Financieel management van de hippische onderneming. Sturen op onderbuikgevoel of

Transcriptie

1 management van de hippische onderneming Sturen op onderbuikgevoel of bovenop de cijfers? expert Jos Felix vertelt: Het is belangrijk actueel inzicht te hebben in je financiële administratie. En met actuele informatie bedoel ik tot en met gisteren. 34 Paardenkrant extra juni _financieelmanagement.indd :13

2 De gemiddelde hippische ondernemer loopt liever door zijn stal dan dat hij op de computer bekijkt hoe zijn business draait. Maar kun je je bedrijf op je gevoel aansturen, of heeft het voordelen actief met de financiële feiten bezig te zijn? Voor wat tips nam Paardenkrant Extra een expert in de arm. Drs. Jos Felix RA, directeur van Felix Hippisch, legt het belang van financieel management uit. Tekst: Marlien Smit Beeld: Marlien Smit, Paardenkrant/Melanie Brevink-van Dijk, Paardenkrant/Jacquelien van Tartwijk Jos Felix is geen onbekende in de paardenwereld. Als vader van fanatiek rijdende dochters is hij regelmatig naast de ring te vinden en zijn bedrijf sponsort meerdere hippische evenementen. Er zijn verschillende redenen waarom een ondernemer een beroep doet op de financiële en juridische kennis van Felix Hippisch: Soms word je er bijgehaald als het water aan de lippen staat, dan helpen we reorganiseren. Maar er zijn ook ondernemers die gewoon meer inzicht willen hebben in hun bedrijfsvoering, vertelt Jos Felix. Ik denk dat zo n zeventig tot tachtig procent van de hippische ondernemers het onderbuikgevoel hanteert om hun financiën te managen. Zo n twintig procent weet echt waar ze mee bezig zijn en waar ze met hun bedrijf naartoe gaan. Dat percentage is in andere sectoren niet anders. Vraag maar aan een willekeurige winkelier wat de kostprijs van een vierkante meter in zijn winkel is. Ik weet zeker dat negen van de tien dat niet weten. Actueel inzicht Over de eerste tip hoeft Jos Felix niet lang na te denken. Het is belangrijk actueel inzicht te hebben in je financiële administratie. En met actuele informatie bedoel ik tot en met gisteren. Hoe staat het met de dagelijkse gang van zaken? Wat zijn je openstaande rekeningen? Maar ook de maandelijkse managementinformatie is van cruciaal belang. Die infor matie bevat de zogenaamde Kritische Prestatie Indicatoren, de variabelen die nodig zijn om de prestaties van je bedrijf te analyseren. Hoeveel boxen heb je verhuurd, hoeveel lessen heb je afgelopen maand gegeven? Hoeveel trainingspaarden heb je staan? Op dat soort informatie stuur je je onderneming. Wanneer doe je het goed, wanneer doe je het niet goed, wanneer doe je het bovengemiddeld in vergelijking met collega s en waar kun je nog verbeteren, legt Felix uit. Maar het komt vaak voor als ik naar de Kritische Prestatie Indicatoren vraag, dat ik als antwoord krijg: ik moet gewoon een keer een paard goed verkopen. Stip op de horizon Jos Felix vindt het ook belangrijk dat een ondernemer een helder bedrijfsplan heeft. Dat plan moet antwoord geven op vragen als: Wie is je doelgroep, waar focus je op, wie zijn je concurrenten, wie zijn je klanten en welke producten of diensten lever je wel of niet. Felix: Heel veel bedrijven willen altijd maar alles en iedereen als klant hebben, besef dan wel dat je eenheidsworst wordt. Het is verstandiger om keuzes te maken. Veel ondernemers vergeten keuzes te maken en willen alles doen. Maar je kunt beter één ding goed doen dan tien dingen half. Heel veel bedrijven willen altijd maar alles en iedereen als klant hebben, besef dan wel dat je eenheidsworst wordt. Het is verstandiger om keuzes te maken Dat zie je wel veel gebeuren. Een bedrijfsplan kan de ondernemer helpen met het maken van keuzes in de bedrijfsvoering. Draagt deze keuze bij aan het behalen van de gestelde doelen? Het is van belang dat een ondernemer weet welk doel hij voor ogen heeft. Wat is de koers die je vaart, wat is het stipje op de horizon waar je je onderneming naartoe wilt sturen. Met behulp van de managementinformatie kun je zien of je daar uitkomt of dat je moet bijsturen, duidt Jos Felix. En probeer een meerjarenplan te maken. Als je nu twintig jaarlingen hebt, weet je dat je er over twee jaar twintig zadelmak moet maken. Dat is Paardenkrant extra juni _financieelmanagement.indd :13

