Rekenkamercommissie gemeente Purmerend. Lokaal onderzoek naar de relatie tussen Aandeelhoudende gemeenten en HVC. 7 mei 2014

Transcriptie

1 Rekenkamercommissie gemeente Purmerend Lokaal onderzoek naar de relatie tussen Aandeelhoudende gemeenten en HVC Dit rapport betreft een aanvulling op het gemeenschappelijk onderzoeksrapport in opdracht van de 17 rekenkamer(commissie)s 7 mei 2014 Vastgesteld door de rekenkamercommissie BEZOEKADRES: Waarderweg 33 Kantoor b10, 2031 BN Haarlem POSTADRES: Postbus 2016, 2002 CA Haarlem t , f , e info@iprnormag.nl, i

2 In opdracht van: Rekenkamercommissie gemeente Purmerend Opsteller(s): Drs. ing. P.M.J. de Bruin (Paul), M.F. Boels MSc. (Marten), M. Laan MSc. (Manon) Projectnummer IPR Normag: Aantal pagina s: 29 Status rapportage Datum Toegestuurd naar Concept 17 februari 2014 Rekenkamercommissie gemeente Purmerend Bespreking op 19 februari 2014 Concept 27 februari 2014 Rekenkamercommissie Purmerend voor akkoord. Vastgesteld door de rekenkamercommissie 7 maart 2014 Rekenkamercommissie Purmerend. Ter aanbieding voor wederhoor. Definitief rapport 7 mei 2014 De tekst in deze rapportage is ten opzichte van de vorige versie niet gewijzigd Lokaal rekenkameronderzoek HVC Purmerend - 7 mei /29

3 Verzoek in het kader van het ambtelijk/bestuurlijk wederhoor: IPR Normag heeft van de rekenkamercommissie van gemeente Purmerend een informatieset ontvangen (stukken, gespreksverslagen, et cetera. Zie bijlage 2 bij dit rapport) die vanuit de gemeente Purmerend aan IPR Normag wordt toevertrouwd in het kader van het onderzoek HVC en waar geheimhouding is opgelegd.. Mede op basis van deze stukken heeft IPR Normag de in dit rapport gepresenteerde analyses gemaakt, conclusies getrokken en eventuele aanbevelingen geformuleerd. In het kader van de door u opgelegde geheimhouding is het voorliggende rapport niet openbaar en door IPR Normag onder embargo uitsluitend beschikbaar gesteld aan de rekenkamercommissie en het bestuur van gemeente Purmerend. Deze rapportage wordt door IPR Normag niet eerder vrijgegeven voor verdere verspreiding, dan nadat de rekenkamercommissie en het bestuur van gemeente Purmerend schriftelijk heeft bevestigd dat de gepresenteerde inhoud van deze rapportage niet in strijd is met de door u opgelegde geheimhouding. U kunt eventueel aangeven welke passages in het voorliggende rapport onleesbaar dienen te worden om aan de door u opgelegde geheimhouding te kunnen voldoen Lokaal rekenkameronderzoek HVC Purmerend - 7 mei /29

4 Inhoudsopgave 1 Gemeente Purmerend Inleiding Aanvullende aanbevelingen Purmerend Uitvoering en afbakening van het lokaal onderzoek Hoe werkt het besturingsmodel in Purmerend 8 2 Bevindingen, conclusies en aanbevelingen Normenkader Feitenrelaas besluitvorming tot toetreding HVC Procesafspraken Informatievoorziening Besluitvorming 19 Bijlagen Gesprekspartners Gehanteerde bronnen Normenkader lokaal deel Samenvatting uitkomsten gemeenschappelijk onderzoek Lokaal rekenkameronderzoek HVC Purmerend - 7 mei /29

