OUDERVERENIGING OPEN DEUR ALGEMENE VERGADERING

Transcriptie

1 OUDERVERENIGING OPEN DEUR ALGEMENE VERGADERING Verslag van vergadering 2 8 november 2016 Aanwezig: Wendy Samyn, Tom Behaeghel, Stefan Vervullens, Katrien Van de Walle, Annemie Meuris, Niki Luyten, Christa Jacobs, Thierry Bogemans, Johan Van den Broeck, Gert Van Segbroeck, Dirk Peeters, Patricia Paenen, Kathleen Peeters, Elke Willems, Ilse Bogaerts, juf Els, juf Ellen Verontschuldigd: Jan Van den Bergh, Sabine Van Hoeydonck, Guy Brys, Sofie Verhaegen, Mick Kros, Heidi Kathleen De Becker Verslaggever: Wendy Samyn Goedkeuring vorig verslag Ok. Evaluatie Brunch Dit jaar waren er 782 eters. Vorig jaar waren er 625 eters. Winst dit jaar: euro. Vorig jaar: euro. Dit is een verdubbeling van de winst wegens euro steun die gezocht is. Deze editie was een zeer groot succes. Winst per persoon: 13,53 euro. Dit heeft te maken met steun. De winst per persoon zonder steun is iets lager dan vorig jaar: rond de 8,13 euro dit jaar versus 8,5 euro vorig jaar. Dit is echter geen eerlijke vergelijking want wegens de steun is de affiche gewijzigd en zijn er nieuwe placemats gedrukt. Om de correcte winst per persoon te berekenen zouden de kosten die gemaakt zijn omwille van steun in vermindering moeten gebracht worden. De brunch is vlot verlopen. Er zijn enkele dingen te optimaliseren aan de shiften. Het eten was meer dan voldoende. Minpunten die volgend jaar opgevolgd moeten worden: o probleem met de koffie in de laatste shift (perculator niet opgezet); o de kaas en de confituur waren ook op in de laatste shift. Wel veel croissant en sandwiches over; o De eitjes waren maar net genoeg maar er zijn bijna 200 eieren bijgehaald. In totaal zijn er bijna eieren gegeten. De overschot van de pensen en ballekes en dergelijke, en het tekort van eieren, kaas, confituur heeft vermoedelijk te maken met het feit dat er een shift s morgens vroeg is bijgekomen. Tijdens deze vroege shift wordt er meer ontbijt gegeten en de warme dingen meer tegen de middag. De spreiding is heel goed gelukt. De file aan het buffet was redelijk beperkt. Men heeft slechts 2 keer moeten splitsen en dit bij de 4 de shift. Dit was wel een grote shift van 250 personen waarvan 1 grote groep die samen was. Het is niet gelukt om de klassen te vrijwaren. Dit is gelukt tot het midden van de derde shift. Naarmate je verder in de ochtend komt, blijven de mensen langer zitten. Verslag Algemene Vergadering 1/8

