De eerste stappen in uw Klantenruimte

Transcriptie

1 0

2 De eerste stappen in uw Klantenruimte Inhoud 8. Hoe gaat u van start? Uw persoonlijke gegevens Uw Klantenruimte - Home Uw Klantenruimte - Onderneming Mijn organisatie Mijn werknemers Voeg een nieuwe medewerker toe Een medewerker toevoegen Mijn vertegenwoordiger Uw Klantenruimte Kaarten Nieuwe bestelling van kaarten Wie? Hoeveel? Bevestiging Laatste bestellingen Mijn kaarten Een bestelling importeren Selectie van het te downloaden bestand Inhoud van het bestand: Bevestigings Mijn bestelbestand downloaden Boekhoudkundige documenten Mijn facturen FAQ Wat als mijn medewerker zijn kaart verliest? Een van mijn medewerkers wenst een PIN-code te activeren, hoe moet dat? Wat met de couponnen?

3 8. Hoe gaat u van start? Edenred heeft u een gestuurd met uw login en wachtwoord. Hebt u deze niet ontvangen, neem dan contact met onze klantendienst via edenredtools-be@edenred.com - Surf naar - Kies uw profiel - Log in met behulp van uw gebruikersnaam en wachtwoord. Uw gebruikersnaam komt overeen met uw ondernemingsnummer. 2

4 - Als u uw wachtwoord vergeten bent, klik dan op «Wachtwoord vergeten?» en vul uw e- mailadres in. U ontvangt vervolgens een met uw wachtwoord. 3

5 9. Uw persoonlijke gegevens Om uw persoonlijke gegevens te zien en te wijzigen, klikt u op uw naam rechtsboven op het scherm. U kunt uw wachtwoord ook wijzigen. Klik hiervoor op «Wachtwoord wijzigen». Uw wachtwoord moet tenminste een hoofdletter, een kleine letter en een cijfer bevatten. Vul de rubrieken in en klik op «Opslaan». 4

6 10. Uw Klantenruimte - Home U komt standaard op de pagina «Mijn bestellingen van cheques» terecht. Plaatste u onlangs een bestelling, dan verschijnt deze pagina. Merk op dat alle functies van uw Klantenruimte steeds zichtbaar zijn. Het linkerscherm bestaat uit 3 delen: Cheques, Kaarten, Onderneming en Boekhoudkundige documenten. We beginnen met het deel Onderneming. 5

7 11. Uw Klantenruimte - Onderneming 11.1 Mijn organisatie Selecteer in het deel Onderneming het tabblad «Mijn organisatie». Op dit tabblad vindt u de structuur die wij hebben van uw onderneming. U kunt deze wijzigen. Weet dat een correcte structuur absoluut noodzakelijk is om twee redenen: - de levering van kaarten en hun packaging; - de facturatie. Klik op de iconen:,,, om de structuur te wijzigen. De informatie die gelinkt is aan het gekozen icoon, is zichtbaar rechts op het scherm. Er wordt een basisstructuur vermeld. Uw structuur moet bestaan uit tenminste een centrale zetel, een facturatiepunt, een leveringspunt en een verdeelpunt. U kunt er een of meerdere punten aan toevoegen. - Centrale hoofdzetel - Facturatiesite - Leveringssite - Verdeelpunt (dit kan bijvoorbeeld een afdeling zijn, een verdieping ) Klik op «Voeg een nieuwe facturatiesite toe» om een facturatiepunt toe te voegen. Gelieve te noteren dat als u een facturatiepunt toevoegt, u er een verdeel- en leveringspunt moet aan linken. Elke medewerker is steeds gelinkt aan een verdeelpunt. 6

8 11.2 Mijn werknemers Het tabblad «Mijn werknemers» laat u toe om medewerkers toe te voegen, te verwijderen of te wijzigen. Plaatste u al een bestelling van Ticket Restaurant -kaarten, dan verschijnen de voor-en familienamen van de medewerkers voor wie u al een kaart besteld hebt in de lijst van uw medewerkers. Plaatste u nog geen bestelling van Ticket Restaurant -kaarten, dan moet u de lijst van uw medewerkers één per één aanmaken. U kunt ook het Excelbestand opvragen voor de bestelling van kaarten via cardcustomer-be@edenred.com Voeg een nieuwe medewerker toe Klik op «Een nieuwe werknemer toevoegen» om een nieuwe medewerker toe te voegen. Vul vervolgens de gevraagde gegevens in: - Algemene informatie - Adres - Professionele informatie o Identificatienummer: dit betreft het Identificatienummer van de Sociale Zekerheid (INSZ). o het is aangewezen om dit in te vullen zodat uw medewerker de berichten van Edenred ontvangen (o.a. de berichten in verband met het opladen van zijn Ticket Restaurant -cheques). o Telefoonnummer o GSM 7

