Onderbouwing bepaling short-list pakketsoftware t.b.v. stroom Producten & processen. Deelnemers deelproject en klankbordgroep stroom Automatisering

Transcriptie

1 Onderbouwing bepaling short-list pakketsoftware t.b.v. stroom Producten & processen Aan: CC: Projectteam ZBO Deelnemers deelproject en klankbordgroep stroom Automatisering Van: Datum: 25 mei 2007 Onderwerp: Bepaling short-list pakketsoftware t.b.v. stroom Producten & processen Achtergrond: Volgens planning dient in juni/juli 2007 een keuze gemaakt te worden omtrent het primaire systeem(en) t.b.v. de ZBOHuurcommissie. Binnen de stroom Producten & processen is een traject gaande waarbij het proces rondom geschilbeslechting wordt geoptimaliseerd. Dit vernieuwde optimale proces vereist een geautomatiseerd systeem dat dit proces kan ondersteunen. Naast de mogelijkheid om hiervoor het bestaande systeem (GBS) geschikt te maken, bestaat de mogelijkheid om een standaard softwarepakket hiervoor aan te selecteren. Deze notitie richt zich enkel op het selectietraject van een standaard softwarepakket. In hoeverre GBS geschikt is voor de ondersteuning van het nieuwe proces, is een apart traject en wordt dus niet in deze notitie beschreven. Aanpak: Afgesproken is dat de stroom Automatisering, gezien de werkdruk in de stroom Producten & processen, een zogenaamde long-list van mogelijke pakketleveranciers zou opstellen. Deze longlist is tot stand gekomen middels een uitgebreid onderzoek op internet. Met diverse pakketleveranciers hebben gesprekken plaatsgevonden en is geconstateerd dat zogenaamde CRM software (Customer Relationship Management) v.w.b. procesondersteuning het beste past bij de op dit moment voorziene toekomstige primaire processen binnen de ZBOHuurcommissie. Beoordeling: Aan de hand van een speciaal op automatisering gericht pakket van eisen (zie bijlage 1) zijn de pakketleveranciers beoordeeld door per onderdeel uit het pakket van eisen een score toe te kennen van 0 t/m 5. Tevens zijn, per onderdeel uit het pakket van eisen, wegingsfactoren vastgesteld. De twee beoordelingen zijn gecombineerd en daarna vermenigvuldigd met de wegingsfactoren. Dit heeft uiteindelijk een totaal score opgeleverd (zie bijlage 2). Bepaling short-list en vervolgtraject: Zoals reeds eerder vastgesteld (zie notitie aanpak keuze primair systeem.doc van 13 april j.l.) zal uit een beperkt aantal pakketleveranciers (de zogenaamde short-list) via een proof-of-concept fase een uiteindelijke keuze worden gemaakt. Op basis van de totaal scores komen de volgende drie pakketleveranciers in aanmerking voor deelname aan de proof-of-concept fase: Oracle Nederland met het pakket Oracle CRM SAP Nederland met het pakket SAP CRM Perfectview met het pakket Microsoft Dynamics CRM Bestandsnaam: Notitie bepaling short-list pakket PP V010.doc Pagina 1 van 5

2 Voorstel: Instemmen met bepaling pakketleveranciers t.b.v. de proof-of-concept fase. Bestandsnaam: Notitie bepaling short-list pakket PP V010.doc Pagina 2 van 5