5

6

7 Indien een gemeente afzonderlijk (en direct) aandeelhouder is, dan wordt de gemeente als aandeelhouder vertegenwoordigd door de wethouder. Indien het aan- deelhouder- schap is belegd bij een Publiek recht Privaat recht gemeenschappelijke regeling, dan vervult het bestuur van de gemeenschappelijke regeling c.q. de voorzitter van het bestuur de rol van aandeelhouder. De volgende activiteiten zijn uitgevoerd: 1. Opstellen normenkader. Dit normenkader en de daaraan verbonden onderzoeksvragen zijn specifiek gericht op de wijze waarop de gemeenteraad haar kaderstellende en controlerende rol kan vervullen. 2. Inventarisatie van relevante documenten en informaties welke uitgewisseld zijn tussen college, raad en ambtelijke organisatie, waarbij wordt toegespitst op de drie casussen. 3. Interviews met de betreffende wethouder(s), ambtelijke ondersteuning en raadsleden en/of vertegenwoordigd de raadsgriffier. 4. De gespreksverslagen van deze interviews worden voor akkoord teruggelegd bij de gesprekspartners. 5. De uitkomsten van het documentenonderzoek en de interviews worden uitgewerkt in een korte en heldere concept rapportage. Daarbij worden het normenkader en de daarin vermelde onderzoeksvragen gevolgd. 6. Het conceptrapport wordt voor ambtelijk en bestuurlijk wederhoor aangeboden. De uitkomsten hiervan worden verwerkt in de rapportage dan wel als bijlage bijgevoegd. Gemeente p Gemeenteraad College van B&W Gemeente q Gemeenteraad College van B&W Algemene vergadering van aandeelhouders Bestuur (directie HVC) Gemeente r Gemeente s Algemeen bestuur Dagelijks bestuur Gemeenschappelijk onderzoek Raad van Commissarissen Vennootschap HVC Lokaal onderzoek In het door IPR Normag uitgevoerde onderzoek staan drie besluitvormingstrajecten in HVC verband centraal. Dit betreft de strategieherijking, bouw van de biovergistingsinstallatie te Middenmeer en participatie in windpark Gemini. Deze besluitvormingstrajecten waren reeds gaande of inmiddels afgerond bij het toetreden van gemeente Purmerend tot HVC per medio juli Daarom heeft de rekenkamercommissie van gemeente Purmerend IPR Normag ver Lokaal rekenkameronderzoek HVC Purmerend - 7 mei /29

8

9

10

11

12 de gemeente. Dit betreft informatie over het profiel en de koers van HVC, de markt waarin wordt geopereerd, het besturingsmodel en de juridische structuur, financiën en risico s. Bij de (financiële) risico s wordt de garantstelling (art. 9 Ballotage overeenkomst) van de gemeente voor de aflossingen en betaling van rente van door HVC aangegane leningen genoemd. Door het extern adviesbureau is een inschatting gemaakt van de huidige en toekomstige financiële positie van HVC, waarbij (onder andere) gekeken is naar de solvabiliteitsratio. De gemeenteraad is vroegtijdig bij de te maken afwegingen betrokken en geïnformeerd over: de achtergronden en motieven voor de heroverweging met betrekking tot het verwerken van het huishoudelijk afval; de alternatieven: blijven bij AEB, toetreden tot HVC, uitbesteden aan de markt; en de relevante criteria waarmee deze alternatieven onderling kunnen worden vergeleken en beoordeeld. De raad heeft voldoende mogelijkheden gekregen en aangegrepen om zich nader te laten informeren door het college dan wel door derden. Voorts heeft de raad ook formeel haar wensen en bedenkingen aan het college kenbaar kunnen maken. Het college heeft deze wensen en bedenkingen goed gemotiveerd meegewogen bij het definitieve besluit. Kanttekening. In de ontvangen en door ons bestudeerde stukken is niet zichtbaar of en in welke mate rekening is gehouden met de volgende (in onze optiek wezenlijke) risico s naast de garantstelling - waardoor: Een eventueel nadelig saldo van baten en lasten (c.q. verlies) van de vennootschap komt ten laste van de aandeelhoudende gemeenten, gemeenschappelijke regelingen en waterschappen. (artikel 7 Ballotage overeenkomst). Het verwerkingstarief dat bij de gemeenten in rekening wordt gebracht (voor het verplicht door HVC laten verwerken van het brandbaar huishoudelijk afval) wordt bepaald door de RvC. De hoogte van dit tarief moet bijdragen aan een financieel haalbare exploitatie. Vanwege deze (financiële) mechanismen dragen gemeenten en waterschappen het financieel en ondernemingsrisico van HVC. Om deze reden een actief aandeelhouderschap van belang. Zie voor een nadere toelichting het gemeenschappelijk onderzoeksrapport Lokaal rekenkameronderzoek HVC Purmerend - 7 mei /29

