Algemene offerteaanvraag

Transcriptie

1 Algemene offerteaanvraag Bestek nr. 07/1001 TENDERING INSCHAKELINGSCOACHING Opening van de offertes: Op 19 februari 2007 om 10 uur Adres : V.D.A.B., Keizerslaan 11 Zaal Brussel 1/54

2 Inhoudsopgave DEEL 1 : Administratieve bepalingen Toepasselijke wettelijke bepalingen Administratieve bepalingen Opdrachtgevend bestuur Classificatie en voorwerp van de opdracht Duur van de opdracht Percelen Plaats van de dienstverlening Uitvoering van de opdracht Wijze van gunning van de opdracht Selectiecriteria Gunningcriteria Opmaak van de inschrijving en bij te voegen bescheiden Inhoudelijke vereisten Vormvereisten Wijze van prijsbepaling Prijsherziening (art.13 AVV KB ) Financiering Opdrachtprijs Herziening van het aantal toe te leiden inschakelingscoachings Engagement t.o.v. andere financieringsmiddelen Borgtocht Betalingen Inschrijving Gestanddoeningstermijn Uitvoeringstermijnen Vragen en antwoorden Taalgebruik Bijzondere verbintenissen van de inschrijver/aanbieder Toepasselijk recht en bevoegde instanties DEEL 2 : Technische bepalingen Situering Specifieke wetgeving van toepassing op deze opdracht Doel van de opdracht Toeleiding Opdrachtomschrijving - Rol van de aanbieder Voorbereiding Individuele gesprekken met de betrokkenen Collectief gesprek invoegwerknemer - werkgever - inschakelingscoach /54

3 2.5.2 Duur van de inschakelingscoaching - Actieplan Overeenkomst inschakelingscoaching Inschakelingscoaching door de aanbieder Attitudes/verwachtingen t.a.v. inschakelingscoach Taken inschakelingscoach Verloop van de gesprekken Einde van de inschakelingscoaching Vroegtijdige beëindiging van de inschakelingscoaching Registratie in het cliëntvolgsysteem (CVS) Verbintenissen Toegang tot het CVS-dossier Registratie verloop inschakelingscoaching Rapportering Klachtenprocedure Wettelijke basis Interne klachtenprocedure Elke aanbieder heeft een interne klachtenprocedure Soort van klachten en klachtenbehandeling Externe klachtenprocedure Informatie aan de invoegwerknemer over interne en externe klachtenprocedures Klachtenrapportering Gedragscode t.o.v. de invoegwerknemer door de aanbieders toe te passen Algemeen Specifiek DEEL 3 : Definities DEEL 4 : Bijlagen bijlage 1: Verdeling invoegbedrijven en werknemers in Vlaanderen bijlage 2: Actieplan inschakelingscoaching bijlage 3: Inschakelingscoachingsovereenkomst bijlage 4: Vroegtijdige beëindiging van een inschakelingscoaching bijlage 5: CVS-Registratiecodes voor de begeleidingsacties bijlage 6: Contract Clientvolgsysteem voor erkende promotoren bijlage 7: Inlichtingenblad bijlage 8: De verschillende CVS-registratiefasen van de inschakelingscoaching bijlage 9: Algemene informatie m.b.t. de klachtenprocedure bij de VDAB DEEL 5 : Inschrijvingsformulier Naam inschrijver.. voor perce(e)l(en) Inhoudsopgave Identificatie van de inschrijver Verbintenissen CV s /54

4 5.4 Bijlagen bij offerte Inhoudelijk aanbod M.b.t. de selectiecriteria M.b.t. de gunningcriteria /54

5 DEEL 1 : ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN 1.1 TOEPASSELIJKE WETTELIJKE BEPALINGEN Op onderhavige opdracht zijn volgende wetgeving en reglementeringen van toepassing: 1. de Wet van 24 december 1993 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten. 2. het Koninklijk Besluit van 8 januari 1996 betreffende de overheidsopdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten en de concessies voor openbare werken, en alle K.B. s die een wijziging of een aanvulling op dit K.B. zijn. 3. het Koninklijk Besluit van 26 september 1996 betreffende de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, alsmede de algemene aannemingsvoorwaarden (bijlage bij K.B. dd ), en alle K.B. s die een wijziging of een aanvulling op dit K.B. zijn. 4. het Koninklijk Besluit van 29 januari 1997 tot bepaling van de datum van inwerkingtreding van sommige bepalingen van de wet van 24 december 1993 en de uitvoeringsmaatregelen. 5. het Algemeen Reglement voor Arbeidsbescherming en de Codex over het welzijn van de werknemers tijdens de uitvoering van hun werk. 1.2 ADMINISTRATIEVE BEPALINGEN De hierna volgende administratieve bepalingen, moeten worden beschouwd als een aanvulling en explicitering van sommige artikels uit de K.B.'s van en De inschrijver wordt er attent op gemaakt dat de Algemene Aannemingsvoorwaarden (AAV) bijlage bij KB integraal op de uitvoering van de opdracht van toepassing zijn. Aangezien de VDAB de kwaliteit van de dienstverlening hoogst prioritair beschouwt en/of omwille van de beperktheid van de opdracht, worden, in afwijking van artikel 20 en 75 van de Algemene Aannemingsvoorwaarden, volgende bepalingen voorzien: A. Indien de aanbieder de overeenkomst niet uitvoert overeenkomstig de in het bestek gestelde voorwaarden, behoudt de opdrachtgever zich het recht voor om de financiering van de betrokken inschakelingscoachings terug te vorderen en/of de opdracht onmiddellijk stop te zetten en dit onverminderd de overige sanctiemogelijkheden voorzien in de Algemene Aannemingsvoorwaarden B. Vervanging van één van de opgegeven personeelsleden door een personeelslid dat, na beoordeling van het curriculum vitae, minder scoort op deskundigheid en/of ervaring of met consequenties op aantal inschakelingscoachings per VTE kan leiden tot het onmiddellijk stop zetten van de opdracht. ( G.1) 5/54

