Partners in doelbewust management I 1 I

Transcriptie

1 Partners in doelbewust management I 1 I AUDITCHARTER VAN HET AGENTSCHAP AUDIT VLAANDEREN

2

3 AUDITCHARTER VAN HET AGENTSCHAP AUDIT VLAANDEREN 2014 Goedgekeurd door het auditcomité van de lokale besturen op 3 juni 2014 Goedgekeurd door het auditcomité van de Vlaamse administratie op 10 juni 2014

4

5 Inhoudstafel INHOUDSTAFEL... 5 MISSIE VAN HET AGENTSCHAP AUDIT VLAANDEREN... 6 ONAFHANKELIJKHEID... 7 OBJECTIVITEIT EN BEKWAAMHEID KWALITEIT VAN DE AUDITWERKZAAMHEDEN WERKTERREIN TAAKSTELLING AUTORITEIT RAPPORTERING EN RAPPORTERINGSLIJNEN RELATIE VAN AUDIT VLAANDEREN MET ANDERE CONTROLEORGANEN

6 Missie van het agentschap Audit Vlaanderen Het Auditdecreet van 5 juli 2013 biedt de basis om te komen tot één auditorganisatie die de opdracht heeft om zowel bij lokale besturen als bij de Vlaamse administratie het interne controlesysteem te evalueren. Daarnaast wordt er ruimte voorbehouden voor forensische audits (Vlaamse administratie en lokale besturen) en ad-hocaudits (enkel bij de Vlaamse administratie). In uitvoering van het Auditdecreet van 5 juli 2013 richtte de Vlaamse Regering het intern verzelfstandigd agentschap Audit Vlaanderen op bij besluit van 18 oktober 2013, hierna het oprichtingsbesluit genoemd. Artikel 7 van het oprichtingsbesluit stelt: Er wordt een auditcharter opgesteld dat ter goedkeuring voorgelegd wordt aan de auditcomités. Het auditcharter verduidelijkt de aspecten in verband met de doelstellingen, de taken, de plaats in de organisatie en de werking van de interne auditfunctie met inbegrip van de rapportering aan de entiteiten waar de audit uitgevoerd is. De thans voorliggende versie van het charter werd opgesteld conform de normen van het IIA (Institute of Internal Auditors) en werd goedgekeurd door het auditcomité van de Vlaamse administratie op 10 juni 2014 en door het auditcomité van de lokale besturen op 3 juni Alle aangelegenheden die in dit charter aan bod komen, zijn uiteraard ook verweven in de missie van Audit Vlaanderen: Audit Vlaanderen heeft als missie een onafhankelijke, objectieve en bekwame partner te zijn van de lokale besturen en van de Vlaamse administratie bij de beheersing van financiële, wettelijke en organisatorische risico s, teneinde een toegevoegde waarde te creëren bij de uitbouw van een efficiënte, effectieve, ethische en kwaliteitsvolle organisatie. (art. 3 van het oprichtingsbesluit.) Het charter is te raadplegen op

7 Onafhankelijkheid Audit Vlaanderen is een intern verzelfstandigd agentschap zonder rechtspersoonlijkheid dat ressorteert onder de bevoegdheid van de Vlaamse Regering. Om de (politieke en operationele) onafhankelijkheid van Audit Vlaanderen in zijn opdracht te waarborgen, heeft Audit Vlaanderen een functionele relatie (inhoudelijke aansturing, opvolging, rapportering ) met het auditcomité van de Vlaamse administratie en met het auditcomité van de lokale besturen. Beide auditcomités bestaan uit zeven leden, waarvan de meerderheid onafhankelijken. Eén van de onafhankelijke leden is tevens voorzitter. De auditcomités sturen Audit Vlaanderen aan via een vijfjaarlijkse beheersovereenkomst en een jaarlijks ondernemingsplan, waarvan het auditplan het belangrijkste onderdeel is. Audit Vlaanderen rapporteert periodiek over de uitvoering. Enkel met het oog op de administratieve ondersteuning (personeel, budget, boekhouding, logistiek ) maakt het agentschap deel uit van het beleidsdomein Diensten voor het Algemeen Regeringsbeleid. Positionering: Gezien de activiteiten van Audit Vlaanderen is het noodzakelijk om de organisatorische onafhankelijkheid van de interne auditfunctie zowel ten opzichte van het operationele als ten opzichte van het politieke niveau maximaal te garanderen. Het auditcomité van de Vlaamse administratie en het auditcomité van de lokale besturen staan in voor de onafhankelijkheid van het agentschap (art.13 van het oprichtingsbesluit). Door structuur, samenstelling en positie in de organisatie moeten de auditcomités een waarborg bieden voor de onafhankelijkheid van Audit Vlaanderen