9 De sterretjes * duiden de verplichte velden aan. Link vervolgens de medewerker aan een verdeelpunt in het vak «Info verdeelpunt» en klik op «Een nieuwe werknemer toevoegen» Een medewerker toevoegen Om een medewerker toe te voegen die al over een Ticket Restaurant -rekeningnummer beschikt, klik op «Een nieuwe werknemer toevoegen». Het venster «een werknemer koppelen» wordt geopend. Vul het Ticket Restaurant -rekeningnummer in van de medewerker die u wenst te linken aan uw onderneming Mijn vertegenwoordiger Via het tabblad «Mijn vertegenwoordiger» kunt u een of meerdere personen van uw onderneming toegang verlenen tot uw klantenruimte. Deze vertegenwoordiger(s) zal (zullen) een ontvangen met een login en een wachtwoord waarmee hij kan (ze kunnen) inloggen op uw Klantenruimte. Weet dat ze hiermee ook beschikken over alle rechten. 8

10 9

11 - Klik op «Een vertegenwoordiger toevoegen» om een nieuwe vertegenwoordiger toe te voegen. Vul alle nodige informatie in en klik op «Opslaan». U kunt een vertegenwoordiger wijzigen, verwijderen of schrappen. Via «Het wachtwoord opnieuw instellen» kunt u automatisch een nieuw wachtwoord toesturen naar de vertegenwoordiger. Ga naar al deze acties via de kolom «Acties» in de lijst van uw vertegenwoordigers. - Om een vertegenwoordiger te wijzigen, klik op. U kunt vervolgens de gegevens van de vertegenwoordiger wijzigen. 10

12 - Om een vertegenwoordiger te verwijderen, klik op en vervolgens op «bevestigen». - Om het wachtwoord te resetten van een vertegenwoordiger, klik op. Er zal een e- mail met een nieuw paswoord naar de vertegenwoordiger worden opgestuurd. - Om een vertegenwoordiger te verwijderen, klik op. De status van een verwijderde vertegenwoordiger wordt aangeduid door middel van een oranje bolletje in de kolom status. Om een vertegenwoordiger te reactiveren, klik op. 11

13 12. Uw Klantenruimte Kaarten 12.1 Nieuwe bestelling van kaarten Om een of meerdere Ticket Restaurant -kaarten te bestellen, klik op het tabblad «Nieuwe bestelling aanmaken», in het vak «Kaarten» Wie? Kies uw leveringswijze: - In bulk via de onderneming; - Individueel op de verblijfplaats van de medewerkers. Kies vervolgens de punten waarvoor u kaarten wenst te bestellen: - Centrale hoofdzetel - Facturatiepunt - Leveringspunt - Verdeelpunt Hoeveel? In het luik «Hoeveel?», kiest u de werknemers voor wie u een kaart wenst te bestellen door de overeenkomstige vierkantjes aan te klikken in de kolom «Inbegrepen». Gelieve te noteren dat als het vierkantje niet verschijnt, dit betekent dat u gekozen hebt voor een individuele levering maar dat het adres van de medewerker niet werd meegedeeld. Klik vervolgens op «Volgende». 12

14 Wens u later een bestelling te vervolledigen, vergeet dan niet te klikken op «Opslaan als ontwerp». Opmerking: De iconen en duiden aan dat de medewerker in kwestie al beschikt over een Ticket Restaurant -kaart. Als u besluit om hem op te nemen in de bestelling, ontvangt hij een tweede kaart Bevestiging In het laatste luik vindt u de samenvatting en de details van uw bestelling. Controleer uw bestelling en klik op «Bestelling verzenden». Indien u later wenst terug te keren naar uw bestelling, sluit dan het scherm. Uw bestelling zal opgeslaan worden als concept. 13

15 12.2 Laatste bestellingen Het scherm «Laatste bestellingen» geeft u een overzicht van de laatste bestellingen die u hebt geplaatst. U vindt er het referentienummer, de datum van de laatste wijziging, de status (concept, in behandeling, behandeld, geannuleerd), de besteller en het totaalbedrag van de bestelling. De laatste kolom «Acties» laat u toe een bestelling te wijzigen of verwijderen. Via deze kolom kunt u ook een reeks kaarten activeren. 14

16 12.3 Mijn kaarten Het tabblad «Mijn kaarten» geeft u een overzicht van uw medewerkers en hun kaarten: naam van de medewerker, nummer van zijn Ticket Restaurant -kaart en de status van de kaart. 15

