Erkend en gesubsidieerd van Sport Vlaanderen Secretariaat + zetel: Warandelaan 1A Tel :

Transcriptie

1 Ondernemingsnummer: Erkend en gesubsidieerd van Sport Vlaanderen Secretariaat + zetel: Warandelaan 1A Tel : B 9230 Wetteren contact@vkf.be Verslag van de algemene ledenvergadering van 3 maart AGENDA 1. Jaarverslag Financieel verslag: A. Realisatie B. Verslag revisor van de boekhouding C. Budget Decharge van de aansprakelijkheid als bestuurder voor het jaar Statuten: A. Bekrachtiging zetelwijziging (van Lebbeke naar Wetteren). B. Voorstel statutenwijziging. (zie bijlage 3) 5. Samenstelling Raad van Bestuur Verlengen mandaat accountant voor nazicht rekeningen. 7. Goedkeuren beleidsplan met ingang van Bepaling van bedrag lidmaatschapsbijdrage en vergunningsbijdrage Sluiting Algemene Vergadering Aansluitend op de vergadering zal de vertegenwoordiger van Ethias een presentatie geven over de nieuwe verzekering en zal er gelegenheid zijn tot het stellen van vragen. Vleugel van de Belgische Karate Federatie vzw Via de Belgische Karate Federatie vzw aangesloten bij: European Karate Federation World Karate Federation Belgisch Olympisch Interfederaal Comité

2 OPENING De voorzitter, Geert Joris, opent de vergadering om 10u00. Aanwezig RvB: Secretariaat: Secretariaatscoördinator: Niki De Brucker Clubs: Zie bijlage Mathieu Beysen Hedwig De Clercq - François Demesmaeker Cathy De Meulenaere Rudi Holemans - Geert Joris Marc Nobels Rudy Schuermans - Jean Stroobants Laurens Van Puyenbroeck Katrien Bogaert - Anneleen Devlaminck. PUNT 1. JAARVERSLAG Het jaarverslag wordt toegelicht. Het jaarverslag wordt op de website gepubliceerd. Organigram: De reorganisatie van de federatie is een feit en het organigram wordt bijna volledig ingevuld door vrijwilligers. Deze worden ondersteund door het secretariaat. Op het secretariaat wordt nog hard gewerkt aan de reorganisatie, men wil overgaan van een reactieve naar een proactieve werking. Dit vraagt echter wat tijd. 2/17

3 Evolutie aantal leden en vergunningen Vlaamse Karate Federatie vzw Evolutie aantal vergunningen De stijging die te zien is sinds 2015 is voornamelijk te wijten aan het feit dat clubs van een Multi sportfederatie overstapten naar de VKF. Evolutie aantal vergunningen per leeftijd /12/ We zien dat er weinig doorstroming is van de jeugd naar de senioren. De VKF wil in de toekomst werken aan een beleid om die uitval te verkleinen. Website In de loop van 2018 wordt werk gemaakt van een nieuwe website. 3/17

4 Vragen a) Hoe komt het dat er op het secretariaat de telefoon niet altijd wordt opgenomen? Waarom duurt het soms lang dat de vergunningen worden verwerkt? Antwoord: Het secretariaat werkt na de hervorming nog niet optimaal, maar er wordt hard aan gewerkt. PUNT 2. FINANCIEEL VERSLAG Realisatie 2017 Er wordt een operationele winst van euro gerealiseerd, na overboeking van euro naar de sociale reserve (zie balans). b) Kosten Strategische doelstellingen: De verhuis van het secretariaat bracht heel wat extra kosten met zich mee die niet werden gebudgetteerd zoals meubilair, IT, Personeel: Het vakantiegeld voor 2018 moet wettelijk gezien een jaar voordien voorzien worden. Uitzonderlijke: Aangezien VKF de volledige verantwoordelijkheid heeft voor haar personeel moet zij hiervoor de nodige sociale reserve opbouwen. c) Opbrengsten Subsidies algemene werking: Door Vlaamse intersectorale akkoorden kregen we extra toelagen voor personeel. d) Accountantsverslag bevestigt dat: - Er een volledige dubbele boekhouding gevoerd wordt. - Alle stukken, zowel wat betreft inkomsten als leveranciersfacturen als financiële bewegingen, werden geboekt. - Loonattesten zijn in overeenstemming met de ingeboekte lonen. - Afschrijvingen werden geboekt. - Boekhoudkundige staten houden rekening met de contractuele overeenkomsten. - Voorbehoud: leningen van (VKA en JKA) omdat de oorspronkelijke stortingen niet kunnen aangetoond worden. - Operationeel overschot van ,23. Na verwerking leningen een boekhoudkundig resultaat van ,77 Gecumuleerd positief vermogen van ,09 De vergadering aanvaardt unaniem het financieel verslag 2017 Budget 2018 a) Kosten Verzekeringen: De nieuwe verzekering die werd afgesloten bij Ethias heeft een lagere premie dan voordien. b) Opbrengsten Vergunningen/clubs: Het budget wordt voorzien om 500 vergunningen meer dan in Kampioenschappen in België: in 2018 wordt de Belgian Open niet georganiseerd. De vergadering keurt unaniem het budget 2018 goed. 4/17