8 Auditcomités: Taak van de auditcomités (art. 17 van het oprichtingsbesluit): De auditcomités treden adviserend op naar de Vlaamse Regering: in het kader van algemene problematieken die de auditcomités belangrijk achten, over de audit van het systeem van interne controle, over het systeem van interne controle. Dit laatste geschiedt op grond van de werkzaamheden van Audit Vlaanderen (cf. art. 5 van het oprichtingsbesluit) en heeft betrekking op de evaluatie van: het bereiken van de doelstellingen; de naleving van wetgeving en procedures; de beschikbaarheid van betrouwbare financiële en beheersinformatie; het efficiënt en economische gebruik van middelen; de bescherming van activa; het voorkomen van fraude. De auditcomités stellen jaarlijks een publiek toegankelijk verslag op van hun activiteiten en de notulen van de vergaderingen van de auditcomités worden toegezonden aan de Vlaamse Regering (art. 20 van het oprichtingsbesluit). Sinds 2011 vindt er eveneens een jaarlijks overleg plaats tussen een afvaardiging van de Vlaamse Regering en van het auditcomité van de Vlaamse administratie. Hierop worden de voornaamste aandachtspunten, die voortvloeien uit de audits van Audit Vlaanderen en betrekking hebben op de Vlaamse administratie, toegelicht en besproken. Functionele relatie tussen de auditcomités en Audit Vlaanderen (art. 19 van het Auditdecreet en art. 15, 16, 23 en 24 van het oprichtingsbesluit): De auditcomités staan in voor de onafhankelijke aansturing van het agentschap. Deze aansturing gebeurt onder meer via de beheersovereenkomst. De auditcomités zijn bevoegd om over de beheersovereenkomst met het hoofd (administrateur-generaal) van het agentschap te onderhandelen en af te sluiten en elke verlenging, wijziging, schorsing of ontbinding ervan goed te keuren (en niet een minister van de Vlaamse Regering). Op voorstel van de auditcomités wordt de beheersovereenkomst, evenals elke verlenging, wijziging, schorsing en ontbinding ervan, door de minister-president en de Vlaamse minister, bevoegd voor de binnenlandse aangelegenheden, ter bekrachtiging voorgelegd aan de Vlaamse Regering. De auditcomités zijn verantwoordelijk voor de opvolging van en het toezicht op het agentschap. Ook de evaluatie van het hoofd van het agentschap gebeurt door de auditcomités. Samenstelling van de auditcomités (art. 19 van het Auditdecreet en art. 11 en 12 van het oprichtingsbesluit): Het auditcomité van de Vlaamse administratie telt zeven leden, de voorzitter inbegrepen, met een meerderheid van onafhankelijke deskundigen. Het is samengesteld uit: - vier onafhankelijke deskundigen; - drie vertegenwoordigers van de Vlaamse Regering; Het auditcomité van de lokale besturen telt zeven leden, de voorzitter inbegrepen, met een meerderheid van onafhankelijke deskundigen. Het is samengesteld uit: - Vier onafhankelijke deskundigen; - Twee leden op voordracht van de Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten; - Eén lid op voordracht van de Vereniging van de Vlaamse Provincies. De Vlaamse minister, bevoegd voor de binnenlandse aangelegenheden of zijn vertegenwoordiger woont de vergaderingen van het auditcomité van de lokale besturen bij als waarnemer

9 De onafhankelijke deskundigen worden, op voordracht van de auditcomités, aangeduid door de Vlaamse Regering en dit voor een periode van vijf jaar die maximaal één maal hernieuwbaar is. De Vlaamse Regering duidt onder de onafhankelijke deskundigen de voorzitters van de auditcomités aan. Voor de huidige samenstelling van de auditcomités wordt verwezen naar de site van Audit Vlaanderen:

10 Objectiviteit en bekwaamheid Objectiviteit betreft zowel de attitude van de medewerkers zelf van Audit Vlaanderen als de gehanteerde methodologie. Aanvullend aan de deontologische code van de Vlaamse administratie en de ethische code van het Instituut van Interne Auditoren (IIA wereldwijd), hanteert Audit Vlaanderen een eigen gedragscode. Er wordt voldoende tijd besteed aan de vorming en begeleiding van de auditoren van Audit Vlaanderen om zo de benodigde competenties op peil te houden en de kwaliteit van de auditwerkzaamheden te waarborgen. Wat de auditoren betreft, is het evident dat ze optreden conform de standaarden van The Institute of Internal Auditors (IIA), dat ze geen operationele bevoegdheden hebben, maar ook dat ze gedurende een bepaalde periode (drie jaar) geen audits kunnen uitvoeren in afdelingen en/of entiteiten waar ze voorheen gewerkt hebben of voorheen opdrachten hebben uitgevoerd, andere dan audits. Belangenconflicten en vooroordelen moeten immers vermeden worden. Tevens onderschrijven zij een eigen gedragscode. Ook de wijze waarop de kwaliteitscontrole op de auditwerkzaamheden wordt uitgevoerd (zie hierna), garandeert mee de objectiviteit van de aanpak. Audit Vlaanderen is niet verantwoordelijk voor de activiteiten die hij onderzoekt. Medewerkers van Audit Vlaanderen nemen geen verantwoordelijkheden met betrekking tot het ontwerpen, installeren, uitvoeren of beheren van processen en procedures, buiten deze van Audit Vlaanderen zelf. Binnen hun mandaat kunnen ze echter wel adviezen verstrekken met betrekking tot de organisatie van het systeem van interne controle of organisatiebeheersing (zie ook bij Taakstelling). Op het vlak van methodologie wordt een maximum aan objectiviteit nagestreefd o.a. door het hanteren van een risicogebaseerde auditplanning. Deze en andere aspecten van de methodologie worden gedetailleerd omschreven in het Compendium

11 Kwaliteit van de auditwerkzaamheden Audit Vlaanderen hanteert eigen methodieken en procedures die in overleg met de auditcomités zijn tot stand gekomen. Deze methodieken en procedures zijn opgenomen in het compendium, dat ter beschikking staat van alle medewerkers van Audit Vlaanderen. Bovendien is Audit Vlaanderen verantwoordelijk voor het uitvoeren van zijn werkzaamheden volgens de normen, standaarden en ethische code van het IIA. Een intern kwaliteitsplan moet de kwaliteit van de opgeleverde rapporten en andere auditwerkzaamheden waarborgen. Audit Vlaanderen wordt op regelmatige basis onderworpen aan een externe evaluatie. Eigen procedures Het compendium van Audit Vlaanderen heeft tot doel zoveel mogelijk informatie m.b.t. de verschillende aspecten van Audit Vlaanderen te bundelen in één globaal overzicht dat gemakkelijk raadpleegbaar is voor de medewerkers. Het compendium wordt continu aangepast indien nodig en dit wordt opgevolgd door een redactieteam dat periodiek vergadert. Het handboek, dat een onderdeel is van het compendium en de hoofdstukken F.1 tot en met F.5 beslaat, beschrijft de methodes en procedures die gehanteerd dienen te worden door de auditoren. Het betreft onder meer de kwaliteitsverzekering binnen het auditproces, namelijk de organisatie van de werkpapieren en het nazicht door het management van de auditdossiers, de audittechnieken en hulpmiddelen en algemene onderrichtingen voor de auditmedewerkers. Bij het uitvoeren van thema-audits worden er bovendien specifieke maatregelen genomen om de consistentie tussen de verschillende deelaudits te bewaren. De externe evaluaties van het agentschap Interne Audit van de Vlaamse Administratie (de rechtsvoorganger van Audit Vlaanderen) hebben uitgewezen dat de door hem gehanteerde procedures in overeenstemming zijn met de normen, uitgevaardigd door het Instituut voor Interne Auditoren (zie ook hierna bij Externe evaluatie ). Deze procedures worden dan ook overgenomen door Audit Vlaanderen. Algemeen aanvaarde normen Algemeen aanvaarde normen met betrekking tot de interne audit werden uitgevaardigd door het Instituut van Interne Auditoren (IIA). Het IIA is een wereldwijde organisatie (meer dan leden wereldwijd) met als doelstelling het professionalisme van interne audit te ontwikkelen met het oog op voortdurende kwaliteitsverbetering van het auditberoep. Het instituut heeft in de loop der jaren een aantal normen en standaarden gedefinieerd teneinde richting te geven aan het ontwikkelen van een professionele status van het beroep. Leden van het IIA dienen zich te houden aan de beroepsethiek zoals deze is vastgelegd in de Ethische Code