6 C. Een miskenning van de contractuele regels betreffende de toepassing van het Cliëntvolgsysteem zal niet enkel leiden tot de sancties bedoeld in het desbetreffende contract maar tevens tot een eenzijdige stopzetting van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling, van de opdracht wegens ernstige tekortkomingen. (2.6.1.) D. Er kan voor deze opdracht geen beroep gedaan worden op onderaanneming, noch op co-aanneming. (1.2.6) Opdrachtgevend bestuur De Vlaamse Dienst voor Arbeidsbemiddeling en Beroepsopleiding (VDAB), Keizerslaan 11, te 1000 Brussel, hierna genoemd opdrachtgever. Leidend ambtenaar, Fons Leroy, Gedelegeerd bestuurder Classificatie en voorwerp van de opdracht De onderhavige opdracht betreft een opdracht van diensten in de zin van artikel 5 van de Wet van 24 december De te verlenen diensten vallen onder categorie B.27, van bijlage 2 van de Wet van 24 december Naar aanleiding van het Meerbanenplan wordt met middelen van de Vlaamse overheid een tendering (aanbesteding aan arbeidsmarktactoren) opgezet voor de begeleiding of coaching van invoegwerknemers die tewerkgesteld zijn invoegbedrijven of afdelingen (inschakelingscoaching). Deze begeleiding heeft tot doel er voor te zorgen dat de tewerkstelling van deze invoegwerknemers goed verloopt en de tewerkstelling voor onbepaalde duur, in hetzelfde bedrijf, kan worden behouden. De inschakelingscoaching kadert in het herverdelingsbesluit van de Vlaamse Regering dat werd goedgekeurd op 24/11/2006. De opdracht wordt geformuleerd vanuit de regieopdracht van de VDAB, waarbij de organisatie zelf niet meedingt. De opdrachtgever wil via deze offerteaanvraag 800 startende inschakelingscoachings per jaar aanbesteden. Alle werknemers die als invoegwerknemer tewerkgesteld zijn in invoegbedrijven of afdelingen, komen in aanmerking voor een inschakelingscoaching Duur van de opdracht De opdrachtgever streeft ernaar de opdracht te laten aanvangen op 1 april De opdracht wordt gegund voor een periode van 1 jaar, verlengbaar met 1 jaar. Bij niet-verlenging van de opdracht, wordt de aanbieder minstens 3 maanden voor het verstrijken van het 1ste jaar, aangetekend op de hoogte gebracht. De laatste inschakelingscoachings starten uiterlijk 31 maart 2008 en bij verlenging van de opdracht uiterlijk op 31 maart De aanbieder is verantwoordelijk voor de volledige uitvoering van alle gestarte inschakelingscoachings. De opdracht loopt definitief af op 31 december /54

7 1.2.4 Percelen De inschakelingscoachings worden uitbesteed in 5 percelen. De gebiedsomschrijving van deze percelen valt samen met de provinciegrenzen. In de provincies Antwerpen, Vlaams-Brabant en West-Vlaanderen wordt de helft van de voorziene inschakelingscoachings telkens aan de 2 meest voordelige regelmatige inschrijvers gegund, waarbij de opdrachtgever zorgt voor een evenwichtige invulling voor elke aanbieder. Een zelfde inschrijver kan in één perceel slechts één pakket van inschakelingscoachings gegund krijgen. In de provincies Oost-Vlaanderen en Limburg worden de inschakelingscoachings gegund aan de meest voordelige regelmatige inschrijver. De totale uitbesteding betreft 800 startende inschakelingscoachings op jaarbasis. Beschrijving van de percelen Percelen Regio Perceelsgrootte pet jaar Aantal aanbieders per perceel Aantal startende inschakelingscoachings per aanbieder per jaar Perceel 1 Antwerpen Perceel 2 Oostvlaanderen Perceel 3 Vlaams Brabant Perceel 4 West Vlaanderen Perceel 5 Limburg Totaal Plaats van de dienstverlening De te begeleiden invoegwerknemer is tewerkgesteld in een invoegbedrijf of afdeling dat gevestigd is binnen de grenzen van het gegunde perceel. De inschakelingscoaching wordt uitgevoerd op de werkvloer, dus in het bedrijf waar de invoegwerknemer is tewerkgesteld Uitvoering van de opdracht De aanbieder is verantwoordelijk voor de uitvoering en de naleving van alle bepalingen van de opdracht en dit voor de gehele duur van de opdracht. Hij voert deze inschakelingscoachings zelf uit Wijze van gunning van de opdracht De opdracht wordt gegund door middel van een algemene offerteaanvraag. Er wordt de aandacht op gevestigd dat deze procedure geen ruimte laat voor onderhandelingen. Voor de keuze van de aanbieders zal de opdrachtgever de hiernavolgende criteria hanteren: 7/54