5 PUNT 3. DECHARGE AANSPRAKELIJKHEID ALS BESTUURDER VOOR HET JAAR De vergadering aanvaardt unaniem de decharge. PUNT 4. STATUTEN Bekrachtiging zetelwijziging Hoofdstuk 1: De vereniging Artikel 3: Zetel Van: Naar: Brusselsesteenweg 86A 9280 Lebbeke Warandelaan 1A 9230 Wetteren Samenstelling- stemrecht Hoofdstuk 4: De algemene vergadering Artikel 12: Samenstelling - stemrecht Ieder aangesloten club, in orde met de vereniging, heeft recht op 1 stem. Dit op voorwaarde dat ze, op het ogenblik van de telling ten minste één lid telt en met dien verstande, dat boven de vijfentwintig in orde zijnde vergunningen, een bijkomende stem wordt toegekend per vijfentwintig vergunningen, als volgt geregeld: van 1 clublid tot 10 clubleden van 11 clubleden tot 24 clubleden van 25 clubleden tot 49 clubleden. 1 stem 2 stemmen 3 stemmen Er is geen quorum waardoor dit punt niet kan worden goedgekeurd door de vergadering. Er wordt een bijzondere algemene vergadering samengeroepen om dit punt goed te keuren. Er werd wel een stemming gedaan en de statutenwijziging werd, niet in quorum, unaniem aanvaard door de vergadering. Vragen In het reglement inwendige orde VKF staat dat voorzitter, penningmeester en secretaris drie verschillende personen moeten zijn terwijl in praktijk de functie van secretaris en penningmeester soms door één persoon wordt ingevuld. Dit kan opgelost worden door het reglement inwendige orde aan te passen. Antwoord: Op de volgende Raad van Bestuur zal dit item besproken worden. PUNT 5. SAMENSTELLING RAAD VAN BESTUUR Geen van de bestuurders is herkiesbaar en er zijn geen ontslagen. De raad van bestuur blijft ongewijzigd: Mathieu Beysen Hedwig De Clercq 5/17

6 François Demesmaeker Cathy De Meulenaere Rudi Holemans Geert Joris Marc Nobels Rudy Schuermans Jean Stroobants Laurens Van Puyenbroeck De samenstelling van de Raad van bestuur wordt bekrachtigd door de vergadering. PUNT 6. VERLENGEN MANDAAT ACCOUNTANT VOOR NAZICHT REKENINGEN Volgend jaar zal er opnieuw met een accountant gewerkt worden die de rekeningen nakijkt. De vergadering aanvaardt dit voorstel unaniem PUNT 7. GOEDKEUREN BELEIDSPLAN MET INGANG VAN 2018 Het beleidsplan wordt verder toegelicht door de secretariaatscoördinator. Het volledige beleidsplan is terug te vinden op de website. De algemene vergadering neemt akte van het beleidsplan en had geen bemerkingen. PUNT 8. BEDRAG LIDMAATSCHAPSBIJDRAGE EN VERGUNNINGSBIJDRAGE Huidig bedrag Lidmaatschap & vergunningsbijdrage = 20 Voorstel: behouden van het bedrag, 20 AFSLUITING ALGEMENE VERGADERING VKF De voorzitter bedankt de bestuurders en het secretariaat maar wenst vooral de clubs te bedanken. Zonder de clubs heeft de federatie geen reden van bestaan. In de toekomst wordt er verder gewerkt aan clubondersteuning. Bij nieuwe wetgevingen en regels (zoals nu de nieuwe wetgeving rond de bescherming van persoonsgegevens) zal de federatie ondersteuning geven aan de clubs. De voorzitter spreekt zijn bezorgdheid uit over de toekomst van de Raad van Bestuur VKF. De gemiddelde leeftijd ligt redelijk hoog. Er moet uitgekeken worden naar verjonging en diversifiëring (vrouwen en leden met migratieachtergrond) en daar kunnen de clubs bij helpen. De voorzitter sluit de vergadering om 11u. Na de vergadering wordt nog uitleg gegeven over de verzekeringen bij Ethias. Deze presentatie is integraal terug te vinden op de website 6/17

