Wielertoerclub HOUTEN 80

Transcriptie

1 Verslag Algemene Ledenvergadering WTC Houten Aanwezig: 60 leden Kees Keuzenkamp (voorzitter) Elly Kemper (algemeen lid recreanten), Riet van Bijlevelt (algemeen lid recreanten / ondersteuning), Jeroen Piket (algemeen lid toerledenaftredend), Jos Bekker (penningmeester), Jan Berlang (algemeen lid), Erik Beek (nieuwe secretaris en medenotulist), Frank van Ierland (nieuw algemeen lid toerleden)( Maria Slootmaekers (aftredend secretaris en medenotulist) Monika van Ierland, Annemiek van de Rijt, Engelien van Schaijk, Henk van der Kuil, Hennie Willekes, Wim van Esschoten, Theo Vernooij, Leon van Iersel, Harry van Wijk, Simon Plomp, Martin Janmaat, Jan Winkel, Tiemco Bolt, Piet de Boer, Elly de Boer, Michael Baken, Harrie Pol, Hans Schoolderman, Lidy Middelweerd, Gerry Bijsterbosch, Gerda Vernooy, John Schreurs, Ad Nieuwenhuizen, Thea Nieuwenhuizen, Cor van Angelen, Henny Hogervorst, Cathy van Putten, Anneke Poll, Tanneke Brouwer-Popkens, Frank van Ierland, René van Aken, Gert-Jan Wenting, Dennis Odijk, Fred Bleij, Jaap Schuurman, Henk Aanstoot, Rina Roelfs, Bert de Koning, Anton Elberts, Gerard van Mourik, John van Beek, Gerard Mocking, Marcel Diepstraten, Ad Vermeeren, Robert Smit, Hans van der Veen, Paul Veltkamp, Bert Thierry, Andrea van Mil, Jeroen Piket (later Geurt Breukink, Martijn Kamermans) Afwezig met kennisgeving: 19 leden Ton Mulders, Peter Verhallen, Jacco Goes, Ron van Rosmalen, Jurgen van Haperen, Wiebe Bekker, Ans Galema, Carla Muis, Remy Thijssen, Hanneke Wttewaall, Ineke van Wijk, Johan Mulders, Willy Thijssen, Ria Wieman, Bart van Wijngaarden, Sonja Nederpelt, Herman Lagé, Cinta Depondt, Cor Sturkenboom, 1. Opening en welkom Kees opent de vergadering en heet alle aanwezige leden van harte welkom. Ruime opkomst! 2. Mededelingen, ingekomen stukken en schriftelijke rondvragen Mededelingen: geen Ingekomen stukken: ; via groepsmail vanuit het bestuur 2 stukken ter behandeling bij Beleidsplan WTC (=agendapunt 7): 1. Resultaat 2 e brainstormsessie met leden over toekomst club 2. Medegebruik clubhuis door Houtense Skate- en Schaatsvereniging (achtergrondinfo + vragen vanuit HSSV)) Schriftelijke rondvraag: geen 3. Vaststelling verslag van de Algemene Ledenvergadering Redactioneel: geen opmerkingen. Naar aanleiding van de inhoud: (zie clubboekje januari 2016): p. 17: Gert Jan vraag over Bospaden is niet opgenomen in het verslag. Er wordt door de club veel op schelpenpaadjes gereden. Wij als WTC zouden daar eigenlijk niet moeten zijn als er (vooral in de zomer op zondag) andere mensen (ouders met kinderen, ouderen enz. ) lopen/fietsen. De vraag van Gert Jan wordt toegevoegd aan het verslag en inhoudelijk opgepakt door de Toercie. Het verslag van de ALV 2015 is hiermee vastgesteld met dank aan Maria voor de notulen.