17 In de kolom «Acties», hebt u de mogelijkheid om een kaart te activeren of op te schorten met behulp van de volgende toetsen: Indien u een kaart opschort, kunt u ze reactiveren met behulp van de toets activeren. 13. Een bestelling importeren Edenred biedt u de mogelijkheid aan uw kaarten en elektronische maaltijdcheques te bestellen via een Excelbestand. Het volstaat om op Een bestelling importeren te klikken. Quality Check is een hulpmiddel dat u een goede formattering van uw bestelbestand verzekert alvorens ze bij ons in te dienen. De welkompagina bestaat uit 2 delen: Met het eerste deel kunt u het na te kijken bestand selecteren. Met het tweede deel krijgt u een aantal nuttige linken zoals het bestelbestand, de gebruikershandleiding, enz.. 16

18 Selectie van het te downloaden bestand Klik op «Browse». Het volgende scherm zal geopend worden : Op deze pagina kunt u ter nazicht het te downloaden bestelbestand van uw kaarten selecteren en/of op te laden elektronische maaltijdcheques. Opgelet: 17

19 Enkel bestanden in Excel-formaat (csv, xls of xlsx) worden gelezen door onze systemen. Elk ander type bestand zal worden geweigerd. Ons systeem kijkt de conformiteit na van het formaat van uw bestelbestand. Zoniet wordt het afdrukken onderbroken Inhoud van het bestand:

20 Na de oplading van uw bestand wordt de inhoud geanalyseerd door ons systeem en verschijnt het resultaat op het scherm. Zoals aangegeven in bovenstaand scherm, kan de inhoud in 6 stukken worden onderverdeeld: 1) Buttons ter controle van de weergave: met deze 2 buttons kunt u de correcte lijnen al dan niet verbergen. Standaard worden enkel de foute lijnen weergegeven behalve indien alle lijnen correct zijn. 2) Gegevenstabel: de tabel bevat de verschillende gegevens van het gedownloadde bestand. De slecht geformatteerde gegevens verschijnen in het rood. Ze kunnen onmiddellijk worden gecorrigeerd en worden direct geherevalueerd. Wanneer een lijn correct is, verschijnt het icoontje in zijn statuus. In het andere geval verschijnt het icoon. Merk op dat er geen controle is op de gevraagde zichtwaarde. In hiernavolgend voorbeeld, is de leveringsdatum niet dezelfde voor alle lijnen. De kolom met de fout verschijnt dus in het rood en verschijnt in kolom «Status». 3) Actiebuttons: De import annuleren: verlaat de pagina met de gegevensvoorstelling, bewaar niets en afficheer de «Welkompagina». De veranderingen annuleren: annuleer alle uitgevoerde gegevensveranderingen. Mijn bestelbestand versturen: deze button is pas actief wanneer uw bestand geen fouten meer bevat. Zo kunt u uw gecorrigeerd bestelbestand naar onze systemen versturen. Let er bij het versturen van uw bestelbestand op dat alle gegevens correct zijn en klik op «Mijn bestelbestand versturen». Vervolledig vervolgens uw gegevens: - uw naam; - uw voornaam; - uw adres; - uw telefoonnummer. Opgelet: Werden de gegevens niet correct ingevuld, dan verschijnt een nieuw bericht dat u de te corrigeren velden aangeeft. Werden de gegevens correct ingevuld, dan verschijnt onderstaand bericht en wordt een bevestigings verstuurd naar het opgegeven adres: 19

21 Opmerkingen: Er werden eveneens bijkomende kwaliteitschecks voorzien bij het versturen van uw bestelling. Om bijv. dubbele bestellingen te vermijden, gaat ons systeem na of we al niet reeds een bestelbestand hebben ontvangen met dezelfde naam, gelinkt aan eenzelfde adres en waarvan de inhoud identiek is. Mocht dit het geval zijn, dan verschijnt er een foutmelding: Lijkt de overgemaakte bestelling sterk op een vorige bestelling (zelfde bestandnaam, zelfde adres maar verschillende inhoud van de bestelling zelfs al vanaf een enkel onderdeel), dan zal de bestelling behandeld worden.: 4) Bibliotheek: nuttige linken: het bestelbestand en de gebruikshandleiding van het bestelbestand. 5) Woordenlijst: TRC= de Ticket Restaurant -kaart TRE = de elektronische Ticket Restaurant 1 = Heer 2 = Mevrouw 6)Samenvatting van de bestelling: het systeem wijst in deze zone de info aan die absoluut noodzakelijk is voor de bestelling: - Aantal bestelde cheques - Aantal bestelde kaarten - Aantal betrokken begunstigden - Totaalbedrag van de zichtwaarde - Gewenste leveringsdatum - Aantal resterende fouten in het bestand 20