12 Aangezien de activiteiten van de Externe audit van de lokale besturen traditioneel tot het takenpakket van een interne audit behoren, is het normenkader van het IIA ook op deze activiteiten van toepassing. Op basis van deze code, samen met de deontologische code van de Vlaamse Administratie, heeft Audit Vlaanderen een eigen gedragscode ontwikkeld voor zijn auditoren. Klantenbevragingen door Audit Vlaanderen Audit Vlaanderen hecht veel belang aan een goede communicatie met zijn werkterrein. Via systematische klantenbevragingen wenst Audit Vlaanderen de mening te kennen van de geauditeerden over de uitvoering van de afgesloten opdrachten (enkel voor geplande auditopdrachten). Deze informatie zorgt er mee voor dat de werking van Audit Vlaanderen wordt geëvalueerd en geoptimaliseerd teneinde nog beter tegemoet te komen aan de verwachtingen van de geauditeerden. Ook organiseert Audit Vlaanderen klantenbevragingen die peilen naar de tevredenheid over de globale dienstverlening. Bekwaamheid Het is evident dat Audit Vlaanderen over de nodige competenties moet beschikken om de hem toevertrouwde taken kwaliteitsvol en volgens plan te kunnen uitvoeren. Hiertoe wordt een globaal en individueel opleidings- of vormingsplan, op basis van de principes van competentiemanagement, opgesteld. Na het definiëren van de competenties per groep auditoren (met telkens verschillende competentieniveaus) worden, via een kloofanalyse tussen het aanwezige en gewenste competentieniveau, de verschillende vormingsplannen opgemaakt. Certificatie op het vlak van audit wordt gestimuleerd en de ontwikkelingen binnen het werkterrein worden continu opgevolgd. De auditcomités bepalen de certificaten die in aanmerking komen voor de aanwerving van de manager-auditoren. Externe evaluatie Op voorwaarde dat de auditcomités daarvoor hun goedkeuring verlenen, wordt na een selectieprocedure waarbij ook de auditcomités betrokken zijn, een gekwalificeerde en onafhankelijke persoon of instantie aangewezen, die instaat voor de evaluatie van de werking van het agentschap. De auditcomités kunnen een forensische audit laten uitvoeren in het agentschap. (art. 16 van het oprichtingsbesluit)

13 Werkterrein Het werkterrein van Audit Vlaanderen omvat: 1. de gemeenten; 2. de autonome gemeentebedrijven; 3. de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; 4. de verenigingen, vermeld in titel VIII, hoofdstuk I van het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn, met uitzondering van de verenigingen die een ziekenhuis beheren; 5. de provincies; 6. de autonome provinciebedrijven; 7. de departementen van de Vlaamse overheid; 8. de intern verzelfstandigde agentschappen van de Vlaamse overheid; 9. de publiekrechtelijk vormgegeven extern verzelfstandigde agentschappen van de Vlaamse overheid; 10. de Eigen Vermogens met rechtspersoonlijkheid die verbonden zijn aan de entiteiten, hierboven vermeld onder 7 tot en met 9; 11. de Vlaamse Openbare Instellingen van categorie A zoals bedoeld in de wet van 16 maart 1954 betreffende de controle op sommige instellingen van openbaar nut. (art. 4 van het oprichtingsbesluit) - Audit Vlaanderen kan sinds 2009 op vraag van de Vlaamse Regering of van de minister-president forensische audits uitvoeren bij de kabinetten van de leden van de Vlaamse Regering. (art. 5 van het oprichtingsbesluit) - Daarnaast maakt ook de VRT (Vlaamse Radio en Televisieomroep) deel uit van het werkterrein van Audit Vlaanderen, ingevolge een specifieke bepaling in het decreet betreffende de radio-omroep en de televisie van 27 maart Outsourcing-contracten: Indien een geauditeerde taken heeft uitbesteed aan een externe partner, heeft Audit Vlaanderen enkel de mogelijkheid om bij de contracterende partij audits uit te voeren, indien hiertoe de passende clausules in het contract werden opgenomen

14 Taakstelling Audit Vlaanderen heeft tot taak: 1. het interne controlesysteem of de organisatiebeheersing van de entiteiten van zijn werkterrein te evalueren, na te gaan of het adequaat is en aanbevelingen te formuleren tot verbetering ervan. Daartoe voert Audit Vlaanderen financiële, overeenstemmings- en operationele audits uit en rapporteert hierover. De audits hebben meer in het bijzonder betrekking op de evaluatie van: a) het bereiken van de doelstellingen; b) het naleven van wetgeving en procedures; c) de beschikbaarheid van betrouwbare financiële en beheersinformatie; d) het efficiënt en economisch gebruik van middelen; e) de bescherming van activa; f) het voorkomen van fraude. 2. in geval van indicaties van mogelijke onregelmatigheden forensische audits uit te voeren bij de entiteiten van zijn werkterrein en daarover te rapporteren; 3. op verzoek van de minister-president of op verzoek van de Vlaamse Regering forensische audits uit te voeren bij een kabinet van een lid van de Vlaamse Regering. Over een dergelijk onderzoek wordt door Audit Vlaanderen alleen gerapporteerd aan de opdrachtgever, aan het Rekenhof en aan de voorzitter van het auditcomité van de Vlaamse administratie. (art. 5 van het oprichtingsbesluit) Het interne controlesysteem/organisatiebeheersing Elke organisatie is verantwoordelijk voor haar systeem van interne controle/organisatiebeheersing. Deze verantwoordelijkheid berust bij het hoogste hiërarchische niveau en bij het management in meer algemene zin. Onder het management van de Vlaamse administratie wordt begrepen: de secretarissengeneraal, de administrateurs-generaal, de gedelegeerd bestuurders, de leidinggevenden van niveau N-1, de algemeen-directeuren en projectleiders alsook de diverse managementorganen van de Vlaamse administratie