2 4. Jaarverslagen 2015 Secretariaat: Toevoegen: Wifi code; staat op het modem/router bij de computer. Toercommissie: geen opmerkingen Recreanten: geen opmerkingen 5. Financieel overzicht 2015, verslag kascommissie 2015 en decharge bestuur 2015 Jos Bekker geeft een heldere presentatie over de balans per 31 december 2015 en de staat van baten en lasten over het boekjaar Tussentijdse vragen nav Staat van lasten en baten: Lasten: algemene en bestuurskosten : Wat is het voordeel van het openen van een 2 e bankrekening? (vraag Gert Jan). Antwoord Jos: sommige leden willen gemaakte kosten liever niet via hun eigen rekening laten lopen. Onderhoud: Wat valt er onder onderhoud? Wat doen wij zelf en wat doet de gemeente? (vraag Gert Jan). Hoofdlijn is dat de gemeente de buitenboel doet en enkele onderdelen van de binnenkant, de rest is voor ons zoals bv het jaarlijkse onderhoud van de cv-ketel. Komt verder terug bij agendapunt Beheer. Er is een positief resultaat van 151,82 over 2015, terwijl inde begroting nog rekening was gehouden met een verlies van 1000vanwege de extra uitgaven voor het lustrumjaar. Algemene vragen: Vraag Ad Vermeeren: Hebben wij wel eens overwogen om over te stappen naar een andere energieleverancier? Antwoord: nog niet. Gaan we als bestuur naar kijken in Is gedacht aan het installeren van zonnepanelen? Antwoord: wel aan gedacht maar omdat het een huurpand van de gemeente is verder niet uitgewerkt. De cijfers over 2015 zijn door de kascommissie (Martin Janmaat, Henk Aanstoot en Jan Winkel) doorgenomen en akkoord bevonden. Toelichting door Jan Winkel: de kascommissie is zeer tevreden over de toelichting van Jos over de financiële stukken. Het ziet er ordentelijk uit. Verslag is gemaakt en advies is goedkeuring te verlenen aan de financiële stukken en het bestuur decharge te verlenen. De voorzitter dankt de kascommissie voor haar controle, waarna de ALV het jaarverslag financiën goedkeurt en het bestuur decharge verleent over het afgelopen boekjaar 2015 Henk Aanstoot stapt na de vaste termijn van 3 jaar op uit de kascommissie. Ron van Rosmalen wordt benoemd door de ALV op de vacante plaats in de kascommissie. 6. Bestuurssamenstelling 2016 Aftredend en niet herkiesbaar is Maria. Erik Beek stelt zich kandidaat als bestuurslid voor de functie van secretaris. Er zijn geen tegenkandidaten. Tussentijds aftredend is Jeroen. Frank van Ierland stelt zich verkiesbaar als bestuurslid voor de bestuursfunctie Algemene Zaken (voorzitter Toercommissie). Er zijn geen tegenkandidaten. Aftredend en herkiesbaar zijn Elly en Riet. Er zijn geen tegenkandidaten. Wel geven zij beide aan dat dit hun laatste periode als bestuurslid wordt. Elly en Riet worden bij algemene goedkeuring en zonder verdere stemming herkozen. Daarmee is de bestuurssamenstelling en het rooster van aftreden voor 2016 als volgt: Rooster van aftreden bestuur WTC Houten 80 per januari 2016: Secretaris Maria Slootmaekers Algemeen lid recreanten Elly Kemper Ondersteunend lid recreanten Riet van Bijlevelt

