onderaan het scherm te vinden en geeft informatie over de algemene staat van het scherm. Schermnaam: Werknemers Record informatie: plaats van her reocrd/ totaal aantal records Selectienaam: Sorteer op achternaam Toestand: Selecteren. Als op de knop 'Nieuw record' is geklikt verandert de toestand in 'Toevoegen' Sneltoetsen Elk datascherm heeft standaard een aantal sneltoetsen Tabbladen

20 19 People Inc. Sneltoets Omschrijving CTRL + 1 Gegevens tabblad CTRL + 2 Actielijst tabblad CTRL + 3 Documenten tabblad Knop Taakbalk Sneltoets Omschrijving F6 Detail modus F6 Overzicht modus CTRL + HOME Eerste record Knop CTRL + PAGEUP Vorige record CTRL + PAGEDOWN Volgende record CTRL + END Laatste record ALT + INS Voor het toevoegen van een record. ALT + DEL Voor het verwijderen van een record. ALT + S Voor het bewaren van veranderingen. ALT + BACKSPACE Annuleer bewerking. F5 Vernieuw de gegevens. ALT + F12 Selecteer een record om te linken, bijvoorbeeld om een bestaande contactpersoon aan een Opdrachtgever te koppelen. Hoofdscherm navigatie

21 Werken met het systeem Sneltoets Omschrijving CTRL + F Eerste record CTRL + P Vorige record CTRL + N Volgende record CTRL + L Laatste record 20 Knop Menubalk Sneltoets Omschrijving CTRL + ALT + S Selectie menu CTRL + ALT + R Rapporten menu CTRL + ALT + L Brieven menu CTRL + ALT + E menu F3 Zoek in gegevens Knop Data elementen 3.7 Sneltoets Omschrijving ALT + PIJL OMLAAG Datum/tijd veld ENTER Doorsteek veld / gelinkte keuzelijst ALT + PIJL OMLAAG Vaste keuzelijst ENTER Variabele keuzelijst Knop Aangehechte documenten Aan elk record in een scherm kunnen documenten gehecht worden. Zo is het mogelijk om bijvoorbeeld een arbeidscontract op te slaan bij de werknemer. U kunt ervoor kiezen om een snelkoppeling naar het document te maken of om het document daadwerkelijk in de database te plaatsen. In het eerste geval kan het document niet meer getoond worden via de snelkoppeling als het verplaatst is naar een andere locatie of als het van de computer verwijderd is, ook kunt u op deze wijze het document niet

22 21 People Inc. openen vanaf een andere computer. In het tweede geval wordt het echt opgeslagen in de database en staat het helemaal los van het document op uw harde schijf. Nu kunt u het document ook vanaf een andere computer op het netwerk openen. Open het scherm en het record waaraan een document toegevoegd moet worden. Selecteer nu het tabblad Documenten. Bijvoorbeeld in het scherm Werknemers bij de heer Adriaanse. Toevoegen van een snelkoppeling: Sleep het document in het bovenste kader of Klik in het bovenste gedeelte van het scherm en kies in het snelmenu voor de optie "linken". Zoek het document op en plaats door te selecteren een snelkoppeling Toevoegen van een document: Sleep het document in het onderste kader of Klik in het onderste gedeelte van het scherm en kies in het snelmenu voor de optie "invoegen".

23 Werken met het systeem 22 Zoek het document op en voeg het toe door te dubbelklikken.in de wizard kan gekozen worden of het document wel of niet geïndexeerd moet worden. Verwijderen van een document of snelkoppeling Selecteer de te verwijderen snelkoppeling of het document. Kies uit het snelmenu de mogelijkheid om te verwijderen. Maken van een index Bij een tekst document van het type ".doc" of ".txt" kan een index aangemaakt worden. Een index maakt het mogelijk om het document op te zoeken via het invoeren van stukjes tekst of losse woorden, die voorkomen in het document. Sleep het document, met de extensie ".doc" of ".txt", in het onderste kader van het scherm " Ingevoegde documenten". Opzoeken met behulp van de invoegen optie uit het snelmenu kan natuurlijk ook. De Creeer Index Wizard wordt opgestart. Kies voor Volgend en het onderstaande scherm wordt getoond. Hierin zien we de naam van en het pad naar het document. Selecteer de taal van het document. Bij elke taal is een lijst met "Excludes" aanwezig. Dit zijn veel

24 23 People Inc. voorkomende kleine woorden in de geselecteerde taal en symbolen. Daar deze zeer veel voorkomen, kan hierop niet gezocht worden (bijvoorbeeld : "de", "een", "aan", "op", "$", etc..). Kies vervolgens voor Gereed en er wordt een index voor dit document aangemaakt. Snelmenu De snelmenu's van beide kaders worden zichtbaar als er in het wit geklikt wordt met de rechter muisknop, of als een item geselecteerd wordt met de rechter muisknop.open: voor het openen van een document.bewaar: voor het bewaren van een document.link Document: voor het maken van een snelkoppeling naar een document.invoegen: voor het invoegen van een document.verwijder: voor het verwijderen van een geselecteerd document of een snelkoppeling.beeld: voor de weergave van de gegevens in de kaders, grote of kleine iconen of in lijst vorm.ververs: voor het verversen van de gegevens in het scherm. 3.8 Zoeken Het systeem biedt een aantal manieren om gegevens en documenten te zoeken. Via de "Verrekijker" Met deze mogelijkheid kan gezocht worden op bepaalde stukken tekst in geïndexeerde aangehechte documenten. Deze documenten kunnen gelezen worden in hun originele vorm, dus bijvoorbeeld als MS-Word document of via "Cached" als platte tekst. Via het "Vergrootglas" Dit is een uitgebreide zoekmogelijkheid om de gegevens in de schermen te doorzoeken. Hierbij kunt u aangeven in welk scherm er gezocht moet worden en op welk veld. Tevens kan er gebruik gemaakt worden van een bestaande selectie. Zo wordt alleen de data in een bepaalde selectie doorzocht, dit gaat dus sneller. Tot slot kan men een naam ingeven of als het om een datum gaat via de kalender aangeven om welke datum het gaat. De OK knop activeert de zoekfunctie. In een Scherm Vanuit een scherm bestaat ook de mogelijkheid om gegevens ter doorzoeken. Klik op het "Vergrootglas" icoon bovenaan het scherm om de zoekfunctie te starten. Het verschil met de standaard zoekfunctie zit alleen in het ontbreken van de eerste optie in het

25 Werken met het systeem 24 scherm. Omdat de zoekfunctie geopend is in het Opdrachtgeversscherm kan nu niet meer gekozen worden om gegevens te zoeken in een ander scherm. Selectie Met behulp van een selectie kan er een filter geplaatst worden op de gegevens. Op deze wijze krijgt u alleen de records te zien, die voldoen aan de criteria die u heeft ingevoerd bij het maken van de selectie. Door middel van het toepassen van een standaard selectie, zullen niet steeds alle gegevens opgehaald worden tijdens het openen van een scherm. Daardoor zal het openen van een scherm dan ook sneller gaan. Omdat tijdens het opslaan van een record ook de gegevens ververst worden zal het opslaan ook sneller gaan als u de juiste selecties toepast. Voor verdere uitleg en oorbeelden van selecties kunt u vinden onder de topic "Werken met selecties" Zoeken in documenten Met deze mogelijkheid kan gezocht worden op bepaalde stukken tekst in geïndexeerde aangehechte documenten. Deze documenten kunnen gelezen worden in hun originele vorm, dus bijvoorbeeld als MS-Word document of via "Cached" als platte tekst. Ook vindt u op deze manier het record terug waaraan het document is aangehecht.vul de waardes in waarnaar u wilt zoeken en druk op OK.U krijgt nu een overzicht te zien met de eerste 5 resultaten. Klik op het document om het originele document te openen of op cache om alleen de tekst te bekijken.u kunt steeds per 5 resultaten vooruit of terug springen door op "Volgende>" of "<Vorige" te klikken.zie het onderwerp "Zoekresultaten" voor een voorbeeld Zoekresultaten In onderstaand voorbeeld worden de eerste 5 zoekresultaten getoond van een zoekopdracht. Per resultaat wordt de naam en de locatie van het document weergegeven. Er kan een document uitgezocht worden om te bekijken of men kan via de "Volgende" knop doorgaan naar de volgende 5 zoekresultaten. Met de "Vorige" knop kan men weer terug naar een reeds bekeken overzicht. Men kan ervoor kiezen om het document als een MS-Word document te lezen door op de naam van het document te klikken of men kan op het woord "Cached" klikken om het document als platte tekst te lezen.

26 25 People Inc. U kunt door de verschillende pagina's met resultaten heen lopen door steeds op volgende of vorige te klikken. Door op de groen gekleurde tekst te klikken, springt u naar het bijbehorende record, waar het document is aangehecht. Verder kunt u het openen van een document nog toevoegen als actie aan de actielijst. Door de keuzevakjes bij "Voeg toe aan actielijst" aan te kruisen en vervolgens onder in het midden van het scherm te klikken op "Entry's toevoegen aan actielijst". U krijgt dan de bekende wizard om acties toe te voegen aan de actielijst. Verdere details over de actielijst zijn te vinden onder de topic "Actielijst" Zoeken in schermen

27 Werken met het systeem 26 Via de 2 pijltjes rechtsboven in het scherm kan genavigeerd worden tussen de laatste 5 zoekopdrachten. U kunt een nieuwe zoekopdracht beginnen of een reeds bestaande zoekopdracht gebruiken en deze eventueel wijzigen. Een nieuwe zoekopdracht:selecteer het scherm waarin u wilt gaan zoeken.selecteer daarna het veld waarop u wilt gaan zoeken.als u één van de bestaande selecties wilt gebruiken dan kunt u "Binnen de selectie" aanzetten en vervolgens de selectie kiezen die u wilt gaan gebruiken.vervolgens moet u een keuze maken of u wilt zoeken op een datum of op een andere door u in te vullen waarde.tot slot kunt u kiezen of de waarde gedeeltelijk of geheel overeen moet komen met de door u ingevulde waarde. U zult nu het geselecteerde scherm te zien krijgen met alle gevonden waardes.

28 27 4 People Inc. Verlof en verzuim algemeen In dit systeem is de mogelijkheid aanwezig om de verlof en verzuimdagen van elke werknemer per verlofjaar nauwkeurig bij te houden. Het totaal van de opgenomen vakantie en ADV zal worden berekend. Aan de hand van het ingevulde ziekte verzuim zullen de totalen en percentages worden berekend. Verder kunt u deze gegevens netjes weergeven in rapporten en brieven. Voor eerste gebruik van het systeem Als u het systeem voor de eerste keer gaat gebruiken dient u de verlofregelingen aan te maken. Deze regelingen bevatten de standaard waarden voor het verlof. Aan de hand van een verlofregeling wordt bijvoorbeeld het aantal vakantiedagen aan een werknemer toegekend. Open het scherm Verlofregelingen en maak regelingen aan voor bijvoorbeeld vakantie, ADV, studie verlof en ziekte. Als voorbeeld zullen we de regeling Vakantieverlof aanmaken. Dit is zoals de naam al zegt een regeling om vakantiedagen aan de werknemer te geven. Maak een nieuw record aan. Aan de linkerkant kunnen de volgende gegevens ingevoerd worden: Naam: de naam van de regeling. In ons voorbeeld noemen we de regeling Vakantieverlof.Absentiecategorie: Kies uit de lijst één van de voorbeeld categorieën of maak er zelf een aan. Wij kiezen voor Vakantie. Verlofunits: er kan gekozen worden tussen Dagen en Uren. Wij kiezen voor uren omdat dat het boeken van een uurtje verlof een stuk gemakkelijker maakt. Verlof op basis van: hier maakt men de keuze waarop gelet moet worden bij het toekennen van de hoeveelheid tegoed. Er is een vaste keuzelijst beschikbaar bij dit veld. Leeftijd betekent dat er rekening gehouden wordt met de leeftijd van de werknemer. Periode in dienst houdt in dat de datum waarop de werknemer in dienst is gekomen meegenomen wordt in de berekening van het aantal. Leeftijd en Periode is een combinatie van die twee. De optie Geen betekent dat er noch naar de geboortedatum noch naar de datum in dienst wordt gekeken. Verlof referentie: datum waarop gekeken wordt hoe oud de werknemer is of wanneer hij in dienst is gekomen. Er kan gekozen worden tussen de werkelijke datum en de peildatum. Als gekozen wordt voor de werkelijke datum verandert het toegestane aantal vakantie uren bijvoorbeeld nadat iemand jarig geweest is. Wordt gekozen voor peildatum dan wordt bij de startdatum van de regeling gekeken hoe oud iemand is en / of hoe lang iemand in dienst is bij het bedrijf. Rekening houden met bedrijfsvrije dagen? Per bedrijf kunnen er in het subscherm Extra Dagen nationale & reguliere feestdagen en bedrijfsspecifieke vrije dagen ingevoerd worden. Als nu de optie Rekening houden met bedrijfsvrije dagen aangevinkt wordt, worden er tijdens het boeken van verlof op zo'n speciale datum geen dagen of uren van het tegoed afgeboekt.

29 Verlof en verzuim algemeen 28 Aan de rechterkant kan nu nog opgegeven worden hoe omgegaan moet worden met ongebruikt verlof. Plaats een vinkje als er ongebruikt verlof overgenomen mag worden naar het volgende verlofjaar. Bij een ADV- of Ziekteregeling zal waarschijnlijk geen gebruik worden gemaakt van deze optie, maar voor een vakantieregeling is het gebruikelijk dat men het ongebruikte verlof of een deel hiervan mee mag nemen naar het volgende jaar. Beperkt in aantal: vul hier het aantal dagen of uren in dat maximaal meegenomen mag worden naar het volgende jaar. In ons voorbeeld zeggen we dat 80 uur ( = 10 dagen) meegenomen mogen worden. Beperkt in tijd: vul hier het aantal wekenin dat het overgenomen tegoed geldig is. In ons voorbeeld moeten de overgenomen uren in de eerste 13 weken van het nieuwe verlofjaar opgemaakt worden. Vul 53 in als het overgenomen tegoed het gehele jaar geldig moet blijven. Tot slot is in dit scherm de keuze van de methode nog van belang. Men kan kiezen voor opbouwend of jaarlijks. Bij jaarlijks wordt het tegoed in één keer toegekend aan het begin van het nieuwe verlofjaar. Als voor opbouwend gekozen wordt wordt er per maand een gedeelte van het jaarlijkse tegoed toegekend. Het scherm Verlofregelingen heeft een subscherm genaamd Verlofopbouw. In dit scherm dient u het aantal verlofunits aan te geven.het scherm Verlofopbouw ziet er als volgt uit: T/m leeftijd: vul hier de leeftijd in. In ons voorbeeld beginnen we met een record voor de werknemers t/m 19 jaar. T/m dienstjaar: vul hier het aantal dienstjaren in. In de voorbeeld regeling maken we gebruik van de basis "Leeftijd" en is het dus niet nodig hier een waarde in te vullen. Er wordt namelijk alleen maar gekeken naar de leeftijd van de werknemer. Verlof tegoed: vul hier het aantal in. In ons voorbeeld krijgen de werknemers t/m 19 jaar 16 units verlof (zijn uren in ons voorbeeld). Per: keuze uit Jaar of Maand. Wij kiezen voor Maand, dit houdt in dat voor (standaard)werknemers t/m 19 jaar 16 uren verlof per maand toegekend worden. NB: als de regeling eenmaal toegekend wordt, wordt bij het bepalen van de toegstane hoeveelheid tegoed ook nog rekening gehouden met de fte-waarde van de werknemer.voor ons voorbeeld hebben we de volgende records aangemaakt in het Verlofopbouwscherm:

30 29 People Inc. Het is belangrijk dat alle leeftijden gedekt worden. In ons voorbeeld krijgen werknemers t/m 65 jaar een tegoed toegekend. Indien werknemers niet voldoen aan de voorwaarden in het Verlofopbouwscherm dan krijgen ze een tegoed van nul toegekend. Algemeen: omdat de fte-waarde gebruikt wordt bij het berekenen van het uiteindelijke aantal verlofunits is het van belang dat de werknemer een functie record heeft voordat de verlofregeling toegekend wordt. Voor elk nieuw verlofjaar Voor elk jaar dat u verlofregelingen gaat gebruiken, dient u eerst de volgende stappen zeer nauwkeurig door te lopen. Dit is noodzakelijk om in het Toegstaan Verlof scherm de juiste waarden te kunnen berekenen. U gaat naar het Vrije Dagen scherm en vult alle bedrijfsvrije dagen voor het betreffende jaar in. Dit scherm bevindt zich onder het hoofdscherm Bedrijven. In het voorbeeld wordt nieuwjaarsdag ingevoerd. Bij het opslaan van elk record zullen de dagen met en zonder weekend worden berekend. Toekennen van een verlofregeling aan een nieuwe werknemer gaat als volgt: Vul eerst het Werknemersrecord voor de nieuwe werknemer, vervolgens het subscherm Functies en als u ook geïnteresseerd bent in de kosten het Salarisscherm. Tenslotte kan in het subscherm Toegestaan Verlof een regeling aan de werknemer geknoopt worden. Stel u moet een verlofregeling toekennen aan de nieuwe werknemer de heer Jansen. Open, na het toevoegen van de werknemer- en de functiegegevens, het Toegestaan Verlof scherm voor de heer Jansen, dit is een subscherm onder Werknemers. Maak een nieuw record aan. Selecteer een verlofregeling, bijvoorbeeld voor het vakantieverlof, uit het Verlofregelingenscherm via het icoon. Vervolgens vult u de start- en einddatum in. Meestal zal

31 Verlof en verzuim algemeen 30 het verlofjaar samenvallen met het kalenderjaar. Het systeem houdt rekening met de datum waarop de werknemer is dienst komt. Het aantal toegestane verlofuren/dagen wordt automatisch berekend tijdens het opslaan van het record. Nu is het systeem klaar voor het bijhouden van het verlof en verzuim van de heer Jansen voor dit jaar. Aan de hand van de ingevulde gegevens in het verlof en verzuim scherm zullen de gegevens in het Toegestaan Verlof scherm steeds opnieuw worden berekend. Toekennen van een verlofregeling aan een groep nieuwe werknemers gaat als volgt: Vul voor elke werknemer eerst het Werknemersrecord in en functiegegevens en als u ook geïnteresseerd bent in de kosten een salarisrecord in het Salarisscherm. Ga terug naar de Management Console. Selecteer het scherm Werknemers en maak een nieuwe selectie aan. Zorg ervoor dat alleen de nieuwe werknemers voldoen aan de voorwaarden van de selectie. Ken vervolgens via het Onderhoudscherm een verlofregeling toe aan de nieuwe werknemers. Open nadat alle benodigde gegevens voor de nieuwe werknemers zijn ingevoerd en de nieuwe selectie is aangemaakt onder het Werknemersscherm, het Onderhoudscherm.Via het tabblad "Nieuwe Verlofregeling Toekennen" kan nu aan een groep werknemers een nieuwe regeling toegekend worden. Maak een nieuw record aan en geef de onderhoudsdatum in. Dat zal meestal de datum van vandaag zijn. Selecteer de nieuwe werknemers. Komt de nieuwe selectie nog niet voor in de lijst dan zal eerst via het tablad Algemeen de selectie toegevoegd moeten worden.op het tabblad "Toegestaan verlof toekennen" kan via het icoon de verlofregeling uitgekozen worden uit het scherm Verlofregelingen. Vervolgens kan de looptijd van de regeling ingegeven worden. Meestal van 1 januari tot en met 31 december. Tijdens het opslaan van het record wordt aan alle werknemers behorende tot de selectie de verlofregeling toegekend. Eventuele problemen worden in het memoveld getoond. 4.1 Verlofregelingen algemeen Verlofregelingen vormen de basis voor het boeken van de absentie van een werknemer. Het is belangrijk om de verlofregelingen aan te maken, voordat gestart wordt met het invoeren van verlof en

32 31 People Inc. verzuim gegevens. Er dienen verlofregelingen aangemaakt te worden voor allerlei soorten absentie. Bijvoorbeeld voor vakantie en ziekte. Een verlofregeling wordt aangemaakt op basis van een volledige werkweek. Bij het toekennen van een regeling aan een werknemer worden zijn/ haar fte-gegevens opgehaald uit het scherm Functies. Het is dus noodzakelijk dat bij de werknemer eerst een functie ingevuld wordt voordat de verlofregeling toegekend wordt in het Toegestaan Verlof scherm. De volgende punten zijn belangrijk om over na te denken voordat men overgaat tot het aanmaken van verlofregelingen: Welke verlofregelingen wil ik gebruiken in het systeem? Bijvoorbeeld Vakantieverlof, ADV, studieverlof en Ziekte. NB: een ziekteregeling is nodig voor het boeken van ziekteperioden. De ziekteregeling mag heel standaard zijn. Op basis van Geen en een tegoed van 0 dagen. Deze regeling is alleen bedoeld om het mogelijk te maken om ziekteperioden te boeken. Welke categorieën wil ik gebruiken? Wordt bij Vakantieverlof voor vakantie gekozen dan zullen alle vakantiedagen tegen deze categorie geboekt moeten worden. Ook in de rapporten zal op de categorie vakantie gefilterd moeten worden om alle vakantieboekingen uit de absentiegegevens te kunnen toveren. Wil ik een regeling in dagen of in uren? Mogen werknemers tegoed van het afgelopen jaar meenemen naar het volgende verlofjaar. Wordt er jaarlijks of maandelijks een tegoed toegekend aan een werknemer. Start- en einddatum van het verlofjaar. Het is het handigste om voor iedereen dezelfde start- en einddatum te nemen. Dit in verband met afsluiten van het verlofjaar. Als het verlofjaar bij alle werknemers op dezelfde datum afloopt kan heel makkelijk in één handeling in het Onderhoudscherm voor iedereen het jaar afgesloten worden en een nieuw verlof voor het volgende jaar toegekend worden. Voorbeeld verlofregeling: Open het scherm Verlofregelingen en maak een nieuw record aan met behulp van het icoon.geef de verlofregeling een naam bijvoorbeeld Vakantieverlof.Kies een categorie, een verlofunit, een verlofreferentie en een basis uit.aan de rechterkant van het scherm kan aangegeven worden of en zo ja hoeveel verlof men mee mag nemen naar het volgende verlofjaar.tot slot moet de methode nog uitgekozen worden. Wij kiezen voor opbouwend, per maand worden nu de uren toegevoegd aan het toegestane aantal.het record ziet er nu als volgt uit: Standaard staat aangevinkt dat er rekening gehouden zal worden met bedrijfsvrije dagen. Zo wordt voorkomen dat tweede Paasdag niet afgeboekt wordt als een vakantiedag. De bedrijfsvrije dagen moeten natuurlijk wel ingevuld zijn in het scherm Vrije Dagen. Sla de gegevens op met behulp van het icoon.in het subscherm behorende bij het Verlofregelingen scherm kan de opbouw van de

33 Verlof en verzuim algemeen 32 regeling ingevoerd worden.open dus het scherm Verlofopbouw.In dit scherm moeten we voor onze regeling op basis van leeftijd voor alle leeftijdsgroepen het aantal toegestane uren invoeren.het record kan er als volgt uit zien: De regeling is nu klaar om gebruikt te worden in het pakket. 4.2 Afsluiten Verlofjaar In het Onderhoudscherm kan het Verlofjaar afgesloten worden. Open de Managent Console: Selecteer het Onderhoudscherm en maak een nieuw record aan. Voer een Onderhouddatum in en selecteer de werknemers waarvoor de actie uitgevoerd moet worden. Voor het afsluiten van het Verlofjaar moet het tabblad Verlof gebruikt worden. Plaats een vinkje bij de optie Jaar afsluiten en voer de datum in per wanneer het jaar afgesloten moet worden. De optie Herbereken Verlof kan eventueel ook aangevinkt worden. Deze optie is vooral aan te raden als data geïmporteerd is in het systeem. Meestal zal er al een nieuw Toegestaan verlof record bestaan voordat het jaar afgesloten wordt, ook dan is het aan te raden de optie Herbereken Verlof aan te vinken.

34 33 People Inc. Let op: Alle verlof en verzuim records moeten ingevoerd zijn voordat het jaar afgesloten wordt. Eenmaal afgesloten kan er geen verlof meer van het tegoed afgeboekt worden. Vanzelfsprekend kunnen er nog wel records voor het al afgesloten jaar ingevoerd worden maar die hebben geen invloed meer op de bij het afsluiten berekende totalen. 4.3 Vrije dagen In het scherm Vrije Dagen worden per bedrijf alle feest- en bedrijfsvrije dagen ingevuld. Voor ieder jaar dienen deze gegevens ingevoerd te worden. De gegevens zullen gebruikt worden om de absentieperioden in het Verlof en Verzuimscherm te corrigeren.

35 Verlof en verzuim algemeen Verlof en verzuim In dit scherm worden alle verlof en verzuim gegevens bijgehouden. De totale duur in uren en dagen, zullen automatisch worden berekend, evenals de kosten van de absentie. Kosten vanzelfsprekend alleen als voor de werknemer een salarisrecord is ingevoerd. De ingevoerde ziekterecords kunnen later gebruikt worden voor de berekening van de ziektepercentagerapporten. Zie voor meer uitleg de informatie behorende bij het scherm Verzuimpercentages. Na het invoeren en opslaan van een verlof en verzuim record wordt automatisch het tegoed voor de werknemer herberekend. 4.5 Toegestaan Verlof Het scherm Toegestaan Verlof is een subscherm onder het Werknemersscherm. Per werknemer kunnen hier zijn of haar verlofregelingen toegekend worden. Een nieuwe regeling toekennen gaat als volgt: Klik op het icoon onderin het scherm. Vervolgens op het icoon bij verlofregelingen. Er wordt nu een doorsteek gemaakt naar het scherm Verlofregelingen.

36 35 People Inc. Maak een keuze uit de aanwezige records en voeg de regeling toe met behulp van het icoon. Automatisch wordt de categorie waartegen de absentie geboekt moet worden getoond. Kies een start- en een einddatum. Het is handig om die voor alle werknemers gelijk te laten lopen. Het systeem houdt rekening met de datum dat de werknemer in dienst is gekomen. Ook met de eventuele uit dienstdatum. De waarden aan de rechterkant worden automatisch berekend. Na het invoegen van een absentie worden ze ook automatisch gecorrigeerd. NB: het toekennen van een regeling kan ook via het tabblad "Toegestaan verlof toekennen" in het Onderhoudscherm. Deze manier is vooral handig als voor meerdere werknemers tegelijkertijd een nieuwe verlofregeling toegekend moet worden. Het afsluiten van het verlofjaar vindt in het Onderhoudscherm plaats. Daar is een optie waarmee alle lopende regelingen afgesloten kunnen worden en meteen voor het volgende jaar de nieuwe regelingen aangemaakt kunnen worden. Afhankelijk van de instellingen, gemaakt in de verlofregeling, worden nog toegestane dagen/uren meegenomen naar het volgende jaar. In het Onderhoudscherm kan op het tabblad Verlof ook aangegeven worden of het verlof herberekend moet worden. Deze optie is handig om te gebruiken als er verlof en verzuim records geïmporteerd zijn in het systeem of als er al verlofregelingen voor het volgende jaar zijn waartegen ook al verlof en verzuim records geboekt zijn. 4.6 Verzuimpercentages Het Verzuimpercentages scherm is een algemeen scherm. In dit scherm kunnen een aantal waarden ingevoerd worden, zoals de periode waarover men het verzuim wil bekijken, het bedrijf en de gewenste groepering. Met andere woorden er wordt een selectie ingegeven. Tijdens het opslaan van een Verzuimpercentages record worden automatisch berekeningen uitgevoerd, deze gegevens worden opgeslagen in de tabellen Ziektedagen en Verzuimgemiddelden. Deze tabellen worden samen met de tabel Verzuimpercentages gebruikt om gegevens te tonen in de aanwezige Verzuimpercentage rapporten.