13

14

15 gesteld aan de wijze waarop de gemeente om dient te gaan met risico s (en de financiering van het mogelijke risico). Waaronder de door het college overgenomen wens van de raad: de garantstellingsprovisie jaarlijks op te nemen in een voorziening garantstelling leningen HVC ter dekking van de risico s voortvloeiend uit de garantstelling. Inmiddels heeft het college gemotiveerd aangegeven dat gelet op het beperkte risico geen voorziening wordt aanhouden. Zie ook vraag 5. De raad wordt op verzoek of initiatief van de wethouder in raads- of commissievergadering - mondeling geïnformeerd door het college over relevante ontwikkelingen in HVC verband. Op basis van de interviews is op te maken dat dit weinig gebeurt. 2. Is de afgesproken rolverdeling tussen raad en college duidelijk? Zijn afspraken op papier gesteld? Afspraken over de rolverdeling tussen raad en college ten aanzien van het aandeelhouderschap zijn duidelijk, maar zijn niet als zodanig op papier gesteld. Het college is bevoegd en verantwoordelijk om het invulling te geven aan het aandeelhouderschap, binnen de (financiële) kaders die daarvoor in de (programma)begroting zijn gesteld. De raad heeft een benoemingsbesluit genomen ten aanzien van de vertegenwoordiging van de gemeente in de AvA van HVC. Daarin is een wethouder gevolmachtigd om namens de gemeente op te treden. Het college neemt per AvA een mandateringsbesluit, waarin het standpunt van de gemeente wordt meegegeven aan de gemandateerde wethouder. Indien de besluitvorming in de AvA daar om vraagt, gaan twee wethouders naar de AvA toe (waarbij echter één gemachtigd is). Dit is één keer voorgekomen bij de bespreking van de eventuele toetreding van HVC in de stadsverwarming Purmerend. 3. Is bij de betrokkenen voldoende duidelijk hoe de gemeenteraad door het college wordt geïnformeerd over het door de RvC gehouden toezicht? Er zijn geen afspraken tussen raad en college ten aanzien van het door de RvC te houden toezicht. 4. Is eenduidig en duidelijk vastgelegd wie namens de gemeente de rol van aandeelhouder van HVC vervult? En zijn de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van deze vertegenwoordigende functionaris eenduidig en duidelijk vastgelegd? Ja, dat is in het benoemingsbesluit geregeld. De bevoegdheden en verantwoordelijkheden zijn in het mandateringsbesluit geregeld, waarin het college een specifiek kader per AvA meegeeft aan de betreffende wethouder Lokaal rekenkameronderzoek HVC Purmerend - 7 mei /29

16 5. Bevat de gemeentelijke jaarrekening - die ter vaststelling aan de raad wordt voorgelegd - een risicoparagraaf waarin de risico's zijn vermeld en toegelicht? Zo niet, is deze risicoparagraaf op andere wijze aan de raad verstrekt (in de vorm van een separate rapportage)? Via de reguliere stukken wordt de raad geïnformeerd over de deelneming in HVC. Deze informatie spitst zich tot op HVC als verbonden partij. Dit betekent dat informatie wordt verstrekt over: o Via de programmabegroting en programmarekening (identieke tekst): Het aantal aandelen en de (nominale en geactiveerde) waarde daarvan (102 aandelen à 45,45 totaal dus 4.636,-). Het te verwachten dividend, met de toevoeging dat er door HVC nog geen dividend wordt uitgekeerd. Gemeente Purmerend staat garant (IPR Normag: voor aflossing, betaling van rente en eventueel boeterente) voor door HVC aangegane leningen voor een bedrag van 22 miljoen. Gemeente Purmerend ontvangt jaarlijks 1% garanstellingsprovisie. Het bedrag is (niet in begroting benoemd) ,-. o Via de programmarekening (paragraaf Algemene dekkingsmiddelen) Vermelding van de omvang van de (tot heden) ontvangen garantstellingsprovisie van ,-. Toelichting dat deze provisie wordt gedoteerd aan een voorziening. Het vormen van een voorziening om mogelijke risico s uit de garantstelling te dekken wordt echter niet noodzakelijk geacht omdat het risico laag wordt ingeschat. De voorziening is in 2012 dan ook ten gunste gebracht van de algemene middelen. (In de reactie van het college op de wensen en bedenkingen van de raad d.d. 11 juli 2011, was eerder besloten om de garantstellingsprovisie op te nemen in een voorziening). In de gemeentelijke jaarrekening zijn de ontwikkelingen bij HVC en de (op dit moment slechte) economische omstandigheden niet benoemd. Niet wordt vermeld dat eventuele verliezen van de onderneming op basis van artikel 7 aan de gemeente worden toegerekend. In 2011 en 2012 is sprake geweest van een negatief exploitatieresultaat. Onder meer vanwege de ontwikkelingen in de afval en energiemarkt waar tarieven onder druk staan. Een financieel tekort zoals in 2011 en 2012 wordt vooralsnog onttrokken aan de (beperkte) reserve van HVC Lokaal rekenkameronderzoek HVC Purmerend - 7 mei /29