2 Een puntje op het laatste moment waar er bij de werkgroep stress rond was: het bereiken van de mensen via mail een korte tijd voor de brunch is een beetje misgelopen/was verwarrend. Dit jaar heeft men geen uitnodigingen meer in de bus gestoken want men wou zo veel mogelijk via mail versturen. Het was echter niet duidelijk of de mail (via Dirk) verstuurd was of niet en dit omdat de inschrijvingen zo laat binnen kwamen. Het was moeilijk in te schatten of de mensen de mail aangekregen hadden of niet. Dirk verzekert dat de mails verstuurd zijn. Qua postadressen is het niet duidelijk wie nog een uitnodiging moet ontvangen aangezien de kennis er niet meer is wie wie is. Dit zou eens moeten bekeken worden binnen de oudervereniging. De werkgroep Brunch heeft hier in proberen te kuisen. Hun uiteindelijke lijst wordt aan Sabine bezorgd en het bestuur neemt dit verder op zodat er een opgekuiste lijst is die aan andere werkgroepen ook kan doorgegeven worden. Dit schooljaar is er steun gezocht. Over het algemeen is dit vlot gegaan ondanks het feit dat er reactie geweest is over het feit dat de vooropgestelde bedragen te hoog zouden zijn. Maar er is geen probleem geweest om steun te vinden. De steunende bedrijven waren ook tevreden hoe ze tijdens de brunch kenbaar gemaakt zijn. De flow volgend jaar moet ook ietwat herbekeken worden. Het streefdoel is de brunch filevrij te krijgen. Het brunchteam volgend jaar: o Kathleen o Niki o Rosemie o Patricia o Sigrid: twijfelt of ze volgend jaar nog meedoet o Sandra stopt wegens volgend jaar geen kinderen meer op school. Er zijn een aantal mensen die volgend jaar weggaan: o Mick als pannenkoekenbakker: wordt vervangen door Els en Johan. o Tom: baktent: heeft overdracht aan Jan en Peter gedaan. o Sandra heeft overdracht gedaan aan Peter en Jan. o Greet en Anja Fransen zullen volgend jaar nog wel de rijstpap en de cakejes doen, ook al hebben ze geen kindjes meer op school volgend jaar. Ze hebben blijkbaar nog een nichtje op school. De shift voor het klaarzetten van de stoelen zal uitgebreid worden qua aantal personen zodat dit werk minder lang duurt. Qua opkuis kan er tijd gewonnen worden door afwas van binnen naar buiten te brengen. De afwas binnen moet herbekeken worden. Dit is helemaal niet handig nu en de ruimte is te klein. In de kelder liggen er 2 spoelbakken. Misschien kan er daar iets mee ingericht worden binnen of verbeterd worden qua ergonomie? Er wordt gevraagd aan de werkgroep om een kort verslagje van de afgelopen brunch te schrijven voor op de website. Dit zou reeds in orde zijn. Eveneens staan er foto s op de website. Er was een rustige sfeer tijdens de brunch wat leuk is. Voor volgend jaar komt de vraag om de datum te wijzigen. Nu is dit steeds op de eerste zondag van oktober. Het voorstel zou zijn om naar de derde zondag van oktober te gaan (de tweede zondag is het Chiro TD). Dit zou geen probleem zijn. Van school uit een dikke proficiat! Eveneens vanuit de oudervereniging een dikke proficiat! Een resultaat om fier op te zijn! Verslag Algemene Vergadering 2/8

3 Evaluatie Dag van de leerkracht Er is een bloemetje gegeven aan de leerkrachten met dank aan Katrien en Sabine. De leerkrachten vonden dit leuk en heel mooi. Ze danken ons hiervoor. Het was een origineel geschenk. Men vond het ook leuk dat er een foto op de website is geplaatst zodat men dit ook kon volgen. Voorbereiding Toneel Alles begint vorm te krijgen: het stuk, het decor. De klusdienst wordt bedankt voor de hulp met de opbouw van het decor. Dit is heel vlot gegaan. Er wordt gehoopt dat er zondag de 27 ste veel volk is voor de opkuis zodat de afbraak vlug gaat. De wijn is gekozen. De kaas en salami blokjes worden terug grotendeels gesponsord door de Vleesberg. De bloemen voor de tafel worden morgen gekozen. Men was op zoek om iets te geven aan de aanwezigen. Ideeën: een glaasje champagne of dergelijke waar de kaarten uitgedeeld worden. Men wou graag iets op tafel zetten en zo dacht men aan muisjes (snoepjes). Eventueel ook een kat op tafel zetten. Thierry toont een 3D geprint voorbeeld. Normaal is er een vaste ploeg voor het maken van de soep. Sabine en Davina kunnen dit niet meer doen. Annemie kan enkel het tweede weekend. Sofie en Thierry hebben dit op zich genomen voor het eerste weekend. Alle ingrediënten komen van de Colruyt. Ook soepballekes. Voorlopig zijn er 565 kaarten verkocht. Christa heeft naar vorig jaar gekeken: op hetzelfde moment waren er toen 680 kaarten verkocht. Nu zijn er wel minder spelers die bijgevolg minder volk aantrekken. Men panikeert nog niet want er worden nog herinneringen en dergelijke gestuurd. Cadeau spelers: er zullen karikaturen getekend worden. 2 mogelijkheden: 15 of 25 per persoon. Deze beslissing moet nog genomen worden. Er moeten foto s doorgestuurd worden en aan de hand daarvan zullen de tekeningen gemaakt worden. Men wil dit cadeau ook geven aan de regisseur en aan Peter. Voor het 31 e jaar en laatste toneel wou men foto s van over de jaren heen uithangen. De dag erna is het echter lootavond en zou alles moeten afgebroken worden. De werkgroep vraagt na of de panelen opzij gezet kunnen worden. Aan de ronddragers: geen pauzebriefjes aannemen want levert eigenlijk niets op (plateaus geraken niet weg, drank te lang uitgegoten). Aan de toog komt er een blad met erop Geen bediening aan de toog. Generale repetitie: woensdag 16 november om 20u. Na elk stuk wordt er een woordje van dank naar het publiek uitgesproken wegens laatste stuk. Christa zal dit vermoedelijk doen. Verslag Algemene Vergadering 3/8