8 Selectiecriteria De inschrijver voldoet aan volgende selectiecriteria: S.1 zich in geen uitsluitingspositie bevinden. S.2 in het bezit zijn van een erkenning in het kader van opleidings- en begeleidingscheques voor werknemers (Besluit van de Vlaamse regering van 18 juli 2003) of als dienstverlener erkend zijn in de pijler opleiding in het kader van het besluit van de Vlaamse Regering van 16 december 2005 tot toekenning van steun aan kleine en middelgrote ondernemingen voor ondernemerschapsbevorderende diensten of een op het ogenblik van de gunning geldende samenwerkingsovereenkomst hebben met de VDAB of beschikken over een van de volgende kwaliteitscertificaten: 1 Q*for-certificaat; 2 ISO-certificaat; 3 CEDEO-certificaat; 4 Recognised for Excellence; 5 K2b- of K2a-label voor opleiding of begeleiding; 6 ESF-label uitgereikt door het ESF-Agentschap vzw; of een door de raad van bestuur van de VDAB aanvaard ander certificaat of erkenning. S.3 rechtspersoonlijkheid hebben. S.4 kennis en expertise hebben van begeleiding van kansengroepwerknemers of begeleiding van werknemers in de reguliere economie Gunningcriteria De volgende gunningcriteria zullen volgens bijgevoegde weging worden gehanteerd G.1 de medewerkers die door de aanbieder worden ingezet en de inschakelingscoaching zullen uitvoeren, bezitten deskundigheid en ervaring inzake (voor 45% van de punten): o begeleiding van kansengroepwerknemers of de begeleiding van werknemers in de reguliere economie (35%) o sociale wetgeving (10 %) G.2 de aanpak en methodiek (voor 35% van de punten): o inzake begeleiding op de werkvloer (20%) o inzake resultaatgerichtheid (15%), m.n. behoud van de tewerkstelling in het invoegbedrijf behandeling van crisismomenten remediëring bij probleemsituaties G.3 de prijs, inclusief BTW voor de BTW-plichtigen (voor 20% van de punten) De opdrachtgever behoudt zich het recht voor om de opdracht niet, of gedeeltelijk, toe te wijzen. 8/54

9 1.2.8 Opmaak van de inschrijving en bij te voegen bescheiden Inhoudelijke vereisten De volledige identificatie van de inschrijver en de beschrijving van de totale opdracht dient te gebeuren aan de hand van het bijgevoegd inschrijvingsformulier. Indien ingetekend wordt op meerdere percelen moet slechts één offerte worden ingediend, waarbij de deskundigheid en ervaring van de medewerkers en de prijs per perceel moet opgegeven worden. Dit inschrijvingsformulier is gevoegd onder deel 5 en bevat: M.b.t. de selectiecriteria: S.4 Een beschrijving van de vereiste kennis en expertise betreffende de begeleiding van kansengroepwerknemers of van werknemers in de reguliere economie waarover de inschrijver beschikt. Deze kennis en ervaring dienen aangetoond te worden door middel van een beschrijving van deze kennis en expertise bij huidige activiteiten of projecten in het verleden en een vermelding van referenties indien er gewerkt werd voor externe opdrachtgevers. M.b.t. de gunningcriteria: G.1 Een beschrijving van de deskundigheid en de ervaring van de medewerkers alsook het aantal medewerkers die door de aanbieder worden ingezet bij de uitvoering van de opdracht. o Dit wordt aangetoond aan de hand van een curriculum vitae van de werknemers die effectief zullen ingezet worden voor de inschakelingscoachings. De curricula vitae dienen de in het inschrijvingsformulier opgesomde gegevens te bevatten. Teneinde de kwaliteit te waarborgen worden de door de aanbieder in te zetten inschakelingscoaches beperkt à rato van 1 VTE inschakelingscoach per maximaal 50 startende inschakelingscoachings per jaar en maximaal 4 VTE voor perceel 1 maximaal 3 VTE voor percelen 2 en 4 maximaal 2 VTE voor percelen 3 en 5 De aanbieder duidt voor elke werknemer aan hoeveel tijd (in VTE) hij/zij per perceel ingezet wordt als inschakelingscoach voor deze opdracht. o Eventuele personeelswissels tijdens de uitvoering van de opdracht kunnen, mits engagement van de aanbieder om het aantal inschakelingscoachings per VTE en de beschikbare kwalificaties die beschreven werden bij de inschrijving, te garanderen voor de volledige duur van de uitvoering van de opdracht. 9/54

