REFERENCE CASE. CRM4Commodities geeft Meelunie grenzeloze internationale slagkracht

Transcriptie

1 REFERENCE CASE CRM4Commodities geeft Meelunie grenzeloze internationale slagkracht

2 Sinds de start in 1867 is Meelunie uitgegroeid tot een wereldspeler van formaat. Het concern is als geen ander thuis in de internationale handel in ingrediënten van agrarische oorsprong. Constante kwaliteit, marktkennis en klantfocus zijn van oudsher de bepalende succesfactoren. CRM4Commodities helpt Meelunie - in een tijd van toenemende concurrentiedruk en internationale wet- en regelgeving - voortvarend vooruit. INGRID BEETS Projectleider Meelunie Kwaliteit en de klant staan bij ons centraal, zegt projectleider Ingrid Beets van Meelunie. Dat geldt ook voor Dynamic People en dat is een van de redenen dat ze zo goed bij ons passen. Afspraak is afspraak en ze spreken de taal van commodities. In dit digitale tijdperk kun je niet meer zonder een geïntegreerd ondersteunend systeem dat vraag en aanbod snel samenbrengt en de verschillende processen naadloos op elkaar aan laat sluiten. Kies je dan voor een ERP- of een CRM-oplossing? Bij Meelunie combineren we het beste van beide! In onze sector is een goed CRM pure noodzaak Alleen als je de klant door en door kent, kun je de klant ook optimaal bedienen en snel schakelen. Informatie is cruciaal en die data moet ook makkelijk opvraagbaar en te interpreteren zijn voor en door iedereen die dat aangaat. Je kunt wel alle data ergens hebben opgeslagen, maar als het in verschillende systemen zit en niet met elkaar is gelinkt dan kun je de kennis niet delen. Een quote maken voor onze klanten was binnen ons ERP-systeem omslachtig en de workflow van een quote naar order was moeilijk te volgen. Als trader heb je behoefte aan maximaal inzicht op alle fronten. De communicatie naar buiten toe moest dus efficiënter en beter en daarom hebben we zo n vijf jaar terug de keuze gemaakt voor Microsoft Dynamics CRM. Onze Amerikaanse vestiging start het sales traject nu met een quote in CRM4Commodities, en stuurt dit na voltooien van de approval workflow als contract naar het ERP-systeem DycoTrade Dynamics AX.

3

4 Wij gaan voor flexibiliteit en snel schakelen Van meet af aan was Matthijs van Schaick bij het CRM-project betrokken. Meelunie was al zijn account toen hij nog bij DycoTrade werkzaam was. Een uitstekend ERP-systeem voor commodities, maar zoals elk ERP-pakket niet gebouwd om klantgericht handel te drijven en voor traders dus niet optimaal. Aan financiële en operationele kant voldeed het echter prima en daar hebben we dus op voortgebouwd, waarbij we het nieuwe CRM leidend hebben gemaakt. Ingrid Beets: Middels maatwerk en een interface zorgen we dat het aansluit op de behoefte van de klant en ons eigen management. Veel bedrijfs-kritische processen worden nu afgevangen door het CRM waarbij ze eenvoudig en snel aanpasbaar zijn aan de veranderde markteisen. Denk aan contractgoedkeuring, supply portal en het delen van productspecificaties. Dit had ook in een ERP gekund, maar dan ben je per definitie vijf keer meer tijd kwijt en het is niet lean en mean genoeg voor de toekomst. Alle controles en checks zo vroeg mogelijk in het handelsproces laten plaatvinden Meelunie doet zaken op alle continenten en heeft daardoor te maken met verschillende kostenstructuren, valuta s, tijdzones, certificeringen, documenteisen etc. Dat vraagt om een systeem waarin al die product-, land- en klantspecifieke parameters eenvoudig kunnen worden ingevoerd en dan automatisch op de juiste wijze voor elke deal worden toegepast. Een van de eerste zaken die indertijd is opgetuigd is het quote to order proces waarin deze eisen per contract verschillen. Dat was een tijdrovende controleslag en dat hebben we geautomatiseerd. Het resultaat? Tijdwinst, de kans op fouten is aanzienlijk gereduceerd en veel fouten worden al in een vroeg stadium ontdekt. Zo zijn we stap voor stap de processen doorgelopen en het hele quote to order proces gaat sindsdien een stuk sneller en met minder risico s omdat alles vooraf gecheckt is door het systeem. De in- en externe deals worden niet zoals vroeger alleen binnen het ERP verwerkt, maar nu wordt het hele quote to order proces binnen het CRMsysteem afgehandeld. In 2018 wordt deze werkwijze over alle trade vestigingen geïmplementeerd.