17

18 De informatie spitst zich toe op HVC als verbonden partij. Informatie in de gemeentelijke begroting en jaarrekening geeft inzicht in de financiële aspecten en risico s: de hoogte van de garantstelling (niet de kans op voorkomen), de hoogte van de te ontvangen garantstellingsprovisie, eventuele uitkering van dividend en de financiële afwikkeling daarvan (reservering, toevoegen aan algemene middelen, et cetera). Informatie over artikel 7 uit de Ballotageovereenkomst, inzicht in de actuele omvang van de garantstelling (en relatie tot de gehele garantstelling) en mogelijke risico s die de gemeente in het komend jaar kan lopen ontbreken. 2. Is de aan de raad verstrekte informatie tijdig beschikbaar gesteld, zodat de raad deze nog kan meenemen en -wegen bij de betreffende kaderstellende dan wel controlerende taak? De informatie over de gemeentelijke begroting en jaarrekening zijn tijdig beschikbaar voor het uitvoeren van de kaderstellende en controlerende taak van de raad. Voor onderwerpen en/of besluiten die in de eerstvolgende AvA van HVC worden behandeld, en waarover de raad geïnformeerd wordt en eventueel om een zienswijze of bedenkingen wordt gevraagd, is de beschikbare tijd te kort voor een normale behandeling en vervulling van de kaderstellende en controlerende taak. Dit heeft voornamelijk te maken met de termijn van 6 weken waarbinnen de stukken van de eerstvolgende AvA door de gemeente worden ontvangen. Nb. het betreft hier voor Purmerend een mogelijk toekomstige situatie. Een dergelijke situatie heeft zich na de toetreding van Purmerend tot HVC (nog) niet voorgedaan. 3. Biedt de aan de raad verstrekte informatie voldoende inzicht in de gemeentelijke doelstellingen en de wijze waarop en mate waarin het betreffende besluit (casus) dan wel HVC als onderneming, bijdraagt aan het bewerkstelligen van de gemeentelijke doelstellingen? Maakt de door de raad ontvangen informatie inzichtelijk in hoeverre de gestelde gemeentelijke doelen worden gerealiseerd? In de informatievoorziening aan de raad is geen sprake van een structurele terugkoppeling over de beleidsdoelstellingen van de gemeente in relatie tot het aandeelhouderschap in HVC. 4. Ontvangt de gemeenteraad periodiek (een) voortgangsrapportage(s) met betrekking tot het investeringsbesluit (casus) dan wel over de voortgang van HVC in het algemeen? Hebben deze voortgangsrapportages een duidelijke en uniforme structuur zodat deze in de tijd vergelijkbaar zijn? Naast de gemeentelijke jaarrekening en begroting worden geen (periodieke) voortgangsrapportages met betrekking tot het functioneren en presteren van HVC Lokaal rekenkameronderzoek HVC Purmerend - 7 mei /29

19

20 tiatieven (met betrekking tot de casussen)? Zijn beslismomenten rond het investeringsbesluit (c.q. de casus) gedefinieerd? Zo niet, is het gewenst dat de gemeenteraad in de initiatieffase wordt geïnformeerd? Zo ja, op welk moment? Voldoet deze informatie aan de gestelde kwaliteitscriteria? Het college bepaalt haar aandeelhoudersstandpunt met betrekking tot het risicoprofiel, investeringen en koers of strategie. Indien het te nemen AvA-besluit ingrijpende (ook financiële) gevolgen kan hebben, dan dient de raad haar zienswijze te kunnen geven. Tot nog toe zijn er na de toetreding door Purmerend tot HVC volgens de betrokkenen die wij hebben geïnterviewd geen initiatieven geweest die op deze wijze met de raad besproken hoefden te worden. De raad is via de besluitenlijst van het college geïnformeerd over het aandeelhoudersstandpunt dat door de wethouder namens het college in de AvA wordt ingenomen. IPR Normag beoordeelt de besluiten inzake (wijziging van) de financieringsstructuur (waarbij ten aanzien van type 2 projecten) van invloed kunnen zijn op de door de raad gestelde (financiële) kaders. Gemeente Purmerend heeft in 2012 voorgesteld om HVC te laten deelnemen in Stadsverwarming Purmerend met oog op de daar spelende risico's en investeringen. Over dit voorstel is uitgebreid met de raad gesproken, ook op het moment dat het voorstel is teruggetrokken door de gemeente. 2. Op welke wijze is de gemeenteraad bevoegd en betrokken bij het vaststellen van de (jaar)begroting en/of investeringsplan van HVC dan wel de daaruit voortvloeiende verplichtingen voor de gemeente? De raad is niet actief betrokken (geweest) bij het vaststellen van de begroting en het investeringsplan van HVC. Formeel worden begroting en investeringsplan door de directie en RvC van HVC vastgesteld. Het aandeelhoudersstandpunt van Purmerend (waarbij al dan niet de zienswijze, wensen en bedenkingen van de raad is betrokken) wordt door de wethouder in de AvA ingebracht. De Algemene Vergadering besluit (over de meeste besluiten) met volstrekte meerderheid van de uitgebrachte stemmen ( > 50% van de geldige stemmen). De wethouder kan daarom wel verantwoording afleggen over het door hem ingebrachte aandeelhoudersstandpunt ( voor dan wel tegen het besluit), maar niet over het door de AvA genomen besluit. 3. Is de gemeenteraad bevoegd om een kaderstellend besluit te nemen met betrekking tot de (jaar)begroting van HVC? Nee, niet direct bevoegd. In principe zijn de aandeelhouders bevoegd om kaderstellende besluiten te nemen richting de directie van HVC Lokaal rekenkameronderzoek HVC Purmerend - 7 mei /29