10 G.2 Een beschrijving van de aanpak en de methodiek o inzake begeleiding op de werkvloer, een omschrijving van de inhoud van de aangeboden coaching en de aanpak: welke acties en waarom wat komt minimaal in elke inschakelingscoaching aan bod verbeteren persoonlijke, sociale en technische vaardigheden (werk)attitudevorming aanmoedigen van gedragsveranderingen: weerbaarheid verhogen, motivatie arbeidsmarkt(her)integratie bijbrengen van communicatieve vaardigheden motiveren bij moeilijke (inwerkings)momenten integratie in het bedrijf organisatie van de inschakelingscoaching evaluatie-elementen o inzake de resultaatgerichtheid van aanpak: op welke wijze wordt het behoud van de tewerkstelling nagestreefd op welke wijze worden crisismomenten behandeld remediëring bij probleemsituaties G.3 een prijsbepaling van de prijs per inschakelingscoaching, rekening houdend met de vastgestelde richtprijs. De inschrijver dient daarnaast volgende bescheiden toe te voegen als bijlage: M.b.t. de selectiecriteria: S.1 RSZ-attest: In toepassing van het KB van 20 juli 2005 dient de Belgische inschrijver het RSZ-attest niet bij zijn inschrijving te voegen. De VDAB zal deze informatie zelf opvragen op basis van het ondernemingsnummer van de inschrijver in de Kruispuntbank van Ondernemingen dat moet ingevuld worden op het inschrijvingsformulier. De buitenlandse inschrijvers dienen de in artikel 90 4 van het KB van 8 januari 1996 bedoelde attesten te voegen. 1 S.2 Een bewijs van erkenning in het kader van opleidings- en begeleidingscheques, een bewijs van erkenning als dienstverlener in de pijler opleiding of één van de vereiste kwaliteitscertificaten. Indien de inschrijver niet beschikt over één van deze erkenningen of vereiste kwaliteitscertificaten, en de inschrijver via een ander certificaat of erkenning zijn kwaliteit wenst aan te tonen, dan dient de inschrijver dit voor te leggen aan de VDAB. De mogelijke gunning kan maar effectief worden als het voorgelegde certificaat of erkenning op het moment van de gunning door de Raad van Bestuur van de VDAB werd aanvaard. M.b.t. de gunningcriteria: Alle andere documenten die de inschrijver nodig acht om zijn inschrijving te verduidelijken hebben een illustratieve functie. De hoofdinformatie omtrent de in dit bestek bepaalde voorwaarden moet in het inschrijvingsformulier zelf beschreven worden. 1 Buitenlandse inschrijvers moeten, conform het Belgische RSZ-document, een soortgelijk document kunnen voorleggen waaruit blijkt dat ze in hun land voldoen aan de sociale verplichtingen t.o.v. hun werknemers. Voor Nederland is dat bijvoorbeeld het zogenaamde UWV-GAK -document (Uitvoering Werknemersverzekeringen). 10/54

11 Vormvereisten Het inschrijvingsformulier, alsook de bijlagen, dienen in viervoud opgemaakt in de Nederlandse taal. Daarnaast dient de volledige offerte op cd-rom te worden aangeleverd als Microsoft Word bestand, met vermelding van de titel Tendering inschakelingscoaching, offerteaanvraag 07/1001, waarbij wordt opgemerkt dat bij verschillen met de papieren versie, de papieren versie bepalend is. De offerte wordt ingediend conform de structuur vooropgesteld in het inschrijvingsformulier. De voorgestelde nummering van het inschrijvingsformulier wordt gevolgd. Er wordt een inhoudsopgave in opgenomen en een duidelijke en doorlopende paginanummering die alle documenten van de offerte en bijlagen beslaat.. Elk bladzijde bevat een voettekst met vermelding van de naam van de inschrijver. De offerte dient gedateerd en ondertekend te worden ingediend. Elke pagina moet geparafeerd worden. Alle bijlagen die bij de offerte worden gevoegd, moeten worden gedagtekend en ondertekend door de bevoegde persoon, onder de vermelding: Opgemaakt door ondergetekende om gevoegd te worden bij zijn offerte van heden. Het voorstellen van afzonderlijke offertes met vrije varianten is verboden. Indien de offerte onduidelijkheden bevat, kan de opdrachtgever schriftelijk aanvullende informatie opvragen bij de inschrijvers. Deze informatie dient eveneens schriftelijk te worden verstrekt en zal deel uitmaken van de offerte. Alle prijzen worden zowel in cijfers als voluit geschreven in euro en zijn exclusief BTW (de BTW wordt apart vermeld). De schommelingen in de wisselkoersen zijn voor rekening van de aanbieder Wijze van prijsbepaling De opdracht wordt uitgevoerd tegen een prijs per inschakelingscoaching. De richtprijs per inschakelingscoaching bedraagt 826,45 euro, exclusief BTW. De prijzen van de inschrijvers worden onderling vergeleken (gunningcriterium) en zo nodig kan de opdrachtgever, bij abnormale afwijkingen t.o.v. het gemiddelde, bijkomende inlichtingen vragen met betrekking tot de tot standkoming van de prijs Prijsherziening (art.13 AVV KB ) Prijsherziening is niet mogelijk Financiering Opdrachtprijs De prijs per gestarte inschakelingscoaching bevat twee 2 delen: een vast deel (inspanningsfinanciering) en een variabel deel afhankelijk van het resultaat (resultaatsfinanciering). Er wordt een verhouding van 70% / 30 % (vast / variabel) gehanteerd voor alle gestarte inschakelingscoachings per aanbieder. Het eerste gedeelte, 70% van de gunningprijs, wordt betaald per opgestarte inschakelingscoaching, na ondertekening van de inschakelingscoachingsovereenkomst en registratie daarvan in CVS. 11/54