37 Verlof en verzuim algemeen 36 Zo kan bijvoorbeeld voor bedrijf A iedere maand een nieuw record aangemaakt worden en worden dus ook automatisch de Ziektedagen en de Verzuimgemiddelden tabel gevuld met nieuwe informatie over het verzuim van bedrijf A. Als iedere maand of kwartaal een nieuwe selectie voor het bedrijf aangemaakt wordt, bouwt men dus een historie aan gegevens op. Deze Verzuimpercentage rapporten zijn in een aparte map te vinden bij de overige standaard rapporten. Bekijken van een rapport De rapporten bevinden zich in de rapporten map onder Verlof en verzuim / Verzuimpercentages. Selecteer een rapport. Start het rapport door middel van dubbelklikken en geef aan op basis van welk record (welke selectie) van het Verzuimpercentages scherm het rapport gemaakt moet worden. Het Verzuimpercentages scherm ziet er als volgt uit: SetID Begin periode Uniek nummer, wordt automatisch gegenereerd als er een nieuw record wordt gemaakt. Gebruik deze waarde voor het genereren van een verzuimpercentages rapport (zie boven). Startdatum van de periode Eind periode Einddatum van de periode Groeperen op Voor het aangeven van de groepering. Er kan een keuze gemaakt worden uit de lijst met mogelijkheden. Bedrijf ID Voor het koppelen van een bedrijf aan het record. Via icoon komt u bij het bedrijven scherm en kunt u een bedrijf kiezen. Via Bedrijfsnaam het groene icoon vindt de koppeling plaats. Hier verschijnt automatisch de naam van het gekoppelde bedrijf. Na het opslaan van een ingevuld record in het Verzuimpercentages scherm worden in de tabellen Ziektedagen en Verzuimgemiddelden records aangemaakt. Deze gegevens worden later gebruikt in de Verzuimpercentages rapporten.

38 37 People Inc. 5 Werken Met Selecties 5.1 Selecties algemeen Een selectie is een soort filter, door steeds de juiste selecties te maken en te gebruiken, hoeft het programma alleen de benodigde gegevens op te halen. Dat is natuurlijk een stuk sneller dan dat elke keer alle gegevens worden opgehaald. Ook worden de selecties gebruikt om de data te filteren bij het exporteren. Zo is het bijvoorbeeld niet nodig om alle werknemers te exporteren als u alleen de werknemers uit Rotterdam wilt exporteren. Per scherm kunnen meerdere selecties aangemaakt worden. De gebruiker moet één selectie als standaard instellen, maar mag ook tijdelijk of permanent van selectie wisselen. 5.2 Menu De verschillende mogelijkheden met een selectie zijn te benaderen via het snelmenu. Kies in de Management Console een scherm waar selecties bij horen en selecteer aan de rechterkant één van de selecties. Via de rechter muisknop verschijnt het snelmenu. Kies voor "Alle Taken" en de volgende mogelijkheden worden getoond: Toepassen als standaard selectie Hierbij wordt de geselecteerde selectie standaard toegepast als het scherm geopend wordt. Op deze wijze hoeven niet alle gegevens opgehaald worden dus zal het scherm sneller openen. Bewerk Selectie Voor het bekijken en bewerken van de geselecteerde selectie. Kopieer Selectie Voor het maken van een kopie van de geselecteerde selectie. Via het snelmenu kan ook gekozen worden om een nieuwe selectie te maken. 5.3 Wizard Met behulp van de Nieuwe Selectie Wizard wordt het maken van een selectie vereenvoudigd. Ga in de Management Console naar het scherm waar een selectie gemaakt moet worden. Selecteer het scherm en kies voor de optie "Nieuwe Selectie" in het snelmenu. De wizard wordt nu automatisch opgestart en begeleidt de gebruiker bij het maken van de selectie. Hieronder wordt de werking van de wizard stap voor stap uitgelegd. Werking van de Wizard De wizard start met het volgende scherm.

39 Werken Met Selecties 38 Kies voor Volgend om door te gaan of voor Annuleer om de bewerking te annuleren. In het volgende scherm moet de naam voor de selectie aangegeven worden en kan het standaard icoon vervangen worden. Daarvoor kan één van de meegeleverde iconen gebruikt worden of men kan een eigen icoon laden. Ook is het mogelijk om een aantal iconen te verwijderen uit de lijst. De voor het systeem benodigde iconen kunnen niet weggegooid worden. Kies voor Volgend om door te gaan, voor Vorig om terug te gaan en voor Annuleer om de bewerking te annuleren. In het volgende scherm kan men een keuze maken tussen de Query Wizard of de Query Ontwerper.

40 39 People Inc. De Query Wizard helpt u via een aantal vragen de selectie samen te stellen. In de Query Ontwerper moet u zelf aan de slag gaan. Als u besluit deze mogelijkheid te gebruiken kunt u de informatie over het "Bewerken" van een selectie als hulp erbij nemen. Wij kiezen voor de Query Wizard. En klikken op Gereed. Het scherm ziet er als volgt uit. De standaard optie geeft alle gegevens weer in selectie. We kiezen voor Definieer Zoek Criteria om de data te filteren. Nadat deze keuze aangeklikt is verandert het scherm.

41 Werken Met Selecties 40 Plaats de cursor ergens in het witte vlak en via de rechter muisknop wordt het snelmenu zichtbaar. De volgende opties zijn mogelijk: Voeg Criteria toe - voor het toevoegen van criteria Voeg OF toe - voor het toevoegen van het woordje "of" tussen 2 criteria, zo moet de veldwaarde voldoen aan de ene of aan de andere voorwaarde Voeg NIET toe - voor het toevoegen van het woordje "niet", zo kan aangegeven worden dat een veldwaarde niet aan een bepaalde waarde mag voldoen Bewerk Criteria - voor het bewerken van criteria, selecteer de te bewerken criteria voordat u deze optie gebruikt Verwijder - voor het verwijderen van criteria, selecteer de te verwijderen criteria voordat u deze optie gebruikt Aanhalings- tekens Toevoegen - voor het toevoegen van aanhalingstekens. Deze zijn nodig voor het systeem om de "of" en "niet" voorwaarden in een selectie correct uit te voeren. Verwijder Aanhalings- tekens - voor het verwijderen van aanhalingstekens, selecteer voor het verwijderen de aanhalingstekens We kiezen voor Voeg Criteria Toe. Nu wordt het volgende scherm getoond. In dit scherm kan het veld, waarop de selectie uitgevoerd moet worden, gekozen worden en vervolgens de soort bewerking. Zie voor de uitleg van de verschillende mogelijkheden het onderdeel "Bewerken". In het onderste veld kan de waarde waarop gezocht moet worden ingevuld worden. Als voor een bewerking meerdere waarden ingevuld moeten worden dan moeten de waarden gescheiden door komma's ingevuld worden.

42 41 People Inc. Nadat alle criteria ingevoerd zijn kiezen we voor volgende. In het hieronder getoonde scherm kunnen we de sorteervolgorde aangeven. De eerste optie laat alle velden in de volgorde waarin ze in de tabel staan zien. De tweede optie maakt het mogelijk om een sortering op de data los te laten.wij kiezen voor de laatste optie. Links staan alle beschikbare velden. Met behulp van de pijltjes kunnen één of meerdere velden overgehaald worden naar de andere kant van het scherm. Op de velden aan de rechterkant van het scherm wordt de sortering toegepast. Standaard wordt van laag naar hoog gesorteerd, via de buttons onderin het scherm kan dit veranderd worden. De pijltjes aan de rechterkant zijn ervoor om de volgorde van sortering aan te passen. Bijvoorbeeld eerst sorteren op Achternaam en daarna op Roepnaam.Kies voor Gereed om door te gaan. Met de Vorige button kan teruggegaan worden naar het vorige scherm, zodat aanpassingen gemaakt kunnen worden. Via annuleer kan de hele bewerking geannuleerd worden. Wij kiezen voor het voorbeeld voor Gereed. De selectie is nu toegevoegd aan het scherm en is klaar om te gebruiken. 5.4 Bewerken Zoek de te bewerken selectie op in de Management Console en kies voor de optie "Bewerk Selectie" in het snelmenu. De query ontwerper wordt nu geopend. Dit scherm bestaat uit een 3 tal tabbladen te weten Zoeken, Sorteer en SQL.

43 Werken Met Selecties 42 Zoeken Op het tabblad Zoeken worden aan de bovenzijde alle beschikbare velden getoond. In de 3 kolommen worden de naam, de interne naam ( bestaat uit de tabelnaam gevolgd door de veldnaam) en de tabelnaam weergegeven. De onderste helft van het scherm toont de velden waarop een selectie toegepast moet worden. Door dubbelklikken of slepen kan een veld verplaatst worden naar de onderste helft van het scherm. Eenmaal in de onderste helft van het scherm kunnen de voorwaarden voor de selectie toegevoegd worden. Per veld moet een bewerking uit de lijst gekozen worden. Bewerking heeft een aantal mogelijkheden:

44 43 People Inc. = is gelijk aan > is groter dan >= is groter of gelijk aan < is kleiner dan <= is kleiner of gelijk aan <> is ongelijk aan Blanco is gelijk aan blank, dat wil zeggen dat er geen waarde voor dit veld ingevuld is in de tabel is niet gelijk aan blank, alle velden worden getoond behalve die waar geen waarde is ingevuld is gelijk aan één van de waarden in de lijst, waarden dienen exact weergegeven te worden gescheiden door komma's is niet gelijk aan één van de waarden in de lijst, nu worden alle waarden weergegeven die niet voorkomen in de lijst is tussen 2 ingegeven waarde, geeft alle waarden die tussen de ingegeven waarden liggen is niet tussen, geeft alle waarden weer die niet tussen de 2 ingegeven waarden liggen is zoals, geeft de waarden weer die beginnen met de ingegeven waarde is niet zoals, geeft alle waarden weer die niet beginnen met de ingegeven waarde Niet Blanco In Lijst Niet In Lijst Tussen Niet Tussen Zoals Niet Zoals Verwijderen van een veld uit de onderste helft van het scherm kan door dubbel te klikken op het veld. Het veld verhuist nu naar de bovenste helft van het scherm. De overige kolommen op het tabblad Zoeken worden behandeld in het hoofdstuk Rapporten, daar ze voor selecties geen toegevoegde waarde hebben. Sorteer Voor het aangeven van de sorteervolgorde. Indien alle beschikbare velden aan de bovenzijde van het scherm weergegeven worden wordt de data in de volgorde waarin de velden in de tabel staan getoond. Het is ook mogelijk om op één of meerdere velden een sortering toe te passen. Selecteer hiervoor het veld, bijvoorbeeld Achternaam, en plaats het door dubbelklikken of door slepen in de onderste helft van het scherm. Standaard wordt van laag naar hoog gesorteerd. Door gebruik te maken van het vinkje kan deze volgorde omgekeerd worden. Door dubbelklikken op de veldnaam kan een sortering op een veld verwijderd worden. Moeten alle velden waarop een sortering is aangebracht verwijderd worden dan kan ook het vinkje bij "Natuurlijke Volgorde" geplaatst worden. Alle velden worden nu weer naar de bovenste helft van het scherm verplaatst. SQL Op dit tabblad wordt in SQL weergegeven welke bewerkingen toegepast moet worden op de data. Deze informatie kan alleen bekeken worden en niet zelf aangepast worden. Door veranderingen in de eerste 2 tabbladen aan te brengen wordt de informatie automatisch aangepast. 5.5 Selectie toepassen Een selectie toepassen als standaard selectie. Ga in de Management Console naar het scherm waar een selectie op gemaakt moet worden. Kies vervolgens aan de rechterkant van de Management Console de gewenste selectie. Via de optie "Alle taken/ Toepassen als standaard selectie" uit het snelmenu kan nu de selectie ingeschakeld worden.

45 Werken Met Selecties 44 Een selectie toepassen als het scherm reeds geopend is. Een andere mogelijkheid is om een selectie als volgt te activeren. Open het scherm en klik op het pijltje naast het icoon Selecties. Er verschijnt nu een lijstje met alle voor dit scherm aanwezige selecties. Selecteer nu de gewenste selectie. 5.6 Veranderen van Standaard Selectie Selecteer het scherm waarvan u de standaard selectie wilt veranderen. Kies één van de bestaande selecties uit of maak een nieuwe aan. Selecteer vervolgens de selectie die u als standaard selectie in wilt gaan stellen. Via de optie "Alle Taken / Toepassen als Standaard Selectie" maakt u van deze selectie heel gemakkelijk de nieuwe standaard selectie. Een standaard selectie is te herkennen aan het donker gekleurde selecties icoon. 5.7 Voorbeeld Om de werking van de Nieuwe selectie wizard te verduidelijken worden een aantal eenvoudige voorbeelden gegeven. Gevraagd wordt om alle kandidaten uit de database te tonen die solliciteren naar de functie van Sales manager en beschikbaar zijn voor 1 augustus 2001Selecteer het scherm waar deze gegevens in bijgehouden worden.kies voor het maken van een Nieuwe Selectie.Geef de Selectie een naam mee en kies voor de Query Wizard.Voeg de criteria toe. Onderstaand plaatje laat het resultaat zien. Sorteer vervolgens nog op Achternaam.De selectie is klaar om te gebruiken. Gevraagd wordt om alle kandidaten te tonen die een HBO of een WO opleiding gevolgd hebben.selecteer het scherm waar de opleidingen in bijgehouden worden.kies voor het maken van een Nieuwe Selectie.Geef de Selectie een naam mee en kies voor de Query Wizard.We kunnen deze vraag op 2 manieren oplossen. Via het maken van 2 criteria en "OF" of via het maken van één criteria waarbij voor de bewerking gekozen wordt voor "In Lijst".

46 45 People Inc. De selectie is klaar om te gebruiken. Gevraagd wordt om alle acties te tonen van de gebruikers "Piet" en "Henk", waarvan de status niet op open staat.selecteerde actielijst.kies voor het maken van een Nieuwe Selectie.Geef de Selectie een naam mee en kies voor de Query Wizard.

47 Werken Met Selecties 46 Als we deze selectie nu toe zouden passen, krijgt u zeer waarschijnlijk niet het gewenste resultaat. Het systeem zal nu denken dat u alle acties van "Henk" wilt zien, i.p.v. alle acties behalve degene die als status "open". Dit probleem is eenvoudig op te lossen door aanhalingstekens te gebruiken.klik met uw rechter muisknop op het bovenste criteria.klik dan op Aanhalingstekens toevoegen. Er worden nu twee korte stukjes tekst toegevoegd,"begin" en "eind".verplaats de criteria dmv de pijltjes rechts totdat u het volgende resultaat heeft.

48 47 People Inc. Als u nu de selectie toepast op het scherm, dan krijgt u alle acties te zien van de gebruikers "Piet" en "Henk", waarvan de status niet op open staat.

49 Matching 6 48 Matching Dit is eigenlijk een aanvulling op de mogelijkheid om samengestelde selecties te maken. Deze functionaliteit bevindt zich in het match scherm. U kunt onder elk scherm zelf match schermen toevoegen, zodat u bij elk record meerdere matches op kunt slaan. U kunt op deze manier vanuit een hoofdscherm gegevens selecteren uit een ander hoofdscherm, met voorwaarden die gelden voor de gegevens in dat hoofdscherm en een of meerdere subschermen. U krijgt dan alle gegevens uit het hoofdscherm te zien die voldoen aan de voorwaarden die u heeft ingevuld. Deze uitgebreide selectie noemen we een Match. Een Match kan opgeslagen worden bij een record in het hoofdscherm waar een Matchscherm onder valt. Elk record kan dan weer meerdere Matches bevatten. Op deze manier kunt u bijvoorbeeld voor een bepaalde opdrachtgever alle geschikte kandidaten boven de 22 jaar met een HBO opleiding selecteren. De Match die u dan heeft gemaakt kunt u vervolgens opslaan bij dezelfde opdrachtgever. Later kunt u dus voor deze opdrachtgever dezelfde Match gebruiken, of eenvoudig aanpassen. Heeft deze opdrachtgever bijvoorbeeld ook kandidaten nodig met een MBO-diploma in de administratieve sector met minimaal 2 jaar werkervaring, dan kunt u een nieuwe Match toevoegen aan deze opdrachtgever. 6.1 Een nieuw match scherm aanmaken U kunt onder elk gewenst scherm een nieuw match scherm maken. Dit kunt u doen door in de management-console met de rechter muisknop te klikken op een schermnaam. Vervolgens gaat u naar Nieuw en dan naar Nieuw Match Scherm. U krijgt dan het volgende scherm te zien. Vul hier de naam in voor het scherm en selecteer een icoon. Vul eventueel een omschrijving in.

50 49 People Inc. Klik op Gereed en het Match scherm wordt aangemaakt. Start People Inc. nu opnieuw op. Maak een standaard selectie aan voor het nieuwe Match scherm om ermee te kunnen werken. In het volgende onderdeel, genaamd Match scherm, zal uitgelegd worden hoe een nieuw record aangemaakt moet worden. 6.2 Match scherm Omdat u waarschijnlijk op verschillende manieren Matches wilt maken, kan dit Match scherm meerdere malen voor komen als subscherm onder andere hoofdschermen. De werking is echter steeds precies het zelfde. Zo ziet het scherm er uit. Het MatchID is een autonummer, deze wordt automatisch gegenereerd en ingevuld bij het toevoegen

51 Matching 50 van een nieuwe Match. De waarde is bij het aanmaken van een nieuw record te veranderen, bijvoorbeeld in M1.De omschrijving maakt het u makkelijk om verschillende Matches uit elkaar te houden. Bij het toevoegen van meerdere Matches is het daarom belangrijk om een duidelijke omschrijving in te vullen. Omdat we nu willen zoeken naar alle mannen in Werknemers die een EHBO diploma bezitten noemen we de match "Alleen mannen met EHBO diploma".bij Zoek in scherm kunt u een van de bestaande schermen kiezen. U krijgt na het toepassen van de Match, uit dit scherm alle gegevens te zien die een Match vormen met de voorwaarden die u heeft ingevuld. U kunt gaan Matchen op alle gegevens uit dit hoofdscherm en alle subschermen van dit hoofdscherm. Wij kiezen voor Werknemers, omdat dit het scherm is waarin we na de zoekopdracht uit willen komen. Let op! Eenmaal opgeslagen kunt u dit scherm niet meer veranderen. U zult dan een nieuwe Match moeten maken! De Query knop is een speciale knop waardoor een query ontwerper te voorschijn komt. Dit is het belangrijkste deel van dit scherm. Door middel van deze query ontwerper kunt u de voorwaarden invullen waar de gegevens op moeten matchen. Ook al is het record opgeslagen, deze querykunt u later wel aanpasssen.als u een geschikte Match heeft gemaakt kunt deze toepassen door op de Zoek knop te drukken. Het scherm dat u heeft ingevuld bij Zoek in scherm zal nu getoond worden met alle gegevens die een Match vormen met de door u ingevulde voorwaarden. In ons voorbeeld dus met alle mannen die een EHBO diploma hebben. 6.3 Match query Na het drukken op de knop Query in het Match scherm krijgt u de query ontwerper te zien. Deze heeft 3 tabbladen.tabellen. Zoeken.Sorteer. Tabblad Tabellen Hier wordt automatisch het scherm ingevuld waar uit u uiteindelijk de gegevens wilt zien. U kunt eenvoudig schermen toevoegen door te dubbel klikken op een tabel naam in het bovenste gedeelte. Wij willen ons voorbeeld de mensen met een EHBO diploma selecteren, dus kiezen we voor de tabel Opleidingen.

52 51 People Inc. Tabblad Zoeken Hier kunt u de velden en de waardes invullen waarop gezocht moet worden. Door te dubbel klikken op een veld alias wordt deze toegevoegd in het onderste gedeelte. U kunt nu de bewerking kiezen ( =, <>, >, <=, etc.) en u kunt de waarde invullen. Op deze manier kunt u zoekvoorwaarden in vullen voor alle velden in de tabellen die u in het vorige tabblad heeft gekozen. Voor ons voorbeeld brengen we eerst het veld Geslacht uit de Werknemers tabel nar het onderste gedeelte. We voeren de waarde Man in. Vervolgens zoeken we het veld Naam uit de Opleidingen tabbel op, in dit veld wordt de cursus/opleidingnaam opgeslagen. Vul bij waarde EHBO in. Let op een correcte schrijfwijze, het systeem is hoofdlettergevoelig. Tabblad Sorteer

53 Matching 52 Hier kunt u de volgorde aangeven waarop de gegevens getoond zullen worden, op alfabet, of juist omgekeerd, van hoog naar laag of juist niet, etc. Voeg een veld alias toe voor het veld waarop u wilt sorteren, hier is dat achternaam. Door op een veld alias in het onderste gedeelte te klikken krijgt u een keuze vakje te zien. Door dit keuze vakje aan te kruisen kunt u de volgorde van oplopend omkeren naar aflopend. Verder kunt u op meerdere velden sorteren, bijvoorbeeld eerst op achternaam en dan op voorletters, dan krijgt u de werknemers netjes gesorteerd op achternaam en bij gelijke achternaam vervolgens op voorletters gesorteerd te zien in het Werknemersscherm. Als u alles heeft ingevuld dan drukt u op Ok. De gegevens worden dan ingevuld in het Matchscherm. Dmv de knop Zoek in het Matchscherm kunt u deze query gaan toepassen en krijgt u de gegevens te zien die matchen met de door u ingevulde voorwaarden.

54 53 People Inc. 7 Werken Met Rapporten 7.1 Rapporten algemeen Zoals de schermen zijn bedoeld om de gegevens op de juiste manier in uw databases te krijgen, zo zijn de rapporten bedoeld om de gegevens die in de databases opgeslagen zijn op een makkelijke manier weer te geven. Een telefoonlijst is hiervan een simpel voorbeeld, maar er kunnen ook gegevens uit meerdere schermen gecombineerd worden in één rapport. Bijvoorbeeld alle openstaande acties in de actielijst bij een bepaalde opdrachtgever. 7.2 Nieuw rapport Een nieuw rapport kan aangemaakt worden bij een bepaald scherm, maar kan ook onder een rapportenmap gemaakt worden. Beide manieren worden hieronder uitgelegd. Onder een scherm Selecteer het scherm waar u een rapport bij wilt maken. Kies uit het snelmenu de optie "Nieuw / Nieuw Rapport". Vervolgens wordt de Nieuw Rapport Wizard opgestart. Zie voor de werking hiervan het onderdeel "De Rapport Wizard". Rapportenmap In de Management Console is ook een "Rapporten Basis" map aanwezig. In deze map moet eerst een sub-map aangemaakt worden, bijvoorbeeld Personeelsgegevens, voordat een nieuw rapport aangemaakt kan worden. Selecteer hiervoor de map "Rapporten Basis" en kies uit het snelmenu de optie "Nieuw / Nieuwe Rapporten Map". Maak een nieuwe map aan en selecteer vervolgens deze map in de Management Console. Nu kan via het snelmenu de optie "Nieuw / Nieuw Rapport" gekozen worden. Ook nu start de "Nieuw Rapport Wizard" op. De werking wordt uitgelegd in het onderdeel "De Rapport Wizard". Een eenmaal aangemaakt rapport kan in de Management Console verplaatst worden naar een andere map of onder een ander scherm. Het verplaatsen gaat door middel van slepen. 7.3 Rapporten exporteren Als u een rapport heeft geselecteerd in de Management Console kunt u dit rapport exporteren. Dat wil zeggen dat u een kopie van het rapport maakt en deze opslaat op de door u opgegeven locatie, dat is niet in de database dus. Zo is het mogelijk om een rapport bijvoorbeeld te en naar een andere locatie. En daar weer te importeren. Ook is dit handig als u op dezelfde locatie een rapport wilt maken dat heel erg op een bestaand rapport lijkt, zo hoeft u niet helemaal overnieuw te beginnen. Maar importeert u een bestaand rapport, zodat u deze alleen maar aan hoeft te passen. 7.4 Rapporten importeren Als u een rapport heeft geselecteerd in de Management Console dan staat in het snelmenu ook de optie rapport importeren. Deze optie houdt in dat het programma een rapport dat ooit is geëxporteerd vanuit het programma naar de harde schijf, weer kopieert naar de database. Alle eigenschappen van het rapport zullen dan weer werken, mits de database dezelfde tabellen en velden bevat als degene die in het rapport gebruikt zijn. U klikt in het snelmenu op de optie "Alle taken / Importeer rapport", er wordt nu een wizard opgestart. Achtereenvolgens kunt u nu het rapport een naam geven en het rapport bestand op de harde schijf uitkiezen. Nadat u op gereed heeft gedrukt zal het rapport geïmporteerd worden en zichtbaar worden

55 Werken Met Rapporten 54 als icoon aan de rechter zijde van de Management Console. 7.5 De rapport wizard De rapport wizard helpt bij het maken van een rapport. Hieronder zal de werking van de wizard uitgelegd worden. Kies voor het maken van een nieuw rapport en de wizard wordt automatisch opgestart. Klik op Volgend om door te gaan. Geef het rapport een naam en eventueel een omschrijving. In het tweede tabblad kan het icoon voor dit rapport aangepast worden. Kies voor "Volgend" om verder te gaan. Nu wordt de rapport generator opgestart. Het onderstaande scherm wordt getoond. Kies voor het eerste tabblad "Data" en voor de menu optie "Bestand / Nieuw". Er worden nu 2 manieren aangeboden om een rapport te maken. De query wizard helpt bij het maken van een rapport, de gebruiker wordt stap voor stap door de wizard geleid. De query ontwerper gaat ervan uit dat de gebruiker geen hulp nodig heeft. Deze optie is in principe een uitgeklede versie van de

56 55 People Inc. query wizard. Wij kiezen uiteraard voor de eerste optie de query wizard. Dubbelklik op het Query Wizard icoon. Links in het scherm wordt de lijst met mogelijke tabellen getoond. Gebruik de pijltjes tussen de twee kolommen om de tabellen te verplaatsen van links naar rechts en omgekeerd. Door dubbelklikken kan een tabel ook verplaatst worden naar de andere lijst. Alle tabellen die in de lijst aan de rechterkant komen zullen gebruikt worden in het rapport. Kiest men voor meer dan één tabel dan moet aangegeven worden hoe de tabellen aan elkaar geknoopt oftewel gelinkt moeten worden. Automatisch worden één of meerdere verbindingen voorgesteld. De wizard kan echter alleen velden met dezelfde naam linken. De gebruiker kan zelf de voorgestelde verbindingen aanpassen of verwijderen en zo nodig een nieuwe verbinding toevoegen. Een verbinding verwijderen Selecteer de te verwijderen verbinding en de knoppen Toevoegen en Verwijder worden geactiveerd. Klik op Verwijder om de verbinding weg te halen. Een verbinding toevoegen Selecteer zowel in de linker als in de rechter kolom een veld door middel van aanklikken. Gebruik de schuifbalk om door de lijst met mogelijke velden te scrollen. Als in beide kolommen één veld geselecteerd is dan worden de knoppen Toevoegen en Verwijder automatisch geactiveerd. Klik op Toevoegen om de nieuwe verbinding toe te voegen.