3 Tussentijds aftredend Algemeen lid (toerleden) Jeroen Piket Voordracht bestuursleden WTC Houten 80 voor 2016: Secretaris Erik Beek Algemeen lid (toerleden) Frank van Ierland Algemeen lid recreanten Elly Kemper Ondersteunend lid recreanten Riet van Bijlevelt Samenstelling bestuur 2016: Jaar van aftreden: Voorzitter Kees Keuzenkamp 2018 Algemeen lid (recreanten)/ Elly Kemper 2019 Vicevoorzitter Secretaris Erik Beek 2019 Penningmeester Jos Bekker 2017 Algemeen lid (toerleden) Frank van Ierland 2018 Ondersteunend lid (recreanten) Riet van Bijlevelt 2019 Algemeen lid (toerleden) Jan Berlang 2017 Jeroen en Maria krijgen beiden een mooie bos bloemen als dank voor hun bijdragen binnen het bestuur. Frank (bestuurslid toerleden) en Erik (secretaris) worden welkom geheten. Pauze 7. Beleidsplan en Activiteitenplan 2016 Bestuur algemeen Het beleidsplan had als hoofdpunten: 1. Geen ledenstop of actieve ledenwerving 2. Aandacht voor nieuwe leden 3. Extra aandacht ondervertegenwoordigde groepen in het ledenbestand 4. Samen maken we alles beter 5. Samen uit, samen thuis, samen houden we het veilig 6. Organisatie van ABC-groepen staat centraal Sterke punten vasthouden: Samen uit, samen thuis principe wordt breed gedeeld Goed georganiseerde, actieve club Sociale samenhang Veel initiatieven binnen en buiten het bestuur / commissies Solide financiële situatie Zwakke(re) punten: Opvang nieuwe leden sluit niet altijd aan bij verwachtingen Ondersteuning eigen initiatieven wordt niet altijd gevonden door nieuwe/jonge leden Informatie over techniek, materiaal, etc. niet centraal aangeboden Zit al in het beleidsplan, aandacht voor de uitvoering Bedreigingen: Vergrijzing, ondanks gestage aanwas nieuwe leden Anonimiteit door grotere vereniging, daardoor: minder kennis van elkaar minder eenvoudig aanspreekbaar vrijwilligers minder eenvoudig te mobiliseren

4 Kansen: Initiatieven van nieuwe/jonge leden Potentieel van tweedekanssporters Steeds meer vrouwen op de fiets Gewenste Acties voor 2016: In de weken voorafgaand aan de ALV zijn er twee avonden geweest om over het oude beleidsplan te praten, één waarvoor de 50 jongste leden waren uitgenodigd en één waarvoor alle leden waren uitgenodigd. De voorzitter vat de uitkomsten samen. Veel kan behouden blijven, bv. samen uit, samen thuis. Er is behoefte aan meer jonge leden, vooral vrouwen, bij de toerleden en meer mannelijke leden bij de recreanten. De club moet hiervoor meer en actiever naar buiten treden in de lokale pers bij activiteiten. Dit is een bijstelling van punt 1 van het beleidsplan. De voorzitter vraagt of er leden zijn die een initiatief voor het werven van meer vrouwen willen trekken. Die zijn er niet. Er is door de jongere leden aangegeven dat meer gebruik gemaakt zou moeten worden van zgn. social media. De club heeft een facebook pagina maar deze is wat stoffig. Er zijn binnen de club al meerdere WhatsApp groepen ontstaan. Het nadeel daaraan is dat deze niet vrij toegankelijk zijn. Het Forum wordt door sommigen als oubollig gezien maar is wel toegankelijk voor alle leden. De commissie Mediabeleid zal onderzoeken of het mogelijk en wenselijk is het Forum en bepaalde social media te integreren. Basis blijft de WTC website. Samengevat: Beleidsplan op hoofdlijnen ongewijzigd laten, diverse acties van commissies en bestuur op uitvoering plan Actieve(re) ledenwerving door publiciteit over bepaalde activiteiten Extra aandacht voor startende vrouwelijke fietsers: kan alleen goed als project, maar niemand wil dit nu oppakken, dus wordt niet uitgevoerd in Meer nadruk op stimuleren en ondersteunen eigen initiatief: Praktische informatie over organisatie ritten op website Inzet van nieuwe media, aanvullend op website en clubblad Reacties vanuit de ALV naar aanleiding van bovengenoemde beleidsplannen : Reacties vanuit de ALV naar aanleiding van bovengenoemde