4 Financiële stand van zaken Te verkrijgen op aanvraag. Stand van zaken van de werkgroepen 1. Brunch: o Zie hierboven. 2. Toneel: o Zie hierboven. 3. Kalender: o De kalender is in druk. Dit jaar bij een andere drukker: Artoos, waar de papa van Arthur Smets werkt. o Deze zal een weekje later klaar zijn dan normaal. o Volgende week donderdag 17/11 zullen de kalenders vermoedelijk ingepakt worden, als deze klaar zijn. Het voorstel komt om dit te doen woensdagavond in zaal Forum vóór de generale repetitie van het toneel. Dit wordt opgenomen met de werkgroep. 4. Weekend: o 27 tem 29 januari. o De uitnodiging wordt morgen of overmorgen doorg d. o We gaan naar Overpelt. Het is geen BLOSO centrum. o Het programma: vrijdagavond op het domein zelf iets met zaklampen; zwemmen zit er bij (SRL zwembad); gps wandeling voor de grote kinderen. De kleine kinderen zullen een schattenwandeling doen. o Inschrijving voor 30 november. In de loop van december moet het definitief cijfer doorgegeven worden. o De activiteit van zaterdagavond is nog in beraad. 5. Infoavond: o Voorstel: Hoe conflicten oplossen. o Sabine zal dit nog opnemen. o Voorstel data: 2 de helft april. o Thierry kent iemand die dit geeft (Alain Noyez). De nodige gegevens zullen bezorgd worden aan Sabine. 6. Schoolrestaurant: o Ligt stil. 7. Waardje & Voltje: o Er zal een seintje gegeven worden wanneer onze hulp nodig is. 8. ICT: o Er is samengekomen op 18/10. Er was een grote opkomst: 6 personen. o Er was een lijstje opgesteld door de leerkrachten. Dit was handig. o Gedane taken: er waren enkele computerproblemen. Het voornaamste is dat de adressen opgebruikt waren. Het probleem is ondertussen opgelost. Het aantallen adressen is tot 190 verhoogt + de duur van deze adressen is van 6 dagen teruggebracht tot 12u; er zijn pc s vervangen; hier en daar in enkele lokalen switchen en dergelijke verstoken of vervangen; Verslag Algemene Vergadering 4/8