21

22 BIJLAGEN 1. Gesprekspartners In het kader van dit lokaal onderzoek heeft IPR Normag de volgende gesprekspartners geïnterviewd: Dhr. R. Helm (wethouder) Dhr. D. Rientjes (concerncontroller) Mevr. J.F. Kamminga (griffier raad) Dhr. B. Meulenberg (raadslid Stadspartij) Dhr. E.C.C. Voorbij (raadslid D66), door omstandigheden verhinderd tijdens het interview op 25 november 2013 Deze gesprekken zijn bijgewoond door mevrouw A. Hiemstra (rekenkamercommissie Purmerend) Lokaal rekenkameronderzoek HVC Purmerend - 7 mei /29

23 2. Gehanteerde bronnen IPR Normag heeft van de rekenkamercommissie van gemeente Purmerend een informatieset ontvangen (stukken, gespreksverslagen, et cetera) die vanuit de gemeente Purmerend aan IPR Normag wordt toevertrouwd in het kader van het onderzoek HVC en waar geheimhouding is opgelegd: Boer&Croon (2010, 25 maart). Huisvuil Centrale Alkmaar Beantwoording van de vragen vanuit ISW-gemeenten met betrekking tot eventuele participatie in de HVC. Onderzoeks-rapportage Boer&Croon (2010, 12 oktober). Vergelijking opties afval ISW-gemeenten, een vergelijking op criteria tussen AEB, HVC en vermarkting. Onderzoekrapportage College van B&W (2011, 26 april). Voorgenomen besluit tot deelneming in de HVC. Brief aan het gemeentebestuur Toekomst afvalverwerking (grof) huishoudelijk afval. Brief aan het gemeentebestuur (2010, 17 november). Wensen en bedenkingen t.a.v. voorgenomen besluit college inzake deelneming HVC. Brief aan het gemeentebestuur (2011, 26 april). Raad van Commissarissen en directie (2012, 6 november). Aankoop van 51% van de aandelen in StadsVerwarming Purmerend. Aan de Algemene Vergadering van aandeelhouders Voorstel voor ondersteuning in de besluitvorming over een eventuele participatie in de Huisvuil Centrale Alkmaar. Offerte Boer & Croon aan Intergemeentelijk Samenwerkingsorgaan Waterland (2010, 25 januari). Reactie op uw wensen en bedenkingen inzake deelneming HVC en het definitief besluit hieromtrent. Brief aan het gemeentebestuur (2011, 12 juli). Bestuursrapportage/begrotingsbijstelling 2012 II. Raadsvoorstel en Ontwerpbesluit (2012, 11 september). Principebesluit omtrent het aangaan van een aandeelhouderschap bij de NV Huisvuilcentrale N-H (HVC). Besluitformulier Burgemeester en Wethouders en Bestuursadvies aan B&W (2010, 11 januari). Toekomstige verwerking (grof) huishoudelijk afval. Besluitformulier Burgemeester en Wethouders en Bestuursadvies aan B&W (2011, 8 juli). Toekomst afvalverwerking (grof) huishoudelijk restafval. Besluitformulier Burgemeester en Wethouders en Bestuursadvies aan B&W (2010, 25 oktober). Op de volgende documenten is geen geheimhouding opgelegd: Gemeente Purmerend (2012, 6 september). Bestuursrapportage / begrotingsbijstelling Gemeente Purmerend (Berap II) Gemeente Purmerend (2012, 14 november). Bestuursrapportage / begrotingsbijstelling Gemeente Purmerend (Berap III) Lokaal rekenkameronderzoek HVC Purmerend - 7 mei /29

24 Gemeente Purmerend (2013, 12 juni). Kadernota Gemeente Purmerend (2013, 27 juni). Programmabegroting Gemeente Purmerend (2013, 27 juni). Programmarekening 2012 Bestuursrapportage 2012 III (2012, 20 november) Lokaal rekenkameronderzoek HVC Purmerend - 7 mei /29