12 Het saldo, 30% van de gunningprijs, wordt uitbetaald indien de inschakelingscoaching geslaagd is. Een inschakelingscoaching wordt als geslaagd beschouwd als de invoegwerknemer 6 maanden na start van de inschakelingscoaching nog tewerkgesteld is in het invoegbedrijf of de invoegafdeling en voor zover de vereiste registratie in CVS gebeurd is Herziening van het aantal toe te leiden inschakelingscoachings De opdrachtgever kan binnen de periode van 12 maanden het aantal op te starten inschakelingscoachings verhogen met niet meer dan 15% van het oorspronkelijke aantal toegekende inschakelingscoachings op jaarbasis. In voorkomend geval is de aanbieder gehouden aan de dezelfde voorwaarden en dezelfde prijs per volledige inschakelingscoaching Engagement t.o.v. andere financieringsmiddelen Door in te tekenen verbindt de aanbieder zich er toe geen dubbelfinanciering op te zetten. Dit houdt in dat inschakelingscoachings welke in het kader van deze opdracht worden gefinancierd, niet bijkomend met andere inkomsten mogen worden vergoed. In voorkomend geval engageert de aanbieder zich dat de vrij gekomen andere middelen worden aangewend voor het verwezenlijken van bijkomende begeleidingsacties. Door in te tekenen verbindt de aanbieder zich er toe om geen verdringing te bewerkstellingen van begeleidingen op de werkvloer die normaliter worden gefinancierd met andere Vlaamse of Europese middelen (ESF). Volgens artikel 5 van de Beschikking van de Europese Commissie betreffende de toepassing van artikel 86 van het Verdrag op staatssteun in de vorm van compensaties voor de openbare dienst die wordt toegekend aan bepaalde met het beheer van diensten van algemeen economisch belang belaste ondernemingen, is er sprake van overfinanciering als deze hoger is dan hetgeen nodig is om de kosten van de uitvoering van de openbare dienstverplichtingen geheel of gedeeltelijk te dekken, rekening houdend met de opbrengsten alsmede met een redelijke winst uit de uitvoering van die verplichtingen. Met betrekking tot de transparantie vermeldt artikel 6 van dezelfde beschikking: "Wanneer de ondernemingen die compensaties voor de openbare dienst ontvangen, ook buiten de openbare dienst actief zijn, moeten in hun boekhouding de aan de openbare dienstactiviteiten verbonden kosten en inkomsten, en de kosten en inkomsten van de overige activiteiten apart zijn opgenomen. Onder dubbelfinanciering verstaat men de situatie waarbij de aanbieder voor de zelfde specifieke activiteiten en de daardoor veroorzaakte kosten meer dan éénmaal gefinancierd wordt. Dergelijke praktijk is strijdig met artikel 55 2 van de gecoördineerde wetten op de Rijkscomptabiliteit vermits één of meerdere financieringen dan aangewend worden voor activiteiten waarvoor ze niet bedoeld waren. 2 Artikel 55: Iedere toelage verleend door het Rijk of door een rechtspersoon, die rechtstreeks of onrechtstreeks door het Rijk gesubsidieerd wordt, daarin begrepen ieder door hen zonder interest verleend terugvorderbaar voorschot, moet aangewend worden voor de doeleinden, waarvoor zij verleend werd. Iedere toelagetrekker is ertoe gehouden verantwoording te verstrekken over de aanwending van de ontvangen bedragen, tenzij de wet hem daarvan vrijstelling verleent. Behalve wanneer een wets- of verordeningsbepaling daarin voorziet, worden in iedere beslissing houdende toekenning van een toelage nauwkeurig de aard en de omvang van en de nadere regels omtrent de door de toelagetrekker te verstrekken verantwoording vermeld. 12/54

13 Indien er tijdens de looptijd van het project zware vermoedens van overfinanciering of dubbelfinanciering zijn, kan de opdrachtgever de nodige monitoring uitvoeren en kan dit aanleiding geven tot inhouding van de financiering en/of terugvordering van reeds betaalde prestaties. De aanbieder verbindt zich ertoe in voorkomend geval deze monitoring mogelijk te maken door volledige transparantie van de kostenstructuur Borgtocht De aanbieder zal aan de opdrachtgever een borgtocht verstrekken voor de gegunde opdracht zijnde 5% van de oorspronkelijke aannemingssom voor 12 maanden. 3 Het bewijs hiervan moet binnen de 30 kalenderdagen volgend op de dag van de gunning aan VDAB Facility Management t.a.v. Ben Possemiers, Keizerslaan 11 te 1000 Brussel voorgelegd worden. Deze borgtocht wordt vrijgegeven na het beëindigen van de opdracht Betalingen Alle in deze offerteaanvraag vermelde bedragen zijn exclusief BTW, tenzij anders vermeld. De berekening van de vergoedingen Elke berekening van verschuldigde bedragen geschiedt op basis van de registraties in het Cliëntvolgsysteem (CVS). Bijgevolg kan er geen vergoeding geëist worden voor inschakelingscoachings waarbij de vereiste en dus essentiële registraties in CVS ontbreken. De facturatie en de betaalopdracht Maandelijks bezorgt de opdrachtgever een gedetailleerde schuldbevestigingsstaat aan de aanbieder. Deze staat bevat een gedetailleerd overzicht van registraties en opvolgingen per inschakelingscoaching, met vermelding van alle verschuldigde bedragen voor de maand waarop de schuldbevestiging van toepassing is. Binnen de 14 dagen na ontvangst van de schuldbevestiging dient er gefactureerd te worden. De opdrachtgever gaat, na vergelijking van de factuur met de overeenkomstige schuldbevestigingsstaat, binnen de 50 kalenderdagen na ontvangst van de factuur over tot betaling per overschrijving op het rekeningnummer van de aanbieder. Op elke factuur moet minstens vermeld staan: De naam en adres van de aanbieder De factuurdatum Het uniek factuurnummer Deugdelijk en onvergolden verklaard voor de som van. EURO (voluit geschreven) het bankrekeningnummer waarop dient gestort te worden (voor buitenlandse facturen ook BIC en IBAN), Het bedrag (netto, bruto en eventueel BTW) De valuta De betaalmededeling De betaaltermijn De prestatieperiode Het inkoopordernummer Het uitbestedingsnummer 3 De borgtocht kan o.a. worden gesteld via een waarborg toegestaan door een kredietinstelling. 13/54