5 het noodlokaal is in orde gebracht. Er is daar nu ook netwerk en WIFI. o Er moet ook nog gekeken worden naar het gegevensverbruik op de server. Het is goed mogelijk dat deze moet verzwaard worden. o Een algemene opmerking van leerkrachten: usb sticks werken niet altijd goed. Hieromtrent meldt Thierry dat men de usb poorten vooraan op de pc best niet gebruikt. Het wordt aanbevolen aan de achterkant van de pc een poort te gebruiken. o Thierry dringt erop aan om op te letten met s van ongekende zenders en virussen die daaruit volgen. Klik niet op iets dat je niet kent. Dirk vraagt om dit op een A4 te melden/beschrijven zodat hij dit kan uithangen aan het bord bij ICT in het leraarslokaal. o De vraag wordt gesteld of er hier in school een back up genomen wordt van alle bestanden? Thierry informeert bij Jan. 9. Leitje: o Gaat stilletjes aan van start. Volgende vergadering is gepland eind november. 10. Klusjesdienst: o Men is volop aan het werken aan het toneeldecor. o Dirk heeft een paar dringende dingen wegens de komende doorlichting waaronder bijvoorbeeld de nieuwe schabben verankeren. Eind november een halve dag voorzien zou al veel in orde kunnen brengen. Maandag 28 november is er een vooronderzoek waaruit dan de focuspunten volgen. Dirk neemt dit op met Roel /10 verkeer: o Afgelopen maand was er de fietscontrole. De resultaten zijn nog niet gekend. Dit zal vermoedelijk pas in januari zijn. o Deze maand is er het thema van de gemachtigde opzichters die ze gaan belonen. Leen zal fluo sjerpen maken die ze mogen aandoen. Ze zullen ook uitgenodigd worden in school (cake eten, drankje drinken, kinderen zingen of dansen voor hen). De gemachtigde opzichters vinden dit heel tof. o Actie Helm op, fluo top gaat van start. Dit jaar zijn het dezelfde prijzen als vorig jaar. Indien nieuwe voorstellen mogen die altijd doorgegeven worden aan juf Ellen. Christa dringt erop aan om de kinderen altijd hun fluo hesje aan te doen en dit voor hun eigen veiligheid. 12. Groendienst: o De blaadjes vallen. o Gert zal een mail sturen om een nieuwe datum vast te leggen om blaadjes te harken en dergelijke. Schoolnieuws The one mile a day blijft behouden. Het blijft een goed concept. Op de website kan er blijkbaar een reactie genoteerd worden door de ouders bij dit concept. Men is aan het nakijken wat de haalbaarheid is van een Finse piste en dit op praktisch en financieel gebied. Dank voor de extra info op elk oudercontact en de cupcakes. Dank voor het geschenk van dag van de leerkracht. Proficiat met de brunch. Kunstproject: link zal worden meegedeeld op de website. Het doel is om te verkopen. Maar voor de kinderen is het wel leuk om kunstwerken te kunnen maken. Verslag Algemene Vergadering 5/8

