OUDERVERENIGING OPEN DEUR ALGEMENE VERGADERING

Transcriptie

1 OUDERVERENIGING OPEN DEUR ALGEMENE VERGADERING Verslag van vergadering 2 10 november 2015 Aanwezig: Tom Behaeghel, Jan Van den Bergh, Dirk Peeters, Sabine Van Hoeydonck, Wendy Samyn, Stefan Vervullens, Annemie Meuris, Davina Arys, Gert Van Segbroeck, Katrien Van de Walle, Thierry Bogemans, Sofie Verhaegen, Heidi Kathleen De Becker, Mick Kros, Christa Jacobs, Sigrid Van Duffel, Peije Van Klooster, Katrien Coen, Johan Van den Broeck, Niki Luyten, Lauren De Haes, Steffie Vermeylen Verontschuldigd: Guy Brys, Patricia Paenen, Geert Vertommen Verslaggever: Wendy Samyn Rondgang van aanwezigen Korte voorstelling van iedereen. Goedkeuring vorig verslag Ok. Evaluatie Brunch 625 eters. Er waren 31 eters minder dan in het recordjaar De kosten zijn idem aan Wegens minder eters is er iets minder winst dan in Winst: 5.601,72. Een stabiele werkgroep helpt echt wel om alles goed georganiseerd te krijgen. Annemie en Davina stoppen met de werkgroep maar er is een nieuwe voltallige werkgroep opgericht tijdens deze editie. Volgende week komt deze werkgroep voor de eerste maal samen om reeds bepaalde zaken af te stemmen: o rondbrengen van uitnodigingen nog nodig?; o kijken of er met meer sponsoring kan gewerkt worden; o materiaal van de gemeente herbekijken; o aantal leveranciers herbekijken; o idee bekijken om een extra shift om 8u30 in te voeren; o takenlijst bekijken (vliegende helpers?). Nieuwe werkgroep: Sigrid Van Duffel (trekker), Niki Luyten (trekker), Sandra Verbist, Kathleen Peeters, Patricia Vonckx, Rozemie Malfait. De inschrijvingen gebeuren altijd online. Vorige jaren volgden Davina en haar man dit op. Aangezien Davina de werkgroep verlaat, moet er gekeken worden voor continuïteit hiervoor, iemand die ICT-matig hier kennis van heeft. Sigrid is het enige effectief lid van de werkgroep en wil dat er duidelijke afspraken gemaakt worden met het bestuur omtrent de Brunch. Verslag Algemene Vergadering 1/7

2 In de differentiatieklas stonden de afwasbakken te hoog. Volgend jaar een lagere tafel voorzien. De voorziene trapjes waren te hoog. Mogelijke oplossing: langere afwassers voorzien. Bedankt aan alle helpers en aan alle leerkrachten die geholpen hebben zaterdag en zondag. Alles is vlot verlopen. De aanwezigen van de vergadering zijn voorstander van een shift om 8u30. Dit is interessant voor gezinnen met jonge kinderen (peuters / kleuters). Voorstel: eventueel aankomstuur als spreiding opgeven: ik kom aan tussen 9u en 9u30 of ik kom aan tussen 9u30 en 10u. Op die manier spreidt men de lange files aan het buffet en daalt de piek om 9u30 maar blijft men het zicht behouden op het aantal inschrijvingen dat uur. Dikke proficiat van Dirk. Alles is heel vlot gegaan. Hij heeft tijdens de brunch heel veel lovende woorden gehoord. Evaluatie Dag van de Leerkracht Taart besteld bij de Kikkerprins in de vorm van een boekentas met een boek ervoor met daarop de 10 geboden van de leerkracht. Kostprijs: 100. Dit was zeker geslaagd en werd geapprecieerd. Financiële stand van zaken Op aanvraag. Stand van zaken van de werkgroepen 1. Brunch: o Zie hierboven. 2. Toneel: o Voor het 30-jarig bestaan zullen er foto s afgespeeld worden van 30 jaar toneel en dit op iedere voorstellingsavond. o Er zijn 680 kaarten op heden verkocht. Vorig jaar zijn er in totaal 740 kaarten verkocht. Verslag Algemene Vergadering 2/7