14 De aanbieder moet de BTW-regelgeving strikt naleven. Er mag alleen gefactureerd worden conform de afgesproken eenheden en eenheidsprijzen. Alle facturen dienen verstuurd te worden naar VDAB-CLA (Centrale Leveranciersadministratie) Keizerslaan Brussel Inschrijving De opening van de inschrijvingen is voorzien op 19/02/2006 om 10 uur stipt, Keizerslaan 11 te 1000 Brussel, 4 de verdieping, zaal 406. De offertes kunnen afgegeven worden vóór de opening van de zitting (t.a.v. VDAB, Facility Management, lokaal 010, t.a.v. Marc Detiège) onder gesloten omslag, met vermelding "NIET OPENEN" "OFFERTEAANVRAAG 07/1001. Bij verzending via de post, dient deze omslag, zoals hierboven vermeld, in een tweede omslag gestoken te worden, waarop vermeld staat: VDAB Facility Management, Dienst aankopen, t.a.v. Marc Detiège, lokaal 010 Keizerslaan Brussel Dossiernummer: 07/ Gestanddoeningstermijn De inschrijvers blijven gehouden door hun inschrijving gedurende een termijn van 90 kalenderdagen, ingaande op de dag na de zitting voor opening van de inschrijvingen Uitvoeringstermijnen De eindafrekening voor de toegeleide inschakelingscoaches van het eerste jaar is voorzien voor uiterlijk 31 december 2008, of bij verlenging van de opdracht voor 31 december Vragen en antwoorden Belangstellenden kunnen per mail vragen stellen over verduidelijking met betrekking tot het bestek en de toekomstige opdracht. Deze vragen kunnen uitsluitend gesteld worden via het adres tenderinginschakelingscoaching@vdab.be met duidelijke vermelding van het besteknummer in het onderwerp van de mail. Vragen die ons bereiken na 5/2/2007 worden niet meer beantwoord. De vragen en antwoorden zullen ten laatste op 09/02/2007 verstuurd worden naar alle aanvragers van het bestek en tevens gepubliceerd worden op de website Deze vragen en antwoorden maken integraal deel uit van het bestek. Contactpersonen: André Bervoets en Luc Van De Putte 14/54

15 Taalgebruik Alle mondelinge en schriftelijke communicatie tussen de opdrachtgever en de inschrijver/aanbieder gebeurt in het Nederlands. De aanbieder verbindt er zich toe het Nederlands te gebruiken in alle inschakelingscoachingsactiviteiten, conform de bepalingen van de taalwetgeving Bijzondere verbintenissen van de inschrijver/aanbieder 1. De gegevens die de opdrachtgever ter beschikking stelt van de aanbieder met het oog op het uitvoeren van onderhavige opdracht mogen niet voor andere doeleinden worden aangewend, noch meegedeeld aan derden. 2. Onverminderd de bepalingen van artikel 17 van de wet van 3 juli 1978 met betrekking tot de arbeidsovereenkomst, verbindt de inschrijver zich ertoe alle maatregelen te treffen, vereist om het geheime karakter van de gegevens en resultaten aangaande uitvoering van de opdracht te doen eerbiedigen door het door hem tewerkgesteld personeel en door elke andere persoon die hier toegang toe heeft. 3. De aanbieder zal alle informatie welke hij bij het contacteren, of bij de uitvoering van de werkzaamheden verwierf, geheim houden Toepasselijk recht en bevoegde instanties De geschillen betreffende verplichtingen die voortvloeien uit de bepalingen die de opdracht regelen, kunnen in gemeenschappelijk overleg geregeld worden. Bij ontstentenis en alvorens hun rechten voor de rechtbank te laten gelden, kunnen de partijen overeenkomen een beroep te doen op het advies van één of meer door de partijen aanvaarde deskundigen. De aangestelde deskundigen dienen binnen de dertig dagen na hun aanstelling hun besluiten voor te leggen bij beide partijen. Deze aanstelling sluit de maatregelen van ambtswege niet uit. In laatste instantie zijn uitsluitend de rechtbanken van Brussel bevoegd. 15/54

16 DEEL 2 : TECHNISCHE BEPALINGEN 2.1 SITUERING Invoegbedrijven en -afdelingen stellen kansengroepwerknemers tewerk. Voor deze invoegwerknemers ontvangen deze bedrijven in de eerste jaren van de tewerkstelling een tussenkomst van de Vlaamse overheid. Een deel van deze kansengroepwerknemers haakt vroegtijdig af. Door middel van een begeleiding op de werkvloer wordt het behoud van tewerkstelling van deze invoegwerknemers beoogd. 2.2 SPECIFIEKE WETGEVING VAN TOEPASSING OP DEZE OPDRACHT Volgende wetgeving (en de uit die wetgeving voortvloeiende wijzingen) is onder meer van toepassing op deze opdracht (niet-limitatief) 1. Het besluit van de Vlaamse Regering van 21 december 1988 houdende de organisatie van de arbeidsbemiddeling en beroepsopleiding 2. Besluit van de Vlaamse Regering van 18 juli 2003 betreffende de opleidings- en begeleidingscheques voor werknemers 3. Besluit van de Vlaamse Regering van 16 december 2005 tot toekenning van steun aan kleine en middelgrote ondernemingen voor ondernemerschapsbevorderende diensten 4. De wet van 8 december 1992 tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens 5. De wet van 25 februari 2003 ter bestrijding van discriminatie en tot wijziging van de wet van 15 februari 1993 tot oprichting van een Centrum voor gelijkheid van kansen en voor racismebestrijding 6. De wet van 11 juni 2002 betreffende de bescherming tegen geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk 7. De wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij de uitvoering van hun werk en de uitvoeringsbesluiten 8. Besluit van de Vlaamse Regering van 15 juli 2005 betreffende de erkenning en financiering van de invoegbedrijven 9. Besluit van de Vlaamse Regering van 8 september 2000 houdende een impuls- en ondersteuningsprogramma van de meerwaardeneconomie 10. Het Decreet van 1 juni 2001 houdende toekenning van een klachtrecht ten aanzien van bestuursinstellingen 11. De omzendbrief van de Vlaamse Regering van 18 maart 2005: leidraad voor de organisatie van het klachtenmanagement, ter uitvoering van het decreet van 1 juni DOEL VAN DE OPDRACHT De inschrijver verbindt zich ertoe inschakelingscoachings, d.i. intensieve begeleiding op de werkvloer van invoegwerknemers, uit te voeren binnen het (de) perceel (percelen) waarop hij intekent. Inschakelingscoaching heeft tot doel er voor te zorgen dat de tewerkstelling van de invoegwerknemers in een invoegbedrijf of -afdeling goed verloopt en de tewerkstelling voor onbepaalde duur in het invoegbedrijf of -afdeling kan worden behouden. De VDAB komt niet tussen in de eigenlijke processen, methodieken, inhoud tenzij deze strijdig zouden zijn met de aanbestedingsvoorwaarden en/of op aangeven van de invoegwerknemer of het invoegbedrijf. 16/54

