Project digitaal aanvragen door intermediaire partners

Transcriptie

1 Vlaamse Overheid Afdeling Studietoelagen Project digitaal aanvragen door intermediaire partners School- en academiejaar en Afdeling Studietoelagen MD/SDV Afdeling Studietoelagen MD/SDV 0

2 Voorwoord Het aantal digitale aanvragen voor een school-en/of studietoelage zit in de lift. Alleen al voor het afgelopen school- en academiejaar kreeg de afdeling digitale aanvragen (gezinsdossiers) binnen. In totaal gebeurt nu al 27,4% van de aanvragen digitaal. Vergeleken met het vorige schooljaar betekent dit een stijging van 4,6%. Dit is een goede zaak. De afdeling heeft immers minder werk aan de registratie van een digitale aanvraag zodat een digitale aanvraag ook sneller kan worden verwerkt. De aanvrager weet dan ook sneller of hij in aanmerking komt voor een toelage of niet. Een win-winsituatie dus voor iedereen. Samen met s Omdat een digitale aanvraag gepaard gaat met toch wel wat drempelvrees, zocht de afdeling naar manieren om die drempelvrees weg te nemen. Vooral het gebruik van de e-id en daarmee samenhangend het ingeven van de pincode bleken de grote struikelblokken. Heel herkenbaar trouwens. Daarom lanceerde de afdeling een project waarbij s, de afdeling zelf en ook de Vlaamse Infolijn digitale aanvragen kunnen indienen voor hun cliënten en bezoekers zonder de pincode te moeten ingeven. Na een pilootfase vorig schooljaar , werden alle s uitgenodigd om in te stappen in dit project. Op dit moment nemen 1 op 3 s deel. Ook een aantal steden en gemeenten zijn op de kar gesprongen. De LOP s blijken hier een sterke motor te zijn. De evaluatie in mei 2012 leerde dat de tevredenheid over dit project bij de deelnemende partners hoog is. Ik wil alle deelnemers namens mijn afdeling bedanken voor hun inzet en de constructieve samenwerking. Ik hoop dat we ook in het school-en academiejaar samen via dit project aan de kar blijven trekken om zoveel als mogelijk ouders, leerlingen en studenten het financiële steuntje te geven dat ze nodig hebben. Marleen Deputter Afdelingshoofd Afdeling Studietoelagen Afdeling Studietoelagen MD/SDV 1

3 Pilootproject - aanvraagjaar In het aanvraagjaar waren er 26 organisaties die deelnamen aan het pilootproject van de afdeling Studietoelagen. Hiervan hebben 24 deelnemers zich terug kandidaat gesteld voor het aanvraagjaar De overige instanties hebben tot op heden niet bevestigd of ze terug willen deelnemen aan het project. De deelnemende organisaties kregen voor of tijdens de start van het nieuwe aanvraagjaar hiervoor een specifieke informatiesessie. Deelnemers van het pilootproject: Voor het pilootproject digitaal aanvragen door intermediaire partners werden de centrumsteden Antwerpen, Gent, Hasselt en Leuven uitgenodigd. Ook leden van Welzijnszorg Kempen kregen een uitnodiging. Stad Turnhout bood zich vrijwillig aan om aan dit project deel te nemen. Organisatie Stad (26 deelnemers) Antwerpen Arendonk Balen Dessel Geel Gent Hasselt Herenthout Herselt Heusden-Zolder Hoogstraten Hulshout Kasterlee Laakdal Leuven Lille Meerhout Mol Olen Oud-Turnhout Ravels Retie Vosselaar Westerlo Turnhout Vlaamse Infomobiel Afdeling Studietoelagen MD/SDV 2