beleidsplannen : Gert Jan Wenting: Klachten over opvang nieuwe leden: komen de klachten van oude leden of nieuwe leden. Kees: Komt van enkele nieuwe(re) leden. Toercommissie zal hier verder aandacht aan besteden Fred Bleij: Waarom geen Facebook voor WTC? Antwoord: dat hebben we, maar er gebeurt weinig mee. De commissie media zal hier verder naar kijken Gert Jan Wenting: Wat met Whattsapp groepen? Die zijn lastig toegankelijk. Forum algemeen toegankelijk. De kunst wordt om de whattsapp groepen op een of andere manier te koppelen aan het Forum. De voorzitter roept jongeren op om toe te treden tot de commissie media. Bert de Koning: anonimiteit verenigingsleden. Het mogelijk maken voor nieuwe leden om zich digitaal voor te stellen. Zal worden opgepakt door de commissie media. Henri Sturkenboom: Is er overleg met andere voorzitters van sportclubs? Voorzitter: jawel bij de regiobijeenkomsten van de NTFU. Harrie Pol: wanneer is een rit een clubrit en wanneer iets particuliers? Alleen ABC ritten op di- do-zo zijn verantwoordelijkheid bestuur. Andere ritten niet. Bij gevaarlijke activiteiten of activiteiten die de goede naam van de vereniging in gevaar brengen zullen de betreffende leden worden aangesproken. Hennie Hogervorst: Positief punt: financieel gezonde vereniging. Het voorstel tot medegebruik clubhuis door HSSV voor de duur van 1 jaar wordt toegelicht en besproken. De Houtense Skate- en Schaats Vereniging (HSSV) heeft gevraagd of het mogelijk zou zijn dat HSSV gebruik maakt van het clubhuis van WTC 80.. Meerdere leden geven aan zorgen het hebben over een degelijk medegebruik en dringen aan op goede afspraken hierover. Daarnaast is er vrees voor

5 precedentwerking als andere sportverenigingen hier ok om zouden vragen. Bovendien is niet zeker of de door het bestuur aangegeven mogelijke voordelen in de relatie met de gemeente zich ok zullen realiseren. Enkele andere leden geven aan dit een positieve ontwikkeling te vinden. De recreanten zijn in het verleden op dezelfde wijze onderdeel van de vereniging geworden. En bij het betrekken van het nieuwe clubhuis is hier ook over gesproken. Toen was het nog te vroeg, maar nu lijkt het een goed moment te zijn dit te proberen. Het bestuur wil van de ALV een mandaat om met HSSV in gesprek te gaan en voor een proefperiode van een jaar afspraken over medegebruik maken. Op de ALV van 2017 zullen de afspraken worden geëvalueerd en zal beslist worden of WTC 80 wel of niet doorgaat met het samenlevingscontract. De leden geven aan deze afspraken te willen zien voordat deze definitief worden. Een deel van de leden wil hiervoor een extra ALV, een ander deel vind het voldoende als het bestuur hiervoor een informatieavond houdt en daarna zelf besluit. Ten eerste wordt ter stemming gebracht of het Bestuur de gesprekken met HSSV kan starten. Een ruime meerderheid is voor. Ten tweede wordt ter stemming gebracht of een extra ALV nodig is om de conceptafspraken te beoordelen. Een meerderheid is tegen; enkele leden stemmen blanco. Voor de praktische uitwerking wordt afgesproken dat de concept afspraken op het forum worden gepubliceerd en een pushmail ter attentie van alle leden wordt gezonden. Vervolgens zal een avond met de leden worden georganiseerd om over dit concept te praten. Het bestuur zal dan, gehoord de reacties van de lenden, afspraken voor één jaar maken met HSSV. 8. Bestuurscommissies 2016 Kascommissie: Jan Winkel, Martin Janmaat en Ron