57 Werken Met Rapporten 56 Standaard staat het "verbind type" op "binnenste". Dit type wordt meestal gebruikt. De overige types zijn meer voor de vergevorderde gebruiker. In totaal zijn er 4 typen beschikbaar, die hieronder uitgelegd zullen worden. Voor het voorbeeld gaan we uit van een verzameling A en een verzameling B. Een verzameling is een set van gegevens. Binnenste Opvullen omtrek Links omtrek Rechts omtrek Alleen die gegevens worden getoond waarvoor geldt dat ze zowel in verzameling A als in verzameling B gegevens hebben. Alle gegevens uit verzameling A en verzameling B worden getoond. Alle gegevens uit verzameling A worden getoond en dus ook de gegevens van verzameling B die in A voorkomen. Alle gegevens uit verzameling B worden getoond en dus ook de gegevens van verzameling A die in B voorkomen. Worden er meer dan 2 tabellen gebruikt dan kan ook gekozen worden aan welke tabel de nieuwe tabel gekoppeld gaat worden. Dit kan rechtsboven aangegeven worden door middel van het keuzelijstje. Voeg bijvoorbeeld de tabel Tijdsregistratie toe, open het lijstje via het pijltje en kies voor de tabel Resources. Vervolgens kan de verbinding tussen de twee tabellen gemaakt worden. Kies voor het voorbeeld voor 2 tabellen en voor het eerste type verbinding. Kies voor ok om terug te keren en vervolgens voor "Volgend". Het onderstaande scherm wordt getoond.

58 57 People Inc. Wederom 2 mogelijkheden: Alle velden Alle velden in de gekozen tabellen worden meegenomen in het rapport. Velden kiezen Er kan gekozen worden welke velden in het rapport gebruikt gaan worden. Kies voor de laatste optie. In het hieronder getoonde scherm kan aangegeven worden welke velden gebruikt moeten worden voor het rapport. Door dubbelklikken of via de pijltjes in het midden van het scherm kunnen de velden verplaatst worden naar de lijst aan de rechterkant. Het is handig om ook de sleutel van de hoofdtabel mee te nemen, zodat dit veld in de ontwerp fase eventueel gebruikt kan worden voor het maken van een groep. In personeelsgegevens kunnen bijvoorbeeld mensen met dezelfde achternaam voorkomen. Bij groepering op achternaam zouden dan mensen met gelijke achternaam slechts één keer voorkomen. Wordt voor de groepering het sleutel veld gebruikt dan worden alle werknemers getoond, omdat de waarde van het sleutel veld uniek is. In het volgende scherm komen de calculaties aan de orde. Kies voor het toevoegen van calculaties.

59 Werken Met Rapporten 58 Er kan een veld gekozen worden waarop men een berekening wil uitvoeren. Bijvoorbeeld het aantal opleidingen per werknemer of het gemiddeld aantal absentie dagen per werknemer. De volgende functies kunnen gekozen worden: Som Voor het optellen van het aantal records Gemiddeld Voor het berekenen van een gemiddelde Tellen Telt het aantal records van het ingegeven veld Max Geeft de maximum waarde van het aantal records Min Geeft de minimum waarde van het aantal records Als men uitsluitend geïnteresseerd is in totalen dan wordt de optie in de Query Wizard gebruikt, wil men echter zowel de gegevens als bijvoorbeeld het aantal weergeven in een rapport dan moeten de berekeningen op een later tijdstip toegevoegd worden en wel in de Query Ontwerper in een berekend veld. Na de calculaties komt de groepering aan de orde. Hier kan aangegeven worden op welk veld of velden een groepering gemaakt moet worden. Alleen de velden waarop een groepering gemaakt moet worden dienen in het lijstje aan de rechterkant van het scherm voor te komen. Met de pijltjes in het midden gedeelte kunnen de velden verplaatst worden. Met de pijltjes aan de rechterkant kunnen de groepen in de juiste volgorde geplaatst worden. Gebruik dit scherm als bijvoorbeeld bij "calculaties" een optelling is ingegeven (som van kosten). Bij "groepering" kan dan aangegeven worden dat men de kosten bijvoorbeeld per afdeling wil zien. In het volgende scherm kunnen de zoek criteria aangegeven worden. Hierin kan bijvoorbeeld aangegeven worden dat alleen medewerkers woonachtig in de gemeente Rotterdam of Den Haag getoond moeten worden.

60 59 People Inc. Klik in het wit van het scherm, via de rechter muisknop is nu het snelmenu beschikbaar. Uitleg menu opties: Voeg criteria toe Voor het toevoegen van criteria. Voeg "OF" toe Voor het toevoegen van het woordje "of" tussen 2 criteria, zo moet de veldwaarde voldoen aan de ene of aan de andere voorwaarde. Voeg "NIET" toe Voor het toevoegen van het woordje "niet", zo kan aangegeven worden dat een veldwaarde niet aan een bepaalde waarde mag voldoen. Bewerk criteria Voor het bewerken van criteria, selecteer de te bewerken criteria voordat u deze optie gebruikt. Verwijder Voor het verwijderen van criteria, selecteer de te verwijderen criteria voordat u deze optie gebruikt. Aanhalingstekens toevoegen Voor het toevoegen van begin en eind oftewel "haakjes", voor het aangeven van het begin of het einde van een programmeer regel. Verwijder aanhalingstekens Voor het verwijderen van begin en eind oftewel "haakjes", selecteer voor het verwijderen het woordje begin of eind. Kies nu voor "Voeg Criteria toe".

61 Werken Met Rapporten Kies een veld uit de lijst en een bewerking en geef tot slot een waarde in. Bij bewerking kan een keuze gemaakt worden uit de volgende lijst: = Is gelijk aan de opgegeven waarde. > Is groter dan de opgegeven waarde. >= Is groter of gelijk aan de opgegeven waarde. < Is kleiner dan de opgegeven waarde. <= Is kleiner of gelijk aan de opgegeven waarde. <> Is ongelijk aan de opgegeven waarde. Blanco Is gelijk aan blank, dat wil zeggen dat er geen waarde voor dit veld ingevuld is in de tabel. Is niet gelijk aan blank, alle velden worden getoond behalve die waar geen waarde is ingevuld. Is gelijk aan één van de waarden in de lijst, waarden dienen exact weergegeven te worden gescheiden door komma's. Is niet gelijk aan één van de waarden in de lijst, nu worden alle waarden weergegeven die niet voorkomen in de lijst. Is tussen 2 ingegeven waarden, geeft alle waarden die tussen de ingegeven waarden liggen. Is niet tussen, geeft alle waarden weer die niet tussen de 2 ingegeven waarden liggen. Is zoals, geeft de waarden weer die beginnen met de ingegeven waarde. Is niet zoals, geeft alle waarden weer die niet beginnen met de ingegeven waarde. Niet blanco In lijst Niet in lijst Tussen Niet tussen Zoals Niet Zoals Als bij bewerking gekozen is voor een mogelijkheid waarbij meerdere waarden ingevuld moeten worden dan kunnen deze waarden gescheiden door komma's ingevoerd worden. Willen we bijvoorbeeld iedereen zien waarvan de aanhef 'heer' is en die woont in 'Den Haag' of 'Rotterdam' dan zal het criteria scherm er als volgt uitzien. 60

62 61 People Inc. Kies "Volgend" om door te gaan en kies voor "Zet volgorde". Hierin kan aangegeven worden op welk veld of velden gesorteerd moet worden. Via de pijltjes kunnen de velden van de ene lijst naar de andere verplaatst worden. Standaard worden de velden in de rechter lijst gesorteerd op alfabet. Gebruik de knoppen onderaan de lijst om de sortering om te keren. Indien gekozen wordt voor de "Natuurlijke volgorde" worden de gegevens getoond in de volgorde waarin de velden in de tabel staan. Als bijvoorbeeld gekozen wordt voor het sorteren op achternaam is het verstandig om ook het sleutel veld mee te nemen. We zijn nu aangekomen bij het laatste scherm. Verander eventueel de naam en maak een keuze uit de 3 opties. De eerste toont het data tabblad met in een overzichtscherm de velden die gekozen zijn. De tweede mogelijkheid toont een overzicht van de data die in het rapport getoond worden. De derde optie gaat meteen naar de Ontwerp pagina, zodat u de lay-out van het rapport kunt gaan maken.

63 Werken Met Rapporten 62 De basis voor het rapport is gereed. Nu kan de lay-out gemaakt worden. Zie hiervoor het onderdeel lay-out. 7.6 Lay-out Met behulp van de query wizard of de query ontwerper is de data voor het rapport klaargemaakt. Open het rapport met de optie Bewerk Rapport om de lay-out te maken. Het scherm met de 4 tabbladen "Data", "Calc", "Ontwerp" en "Voorbeeld" wordt geopend. Selecteer de ontwerp pagina. Een nieuw rapport heeft standaard 3 banden voor het plaatsen van velden en labels. Dit zijn de koptekst, de details en de voettekst band. De naam wordt onder de band weergegeven in een smalle grijze band. De koptekst band Gebruik deze band voor de titel van het rapport en eventueel voor de datum en een logo.de details band Deze band wordt gebruikt om de gegevens te tonen. Plaats hier labels en velden in. Zie hiervoor het onderdeel "Componenten in een rapport". De voettekst band Voor het plaatsen van onder andere pagina nummers Aanpassen van de bandgrootte Standaard biedt de band plaats aan een aantal velden. Het is mogelijk het formaat van de band te wijzigen. Plaats de aanwijzer van de muis in de grijze smalle band onder de band die aangepast moet worden. De aanwijzer verandert nu in een streepje met een pijltje naar boven en één naar beneden. Verplaats de grijze band naar boven om de band kleiner de maken en naar beneden om de band groter te maken. Plaatsen van velden en labels In het onderdeel "Velden en labels in een rapport" wordt uitgelegd hoe een veld of een label op een rapport geplaatst moet worden. Toevoegen van groepen Groepen worden gebruikt om een rapport overzichtelijker te maken. Hebben we bijvoorbeeld persoons- en opleidingsgegevens in één rapport dan kan door het gebruik van een groep het weergeven van dubbele gegevens voorkomen worden. Met het toevoegen van een groep worden er 2 nieuwe banden in het rapport geplaatst. Deze banden worden om de details band gezet. De velden die slechts één maal voor moeten komen worden in de koptekst band van de nieuwe band geplaatst en de overige velden in de details band. Zie het onderdeel "Componenten in een rapport". In de onderdelen "Menubalk van de rapport ontwerper" en "Knoppenbalk in de rapport ontwerper" worden beide balken toegelicht en de functionaliteit besproken.

64 People Inc. Menubalk in de rapport ontwerper In dit onderdeel worden de menu opties van de rapport ontwerper uitgelegd. De menubalk ziet er als volgt uit: De menubalk Bestand Nieuw... Nieuw rapport Voor het opstarten van een wizard die u helpt bij het maken van een nieuw rapport. Voor het maken van een nieuw rapport. Open Voor het openen van een rapport. Sluiten Voor het sluiten van het rapport. Opslaan Voor het opslaan van het rapport. Opslaan als Voor het opslaan van een rapport onder een andere naam. Laad van bestand Voor het laden van een bestand. Opslaan naar bestand Voor het opslaan van gegevens naar een bestand. Pagina instellingen Voor het instellen van de opmaak van de pagina, bijvoorbeeld het formaat. Voor het afdrukken van een rapport. Afdrukken Afdrukken naar bestand Hier kan aangegeven worden van welke banden en velden instellingen informatie moet worden overgebracht naar het bestand, tevens kan het bestandstype aangegeven worden. Bewerken Weergave Knoppenbalk Linialen Grid opties Weergave data De mogelijkheden worden later in dit hoofdstuk beschreven onder het kopje Knoppenbalk. Met alle balken die aanwezig zijn, die met een vinkje worden getoond in de Knoppenbalk. Aangevinkt wordt links en boven een liniaal getoond. Hierin kan aangegeven worden of de velden en labels in een rooster moeten vallen. Aangevinkt wordt de data getoond in het rapport. Rapport

65 Werken Met Rapporten Data Voor het selecteren van andere data. Titel Voor het invoeren van een titelband bovenaan het rapport. Samenvatting Koptekst Voor het invoeren van een band onderin het scherm voor het toevoegen van een samenvatting. Voor het plaatsen van een koptekst band. Voettekst Voor het plaatsen van een voettekst band. Pagina Opmaak Portret Voor het toevoegen van een extra band onderin het scherm speciaal voor de pagina opmaak. Hier kan aangegeven worden voor welke velden een groep aangemaakt moet worden en/of een nieuwe groep op een nieuwe pagina moet beginnen. Rapport wordt staand weergegeven. Landscape Rapport wordt liggend weergegeven. Cache pagina's Het gehele rapport wordt bij het maken van een afdrukvoorbeeld in het geheugen geladen, zodat de gegevens niet opnieuw opgehaald hoeven worden bij het afdrukken. Vooral als het rapport veel data en/of berekeningen bevat kan dit veel tijd besparen. Het rapport wordt voor het getoond wordt 2 maal doorgerekend zodat berekeningen en bijvoorbeeld het aantal pagina's goed weergegeven worden. Hier kan aangegeven worden in welke eenheden gewerkt wordt, o.a. te zien op de liniaal. Groepen Passeer instellingen Eenheden Help Help onderwerpen Help functie. Info Informatie over de rapport generator. 64 Componenten in een rapport In dit onderdeel zal uitgelegd worden hoe componenten in de lay-out geplaatst en verwijderd worden. Open het rapport met de optie "Bewerk rapport" en kies voor de ontwerp pagina. Dit scherm ziet er als volgt uit.

66 65 People Inc. Plaatsen van een label component Selecteer het label icoon in de menubalk. Klik in de lay-out op de plaats waar het moet komen. Selecteer het label, zodat er zwarte puntjes om het kader heen komen. Vervolgens kan linksboven in het lay-out scherm de tekst label1 overschreven worden met de door u gewenste tekst. Alle andere labels in de menubalk kunnen op dezelfde manier toegevoegd worden. Plaatsen van een database component. Selecteer een database component, bijvoorbeeld een tekstveld, in de knoppenbalk. Klik in de lay-out op de plaats waar het veld moet komen. Selecteer het component in de lay-out, zodat er zwarte puntjes om het kader heen komen. Boven het lay-out scherm zijn nu 2 keuzelijsten te zien. In de eerste kan de dataset gekozen worden en in de tweede kan een veld uit de lijst gekoppeld worden aan het database component op de lay-out.

67 Werken Met Rapporten 66 Alle andere componenten in de menubalk kunnen op dezelfde manier toegevoegd worden. Elk component dat in de lay-out geplaatst is heeft een snelmenu. Het menu voor database componenten is iets uitgebreider dan het menu van andere componenten. De belangrijkste mogelijkheden zijn: Auto afmetingen De lengte van het component wordt automatisch aangepast aan de lengte van de waarde. Blancobijnul Als de waarde van het bijbehorende veld in de database nul is dan wordt het veld leeg gelaten. Scherm formaat De weergave van bijvoorbeeld datum- en tijdwaarden kan aangepast worden. Positie Plaats op het rapport. Zichtbaar Het component wordt weergegeven als het rapport wordt afgedrukt. Transparant De achtergrond van het component is transparant. Verwijderen van een component. Selecteer het te verwijderen item op het lay-out scherm. Gebruik de menu optie "Bewerken/ Verwijderen" of de "Delete" toets op het toetsenbord voor het verwijderen van het geselecteerde component Knoppenbalk in de rapport ontwerper Voor het maken van de lay-out van een rapport is het belangrijk dat de functie van de iconen van de knoppenbalk duidelijk is. Als sommige knoppen niet zichtbaar zijn moet onder "weergave" een knoppenbalk geactiveerd worden. De knoppenbalk: Muis aanwijzer

68 67 People Inc. Label toevoegen. Memo toevoegen. Tekst met opmaak toevoegen. Systeem variabele toevoegen. Calculatie toevoegen. Afbeelding toevoegen. Figuur toevoegen. Lijn toevoegen. Barcode toevoegen. Database tekst toevoegen. Database memo toevoegen. Maak de breedte van de geselecteerde componenten gelijk aan het smalste component. Maak de breedte van de geselecteerde componenten gelijk aan het breedste component. Maak de hoogte van de geselecteerde componenten gelijk aan het laagste component. Maak de hoogte van de geselecteerde componenten gelijk aan het hoogste component. Nieuw item creëren. Open een bestaand rapport. Opslaan van de wijzigingen in een rapport. Pagina instellingen Printen Print voorbeeld

69 Werken Met Rapporten Knippen van geselecteerde componenten. Kopiëren van geselecteerde componenten. Plakken van geselecteerde componenten. De geselecteerde componenten uitlijnen naar links. De geselecteerde componenten uitlijnen naar het midden. De geselecteerde componenten uitlijnen naar rechts De geselecteerde componenten uitlijnen naar boven De geselecteerde componenten uitlijnen naar het midden De geselecteerde componenten uitlijnen naar beneden De geselecteerde componenten horizontaal uitlijnen. De geselecteerde componenten verticaal uitlijnen. De geselecteerde componenten uitlijnen naar het midden van de rand De geselecteerde componenten uitlijnen naar het midden van de rand De geselecteerde componenten een positie omhoog plaatsen. De geselecteerde componenten een positie omlaag plaatsen. De geselecteerde componenten een positie naar links plaatsen. De geselecteerde componenten een positie naar rechts plaatsen. Lettertype instellen. Letter grootte instellen. De tekst in de geselecteerde componenten vet weergeven. 68

70 69 People Inc. De tekst in de geselecteerde componenten cursief weergeven. De tekst in de geselecteerde componenten onderstreept weergeven. De tekst in de geselecteerde componenten uitlijnen naar links. De tekst in de geselecteerde componenten uitlijnen in het midden. De tekst in de geselecteerde componenten uitlijnen naar rechts. De tekst in de geselecteerde componenten uitvullen. De kleur van de tekst in de geselecteerde componenten instellen. De achtergrond kleur van de geselecteerde componenten instellen. Naar voren halen van het geselecteerde item Op de achtergrond plaatsen van het geselecteerde item Het geselecteerde figuur inkleuren. De kleur van de geselecteerde lijn instellen. De dikte van de geselecteerde lijn instellen. De stijl van de geselecteerde lijn instellen Groepen In een rapport kunnen groeperingen aangebracht worden, zodat bepaalde gegevens slechts één maal weergegeven worden. Het maken van een groep Open een rapport met de optie "Bewerk rapport". Open de ontwerp pagina en kies voor de optie "Rapport / Groepen". Het volgende scherm opent zich.

71 Werken Met Rapporten 70 Als we bijvoorbeeld te maken hebben met een rapport gebaseerd op personeelsgegevens en opleidingen dan kunnen we een groep maken op het persoons-id nummer. Er worden 2 extra banden aangemaakt in het rapport, om de details band heen. In de band persoons-id kunnen die gegevens geplaatst worden die per persoon slechts één keer voor moeten komen. Er valt hierbij te denken aan de naam en de adres gegevens. In de details band kunnen de velden geplaatst worden die met de opleidingen te maken hebben. Een persoon kan namelijk meer dan één opleiding gevolgd hebben. Verder kan onder meer in het groepen scherm aangegeven worden of elke nieuwe groep op een nieuwe pagina moet beginnen. Dit betekent voor het voorbeeld of voor elke nieuwe persoon de gegevens op een nieuwe pagina moeten beginnen. Het verwijderen van een groep Een groep kan verwijderd worden uit een rapport. Voor het verwijderen van een groep moeten de velden die in de Koptekst en de Voettekst van de groep staan verplaatst worden naar een andere

72 71 People Inc. band. Als dit niet gebeurt worden de velden automatisch met het verwijderen van een groep verwijderd van de lay-out. Ga nu naar de optie "Rapport / Groepen" of kies de optie uit het snelmenu, selecteer de te verwijderen groep en kies voor "Verwijderen". 7.7 Gebruiken van een rapport Selecteer het rapport in de Management Console. Er zijn 2 manieren om het rapport te openen. Dubbelklik op het rapport. of Kies in het snelmenu voor de optie "Open Rapport". Nu wordt het volgende scherm getoond. Hierin worden de gegevens getoond volgens de criteria in het rapport. Van hieruit kunt u het rapport bekijken, afdrukken, of afdrukken naar een bestand. Bekijken U kunt het scherm van grootte veranderen. D.m.v. onderstaande knoppen kunt u inzoomen en uitzoomen. D.m.v. onderstaande knoppen kunt u, van links naar rechts : Terug naar de eerste pagina, een pagina terug, een pagina vooruit, of naar de de laatste pagina gaan. Afdrukken D.m.v. het print knopje zien. kunt u het het rapport afdrukken. U krijgt dan het volgende scherm te

73 Werken Met Rapporten 72 Kies uw printer en klik op OK, het rapport wordt nu afgedrukt. Afdrukken naar bestand Klik op het print knopje. Selecteer in het volgende scherm "Afdrukken naar bestand". Kies het type bestand, vul de locatie in en klik op OK. Het rapport wordt nu opgeslagen op de door u opgegeven locatie. 7.8 Aanpassen van een bestaand rapport Een bestaand rapport kan aangepast worden. Selecteer het rapport en open het met de optie "Alle Taken / Bewerk Rapport" uit het snelmenu. Vervolgens wordt het rapport geopend. De 4 pagina's Data, Calc, Ontwerp en Voorbeeld kunnen gebruikt worden om het rapport aan te passen. In de Data pagina de wijzigingen die te maken hebben met de benadering van de data.

74 73 People Inc. De tweede pagina in de rapport ontwerper draagt als titel Calc. Deze pagina is bedoeld om berekeningen te maken en stukken tekst achter elkaar te zetten. De Ontwerp pagina voor alles wat te maken heeft met lay-out van de velden en labels. Tot slot de Voorbeeld pagina om het resultaat te controleren Data pagina Deze pagina wordt gebruikt voor het aanpassen van de data. Hier kunnen bijvoorbeeld nieuwe velden toegevoegd worden en de zoekregels veranderd worden. Hier kan alles wat we eerder met de query wizard gedaan hebben. Open de query ontwerper door te klikken op het icoon Tabellen. Zie onderstaand plaatje. Nu zullen stuk voor stuk de tabbladen van de query ontwerper besproken worden.

75 Werken Met Rapporten 74 Tabellen Hier kunnen tabellen toegevoegd of verwijderd worden uit het rapport. Dit kan door middel van dubbelklikken. Boven in het scherm wordt een lijst getoond met alle mogelijke tabellen en onder in een lijst met beschikbare tabellen voor het rapport. Velden Voor het toevoegen of verwijderen van velden. De voor het rapport beschikbare velden worden wederom onder in het scherm getoond. Calculaties Voor het veranderen van berekeningen op velden. Verwijderen en toevoegen is tevens mogelijk. De volgende functies zijn beschikbaar: Som voor de optelling van de waarden Tellen voor het aantal waarden Gemiddeld voor de gemiddelde waarde Max geeft de maximum waarde Min geeft de minimum waarde Expressie voor het zelf maken van een berekening, bijvoorbeeld om een veldwaarde met een bepaald percentage te verhogen Groep Voor het bewerken van groepen en voor het toevoegen of verwijderen van groepen. Bijvoorbeeld als bij Calculaties de som van de Onkosten berekend is en we willen de onkosten per Afdeling zien dan kan hier een groep op afdeling gemaakt worden. Zoeken Voor het veranderen van de zoekwaarden. Ook kunnen nieuwe zoekregels ingevoerd worden. Selecteer een veld waarop een nieuwe zoekregel uitgevoerd moet worden en breng het naar de onderste lijst. Kies een bewerking uit de lijst en geef een waarde in. De volgende bewerkingen zijn mogelijk:

76 75 People Inc. = Is gelijk aan > Is groter dan >= Is groter of gelijk aan < Is kleiner dan <= Is kleiner of gelijk aan <> Is ongelijk aan Blanco De waarde van het veld is Null zijn. Niet Blanco De waarde van het veld is ongelijk aan Null. In Lijst Is gelijk aan één van de waarden in de lijst, waarden dienen exact weergegeven te worden gescheiden door komma's Is niet gelijk aan één van de waarden in de lijst, nu worden alle waarden weergegeven die niet voorkomen in de lijst Is tussen 2 ingegeven waarden, geeft alle waarden die tussen de ingegeven waarden liggen Is niet tussen, geeft alle waarden weer die niet tussen de 2 ingegeven waarden liggen Is zoals, geeft de waarden weer die beginnen met de ingegeven waarde Is niet zoals, geeft alle waarden weer die niet beginnen met de ingegeven waarde Niet In Lijst Tussen Niet Tussen Zoals Niet Zoals Sorteer Voor het veranderen van de sorteervolgorde van de data. SQL Hier kan de de SQL tekst van het rapport bekeken worden. Eventueel kan de naam veranderd worden. Sluit de query ontwerper af met de OK knop als u de wijzigingen door wilt voeren en kies anders voor Annuleer Calc pagina Dit is de tweede pagina in de rapport ontwerper. Deze pagina is bedoeld om berekeningen te maken en stukken tekst achter elkaar te zetten.

77 Werken Met Rapporten 76 Een variabele toevoegen Een variabele wordt gebruikt om waardes in op te slaan, zodat deze kunnen worden weergegeven in het rapport. Ga naar de ontwerp pagina. Klik op variabele, dit is het icoon van een rekenmachine. Klik vervolgens op de plek in het rapport waar u de waarde wilt weergeven. De variabele is nu toegevoegd. We moeten nu nog het type van de variabele instellen. We kunnen linksboven een keuze maken uit het lijstje, voor tekst gebruiken we "String", voor getallen gebruiken we "Integer" en voor geld bedragen gebruiken we "Valuta". Een variabele een berekende waarde toekennen Voeg een variabele toe als hier boven. Terug op de Calc pagina klikken we de rapport band aan (linksboven) waarin de variabele staat. We krijgen nu aan de rechter kant de naam van de variabele te zien die we zojuist hebben toegevoegd, waarschijnlijk is dit "VariabeleX". Klik met uw rechter muisknop op deze variabele en kies Nieuw uit het snelmenu. In het scherm linksonder verschijnt nu " Value := ". Hier achter kunt u de berekening gaan schrijven. Een berekening schrijven Waardes die van hetzelfde type zijn kunnen zonder problemen bij elkaar opgeteld worden. Bij tekst bijvoorbeeld : "value := 'Dit ' + 'is ' + 'een ' + 'voorbeeld.' ;" resulteert in de tekst 'Dit is een voorbeeld.' Bij getallen : " value := ( 4 * 5 ) / ; " zal resulteren in 109. Als eerste wordt gedaan wat er tussen de haakjes staat. ( 4 * 5 ) = 20.Delen gaat voor optellen dus 20 / 2 = 10. Als laatste wordt er dan 99 bij op geteld en het resultaat is dus 109. De waardes van velden gebruiken in de berekening We kunnen de waardes van de velden gebruiken in de berekening. Rechtsonder in beeld zijn 3 tabbladen te zien, Data, Objecten en Taal. Vanuit deze tabbladen kunt u bijvoorbeeld een veld "Kostenperjaar" uit het scherm "Campagne_details" en deze achter " Value := " slepen. Nu staat er :" Value := Campagne_details['Kostenperjaar'] " Als wij nu bijvoorbeeld de gemiddelde kosten per maand willen zien, dan zal :"Value := Campagne_details['Kostenperjaar'] / 12 ;" het gewenste resultaat geven Ontwerp pagina Op deze pagina kan de lay-out van het rapport veranderd worden. Het formaat van de banden kan veranderd worden. De componenten kunnen herzien worden en er kunnen nieuwe geplaatst worden en bestaande verwijderd.