4 Deelnemers van het pilootproject op een kaart van Vlaanderen: Afdeling Studietoelagen MD/SDV 3

5 Overzicht ingediende gezinsdossiers per categorie Tijdens het pilootproject zijn er gezinsdossiers door intermediairs ingediend. Het merendeel is ingediend door de afdeling Studietoelagen. Het aandeel van de s, gemeenten en Vlaamse Infomobiel bedraagt 10,2%. Goed voor 338 digitale gezinsdossiers. Categorie organisatie SJ Aandeel Afdeling Studietoelagen ,8% s en gemeenten 198 6,0% Vlaamse Infomobiel 140 4,2% Totaal ,0% Overzicht ingediende gezinsdossiers per organisatie Niet alle deelnemende organisaties hebben tijdens het pilootproject een aanvraag ingediend. Van de intermediaire partners scoorden Vlaamse Infomobiel en Gent het best, met respectievelijk 140 en 40 ingediende gezinsdossiers. De afdeling Studietoelagen nam gezinsdossiers voor hun rekening. Organisatie Aantal gezinsdossiers Aandeel Afdeling Studietoelagen ,8% Vlaamse Infomobiel 140 4,2% Arendonk 24 0,7% Dessel 29 0,9% Geel 18 0,5% Gent 40 1,2% Hasselt 6 0,2% Herenthout 2 0,1% Hoogstraten 2 0,1% Hulshout 15 0,5% Laakdal 2 0,1% Lille 7 0,2% Meerhout 2 0,1% Mol 4 0,1% Olen 14 0,4% Ravels 2 0,1% Vosselaar 20 0,6% Stad Turnhout 11 0,3% Eindtotaal ,0% Afdeling Studietoelagen MD/SDV 4

6 aantallen ingediende DAFI's aantallen bezoekers Overzicht ingediende gezinsdossiers per provincie Het merendeel van de ingediende gezinsdossiers door intermediairs is gebeurd door de afdeling Studietoelagen. Tijdens de bezoekdagen wordt er van elke dossierbehandelaar verwacht om de aanvraag van de burger digitaal in te dienen. De collega s in Antwerpen zetten hierbij het knapste resultaat neer, met maar liefst ingediende gezinsdossiers, goed voor meer dan de helft van de ingediende aanvragen voor hun rekening. Organisatie # GD ingediend intermediairs Aandeel Bezoekers Andere organisaties ,2% Ingediend / bezoekers Provincie Antwerpen ,1% ,8% Hoofdzetel Brussel ,7% ,5% Provincie Limburg 295 8,9% ,9% Provincie Oost-Vlaanderen 222 6,7% ,8% Province Vlaams Brabant 138 4,2% ,5% Provincie West-Vlaanderen 101 3,1% ,4% Totaal ,0% ,6% Ingediende gezinsdossiers DAFI's en overzicht aantallen bezoekers aantallen ingediende DAFI's aantallen bezoekers Afdeling Studietoelagen MD/SDV 5

7 Overzicht aanvraagdossierbeslissingen per organisatie Het merendeel van de ingediende aanvragen door intermediairs zijn goedgekeurd. Goed voor een percentage van 85,4%. Een deel van de aanvragen zijn ook afgekeurd, in beraad gezet of vallen onder een andere aanvraagdossierbeslissing. Organisatie Goedgekeurd (incl herzien) Afgekeurd (incl herzien) Beraad (incl herzien) Andere aanvraagdossierbeslissingen Eindtotaal Afdeling Studietoelagen Arendonk Dessel Geel Gent Hasselt Herenthout Hoogstraten Hulshout Laakdal Lille Meerhout 3 3 Mol 8 8 Olen Ravels 3 3 Vosselaar Stad Turnhout Vlaamse Infomobiel Eindtotaal Overzicht aanvraagdossierbeslissingen 3% 1% 10% Goedgekeurd (incl herzien) Afgekeurd (incl herzien) Beraad (incl herzien) 86% Andere aanvraagdossierbeslissingen Afdeling Studietoelagen MD/SDV 6

8 Tweede jaargang: aanvraagjaar Het aantal intermediaire partners voor het tweede aanvangsjaar is van 24 naar 116 deelnemers gestegen. Momenteel nemen 1 op 3 s deel aan dit project. Ook tijdens het tweede aanvangsjaar werden informatiesessies voor de nieuwe partners voorzien. Deze vormingen vonden plaats in provinciale cellen en voor de provincie Vlaams-Brabant in Brussel. Een overzicht van de deelnemers: Provincie Antwerpen Gemeente/stad Boom Gemeente/stad Brecht Gemeente/stad Turnhout Antwerpen Arendonk Balen Bonheiden Boom Borsbeek Brecht Dessel Duffel Geel Herentals Herenthout Herselt Hoogstraten Hulshout Kontich 38 deelnemers Laakdal Lille Malle Meerhout Merksplas Mol Nijlen Olen Oud-Turnhout Putte Retie Sint-Amands Sint-Katelijne-Waver Vorselaar Vosselaar Westerlo Wommelgem Zandhoven Zoersel Provincie Limburg Gemeente/stad Lummen Bilzen Hasselt Heusden-Zolder Meeuwen-Gruitrode 9 deelnemers Neerpelt Nieuwerkerken Zonhoven Welzijnscampus Peer Afdeling Studietoelagen MD/SDV 7