15 Onder het management van de lokale besturen wordt begrepen: Voor de gemeenten, de OCMW s en de provincies : het managementteam. Voor een autonoom gemeente- of provinciebedrijf : het directiecomité of de gedelegeerd bestuurder. Voor de OCMW-verenigingen: de hoogste ambtelijke vertegenwoordiger. Interne controle of interne beheersing kan omschreven worden als het proces dat door de hoogste leiding van een organisatie, het management en het personeel ondernomen wordt met als doel om redelijke zekerheid te bekomen in de volgende domeinen: a) het bereiken van de doelstellingen en het beheersen van de risico s; b) het naleven van wetgeving en procedures c) de beschikbaarheid van betrouwbare financiële en beheersinformatie; d) het efficiënt en economische gebruik van middelen; e) de bescherming van activa; f) het voorkomen van fraude. Samengevat komt een goede beheersing of interne controle erop neer dat: men weet waar men naar toe wil (doelstellingen en strategie); men weet of beseft wat de hinderpalen hierbij kunnen zijn (risico s voor het bereiken van de doelstellingen en de strategie); men acties onderneemt om deze hinderpalen optimaal te beheersen (interne controle- of beheersmaatregelen). Interne controle, hoe goed ook georganiseerd, kan slechts redelijke zekerheid geven over de hierboven vermelde objectieven. Inherente beperkingen zijn onder andere: beoordelingsfouten bij het nemen van beslissingen, kwaad opzet, externe factoren, Om te komen tot een goed werkend systeem van interne controle of organisatiebeheersing moeten alle personeelsleden de nodige aandacht en zorg besteden aan het interne controle- of organisatiebeheerssysteem. Bovendien moet er een evenwicht bestaan tussen de middelen die besteed worden aan interne controle en de risico s die men met het systeem van interne controle of organisatiebeheersing wenst af te dekken. Audit Vlaanderen evalueert het door het management opgezette interne controleof organisatiebeheerssysteem, gaat na of het adequaat en effectief is en formuleert aanbevelingen tot verbetering ervan. Daartoe voert Audit Vlaanderen volgende audits uit (art. 5 van het oprichtingsbesluit): - Operationele audits De essentie van interne controle bestaat uit het waarborgen dat de doelstellingen die aan de top van de organisatie gesteld worden, uiteindelijk gerealiseerd worden. De grote risico s zijn de risico s die deze strategische doelstellingen bedreigen. De auditopdrachten zullen dan ook in eerste instantie de audit van de organisatiebeheersing als focus hebben, m.n. hoe is het gesteld met de algemene aansturing en beheersing van de organisatie vertrekkende vanuit de strategische doelstellingen. Consequentie hiervan is een auditaanpak die uitgaat van een topdownbenadering: in de eerste plaats moet de organisatiebeheersing adequaat bevonden worden vooraleer verder afgedaald kan worden naar operationele doelstellingen en processen. De topdownbenadering bestaat er dan in dat eerst redelijke zekerheid bekomen moet worden dat de strategische risico s onder controle zijn vooraleer een evaluatie is aangewezen van operationele en procesrisico s

16 Via sterkte-zwakteanalyses of organisatie-audits evalueert Audit Vlaanderen de organisatiebeheersing op niveau van de globale stuur- en beheersingsprocessen. Deze organisatieaudits zijn gebaseerd op een thematische benadering, gekoppeld aan de managementcyclus (plan, do, check, act). Aan de hand van dit model gaat Audit Vlaanderen in eerste instantie na of de randvoorwaarden aanwezig zijn om de organisatiedoelstellingen op een efficiënte, effectieve, ethische en kwaliteitsvolle manier te kunnen realiseren. Om de randvoorwaarden systematisch in kaart te brengen, wordt de organisatie benaderd vanuit tien thema's: Doelstellingen, risico-en procesmanagement, Belanghebbendenmanagement, Monitoring, Organisatiestructuur, Human Resources Management, Organisatiecultuur, Informatie en Communicatie, Financieel Management, Facilitymanagement en Informatie- en communicatietechnologie. Operationele procesaudits beogen na te gaan in welke mate bedrijfsprocessen, activiteiten en controles erop gericht zijn de doelstellingen van de organisatie te bereiken, en dit met inachtneming van en nadruk op de criteria effectiviteit en efficiëntie. Met effectiviteit wordt de organisatorische - en niet de maatschappelijke - effectiviteit bedoeld. Ook het aspect integriteit kan hierbij aan bod komen. Operationele audits omvatten ook ICT-audits. Operationele audits zijn gebaseerd op een risicoanalyse. Ingeval een operationele audit meerdere of alle entiteiten van het werkterrein van Audit Vlaanderen aanbelangt, spreken we van een thema-audit. - Overeenstemmingsaudits (compliance audits) Overeenstemmingsaudits (compliance audits) beogen het onderzoek naar de naleving van de aan de geauditeerde opgelegde wetgeving, procedures en richtlijnen. Zij beoordelen de overeenstemming van de verschillende bedrijfsprocessen en activiteiten met wetten, decreten, besluiten, omzendbrieven, dienstorders, e.d. Vragen waarop in dit soort audits een antwoord gezocht wordt, betreffen de mate waarin de vastgelegde regels die op de geauditeerde betrekking hebben daadwerkelijk gevolgd worden, alsook de mate waarin hiertoe alles in het werk wordt gesteld. Een specifieke vorm van overeenstemmingsaudit is de audit op audit die wordt uitgevoerd bij de entiteiten uit het werkterrein die beschikken over een eigen interne auditdienst. Naast het normenkader van het IIA (Institute of Internal Auditors), wordt hiervoor door Audit Vlaanderen eveneens het IACM raamwerk (Internal Audit Capability Model) gehanteerd. - Financiële audits De financiële audit zal zich vooral richten op het evalueren van de sleutelcontroles met betrekking tot de volledigheid, de juistheid, de tijdigheid en de geldigheid van financieelboekhoudkundige transacties en beheersinformatie, alsook de middelen om deze transacties en informatie te identificeren,te classificeren en te rapporteren. Het is echter niet de taak van Audit Vlaanderen om de jaarrekening van de entiteiten, opgenomen in zijn werkterrein, te attesteren. - Ad-hocopdrachten Ad-hocopdrachten zijn opdrachten die van nature niet op voorhand gepland kunnen worden. Audit Vlaanderen voorziet in zijn planning voor audits bij de Vlaamse Administratie de nodige ruimte om specifieke vragen van het politiek niveau en/of het management te onderzoeken (adhocopdrachten). In die zin voorziet de jaarplanning van de Vlaamse administratie, naast de geplande opdrachten, die gebaseerd zijn op een risicoanalyse, ruimte voor ad-hocopdrachten