25 3. Normenkader lokaal deel Normenkader met betrekking tot het gemeente-interne proces van het aandeelhouderschap in HVC Thema Norm Nadere uitwerking van vraagstelling 1 Procesafspraken Raad en college hebben duidelijke afspraken gemaakt over de wijze, frequentie en inhoud van de informatie die de raad van het college ontvangt over verbonden partijen c.q. HVC Zijn er afspraken gemaakt over de wijze, frequentie en inhoud van de informatie die de raad van het college ontvangt over HVC aangelegenheden dan wel bestuurlijke besluiten die het risicoprofiel de koers en de strategie van de onderneming beïnvloeden? Er is een duidelijke rolverdeling tussen raad en college op papier gesteld. De gemeente heeft expliciet vastgelegd hoe de gemeenteraad door het college geïnformeerd zal worden over het door de RvC gehouden toezicht. De gemeente wordt als aandeelhouder rechtsgeldig vertegenwoordigd. Is de afgesproken rolverdeling tussen raad en college duidelijk? Zijn afspraken op papier gesteld? Is bij de betrokkenen voldoende duidelijk hoe de gemeenteraad door het college wordt geïnformeerd over het door de RvC gehouden toezicht? Is eenduidig en duidelijk vastgelegd wie namens de gemeente de rol van aandeelhouder van HVC vervult? Zijn de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van deze vertegenwoordigende functionaris eenduidig en duidelijk vastgelegd? 2 Er zijn beslismomenten in de verschillende fasen van het Project gedefinieerd. Initiatief en voorbereidingsfase aangaande HVCaangelegenheden die van invloed (kunnen) zijn op het risicoprofiel, de koers of strategie. Deze onderwerpen en onderzoeksvragen kunnen in algemene zin of per casus Op basis van de actieve informatieplicht is het college van B&W verplicht om uit eigen beweging de raad te informeren Zijn beslismomenten inzake HVC aangelegenhede en besluiten die van invloed zijn op het risicoprofiel, investeringen, koers of strategie gedefinieerd? Zijn deze beslismomenten duidelijk? Wordt en zo ja op welk moment wordt de gemeenteraad geïnformeerd over initiatieven met betrekking tot HVC aangelegenheden/besluiten die van invloed kunnen zijn op het risicoprofiel, de koers of strategie van HVC? Zo niet, is het gewenst dat de gemeenteraad in de initiatieffase wordt geïnformeerd? Zo ja, op welk moment? Voldoet deze informatie aan de gestelde kwaliteitscriteria? (zie onderdeel 5). onderzocht te worden. 3 Besluiten aangaande HVCaangelegenheden De gemeenteraad heeft een kaderstellende rol door het Welke financiële of andere kaders zijn door de raad vastgesteld met die van vaststellen van de gemeentelijke(jaar)begroting. betrekking tot de verbonden partij HVC? invloed (kunnen) zijn op het Op welke wijze is de raad betrokken bij het vaststellen van belangrijke risicoprofiel, de koers of besluiten aangaande het risicoprofiel, investeringen, de koers of de strategie. strategie van HVC? In algemene zin of per casus te onderzoeken. Voor het nemen van een besluit over een investering (casus) is adquate informatie noodzakelijk. Voldoet de vertrekte informatie aan de gestelde kwaliteitscriteria? (zie onderdeel 5) Lokaal rekenkameronderzoek HVC Purmerend - 7 mei /29