7 Bijlagen 1. Aanwezigheden Vlaamse Karate Federatie vzw Stemverdeling Algemene ledenvergadering 3 maart 2018 Lede van 3 tot 10 1 van 11 tot 24 2 van 25 tot 49 3 Aantal vergunningen op 31/12/2017 van 50 tot 74 4 Aantal stemmen op Algemene Vergadering 2018 van 75 ot 99 5 van 100 tot van 125 tot van 150 tot vanaf /17

8 ANTWERPEN # stemmen X: aanwezig V: volmacht A: Afwezig 1001 BORNEM (SHOTOKAN KARATE-DO --) 3 A 1003 MERKSEM (BUDO KAI --) 2 V 1004 TURNHOUT (BUDO KARATE --) 3 A 1005 MORTSEL (GISHIN --) 0 A 1007 VEERLE (HARA KIYO --) 3 A 1009 WIJNEGEM (-- KARATE CENTER) 4 A 1010 WOMM./BRASSCHAAT (KAISHO --) 9 X 1013 MOL (SHOTOKAN KC --) 3 A 1014 MEERHOUT (SEIWAKAI GOJU RYU --) 3 A 1017 HERENTALS (OKINAWA KARATE --) 4 X 1018 ANTWERPEN (KENTO RYU --) 4 V 1021 MECHELEN (UECHI-RYU --) 3 A 1031 BERCHEM (TAIKO --) 2 X 1033 SCHOTEN (VORIS --) 7 A 1034 ANTWERPEN (GOJU-KAN --) 3 A 1044 BORNEM (SAMOERAI --) 5 A 1045 BERLAAR (KC --) 3 X 1047 FUJI YAMA 4 A 1054 MECHELEN ( KC SHOTOKAN --) 3 X 1058 ESSEN (SHOTOKAN KARATE--) 4 A 1060 LIER (GAMBARU S.K.A. --) 4 V 1062 JISHIN-KATSU 4 A 1064 KAPELLEN (TOOZAI DOJO --) 2 A 1068 ANTWERPEN (SEIKUKAN --) 9 V 1073 BALEN (KC KAMACHO-DO --) 6 A 1076 EL NOUR SHOTOKAN 1 A 1078 TURNHOUT (IKKAN KC --) 4 A 1079 WESTERLO (GOJU-RYU --) 3 X 1084 BOUWEL (KAIZEN KARATE --) 1 V 1085 VIERSEL (GOJU RYU --) 4 X 1086 BEERSE (FUNAKOSHI --) 2 A 1087 GEEL (KC GOJU --) 4 X 1088 GEEL (FKIB -- - Stelen) 3 A 1091 ANTWERPEN (DOJO -- MSC AHLAN) 3 A 1093 KC LE MONDE 3 A 1094 Unity 99 1 A 1095 UCHI KOMI 2 A 1096 Arm Strong Shotokan Karate 1 A X 5 V 25 A 8/17