3 o De takenlijst wordt doorgegeven. o Volgende week woensdag is het generale repetitie om 20u. Iedereen is welkom om te gaan kijken in zaal Forum. Hotdogs worden voorzien. 3. Kalender: o De kalender is vandaag doorgestuurd naar de drukker. o Het concept is ongeveer hetzelfde als vorig jaar: groepsfoto s die ingekleed worden. Wendy heeft dit jaar ook meegeholpen met de bewerking van de foto s (2 maanden). o Jan is zijn taken aan het overdragen naar Katrien wegens zijn voorlaatste jaar in de oudervereniging. o Dit jaar zal er een etiket op de envelop voorzien worden zodanig dat men onmiddellijk ziet dat het de kalender betreft. o De kostprijs van de kalender stijgt van 4 euro naar 5 euro. Dit om de stijgende kosten te kunnen blijven dekken. o Het voorstel komt om de kalenders op woensdag 18/11 in enveloppen te steken. Dit om 19u in het leraarslokaal. Daarna kan er naar de generale repetitie van het toneel gegaan worden. 4. Weekend: o Het weekend gaat door op januari in het BLOSO centrum te Waregem. Dit bevindt zich vlak bij de paardenrenbaan van Waregem Koerse. o De uitnodigingen zijn vorige week doorgestuurd. o Er is een fotozoektocht in de vorm van een stadswandeling. o Zwemmen staat ook terug op het programma. Het is een mooi en recent zwembad met glijbanen. o Inschrijvingen moeten ingediend worden tegen eind november. o Er is plaats voor 65 personen. o Het zijn kamers van 2 of 4 personen. Wat met gezinnen van 5 personen? Kan er een bed bijgeplaatst worden of een matras bijgelegd worden op de kamer? Dit wordt nagevraagd. o Klopt het dat de prijs vanaf 7 jaar gelijk is aan deze van de volwassenen? Stefan kijkt na. 5. Schoolrestaurant: o Ligt nog stil. o mei. 6. Waardje: o De werkgroep wacht op de vraag van school. 7. ICT: o Een maand geleden samen gekomen. o Redelijk wat gedaan gekregen. o Wat moet er nog gebeuren: 5 computers en 8 schermen staan nog te wachten voor installatie. Dit zal gebeuren na het toneel. 8. Leitje: o De werkgroep begint 26 november. 9. Klusjesdienst: o De voorbije weken is men met één ding bezig geweest: het decor van het toneel. Dit is zo goed als af. Verslag Algemene Vergadering 3/7

4 o Het volgende op het programma is de afbraak van het decor de zondag na de laatste toneelvoorstelling (losvijzen en alles terug brengen naar school) /10 verkeer: o De actie Helm op fluo top is terug begonnen. Deze duurt tot aan de krokusvakantie. o Voor de kleuters wordt er niet gewerkt met stickers voor op het kaartje maar zij krijgen op het einde van de actie wel een volle spaarkaart. o Het huldigen van de gemachtigde opzichters (GO s) is ook in voorbereiding. Dit jaar krijgen ze niet alleen tekeningen van de kinderen maar ook een badge met daarop Een GO met een hart. o De hercontrole van de fietsen is ook terug gebeurd. Het is wachten op het resultaat hiervan. Verslag Algemene Vergadering 4/7

5 11. Groendienst: o De blaadjes zijn aan het vallen. o De datum waar Gert zou willen taken uitvoeren: 28/11 en/of 5/12 in de voormiddag. Dirk stuurt een mail naar zijn mailinglijst. o Te doene zaken: de bladeren weghalen, klimop snoeien aan dreef, de haag snoeien. Schoolnieuws 363 leerlingen op heden. De Sportraad heeft de speeltuigen nagekeken en hier en daar aangepast waar nodig. De preventieadviseur is langs geweest vandaag en kon dingen schrappen van zijn lijst. Er is vandaag een brandoefening geweest. De kleuters werden wel op voorhand gewaarschuwd zodat ze hun jas konden aan doen. Het eerste bulletin van Waardje en Voltje is gebeurd: een toon-kijk moment voor de kleuterschool en de lagere school. De kinderen onder elkaar kunnen tijdens dit moment iets tonen aan elkaar, naar dingen van andere kijken (filmpjes, de kleuters hadden grote monstertjes gemaakt, ). Er was heel veel volk van klein tot groot. De rapporten zijn in een nieuw kleedje gegoten. Dit past in het digitaal platform waarmee gewerkt wordt. Proficiat met de brunch. Dirk wenst ons succes met het komend schooltoneel. Bedankt voor de attentie op de dag van de leerkracht. Oprichting VZW De registratie online / elektronische is gebeurd. De rekeningen worden binnenkort overgezet. Aandachtspunt voor iedere werkgroep: bij het opmaken van de uitnodiging moet de juiste naam (vzw) vermeld worden + het logo van de vzw. Zoniet kunnen er problemen opduiken qua aansprakelijkheid indien er iets gebeurd tijdens de activiteit. In dit opzicht dient de uitnodiging van het weekend aangepast te worden en opnieuw doorgestuurd. Varia Waarom lag de basketbalhonk omver? Dirk weet dit ook niet maar heeft aangifte gedaan bij de politie en verzekering. Dit is tijdens de herfstvakantie gebeurd. Leerlingen uit de klas die een andere taal spreken, zijn veel niet in orde als er dingen moeten meegebracht worden naar school. Dit kan soms leiden tot pesterijen en zo. Kan er iets gedaan worden zodat deze personen toch erbij betrokken worden? Kan er iets gedaan worden om de drempel weg te werken? Dirk meldt dat hier reeds aandacht aan besteed wordt: pictogrammen boekje, overleg met OCMW en andere instanties om te kijken hoe hier aan gewerkt kan worden, zelfs reeds gewerkt met tolk. Davina meldt dat iedere school zich gratis kan aansluiten bij Babel tolkdienst en zo een tolk kan krijgen. De school hoeft niet te betalen voor een tolk. Peije zal ook meer info doorgeven aan Dirk omtrent Klapgat. Verslag Algemene Vergadering 5/7