9 Provincie Oost-Vlaanderen Gemeente/stad Deinze Gemeente/stad Eeklo Gemeente/stad Merelbeke Aalter Assenede Buggenhout De Pinte Deinze Eeklo Erpe-Mere Evergem Gent Laarne Lebbeke Lochristi Lovendegem 32 deelnemers Maldegem Melle Merelbeke Nazareth Nevele Ronse Sint-Gillis-Waas Sint-Laureins Sint-Martens-Latem Sint-Niklaas Stekene Temse Wetteren Zingem Zulte Zwalm Provincie Vlaams-Brabant Begijnendijk Gooik Grimbergen Herent Huldenberg Leuven Londerzeel Lubbeek 15 deelnemers Merchtem Oud-Heverlee Scherpenheuvel- Zichem Sint-Pieters-Leeuw Ternat Tervuren Wemmel Provincie West-Vlaanderen Gemeente/stad Bredene Gemeente/stad Oostende Avelgem Beernem Bredene De Haan Deerlijk Diksmuide Gistel Ichtegem Ieper 22 deelnemers Kortrijk Lendelede Lichtervelde Mesen Moorslede Oostrozebeke Roeselare Tielt Wervik Zedelgem Zwevegem Afdeling Studietoelagen MD/SDV 8

10 Deelnemers tweede aanvangsjaar op een kaart van Vlaanderen: Deze kaart geeft een mooi beeld van de verspreiding over Vlaanderen. In cijfers betekent dit 116 effectieve deelnemers, waarvan merendeel 's, maar ook enkele gemeenten. Afdeling Studietoelagen MD/SDV 9

11 Overzicht ingediende gezinsdossiers per categorie Tijdens het school- en academiejaar zijn er gezinsdossiers ingediend door intermediairs. Goed voor een totaal digitaal aandeel van 9,48%. Het aandeel door de intermediaire partners bedraagt 22,5% (tijdens het pilootproject bedroeg dit nog 10,2%). Maar liefst gezinsdossiers zijn ingediend door externen. Het aandeel van de intermediaire partners, s en gemeenten, is van 6,0% naar 21,0% gestegen. Dit is meer dan een verzesvoudiging van het aantal ingediende gezinsdossiers. Ook de afdeling Studietoelagen kreeg het digitaal aanvragen voor hun bezoekers in de vingers: Het aantal ingediende gezinsdossiers steeg van naar dossiers. Een stijging van gezinsdossiers. Categorie organisatie SJ Aandeel SJ Aandeel Afdeling Studietoelagen ,5% ,8% s en gemeenten ,0% 198 6,0% Vlaamse Infomobiel 89 1,5% 140 4,2% Totaal ,0% ,0% Overzicht ingediende gezinsdossiers per organisatie Organisatie Aantal gezinsdossiers Aandeel Afdeling Studietoelagen ,5% Vlaamse Infomobiel 89 1,5% Antwerpen 38 0,7% Arendonk 40 0,7% Avelgem 38 0,7% Balen 7 0,1% Beernem 8 0,1% Begijnendijk 7 0,1% Bilzen 4 0,1% Bonheiden 10 0,2% Boom & Gemeentebestuur Boom 28 0,5% Brecht 5 0,1% Bredene 18 0,3% Buggenhout 9 0,2% De Pinte 6 0,1% Deinze 49 0,8% Dessel 30 0,5% Diksmuide 16 0,3% Eeklo 16 0,3% Erpe-Mere 1 0,0% Geel 46 0,8% Afdeling Studietoelagen MD/SDV 10

12 Gent 78 1,3% Gistel 9 0,2% Grimbergen 2 0,0% Hasselt 1 0,0% Herent 2 0,0% Herentals 3 0,1% Herenthout 14 0,2% Herselt 8 0,1% Hoogstraten 5 0,1% Huldenberg 5 0,1% Hulshout 24 0,4% Ichtegem 54 0,9% Ieper 20 0,3% Kortrijk 3 0,1% Laakdal 12 0,2% Lebbeke 8 0,1% Lendelede 2 0,0% Leuven 30 0,5% Lille 14 0,2% Lochristi 17 0,3% Londerzeel 3 0,1% Lovendegem 2 0,0% Lubbeek 2 0,0% Meerhout 3 0,1% Meeuwen-Gruitrode 3 0,1% Melle 16 0,3% Mol 11 0,2% Moorslede 9 0,2% Neerpelt 1 0,0% Nieuwerkerken 14 0,2% Nijlen 6 0,1% Olen 22 0,4% Oud-Heverlee 6 0,1% Oud-Turnhout 1 0,0% Putte 16 0,3% Retie 9 0,2% Roeselare 19 0,3% Sint-Gillis-Waas 16 0,3% Sint-Laureins 14 0,2% Sint-Pieters-Leeuw 13 0,2% Stekene 1 0,0% Tervuren 3 0,1% Tielt 90 1,5% Vorselaar 2 0,0% Vosselaar 19 0,3% Wervik 3 0,1% Afdeling Studietoelagen MD/SDV 11