6 Hier en daar zijn er extra dingen hersteld, aangebracht op school waaronder bvb extra folie op de ruiten, De zwaluwnesten zijn verhangen door een externe firma. Zij hebben eveneens nieuwe nesten aangebracht in de hoop dat onze kolonies blijven terugkomen en kunnen blijven worden waargenomen. Vraag: normaal gezien is het wapenstilstand en worden de kinderen opgeroepen om mee te doen. Vroeger maakte er iemand van de OV een bloemstukje dat afgegeven wordt. Vorig jaar heeft juf Annemie dit gemaakt maar zij is nu tijdelijk uitgevallen. Kan iemand anders dit maken/kopen? Katrien zal donderdag een bloemstukje kopen. Resultaten van de ledenwerving tijdens oudercontacten We hebben 7 reacties ontvangen wat goed is. Sommige personen wensen lid te worden, andere willen zich engageren voor een werkgroep. Hoe vond met de voorstelling van de AV? Men vond het een heel goede voorstelling. Was leuk, beter dan vorig jaar. Dit jaar is er geen voorstelling geweest in de tweede en derde graad. Daar is enkel een flyer uitgedeeld. Die leerkrachten vonden het wel jammer dat ze geen cupcake gekregen hebben. Het waren lekkere cupcakes. Kalenderdata Toneel: en november AV3: maandag, 23 januari om 20u Weekend: januari AV4: donderdag, 9 maart om 20u Schoolrestaurant: maart AV5: donderdag, 8 juni om 20u (verkiezingen) Feestelijke afsluiter: vrijdag, 23 juni Schoolfeest (Sportfeest): zondag, 25 juni Proclamatie: woensdag, 28 juni Varia Naar volgend jaar toe: nieuw voorstel ter vervanging van toneel: lootavond. Dit kan tot euro per avond opbrengen. Maar dan moet je er 5 organiseren om dezelfde winst op te leveren als het toneel. Christa heeft vernomen dat dit ook reeds bestaat met plaatjes in plaats van met cijfers, wat meer voor kinderen geschikt is. Het toneeldecor en heel wat materiaal van de brunch staat op school in de garage. Deze wordt volgend jaar afgebroken. Bijgevolg zijn we op zoek naar een nieuwe droge opberglocatie die niet al te ver uit de buurt is. Indien voorstellen, gelieve door te geven aan het bestuur. Misschien eens informeren voor opbergruimte in het oud gemeentehuis? In de oude jongensschool? De vraag komt of er mensen geïnteresseerd zijn om samen te zitten om te brainstormen over een andere activiteit. Dit zal in januari terug opgenomen worden want dan moeten we hier zeker en vast mee van start gaan. De lees-mij zakken zijn in druk. De rugzakken zullen ook in orde komen. Vermoedelijk zullen we vanaf volgende keer een andere leverancier zoeken. Verslag Algemene Vergadering 6/8

7 Vraagje voor de ICT werkgroep: de persoon van de werkgroep schoolrestaurant, die de online inschrijvingen zou programmeren, is om persoonlijke redenen weggevallen. Kan er binnen de werkgroep ICT hiervoor gekeken worden? Mick zal een tweede pannenkoekenbakplaat maken. Streefdoel: tegen schoolfeest. Eventueel tegen weekend? Dan kan die daar getest worden. Alvast ferme dank aan Mick. Grootouderfeest: de aanwezigen krijgen geen drinken meer. Hier zouden blijkbaar reacties op gekomen zijn. Praktisch is dit echter niet mogelijk. De ruimte is er hiervoor niet wegens overgroot succes. Er is ook geen pauze om dit te voorzien. Er is nagedacht om het grootouderfeest eventueel in 2 te splitsen maar dit is ook praktisch niet haalbaar (langere huur van zaal, grootouders die dan 2x moeten komen). Er zal vermoedelijk ook niet meer met een bus rondgegaan worden. Juf Wendy zal hiervan iets zeggen in het begin. Einde vergadering: 22u46 Verslag Algemene Vergadering 7/8

8 Actiepunten Wat Wie Tegen Status Aandachtspunt voor iedere werkgroep: bij Alle De Te doen het opmaken van de uitnodiging de juiste naam (vzw) vermelden + logo van de vzw werkgroepen desbetreffende activiteit Oplijsting maken van de activiteiten en de? Te doen klassen/leerjaren eronder verdelen Nadenken over naam Eindejaarsfeest Allen Mei Te doen Nadenken over nieuwe activiteit ter vervanging van toneel Allen Januari Te doen Verslagje en foto s voorzien voor op website Alle werkgroepen Na iedere activiteit Te doen Adressenlijst bekijken: wie nog uitnodigen, Bestuur Voor Te doen wie niet. schoolrestaurant Nadenken over vervangende opbergruimte Allen Zo snel Te doen garage mogelijk Tweede pannenkoekenbakplaat maken Mick Tegen weekend Te doen Programma omtrent online inschrijven ICT werkgroep of schoolfeest Tegen schoolrestaurant Te doen Verslag Algemene Vergadering 8/8