78 People Inc. Voorbeeld pagina Deze pagina toont hoe het rapport eruit gaat zien. Zowel de layout als de data wordt getoond. Als het resultaat niet naar wens is kan teruggegaan worden naar de "data", "calc" of de "ontwerp" pagina. 7.9 Verwijderen van een rapport Selecteer het rapport in de Management Console en kies uit het snelmenu, bereikbaar via de rechter muisknop, de optie "Verwijder Rapport" Voorbeeld rapporten In dit onderdeel zullen een aantal voorbeelden gegeven worden. Voorbeeld 1 Gebruik het resources scherm (persoonsgegevens) en het opleidingen scherm. Laat alle personen zien woonachtig in Rotterdam of Den Haag. Sorteer op Achternaam. Toon de volgende velden in het rapport: aanhef, achternaam, adres, afdeling, soort opleiding, vanaf en tot datum. Start de wizard op. Geef een naam, een omschrijving en verander eventueel het icoon. Open de Data pagina en kies voor Nieuw / Query WizardKies de 2 tabellen en koppel ze aan elkaar.

79 Werken Met Rapporten 78 Kies de velden uit de lijst. Breng de benodigde velden naar rechts. Neem het sleutel veld als extra veld mee. Geen Calculaties Geen Groeperingen Bij Zoeken voeren we de criteria in. We willen iedereen woonachtig in Rotterdam of Den Haag. Dit kunnen we op 2 manieren doen. Één criteria kies het veld Adres3, "in Lijst" en voer "Rotterdam,Den Haag" in Twee criteria kies het veld Adres3, "=" en voer "Rotterdam" in, zo'n zelfde criteria voor Den Haag en een OF criteria Hieronder volgen de 2 voorbeelden

80 79 People Inc. Sorteer op Achternaam en het sleutel veld.in de laatste pagina kan de naam van de dataset veranderd worden en kiezen we om naar de Ontwerp pagina te gaan (eerste optie). In de Ontwerp Pagina gaan we eerst een groep aanmaken op het sleutel veld. Het rapport ziet er nu als volgt uit. Plaats een DBtekst veld in de Koptekst van de nieuwe groep. Kies uit de tweede lijst van rechts het veld, bijvoorbeeld Achternaam. Zo plaatsen we stuk voor stuk de velden en labels op het scherm. Plaats de persoons gegevens in de Koptekst band van de nieuwe groep en plaats de opleidings

81 Werken Met Rapporten gegevens in de details band. Open de Voorbeeld pagina om het resultaat te zien Als extra kunnen we het aantal opleidingen per persoon tellen. Dit veld voegen we toe in de Voettekst van de groep. Plaats in deze band een berekeningsveld, kies uit het snelmenu de optie Calculaties. In dit scherm kan aangegeven worden dat het om Tellen gaat. Koppel vervolgens het veld aan het database veld "Soort Opleiding". Plaats nog een label in de band. 80

82 81 People Inc. Het voorbeeld ziet er nu als volgt uit. Sla de wijzigingen op Voorbeeld 2 Gebruik wederom het resources scherm en het opleidingen scherm. Van de personen willen we alleen die mensen zien waarvoor geldt dat ze van het type Werknemer zijn en waarvoor geldt dat ze een VWO opleiding genoten hebben. Sorteer op achternaam. Laat de volgende velden zien in het rapport: aanhef, achternaam, adres, afdeling, type, soort opleiding, vanaf en tot datum. Start de Wizard op. Voer een naam, een omschrijving in en verander eventueel het icoon. Open de Data pagina en kies voor "Nieuw / Query Wizard". Kies zoals in voorbeeld 1 voor de 2 tabellen en koppel ze aan elkaar. Kies de velden die gebruikt moeten worden in het rapport. Neem ook het sleutel veld op

83 Werken Met Rapporten Geen CalculatiesGeen Groeperingen Bij Zoekvolgorde voeren we de Criteria in. Sorteren gaat wederom op Achternaam en het sleutel veld. Verander in de laatste pagina eventueel de naam en kies voor de eerste optie in het lijstje. De Ontwerp pagina opent zich. 82

84 83 People Inc. We voegen een groep toe aan het rapport via de optie "Rapport / Groepen". Kies voor het sleutelveld. In de Koptekst band van de nieuwe groep plaatsen we alle velden waarvan we de gegevens per persoon maar één keer willen zien. In de details band komen de overige velden. In de Voorbeeld pagina ziet het rapport er nu als volgt uit. Sla de wijzigingen op Voorbeeld 3 Invoegen van een logo. We gebruiken hiervoor een bestaand rapport, bijvoorbeeld voorbeeld 1. Open het rapport met de optie "Alle Taken / Bewerk Rapport". Maak de Koptekst band groter.plaats een Image label op de band en kies voor de optie "Afbeelding" in het snelmenu. Zoek het logo op en voeg het toe. Selecteer het Image label nogmaals en vink de optie "AutoAfmetingen" aan in het snelmenu. Controleer het resultaat in de Voorbeeld pagina. Sla de wijzigingen op.

85 Werken Met Rapporten 84 Voorbeeld 4 Invoegen van de datum en het aantal pagina's. We gebruiken hiervoor wederom het rapport uit het vorige voorbeeld. Open het rapport met de optie "Alle Taken / Bewerk Rapport". Plaats een Systeemvariabele op de onderste band. De lijst boven in het scherm is aangepast. Kies voor PaginaSet. Plaats voor dit label een tekst label met "Pagina". Selecteer nogmaals de datum en kies uit het snelmenu de optie "Schermformaat" en bepaal hoe de datum weergegeven moet worden.

86 85 People Inc. Ga naar de Voorbeeld pagina om het resultaat te bekijken. Sla de wijzigingen op.

87 Een veld toevoegen 86 Seleteer het scherm waarop een veld geplaatst moet worden. Kies voor de optie Alle Taken/ Bewerk Scherm. De schermontwerper start op.voeg één van de Tekst elementen toe aan het scherm.selecteer het veld en aan de rechterkant van het scherm zal een overzicht van de eigenschappen verschijnen. Verander nu de waarde van de eigenschap ' address' en ' default' in 'True'. Dit gaat eenvoudig door in het veld met de waarde te klikken. Er verschijnt een keuzelijstje.' address' op 'True' zorgt ervoor dat het veld als een echt veld gebruikt kan worden (De waarde is rood omcirkeld). Om het veld ook in te stellen als standaard adres dan moet ook de eigenschap ' default' op 'True' (De waarde is blauw omcirkeld) gezet worden. Als u nu gaat en via de optie bovenin het scherm, wordt de geadresseerd aan het default adres en vanuit de applicatie Vanuit een gegevensscherm heeft u de mogelijkheid om s te versturen. Dit kan op twee manieren:

88 87 People Inc. Via de menu-optie bovenin een gegevensscherm. Rechtstreeks, door op het ingevulde adres te klikken. De zal dan gestuurd worden naar het standaard adres. De zal verstuurd worden naar het gekozen adres, zo kunnen er dus per record meerdere adressen worden gebruikt. 1. en via de menu-optie bovenin een gegevensscherm. Open het scherm waaruit u de wilt versturen. Bijvoorbeeld het Opdrachtgeversscherm. Klik op de menu-optie en het volgende opties worden getoond. Kies voor om de wizard te starten. 2. Rechtstreeks via het ingevulde adres. Open het scherm waaruit u de wilt versturen. Bijvoorbeeld het scherm Contactpersonen.Als het veld is ingevuld dan is het adres blauw gekleurd en onderstreept. Als u hierop klikt wordt de wizard gestart. 8.3 De wizard Start de wizard op via de menu-optie of via dubbelklikken op een adres.

89 88 In het tweede scherm van de wizard kan het onderwerp en de tekst voor de ingevul worden. Als de optie "Tonen voor verzenden" aangevinkt wordt, zal de niet ongevraagd verstuurd worden, maar krijgt de gebruiker de volledige eerst te zien in MS-Outlook. In het volgende scherm kan een bijlage aan de gekoppeld worden. Denk hierbij aan een rapport of een bestand. Een rapport kan uit het keuzelijstje geselecteerd worden nadat een vinkje geplaatst is bij de optie 'Rapport aanhechten'. Een bestand kan opgezocht worden via dubbelklikken op de puntjes aan het eind van het scherm, nadat vanzelfsprekend eerst een vinkje is geplaatst de optie 'Extra bijlage sturen'.

90 89 People Inc. Klik op Volgend om door te gaan. In bovenstaand scherm kan bijvoorbeeld aangegeven worden of de actie toegevoegd moet worden aan de actielijst en of er een verolg actie aangemaakt moet worden.

91 90 Vul een actie en eventueel de vervolgactie in voor de actielijst en klik op Gereed. De wordt nu verzonden of als het vinkje geplaatst is bij "Tonen voor verzenden" dan wordt MSOutlook geopend en wordt het bericht getoond. Nu kan het bericht nog gecontroleerd en zonodig bewerkt worden voordat het verzonden wordt door de gebruiker.

92 91 People Inc. 9 Werken Met Brieven 9.1 Brieven algemeen Met het systeem kunnen brieven geschreven worden. Hiervoor moet MS Word 97 of hoger geïnstalleerd zijn op uw computer. Het is mogelijk om aan te geven uit welke schermen informatie gehaald moet worden. Ook kunnen groepen mensen gekozen worden. De mogelijkheden zijn groot, doordat een Selectie gebruikt kan worden voor het maken van een brief. 9.2 Een nieuwe brief In dit onderdeel wordt uitgelegd hoe een nieuwe brief gemaakt moet worden. In de "Nieuwe Brief Wizard" wordt de werking van de Wizard beschreven. De Wizard eindigt met een leeg MS Word document. In "Vervolg nieuwe brief" wordt besproken hoe velden en tekst toegevoegd kunnen worden aan het lege MS Word document Nieuwe brief wizard De Nieuwe Brief Wizard helpt bij het maken van een nieuwe brief. De wizard start op nadat de optie Nieuwe Brief is gekozen. Werking van de Wizard Het eerste scherm is een introductie scherm. Kies Volgend om door te gaan of Annuleer om de bewerking te beëindigen.in het volgende scherm wordt gevraagd om de brief een naam te geven. Er kan een omschrijving voor de brief toegevoegd worden en op het tweede tabblad kan het standaard icoon veranderd worden. Klik op Volgend om door te gaan. We komen nu in een scherm waarin we aan kunnen geven uit welk scherm we gegevens willen gebruiken voor de brief. Het scherm is eenvoudig te kiezen uit de keuzelijst die verschijnt nadat op het pijltje aan het eind van het invul-veld is geklikt.

93 Werken Met Brieven 92 Het vierde scherm vraagt of we uit één of uit meerdere schermen informatie willen halen. Selecteer de tweede optie. In het volgende scherm kan aangegeven worden of men gebruik wil maken van zoekcriteria of de soorteervolgorde aan wil passen.

94 93 People Inc. In het volgende scherm kan gekozen worden voor de Query wizard of de Query ontwerper. De Query ontwerper is geschikt voor de geoefende gebruiker. De Query wizard helpt de gebruiker bij alle te nemen stappen. We kiezen in het voorbeeld voor de Query wizard. Klik op Gereed en het volgende scherm wordt getoond.

95 Werken Met Brieven 94 Kies bijvoorbeeld ook de tabel Contactpersonen uit voor de brief. De Wizard stelt een aantal mogelijke koppelingen tussen de tabellen voor. Hij kan echter alleen velden met gelijke namen aan elkaar knopen. Het is ook mogelijk om zelf velden aan elkaar te verbinden. Selecteer uit de linkerkolom en uit de rechterkolom een veld en klik op de Toevoegen knop. Een verbinding verwijderen gaat heel eenvoudig. Selecteer de te verwijderen verbinding en klik op de knop Verwijder. Na toevoegen van alle gewenste schermen kunnen de benodigde velden uitgekozen worden.daarna kunnen Calculaties toegevoegd worden aan een aantal velden.in het volgende scherm zijn de zoekcriteria aan de beurt. De standaard optie geeft alle gegevens weer in het rapport. We kiezen voor Definieer Zoek Criteria om de data te filteren. Nadat deze keuze aangeklikt is verandert het scherm.

96 95 People Inc. Plaats de cursor ergens in het witte vlak en via de rechter muisknop wordt het snelmenu zichtbaar. De volgende opties zijn mogelijk: Voeg Criteria toe voor het toevoegen van criteria Voeg OF toe voor het toevoegen van het woordje "of" tussen 2 criteria, zo moet de veldwaarde voldoen aan de ene of aan de andere voorwaarde voor het toevoegen van het woordje "niet", zo kan aangegeven worden dat een veldwaarde niet aan een bepaalde waarde mag voldoen voor het bewerken van criteria, selecteer de te bewerken criteria voordat u deze optie gebruikt voor het verwijderen van criteria, selecteer de te verwijderen criteria voordat u deze optie gebruikt voor het toevoegen van een Begin en een End, geselecteerde voorwaarde wordt in wezen tussen haakjes geplaast. voor het verwijderen van een Begin en een End, selecteer één van de twee en kies dan de optie uit het menu. Voeg NIET toe Bewerk Criteria Verwijder Aanhalings- tekens Toevoegen Verwijder Aanhalings- tekens NB: Indien een logisch veld gebruikt wordt als zoekcriteria moet voor "True/ Ja" een 1 ingevoerd worden en voor "Not True/Niet Waar" een 0.We kiezen voor Invoegen Criteria. Nu wordt het volgende scherm getoond.

97 Werken Met Brieven 96 In dit scherm kan het veld, waarop de gegevens gefilterd moeten worden, gekozen worden. Vervolgens de soort Bewerking. Klik op het pijltje voor alle mogelijkheden. In het onderste veld kan de waarde waarop gezocht moet worden ingevuld worden. Als voor een bewerking meerdere waarden ingevuld moeten worden dan moeten de waarden gescheiden door komma's ingevuld worden. Nadat alle criteria ingevoerd zijn kiezen we voor volgende. In het hieronder getoonde scherm kunnen we de sorteervolgorde aangeven. De eerste optie laat alle velden in de volgorde waarin ze in de tabel staan zien. De tweede optie maakt het mogelijk om een sortering op de data los te laten.wij kiezen voor de laatste optie. Links staan alle beschikbare velden. Met behulp van de pijltjes kunnen één of meerdere velden overgehaald worden naar de andere kant van het scherm. Op de velden aan de rechterkant van het scherm wordt de sortering toegepast. Standaard wordt van A tot Z gesorteerd, via de buttons onderin het scherm kan dit veranderd worden. De pijltjes aan de rechterkant zijn ervoor om de volgorde van sortering aan te passen. Bijvoorbeeld eerst sorteren op Achternaam en daarna op Roepnaam. Kies voor Gereed om door te gaan. Met de Vorige button kan teruggegaan worden naar het vorige scherm, zodat aanpassingen gemaakt kunnen worden. Via annuleer kan de hele bewerking geannuleerd worden. Wij kiezen voor het voorbeeld voor Gereed. De brief is nu klaar om te gebruiken.vervolgens wordt MS Word opgestart en kan de opmaak van de brief beginnen. Zie hiervoor het onderdeel "Vervolg nieuwe brief".

98 People Inc. Opmaken van een brief Na het opzetten van een brief met behulp van de Nieuwe Brief Wizard zijn we nu aangekomen bij het toevoegen van velden en tekst aan de brief. Het lege MS Word document ziet er uit als een standaard Word document op de extra knop in het midden van het document na. Met deze knop kan het document opgeslagen worden en gekoppeld worden aan de data van het systeem. Toevoegen veld Neem het lege MS Word document erbij.gebruik de knop voor het toevoegen van velden aan de standaard brief. Indien Office XP gebruikt wordt moet de volgende knop gebruikt worden. Zet de cursor op de plaats neer waar u een veld in wilt gaan voegen. Selecteer het veld uit de lijst.plaats het veld in het document door dubbelklikken. Zo kunnen de velden stuk voor stuk toegevoegd worden aan het document. Toevoegen tekst Voeg zelf de tekst in en pas eventueel de stijl aan. Zie voor uitleg uw MS Word handleiding. Opslaan documentsla de brief op via de extra "Red Snapper Bewaar" knop. Kies een map uit waar u het document op wilt slaan. Kies bijvoorbeeld voor Mijn Documenten.Geef de brief tot slot een naam en sluit MS Word.

99 Werken Met Brieven 98 Na opslaan wordt het document toegevoegd aan de data van het systeem. 9.3 Openen van een brief Een brief is op twee plaatsen te openen. Brieven generen vanuit de Management Console. Er wordt een brief gegenereerd voor alle gegevens in de selectie. Selecteer de brief en dubbelklik erop, of open de brief via de menu-optie 'Open Brief' in het snelmenu, bereikbaar via rechter muisknop. De wizard Brieven openen wordt gestart. Hier kunt u aangeven of u de gegenereerde brieven wilt aanhechten en of u acties wilt toevoegen aan de actielijst. Wanneer u heeft aangegeven wat u wilt doen, drukt u op Gereed. De wizard wordt nu afgesloten en MSWord wordt gestart en gaat in één keer alle brieven genereren voor elk gegeven in de selectie. Geeft deze selectie veel gegevens terug, dan kan het een aantal minuten duren, voordat alle brieven gegenereerd zijn. Brieven genereren vanuit een scherm.

100 99 People Inc. U kunt nu ook brieven genereren voor slechts één gegeven uit de selectie. U zoekt dat gegeven op in het scherm en selecteert het. Vervolgens gaat u naar de menu-optie 'Brieven' in het scherm, u krijgt nu een lijst met alle brieven die bij het scherm horen, u kunt uit deze lijst de brief selecteren, die u wilt genereren. De wizard Brief openen wordt gestart. In het 2e scherm van de wizard kunt u nu kiezen of u alle brieven wilt genereren of alleen de brief die hoort bij het geselecteerde gegeven. MS Word zal gestart worden en u krijgt de gegenereerde brief voor het geselecteerde gegeven. Het kan zijn dat u nu de melding krijgt : "Het geselecteerde gegeven zit niet in de selectie", dit betekent dat dit gegeven niet voorkomt in het resultaat van de selectie van de brief. Indien nodig kunt u de brief bewerken en de selectie van de brief aanpassen.

101 Werken Met Brieven Wizard brief openen Dit is een wizard, die u helpt bij het openen van een brief. U kunt hier kiezen uit 3 opties : De selectie verkort bekijken, u ziet hier alle gegevens waarvoor de brief gegenereerd zal worden. De selectie aanpassen, als u wilt dat de brief voor meer of minder gegevens gegenereerd zal worden kunt u hier de selectie van de brief aanpassen. De brief genereren. De brief genereren. U kunt hier aangeven of u voor het huidige gegeven, of voor alle gegevens brieven wilt genereren. Ook kunt u meteen acties en vervolgacties toevoegen aan die bedrijven of personen waaraan u een brief gaat sturen. Verder is er nog de mogelijkheid om de gegenereerde brieven meteen aan te hechten, dat wil zeggen het documenten meteen opgeslagen worden in de database als attachment bij het gegeven waarvoor de brief wordt gegenereerd. Voor meer uitleg over aanhechten van documenten zie Aangehechte documenten. In het 3e scherm van de wizard kunt u het scherm kiezen waaraan u de acties wilt toevoegen en de documenten wilt aanhechten. De schermen waaruit u kunt kiezen, zijn de schermen die gebruikt worden in de selectie van de brief.

102 101 People Inc. Als u heeft aangegeven dat u de geschiedenis wilt toevoegen aan de actielijst, dan krijgt u in het volgende scherm de actielijst te zien. De velden ActieID, Schermnaam en Rec. Omschr. zullen automatisch worden ingevuld tijdens het opslaan, de andere velden kunt u zelf invullen.

103 Werken Met Brieven 102 Indien u heeft aangegeven dat u ook een vervolg actie toe wilt voegen krijgt u hierna nog eens hetzelfde scherm te zien. Als u alles heeft ingevuld, klikt u op Gereed. De brief zal nu worden gegenereerd en indien nodig worden de acties toegevoegd en wordt de brief aangehecht. 9.4 Bewerken van een brief Het bewerken van een brief gaat als volgt: Selecteer de te bewerken brief in de Management Console.Open het snelmenu via de rechter muisknop. Kies voor de optie "Alle Taken/ Bewerk Brief". Nu wordt de Query ontwerper geopend. In de Query ontwerper kunnen restricties op de database aangegeven worden. Denk hierbij aan de keuze van de tabellen, de velden en de zoekcriteria. In het onderdeel "Query ontwerper" worden de mogelijkheden uitgelegd.vervolgens wordt MS Word opgestart en kan de lay-out van de brief veranderd worden. Dit onderdeel wordt besproken in "Aanpassen van een brief" Query ontwerper Selecteer de te bewerken brief in de Management Console en open het snelmenu via de rechter muisknop. Kies voor de optie "Alle Taken/ Bewerk Brief". De Query Ontwerper wordt geopend.

104 103 People Inc. De Query Ontwerper bestaat uit 6 tabbladen. Op elk tabblad kunnen wijzigingen aangebracht worden, bijvoorbeeld door extra velden toe te voegen of de zoekcriteria aan te passen. In het kort zullen nu de tabbladen besproken worden. Tabellen Voor het toevoegen of verwijderen van een tabel. Indien een tabel toegevoegd wordt zal aangegeven moeten worden hoe de tabellen gelinkt moeten worden. Er wordt altijd een suggestie gedaan. Standaard staat het Verbind Type op "Binnenste". Er zijn 4 typen, die hieronder uitgelegd zullen worden. Voor het voorbeeld gaan we uit van een verzameling A en een verzameling B.

105 Werken Met Brieven Binnenste Opvullen Omtrek Links Omtrek 104 Alleen die gegevens worden getoond waarvoor geldt dat ze zowel in verzameling A als in verzameling B gegevens hebben. Alle gegevens uit verzameling A en verzameling B worden getoond. Alle gegevens uit verzameling A worden getoond en dus ook de gegevens van verzameling B die in A voorkomen. Alle gegevens uit verzameling B worden getoond en dus ook de gegevens van verzameling A die in B voorkomen. Rechts Omtrek Worden er meer dan 2 tabellen gebruikt dan kan ook gekozen worden aan welke tabel de nieuwe tabel gekoppeld gaat worden. Dit kan rechtsboven aangegeven worden door middel van een keuzelijst. Velden Ook dit scherm bestaat uit 2 delen. De velden onder in het scherm worden meegenomen in de brief. Velden kunnen door dubbelklikken verplaatst worden naar een andere lijst. Calculaties Een bestaande calculatie kan gewijzigd worden. Selecteer de regel en verander bijvoorbeeld de functie. Met dubbelklikken kan een calculatie toegevoegd of verwijderd worden. Na toevoegen van een nieuw veld voor een calculatie kan uit de lijst een functie worden gekozen. De volgende functies zijn mogelijk: Som voor de optelling van de waarden Tellen voor het aantal waarden Gemiddeld voor de gemiddelde waarde Max geeft de maximum waarde Min geeft de minimum waarde Expressie voor het zelf maken van een berekening, bijvoorbeeld om een veld waarde met een bepaald percentage te verhogen Zoeken Op dit tabblad kunnen de eventuele zoekcriteria bekeken worden. Gebruik wederom dubbelklikken voor toevoegen of verwijderen van een veld. Verwijderen kan eventueel ook via het snelmenu. Plaats de cursor op een criteria en het snelmenu wordt geactiveerd. Uitleg menu opties: Voeg Criteria toe Voeg OF toe voor het toevoegen van criteria voor het toevoegen van het woordje "of" tussen 2 criteria, zo moet de veldwaarde voldoen aan de ene of aan de andere voorwaarde Voeg NIET toe voor het toevoegen van het woordje "niet", zo kan aangegeven worden dat een veldwaarde niet aan een bepaalde waarde mag voldoen Bewerk Criteria voor het bewerken van criteria, selecteer de te bewerken criteria voordat u deze optie gebruikt Verwijder voor het verwijderen van criteria, selecteer de te verwijderen criteria voordat u deze optie gebruikt Aanhalingstekens voor het toevoegen van begin en eind oftewel "haakjes", voor het Toevoegen aangeven van het begin of het eind van een programmeerregel Verwijder voor het verwijderen van begin en eind oftewel "haakjes", selecteer Aanhalingstekens voor het verwijderen het woordje begin of eind

106 105 People Inc. Bij bewerking kan een keuze gemaakt worden uit de volgende lijst: = is gelijk aan > is groter dan >= is groter of gelijk aan < is kleiner dan <= is kleiner of gelijk aan <> is ongelijk aan Blanco is gelijk aan blank, dat wil zeggen dat er geen waarde voor dit veld ingevuld is in de tabel is niet gelijk aan blank, alle velden worden getoond behalve die waar geen waarde is ingevuld is gelijk aan één van de waarden in de lijst, waarden dienen exact weergegeven te worden en gescheiden door komma's is niet gelijk aan één van de waarden in de lijst, nu worden alle waarden weergegeven die niet voorkomen in de lijst is tussen 2 ingegeven waarde, geeft alle waarden die tussen de ingegeven waarden liggen is niet tussen, geeft alle waarden weer die niet tussen de 2 ingegeven waarden liggen is zoals, geeft de waarden weer die beginnen met de ingegeven waarde is niet zoals, geeft alle waarden weer die niet beginnen met de ingegeven waarde Niet Blanco In Lijst Niet In Lijst Tussen Niet Tussen Zoals Niet Zoals Op dit scherm vinden we ook nog 3 aankruisvakjes. Automatisch Zoeken Verplicht Zoeken alleen van toepassing op rapporten, tijdens opstarten kan de zoekwaarde veranderd worden. ook alleen van toepassing op rapporten, tijdens opstarten kan de zoekwaarde niet leeg gelaten worden. Alles Weergeven er wordt niet gekeken naar de criteria voorwaarde, optie te gebruiken als je de zoek voorwaarde nog niet wilt gebruiken. NB: Indien een logisch veld gebruikt wordt als zoekcriteria moet voor "True/ Ja" een 1 ingevoerd worden en voor "Not True/Niet Waar" een 0. Sorteer Om de sortering van de data weer te geven. Op de velden in het onderste scherm wordt de sortering uitgevoerd. Geen sortering betekent dat de data weergegeven wordt in de volgorde waarin de velden in de tabellen voorkomen. SQL Het resultaat van de voorgaande tabbladen wordt weergegeven in SQL code. Sluit de Query Ontwerper af met OK om de wijzigingen op te slaan Aanpassen van een brief Na het afsluiten van de Query ontwerper wordt MS Word opgestart. De te bewerken brief wordt geopend. Verander eventueel de tekst en de invoegvelden. Indien velden verwijderd zijn in de Query ontwerper dienen deze velden ook van de lay-out verwijderd te worden. Sla de veranderingen op met de "Red Snapper Bewaar" knop. Sluit MS Word af.