26 Normenkader met betrekking tot het gemeente-interne proces van het aandeelhouderschap in HVC Thema Norm Nadere uitwerking van vraagstelling 4 Ontvangt de gemeenteraad periodiek (een) voortgangsrapportage(s) Uitvoeringsfase (c.q. reguliere beheer fase) en evaluatie aangaande HVCaangelegenheden die van invloed (kunnen) zijn op het risicoprofiel, de koers of strategie. Er worden periodiek voortgangsrapportages uitgebracht aan de Raad en de voortgangsrapportages hebben dezelfde structuur en bevatten dezelfde informatie, zodat deze in de tijd vergelijkbaar zijn. De rapportages maken inzichtelijk hoe de voortgang verloopt in vergelijking met het projectplan. met betrekking tot het investeringsbesluit (casus) dan wel over de voortgang van HVC in het algemeen? Hebben deze voortgangsrapportages een duidelijke en uniforme structuur zodat deze in de tijd vergelijkbaar zijn? Maken de rapportages inzichtelijk hoe de voortgang verloopt in vergelijking met het projectplan? Deze onderwerpen en onderzoeksvragen kunnen in algemene zin of per casus onderzocht te worden. De gemeenteraad wordt geïnformeerd over de (actuele) risico's en door de gemeente aangegane verplichtingen. Er is sprake van een risicoparagraaf in de gemeentelijke jaarrekening waarin deze benoemde risico's zijn vermeld en toegelicht. Risico's dienen beheersbaar te zijn door het vooraf bepalen en inwerkingstellen van beheersmaatregelen. 5 Informatievoorziening De informatie dient zodanig ingericht dat de raad zijn kaderstellende en controlerende taak kan vervullen: bondig, overzichtelijk en in begrijpelijke en duidelijke termen gepresenteerd; De timing en frequentie waarin de raad de informatie ontvangt stelt hem in staat indien noodzakelijk tijdig in te grijpen. Ingrijpen en bijsturen met betrekking tot een investeringsbesluit dan wel de onderneming HVC in algemene zin. De informatie die de raad ontvangt maakt inzichtelijk in hoeverre gemeentelijke doelen gerealiseerd worden door de verbonden partij (met betrekking tot de specifieke casus dan wel HVC in het algemeen) Wordt de raad periodiek geïnformeerd over de (actuele) risico's en door de gemeente aangegane verplichtingen? Is de omvang van de garantstelling inzichtelijk, en is deze informatie voldoende actueel? Bevat de gemeentelijke jaarrekening - die ter vaststelling aan de gemeentraad wordt voorgelegd - een risico paragraaf waarin de risico's aangaande HVC zijn vermeld en toegelicht? Voldoend deze informaties aan de gestelde kwaliteitscriteria? (zie onderdeel 5) Blijkt uit de informaties aan de gemeenteraad dat risico's aangaande HVC beheersbaar worden geacht doordat beheersmaatregelen zijn getroffen dan wel voorbereid? Is de aan de raad verstrekte informatie aangaande HVC voldoende duidelijk? Zijn de informaties bondig, overzichtelijk en in begrijpelijke en duidelijke termen gepresenteerd? Is de aan de raad verstrekte informatie tijdig beschikbaar gesteld, zodat raad deze nog kan meenemen en -wegen bij de betreffende kaderstellende dan wel controlerende taak? Biedt de aan de raad verstrekte informatie voldoende inzicht in de gemeentelijke doelstellingen en de wijze waarop en mate waarin het betreffende besluit (casus) dan wel HVC als onderneming, bijdraagt aan het bewerkstelligen van de gemeentelijke doelstellingen? De informatie die de raad ontvangt maakt inzichtelijk in hoeverre gemeentelijke doelen gerealiseerd worden door de verbonden partij Maakt de door de raad ontvangen informatie inzichtelijk in hoeverre de gestelde gemeentelijke doelen worden gerealiseerd? Lokaal rekenkameronderzoek HVC Purmerend - 7 mei /29

27 4. Samenvatting uitkomsten gemeenschappelijk onderzoek Conclusies uit het gemeenschappelijk onderzoek De belangrijkste conclusies uit het gemeenschappelijk onderzoek zijn: Het besturingsmodel functioneert zoals afgesproken en vastgelegd in statuten, overeenkomsten en aanvullende besluiten. HVC is in de afgelopen jaren meer commercieel actief geworden. Dit heeft gevolgen voor het risicoprofiel. In 2002 werd 70% van de verbrandingscapaciteit benut voor het huishoudelijk (rest)afval van de gemeenten. In 2013 is dit nog 45%. De overige 55% moet in de markt bij bedrijven en instellingen worden geacquireerd. Het ondernemingsrisico ligt bij de aandeelhoudende gemeenten. Een financieel tekort bij HVC wordt weliswaar gedekt uit de (beperkte) reserves van HVC, als deze niet volstaan wordt een beroep gedaan op de financiële middelen van de aandeelhoudende gemeenten (vastgelegd in artikel 7 van de Ballotageovereenkomst). De aandeelhouders hebben een garantstelling afgegeven om HVC tegen financieel gunstige voorwaarden leningen af te kunnen laten sluiten (vastgelegd in artikel 9 van de Ballotageovereenkomst) Er is sprake van een disbalans tussen de verplichtingen en risico s verbonden aan het aandeelhouderschap enerzijds en invloed en zeggenschap van de aandeelhouders c.q. gemeenten anderzijds. Gemeenteraden staan op grote afstand van HVC. Dit geldt zowel voor de raden van gemeenten die individueel aandeelhouder zijn, als voor de raden van gemeenten die via een gemeenschappelijke regeling aandeelhouder zijn; De huidige strategie en koers van HVC zijn breder dan de doelomschrijving van de gemeenschappelijke regeling die namens de gemeenten - aandeelhouder van HVC is. De verbreding van het strategisch profiel van HVC van afval naar grondstoffen, energie en duurzaamheid leidt tot discussie, waarbij behoefte bestaat aan een meer actief aandeelhouderschap. De informatieverstrekking aan aandeelhoudende gemeenten is transparant en proactief, maar lijkt het punt van verzadiging bereikt te hebben: meer gegevens leiden niet per definitie tot meer kennis en beter inzicht. De complexiteit van het speelveld en door aandeelhouders aangegane verplichtingen vergen een hoog niveau van kennis en (financiële) competenties van de aandeelhouders en de gemeenteraden Lokaal rekenkameronderzoek HVC Purmerend - 7 mei /29