3 BIJLAGE 1 Pakket van eisen stroom automatisering t.b.v. aan te schaffen software Inleiding Uitgangspunt is dat de verschillende stromen binnen het ZBO project in hun eigen pakket van eisen de functionele eisen beschijven. De stroom Automatisering zal enkel eisen/wensen opstellen van voornamelijk technische aard. Eisen/wensen 1 Operating System Het pakket dient te draaien op hetzelfde operating systeem (inclusief versie) als de overige systemen. Dit zal hoogstwaarschijnlijk betekenen dat het pakket moet draaien onder Windows. 2 Openheid Aangezien er diverse interfaces (bv. NAW, salarisgegevens, debiteuren/crediteuren, leges vorderingen) ontwikkeld moeten worden met andere systemen, dient het pakket een open standaard (bv. op basis van XML) te hebben voor communicatie tussen pakketten. 3 Modulaire opbouw De functionele behoefte vanuit de diverse stromen dient door één of meerdere pakketten middels een modulaire opbouw ingevuld te kunnen worden. Hiermee moet het mogelijk zijn om specifieke functionaliteit op termijn relatief makkelijk te vervangen. 4 Installed base/continuiteit De leverancier van het pakket dient een redelijk omvangrijke speler op de Nederlandse markt te zijn met bijvoorkeur aantoonbare positieve ervaringen bij vergelijkbare (in omvang, soort werkzaamheden) organisaties als het SHC. Is er een Escrow regeling beschikbaar ingeval de leverancier failliet gaat?. 5 Service niveau Hoe is de service van de organisatie die het pakket levert?. Is er een helpdesk aanwezig?. Vindt er ondersteuning plaats bij het initieel opzetten van het systeem?. Worden speciale cursussen verzorgd over hoe om te gaan met het pakket? 6 Licentiekosten/prijsstructuur T.b.v. het beperken van de toekomstige vaste kostenstructuur dienen licentiekosten meegenomen te worden bij de selectie. Hoe zit het met kosten voor updates? 7 Mogelijkheid tot digitaliseren/workflow Digitaliseren en het implementeren van workflow principes dienen mogelijk te zijn. Bestandsnaam: Notitie bepaling short-list pakket PP V010.doc Pagina 3 van 5

4 8 Mogelijkheid van gebruik via internet browser Het pakket dient minimaal web based te zijn m.a.w. benaderbaar via een browser (Windows Internet Explorer) zonder dat daar een installatie op de client voor plaats dient te vinden. De mogelijkheid om via internet te kunnen werken met het pakket verdient de voorkeur. 9 Management rapportage V.w.b. management rapportage dient het pakket bijvoorkeur gebruik te kunnen maken van dezelfde rapportage software (incl. versie) als de overige primaire systemen. 10 Maatwerk Aanpassingen in de basis software van het pakket is, uit beheers oogpunt, niet toegestaan. Specifieke aanpassingen t.b.v. de ZBOHuurcommissie zullen bij de inrichting van de software worden gerealiseerd (ingeregeld). 11 Implementatieduur Hoe lang duurt het voordat de software is ingericht/ingeregeld? 12 ASP/Hosting mogelijkheden Biedt de software c.q. de leverancier mogelijkheden om via het ASP/Hosting principe gebruik te maken van software?. Is het in dat geval nog steeds mogelijk om de software in te richten / regelen? 13 Database comptabiliteit Draait de software op meerdere databases zoals Oracle, SQLserver, DB2 etc.? Bestandsnaam: Notitie bepaling short-list pakket PP V010.doc Pagina 4 van 5

5 BIJLAGE 2 Leverancier naam pakket Installed base / continui teit Escro w? Refer Web Serviceniveau enties based Imple ASP/Ho mentatie sting duur Operatin g system Open heid Work flow? Digitali sering? Modulai re opbouw Dbase compata biliteit Inregel Totaal mogelijk (excl. heden kosten) Kosten ond/beh Licentie Totaal kosten / (incl. prijsstru kosten) ctuur Publicbase Publicbase PerfectView MS Dynamics CRM (incl add-ons) Businessbase Businessbase CRM Oracle Siebel CRM on demand Oracle Oracle CRM Covide Covide CRM Groupware (open source) Scope Scope Enterprise Edition Dotweb Dotweb CRM DBS MS Dynamics CRM Efficy Efficy Outdare SugarCRM (open source) Compiere Compiere (open source) Brixdata SugarCRM (open source) SAP MySAP Wegingsfactoren Bestandsnaam: Notitie bepaling short-list pakket PP V010.doc Pagina 5 van 5