107 Werken Met Brieven Opslaan van een brief Wijzigingen in een brief dienen opgeslagen te worden met de speciale "Red Snapper Bewaar" knop. Alleen dan worden de wijzigingen meegenomen in de systeemdata. 9.6 Verwijderen van een brief Selecteer de te verwijderen brief in de Management Console en open via de rechter muisknop het snelmenu. Kies de optie 'Verwijder Brief' om de brief te verwijderen. 9.7 Hernoemen van een brief Van een bestaande brief kan de naam veranderd worden. Selecteer de brief in de Management Console. Kies uit het snelmenu de optie "Hernoem Brief". Er opent zich nu een scherm waarin de nieuwe naam van de brief ingevoerd kan worden. Eventueel kan ook de omschrijving veranderd worden en een nieuw icoon uitgezocht worden. 9.8 Voorbeeld brieven Er zullen een tweetal voorbeeld brieven gegeven worden om het gebruik van de Wizard te vergemakkelijken. Standaard brief aan alle kandidaten voor de functie van Sales manager beschikbaar op 1 augustus Start de Nieuwe Brief Wizard op.geef de brief een naam, bijvoorbeeld Sales manager. Vervolgens moet het scherm geselecteerd worden waar de kandidaatgegevens genoteerd staan. In ons geval is dat Resources.We willen alleen de gegevens van dit scherm gebruiken. Het gevolg is dat we in het volgende scherm kiezen voor de eerste optie. Kies Volgend om door te gaan en geef aan dat we beide opties willen gebruiken, zowel filteren als sorteren.nu zijn we aangekomen op het punt waar gekozen kan worden tussen het gebruik van de Query Wizard en de Query Ontwerper. Kies voor de Query Wizard en daarna voor Volgend. Verplaats de velden die nodig zijn voor de brief naar rechts met behulp van de pijltjes in het midden.

108 107 People Inc. Calculaties gebruiken we niet in deze brief. Zoekcriteria echter wel. We voeren de 2 zoek voorwaarden in. In het volgende scherm geven we de sorteervolgorde aan. Dit is het einde van de Wizard. MS Word wordt gestart met een leeg document.gebruik de "Samenvoegveld invoegen" knop om de velden in de brief te plaatsen en voeg de tekst toe. Sla het geheel op met de "Red Snapper Bewaar" knop.plaats de brief bijvoorbeeld in "Mijn documenten" en sluit MS Word. Vanuit de Management Console is de brief nu te gebruiken.

109 Werken Met Brieven 108 In de tweede voorbeeld brief wordt aan alle kandidaten die een VWO Opleiding gevolgd hebben een brief gestuurd. Start de Nieuwe Brief Wizard op. Geef de brief een naam, bijvoorbeeld Kandidaten in bezit van VWO. Selecteer in het scherm waarin de kandidaten ingevoerd worden. In ons geval is dat het scherm Resources.We willen nu ook gegevens uit het scherm Opleidingen ophalen. We kiezen voor de tweede optie. In het volgende scherm vinken we de beide opties aan. We willen niet alle velden beschikbaar stellen in de brief en hebben 2 zoek criteria nodig. Vervolgens kiezen we voor de Query Wizard. Kies de Opleidingen tabel uit en breng deze naar rechts. De voorgestelde link is goed. In het volgende scherm verplaatsen we de velden die we willen gebruiken naar rechts. We hebben onder andere de persoonsgegevens, het type werknemer, de soort opleiding en het sleutelveld uit de Resources tabel nodig.

110 109 People Inc. Calculaties gebruiken we niet.bij de zoek criteria voeren we de volgende 2 voorwaarden in. Sorteren op Achternaam en het Sleutelveld.

111 Werken Met Brieven 110 Nu wordt de Wizard afgesloten en wordt MS Word opgestart. Plaats de velden, voeg tekst toe en sla het geheel op met behulp van de "Red Snapper Bewaar" knop. Sla het document, bijvoorbeeld op in Mijn documenten. Sluit MS Word. Vanuit de Management Console is de brief nu te gebruiken.

112 111 People Inc. 10 Actielijst 10.1 Inleiding actielijst De Actielijst is een apart hoofdscherm. In het scherm kunnen de acties of wel de taken voor een gebruiker ingevoerd worden. De Actielijst is gekoppeld aan alle bestaande schermen. Zo kunnen er vanuit elk scherm bij elk record acties worden toegevoegd en bewerkt. Verder kunnen er ook acties worden toegevoegd bij het openen van brieven en het versturen van s Toon actielijst De Actielijst is te bereiken via het icoon in de Management Console en tevens via het tabblad Actielijst bij ieder scherm. In dit laatste geval worden alleen de acties getoond die aan dit scherm gekoppeld zijn. Het scherm Actielijst ziet er als volgt uit: Aan de linkerkant van het scherm kan de informatie ingevoerd worden die te maken heeft met de actie, aan de rechterkant kan onder andere ingevoerd worden wie de actie ingevoerd heeft en voor wie deze bestemd is. In het midden gedeelte is ruimte voor een korte omschrijving en eventueel voor een aanvulling in het notitie veld. Dit laatste veld wordt echter meestal gebruikt door degene die de actie uitvoert. Hij of zij kan hier namelijk in het kort het resultaat van de actie beschrijven Gebruik actielijst Het scherm Actielijst wordt meestal in lijst vorm bekeken door de werknemer. Het ziet er dan als volgt uit:

113 Actielijst 112 Het scherm bestaat uit 2 tabbladen, te weten het Gegevens tabblad en het Documenten tabblad. Selecteer een geplande actie en klik op de knop. Dit is de laatste knop op de taakbalk. Het scherm wat bij de actie hoort wordt nu geopend en de volledige informatie over de actie is beschikbaar. Het record bevat de volgende velden: Toelichting velden: Actie ID: dit is de sleutel, het is een unieknummer Status: voor de status van de actie, dit is een vaste keuzelijst. Andere waarden kunnen alleen in de Scherm Ontwerper ingevoerd worden. Na behandeling van een actie kan de status aangepast worden en bijvoorbeeld op Gesloten gezet worden. Actie Type: wederom een vaste keuzelijst, dit maal om het soort actie aan te geven. Schermnaam: lijst met schermen waaraan de actie gekoppeld kan zijn/ worden. Door Gebruiker: actie wordt ingevoerd door gebruiker, kies een gebruiker uit de lijst Voor Gebruiker: actie is bestemd voor gebruiker, kies een gebruiker uit de lijst Plan Datum: datum waarop de actie gepland is Uitvoer Datum: datum waarop de actie uitgevoerd is Omschrijving: voor het meegeven van een omschrijving aan de actie Notitie: hier kan indien relevant een kort verslag van de uitgevoerde actie geplaatst worden. Rec.Omsch.: Hier worden de gegevens getoond van het record, waar de actie bij hoort. Alleen die velden, die in het hoofdscherm waar deze actie bij hoort staan ingesteld als "showintitlebar" (Met de schermontwerper).

114 113 People Inc. 11 Schermen in People Inc Inleiding schermen People Inc. In dit hoofdstuk zullen alle schermen behorende bij het pakket People Inc. besproken worden. Via de Management Console zijn alle schermen en mappen van het systeem te bereiken. Alle schermen die onder de map Applicatie vallen behoren specifiek tot het programma People Inc. Sommige schermen bevatten weer subschermen. Deze zijn eenvoudig te bereiken. Klik op het plusje voor het scherm en de subschermen behorende bij dit scherm worden getoond Werknemers Het scherm Werknemers bevat alle standaard werknemer gegevens.

115 Schermen in People Inc. 114 Aan de linkerkant kunnen de naamgegevens ingevoerd worden. Denk hierbij aan achternaam, voorletters en tussenvoegsels. Op de tabbladen aan de rechterkant kunnen bijvoorbeeld de contract- en adresgegevens ingevuld worden. Hieronder zullen de tabbladen in het kort besproken worden. Contract Vul op dit tabblad bijvoorbeeld het soort contract in en de datum waarop de werknemer in dienst is gekomen. Ook de status is belangrijk omdat daar veelvuldig op gefilterd wordt. Salaris Op dit tabblad moeten standaard zaken die nodig zijn voor het salaris ingevuld worden. Denk hierbij aan het sofinummer van de werknemer. Adres Dit tabblad wordt gebruikt voor het adres en de telefoonnummers van de werknemer. Persoonlijk Hier is onder andere ruimte voor het invoeren van het geslacht, de geboortedatum, de nationaliteit en de burgerlijke staat.

116 115 People Inc. Foto Op dit tabblad kan een foto van de werknemer ingevoegd worden. Onder het scherm werknemers hangen een groot aantal subschermen waarin allerlei informatie over de werknemer opgeslagen kan worden. Het voordeel van een subscherm is dat per werknemer bijvoorbeeld meerdere records in het Opleidingen scherm ingevoerd kunnen worden Functies Het schern Functies is een subscherm van het Werknemersscherm. In dit scherm kunnen de functies van de werknemer bijgehouden worden. Automatisch wordt bijgehouden wat de huidige functie van de werknemer is. De details van de functie worden gebruikt voor het berekenen van het verlof en het salaris. Het scherm ziet er als volgt uit: Het invoeren van een nieuw record gaat als volgt: Gebruik het plusje onderin het scherm om een leeg scherm te openen. Klik op het icoon in het veld functies. Het scherm Functie Definities wordt nu geopend. Selecteer een functie omschrijving uit de lijst en voeg deze toe aan het nieuwe record via de knop. In het volgende veld wordt een doorsteek gemaakt naar het Bedrijvenscherm. Selecteer het bedrijf waarvoor de werknemer de functie uit gaat voeren. Voeg het bedrijf toe via de selecteer knop of via dubbelklikken. De velden Afdeling en Vestiging zijn ook gekoppeld aan andere schermen. Via het icoon kan wederom het desbetreffende scherm geopend worden. De waarde van de fte wordt uitgerekend als het record opgeslagen wordt. Het tabblad Data is onder andere bedoeld om de startdatum van de nieuwe functie in te voeren. Op het tabblad Uren dienen de standaard werkuren van de werknemer ingevoerd te worden. Deze

117 Schermen in People Inc. 116 uren worden samen met de bedrijfsuren gebruikt om de fte te berekenen. Het bedrijven is bijvoorbeeld ingevoerd dat de standaard werkweek 40 uur bevat. Een werknemer werkt bijvoorbeeld 36 uur. De fte voor deze werknemer is gelijk aan 36/40 x 100% = 90%.Sla het record op met behulp van de knop Lidmaatschap Onder het Werknemersscherm is het scherm Lidmaatschap te vinden. In dit scherm kunnen per werknemer de details van een lidmaatschap genoteerd worden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een abonnement op een vaktijdschrift of een financiëel dagblad. Ook het lidmaatschap van de bond kan hier opgeslagen worden. Het scherm ziet er als volgt uit: Via de knop onderin het scherm kan een nieuw record toegevoegd worden. In het scherm kunnen de volgende details genoteerd worden: Datum ingang: startdatum, bijvoorbeeld de aanvangsdatum van een abonnement. Organisatie: naam van bond of van het tijdschrift. Dit veld beschikt over een variabele keuzelijst, er kan dus eventueel een organisatie uit de lijst gekozen worden. Soort Lidmaatschap: voor het aangeven van de soort lidmaatschap. Ook hier is een variabele keuzelijst beschikbaar. Contributie: de kosten verbonden aan het lidmaatschap kunnen hier genoteerd worden. Afloopdatum: einddatum van het lidmaatschap, bijvoorbeeld de einddatum van het abonnement. Betaald door bedrijf: hier kan aangegeven worden of het bedrijf de kosten voor het lidmaatschap voor zijn rekening neemt. Notities: deze ruimte kan gebruikt worden om extra informatie die betrekking heeft op het lidmaatschap te noteren. Opslaan van een nieuw record gaat via de knop onderin het scherm Projecten Onder het Werknemerscherm is het subscherm Projecten aanwezig. Dit scherm kan gebruikt worden om per werknemer specifieke informatie over uitgevoerde of uit te voeren projecten in te voeren. Het scherm ziet er als volgt uit:

118 117 People Inc. Bovenin het scherm kan de Project code, de activiteit en de startdatum van de week genoteerd worden. In het onderste gedeelte is ruimte om de uren per dag in te voeren. Weekuren en weekend uren worden apart opgeteld en te samen weergegeven in het veld Totaal. Klik voor het invoeren van een nieuw projectrecord op de knop onderin het scherm. Er verschijnt nu een leeg projectrecord. Project code: kies een code uit de variabele keuzelijst of maak zelf een nieuwe code aan. Records die tot hetzelfde project behoren kunnen het beste onder dezelfde code opgeslagen worden, dit bijvoorbeeld in verband met het uitdraaien van rapporten. Activiteit: kies een activiteit uit de lijst of maak zelf een nieuwe aan. Datum van de week: voer hier de datum van de maandag van deze week in.in de overige velden kan per dag aangegeven worden hoeveel uur aan het project besteed is of gaat worden. Opslaan van het record gaat via de knop onderin het scherm Toegestaan verlof In het subscherm Toegestaan Verlof worden de verlofregelingen voor de werknemer bijgehouden. Denk hierbij aan de vakantiedagen.

119 Schermen in People Inc. 118 In het voorbeeld is vakantieverlof van 25 dagen toegekend over de periode van 1 januari 2004 t/m 31 december Aan de rechterkant van het scherm is te zien dat de werknemer 12 vrije dagen opgenomen heeft en nog 13 dagen voor dit jaar te besteden heeft. Onder dit scherm hangt het subscherm Extra Verlof. Hierin kunnen bijvoorbeeld overwerk in dagen of uren toegevoegd worden aan het tegoed. In het veld overgenomen in het bovenstaande scherm zullen deze uren/dagen overgenomen worden Extra Verlof Onder het scherm Toegestaan Verlof hangt het scherm Extra Verlof. In dit scherm kunnen de extra dagen die de werknemer bijvoorbeeld met het verrichten van overwerk verdiend heeft, ingevoerd worden. Deze dagen worden opgeteld bij het totale tegoed voor dit jaar Verlof en Verzuim scherm In het subscherm Verlof en Verzuim kan de absentie van de werknemer bijgehouden worden. Denk hierbij aan het boeken van een vakantie of het invoeren van een ziekte periode.

120 119 People Inc. In het voorbeeld neemt de werknemer 4 dagen vrij voor een korte vakantie. Het is belangrijk dat de absentie tegen de juiste categorie geboekt wordt. De kosten en de duur van de absentie worden automatisch berekend als het record opgeslagen wordt Gewerkte uren In het subscherm Gewerkte uren kunnen de uren per week bijgehouden worden. Ook kunnen hier overuren die tegen een speciaal tarief uitbetaald moeten worden ingevoerd worden. Het scherm ziet er als volgt uit: De totalen worden per kolom berekend tijdens het opslaan van de ingevoerde details Salaris Gegevens In het subscherm Salaris kunnen de salarisgegevens van de werknemer ingevoerd woren.

121 Schermen in People Inc. 120 Er zijn 2 manieren om een salaris in te voeren. Kies een basis, een betalingspeiode en voer een voltijd salaris in. Tijdens het opslaan van de gegevens worden de overige salarisvelden berekend, waaronder de uurtatrieven. Maak gebruik van de schermen Schalen en Schaaltreden voor het invoeren van een salaris. Manier 1 Maak een leeg record aan met behulp van de knop.vul de vanaf datum in. Indien het scherm geopend is met de plus-knop is er nu een vinkje in het datumveld te zien. Zo niet plaats dan zelf een vinkje om het veld klaar te maken voor het invoeren van een datum. Gebruik het pijltje aan het eind van het veld om gebruik te maken van de kalender. Gebruik de keuzelijsten bij betalingsbasis en betalingsperiode om de basis en de betalingsperiode van het salaris weer te geven.indien het salaris tot een bepaalde datum loopt kan in het veld "Geldig tot" de einddatum ingevoerd worden. Wordt de einddatum leeg gelaten, haal dan het vinkje in het datumveld weg.kies tot slot nog een valuta en voer het voltijd salaris in. Sla de gegevens op met behulp van de knop. Nu wordt automatisch de ftewaarde en de datum in dienst erbij gehaald om de overige salariswaarden te berekenen. Manier 2 Controleer of de schermen Schalen en Schaaltreden records bevatten voor het lopende jaar.maak in het salarisscherm een leeg record aan. Gebruik hiervoor de knop.voer de startdatum van het salaris in. Zorg ervoor dat het vinkje in het datumveld geplaatst is. Gebruik eventueel de kalender om de datum te selecteren.klik nu op het icoon in het veld Schaal. Het scherm Schalen wordt geopend. Selecteer de schaal en gebruik het icoon om de schaal te koppelen aan dit salarisrecord. Let op dat er een schaal voor het huidige jaar gebruikt wordt. Plaats voor het gemak een selectie op het scherm waardoor alleen de schalen voor het huidige jaar getoond worden.gebruik in het volgende veld Salaristreden ook het icoon. Nu wordt een doorsteek gemaakt naar het scherm Salaristreden. De records behorende bij de gekozen schaal worden getoond. Selecteer een trede en koppel deze aan het salarisrecord via het icoon of door dubbelklikken op het geselecteerde record.kies een betalingsbasis en een periode uit de lijst.voer eventueel de einddatum van het salaris in. Kies de valuta en sla vervolgens de ingevoerde details op. Gebruik hiervoor de knop onderin het scherm.

122 121 People Inc Bank gegevens In dit subscherm kunnen de bankgegevens van een werknemer genoteerd worden. Er is plaats voor een begin- en einddatum, de naam van de bank en het nummer. Onderin het scherm kan tevens aangegeven worden of de tenaamstelling van de rekening afwijkt van de standaard Spaarloonregelingen In het subscherm Spaarloonregelingen spaarloonregelingen genoteerd worden. kan alle informatie met betrekking tot de Vergoedingen In het subscherm Vergoedingen kunnen allerlei soorten vergoedingen voor de werknemer bijgehouden worden. Bijvoorbeeld telefoonkosten of parkeergeld.

123 Schermen in People Inc Inhoudingen In het subscherm Inhoudingen kunnen allerlei soorten inhoudingen voor een werknemer opgenomen worden. Bijvoorbeeld de contributie aan de vakbond of een persoonlijke lening. Naast de soort inhouding is er onder andere ook plaats voor het bedrag, de datum en de periode Verzekeringen Het subscherm Verzekeringen bestaat uit 2 tabbladen. Op het eerste tabblad kunnen de details van de verplichte ziektekosten verzekering geplaatst worden. Het tweede tabblad bevat allerlei velden voor het invoeren van aanvullende verzekeringen.

124 123 People Inc Autogebruik Het subscherm Autogebruik is bedoeld om het gebruik van de bedrijfsauto's in bij te houden. Het kiezen van een bedrijfsauto gaat heel eenvoudig. Klik op het icoon om de doorsteek naar het scherm Bedrijfsauto's te maken. Zoek de auto die de werknemer gaat gebruiken uit de lijst. Toevoegen kan via dubbelklikken en via het icoon onderin het Bedrijfsauto's scherm Bedrijfsmiddelen In het subscherm Bedrijfsmiddelen kan bijgehouden worden welke bedrijfsmiddelen de werknemer in zijn of haar bezit heeft. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een laptop. Er is onder andere ook ruimte voor een identificatienummer.

125 Schermen in People Inc Competenties Het subscherm Competenties is bedoeld om de vaardigheden van een werknemer op te slaan. Per vaardigheid kan het niveau aangegeven worden. Het toevoegen van een nieuw record gaat als volgt: Klik op de Nieuw button onderin het scherm. Kies daarna voor het icoon in het veld Competentie. Er wordt nu een doorsteek naar het scherm Competentie Definities gemaakt. Selecteer een competentie en voeg deze toe aan het record in het scherm Competenties. Toevoegen kan door middel van dubbelklikken en via de knop onderin het scherm Competentie Definities. Klik vervolgens op het icoon in het veld Niveau om de score van de geselecteerde vaardigheid te selecteren. Er wordt nu doorgestoken naar het scherm Competentie Niveaus. Maak hier een keuze uit de bij deze competentie beschikbare niveaus. Selecteer een waarde en keer terug naar het scherm Competenties. Achter het label Waardeoordeel is nu de score behorende bij het geselecteerde niveau te zien. Tot slot kan er nog een notitie toegevoegd worden aan het record.sla op met behulp van de knop Opleidingen In het subscherm Opleidingen kunnen alle opleidingen en cursussen van een werknemer genoteerd worden. Denk hierbij aan genoten schoolopleiding maar ook aan extra gevolgde cursussen.

126 125 People Inc. In het veld Cursus/ Opleiding kan via de keuzelijst aangegeven worden of het om een cursus dan wel om een opleiding gaat. Op dit veld kan dan ook gemakkelijk gefilterd worden in een rapport Kwalificaties In het subscherm Kwalificaties kunnen alle specifieke eigenschappen van een werknemer opgenomen worden. Uit onderstaand voorbeeld blijkt dat de werknemer op Computergebruik opgeleid is op MBO-niveau Loopbaan Het subscherm Loopbaan is bedoeld om alle gebeurtenissen met betrekking tot de loopbaan van de werknemer op te slaan. Denk hierbij aan een promotie of verandering van afdeling Capaciteiten In het subscherm Capaciteiten kunnen alle specifieke bekwaamheden van een werknemer opgenomen worden. Bijvoorbeeld de kennis van een computerpakket.

127 Schermen in People Inc Carrière De details van vorige banen van de werknemer kunnen ingevoerd worden in het subscherm Carrière. Naast de periode kan onder andere de bedrijfsnaam, de functie en de reden van vertrek aangegeven worden Beoordelingen Het subscherm Beoordelingen bevat zelf weer een drietal subschermen. Beoordelingen is bedoeld om de algemene informatie over de beoordeling te noteren. In de drie schermen die eronder hangen kan de extra informatie ingevoerd worden.

128 127 People Inc. Het invoeren van een nieuwe beoordeling gaat als volgt: Maak een nieuw record aan via de knop. Voer de datum van de beoordeling in en evenueel de datum van de volgende beoordeling."bij Beoordeeld door" moet op het icoon aan het eind van het veld geklikt worden. Het Werknemersscherm wordt nu geopend. Zoek de werknemer in de lijst die de beoordeling gaat uitvoeren of uitgevoerd heeft op.selecteer de werknemer en voeg deze toe als beoordelaar in het Beoordelingenscherm door te dubbelklikken of door gebruik te maken van het icoon het Werknemersscherm. In de overige twee velden kan aanvullende informatie ingevoerd onderin worden.kies voor de knop om het record op te slaan. De gemaakte afspraken, de beoordeelde onderwerpen en de eventueel noodzakelijke trainingen kunnen in de subschermen behorende bij dit record ingevoerd worden Boordeling Beoordeling is een subscherm van het scherm Beoordelingen. In dit scherm worden de criteria gebruikt die in het scherm Beoordelingscriteria vermeld staan. Per beoordeling wordt de werknemer veelal beoordeeld op meer dan één criteria. Het toevoegen van een nieuw record in het Beoordelingscherm gaat als volgt: Gebruik de knop om een leeg record aan te maken.via de knop wordt de doorsteek naar het scherm Beoordelingscriteria gemaakt.selecteer een criterium en voeg dit toe aan het nieuwe record door te dubbelklikken of door gebruik te maken van het icoon onderin het scherm Beoordelingscriteria. Het criterium wordt nu getoond in het nieuwe record.geef de waarde oftewel score voor de werknemer aan op dit onderwerp.

129 Schermen in People Inc. Sla de gegevens op via de 128 knop Afspraken Het Afsprakenscherm is ook een subscherm van het Beoordelingenscherm. In dit scherm kunnen per beoordeling meerdere afspraken records aangemaakt worden Trainingen Het derde subscherm van het scherm Beoordelingen heet Trainingen de afgesproken trainingen in te noteren.. Dit scherm is bedoeld om Er is ook plaats om de doelstelling te noteren en de datum waarvoor de training plaatsgevonden moet hebben Gesprekken Het scherm Gesprekken is een subscherm van het Werknemersscherm. In dit scherm kunnen de verschillende gesprekken die plaatsgevonden hebben met de werknemer genoteerd worden.

130 129 People Inc. Er is onder andere plaats voor de datum, de tijd en het type gesprek Relatie gegevens Het scherm Relatie gegevens is ook een subscherm van het scherm Werknemers. Dit scherm wordt gebruikt om de gegevens van relaties van de werknemer op te nemen. Bijvoorbeeld de echtgenote en/ of een vriend of familielid. Deze gegevens kunnen bijvoorbeeld gebruikt worden als er zich een noodsituatie voordoet en de naasten van de werknemer bereikt moeten worden Ongevallen Het scherm Ongevallen is ook een subscherm van het Werknemersscherm. Het scherm kan gebruikt worden om allerlei bedrijfsongevallen te noteren. In bovenstaand voorbeeld is

131 Schermen in People Inc. 130 de werknemer uitgegleden in de kantine Waarschuwingen In het scherm Waarschuwingen kunnen per werknemer allerlei soorten waarschuwingen ingevoerd worden. Er is in het scherm onder andere plaats voor de datum, de soort waarschuwing ( te laat, gedrag etc.) en de omschrijving van het voorval Notities In het subscherm Notities kunnen per werknemer aantekeningen opgeslagen worden. Denk bijvoorbeeld aan een melding over het veelvuldig gebruik van internet voor privé doeleinden Zwangerschap In het subscherm Zwangerschap kunnen de algemene details van de zwangerschap, die belangrijk zijn voor het bedrijf, opgeslagen worden. Zoals de verwachte datum van de bevalling en de datum van terugkeer op het werk.