9 BRABANT # stemmen X: aanwezig V: volmacht A: Afwezig 2001 ST-AGATHA BERCHEM (BUDO --) 2 A 2002 GROOT-BIJGAARDEN (KARATE --) 6 A 2003 GROOT-LEEUW (KIME KC --) 3 A 2005 OPWIJK (SEIEN CHIN --) 3 A 2006 HAACHT (SAMOERAI --) 5 A 2007 LEUVEN (SAMOERAI --) 9 X 2008 BRUSSEL (--S SHOT. K-D CENTRE) 0 X 2012 SCHERPENHEUVEL (KANI UCHI -- vzw) 2 X 2018 OVERIJSE (JKA SHOTOKAN KARATE --) 2 V 2019 ZAVENTEM (JKA SHOTOKAN KARATE --) 2 A 2021 LEUVEN (TSHINTO KARATE --) 2 A 2022 AARSCHOT (TSHINTO --) 1 A 2027 MESSELBROEK (KC --) 4 A 2033 GRIMBERGEN (SHITO KARATE --) 5 X 2036 WOLVERTEM (SHITO IPPON --) 1 A 2040 KARATE ACADEMY ASHI BARAI 1 A 2042 TERNAT (KC --) 3 A 2045 GROOT-LEUVEN (BUNKAI --) 4 A 2046 KC BLANCKE 1 A 2052 TELOS 2 A 2055 LEUVEN (KOENSO --) 4 A 2057 GROOT-KORTENBERG (KARATE --) 4 A 2058 LANDEN (KC --) 3 A 2060 WILSELE (RONIN --) 2 A 2062 BIERBEEK (WADO BLITS --) 2 A 2067 MOORSEL (KARATESCHOOL --) 5 A 2069 HOEGAARDEN (GOJUKAI --) 1 A 2071 HERNE (SHOTOKAN KARATE --) 3 X 2073 ROOSDAAL (IPPON KEN-) 4 X 2074 DIEST (JKA KARATESCHOOL AHIRU --) 1 A 2078 MERCHTEM (KC ENSO --) 2 A 2079 COBRA 3 A 2081 KATANA GOJU KAN 5 A 2082 MOLLEM (KC KEKOMI --) 2 A 2085 ASSE (KC CONTACT --) 1 A 2087 AFFLIGEM (YAMA NOBOLI --) 3 A 2089 BERG (KC --) 2 A 2091 LEUVEN (HARAGEI --) 3 A 2094 BOUTERSEM (GORIN --) 4 A 2096 MACHELEN (KARATE DOJO --) 3 A 2098 DIEST (KARATESCHOOL AHIRU --) 2 A 2099 SCHAFFEN (KARATE MASANO --) 2 A 2100 VILVOORDE (KC DRAGONS --) 3 A 2110 BRUSSEL (--'S SH. ACADEMY SAWADA) 2 A X 9/17 1 V 37 A

10 LIMBURG # stemmen X: aanwezig V: volmacht A: Afwezig 3001 GENK (ASAHI --) 5 V 3002 LOMMEL (GOJU KAI --) 2 A 3003 DIEPENBEEK (JIT-TE --) 5 A 3004 HASSELT (ASAHI --) 2 A 3005 PAAL (HARA-KIYO --) 1 A 3006 LEOPOLDSBURG (KC --) 5 A 3007 NEERPELT (ZIPANGU --) 3 A 3008 KOERSEL (HONBU DOJO --) 3 X 3009 BOCHOLT (GOJU RYU --) 3 A 3011 ST-TRUIDEN - ZOUTLEEUW (TOMODACHI --) 4 V 3012 HASSELT (HONBU DOJO --) 4 A 3017 HAM (SHOTO KARATE --) 4 X 3019 KERMT (KARATE --) 5 A 3021 BERINGEN (SHOTOKAN KC --) 2 A 3025 OVERPELT-HELCHTEREN (KCAR --) 4 A 3027 EKSEL-PEER (KCAR --) 4 A 3028 EIGENBILZEN (BUSHIDO --) 6 X (zonder volmacht) 3032 KAULILLE (RYUSHINKAN-GOJU-RYU --) 3 A 3034 HOESELT (SHINGITAI --) 3 A 3037 HEERS (KC -- DOJO NAKAYAMA) 3 A 3038 KERKHOVEN (KC --) 4 A 3042 HEUSDEN (JKA KARATE -- GANKAKU) 2 A 3043 AS (SHIN-BO J.K.A. --) 3 A 3048 ZONHOVEN (GO NO SEN --) 3 A 3049 HASSELT (FIGHTING KARATE --) 3 V 3053 ZONHOVEN (DOKAN SHOTOKAN --) 3 A 3056 GENDAI SHOTOKAN 3 A 3059 TONGEREN (GOJUKAI --) 3 A 3062 RO HAY 2 X (zonder volmacht) 3063 KC UNITED FRIENDS 4 V 3064 MAASMECHELEN (KARATE DO TARAO --) 0 A 3065 TONGEREN (SEIWAKAI KARATE ACADEMY --) 5 A 3066 LEOPOLDSBURG (K.C. REMZI --) 3 A 3067 TESSENDERLO (GOJU RYU --) 3 X 3068 HASSELT (GOJU-RYU --) 3 A 3069 G-Karate vzw 3 A 3070 NEEROETEREN (GOJU-RYU KARATE --) 1 A X 4 V 28 A 10/17