3 HanS van BedaF: gebruik Je gezonde BoerenverStand Hans van Bedaf runt samen met zijn vrouw een kleine dressuurstal in Etten Leur. We hebben 24 boxen, een gedeelte is voor pensionpaarden en we hebben wat paarden in africhting staan. Daarnaast geven we veel les en verkopen we af en toe een paard. Ons bedrijf draait op de pensionstallen, het opleiden en het lesgeven, dat levert ons vaste inkomsten. De verkoop van paarden is voor ons extra. Dat biedt de mogelijkheid voor investeringen. Van Bedaf kijkt niet heel vaak naar zijn cijfers, ofschoon een nieuw computerprogramma hem daar sinds kort wel de mogelijkheid voor biedt. Eén keer per jaar neem ik alles door met mijn accountant en verder als het een keer nodig is. Maar ik houd niet wekelijks of maandelijks bij hoeveel ik met welke dienst verdiend heb. Je kunt het opleiden en verkopen van paarden ook niet sturen. Dat is toch werk voor de langere termijn, we zijn soms jaren met paarden bezig, dan moet je je daar niet elke maand druk om maken. Hans van Bedaf let vooral op de kosten: Ik doe veel zelf, zoals reparaties uitvoeren en hooien van eigen land. Ik heb maar één meisje parttime in dienst en daarnaast hebben we hulp van enkele vrijwilligers en stagiaires voor het stalwerk, dat scheelt in de personeelskosten. Het is het eerste verdiend als je het niet uit hoeft te geven. Ik denk dat we de fi nanciën goed op orde hebben, we zijn ook niet heel impulsief en denken altijd goed over alles na. We gebruiken ons gezonde boerenverstand. Verder willen we in alles wat we doen kwaliteit leveren. Als je dat voor elkaar hebt, kun je daar altijd op terugvallen en dan volgt het fi nanciële gedeelte eigenlijk vanzelf. Hans van Bedaf, op de foto als begeleider van zijn zoon chiel, runt samen met zijn vrouw een pensionstal en geeft veel les. de verkoop van paarden is voor ons extra. dat biedt de mogelijkheid voor investeringen. 36 Paardenkrant extra juni _financieelmanagement.indd :13

4 best iets om rekening mee te houden. Felix benadrukt dat plannen niet altijd uitkomen. Je maakt je beleid op tachtig procent, twintig procent is uitzondering, daar kun je geen beleid op maken. Maar ook dat weet je van te voren. Als je honderd paarden hebt, gaat er bij wijze van spreken altijd wel drie procent dood. En altijd net die goede Beeld per activiteit Veel hippische bedrijven hebben een combinatie van diverse activiteiten waarmee ze geld verdienen. Het is ontzettend belangrijk dat je per activiteit een beeld hebt, vooral het langetermijnplan komt dan om de hoek kijken. Vooral bij de handel in paarden, zie je vaak dat er langere tijd geïnvesteerd wordt in de opleiding van een paard, waarna geprobeerd wordt het paard goed te verkopen. Daar gaan de lasten soms jaren voor de baten uit. Kostprijs kennen Jos Felix geeft aan dat het heel belangrijk is dat je de kostprijs van je producten of diensten kent. De kostprijs is het totaal aan kosten dat je maakt voor het leveren van een product of dienst. Een veelgemaakte fout is dat ondernemers zich niet bewust zijn van hun kostprijs. Heel vaak hanteren ze een kostprijs van een collega, of een prijs die ze in de markt gehoord hebben, of een kostprijs die ze hebben vernomen van hun brancheorganisatie. Maar hun eigen kostprijs kan weleens veel hoger liggen. Ik heb het niet zo op cijfers uit de brancheorganisaties. Ik help ze liever hun eigen kostprijs uit te rekenen, gewoon uitgaan van de eigen kracht. Misschien daarna wel spiegelen en branchevergelijking doen, maar je kunt het ene bedrijf niet altijd vergelijken met het andere, je hebt je eigen unieke punten. De accountant vervolgt zijn betoog: Als je de kostprijs weet, dan ga je vervolgens kijken welk verkooptarief je eraan kunt hangen bij een bepaalde winstverwachting. Daarbij moet je dan kijken of je dat in de markt kunt wegzetten. Een lestarief van honderd euro, kan dat wel? Accepteert men dat in de markt waarin je opereert? Is dat te realiseren of moet je naar vijftig of misschien zelfs dertig euro? Dat ligt aan je concurrentiepositie, maar ook aan wat voor persoon je bent en wat voor status je hebt opgebouwd. Begroting Een niet onbelangrijk aspect van goed financieel management is het beheersen van de opbrengsten en de kosten. Het maken van een begroting is daarbij een handig hulpmiddel. De te verwachten opbrengsten zet je daarin af tegen de te verwachten kosten. Bij de uitoefening van je hippische beroep heb je bepaalde opbrengsten, legt Jos Felix uit. Daar heb je een begroting voor gemaakt; hoeveel stallen heb je, wat is de opbrengstverwachting per stal. En bij twintig stallen? Hoeveel personeelskosten mag en wil je dan hebben op jaarbasis? Die jaarlijkse kosten moeten dan weer vertaald worden naar een maandbasis. Datzelfde doe je ook voor je voer, fourage en al dat soort terugkerende uitgaven. Kosten maak je beheersbaar door ze op te knippen naar een bepaalde tijdseenheid. Een begroting is de uitgangspositie, maar dan begint het pas volgens Felix. Die moet je dan monitoren: hoe loop ik in de pas met mijn begroting. Dat is de essentie van het verhaal. Dan komt het op beheersen. Als je euro personeelskosten per maand hebt begroot, zit je daar dan ook op, of wijk je daarvan af: positief of negatief? Sommige van onze klanten bieden we een signalering als de begrote kosten worden overschreden. Die klanten willen van ons horen pas op, je zit te hoog met je personeelskosten. Dat zijn signalen waar de meeste ondernemers niet zelf mee bezig zijn. Maar vanuit een managementinformatiesysteem willen ze dat wel in één oogopslag kunnen zien. Investeringen De kunst is om je kostprijs zo laag mogelijk te houden, om een zo hoog mogelijk rendement te krijgen. Met nieuwe ontwikkelingen, technieken of werkmethodes in de markt kun je soms flinke besparingen realiseren. Jos Felix geeft een voorbeeld: Als je bijvoorbeeld door het uitmesten met een shovel kunt besparen op personeelskosten, vraagt dat wel een investering, maar die verdien je wel terug na zoveel jaar. Juist in magere tijden is het reden te meer om kritisch te kijken naar je investeringsbeleid. Waar kun je nog efficiënter werken? Ook moet je proberen te anticiperen op de marktontwikkelingen. Maar ook verder kijken, misschien zelfs buiten de Nederlandse grenzen; wat is de behoefte vanuit het buitenland? Het is volgens Felix voor hippische bedrijven niet moeilijk om financiering te krijgen voor het doen van een investering. Dat gerucht hoor ik vaak in de markt, maar wij hebben die ervaring niet. Dat komt omdat de ondernemers die we daarin bijstaan een gedegen plan hebben. Alles netjes onderbouwd, daar valt of staat een financiering mee. Maar dat heeft niks met hippisch te maken, dat is in het algemeen zo. Een wel doortimmerd plan met een onderscheidende visie krijgt nog steeds een financiering rond bij een bank. Advies vragen Op het gebied van Management kan de ondernemer veel zelf doen, professionele ondersteuning is niet altijd nodig. Toch kan het vragen van advies soms lonend zijn: Bij de verkoop van paarden worden er veel fouten gemaakt bij de BTW. Er komt dan een navordering of de ondernemer had gewoon meer rendement kunnen maken bij de verkoop. Hij rekent te veel af of maakt verkeerde afspraken. Dat zie je toch regelmatig gebeuren, vertelt Jos Felix. Maar ga ook regelmatig het gesprek aan met je dierenarts of voerleverancier. Door goed beleid voorkom je excessen, soms kun je daar veel kosten mee besparen. Paardenkrant extra juni _financieelmanagement.indd :13