17 Wat de Vlaamse administratie betreft, kan een ad-hocopdracht aangevraagd worden door de Vlaamse Regering of een minister van de Vlaamse Regering. Leidend ambtenaren uit het werkterrein en in voorkomend geval de voorzitters van de decentrale auditcomités kunnen eveneens ad-hocopdrachten aanvragen. Deze opdrachten zijn bijgevolg niet gebaseerd op een risicoanalyse. De aanvraag van een ad-hocopdracht binnen de Vlaamse administratie is gericht aan de administrateur-generaal van Audit Vlaanderen die omtrent de uitvoering ervan een beslissing treft volgens door het auditcomité van de Vlaamse administratie goedgekeurde criteria. Conform de beslissing van het auditcomité van de lokale besturen zullen er geen adhocopdrachten plaatsvinden bij lokale besturen. - Forensische audits In geval zich ernstige indicaties van mogelijke onregelmatigheden voordoen, kan Audit Vlaanderen een forensische audit uitvoeren i.v.m. de betrokken kwestie. Hierdoor wordt vermeden dat in dergelijke gevallen, ofwel de gerechtelijke instanties bij twijfel onmiddellijk zouden ingeschakeld worden, ofwel dat er geen onderzoek wordt ingesteld of dat een onderzoek wordt gevoerd door personen die ter zake niet over de nodige deskundigheid, kennis, onafhankelijkheid of onpartijdigheid beschikken. Voor klokkenluiders binnen de Vlaamse administratie zijn eveneens specifieke procedures opgenomen in het Vlaams Personeelsstatuut en in het Ombudsdecreet. Door hun aard zijn forensische auditopdrachten niet gebaseerd op een risicoanalyse. Voor wat de gemeenten, OCMW s en provincies betreft, wordt verwezen naar het Gemeente-, het OCMW- en het Provinciedecreet. Een forensische audit kan omschreven worden als het geheel van activiteiten bestaande uit het verzamelen, controleren, bewerken, analyseren van en rapporteren over gegevens met het oog op waarheidsbevinding en/of bewijsvoering. Dit dient te gebeuren in een geijkt referentiekader op het terrein van juridisch/financiële geschillen en/of onregelmatigheden (waaronder fraude). In dit verband kan een forensische audit eveneens preventieve adviezen bevatten. Wat de Vlaamse administratie betreft, wordt de voorzitter van het auditcomité van de Vlaamse administratie, de minister-president (ingevolge zijn bevoegdheid voor alle aangelegenheden van interne audit), de functioneel bevoegde minister(s), desgevallend de voorzitter van de raad van bestuur, het Rekenhof en de hoogste betrokken hiërarchisch leidinggevende geïnformeerd over de opstart van een forensische audit. Voor de rapporteringslijnen wordt verwezen naar een apart hoofdstuk in dit charter. Wat de lokale besturen betreft, worden de volgende personen over de opstart van een forensische audit geïnformeerd: de voorzitter van het auditcomité van de lokale besturen, de hoogste ambtelijk verantwoordelijke, de burgemeester (met uitdrukkelijk verzoek het college van burgemeester en schepenen te informeren) of de OCMW voorzitter of de gouverneur als voorzitter van de deputatie (met het verzoek de deputatie hiervan in te lichten) of de voorzitter van de Raad van Bestuur (afhankelijk van type organisatie), het Rekenhof voor wat de provincies betreft en desgevallend de voorzitter van het betrokken auditcomité. Voor de rapporteringslijnen wordt verwezen naar een apart hoofdstuk in dit charter. Forensic auditing is een specifieke auditdiscipline en Audit Vlaanderen heeft met betrekking tot deze materie een competentiecenter uitgebouwd, waarop ook de eventuele interne auditdiensten uit het werkterrein een beroep kunnen doen (dit om schaarse middelen optimaal te kunnen inzetten). Publiekrechtelijk vormgegeven EVA's met een eigen interne auditdienst zijn verplicht om indicaties van onregelmatigheden onmiddellijk te signaleren aan Audit Vlaanderen. In gezamenlijk overleg wordt dan bepaald hoe deze aangelegenheid het best wordt aangepakt