13 Westerlo 4 0,1% Wetteren 17 0,3% Wommelgem 1 0,0% Zandhoven 1 0,0% Zoersel 7 0,1% Zonhoven 4 0,1% Zulte 16 0,3% Zwalm 1 0,0% Zwevegem 3 0,1% Stad Bredene 8 0,1% Stad Deinze 15 0,3% Stad Eeklo 27 0,5% Stad Lummen 12 0,2% Stad Oostende 29 0,5% Stad Turnhout 74 1,3% Stad/ Mesen 8 0,1% Welzijnscampus Peer 7 0,1% Eindtotaal ,0% Top 20 ingediende gezinsdossiers per organisatie Organisatie Aantal gezinsdossiers Aandeel Afdeling Studietoelagen ,5% Tielt 90 1,5% Vlaamse Infomobiel 89 1,5% Gent 78 1,3% Stad Turnhout 74 1,3% Ichtegem 54 0,9% Deinze 49 0,8% Geel 46 0,8% Arendonk 40 0,7% Antwerpen 38 0,7% Avelgem 38 0,7% Dessel 30 0,5% Leuven 30 0,5% Stad Oostende 29 0,5% Boom & Gemeentebestuur Boom 28 0,5% Stad Eeklo 27 0,5% Hulshout 24 0,4% Olen 22 0,4% Ieper 20 0,3% Vosselaar 19 0,3% Totaal ,0% Afdeling Studietoelagen MD/SDV 12

14 Tielt Vlaamse Infomobiel Gent Stad Turnhout Ichtegem Deinze Geel Arendonk Antwerpen Avelgem Dessel Leuven Stad Oostende Boom & Stad Eeklo Hulshout Olen Ieper Vosselaar Roeselare Bredene Wetteren Lochristi Melle Putte Zulte Eeklo Diksmuide Sint-Gillis-Waas Stad Deinze Herenthout Nieuwerkerken Sint-Laureins Lille Sint-Pieters-Leeuw Stad Lummen Laakdal Mol Bonheiden Retie Moorslede Gistel Buggenhout Stad/ Mesen Lebbeke Stad Bredene Beernem Herselt Zoersel Begijnendijk Grafische weergave top 50 van de ingediende gezinsdossiers door intermediaire partners(*) 100 Aantal ingediende gezinsdossiers door intermediaire partners (top 50) Aantallen gezinsdossiers *Opmerking: grafiek opgemaakt zonder de aantallen gezinsdossiers van de afdeling Studietoelagen De voornaamste uitschieters zijn Tielt, Vlaamse Infomobiel, Gent en stad Turnhout. Zij hebben meer dan 70 gezinsdossiers ingediend. Afdeling Studietoelagen MD/SDV 13

15 aantallen ingediende DAFI's aantallen bezoekers Overzicht ingediende gezinsdossiers per provincie De cel Antwerpen doet het al twee jaren op rij heel goed. Zij nemen in het aanvraagjaar maar liefst 40% van alle ingediende gezinsdossiers door intermediairs voor hun rekening. Organisatie # GD ingediend intermediairs Aandeel Bezoekers Andere organisaties ,5% %ingediend / bezoekers Provincie Antwerpen ,0% ,6% Hoofdzetel Brussel ,1% ,8% Provincie Limburg 431 7,4% ,9% Provincie Oost-Vlaanderen 412 7,1% ,0% Province Vlaams Brabant 142 2,4% ,0% Provincie West-Vlaanderen 380 6,5% ,4% Totaal ,0% ,5% Ingediende gezinsdossiers DAFI's en overzicht aantallen bezoekers aantallen ingediende DAFI's aantallen bezoekers Afdeling Studietoelagen MD/SDV 14