van Rosmalen Recreantencommissie: Elly Kemper (coördinator), Riet van Bijlevelt, Gerry Bijsterbosch, Ria Wieman Toercommissie: Frank van Ierland (voorzitter), Jan van Veldhuizen, Martijn Kamermans, Jeroen Piket, Hennie Wilkes Commissie Beheer: Ton Mulders (coördinator), John Schreurs, Herman van Rooijen, Gerda Vernooij (recreanten) Commissie Mediabeleid: Voorzitter: Jan Berlang Clubblad (redactie + opmaak): Hans Schoolderman, Andrea van Mil, Aanjagers clubbladstukjes: Rob Grift stopt, vacature voor lid dat zich bezighoudt met redigeren, Tanneke Brouwer-Popkens (deze laatste vanuit Recreanten) Drukker: Geert Visser, Office-care Distributie: Andrea van Mil Website: Piet de Boer (beheer), Wiebe Bekker (technisch beheer), René Jansen (WOLA), Advertenties: Bert de Koning, Hans Schoolderman Kledingcommissie: Ad Nieuwenhuizen Feestcommissie: Bert Scheepbouwer, Peter Maarleveld, Martin Janmaat, Ad Vermeeren, vanuit de recreanten zonodig overleg. 9. Activiteitenplan 2016 recreanten Toelichting Elly: Het programma is klaar. De midweekritten staan vast, en de 3-daagse. Er zijn ideeën om de vrijdagmiddagriten anders in te richten maar daar wordt over vergadert. 10. Activiteitenplan 2016 Toerleden Toelichting Frank:

6 De kalender is goed gevuld. De verlengde Mockingritten zullen voortaan Verlengde Zondagsritten worden genoemd. Op 2 maart is de toerleidersavond en alle toerleiders worden opgeroepen dan aanwezig te zijn. Paul Veltkamp vraagt om de Joop Zoetemelk Classic en de Lek- en Lingetocht toe te voegen. De Verlengde Mockingritten zullen voortaan Verlengde Zondagsritten worden genoemd en de Gouwe Ouwe Tocht de Jan Mocking Gouwe Ouwe tocht. 11. Activiteitenplan 2016 Commissie Beheer (toegelicht door Kees bij afwezigheid van Ton) De intekenlijst voor de grote en kleine poets door toerleden gaat rond. De recreanten hebben een eigen schoonmaakrooster De poten van de grote tafels zullen worden ingekort en voorzien van een wiel met rem, zodat deze tafels gemakkelijker verplaatst kunnen worden. Het is niet de bedoeling dat bakkies geparkeerd worden naast het clubhuis zonder medeweten van de Commissie Beheer. Ad Vermeeren vraagt om Hertog Jan i.p.v. Dommelsch. Dit zal worden doorgegeven aan de Commissie Beheer. Onderhoud computer doet Piet. 12. Begroting 2016 en contributie 2016 (Toelichting door Jos) Begroting: Jos Bekker geeft een heldere presentatie over de begrote opbrengsten en kosten voor het boekjaar Het resultaat in de begroting komt uit op Contributie 2016 blijft gelijk aan die van 2015: Toerleden: Hoofdlid: NTFU-deel = 35,- en WTC-deel = 32,- Totaal: 67,- Gezinslid NTFU-deel = 31,- en WTC-deel = 30,- Totaal: 61,- M-lid (=NTFU lid elders) NTFU-deel = 3,- en WTC-deel = 32 Totaal: 35,- M-gezinslid NTFU-deel = 3,- en WTC-deel = 30,- Totaal: 33,- Recreanten: Hoofdlid NFTU-deel = 35,- en WTC-deel = 9,- Totaal: 44,- Gezinslid NFTU-deel = 31,- en WTC-deel = 7,- Totaal: 38,- De ALV stelt de begroting 2016 vast en gaat daarmee akkoord met het contributievoorstel 2016, welke gelijk blijft aan Rondvraag Harrie van Wijk wijst op de website slimmer fietsen met tips voor veilig fietsen in groepsverband, Kees dankt iedereen voor zijn/haar inbreng en sluit de vergadering. Het eerste drankje na de ALV is traditiegetrouw op kosten van het bestuur. 14. Sluiting van de vergadering om uur. 10 februari 2016, Maria + Erik (notulisten). Verslag dient geaccordeerd te worden door de ALV op 15 februari 2017