18 Op vraag van de minister-president of op vraag van de Vlaamse Regering kan een forensische audit worden uitgevoerd bij een kabinet van een lid van de Vlaamse Regering. Over een dergelijke forensische audit wordt door Audit Vlaanderen enkel gerapporteerd aan de opdrachtgever, aan het Rekenhof en aan de voorzitter van het auditcomité van de Vlaamse administratie. Indien een forensische audit uitwijst dat er mogelijke misdrijven zijn gepleegd, wordt het parket of de Centrale Dienst voor de Bestrijding van de Corruptie (federale politie) ingelicht door de administrateur-generaal van Audit Vlaanderen. Met het oog op de verhoging van de risicoafdekking binnen de diensten van de Vlaamse administratie, alsook om de auditcapaciteit uit te breiden, werd binnen het kader van een geresponsabiliseerde cofinanciering een dienst met afzonderlijk beheer (DAB Audit Vlaanderen) opgericht. Hierdoor kan Audit Vlaanderen voor de uitvoering van bepaalde auditopdrachten (incidentgedreven of vraaggestuurde auditopdrachten) binnen de diensten van de Vlaamse administratie een vergoeding aanrekenen en zo eigen inkomsten genereren. De verkregen middelen uit de betalende auditopdrachten worden volledig ingezet in het kader van de beheersovereenkomst van Audit Vlaanderen. De oprichting van de DAB Audit Vlaanderen werd opgenomen in het decreet van 13 juli 2012 houdende bepalingen tot begeleiding van de tweede aanpassing van de begroting 2012, zoals gewijzigd, en het besluit betreffende het financiële en materiële beheer van de DAB Audit Vlaanderen werd door de Vlaamse Regering goedgekeurd op 7 september Het betalend karakter voor incident gedreven of vraag gestuurde auditopdrachten is tot nader order niet van toepassing op de lokale besturen. Raadgevende diensten De raadgevende diensten van Audit Vlaanderen hebben in de eerste plaats betrekking op het formuleren van aanbevelingen en zijn bijgevolg inherent aan de taakstelling van het agentschap. De aard en de gerichtheid van de aanbevelingen betreft de verbetering van het systeem van interne controle of organisatiebeheersing met het doel de operationele werking van de organisatie te verbeteren, zonder de onafhankelijke positie van Audit Vlaanderen in het gedrang te brengen. De effectieve realisatie of implementatie van de aanbevelingen behoort niet tot het takenpakket van Audit Vlaanderen. Andere raadgevende initiatieven zijn van niet-bilaterale aard. Voorbeelden hiervan zijn: organisatie van netwerken, uitwisseling van concepten en goede praktijken, opvolgingsrapporten, begeleidingen en trainingssessies

19 Autoriteit Om zijn bevoegdheid te kunnen uitoefenen, heeft Audit Vlaanderen toegang tot alle informatie en documenten, ongeacht de drager ervan, en tot alle gebouwen, ruimtes en installaties waar taken of bevoegdheden van de Vlaamse administratie of de lokale besturen worden uitgevoerd. Audit Vlaanderen kan aan ieder personeelslid de inlichtingen vragen die voor de uitvoering van zijn opdrachten nodig worden geacht. Ieder personeelslid is ertoe gehouden op een volledige wijze te antwoorden en alle relevante informatie en documenten te verstrekken. (art. 3, 6, 10,13 en 15 van het Auditdecreet) Toegang tot informatie In het verlengde van de missie en de taakstellingen van het agentschap bepalen artikels 3, 6 en 10 van het auditdecreet dat Audit Vlaanderen toegang heeft tot alle informatie en documenten, dat hij aan ieder personeelslid de inlichtingen kan vragen die hij voor de uitvoering van zijn opdrachten nodig acht, en dat ieder personeelslid ertoe gehouden is op een volledige wijze te antwoorden en alle relevante informatie en documentatie te verstrekken. In de praktijk impliceert deze bevoegdheid van Audit Vlaanderen eveneens de toegang tot alle gebouwen, ruimtes en installaties waar taken of bevoegdheden van de Vlaamse administratie en de lokale besturen worden uitgevoerd, onverminderd de wettelijke beperkingen van het recht op toegang en de wettelijke regels inzake de bescherming van de woning. Personeelsleden die tekort komen aan deze verplichtingen kunnen tuchtrechtelijk worden gesanctioneerd in overeenstemming met het vigerende statuut. Alle informatie die Audit Vlaanderen in zijn bezit krijgt of aanmaakt zal met de nodige discretie en vertrouwelijkheid worden behandeld

20 Rapportering en rapporteringslijnen Opdrachten uitgevoerd door Audit Vlaanderen binnen het kader van het jaarlijkse auditplan en ad-hocopdrachten, zullen het voorwerp uitmaken van een rapport. Dit rapport moet helder, bondig en objectief zijn en uitgewerkt worden binnen een zo kort mogelijke tijd volgend op het onderzoek. Na het uitvoeren van een forensische audit wordt eveneens een rapport opgesteld. De resultaten en conclusies van de geplande audits en ad-hocopdrachten worden besproken met het management, dat verantwoordelijk is voor de geëvalueerde activiteiten. Deze bespreking vindt plaats vóór de finale oplevering van het auditrapport om de kwaliteit ten goede te komen en draagvlak te creëren voor de aanbevelingen. Het management wordt, via de managementreactie, de mogelijkheid geboden schriftelijke commentaar te formuleren welke in het definitieve auditrapport wordt opgenomen. De verspreiding van de rapporten gebeurt strikt overeenkomstig de afgesproken rapporteringslijnen. Omwille van de gevoeligheid van de informatie worden voor de verspreiding van de rapporten van forensisiche audits specifieke procedures toegepast. Het management is verantwoordelijk voor de implementatie van de aanbevelingen en bepaalt zelf of en wanneer de implementatie plaatsvindt. Vertrouwelijkheid van de rapporten Het beschermen van de anonimiteit van de geïnterviewden en van de vertrouwelijkheid van de door hen verstrekte gegevens is een conditio sine qua non om de geloofwaardigheid van en het vertrouwen in Audit Vlaanderen te garanderen bij het uitvoeren van auditwerkzaamheden. De notie van vertrouwelijkheid is dan ook opgenomen als één van de vier basisprincipes in de deontologische code van het Institute of Internal Auditors: de auditor mag de auditgegevens die hij ontvangt niet openbaar maken, zonder de nodige toestemming, tenzij wanneer hij daartoe wettelijk of professioneel verplicht is. Audit Vlaanderen beschouwt informatie als vertrouwelijk wanneer deze informatie enkel bestemd is voor een beperkte groep medewerkers die ertoe gerechtigd zijn er kennis van te nemen of klaarblijkelijk niet bestemd is om (binnen of buiten de organisatie) te circuleren. In praktijk komt dit erop neer dat alle auditgerelateerde informatie die in het bezit is van Audit Vlaanderen als vertrouwelijk wordt behandeld. Elke publieke auditdienst wordt hierbij echter geconfronteerd met de soms conflicterende regelgeving inzake openbaarheid van bestuur