16 Overzicht aanvraagdossierbeslissingen per organisatie Het aandeel van de ingediende aanvragen door intermediairs bedraagt 76,8%. De behandeling voor het aanvraagjaar loopt stilaan op zijn einde. Organisatie Goedgekeurd (incl herzien) Afgekeurd (incl herzien) Beraad (incl herzien) Andere aanvraagdossierbeslissingen Eindtotaal Afdeling Studietoelagen Antwerpen Arendonk Avelgem Balen Beernem Begijnendijk Bilzen Bonheiden Boom & Gemeente Brecht Bredene Buggenhout De Pinte Deinze Dessel Diksmuide Eeklo Erpe-Mere 1 1 Geel Gent Gistel Grimbergen 4 4 Hasselt 1 1 Herent 4 4 Herentals 7 7 Herenthout Herselt Hoogstraten Huldenberg Hulshout Ichtegem Ieper Kortrijk 8 8 Laakdal Lebbeke Lendelede 3 3 Leuven Afdeling Studietoelagen MD/SDV 15

17 Lille Lochristi Londerzeel 4 4 Lovendegem Lubbeek Meerhout Meeuwen-Gruitrode 4 4 Melle Mol Moorslede Neerpelt 4 4 Nieuwerkerken Nijlen Olen Oud-Heverlee Oud-Turnhout 1 1 Putte Retie Roeselare Sint-Gillis-Waas Sint-Laureins Sint-Pieters-Leeuw Stekene 3 3 Tervuren Tielt Vorselaar Vosselaar Wervik Westerlo Wetteren Zandhoven 3 3 Zoersel Zonhoven 6 6 Zulte Zwalm 2 2 Zwevegem Stad Bredene Stad Deinze Stad Eeklo Stad Lummen Stad Oostende Stad Turnhout Stad/ Mesen Vlaamse Infomobiel Welzijnscampus Peer Eindtotaal Afdeling Studietoelagen MD/SDV 16

18 Overzicht aanvraagdossierbeslissingen 10% 7% Goedgekeurd (incl herzien) 6% Afgekeurd (incl herzien) Beraad (incl herzien) 77% Andere aanvraagdossierbeslissingen Overzicht aanvraagdossierbeslissingen alle organisaties per provincie In het aanvraagjaar hebben de organisaties gelegen in de provincie Antwerpen de meeste aanvragen ingediend. Hiervan zijn er 582 goedgekeurd. Dit aantal kan nog oplopen aangezien de dossierbehandeling nog niet is afgelopen. Ook provincie Oost-Vlaanderen en West-Vlaanderen scoorden goed. Organisatie Goedgekeurd (incl herzien) Afgekeurd (incl herzien) Beraad (incl herzien) Andere aanvraagdossierbeslissingen Eindtotaal Afdeling Studietoelagen Vlaamse Infomobiel Provincie Antwerpen Provincie Limburg Provincie Oost- Vlaanderen Province Vlaams-Brabant Provincie West- Vlaanderen Eindtotaal Afdeling Studietoelagen MD/SDV 17

19 Grafische weergave aanvraagdossierbeslissingen van alle organisaties per provincie 600 Overzicht aanvraagdossierbeslissingen per provincie Goedgekeurd (incl herzien) Afgekeurd (incl herzien) Beraad (incl herzien) Andere aanvraagdossier-beslissingen Vlaamse Infomobiel Provincie Antwerpen Provincie Limburg Provincie Oost- Vlaanderen Province Vlaams- Brabant Provincie West- Vlaanderen Afdeling Studietoelagen MD/SDV 18

20 Evaluatie digitaal aanvragen school- en studietoelagen door intermediaire partners school- en academiejaar Om de dienstverlening voor het volgende aanvraagjaar te verbeteren, werd er eind mei 2012 een bevraging opgesteld. Deze is ingevuld door 35 organisaties. Het project wordt alvast positief onthaald. In de bevraging werden er 9 negen vragen gesteld: 1. Naam van de organisatie 2. Kreeg u bij de start voldoende toelichting en zo nee, wat had u nog nodig? 3. Had u veel problemen? Kreeg u van ons vlot antwoord? 4. Was het voor burgers of voor u soms moeilijk? Waarom? 5. Kan dit project volgens u nuttig zijn voor andere instanties? Welke? 6. Wat zijn voor u nog steeds drempels om hieraan mee te werken? 7. Wilt u hiermee verdergaan? 8. Heeft u andere opmerkingen of bedenkingen? 9. Globale tevredenheid De resultaten: Afdeling Studietoelagen MD/SDV 19

21 Afdeling Studietoelagen MD/SDV 20