17 Alle invoegwerknemers die een tewerkstelling starten of al uitoefenen in een invoegbedrijf of -afdeling, en die begeleiding op de werkvloer wensen, kunnen op inschakelingscoaching beroep doen. Alle invoegbedrijven of -afdelingen die openstaan voor een begeleide tewerkstelling van de invoegwerknemers kunnen beroep doen op een inschakelingscoaching. De vraag naar coaching kan van de werkgever komen, maar ook van de invoegwerknemer. In totaal zijn er 148 invoegbedrijven en -afdelingen in Vlaanderen, met 4040 VTE toegekende invoegwerknemers. (zie bijlage 1: Verdeling invoegbedrijven en werknemers in Vlaanderen) 2.4 TOELEIDING De sensibilisering van invoegwerknemers en -werkgevers voor inschakelingscoaching wordt georganiseerd door één van de erkende startcentra sociale economie. Wanneer het startcentrum een aanvraag voor inschakelingscoaching van een invoegwerknemer of een invoegbedrijf of -afdeling ontvangt, leidt het de inschakelingscoaching toe naar één van de aanbieders. De inschakelingscoach heeft een eerste persoonlijk contact met de doorverwijzer van het startcentrum. Zij maken de nodige afspraken voor de opstart van de inschakelingscoaching. De aanbieder kan de inschakelingscoaching van een toegeleide invoegwerknemer niet weigeren, noch kan hij zonder toeleiding door een startcentrum een inschakelingscoaching opstarten. De VDAB zal met de startcentra en de aanbieder de nodige afspraken maken over de praktische kant van de toeleiding. De aanbieders dienen zich zo te organiseren dat ze een regelmatige opstart kunnen verwerken. 2.5 OPDRACHTOMSCHRIJVING - ROL VAN DE AANBIEDER Voorbereiding Individuele gesprekken met de betrokkenen Binnen de 7 dagen na de toeleiding door het startcentrum bezoekt de inschakelingscoach van de aanbieder het invoegbedrijf of -afdeling waar de invoegwerknemer werkt. De inschakelingscoach heeft een persoonlijk verkennend gesprek met respectievelijk de invoegwerkgever en de invoegwerknemer vóór de begeleiding op de werkvloer aanvangt. De inschakelingscoach verzamelt zoveel mogelijk relevante informatie over de tewerkstelling van de invoegwerknemer. Hij moet inzicht krijgen in de attitudes, competenties, interesses, vaardigheden, motivatie en eventuele belemmerende randfactoren die verband houden met de functie en die een vlotte integratie in het bedrijf beïnvloeden. Op basis van de aangereikte informatie kan hij factoren vaststellen die een optimale inschakeling van de invoegwerknemer op de werkvloer kunnen bemoeilijken. De essentiële informatie en aandachtspunten voor het goede verloop van de inschakelingscoaching worden opgenomen in het actieplan (zie bijlage 2: Actieplan inschakelingscoaching). 17/54