21 Wanneer openbaarmaking wordt gevraagd van een bestuursdocument waarop geen decretale of wettelijke uitzonderingsgrond van toepassing is, gaat Audit Vlaanderen over tot openbaarmaking van dit document. De openbaarmaking van bestuursdocumenten kan immers slechts geweigerd worden op basis van één of meerdere uitzonderingsgronden die vervat zitten in de artikelen 11 tot en met 15 van het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur. Voor elke situatie kunnen uiteraard specifieke uitzonderingsgronden uit het decreet van toepassing zijn, maar algemeen gesteld kan volgende generieke argumentatie worden gevolgd: Werkdocumenten Werkdocumenten zijn alle documenten die door Audit Vlaanderen worden verzameld in het kader van de uitvoering van een auditopdracht of de documenten die tijdens een auditopdracht worden opgesteld en waarin de verzamelde gegevens geanalyseerd worden, voorlopige conclusies gemaakt worden, bevindingen van Audit Vlaanderen weergegeven worden,... Werkdocumenten vallen niet onder de verplichting inzake openbaarheid van bestuur aangezien zij het voorwerp uitmaken van de uitzonderingsgrond van artikel 14, 5 van het decreet. Dit wordt bevestigd in de Memorie van Toelichting: De detailrapporten en de syntheserapporten die worden opgesteld door de entiteit Interne Audit bij het ministerie van de Vlaamse Gemeenschap komen in aanmerking voor openbaarmaking (na kennisgeving aan de beleidsverantwoordelijken), terwijl de voorbereidende werkdocumenten dat niet zullen zijn. Reguliere auditrapporten Zolang de resultaten van een audit nog niet zijn meegedeeld aan de beleidsverantwoordelijken van de betrokken geauditeerde, wordt een aanvraag tot openbaarmaking van een auditrapport geweigerd op grond van artikel 14, 5 van het decreet openbaarheid van bestuur. Nadat de beleidsverantwoordelijken van de betrokken geauditeerde het definitieve auditrapport hebben ontvangen, kan een aanvraag tot openbaarmaking van een definitief auditrapport door Audit Vlaanderen enkel worden geweigerd indien Audit Vlaanderen van oordeel is dat een wettelijke of decretale uitzonderingsgrond hierop van toepassing is. Forensische auditrapporten Het doel van het rapport van een forensische audit is het op een objectieve wijze meedelen van door Audit Vlaanderen vastgestelde feiten en eventueel gepleegde inbreuken. Het rapport van een dergelijke audit moet de bevoegde personen toelaten de nodige maatregelen te treffen om een herhaling van de feiten te voorkomen en om de belangen van de Vlaamse administratie of lokale besturen te vrijwaren. Het is dan ook onvermijdelijk dat een dergelijk rapport een beschrijving vormt van gedragingen of handelingen van een bij naam genoemd of, in voorkomend geval, een gemakkelijk identificeerbaar natuurlijk persoon. Een aanvraag tot openbaarmaking van een rapport van een forensische audit wordt door Audit Vlaanderen steeds geweigerd op grond van artikel 17 2 van het decreet openbaarheid van bestuur. Dit artikel bepaalt dat informatie van persoonlijke aard niet openbaar moet worden gemaakt indien de aanvrager niet kan aantonen dat hij rechtstreeks en persoonlijk in zijn rechtssituatie kan worden geraakt door ofwel: het rapport; de informatie die het rapport bevat; een beslissing die genomen werd op grond van het rapport. Dat belang moet slechts worden aangetoond voor zover de informatie van persoonlijke aard niet over de aanvrager handelt

22 Indien Audit Vlaanderen evenwel oordeelt over onvoldoende kennis te beschikken van bepaalde contextuele factoren, eigen aan de geauditeerde, om tot een objectieve en correcte beoordeling te komen van de toepasbaarheid van bepaalde uitzonderingsgronden, stuurt Audit Vlaanderen de aanvraag tot openbaarmaking door naar de betrokken geauditeerde met het verzoek hieraan passend gevolg te geven. De aanvrager wordt hierover door Audit Vlaanderen geïnformeerd. Omdat Audit Vlaanderen de vertrouwelijkheid van de door haar verkregen auditgegevens maximaal tracht te garanderen, werden een hele waaier aan bijzondere veiligheidsmaatregelen genomen. Deze veiligheidsmaatregelen hebben betrekking op: bijzondere veiligheidsmaatregelen op het vlak van de fysieke toegang tot (audit)gegevens; depersonaliseren van gegevens in auditrapporten; discretieverplichting van auditoren; strikte rapporteringslijnen (afhankelijk van het type van audit); alle rapporten van Audit Vlaanderen dragen het label Strikt vertrouwelijk ; inzake de verzending door Audit Vlaanderen van de rapporten van een forensische audit geldt volgende procedure (cf. AC d.d. 2 februari 2010): o Elke ontvanger krijgt een uniek genummerd exemplaar; o Audit Vlaanderen verwittigt de bestemmelingen voorafgaandelijk per wanneer een genummerd auditrapport wordt verzonden; o Het genummerd auditrapport wordt door Audit Vlaanderen in een dubbele omslag verzonden; op de binnenste omslag wordt de vermelding vertrouwelijk of persoonlijk aangebracht; o Bij ontvangst van het auditrapport wordt de ontvangst door de bestemmelingen aan Audit Vlaanderen per bevestigd op het mailadres auditvlaanderen@vlaanderen.be. De vertrouwelijkheid van auditgegevens wordt eveneens gevrijwaard door de toepassing van het veiligheidsplan waarin het veiligheidsbeleid binnen Audit Vlaanderen werd uitgewerkt en een veiligheidsconsulent werd aangesteld. Verdeling van auditrapporten Wat de Vlaamse administratie betreft : In uitvoering van artikel 7, eerste lid van het oprichtingsbesluit en krachtens de beslissing van het auditcomité van de Vlaamse administratie kunnen de rapporteringslijnen als volgt worden voorgesteld:

23 - 23 -

24 Wat de lokale besturen betreft : Het oprichtingsbesluit bepaalt in artikel 7, tweede lid dat rapportering minstens geschiedt aan : de gemeenteraad bij een audit van de gemeente; de raad van bestuur bij een audit van het autonoom gemeentebedrijf; de Raad voor Maatschappelijk Welzijn bij een audit van het Openbaar Centrum voor Maatschappelijk Welzijn; de algemene vergadering en de raad van beheer bij een audit van de vereniging, vermeld in titel VIII, hoofdstuk I, van het decreet van 19 december 2008 betreffende de organisatie van de openbare centra voor maatschappelijk welzijn; de provincieraad bij een audit van de provincie; de raad van bestuur bij een audit van het autonoom provinciebedrijf. In uitvoering van artikel 7, eerste lid van het oprichtingsbesluit en krachtens de beslissing van het auditcomité van de lokale besturen van 12/03/2014 kunnen de rapporteringslijnen als volgt worden voorgesteld : Ontwerprapport Definitief rapport Gemeente Secretaris 1. Secretaris 2. Burgemeester 3. Voorzitter gemeenteraad OCMW Secretaris 1. Secretaris 2. OCMW-voorzitter Provincie Griffier 1. Griffier 2. Gouverneur als voorzitter van de deputatie 3. Voorzitter provincieraad Autonoom gemeentebedrijf Hoogste ambtelijk 1. Hoogste ambtelijk verantwoordelijke verantwoordelijke 2. Voorzitter Raad van Bestuur 3. Voorzitter gemeenteraad Autonoom provinciebedrijf Hoogste ambtelijk verantwoordelijke OCMW-vereniging Hoogste ambtelijk verantwoordelijke 1. Hoogste ambtelijk verantwoordelijke 2. Voorzitter Raad van Bestuur 3. Voorzitter provincieraad 1. Hoogste ambtelijk verantwoordelijk 2. Voorzitter Algemene vergadering 3. Voorzitter Raad van Beheer 4. Voorzitter van de in artikel 7 van het oprichtingsbesluit vermelde organen van de leden van de vereniging. Indien er een auditcomité werkzaam is in een van de hogervermelde organisaties wordt er ook een kopie van het rapport verstuurd aan de voorzitter van dit auditcomité en de verantwoordelijke van de auditentiteit. Opvolging aanbevelingen De implementatie van de aanbevelingen is de verantwoordelijkheid van het betrokken management, dat zelf bepaalt of en wanneer de implementatie plaatsvindt

25 Wat de Vlaamse administratie betreft: Tweemaal per jaar voert Audit Vlaanderen een opvolging van de aanbevelingen uit. De graad van uitvoering van de betrokken aanbevelingen maakt onderdeel uit van de evaluatie van de leidend ambtenaren, in toepassing van de beslissing van de Vlaamse Regering van 30 maart Wat de lokale besturen betreft: De raadsleden, die het rapport ook ontvangen, zullen worden gesensibiliseerd om zelf de realisatie van de aanbevelingen op te volgen in het kader van de verplichte jaarlijkse rapportering inzake interne controle. Audit Vlaanderen zal een steekproefsgewijze opvolging doen. Beleidsgerichte rapporten Wat de Vlaamse administratie betreft: Periodiek worden ook beleidsgerichte rapporten opgesteld die het Auditcomité moeten toelaten zijn adviesfunctie t.a.v. de Vlaamse Regering te versterken. Deze rapporten omvatten o.m.: een evaluatie/actualisatie van de maturiteitsinschatting; de realisatiegraad van de aanbevelingen; een stand van zaken betreffende de (wijze van) risicoafdekking

26 Relatie van Audit Vlaanderen met andere controleorganen Audit Vlaanderen en andere controleorganen zullen ernaar streven hun werkzaamheden op elkaar af te stemmen, dit met behoud van elkaars autonomie en verantwoordelijkheden. Hierdoor wordt de globale audit geoptimaliseerd, worden de kosten geminimaliseerd en wordt elke nodeloze dubbele inspanning van zowel auditoren als geauditeerden voorkomen. Andere controleorganen Hieronder worden onder andere verstaan: 1. Het Rekenhof 2. De Inspectie van Financiën 3. Het departement Financiën en Begroting 4. Het agentschap Binnenlands Bestuur 5. De bedrijfsrevisor 6. De gemachtigde van Financiën 7. De regeringscommissaris 8. Interne auditdiensten 9. Andere organisaties die controles uitoefenen Samenwerking met de andere controleorganen Bij het uitvoeren van een auditopdracht wordt maximale afstemming nagestreefd met het Rekenhof, de Inspectie van Financiën, het agentschap voor Binnenlands Bestuur, de bedrijfsrevisor, de regeringscommissaris, de gemachtigde van Financiën en de auditentiteiten van de EVA s of de lokale besturen zodat Audit Vlaanderen een overzicht heeft van de al in het verleden uitgevoerde en de geplande audits, studies en onderzoeken, dit om overlappingen of herhalingen te vermijden. De samenwerking tussen het Audit Vlaanderen en het Rekenhof werd gevat in een afsprakennota die door partijen werd ondertekend op 9 april Op 26 januari 2011 werd met het Rekenhof en het IBR (Instituut van de Bedrijfsrevisoren) een afsprakennota inzake financiële audit in de Vlaamse Overheid ondertekend. Besprekingen met de andere controleorganen binnen de Vlaamse administratie zal zorgen voor verdere afstemming van de onderlinge samenwerking, zoals bepaald in artikel 67 van het Rekendecreet van 8 juli 2011, waaraan uitvoering werd gegeven door het besluit van de Vlaamse Regering van 7 september 2012 betreffende controle en single audit. Afstemming met andere activiteiten De werkplanning van Audit Vlaanderen dient rekening te houden met eventuele consultingopdrachten die door externe consultants in de diensten in uitvoering of op korte termijn gepland zijn