5 SAMPLE REQUEST PROCESS De kracht van CRM4Commodities Vanuit het ERP-systeem worden onze financiële en voorraadtransacties bijgehouden en gerapporteerd, processen die hier los van staan brengen wij onder in CRM4Commodities. Een goed voorbeeld is het sample request process. In het verleden konden wij het resultaat van verstuurde samples moeilijk meetbaar maken. Daarnaast was de controle op opvolging lastig. Na overleg met Dynamic People is er een sample request module ontwikkeld, deze module geeft ons inzicht in de verstuurde batches, houdt leveringsdata bij van derde partijen en triggert onze organisatie wanneer binnen een bepaalde tijd geen opvolging heeft plaatsgevonden. Door de historie die wij opbouwen kunnen wij onze klanten beter bedienen, en laten wij verkoopkansen niet onbenut. Alle internationale afdelingen hebben profijt van CRM4Commodities De financiële afdelingen zijn geholpen doordat deals via de checks binnen CRM zijn gecontroleerd en goedgekeurd vóórdat er een nieuwe transactie tot stand komt in het ERP-systeem. De afdeling operations (rep-offices) heeft nu inzicht in de verschepingen, de planning en de leverstatus want alles is in CRM gelinkt.

6 VESTIGINGEN IN: SINGAPORE SHANGHAI JOHANNESBURG DETROIT MEXICO BUENOS AIRES

7 BUILDING BRIDGES TO DELIVER TAILORED SOLUTIONS Quality & Control is naar een hoger level getild, omdat dit tegenwoordig ook is afgedekt binnen CRM; van de exacte beschrijving van de laatste productspecificaties tot en met de geldigheid van de vereiste certificaten. Achter de schermen is dat alles ingeregeld, zodat het totale tradingproces van offreren tot en met uitleveren en aftersales soepel verloopt. Binnen deze flow is het een nauw samenspel tussen CRM4Commodities en het ERP-systeem. CRM-modules voor Client on Boarding, Quality & Control, Quote to Order en Operations Matthijs van Schaick: We hebben door de jaren heen bij verschillende klanten losse modules ontwikkeld en die kunnen we bij meerdere klanten implementeren. Voor een vaste fee per maand kunnen relaties gebruik maken van CRM4Commodities waarbij uiteraard enkel die onderdelen worden ingezet die voor die specifieke klant van toepassing zijn. Daarnaast ontwikkelen we via maatwerk dat wat men extra wil. Daar profiteren al onze andere klanten weer van mee, want zo wordt het qua functionaliteit een steeds rijker product. Meelunie nu en in de toekomst! De mindset bij Meelunie is in de afgelopen jaren veranderd van alleen ERP-denken naar CRM-ERPdenken. Wanneer er een procesaanpassing gewenst of noodzakelijk is dan wordt er niet zoals voorheen binnen het ERP-systeem, maar eerst aan CRM-kant naar een oplossing gezocht, zegt projectleider Ingrid Beets. Veel processen zijn nu geoptimaliseerd, maar CRM4Commodities wordt steeds belangrijker voor ons doordat er constant functionaliteit aan wordt toegevoegd. In de toekomst voorzie ik een verregaande integratie met derde partijen en nog meer interactie met klanten die we wellicht ook toegang geven tot data in CRM4Commodities. Denk aan voorraden en productspecificaties, zelf de leverstatus kunnen checken, facturen opnieuw opvragen, parallel geattendeerd worden op betalingsstatus en mogelijk zelfs eigen quotes aanmaken. Een betrouwbare sparringpartner Het is prettig schakelen met de mensen van Dynamic People, verklaart Ingrid Beets. De kennis is breed aanwezig, ze spreken onze taal en begrijpen wat wij nodig hebben en komen dan ook snel met tooling die ons concreet vooruit helpt.

8 Gebouw Koningshof Schipluidenlaan HE Amsterdam +31 (0) dynamicpeople.com info@dynamicpeople.com DRIVEN TO TAKE YOU FURTHER 2018