132 131 People Inc Reïntegratiedossier Het subscherm Reïntegratiedossier is bedoeld om de algemene informatie met betrekking tot een reïntegratie in te voeren. Zoals de begindatum van de ziekte, het einddoel van de reïntegratie en de case manager. Het Reïntegratiedossier scherm bevat het subscherm Dossieropbouw waarin de losse dossieronderdelen opgeslagen kunnen worden Dossieropbouw Het subscherm van het scherm Reïntegratiedossier is het scherm Dossieropbouw. Hierin kunnen de afzonderlijke handelingen met betrekking tot deze reïntegratie opgeslagen worden als aparte records. Voer naast de registratiedatum in ieder geval de soort melding in. Deze moet gekozen worden uit de

133 Schermen in People Inc. 132 vaste keuzelijst behorende bij dit veld Ontslag interview Het subscherm Ontslag Interview wordt gebruikt als een werknemer het bedrijf gaat verlaten. Het invoeren van een ontslag interview record gaat als volgt: Selecteer de werknemer in het Werknemersscherm.Open het scherm Ontslag Interview voor deze werknemer. Klik op de knop om een leeg record aan te maken.voer de datum van het gesprek in.geef de reden van het ontslag aan. Dit kan zoals in het voorbeeld 'Ontslag na reorganisatie' zijn, maar het kan ook zo zijn dat de werknemer zelf ontslag neemt. Klik vervolgens op het icoontje interview heeft uitgevoerd. om in het Werknemersscherm een persoon te kiezen die het Selecteer de interviewer en dubbelklik op de naam of gebruik het icoon onderin het Werknemersscherm. Het naam van de interviewer wordt nu toegevoegd aan het record.tot slot is er nog ruimte voor een korte notitie in het onderste veld van het scherm. Kies voor 11.3 om de gegevens op te slaan. Functie Definities Alle mogelijke werknemer functies kunnen in het scherm Functie Definities ingevoerd worden.

134 133 People Inc. Bijvoorbeeld Administratief medewerker. Tevens kan er een kor te omschrijving van de werkzaamheden ingevoerd worden. In het bijbehorende subscherm Functie Competenties kunnen per functie de competenties ingevoerd worden Functie Competenties Onder het scherm Functie Definities hangt het subscherm Functie Competenties. Voor de functie van Administratief medewerker is bijvoorbeeld de presentatie belangrijk. Invoegen van een nieuwe functie competentie gaat als volgt: Selecteer het record Administratief medewerker in het scherm Functie Definities. Open nu het subscherm Functie Competenties.Klik op het plusje getoond. en er wordt een leeg scherm Klik op het icoontje aan het eind van het veld Competentie. Er wordt nu een doorsteek gemaakt naar de gegevens in het scherm Competentie Definities.Maak een keuze uit de lijst en dubbelklik op het geselecteerde item om het toe te voegen aan het nieuwe record. Toevoegen kan ook met behulp van het icoon onderin het scherm Competentie

135 Schermen in People Inc. 134 Definities.Teruggekomen in het scherm Functie Competenties kan nu het icoontje in het veld Niveau aangeklikt worden.er wordt nu een doorsteek gemaakt naar het scherm Competentie Niveaus. Kies nu het gewenste niveau uit. Koppel dit aan het nieuwe record in Functie Competenties door middel van dubbelklikken of door gebruik te maken van het Selecteer icoon.terug in het scherm zien we dat het waardeoordeel behorende bij dit niveau ook is overgekomen. Maak eventueel nog een aanvullende notitie in het daarvoor bestemde memoveld. Sla het record op via de button Competentie Definities Stel hier de competentie definities voor het hele pakket in. De definities kunnen op werknemerniveau in het scherm Competenties gebruikt worden. In het subscherm behorende bij bovenstaand scherm kunnen de verschillende niveaus ingevoerd worden Competentie niveaus In het scherm Competentie Niveaus kunnen onder elke definitie de verschillende niveaus aangemaakt worden. Onder de definitie Communicatief kunnen bijvoorbeeld het record Uitmuntend en Voldoende ingevoerd

136 135 People Inc. worden. Op werknemerniveau in het scherm Competenties kan dan niet alleen de definitie gekoppeld worden aan een werknemer maar ook zijn of haar niveau Salarisschalen In het pakket People Inc. kunnen Salarisschalen en treden gebruikt worden voor het invoeren van het salaris van de werknemers. Het Salarisschalen scherm ziet er als volgt uit. Voor ieder jaar kunnen meerdere schalen ingevoerd worden. In het subscherm kunnen de afzonderlijke treden ingevoerd worden Salaristreden In het subscherm Salaristreden kunnen per schaal de vershillende treden met bijbehorende salarisbedragen ingevoerd worden Verlofregelingen In het scherm Verlofregelingen worden alle verlofregelingen opgenomen. Zoals bijvoorbeeld een regeling voor het vakantie- en het studieverlof. Kies een naam en een categorie voor de regeling uit. De naamgeving van de categorie is van belang

137 Schermen in People Inc. 136 omdat deze later gebruikt wordt om het verlof van de werknemer te boeken. Maak vervolgens een keuze voor een verlof in dagen of uren. Verder moet gekozen worden voor een verlofbasis en de manier waarop het verlof toegekend wordt. Standaard staat de optie "Rekening houden met bedrijfsvrije dagen?" aangevinkt. Dit betekent dat indien er vrij genomen wordt in de Paasweek de maandag niet als vakantiedag afgeboekt wordt van het tegoed van de werknemer. Alle speciale feestdagen moeten dan natuurlijk wel in het scherm Vrije Dagen behorende bij het bedrijf waarvoor de werknemer werkzaam is ingevoerd zijn. Een regeling kan toegekend worden op werknemerniveau in het Toegestaan Verlof scherm of via het Onderhoudscherm. In het Verlof en Verzuim scherm kan dan het verlof geboekt worden. NB: Zie ook het hoodstuk "Verlof en verzuim algemeen" voor een uitgebreide toelichting op het aanmaken en gebruiken van verlofregelingen Verlofopbouw Onder het scherm Verlofregelingen hangt het scherm Verlofopbouw. Als de verlofregeling op basis van leeftijd of dienstjaren is kan in dit scherm het toegestane verlof per groep ingevoerd worden. Het aantal records dat onder een verlofregling komt hangt dus af van het aantal stappen waarin de totale periode verdeeld wordt. Gaat het om een regeling op basis van leeftijd, dan kan de verdeling er als volgt uitzien: t/m 19 jaar 16 uur per maand t/m 25 jaar 18 uur per maand t/m 35 jaar 24 uur per maand t/m 45 jaar 26 uur per maand t/m 65 jaar 32 uur per maand In het voorbeeld is te zien dat t/m 19 jaar 16 uur per maand toegekend wordt. In het overzichtscherm worden alle aangemaakte records voor deze regeling getoond.

138 People Inc. Beoordelingscriteria In het scherm Beoordelingscriteria opgeslagen worden. kunnen de criteria, waarop werknemers getoetst worden, Later kunnen deze criteria onder het Werknemersscherm bij het subscherm Boordeling weer gebruikt worden. Dit bevordert de uniforme invoer van gegevens Cursussen In het scherm Cursussen en de instellingsnaam. kunnen alle details van een cursus ingevoerd worden. Zoals de kosten

139 Schermen in People Inc. 138 Onder dit scherm vallen de subschermen Inschrijvingen en Sessies Inschrijvingen Een subscherm van het scherm Cursussen is het scherm Inschrijvingen. In dit scherm kunnen werknemers aangemeld worden voor een cursus. De deelnemers kunnen eenvoudig uit een lijst met alle in het systeem beschikbare werknemers gekozen worden. Klik hiervoor op het icoontje in het veld behorende bij Werknemers Sessies In het subscherm Sessies kunnen de sessies behorende bij een Cursus ingevoerd worden.

140 139 People Inc. Denk hierbij ook aan de naam van de trainer en de locatie Vacatures In het Vacatures scherm kunnen de vacatures voor de bedrijven opgeslagen worden. Bovenin het scherm wordt de naam ingegeven, de openings- en sluitingsdatum en de status van de vacature. In de tabbladen daaronder is plaats voor de overige details Sollicitanten Onder het scherm Vacatures hangt het subscherm Sollicitanten sollicitanten en hun gegevens ingevoerd worden.. Hier kunnen per vacature de

141 Schermen in People Inc. 140 Aan de rechterkant van het scherm kunnen de standaard gegevens van de sollicitant ingevoerd worden. Op de tabbladen aan de linkerkant kan bijvoorbeeld de informatie over de genoten opleiding geplaatst worden Bedrijven In het scherm Bedrijven kunnen de gegevens van een bedrijf ingevoerd worden. Er kunnen meerdere bedrijven onder dit scherm opgeslagen worden. Het invoeren van een nieuw bedrijf gaat als volgt: Klik op onderin het scherm. Er wordt nu een leeg scherm geopend. Het id-nummer wordt automatisch aangemaakt.voer de gegevens van het bedrijf in. Het veld voor het adres is een speciaal veld. Eenmaal opgeslagen wordt na dubbelklikken op het adres de wizard opgestart en is het mogelijk om meteen een tje naar dit adres te sturen. De UWV kan uit een vaste keuzelijst gekozen worden. Het veld Sector bevat het volgende icoon. Klik op dit icoon om de doorsteek te maken naar het scherm Sectoren. Kies de sector uit waartoe het bedrijf behoort.via dubbelklikken of via het icoon kan de gekozen sector aan het nieuwe bedrijf gekoppeld worden. Vul tot slot de fulltime contracturen van het bedrijf in. Deze worden later gebruikt om voor de werknemer het fte-percentage te berekenen. Sla de gegevens op met behulp van de knop onderin het scherm Contactpersonen Onder het Bedrijvenscherm hangt het subscherm Contactpersonen bedrijf de contactpersonen opgeslagen worden.. In dit scherm kunnen per

142 141 People Inc. Het invoeren van een contactpersoon gaat als volgt:klik op het icoon onderin het scherm om een leeg record aan te maken.via het icoon in het veld ID wordt het scherm Werknemers geopend. Selecteer de werknemer die contactpersoon is voor dit bedrijf. Toevoegen kan heel eenvoudig door gebruik te maken van het icoon onderin het scherm.vul eventueel nog een direct telefoon- en faxnummer in en een adres.tot slot kan aangegeven worden of het gaat om de standaard contactpersoon voor dit bedrijf.na het opslaan via de werknemer weergegeven. knop worden een aantal details van de Geplande bezetting Het subscherm Afdelingen heeft zelf weer een subscherm, namelijk het scherm Geplande Bezetting. In dit scherm kunnen per afdeling de benodigde functies ingevoerd worden, met daarbij de fte-waarde en een omschrijving van een de werkzaamheden. Invoeren van een nieuw record gaat als volgt: Klik op het plusje onderin het scherm Via het gemaakt. om een leeg record aan te maken. icoon in het veld functies wordt een doorsteek naar het scherm Functie Definities Zoek de functie op en voeg hem toe via de knop onderin het scherm.terug in het scherm

143 Schermen in People Inc. 142 Geplande Bezettingen kan voor de functie de fte-waarde ingevoerd worden. In ons voorbeeld is dat 0,4 oftewel 2 dagen per week.in het notitie veld is ruimte voor een korte omschrijving van de specifieke werkzaamheden. Denk bijvoorbeeld ook aan de gewenste werktijden Afdelingen Onder het scherm Bedrijven hangt het subscherm Afdelingen. In dit scherm kunnen de verschillende afdelingen van een bedrijf ingevoerd worden. Een werknemer kan op een later tijdstip weer gekoppeld worden aan een bepaalde afdeling van het bedrijf. In bovenstaand voorbeeld is te zien dat per afdeling ook in het kort de werkzaamheden kunnen worden ingevoerd Vestigingen Onder het Bedrijvenscherm hangt ook het subscherm Vestigingen. In dit scherm kunnen per bedrijf de verschillende vestigingen ondergebracht worden Vrije Dagen In het subscherm Vrije Dagen kunnen per bedrijf de standaard bedrijfdvrije dagen ingevoerd worden. Bijvoorbeeld Nieuwjaarsdag en Pasen.

144 143 People Inc. Tijdens het opslaan van de gegevens wordt het aantal dagen tussen start- en einddatum berekend, zowel zonder als met weekend. Tijdens het aanmaken van een verlofregeling kan aangegeven worden of er rekening gehouden moet worden met deze vrije dagen. Standaard worden deze dagen niet meegeteld als het gaat om bijvoorbeeld het aantal dagen dat afgeboekt moet worden voor een vakantieperiode Externe relaties Het subscherm Externe relaties is bedoeld om bijvoorbeeld de gegevens van de arbodienst en de salarisverwerkende instantie op te slaan. Aan de linkerkant is ruimte voor naam en telefoonnummer. De rechterkant bestaat uit 4 tabbladen. Twee voor het invoeren van een contactpersoon, één voor het invoeren van de adresgegevens van de relatie en op het laatste tabblad is ruimte voor aantekeningen Bedrijfsautos In het scherm Bedrijfsauto's bijgehouden worden. kunnen de details van de in het bedrijf aanwezige auto's

145 Schermen in People Inc. 144 De bedrijfsauto's kunnen in het Autogebruik scherm aan een werknemer gekoppeld worden Sectoren In het scherm Sectoren kunnen de verschillende bedrijfssectoren ingevoerd worden. Bijvoorbeeld de agrarische bedrijfssector. Deze gegevens kunnen later op bedrijfsniveau gebruikt worden Verzuimpercentages In het scherm Verzuimpercentages kan per periode het verzuim voor een bepaald bedrijf berekend worden. Deze gegevens worden berekend na het opslaan van het record en kunnen getoond worden in de bijbehorende rapporten. Invoeren van een nieuw record: Klik op de nieuw button.voer de begin- en einddatum van de periode in. Selecteer een groepering uit de lijst. Bijvoorbeeld Werknemer. Koppel nu een bedrijf aan het record. Klik hiervoor op het icoon aan het eind van het veld

146 145 People Inc. Bedrijf ID.Er wordt nu een doorsteek gemaakt naar het Bedrijvenscherm. Kies een bedrijf uit de lijst. Toevoegen kan via dubbelklikken en via het icoon onderin het Bedrijvenscherm. Terug in het Verzuimpercentagesscherm wordt het record opgeslagen via de knop.het aangemaakte Set ID nummer kan gebruikt worden in bijbehorende Verzuimpercentage rapporten Onderhoudscherm In het Onderhoudscherm kunnen allerlei onderhoudstaken uitgevoerd worden. Denk hierbij aan het afsluiten van het vakantiejaar en het doorvoeren van een salarisverhoging. Het scherm ziet er als volg uit: Het bevat 4 tabbladen voor de verschillende taken. Maak eenvoudig een nieuw record aan, plaats alle informatie en sla het record op om bijvoorbeeld de salarisverhoging door te voeren. De records van uitgevoerde onderhoudstaken kunnen bewaard worden en als historie dienen. Hieronder zal de werking van het Onderhoudscherm uitgebreid uitgelegd worden. De werking van het Onderhoudscherm Bovenin het scherm kan de Onderhoudsdatum aangegeven worden. Dit is de datum per wanneer de opdracht uitgevoerd moet worden. Daarnaast kan men aangeven voor welke werknemers de taak uitgevoerd moet worden. In de 4 tabbladen kunnen de verschillende opdrachten gespecificeerd worden. De opties van elk tabblad zullen hieronder stuk voor stuk besproken worden. Als alle voorwaarden voor een opdracht zijn ingevoerd kan de actie uitgevoerd worden door middel van het opslaan van het aangemaakte record.

147 Schermen in People Inc. 146 Tabblad Nieuw Salaris Zoals de naam al doet vermoeden kan dit tabblad gebruikt worden voor het doorvoeren van salarisverhogingen. Er kan een keuze gemaakt worden tussen een verhoging voor Salarissen op basis van schalen en treden en een voor standaard salarissen. Algemeen geldt: er wordt alleen een nieuw record aangemaakt als de begindatum van het huidige salarisrecord voor de startdatum van de salarisverhoging ligt en de einddatum van het huidige salarisrecord na de startdatum van de salarisverhoging valt. Uitzondering hierop is als de nieuwe startdatum de dag na de einddatum van het huidige salarisrecord valt. Salarisupdate(schaal): de verhoging wordt doorgevoerd als er een volgende schaal met bijbehorende trede aanwezig is. Voor 2004 is bijvoorbeeld schaal 1 t/m 5 aanwezig, elke schaal heeft een 4 tal treden. De bij de werknemers gebruikte schalen en treden voor het jaar 2004 zullen aangemaakt moeten worden voor het volgende jaar. Ontbreekt er een schaal en trede voor het volgende jaar dan zal voor die werknemer geen nieuw salaris aangemaakt worden. In het memoveld verschijnt na het uitvoeren van de salarisverhoging dan een melding. Het is mogelijk om dan alsnog de ontbrekende schaal en trede aan te maken. Opnieuw uitvoeren van de salarisverhoging voor de groep werknemers zorgt ervoor dat de overgeslagen werknemer nu ook een nieuw salaris krijgt. De werknemers die bij de eerste ronde reeds met succes een nieuw salarisrecord gekregen hebben worden nu niet meegenomen voor een volgende update. Zij hebben namelijk al een record op de startdatum van het nieuwe salaris en worden automatisch door het systeem overgeslagen. Salarisupdate(perc): hier kan aangegeven worden met hoeveel procent het huidige salaris verhoogd moet worden. Als tijdens het doorvoeren van de salarisverhoging ontdekt wordt dat bij een werknemer een probleem is dan wordt er een melding getoond in het memoveld. Eventueel kan na het uitvoeren van een correctie nogmaals de salarisverhoging doorgevoerd worden. Startdatum nieuw Salaris: hier kan de startdatum van het nieuwe salaris ingevoerd worden.sla nu het record op en er zullen voor de geselecteerde werknemers nieuwe salarisrecords aangemaakt worden. Tabblad Verlof Dit tabblad bevat opties om het verlofjaar af te sluiten en het bestaande tegoed te herberekenen.

148 147 People Inc. Maak allereerst een nieuw record aan.vink om het verlofjaar af te sluiten de optie aan.geef vervolgens de datum op wanneer de verlofregeling afgesloten moet worden. Voor alle werknemers uit de selectie zullen alle verlofregelingen die aflopen op de datum die zojuist ingevoerd is afgesloten worden. Tevens zal geprobeerd worden om een verlofregeling voor het volgende jaar aan te maken. Mochten er zich problemen voordoen tijdens het uitvoeren van de opdracht dan worden die getoond in het memoveld. Eventueel kunnen de gegevens voor een werknemer aangepast worden en kan de opdracht nogmaals uitgevoerd worden. Dit zal geen effect hebben op de gegevens van de werknemers waarvoor al tijdens de eerste poging het jaar afgesloten is en een nieuw verlofjaar aangemaakt is.via de optie herbereken verlof kunnen de tegoeden van de werknemers uit de selectie herberekend worden. Dit kan handig zijn na het uitvoeren van een jaarafsluiting of het importeren van verlofgegevens.tijdens het opslaan van het record wordt de ingegeven opdracht uitgevoerd. Eventuele fouten worden getoond in het memoveld. Tabblad Toegestaan Verlof Toekennen In dit tabblad kan aan een groep werknemers een nieuwe verlofregeling toegekend worden. Maak een nieuw record aan.selecteer de datum en de groep werknemers.op het tabblad Toegestaan

149 Schermen in People Inc. 148 Verlof Toekennen kan nu via het icoon een bestaande verlofregeling uit het scherm Verlofregelingen gekozen worden. Vervolgens kan de start- en de einddatum van de verlofregeling ingegeven worden.sla vervolgens het record op. De opdracht wordt uitgevoerd. Als er een probleem is wordt dat getoond in het memoveld onderaan het tabblad. Dit kan bijvoorbeeld zijn omdat een werknemer al zo'n regeling heeft en de bestaande en nieuwe regeling elkaar zullen overlappen of de nieuwe regeling niet in z'n geheel ingepast kan worden tussen de al bestaande genamige verlofregelingen.indien nodig kunnen de gegevens gecontroleerd en aangepast worden. Dezelfde actie kan nu nogmaals gedraaid worden.tabblad Algemeen Het toevoegen van een element aan de keuzelijst bij "Selecteer werknemers" gaat als volgt: Maak onder het Werknemersscherm een nieuwe selectie aan.open het Onderhoudscherm, maak een nieuw record aan en vink de optie "Elementen vullen" aan op het tabblad Algemeen. Sla de gegevens op. Sluit het Onderhoudscherm en open het vervolgens opnieuw. Maak wederom een nieuw record en nu blijkt de nieuwe selectie in de keuzelijst aanwezig te zijn.

150 149 People Inc. 12 Schermontwerper 12.1 Inleiding scherm ontwerper Met behulp van de Scherm Ontwerper kan een scherm aangepast worden. Tevens kunnen er nieuwe schermen en velden aangemaakt worden. Zo is het mogelijk om het systeem geheel naar eigen wens in te richten. Als met meerdere gebruikers in het systeem gewerkt kan worden is het mogelijk om tijdens het werken in de Scherm Ontwerper tevens in het systeem te werken. De wijzigingen en aanpassingen worden pas zichtbaar nadat de maker de Scherm Ontwerper afgesloten heeft en de gebruikers opnieuw inloggen in het systeem Mogelijkheden scherm ontwerper De Scherm Ontwerper bestaat uit meerdere tabbladen. In dit onderdeel zullen die stuk voor stuk besproken worden. Op het tabblad Scherm Elementen bevinden zich 4 tabbladden, te weten Standaard, Keuzes, Datum/Tijd en Overig, waarop een aantal iconen staan. Deze iconen kunnen op het scherm gesleept worden en gekoppeld worden aan een database veld. Het koppelen gaat via het tabblad Eigenschappen. Standaard

151 Schermontwerper Dit is het standaard tekst element om tekst in te voeren in de database. Dit element laat een tekst zien op het scherm. Door dit element aan een veld te koppelen word de omschrijving van het veld weergegeven. Het kan ook gebruikt worden om gewoon een stukje tekst op het scherm te zetten, zonder dat het met een veld is verbonden. Het keuzevakje wordt gebruikt voor Ja/Nee velden. Dit element wordt gebruikt om geldbedragen in te voeren. Keuzes Dit element wordt gebruikt als een vaste keuzelijst. De te kiezen waardes kunnen alleen toegevoegd worden via de scherm ontwerper. Dit element is een variabele keuzelijst, er kunnen door de gebruiker nieuwe waarden ingevoerd worden vanuit het scherm, zonder gebruik van de schermontwerper. Dit element wordt gebruikt als een gelinkte keuzelijst, Hiermee kan een waarde uit een ander scherm worden opgehaald. Dit element is een database label, het wordt gekoppeld aan een database browser en maakt het mogelijk om waardes uit het scherm, waaraan de databrowser is gekoppeld, te tonen. Datum / Tijd De datum keuzelijst, hiermee kunt u de datum kiezen die u op wilt slaan in de database De tijd keuzelijst, hiermee kunt u de tijd kiezen die u op wilt slaan in de database Overig Voor het plaatsen van een tabblad op het scherm Afbeelding, door middel van dit element kunt u een afbeelding kleiner dan 64 kb opslaan in de database. Dit is een notitie element, hiermee kunt u stukken tekst opslaan in de database. Dit element kan vele malen meer tekst bevatten dan een standaard tekst element, maar er kan niet op deze tekst gezocht worden in de database. Knop, uitsluitend te gebruiken door Red Snapper ontwerpers Scherm elementen 150

152 151 People Inc. Door te klikken op het tweede icoon, het nieuw element icoon start een wizard op. Met deze wizard kan elk gewenst veld, eventueel inclusief label, aangemaakt worden. Velden Hier wordt een overzicht getoond van de aangemaakte velden. Een veld heeft meerdere eigenschappen, die u kunt bewerken. Selecteer een veld en klik op de puntjes, het scherm "Veld eigenschappen" verschijnt. Er wordt een overzicht getoond van de veld eigenschappen. Met de Wizard kan aan het veld een validatie, een standaard waarde, een auto nummering of een berekening meegegeven worden. Zie het onderdeel "Veld eigenschappen wizard". Via het eerste icoon verwijderd worden. start de Nieuw Veld wizard op. Met het tweede icoon kan een veld Eigenschappen Op dit tabblad ziet u alle eigenschappen van het geselecteerde element. Door in het witte gedeelte te klikken kunt u de eigenschappen instellen. De mogelijkheden zijn afhankelijk van het geselecteerde element: Left - aantal posities van links

153 Schermontwerper 152 Top - aantal posities van boven Height - de hoogte Width - de breedte Color - de kleur, uit de keuzelijst kan een kleur gekozen worden Datafield - Het veld in de database waaraan het element is gekoppeld. Items - Hier kunnen de waarden voor een vaste keuzelijst in gevoerd worden Hint - Voor hulp tekst, wordt weergegeven als u met de muis over het element beweegt. ShowHintOf - de ingevulde hulp tekst wel of niet weergegeven moet worden. Taborder - Voor de tab volgorde van de elementen. De eerste tab stop begint bij het laagste getal. Tabstop - Aan/uitzetten van de tab mogelijkheid DisplayCaption - Voor het veranderen van de omschrijving. Lookupdatascreen - Voor het koppelen aan een ander scherm Lookupdatafield - Voor het kiezen van een veld behorende bij het gekoppelde scherm Opstarten Nieuw Veld Wizard Selecteer het Velden tabblad in de Scherm Ontwerper Kies voor het Nieuw icoon tabblad Nu start de Nieuwe Velden Wizard op bovenaan het Verwijderen van een veld Selecteer het Velden tabblad in de Scherm OntwerperSelecteer het te verwijderen veldkies voor het Verwijderen icoon bovenaan het tabblad Opstarten Nieuw Element Wizard Selecteer het Scherm Elementen tabblad in de Scherm OntwerperKies voor het Nieuw icoon bovenaan het tabbladde Nieuw Element Wizard start op Verwijderen van een element Selecteer het te verwijderen element in het schermopen het snelmenu via de rechter muisknopkies voor "Verwijder element" Standaard veld toevoegen Het Standaard Veld Dit is het standaard element, het element is te koppelen aan een databaseveld, wordt gebruikt voor hele getallen en teksten Valuta Het Valuta Veld Dit is het valuta element, het element is te koppelen aan een valutadatabaseveld. Het wordt gebruikt voor valuta's en rond de getallen altijd af op twee cijfers achter de komma.

154 153 People Inc Label toevoegen Een Label Dit element laat een tekst zien op het scherm. Door dit element aan een veld te koppelen wordt de omschrijving van het veld weergegeven. Het kan ook gebruikt worden om gewoon een stukje tekst op het scherm te zetten, zonder dat het met een veld is verbonden Keuzevakje Keuzevakje Dit element is te gebruiken als Keuzevakje. En kan alleen gebruikt worden in combinatie met een Ja/Nee veld Combobox Vaste keuzelijst De in te voeren waarde, wordt gekozen uit een een aantal vaste waardes. U kunt wel waardes toevoegen met behulp van de schermontwerper, maar niet vanuit het scherm Picklist Keuzelijst Dit element is te gebruiken als een keuzelijst, er kunnen door de gebruiker, vanuit het scherm, nieuwe waarden toegevoegd worden aan de keuzelijst Database label Database label Dit element is een database label, het wordt gekoppeld aan een database browser en maakt het mogelijk om waarden uit andere velden te tonen Gelinkte keuzelijst Gelinkte keuzelijst Dit element wordt gebruikt als een gelinkte keuzelijst, in de veld eigenschappen kan het gekoppeld worden aan een sleutelveld in een ander scherm.