6 Zijn de turnbroekjes van het eerste leerjaar reeds beschikbaar? Deze zijn nog niet voor handen omdat er meerdere leveranciers zijn waarvan de aanbieding nog verder moet bekeken worden. De nieuwe leesmethode van het eerste leerjaar zou gefinancierd worden door eens te gaan tappen bij de fanfare. Klopt dit? Dirk meldt dat dit een voorstel was van de juffen om extra bijkomende materialen voor de leesmethode te kunnen voorzien. Een ander voorstel om geld in te zamelen: kerstroosjes verkopen. Dirk meldt dat we de verkoop in deze periode tot een minimum willen beperken. Er komt nu al zoveel op de ouders af (brunch, schoolfoto s, kalender, toneel, nieuwjaarsbrieven, ) Dirk meldt dat als er iets echt nodig is, dit zal aangekocht worden. De kleuterjuffen vragen of er 3 helpers kunnen komen helpen klaarzetten voor het grootouderfeest en dit in de voormiddag. Katrien Van de Walle, Kathleen De Becker en Sabine Van Hoeydonck geven zich op. Het bestuur werkt opnieuw aan een infoavond. Dit zal in één van de weken voor de paasvakantie doorgaan. Thema: positief opvoeden. Op vraag van het Schoolbestuur zit het bestuur begin december met hen samen en dit om elkaar beter te leren kennen. Dit is vorig jaar ook gebeurd. Indien er iemand een vraag heeft voor hen, geef maar door. Het schoolbestuur is de eindverantwoordelijke van de school. Zij beslissen over alles. Dirk is het uitvoerend orgaan. Morgen is het Wapenstilstand. Vroeger maakte Kristel het bloemstukje. Nu heeft Dirk iets voorzien. Brainstorming Hoe takenlijst beter vol krijgen? Voorstel Mick: minder lijntjes voorzien. De shiften minder lang maken. Nadeel hiervan is dat je op die manier meer volk nodig hebt. Mensen over de drempel halen om te komen helpen door hen persoonlijk aan te spreken. Binnen iedere werkgroep een lijst opstellen van wie er vorige jaren heeft komen helpen en die personen persoonlijk aanspreken, warm maken om terug te komen helpen, De personen die zich opgegeven hebben als helpende hand, effectief aanspreken met de vraag of ze als helpende hand willen helpen voor die specifieke activiteit. Een klas aanspreken naar ouders toe, en met de juf mee als trekker, om als ouderactiviteit deel te nemen aan de takenlijst van een specifieke werkgroep. Dit om elkaar beter te leren kennen, relaties op te bouwen, Bij een mail met versturing van de takenlijst gans de mailgroep in BCC plaatsen zodat men elkaars mailadres niet ziet. Nu gebeurt dit niet en kan het idee ontstaan Er worden zoveel mensen aangesproken. Mijn hulp zullen ze wel niet nodig hebben. Ze hebben er toch genoeg. Ook naar privacy wordt het idee geopperd om de adressen in BCC te plaatsen. Wat vinden de aanwezigen van de vergadering om oud-leden te vragen om te komen helpen? In het verleden is dit blijkbaar eens gebeurd en hier zijn toen negatieve reacties op gekomen. Dit zal echter van persoon tot persoon afhangen. Van bepaalde oud-leden weten we dat we deze sowieso kunnen vragen om te helpen. Jan mag binnen 2 jaar nog steeds gevraagd worden om te komen helpen. Het bestuur zal deze voorstellen bekijken en na Nieuwjaar hierop terugkomen. Verslag Algemene Vergadering 6/7

7 Volgende datums Toneel: november. AV3: donderdag, 21 januari om 20:15. Weekend: januari. 1 ste week maart: infoavond. AV4: donderdag, 14 april om 20:15. Schoolrestaurant: mei. AV5: dinsdag, 7 juni om 20:15. Feestvergadering: vrijdag, 24 juni Alternatief schoolfeest: zondag, 26 juni Proclamatie: woensdag, 29 juni Einde vergadering: 22u11. Actiepunten Wat Wie Tegen Status Bijbestellen bonnetjes voor schoolfeest Jan 06/2016 Te doen Rekeningen overzetten naar de vzw 2 leden ZSM Te doen Bestuur Werkgroep Weekend: Werkgroep ZSM Te doen - Nakijken of er een bed of matras kan bijgeplaatst worden voor gezinnen van 5 personen Weekend - Nakijken of de kostprijs vanaf 7 jaar gelijk is aan deze van de volwassenen Mail versturen om helpende handen te vinden voor groendienst-taken op 28/11 en/of 5/12 in Dirk ZSM Te doen de voormiddag Aandachtspunt voor iedere werkgroep: bij het opmaken van de uitnodiging de juiste naam (vzw) vermelden + het logo van de vzw Informatie omtrent Klapgat doorgeven aan Dirk. Voorstellen bekijken omtrent de brainstorming Hoe takenlijst beter vol krijgen Alle werkgroepen De desbetreffende activiteit Te doen Peije ZSM Te doen Bestuur Volgende AV Te doen Verslag Algemene Vergadering 7/7