28 Aandachtspunten voor de raad uit het gemeenschappelijk onderzoek De belangrijkste Aandachtspunten voor de raad uit het gemeenschappelijk onderzoek zijn: Ten aanzien van koers en strategie Verricht een heroriëntatie op het strategisch- en risicoprofiel HVC. Recent hebben HVC en de aandeelhoudende gemeenten een strategisch positioneringsproces doorlopen en afgerond. In deze uitgevoerde heroriëntatie is niet de principiële vraag beantwoord waarom op termijn HVC als overheidsbedrijf nodig is. Aanbevolen wordt om de noodzaak voor het handhaven van een overheidsbedrijf in deze vorm (in relatie tot de marktontwikkelingen, risico s en het aandeel van marktactiviteiten) te heroverwegen. N.b. het college en de raad van Purmerend hebben recent (juli 2011) besloten tot toetreding tot HVC. Daarbij zijn de strategie en het (risico)profiel van HVC ten opzichte van alternatieven op waarde gewogen. Een heroriëntatie op het strategisch en risico profiel lijkt voor gemeente Purmerend dus minder relevant. Voor andere gemeenten geldt dat zij jaren geleden het besluit tot oprichting dan wel deelname in HVC hebben genomen. Ten aanzien van besluitvorming en bevoegdheidsverdeling: Verzoek om duidelijkheid over de werkwijze van het besturingsmodel. Draag er zorg voor dat direct betrokkenen en belanghebbenden (college, raad en ambtelijke adviseurs) adequaat inzicht hebben (en waar nodig krijgen, in het (feitelijk) functioneren van het besturingsmodel van HVC. Stimuleer het delen van kennis voor meer actief aandeelhouderschap. Organiseer voldoende kennis en deskundigheid om adequaat invulling te gegeven aan actief aandeelhouderschap. Vanwege de complexiteit van het speelveld is het wenselijk om de kennis en deskundigheid te delen en benutten. Het is dan wel van belang dat de deelnemende gemeenten een actieve rol kunnen vervullen bij besluitvorming en standpuntbepaling. Ten behoeve van actief aandeelhouderschap wordt aanbevolen om aandeelhouders te groeperen om kennis en expertise met elkaar te delen en verder te ontwikkelen. En daarbij goed gebruik maken van de mogelijkheden van (gezamenlijke of gedeelde) ambtelijke ondersteuning en advisering. Zorg voor voldoende waarborgen van de benodigde competenties bij de vertegenwoordigende aandeelhouder en ambtelijke ondersteuning. Bijvoorbeeld door specialisatie, externe ondersteuning en/of het groeperen van aandeelhouders. Ten aanzien van beleid en risico: Verzoek om een monitorsystematiek waarmee de beleidsrealisatie en onderne Lokaal rekenkameronderzoek HVC Purmerend - 7 mei /29

29 mingsdoelen kunnen worden gevolgd en besproken met de aandeelhoudende gemeenten. Verzoek het bestuur van HVC om middellange en lange termijn prognoses te verstrekken aan de RvC (vanuit hun toezichthoudende rol) ten aanzien van ontwikkelingen in de afval- en energiemarkt. Rekening houdend met positieve en negatieve scenario s en de consequenties hiervan op de financiering, liquiditeit, solvabiliteit en de verwerkingstarieven die aan de gemeenten worden berekend. En informeer de aandeelhouders (vertrouwelijk) hierover. Ten aanzien van informatievoorziening: Stel een informatieprotocol op waarin afspraken worden gemaakt over de onderwerpen en wijze van informatievoorziening richting belanghebbenden (RvC, aandeelhouders, college en raad). Verlang verdere optimalisatie van de informatieverstrekking richting belanghebbenden binnen de gemeentelijke organisatie. Met name op maat gesneden informatie ten behoeve van raad/raadsleden. Dit betreft zowel de reguliere jaarrekening en jaarverslag, als ook informatie met betrekking tot voorstellen voor (nieuwe) investeringen of deelnemingen. Ten aanzien van toezicht: Versterk de toezichthoudende rol van aandeelhouders en ontwikkel een toezichtkader waarbij gemeenten vastleggen op welke wijze zij hun aandeelhoudende rol vervullen richting HVC. Stel dit toezichtkader zo mogelijk gezamenlijk vast. Heroverweeg de wijze van directe benoeming van commissarissen door clusters aandeelhouders en de samenstelling van de RvC. Houdt daarbij rekening met een evenwichtige samenstelling en spreiding van kennis, kritisch en onafhankelijk, (politiek-bestuurlijk) omgevingssensitief, et cetera. Ten aanzien van interventie: Vergroot de invloed van de aandeelhouders op de meer zwaarwegende besluiten van de directie van HVC. Bijvoorbeeld ten aanzien van financiën en financiering, tarieven en bedrijfsstrategie Lokaal rekenkameronderzoek HVC Purmerend - 7 mei /29