155 Schermontwerper Datum Datum keuzelijst Dit is een element waaraan een datumveld gekoppeld kan worden. In het scherm ziet het veld er als volgt uit: Standaard wordt het veld bij het openen van een nieuw record getoond met een vinkje in het hokje en de huidige datum als waarde. Er kan ook gekozen worden om het veld leeg te laten, dan zal in de scherm ontwerper "0" als standaard waarde moeten worden ingesteld. Algemeen geldt dat het veld op het scherm pas geschikt is voor het invoeren van een datum als het vinkje in het hokje is geplaatst Tijd Tijd keuzelijst Dit is een element waaraan een tijdveld gekoppeld kan worden. In het scherm ziet het veld er als volgt uit: Standaard wordt het veld bij het openen van een nieuw record getoond met een vinkje in het hokje en de huidige tijd als waarde. Er kan ook gekozen worden om het veld leeg te laten, dan zal in de scherm ontwerper "0" als standaard waarde moeten worden ingesteld. Algemeen geldt dat het veld op het scherm pas geschikt is voor het invoeren van een tijd als het vinkje in het hokje is geplaatst Tab Tab Voor het plaatsen van een tabblad op het scherm. U kunt hier meerdere tabbladen aan toevoegen of verwijderen door met de rechter muisknop op het tabblad te klikken Afbeelding Afbeelding Door middel van dit element kunt u afbeeldingen opslaan in de database. De afbeeldingen mogen niet groter zijn dan 64 kbytes en moeten van het type bmp zijn Memo Memo Met dit element kunt u stukken tekst invoeren. Wordt vooral gebruikt voor stukken tekst van meer dan

156 155 People Inc. één regel Button Button Dit element is alleen bedoeld voor ontwerpers Opstarten scherm ontwerper De Scherm Ontwerper kan opgestart worden vanuit de Management Console. Selecteer het scherm waarin een aanpassing gemaakt moet worden of geef de plaats aan waar een nieuw scherm moet komen. Kies vervolgens vanuit het snelmenu voor de optie 'Bewerk Scherm' of 'Nieuw Scherm'. Nu wordt de Scherm Ontwerper automatisch opgestart Aanmaken nieuw scherm Open de Management Console. Ga naar het onderdeel Applicatie. Bepaal de plaats van het scherm. Open het snelmenu via de rechter muisknop.kies voor de optie "Nieuw Hoofdscherm" of voor de optie "Nieuw / Nieuw Subscherm". Voor het maken van een nieuw subscherm dient het snelmenu geopend te worden via het hoofdscherm. Vervolgens wordt de Nieuw Scherm Wizard opgestart. Hierin kan de naam van het scherm ingegeven worden en kan tevens een icoon uitgezocht worden. Sluit de Wizard af met Gereed.Het nieuwe scherm wordt geopend. Aan de linkerkant van het beeld wordt de scherm ontwerper getoond. Hier komen alle aangemaakte velden in. Het gebruik van de scherm ontwerper wordt verder apart besproken.tevens wordt meteen de "Nieuw Veld Wizard" gestart. Met behulp van deze wizard kunnen nieuwe velden aangemaakt worden. Het gebruik van deze wizard wordt eveneens in een apart onderdeel uitgelegd.na het plaatsen van velden is het mogelijk om de layout van het scherm te wijzigen. Zie hiervoor het onderdeel "Het scherm".

157 Schermontwerper Layout van een scherm Op het scherm kunnen elementen en labels verplaatst worden. De grootte van het scherm kan aangepast worden. Na het verplaatsen van velden is het belangrijk om de tab volgorde van de velden aan te passen, dit vergemakkelijkt later het invullen van de gegevens. Verplaatsen van items Klik op het element en houdt de linker muis knop ingedrukt. Beweeg nu de muis naar de plaats waar het element moet komen te staan.ook mogelijk is het element selecteren en vervolgen naar het tabblad, eigenschappen gaan. Daar kunt u dmv de ingevulde waarden bij left en top het element zeer nauwkeurig verplaatsen. Aanpassen van de grootte van een item Selecteer het itemplaats de muisknop op een zijde of hoek van het item. De cursor verandert nu in een pijltje met 2 pijl punten.gebruiken we een hoek dan kan de grootte van het gehele item aangepast worden.wordt gekozen voor een zijde dan kan de hoogte of breedte aangepast worden.het is ook mogelijk het element te selecteren en vervolgen naar het tabblad eigenschappen te gaan. Daar kunt u dmv de ingevulde waarden bij height en width het element zeer nauwkeurig van grootte veranderen. Tab volgorde In de scherm ontwerper kan per veld de volgorde aangegeven worden.plaats eerst alle velden in de juiste volgorde op het scherm.controleer vervolgens bij elk veld het tab nummer in de veld eigenschappen lijst. De volgorde gaat van laag naar hoog. Pas zo nodig de nummering aan Sleutelvelden Sleutel velden zijn de belangrijkste velden van een scherm of subscherm. De waarde van het sleutel veld zorgt er voor dat ieder record in de tabel uniek is. Het is aan te raden om in subschermen, als sleutel veld een veld met automatische nummering te gebruiken. Op deze wijze kunt u geen problemen krijgen als in meerdere records dezelfde waarden wilt gebruiken. Voor een Hoofdscherm is één sleutel veld vereist en tevens is slechts één sleutel veld toegestaan. Voor een Subscherm moet één sleutel veld toegevoegd worden aan het sleutel veld van het hoofdscherm. Samen maken deze velden ieder record in het subscherm uniek. Veelal wordt een autonummer veld aangemaakt als sleutel veld. In een Subscherm zijn 2 sleutels vereist en ook slechts

158 157 People Inc. 2 toegestaan. Voor een Sub- Subscherm is weer een extra sleutel nodig om een record uniek te maken. Zo blijkt dat voor ieder Subscherm één sleutel extra nodig is en ook niet meer dan één extra sleutel. Zie voor het onderdeel "Autonummer veld" voor het aanmaken van een autonummer veld Autonummer veld Voor het aanmaken van een nieuw autonummer veld maken we een nieuw veld aan. Kies als type Hele Getallen of tekst.voeg het in de Wizard toe als een sleutel veld.plaats het indien gewenst een element op het scherm. Selecteer het veld in de Velden lijst. Dubbelklik op de puntjes en het volgende scherm wordt geopend. Kies voor de optie "Wizard", in deze wizard kunnen de de veld eigenschappen ingesteld worden.kies in het vervolg scherm voor de optie "automatische nummering instellen / wijzigen". Het volgende scherm wordt getoond

159 Schermontwerper 158 Voorvoegsel: voor het aangeven van een vast voorvoegsel ( Alleen beschikbaar bij tekst velden). Startnummer: voor het aangeven van een beginwaarde Huidig nummer: geeft de huidige waarde weer Toename: met deze waarde wordt het nummer opgehoogd Achtervoegsel: voor het toevoegen van een vast achtervoegsel ( Alleen beschikbaar bij tekst velden). Klik op OK en de waarde van het autonummer veld staat op True in het Veld Eigenschappen Scherm. Bij het toevoegen van een nieuw record zal het nummer automatisch aangemaakt worden De expressie builder De Expressie Builder is een apart "hulpmiddel" waarmee berekeningen en validaties toegevoegd kunnen worden aan een veld. Dat kan een simpele berekening zijn voor een BTW bedrag of een korting maar ook een berekening voor een validatie controle op een ingevoerde waarde. De expressie builder is op te starten via de Veld Eigenschappen Wizard.Kies een veld waar een berekening aan toe gevoegd moet worden uit het Velden tabblad.klik op de puntjes en de het "Veld eigenschappen" Scherm opent zich.kies voor de Wizard en ga via de eerste of de laatste optie naar de Expressie Builder. De Expressie Builder ziet er als volgt uit. Links wordt een lijst met categoriën gegeven. Kies hier een categorie uit en de bijbehorende functies worden in de lijst eronder weergegeven.uitleg over de geselecteerde functie wordt onder de functie lijst getoond.rechts wordt een lijst met de velden uit het scherm weergegeven. Deze velden kunnen gebruikt worden in de berekening.het kader hieronder waarin gebruiker gedefinieerde functies weergegeven zouden kunnen worden is niet beschikbaar. Uiterst rechts is een lijst met operatie mogelijkheden

160 159 People Inc. + optellen, samenvoegen van waarden - aftrekken van waarden * vermenigvuldigen van waarden / delen van waarden ^ machtsverheffen div geeft het gehele getal van een breuk mod geeft de rest waarde van een breuk < kleiner teken <= kleiner of gelijk teken >= groter of gelijk teken > groter teken <> ongelijk aan teken = gelijk aan teken and en teken or of teken xor exclusief or ( voor binair of boolean waarde) (...) haakjes Onder in het scherm is ruimte om de expressie te maken. De velden, operaties en functies kunnen door klikken eenvoudig in het expressie gedeelte geplaatst worden. Intypen mag ook. Test de expressie op te slaan. gebruik hiervoor de knop linksboven het expressie gedeelte. Hieronder zullen een aantal functies uitgelegd worden. In de categorie "String functions"trim(x): voor het verwijderen van spaties en onzichtbare tekens, zoals een Enter.TrimLeft(x): voor het verwijderen aan de linkerkant van spaties en onzichtbare tekens.trimright(x): voor het verwijderen aan de rechterkant van spaties en onzichtbare tekens.uppercase(x): om alle tekens in hoofdletters weer te geven.lowercase(x): om alle tekens in kleine letters weer te geven.lenght(x): geeft het aantal tekens terug. In de categorie "Arithmetic functions"int(x): geeft het integer gedeelte terug, het gedeelte voor de komma van een decimaal getal.round(x): rond het getal af naar de dichtsbijzijnde integer waarde.sqr(x): geeft het kwadraat terug van de ingevoerde waarde. Voorbeeld 1 Stel er wordt in een scherm een prijs getoond en daarvan moet een prijs inclusief de BTW berekend worden. We gaan uit van een scherm met minimaal de velden: produkt als sleutel veld, prijs (valuta veld) en prijsinclusief (valuta veld).selecteer het veld PrijsInclusief uit het Velden tabblad.kies in het "Veld eigenschappen" scherm voor de wizard. Kies de optie een berekende waarde instellen en klik op volgende. U krijgt nu een scherm te zien met de bestaande berekening, deze is nu dus nog leeg. Klik op de knop met de puntjes, expressiebuilder wordt nu geopend.breng het prijs veld over naar het expressie gedeelte en voeg het vermenigvuldigingsteken toe.nu willen we het BTW bedrag optellen bij de prijs. Voeg vervolgens ( ) toe. Het gebruik van een decimale punt of komma is afhankelijk van de Windows instellingen. Er staat nu : prijs * ( ).Klik op Test Expressie er zal een melding gegeven worden als de

161 Schermontwerper 160 berekening niet klopt.klik waar nodig op OK en sla het scherm op.bij het opslaan van een record zal de waarde in het veld PrijsInclusief automatisch worden berekend. Voorbeeld 2 In dit voorbeeld wordt de "of" formule uitgelegd. Stel men kan kiezen tussen 2 producten. Product A en product B. Nu moet bij het opslaan de prijs van het product ingevoerd worden door het systeem. Als er voor A gekozen is dan is de prijs 25 gulden en als er voor product B gekozen is dan is de prijs 30 gulden.selecteer het prijs veld in het Velden tabblad.kies in het "Veld eigenschappen" scherm voor de wizard. Neem de laatste optie en ga door naar de Expressie Builder.Kies nu bij "Logical functions" voor de IIF functie. IIF(ARTIKEL = "A",25, 30) met ARTIKEL de naam van het product veld, A is product A de naam dient tussen aanhalingstekens te staan, de waarde 25 wordt in prijsveld in gevuld als het product is A, de waarde 30 wordt ingevuld in alle andere gevallen.indien er 3 producten zijn kan er een nieuwe IIF functie genest worden in de eerste. IIF(ARTIKEL = "A",25,IIF(ARTIKEL= "B", 30, 40)) 12.9 Nieuw veld wizard De Nieuw Veld Wizard start automatisch één maal op nadat het scherm aangemaakt is. De wizard kan handmatig opgestart worden via het "Nieuw" icoon onderaan het Velden tabblad in de scherm ontwerper.

162 161 People Inc. Start de Wizard op en kies Volgend.Voer een naam in en pas eventueel de omschrijving aan.in het volgend scherm kan een veld type uitgekozen worden. Tekst: voor het opslaan van zowel tekst als getallen. Indien met de getallen gerekend moet worden kan beter een ander veld type gekozen worden. Hele Getallen: er kunnen alleen hele getallen in dit veld type ingevoerd worden.

163 Schermontwerper 162 Gebroken Getallen: in dit type kunnen ook decimale waarden ingevoerd worden. Notitie: voor het invoeren van meerdere regels tekst. Ja/Nee: een logisch veld, het antwoord is ja of nee. Datum: voor het invoeren van een datum. Tijd: voor het invoeren van een tijd. Afbeelding: voor het invoeren van een afbeelding. Indien Tekst gekozen wordt kan in het volgende scherm het aantal tekens aangegeven worden.het volgende scherm wordt het onderwerp sleutelveld behandeld. Zie hiervoor het aparte onderdeel Sleutelveld".De wizard eindigt met de vraag of het element toegevoegd moet worden aan het scherm.als voor Ja gekozen wordt wordt het nieuwe veld automatisch in de rechter bovenhoek van het scherm getoond.wordt gekozen voor Nee dan wordt het veld alleen in de Velden lijst geplaatst. Het veld kan nu op een later tijdstip op het scherm geplaatst worden Nieuw element wizard Met de Nieuw Element Wizard kunnen nieuwe elementen aangemaakt worden. Een element wordt gebruikt om de inhoud van een veld te tonen. In dit onderdeel wordt de werking van de wizard besproken.start de Nieuw Element Wizard op via de Nieuw knop Elementen in de Scherm Ontwerper. bovenaan het tabblad Scherm Kies voor Volgend en het onderstaande scherm wordt getoond. Standaard: hier kan een standaard veld aan gekoppeld worden Label: kan gebruikt worden als een label en er kan een veld aan gekoppeld worden Ja/Nee: hier kan een logisch veld aan gekoppeld worden Vaste keuzelijst: hier kan een vaste keuzelijst aan gekoppeld worden

164 163 People Inc. Variabele keuzelijst: voor het koppelen aan een variabele keuzelijst, een lijst waar de gebruiker zelf waarden in kan voeren Gelinkte keuzelijst: speciaal om keuzelijst veld op te halen uit een ander scherm Gelinkt label: om informatie op te halen uit een ander scherm Datum: om een datum veld aan te koppelen Tijd: om een tijdveld aan te koppelen Tab: voor het aanmaken van een tabblad-element Afbeelding: voor het koppelen aan een plaatje Notitie: voor het koppelen aan een memoveld Tevens kan op dit scherm aangegeven worden of er een label aangemaakt dient te worden bij het element. In het vervolg scherm wordt gevraagd of er een veld toegevoegd moet worden. Kies voor Ja als er nog geen veld aanwezig is dat later gekoppeld kan worden aan het element. Kies voor Nee als er al een veld in de Velden lijst is dat gebruikt kan worden voor de koppeling met dit element of als er geen veld nodig is bij dit element. Denk bijvoorbeeld aan een tekst label. Indien voor Ja gekozen wordt zijn er een aantal schermen die doorlopen moeten worden in de wizard. Voer een naam in en pas eventueel de omschrijving aan. Afhankelijk van het type element kan er nog een keuze mogelijkheid zijn voor het veld type. Kies bijvoorbeeld Standaard als element type dan kan bij veld type gekozen worden uit tekst, gehele getallen of gebroken getallen. Kiezen we tekst dan dient de lengte van het veld aangegeven te worden. Het volgende scherm gaat over het toevoegen van een sleutelveld. Zie voor uitleg het onderdeel "Sleutelvelden". Kies voor Gereed en het element of veld wordt toegevoegd aan het scherm Afsluiten scherm ontwerper De Scherm Ontwerper wordt afgesloten via het kruisje rechtsboven in het bewerkte scherm. U krijgt nu de vraag of u de wijzigingen op wilt slaan. Sla het bewerkte scherm op indien nodig. De schermontwerper sluit nu ook het systeem af. Alle wijzigingen zijn nu doorgevoerd. U hoeft nu allen het systeem opnieuw op te starten Autonummer onderhoud In de Management Console zien we dat één van de opties uit het snelmenu behorende bij het onderdeel Systeem Onderhoud is "Alle Taken / Autonummer Onderhoud". Met deze optie kunnen de autonummers aangepast worden.selecteer een scherm en kies voor de optie "Alle Taken / Autonummer Onderhoud"De ID Wizard wordt opgestart. Kies in het vervolg scherm een scherm uit de lijst. Kies bijvoorbeeld voor het Opleidingen scherm.selecteer vervolgens een veld uit de lijst. In ons voorbeeld kan er slechts uit één veld gekozen worden, het veld autonummer. In het onderstaande scherm kunnen wijzigingen aangebracht worden.

165 Schermontwerper 164 In het voorbeeld gaat het om een veld waarin alleen getallen ingevoerd mogen worden. Bij voorvoegsel en achtervoegsel kunnen daarom geen waarden ingevuld worden Voorbeeld scherm Als voorbeeld gaan we een nieuw subscherm maken bij het hoofdscherm Werknemers. Het scherm Werknemers bevat de persoonlijke gegevens van een werknemer. In het subscherm willen we de relatie gegevens van een werknemer bij houden. Deze zijn vooral bedoeld om in noodgevallen de naaste van een werknemer te kunnen bereiken. Het subscherm moet de volgende velden bevatten:naam van de relatietype relatie (echtgenoot, ouder, vriend(in))telefoonnummer overdagtelefoonnummer 's avondsadres Het bouwen van het scherm Sluit alle openstaande schermen. Selecteer het hoofdscherm in de Management Console. Kies uit het snelmenu de optie "Nieuw / Nieuw Subscherm". De Nieuw Scherm Wizard start op. Geef het nieuwe scherm in het vervolg scherm een naam, bijvoorbeeld Relatie gegevens. Selecteer een passend icoon en kies voor Gereed. De Scherm Ontwerper wordt gestart. Het nieuwe scherm wordt nu geopend en tevens start de Nieuw Veld Wizard. We maken eerst een autonummer veld aan. Voor een subscherm moet aan de sleutel van het boven liggende scherm één sleutelveld toegevoegd worden. We kiezen ervoor om het autonummer veld toe te voegen aan de sleutel. Noem het veld autonummer, kies voor gehele getallen, voeg het toe aan de sleutel en voeg geen Element toe. Dit laatste omdat het niet nodig is om de waarde van het autonummer veld op het scherm te zien. Kies vervolgens het autonummer veld in het Velden tabblad. Klik op de puntjes en geef in de Eigenschappen Wizard aan dat het veld een autonummer veld moet worden. Vervolgens kunnen met het Nieuw Icoon onder aan het tabblad Velden de overige velden aangemaakt worden. Hieronder zal het aanmaken van 2 velden getoond worden. Type relatie - dit is een tekst veld, kies voor een vaste keuzelijst. Nadat het veld aangemaakt is en het bijbehorende element op het scherm geplaatst is kan de keuzelijst ingevuld worden. Selecteer in het Velden tabblad het zo juist aangemaakte veld. Klik in het Eigenschappen tabblad op de puntjes achter de eigenschap "Items" en voer de mogelijkheden in. Voor het adres maken we een notitie veld aan, zo kunnen we het hele adres in één veld plaatsen. Maak de andere velden zelf aan.

166 165 People Inc. Pas tot slot de tab order aan in het Eigenschappen tabblad, zodat tijdens het invullen van de gegevens gemakkelijk van het ene naar het andere veld gesprongen kan worden met de tab- toets. Het scherm ziet er nu als volgt uit. Het bijbehorende rapport Bij dit nieuwe scherm hoort ook een rapport. Het kan namelijk handig zijn om een lijst met contactpersonen en telefoonnummers te hebben voor noodgevallen.kies voor Nieuw Rapport, geef het een naam en kies voor de Query Wizard. Kies de tabellen Werknemers en Relatie gegevens. Selecteer de velden die mee genomen moeten worden in het rapport. Neem ook het sleutelveld van het hoofdscherm mee. Maak in de layout een Groep aan op het sleutelveld van het Werknemersscherm.

167 Schermontwerper Plaats vervolgens de velden die één maal per werknemer voor moeten komen in de nieuwe groepsband en plaats de overige velden in de details band. Pas de layout vervolgens naar eigen inzicht aan. Het rapport kan er nu als volgt uit zien. 166

168 167 People Inc.

169 Importeren en Exporteren Van Gegevens 13 Importeren en Exporteren Van Gegevens 13.1 Import en Export algemeen 168 Het is ook mogelijk om gegevens te importeren in en exporteren uit het systeem. In dit onderdeel zullen de mogelijkheden besproken worden Import bestand Voordat gegevens in het systeem geïmporteerd kunnen worden moet er een import bestand klaar gemaakt worden. Een import bestand dient van het type txt of csv te zijn. In het bestand moeten naast de te importeren gegevens ook het sleutelveld of de sleutelvelden meegenomen worden. Voor een subscherm moeten dus 2 sleutels meegegeven worden. Hieronder zal aan de hand van een voorbeeld een import bestand klaar gemaakt worden en gebruikt worden in de Import Wizard. Voorbeeld Stel we willen in het Opleidingen scherm voor de heer Jansen een aantal gevolgde opleidingen importeren. Naast de opleidingsgegevens hebben we ook de sleutelwaarde van de heer Jansen nodig uit het hoofdscherm. In ons voorbeeld is dat het ResourceId uit het Resources scherm. Tevens hebben we het AutoNummer nodig, dat is de tweede sleutel voor het Opleidingen scherm. Het import bestand kan er nu als volgt uit zien: ResourceId autonr Vanaf Tot Soort opleiding Naam instelling R " " " " "Cursus A" "Regio College" R " " " " "Cursus B" "Regio College" In het voorbeeld zijn de gegevens gescheiden door tabs in een tekst bestand geplaatst en de waarde van de velden is aangegeven tussen aanhalingstekens. Het ResourceId kan opgezocht worden in het hoofdscherm. In het autonummer veld van het Opleidingen scherm mogen slechts gehele getallen ingevoerd worden. Voeg dus gehele getallen voor de nieuwe autonummers toe in het import bestand. De datumnotatie dient over een te komen met de datumnotatie van uw computer. In ons voorbeeld wordt de datum als volgt weergegeven "dd-mm-yyyy". De datumnotatie kan gecontroleerd worden via Landinstellingen in het Configuratie scherm. Importeren met behulp van de Import Wizard Selecteer het Opleidingen scherm in de Management Console. Open uit het snelmenu, bereikbaar via de rechter muisknop, voor "Alle Taken / Importeer Gegevens". De "Importeer Gegevens" wizard wordt nu opgestart. Klik op Volgend en kies voor de eerste optie, het maken en gebruiken van een nieuwe import definitie. In het volgende scherm moet het import bestand gezocht worden. In ons geval het bestand Voorbeeld.txt. Via het zoekknopje aan het eind van het veld wordt Windows Verkenner opgestart en kan gemakkelijk het pad naar het import bestand gevonden worden. Kies vervolgens het gebruikte veld scheidingsteken uit de lijst, in ons geval is dat <TAB>. In het volgende veld kan het tekst scheidingsteken gekozen worden. Voor ons is dat het teken ".Geef aan dat het bestand koppen oftewel titels bevat. De gegevens uit de eerste rij zullen niet geïmporteerd worden.

170 169 People Inc. Zoek tot slot het Opleidingen scherm op in de lijst. Klik op Volgend. Kies in de volgende 2 schermen de standaard instellingen, dus "Negeer dubbelen" en "Voeg toe aan bestaande records". Koppel ieder veld uit het import bestand aan een veld in het Opleidingenscherm. Kies in de derde kolom de koppeling uit. Er zal over het algemeen gekozen worden voor "Zoals het is". In onderstaand plaatje is te zien hoe de velden aan elkaar geknoopt worden en de gewenste koppeling aangegeven wordt. Kies voor Volgend We starten het importeren via de eerste optie "Opslaan als sjabloon en meteen importeren". Geef het sjabloon een naam en het importeren wordt gestart. Controleer na het importeren het Opleidingen scherm van de heer Jansen Import wizard In dit onderdeel wordt de Import Wizard besproken. De wizard helpt bij het importeren van gegevens.selecteer een scherm waarin u gegevens wilt importeren. We kiezen weer voor het Opleidingen scherm. Open het snelmenu via de rechter muisknop en kies voor de optie "Alle Taken / Importeer Gegevens". De Import Wizard wordt gestart. Kies voor Volgend en het onderstaande scherm wordt getoond.

171 Importeren en Exporteren Van Gegevens 170 In dit scherm zijn 3 mogelijkheden Nieuwe importdefinitie voor het aanmaken van een nieuwe importdefinitie. Een bestaande importdefinitiegebruiken/aanpassen voor het gebruiken van een bestaande definitie of het aanpassen er van. De in het systeem aanwezige importdefinities worden in een lijstje getoond. Maak een keuze en ga verder door de schermen van de wizard. De standaard waarden staan nu reeds ingevuld in de vervolgschermen. Deze waarden kunnen aangepast worden. Een importdefinitieverwijderen voor het verwijderen van een bestaande importdefinitie. De in het systeem aanwezige importdefinities worden wederom in een lijstje getoond. Maak een keuze en klik op Gereed. We kiezen voor het maken van een nieuwe importdefinitie. Het volgende scherm wordt getoond. Met de Zoek knop kan het import bestand gezocht worden. Het import bestand dient van het type txt of csv te zijn.

172 171 People Inc. In de volgende regel kan het scheidingsteken aangegeven worden. Het scheidingsteken moet gelijk zijn aan het scheidingsteken in het import bestand. Geef aan door welke teken de tekst omgeven is. De keuze moet wederom overeenkomen met het tekst scheidingsteken in het import bestand. In de volgende regel kan aangegeven worden of er in het import bestand koppen oftewel titels voorkomen. In de laatste optie kan aangegeven worden in welk scherm de gegevens geïmporteerd moeten worden. In het volgende scherm kan aangegeven worden hoe omgegaan moet worden met dubbele gegevens. De mogelijkheden worden hieronder uitgelegd: Negeer dubbelen Dubbele records worden overgeslagen. Vervang dubbelen - Alle velden Dubbele records worden vervangen. Vervang dubbelen - Alleen van geïmporteerde velden Vragen bij dubbelen, vervolgens alles vervangen. Vragen bij dubbelen, vervolgens alleen de geïmporteerde velden vervangen. Alleen de informatie uit de geïmporteerde velden wordt vervangen in de dubbele records. Per dubbel record wordt gevraagd of alles vervangen moet worden. Per dubbel record wordt gevraagd of de geïmporteerde velden de aanwezige moeten vervangen. Selecteer voor nu "Negeer dubbelen" en kies voor Volgend. In het nu volgende scherm kan aangegeven worden of de nieuwe records toegevoegd moeten worden aan de bestaande of dat de bestaande moeten worden vervangen door de nieuwe records. Veelal zullen de nieuwe records toegevoegd moeten worden aan de bestaande. Kies voor Volgend. We zijn nu aangekomen bij het verbinden van de import velden aan de database velden. Het scherm ziet er als volgt uit.