11 OOST-VLAANDEREN # stemmen X: aanwezig V: volmacht A: Afwezig 4001 GENT (AKIYAMA --) 3 A 4003 GENT (--SE UNIV.KARATE KLUB) 1 X 4004 DAI NIPPON 6 X 4005 SINT-NIKLAAS (SHOTOKAN KC --) 5 V 4007 LEBBEKE (SHITO IPPON --) 4 X 4008 LOKEREN (KC --) 4 V 4009 RENTAN GOSHIN 2 A 4010 GENT (TEKU-KAN --) 1 V 4011 DEINZE (S.K.O.V.S. -- KC) 4 X 4012 KC SINT-NIKLASE 3 X 4013 STEKENE (KENSEI --) 4 A 4016 DENDERMONDE (SHITO RYU KARATE --) 5 X 4018 BERLARE (KUSANKU --) 2 A 4021 OUDENHOVE (KC -- KARATE) 3 A 4022 ST-MARTENS LATEM (NINTAI --) 2 A 4023 MALDEGEM (SAMOURAI --) 3 X 4025 EEKLO (GOSHINKAI --) 5 V 4027 LANDEGEM (KC NO ICHIGO --) 3 X 4029 ZOTTEGEM (SHOTOKAN KC --) 4 V 4031 HAALTERT (-- KC 'KERKSKEN') 1 X 4032 GENT (KC ST.BARBARA COLLEGE --) 2 V 4036 ZELE (SHITO --) 2 V 4039 LOCHRISTI (KENSHIKAN --) 4 A 4043 AALTER (KIME--) 3 X 4044 ASSENEDE (KAZOKU --) 6 V 4047 RYU JIN DO OSAKA 3 X 4048 LAARNE-GENT (OKINAWA KWAI --) 5 X 4050 GAVERE (KC --) 3 X 4051 OUDENAARDE (SAI SEI KAN--) 4 V 4053 LEDE (TAISHO KARATECLUB --) 8 V 4054 SINT-GILLIS WAAS (YUKAN KWAI --) 2 A 4055 SINT-AMANDSBERG (KENSHIKAN --) 4 X 4056 HERZELE (KARATESCHOOL SHOTOKAN --) 3 X 4058 MARIAKERKE (KARATE --) 2 A 4060 OOSTERZELE (TOMODACHI --) 4 V 4064 NINOVE (KC HIRYU --) 5 X 4065 EREMBODEGEM (DEAI --) 5 X 4067 NINOVE (KC KACHI --) 7 A 4070 ZOMERGEM (KURAI DO --) 4 A 4071 GENT (SHITO KAI --) 5 A 4073 MERELBEKE (KENSHIKAN --) 3 X 4074 DE PINTE (TASSEIKAN --) 3 X 4078 AALST (SHIRO-KAN --) 5 A 4079 STEKENE (SEIRYOKU ZENYO --) 2 A 4080 WORTEGEM-PETEGEM (MUSHIN --) 3 A 4081 ERPE-MERE (KARATESCHOOL SHOTOKAN --) 3 V 4082 GENT (ROMA SEIWAKAI GOJU-RYU KC --) 3 V 4084 NOBARA KARATE 3 V 4085 WACHTEBEKE (SHOKU-KAN --) 4 A 4086 SINT-NIKLAAS (SEIRYOKU ZENYO --) 3 A 4087 CHIE ON CHIKARA 3 A 4088 GENT (SHINBU --) 7 X 4089 DORAGON 2 A 4090 LOKEREN (TENKAI --) 3 A 4091 Wachtebeke (Fuji Yama Karate --) 2 A X 14 V 21 A 11/17