5 Henk FrederikS: Je Moet Weten Wat een Paard Per dag kost Anne Bakker en haar vriend Henk Frederiks begonnen zeven jaar geleden met hun springen handelsstal. Aanvankelijk in Tollebeek, maar sinds enkele maanden zijn ze gevestigd in Wapserveen. Goed boekhouden is noodzakelijk, we gebruiken daar een boekhoudprogramma voor, zodat we zien wat eruit gaat en wat er binnen komt, vertelt Frederiks. We kunnen bijvoorbeeld de kosten per groep in de gaten houden. Momenteel wordt het stro weer duur en we hebben zo n veertig paarden op stro staan, dat zijn dingen waar je rekening mee moet houden en wat je moet blijven volgen. Als die stijging blijft aanhouden moet je daar toch op een gegeven moment wat mee gaan doen. Anne gaat er af en toe echt even voor zitten en houdt alles scherp in de gaten. Ze kijkt bijvoorbeeld regelmatig naar wat een paard per dag kost en indien nodig berekenen we hogere kosten ook door. Na onze verhuizing zijn we bijvoorbeeld wat omhoog gegaan in de prijs. We kunnen nu meer aanbieden en we zitten op een schitterende locatie, waar alles tiptop voor elkaar is en dat moet ook betaald worden. Daarom betalen de eigenaren van de trainingspaarden een klein beetje meer dan voorheen. Het meeste geld komt bij ons binnen door de handel, maar je hebt ook weleens een misser, vertelt Frederiks. Wie nog nooit een verkeerd paard heeft gekocht, heeft geen handel gedaan. Maar van je fouten word je slimmer. Op het moment dat je een paard goed verkocht hebt, wil je graag investeren. Dan waren we soms te fanatiek in het willen kopen van een ander paard, maar je kunt beter even rustig wachten tot je een goede tegen komt. goed boekhouden is noodzakelijk, vertelt Henk Frederiks, op de foto in actie met Ben B, die samen met zijn vriendin anne Bakker een springen handelsstal runt. 38 Paardenkrant extra juni _financieelmanagement.indd :13