22 13.3 Bevestigings Na de verzending van uw bestelling zult u een ontvangen die u de conformiteit en de goede ontvangst bij onze diensten zal bevestigen. Opgelet, deze is geen goedkeuringsbewijs van uw bestelling. Onze medewerkers zullen uw bestelling zo snel mogelijk behandelen. Na goedkeuring ervan zult u een ontvangen ter bevestiging van de goedkeuring van uw bestelling Mijn bestelbestand downloaden Vanaf uw tweede bestelling, hebt u de mogelijkheid om een vooraf ingevuld bestelbestand te downloaden. Bij uw tweede bestelling van kaarten of elektronische maaltijdcheques zult u dus een bestelbestand ter beschikking hebben dat alle informatie bevat van uw medewerkers. Het volstaat om de informatie en de zichtwaarde van elektronische maaltijdcheques aan te passen evenals het aantal te bestellen cheques. Dit vooraf ingevulde bestelbestand is beschikbaar op «mijn bestelbestand downloaden». 21

23 7. Boekhoudkundige documenten 7.1 Mijn facturen De facturen zijn beschikbaar op de schermen "Laatste bestelling kaarten en "Laatste bestellingen van cheques. U hebt de mogelijkheid om alle bestellingen te downloaden via de volgende knoppen: Het tabblad "Boekhoudkundige documenten" geeft u ook een overzicht van alle facturen van uw bestellingen van Ticket Restaurant -kaarten en elektronische maaltijdcheques. U zult de mogelijk hebben om al uw facturen terug te vinden met het facturatienummer, het bestelnummer, het facturatiepunt alsook voor een bepaalde periode. 22

24 8. FAQ 8.1 Wat als mijn medewerker zijn kaart verliest? Hij moet zijn kaart blokkeren. U hoeft niet tussen te komen voor het blokkeren van zijn kaart. De medewerker kaart zijn kaart op twee manieren blokkeren: Via zijn Persoonlijke Webruimte op Door te bellen naar Card Stop op het nummer 070/ Opgelet deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt. Onze Klantendienst zal u automatisch een bestelling voorstellen voor een nieuwe kaart. U ontvangt een om deze bestelling te bevestigen. 8.2 Een van mijn medewerkers wenst een PIN-code te activeren, hoe moet dat? U hoeft niet tussen te komen. Uw medewerker kan zijn PIN-code op 2 manieren activeren: Via zijn Persoonlijke Webruimte op Per telefoon op het nummer 02/ Gelieve te noteren dat deze actie niet ongedaan kan gemaakt worden. Wanneer een PINcode geactiveerd is, kan ze niet gedesactiveerd worden. De PIN-code zal geactiveerd worden vanaf het tweede gebruik van de kaart na activatie van de PIN. 23

25 8.3 Wat met de couponnen? Edenred heeft aan alles gedacht en heeft een systeem ontwikkeld van online couponnen. Hoe gebruik maken van de couponnen? Heel eenvoudig! U hoeft zich enkel gratis in te schrijven op - Klik op «Registreren». - Selecteer de bron «Ticket Restaurant - kaart». - Geef de identificatiecode in die overeenkomt met het nummer dat op de rectozijde van uw kaart genoteerd staat. - Vul uw persoonlijke gegevens aan. - Duid uw hobbies aan. - Duid naar keuze de vakjes aan, «Ik ga akkoord om de nieuwsbrief van Beneficio Club te ontvangen.», «Ik ontvang graag aanbiedingen van de Beneficio Club partners» of «Ik aanvaard de mededelingen op mijn GSM». Om gebruik te maken van elektronische couponnen, moet u uw interessegebieden opgeven en uw akkoord geven. Edenred heeft er voor gekozen om te werken met een keuzemogelijkheid, zoals vereist door de wet. U ontvangt de aanbiedingen van uw keuze enkel indien u Edenred toestemming hebt gegeven voor het toesturen ervan. Indien u een standaard naar uw medewerkers wenst te sturen om hen uit te leggen hoe ze gebruik kunnen maken van exclusieve aanbiedingen en van online couponnen, contacteer dan de Beneficio Club op het volgende adres: beneficio-be@edenred.com Edenred heeft ook een exclusief partnerschap onderhandeld met My Shopi, een mobiele applicatie en een internetpagina, die uitzonderlijke aanbiedingen geven. My Shopi stelt u elke maand kortingen of producten voor die u 100% worden terugbetaald. Om de gebruikers van de Ticket Restaurant - kaart nog meer te bieden, zijn de aanbiedingen exclusief voor hen voorbehouden. Om te genieten van deze aanbiedingen volstaat het om uw Ticket Restaurant -kaart erbij te nemen en u gratis in te schrijven via de mobiele applicatie of op 24