12 WEST-VLAANDEREN # stemmen X: aanwezig V: volmacht A: Afwezig 5001 OOSTENDE (BUDO KARATE --) 5 A 5004 OOSTKAMP (DE VALKAART --) 3 X 5012 BRUGGE (KC --) 7 A 5013 WAREGEM (KC --) 4 X 5017 ROESELARE (KC SHOTOKAN --) 3 A 5018 TORHOUT (FUNAKOSHI --) 4 V 5019 KNOKKE (KC --) 4 V 5020 ZWEVEGEM (WAKU-KAN --) 3 A 5022 DEERLIJK (FUDO SHOTOKAN --) 3 V 5028 ANZEGEM (KC -- ) 3 X 5030 ROESELARE (KARATESCHOOL --) 3 A 5031 IEPER (J.K.A. --) 4 V 5034 HEULE (HAJIME --) 4 A 5035 MOORSLEDE (KC --) 4 A 5037 KORTRIJK (-SE KARATE ACADEMIE) 2 X 5039 AVELGEM (KARATE DO --) 3 A 5041 KOKSIJDE (JKA --) 2 A 5042 LENDELEDE (KC --) 3 A 5051 KNOKKE-HEIST (NIPPON KARATE--) 2 A 5053 MIZU NO HO KARATECLUB 1 X 5060 ROESELARE (KC JKA --) 3 X 5061 OOSTENDE (KARATE DOJO --) 1 A 5062 KC TOUKON 3 A 5063 WATASHI KARATE JUTSU 2 A 5064 LANGEMARK (OKANO --) 1 A 5066 ISSHIN KARATE 3 A 5069 DIKSMUIDE (GOJUKAI --) 3 A 5070 STADEN (JKA --) 2 A 5072 RUMBEKE (JKA --) 3 V 5073 BRUGGE (IKKEN HISSATSU --) 2 A 5074 BRUGGE (ERIS-N --) 1 A Totaal aantal leden: 205 2/3 actieve leden: 137 Totaal aantal stemmen: 658 2/3 van de stemmen: 439 Totaal aantal aanwezigheden: 72 Totaal aantal afwezig: 131 Aanwezig zonder volmacht 2 12/17

13 2. Financieel verslag Realisatie 2017: overzicht 13/17

14 Realisatie 2017: kosten Kosten Budget '17 Realisatie '17 Real tov Budg Strat. doelstellingen Administratie Bestuurders / Commissies Verzekeringen Personeel BKF Diverse Uitzonderlijke Arbitrage Kampioenschappen in België Internat. wedstrijden Topsport Realisatie 2017: opbrengsten Opbrengsten Budget '17 Realisatie '17 Real tov Budg Vergunningen / Clubs Subsidies alg. werking Subsidies Topsport Kampioenschappen in België Diverse Uitz (afrek verleden) /17

15 Balans 31 december 2017 AKTIEF PASSIEF Afschrijvingen 5 826,84 Eigen vermogen ,09 Overgedragen Resultaat (9.449, ,23 ) Sociaal passief ( ) Huurwaarborg 5 639,00 Vreemd vermogen > 1 jaar (Leningen) ,00 Vorderingen ,00 Vreemd vermogen <1 jaar ,02 Leveranciers / Nog te ontvangen facturen (51.573,62 ) Voorziening vakantiegeld (14.811,40 ) Financiële rekeningen ,24 Over te dragen kosten 1 394, , ,11 15/17

16 Budget 2018: overzicht 16/17

17 Budget 2018: kosten Kosten Budget '17 Realisatie '17 Budget '18 Bdg 18 / Bdg 17 Strat. doelstellingen Administratie Bestuurders / Commissies Verzekeringen Personeel BKF Diverse Uitzonderlijke Arbitrage Kampioenschappen in België Internat. wedstrijden Topsport Budget 2018: opbrengsten Opbrengsten Budget '17 Realisatie '17 Budget '18 Bdg 18 / Bdg 17 Vergunningen / Clubs Subsidies alg. werking Subsidies Topsport Kampioenschappen in België Diverse Uitz (afrek verleden) Budget 2018: Overzicht Overzicht Budget '17 Realisatie '17 Budget '18 Kosten Opbrengsten Resultaat /17