173 Importeren en Exporteren Van Gegevens 172 Links staan de import velden, in het midden moeten de database velden komen en rechts wordt de aanwezigheid van een koppeling aangegeven. Het eerste veld is bijvoorbeeld de eerste sleutel, zoek nu in de lijst het veld ResourceId uit en in de laatste kolom verandert de tekst in "Zoals het is". Alle velden dienen stuk voor stuk afgegaan te worden. In de rechter kolom zijn een 5 tal mogelijkheden Niet gemapt Zoals het is Hoofdletters Kleine letters Door elkaar geeft aan dat de waarde uit het import bestand niet verbonden is aan een veld in de database de waarde wordt "exact" overgezet in het database veld de waarde wordt omgezet in hoofdletters en dan overgezet naar het database veld de waarde wordt omgezet naar kleine letters en daarna overgezet naar het database veld de hoofd- en kleine letters die in het import bestand worden gebruikt worden zo overgenomen in het database veld Klik op Volgend om door gaan. Indien de koppeling niet goed gegaan is komt er een melding en kan men wijzigingen in voorgaande schermen aanbrengen. We zijn nu bij het laatste scherm van de Wizard aangekomen.

174 173 People Inc. Er zijn 3 mogelijkheden Opslaan als een sjabloon en gegevens importeren: de instellingen gemaakt in de wizard worden opgeslagen zodat de definitie nogmaals gebruikt kan worden. Daarna wordt het importeren gestart. Details opslaan als sjabloon, maar nog niet importeren: er wordt een import definitie aangemaakt, maar er zullen nu nog geen gegevens geïmporteerd worden. Deze optie kan bijvoorbeeld gebruikt worden als het import bestand nog niet klaar is. Importeren van de gegevens, maar de details niet opslaan: alleen importeren en geen definitie aanmaken. Als de import slechts één maal gedaan wordt is het niet nodig een import definitie aan te maken Export wizard In dit onderdeel wordt de Export Wizard besproken. De Wizard helpt bij het exporteren van gegevens uit een scherm.kies een scherm waarvan de gegevens geëxporteerd moeten worden. Open het snelmenu met de rechter muisknop en kies voor de optie "Alle Taken / Exporteer Gegevens". De Export Wizard wordt nu opgestart. Kies Volgend en het onderstaande scherm wordt getoond.

175 Importeren en Exporteren Van Gegevens 174 Er zijn nu 2 mogelijkheden Exporteer naar Bestand of Exporteer naar Spreadsheet Exporteren naar Bestand Bij het "Exporteren naar bestand" moet een plaats opgegeven worden waar het bestand opgeslagen moet worden. Klik op het icoon aan het eind van het scherm en Windows Verkenner wordt opgestart. Ga nu naar de plaats waar het bestand opgeslagen moet worden. Bijvoorbeeld in de map "Mijn Documenten". Tevens moet het bestand een naam krijgen, bijvoorbeeld "Export". Vervolgens moet het bestandstype aangegeven worden. Er kan gekozen worden tussen Komma of Tab Gescheiden. Bij komma gescheiden worden de gegevens gescheiden door komma's opgeslagen. Dit levert een extensie csv op. Bij tab gescheiden worden de gegevens gescheiden door tabs opgeslagen. Nu krijgt het export bestand de extensie txt mee.in het vervolg scherm kan eventueel een selectie op de gegevens geplaatst worden, zodat maar een bepaald deel van de gegevens uit het scherm geëxporteerd wordt.klik op Gereed om de export te starten. Exporteren naar Spreadsheet Bij "Exporteren naar Spreadsheet" worden de gegevens overgezet naar MS Excel.Vink de optie "Exporteren naar Spreadsheet" aan.klik op Volgende. Selecteer eventueel nog een selectie uit de lijst.klik op Gereed om de export te starten.ms Excel wordt nu automatisch opgestart en de geëxporteerde gegevens worden in een werkblad getoond.via de optie "Bestand / Bewaar" zijn de gegevens nu gemakkelijk op te slaan.

176 175 People Inc. 14 Werken met Databases 14.1 Databases algemeen In de databases worden de gegevens behorende bij de applicatie bewaard. Niet alleen de ingevoerde data maar ook de aangemaakte brieven en rapporten Aanmaken nieuwe database Aanmaken van een database gaat via de "Nieuwe Database Wizard". Alleen die gebruikers die rechten hebben voor het aanmaken van een nieuwe database beschikken over de optie. Alle databases dienen onder de map "Databases Map" te vallen. In deze map dient een map aangemaakt te worden waarin databases geplaatst kunnen worden. Voor het overzicht is het verstandig om databases die bij elkaar horen in één map te plaatsen. Denk hierbij aan een indeling per jaar. Nieuwe Database Selecteer een database map.open via het snelmenu via de rechtermuisknop.kies nu voor de optie Nieuw/Nieuwe Database. De Nieuwe Database Wizard start op.voeg een naam in en verander eventueel het icoon.kies voor Gereed en de nieuwe database wordt aangemaakt Hernoem database Selecteer in de Management Console de database waarvan de naam veranderd moet worden. Kies uit het snelmenu, bereikbaar via de rechter muisknop, de optie "Hernoem". Het volgende scherm wordt getoond.

177 Werken met Databases 176 De naam van de database en de omschrijving kunnen nu aangepast worden en eventueel kan er ook een ander icoon gekozen worden Wisselen van database Wisselen van database gaat als volgt:selecteer in de Management Console de database die geopend moet worden.kies uit het snelmenu, bereikbaar via de rechter muisknop, de optie "Activeer Database". In de Status balk van de container is de naam van de zo juist geactiveerde database te zien Verwijderen van een database Selecteer in de Management Console de te verwijderen database. Kies uit het snelmenu de optie "Verwijder database". Nu wordt de database na bevestiging verwijderd. NB: De "Verwijder" optie is alleen beschikbaar als de gebruiker rechten heeft om een database te verwijderen Kopieer database Bij het uitvoeren van de optie "Kopieer Database" wordt een exacte kopie gemaakt van een database. Een kopie wordt gemaakt om de originele data veilig te stellen als men bepaalde wijzigingen door wil voeren. Ook wordt vaak aan het einde van een maand of kwartaal een kopie van de database gemaakt zodat men terug kan naar de oorspronkelijke situatie. Maken van een kopie Selecteer de database waarvan een kopie gemaakt moet worden.kies uit het snelmenu, bereikbaar via de rechter muisknop, de optie "Alle Taken / Kopieer database".de "Kopieer een Database" Wizard wordt nu opgestart.in het tweede scherm van de wizard wordt meteen de naam van de gekozen database getoond. Met behulp van het pijltje kan eventueel een andere database uit de lijst uitgekozen worden.klik op Volgend op door te gaan.

178 177 People Inc. Geef in het volgende scherm een naam aan de nieuwe database, een omschrijving en verander eventueel het icoon.kies voor Gereed en de kopie wordt gemaakt.verplaats eventueel de database naar een andere database map. Dit kan via slepen Backup database Regelmatig moet er een backup van de data gemaakt worden, zodat bij problemen een recente database teruggezet kan worden.selecteer een database in de Management Console en kies voor de optie "Alle Taken / Backup database".de "Maak een nieuwe Backup" Wizard wordt opgestart.kies nu voor Volgend.De naam van de zonet geselecteerde database wordt getoond in het scherm. Er kan eventueel nog voor een andere database gekozen wordenklik op de Gereed knop om de backup procedure te starten. Waarschijnlijk staat alle data op een server en wordt hiervan iedere nacht een backup gemaakt Database Terug Plaatsen Indien de database beschadigd is kan besloten worden een oude backup terug te zetten. Selecteer de database en kies hiervoor de optie "Alle Taken / Database Terug Plaatsen". Er wordt een wizard gestart.kies de database waarvan en backup terug gezet moet worden uit de lijst.klik op de Gereed knop en het terugzetten wordt gestart.vervolgens wordt gevraagd of de data gesynchroniseerd moet worden. Indien voor "Ja" gekozen wordt worden eventuele velden die in de backup missen aangemaakt Volledig herstel Wat kunt u doen als de server waar u de databases op heeft staan is gecrashed en helemaal niet meer toegankelijk is? Kortom wat kunt u doen als u echt alleen nog maar recente backups heeft en niet meer in de databases kunt komen? Alleen in dit geval kunt u, als laatste redding, gebruik maken van een volledig herstel van uw meest recente back-ups. Voor een goed resultaat is het nodig om de volgende stappen zeer nauwkeurig uit te voeren. Stap 1: Indien u alles wilt terug zetten op een andere server, installeert u op de doel-server het product met de opties:microsoft Data Engine. Onderhoud.Eventueel Client Componenten naar keuze. Belangrijk : Installeer geen database bestanden!

179 Werken met Databases 178 Stap 2: Gebruik het maintenace programma om de backup paden in te stellen. Het maintenance programma vindt u in de database directory. Dit is standaard C:\MSSQL7\MaintenanceApp.exe tenzij anders ingesteld. Start het programma en kies "Paden\Backup Pad Wijzigen". Vul hier de juiste backup locatie in. Bijvoorbeeld de map "c:\mssql7\backup" Stap 3: Kopieer uw meest recente backups naar de opgegeven locatie. Stap 4: Voer "Volledig herstellen" uit vanuit het maintenance programma.

180 179 People Inc. De maintenance applicatie gaat nu zorgen dat uw recente backups hersteld worden als werkende databases, compleet met rapporten, brieven,gebruikers etc. zoals alles was ingesteld op het moment van het maken van de backups. Als de maintenance applicatie aangeeft dat de operatie is voltooid, dan kunt u deze afsluiten. Het product is nu weer klaar voor gebruik.

181 De Beveiliging 15 De Beveiliging 15.1 Beveiliging 180 De beveiliging is een belangrijk onderdeel van het systeem. Het zorgt ervoor dat uw "gevoelige" data veilig opgeborgen is voor buitenstaanders. Het is mogelijk verschillende gebruikers aan te maken voor het systeem. Voor elke gebruiker kunnen de rechten afzonderlijk tot op veld niveau ingesteld worden. Opties waar men de rechten niet voor heeft worden niet getoond in het systeem. NB: het is aan te raden om een aantal standaard gebruikers aan te maken. Voor deze gebruikers kunnen vervolgens specifieke rechten ingesteld worden, bijvoorbeeld de schermen die gebruikt mogen worden. Het proces van het aanmaken en toekennen van rechten aan een nieuwe gebruiker van het systeem kan zo aanzienlijk versneld worden. Via de optie "Synchroniseer gebruikersrechten" is het mogelijk om de nieuwe gebruiker met één handeling de gewenste rechten te geven. Het synchronisatie proces wordt onder het kopje "Rechten voor een nieuw onderdeel" besproken Structuur Beveiligingsbasis In dit onderdeel zal de structuur van de Beveiligingsbasis uitgelegd worden. Open in de Management Console de Beveiligingsbasis. Standaard bevat de Gebruikers Basis 2 sub-mappen, de map Algemeen en de map Beheerders. De map Algemeen is bedoeld voor de standaard gebruikers van de het pakket. In de map Beheerders wordt/worden de systeembeheerders opgenomen, tevens is hierin de gebruiker RedSnapperAgent te vinden. Dit is geen echte gebruiker. Het doel van deze "gebruiker" is het uitvoeren van herbereken taken tijdens de nacht Gebruiker aanmaken Voor het aanmaken van een nieuwe gebruiker moet eerst de Gebruikers map geselecteerd worden in de Management Console. In deze map moet een sub map aangemaakt worden waaraan de nieuwe gebruiker toegevoegd kan worden. Alleen een Systeembeheerder kan andere gebruikers aanmaken.

182 181 People Inc. Selecteer de map waarin de nieuwe gebruiker aangemaakt moet worden.kies voor de optie "Nieuw / Nieuwe Gebruiker" in de snelmenu.de Nieuwe Gebruiker Wizard wordt nu gestart.kies Volgend en het onderstaande scherm wordt getoond. Er zijn nu 2 mogelijkheden Nieuwe gebruiker; dit is de algemene optie voor het aanmaken van een nieuwe gebruiker. Indien u andere Red Snapper producten gebruikt kan een gebruiker uit een ander product over gehaald worden. Wij kiezen voor de eerste optie. Kies voor Volgend om door te gaan. In het vervolg scherm kan aangegeven worden of de gebruiker al bestaat in de SQL server. Zo ja dan kan de gebruiker gekozen worden uit de lijst. Voor het voorbeeld gaan we er van uit dat er een echte nieuwe gebruiker aangemaakt moet worden.

183 De Beveiliging 182 Voer de naam van de nieuwe gebruiker in en klik op Volgend. Vul in het bovenstaande scherm het wachtwoord voor de nieuwe gebruiker en bevestig dit wachtwoord. Kies voor Gereed en de nieuwe gebruiker wordt aangemaakt. Systeembeheerder Het aanmaken en beheren van gebruikers is alleen mogelijk voor een Systeembeheerder. Zie voor uitleg van de Wizard de toelichting bij "Standaard Gebruiker". Afleiden van een bestaande Er kan een gebruiker aangemaakt worden met dezelfde rechten als een bestaande gebruiker. De bestaande gebruiker is uit een keuzelijst te kiezen. De werking van de Wizard is gelijk aan die voor de andere 2 mogelijkheden. Na het aanmaken van de nieuwe gebruiker moeten de rechten aangepast worden. De nieuwe gebruiker moet namelijk toegang krijgen tot de applicatie, de database, de schermen en de bijbehorende selecties. Zie hiervoor het onderdeel "Wijzigen van rechten".

184 People Inc. Aanpassen van de rechten De rechten van een gebruiker kunnen aangepast worden door een Systeembeheerder. Er kunnen schermen verborgen worden voor de gebruiker omdat hij of zij deze niet nodig heeft of omdat er bijvoorbeeld persoonsgebonden informatie in staat. Voor een nieuwe gebruiker zal tevens de toegang tot de data geregeld moeten worden.selecteer in de Management Console de gebruiker waarvan de rechten aangepast moeten worden. Kies uit het snelmenu, bereikbaar via de rechter muisknop, de optie "Alle Taken / Gebruikersrechten beheren". Er wordt een Wizard opgestart. Kies voor Volgend. Kies de nieuwe gebruiker uit de lijst. De Systeembeheerder kan eventueel de rechten van zichzelf wijzigen. Stel nu de rechten voor de gebruiker in. Standaard moet aan een nieuwe gebruiker eerst toegang verleend worden tot het pakket. Dit kan op Applicatie niveau gedaan worden. Via de Management Console aan de rechtekant van het scherm (zie hierboven) zijn alle modules en databases behorende bij deze applicatie te zien. Selecteer een database en pas door middel van dubbelklikken de waarde (ja of nee) van de status aan. Er kan bijvoorbeeld aangegeven worden dat

185 De Beveiliging 184 een gebruiker een bepaalde database niet mag zien of alleen een inkijk functie heeft.in het onderdeel "Wijzigen van rechten (voorbeeld)" wordt aan de hand van een voorbeeld uitgelegd hoe de rechten voor een standaard gebruiker ingesteld kunnen worden Wijzigen van rechten (voorbeeld) Aan de hand van een voorbeeld zal nu uitgelegd worden hoe de rechten voor een nieuwe gebruiker ingesteld kunnen worden. Stel de gebruiker heeft voor zijn werkzaamheden alleen de schermen Werknemers, Toegestaan Verlof, Extra Verlof en Verlof & Verzuim nodig. De overige schermen zijn voor hem niet belangrijk. Hij zal alleen in de Personeelsdatabase werken. Start in de Management Console in de map Beveiligingsbasis de wizard voor het veranderen van de rechten van onze nieuwe gebruiker op. De linkerkant van het scherm bevat de Management Console. Hiermee kunnen de schermen en mappen afgelopen worden waarvoor men de rechten wil veranderen. Aan de rechterkant van het scherm kunnen per onderdeel de rechten ingesteld worden. Zoek nu in de Management Console het scherm Werknemers op.

186 185 People Inc. De rechterkant van het scherm is nu verdeeld in twee tabbladen. Het tabblad Scherm -en veldrechten en het tabblad Resource - en detailrechten. Het tabblad Scherm - en veldrechten Hierin kunnen bovenin de algemene rechten voor het gehele scherm ingesteld worden. Bijvoorbeeld of in het scherm wijzigingen doorgevoerd mogen worden. In het overzicht onder deze algemene opties worden alle in het scherm aanwezige velden getoond. Op veldniveau kan nu nog de toegang of een recht tot wijzigen of verwijderen aangegeven worden. Het veranderen van de status gaat heel gemakkelijk, door dubbelklikken op de waarde verandert de waarde van Ja in Nee en omgekeerd. Dubbelklikken op de veldnaam verandert in een keer alle waarden behorende bij dit veld. Het tabblad Resource - en detailrechten Bovenin wederom opties om de gehele resource in te stellen.

187 De Beveiliging Verwijderen van een gebruiker Alleen een Systeembeheerder kan een gebruiker verwijderen. Dit kan bijvoorbeeld nodig zijn omdat een gebruiker het bedrijf verlaat of niet meer met het systeem werkt. Verwijderen van een gebruiker Selecteer in de Management Console de te verwijderen gebruiker.open het snelmenu via de rechter muisknop.kies voor de optie "Verwijder gebruiker".vervolgens wordt de Wizard opgestart.in het vervolg scherm kan aangegeven worden of de gebruiker alleen uit dit product verwijderd moet worden of ook uit de andere producten. Maak een keuze en kies voor "Gereed" om door te gaan. Kies "Annuleer" om de bewerking te annuleren.nadat voor "Gereed" is gekozen wordt tot slot nog om een bevestiging gevraagd.indien deze vraag met "Ja" beantwoord wordt zal de gebruiker verwijderd worden Gebruikersnaam en wachtwoord Aan de gebruikersnaam en het wachtwoord stellen we verschillende eisen. Zo moeten de gebruikersnaam en het wachtwoord minimaal 4 karakters groot zijn. Maximaal mag de gebruikersnaam 20 karakters bevatten en het wachtwoord slechts 15 karakters. Let erop dat de gebruikersnaam en het wachtwoord hoofdletter gevoelig zijn Soorten gebruikers Er kunnen 2 soorten gebruikers aangemaakt worden in het systeem. Systeembeheerder Deze gebruiker heeft alle rechten en kan het systeem volledig aanpassen en onderhouden. Tevens kan hij andere gebruikers aanmaken en de rechten onderhouden. Indien één van de gebruikers zijn of haar wachtwoord niet meer weet kan de Systeembeheerder een nieuw wachtwoord voor deze gebruiker aanmaken. Standaard gebruiker Dit is de normale gebruiker van de applicatie. De Systeembeheerder kent hem of haar de rechten toe die samen hangen met de uit te voeren werkzaamheden.

188 People Inc. Rechten voor een nieuw onderdeel Als u als gebruiker een nieuw scherm of rapport aangemaakt heeft, heeft u zelf alle rechten om het te gebruiken. De systeembeheerder zal de overige gebruikers eerst rechten, dat wil zeggen toegang, moeten geven tot het nieuwe scherm of het nieuwe rapport. Let erop dat een nieuw scherm pas geopend kan worden als er een selectie opgeplaatst is. Maak dus eerst die selectie aan voordat de systeembeheerder de overige gebruikers rechten gaat geven voor het nieuwe scherm. De systeembeheerder kan de rechten instellen door gebruik te maken van de optie Alle taken/ Gebruikersrechten beheren. Voor elke gebruiker die toegang tot het nieuwe scherm of rapport moet krijgen zal de systeembeheerder apart de rechten moeten verlenen. Als er meerdere gebruikers zijn met dezelfde rechten dan is het ook mogelijk om via de optie "Synchroniseer gebruikersrechten" de rechten voor de andere werknemers bij te werken. Synchroniseren gaat als volgt:selecteer de gebruiker die als basis moet dienen.kies in het snelmenu ( te bereiken via de rechtermuisknop) de optie Alle Taken/Synchroniseer gebruikersrechten.de wizard wordt opgestart.in het 2e scherm van de wizard worden alle gebruikers van het systeem getoond. Plaats een vinkje bij de werknemers waarvan de rechten gelijk gemaakt moeten worden aan de rechten van de basisgebruiker.klik op Gereed en de synchronisatie van gebruikersrechten wordt uitgevoerd.

189 Systeem onderhoud 16 Systeem onderhoud 16.1 Systeem onderhoud algemeen 188 Onder het punt Systeem Onderhoud in de Management Console valt niet alleen de taak Systeem Onderhoud maar ook Autonummer Onderhoud. De mogelijkheden zullen in de navolgende onderdelen besproken worden Systeemonderhoud Met de optie Systeem Onderhoud kan een backup gemaakt worden maar het is ook mogelijk om de databases op te schonen. De verschillende mogelijkheden zijn aan de hand van een wizard te kiezen. Hieronder zal de werking van de wizard uitgelegd worden. Systeem Onderhoud Wizard Ga in de Management Console naar het item Systeem Onderhoud.Kies voor de optie "Alle Taken / Systeem Onderhoud" in het snelmenu, bereikbaar via rechter muisknop.de wizard wordt nu opgestart. In totaal worden er in de Wizard 3 mogelijke opties aangeboden. Door middel van het plaatsen van een vinkje kan aangegeven worden welke optie uitgevoerd moet worden. Er kunnen meerdere taken in één keer uitgevoerd worden.het eerste scherm is een introductie scherm, kies Volgend om door te gaan. Het onderstaande scherm wordt nu getoond. Deze optie maakt het mogelijk een backup te maken van gedeelde gegevens. Onder gedeelde gegevens verstaan we de systeem gegevens. Denk hierbij onder andere aan brieven, rapporten, structuur van de schermen en import definities. Het wordt aangeraden ook een backup van de gedeelde gegevens te maken als er een backup van de databases gemaakt wordt.in het volgende scherm kan aangegeven worden dat er een backup van de databases gemaakt moet worden. Aangevinkt wordt er van alle aan de applicatie verbonden databases een backup gemaakt.de derde optie biedt de mogelijkheid om de integriteit van de data te controleren. Geef door middel van een vinkje aan welke opties uitgevoerd moeten worden en kies voor Gereed om door te gaan. Kies Annuleer om de bewerking af te breken.

190 189 People Inc Autonummer onderhoud In de Management Console zien we dat één van de opties uit het snelmenu behorende bij het onderdeel Systeem Onderhoud is "Alle Taken / Autonummer Onderhoud". Met deze optie kunnen de autonummers aangepast worden.selecteer een scherm en kies voor de optie "Alle Taken / Autonummer Onderhoud"De ID Wizard wordt opgestart. Kies in het vervolg scherm een scherm uit de lijst. Kies bijvoorbeeld voor het Opleidingen schermselecteer vervolgens een veld uit de lijst. In ons voorbeeld kan er slechts uit één veld gekozen worden, het veld autonummer In het onderstaande scherm kunnen wijzigingen aangebracht worden. In het voorbeeld gaat het om een veld waarin alleen getallen ingevoerd mogen worden. Bij voorvoegsel en achtervoegsel kunnen daarom geen waarden ingevuld worden Vertaal hulpmiddel Voor de beheerder van het systeem is er een aparte optie beschikbaar waarmee de meldingen in het systeem aangepast kunnen worden. De optie is bereikbaar via de Management Console. Selecteer de Systeemnaam ( Het bovenste item in de Treeview ) en klik op de rechter muis knop, kies uit het snelmenu voor de optie "Alle Taken / Vertaling Beheren".

191 Systeem onderhoud 190 Kies eerst links een taal uit de lijst. In het overzicht verschijnen alle meldingen in de geselecteerde taal. Er kan gezocht worden op nummer en op melding. Selecteer uit de rechter lijst de andere taal. De meldingen kunnen eventueel aangepast worden Systeem Informatie In de Management Console is de optie Systeem Informatie aanwezig. Selecteer de naam Systeem Onderhoud en aan de rechterzijde van het scherm worden een aantal systeem rapporten getoond. Dit zijn speciaal ontwikkelde rapporten. Het rapport Gebruikersrechten toont bijvoorbeeld alle rechten per gebruiker. Er is ook een rapport aanwezig waarmee de tabel- en veldnamen zichtbaar gemaakt kunnen worden.

192 191 People Inc. 17 Licentie 17.1 Licenties algemeen Om dit programma te kunnen gebruiken heeft u een licentie nodig. Een licentie is bepalend voor: het maximale aantal gebruikers die tegelijkertijd het programma kunnen gebruiken.of u wel of niet de Software Development Kit kunt gebruiken om de schermen aan te passen aan uw persoonlijke wensen.het maximum aantal records dat opgeslagen kan worden in een scherm.tot wanneer u het programma kunt gebruiken Licentie bekijken De gegevens van uw actieve licentie kunt u bekijken met de licentie wizard. Ga hiervoor naar de Management Console en open het snelmenu met de rechter muisknop bij het onderdeel Licentie Basis. Of ga naar een bestaande licentie en open het snelmenu met de rechter muisknop. Kies voor Licenties BeherenDe "Licentie aanvragen/toevoegen" Wizard wordt gestart Kies voor Volgend en selecteer de optie "Actieve licentie bekijken"

193 Licentie 192 Druk op Volgende. n dit scherm worden de gegevens van de actieve licentie weergegeven. Druk op Gereed om de wizard af te sluiten of druk op Vorige om terug te gaan naar het licentie beheren scherm in de wizard Licentie aanvragen Een licentie bestand kan aangevraagd worden via het pakket zelf. Ga hiervoor naar de Management Console en open het snelmenu met de rechter muisknop bij het onderdeel Licentie Basis.

194 193 People Inc. Of ga naar een bestaande licentie en open het snelmenu met de rechter muisknop. Kies voor Licenties BeherenDe "Licentie aanvragen/toevoegen" Wizard wordt gestart. Kies voor Volgend en selecteer de optie "Een nieuwe licentie aanvragen". En druk vervolgens op Volgende.

195 Licentie 194 Voer de bedrijfsnaam in en vink de gewenste module(s) aan. Geef tevens het aantal gebruikers op. In het vervolgscherm kan de aanvraag naar een bestand geëxporteerd wordendit bestand kan opgestuurd worden naar de leverancier Voor het telefonisch aanvragen van een licentie kunt u contact opnemen met uw leverancier Licentie toevoegen Als u van uw leverancier een licentie bestand heeft ontvangen dan kunt u de licentie toevoegen in het pakket. Ga hiervoor naar de Management Console en open het snelmenu met de rechter muisknop bij het onderdeel Licentie Basis. Of ga naar een bestaande licentie en open het snelmenu met de rechter muisknop.

196 195 People Inc. Druk na het starten van de wizard op Volgende.Kies de tweede optie om een ontvangen licentie toe te voegen. Druk op Volgende. Wanneer u geen licentie bestand heeft ontvangen kunt u de licentie handmatig toevoegen:voer de bedrijfsnaam, het bedrijfsnummer, het Licentie nummer en de Activatie Code in.

197 Licentie 196 Druk op Volgende. Wanneer u wel een licentie bestand heeft ontvangen kunt u de licentie automatisch toevoegen:sleep het ontvangen licentie bestand naar de dropzone, bij het loslaten worden automatisch de juiste gegevens ingevuld. Druk op Volgende. Vul de naam in die u de licentie wilt geven en druk op Gereed.

198 197 People Inc. Kies voor Gereed Licentie activeren U kunt over meerdere licenties beschikken, maar er kan slechts één licentie tegelijk actief zijn. Om een licentie te activeren ( en de huidige actieve licentie te deactiveren ), klikt u met de rechter muisknop op de licentie en kies u Alle Taken/ Activeer Licentie. De Licentie is nu geactiveerd.