18 Daarnaast is het belangrijk dat de inschakelingscoach inzicht krijgt in de structuur en cultuur van het bedrijf, in de directe werkomgeving en in de functie van de invoegwerknemer. Tijdens deze gesprekken licht de inschakelingscoach concreet zijn rol toe. De inschakelingscoach brengt de betrokkenen vooraf op de hoogte van de dienstverlening, de modaliteiten, doelstellingen, verwachtingen en de voordelen van het proces van inschakelingscoaching. De inschakelingscoach zorgt voor transparantie en zorgt ervoor dat er duidelijke en eerlijke afspraken gemaakt worden tussen alle betrokkenen. Dit bepaalt mee het slagen of falen van de begeleiding Collectief gesprek invoegwerknemer - werkgever - inschakelingscoach Na de individuele gesprekken heeft de inschakelingscoach een gesprek met de betrokken invoegwerknemer en werkgever samen. De gemeenschappelijke en verschillende doelstellingen en verwachtingen van alle actoren worden duidelijk en scherp geformuleerd. De inschakelingscoach legt de afspraken vast over ieders verantwoordelijkheid en rol binnen dit proces. Deze worden gecommuniceerd naar alle betrokkenen Duur van de inschakelingscoaching - Actieplan Inschakelingscoaching is beperkt in de tijd. De coaching kan beginnen vanaf het begin van de tewerkstelling van een invoegwerknemer of vanaf een ander tijdstip wanneer de aanvraag tot inschakelingscoaching gedaan wordt voor een invoegwerknemer die al in dienst is. De inschakelingscoaching eindigt na een periode van minimaal 1 maand en maximaal 6 maanden. De inschakelingscoach bepaalt, samen met de werkgever en de invoegwerknemer, bij de aanvang van de inschakelingscoaching, welke termijn nodig is. De duurtijd en intensiteit van de inschakelingscoaching worden afgestemd op de noden, behoeften en verwachtingen van alle betrokkenen en is afhankelijk van de competenties van de invoegwerknemer en de ervaring en de knowhow van het betrokken bedrijf inzake HRM. De te coachen aspecten en de specifieke aandachtspunten bepalen mee de duur van de inschakelingscoaching. De effectieve coachingsactiviteiten worden vastgelegd in het actieplan, waarin tevens de afgesproken coachingsgesprekken (frequentie, aantal, wanneer, ) worden opgenomen. Wanneer de duurtijd van de inschakelingscoaching initieel minder dan 6 maanden bedraagt, kan deze verlengd worden tot maximaal 6 maanden na de aanvang van de initiële inschakelingscoaching. De verlenging van een inschakelingscoaching wordt vastgelegd in een nieuwe inschakelingscoachingsovereenkomst en een aangevuld actieplan Overeenkomst inschakelingscoaching De inschakelingscoaching wordt formeel bevestigd middels een overeenkomst tussen de invoegwerknemer, het invoegbedrijf en de aanbieder. Het actieplan wordt als bijlage gevoegd bij de inschakelingscoachingsovereenkomst (zie bijlage 3). De inschakelingsovereenkomst wordt door de inschakelingscoach, de invoegwerknemer en de werkgever samen opgemaakt. 18/54

19 Binnen de 7 dagen na ondertekening maakt de inschakelingscoach een kopie van de inschakelingsovereenkomst en het actieplan over aan de VDAB. Dit geldt ook bij verlenging van de duurtijd van de inschakelingscoaching. Zodra de VDAB een kopie van de inschakelingscoachingsovereenkomst en het actieplan ontvangen heeft, start de inschakelingscoaching. De betaling van de inspanningsfinanciering gebeurt op basis van de registratie van de initiële inschakelingscoachingsovereenkomst in CVS en nadat een kopie ervan en van het actieplan aan de VDAB werd overgemaakt Inschakelingscoaching door de aanbieder Attitudes/verwachtingen t.a.v. inschakelingscoach De inschakelingscoach is bedrijfsextern en neutraal en coacht zowel de invoegwerknemer, als diens werkgever en eerstelijnsverantwoordelijke (ploegbaas). Hij houdt rekening met de belangen en behoeften van alle betrokkenen. Hij stemt deze belangen zo goed mogelijk op elkaar af tijdens het proces. Daarbij verliest hij het gemeenschappelijke doel van de inschakelingscoaching niet uit het oog. De inschakelingscoach is onpartijdig en laat zich door geen enkele voorkeur leiden. De inschakelingscoach vormt de schakel tussen de invoegwerknemer en de werkgever, al dan niet vertegenwoordigd door een eerstelijnsverantwoordelijke. Hij bouwt met allen een samenwerkingsrelatie op Taken inschakelingscoach Inschakelingscoaching is een pro-actief proces. Gedurende de hele begeleiding werkt de inschakelingscoach principieel anticiperend en niet reagerend. De inschakelingscoach analyseert de arbeidsorganisatie en formuleert voorstellen in functie van werken op maat. Knelpunten moeten proactief worden aangepakt en relevante welzijnsvoorzieningen moeten ingeschakeld worden indien nodig. De inschakelingscoach analyseert de arbeidsomstandigheden van de invoegwerknemer, zijn samenwerking met de collega s en de begeleiding door het management (de eerstelijnsverantwoordelijke). Ten aanzien van de invoegwerknemer De Inschakelingscoach ondersteunt de invoegwerknemer bij o het verwerven van sociale vaardigheden en competenties (niet de beroepstechnische competenties, deze blijven de taak van het bedrijf), o het optimaliseren van motivatie o het optimaliseren van communicatie. 19/54

20 Tijdens de gesprekken zal de inschakelingscoach intensief ingaan op de voorgeschiedenis van de invoegwerknemer op het vlak van o vorming en opleiding o werkervaring o attitudes o competenties o interesses o vaardigheden o motivatie o eventuele randfactoren die van belang zijn voor de begeleiding. Ten aanzien van de invoegwerkgever De werkgever wenst een vlotte en volwaardige integratie van de invoegwerknemer. Daartoe ondersteunt de inschakelingscoach de werkgever bij de volwaardige integratie van de invoegwerknemer in zijn functie en bij het inwerkingsproces. De werkgever engageert zich om constructief mee te werken aan het goede verloop van de inschakelingscoaching De inschakelingscoach wijst de eerstelijnsverantoordelijke op de acties die nodig zijn om de arbeidsorganisatie aan te passen om werk op maat waar te kunnen maken en helpt de invoegwerknemer hiertoe de nodige vaardigheden en attitudes te ontwikkelen Verloop van de gesprekken De inschakelingscoach heeft bij elk coachingsgesprek contact met zowel de invoegwerknemer als de werkgever/ploegbaas. Er vinden minimaal een eerste, een tweede en een beëindigingsgesprek plaats. Eerste coachingsgesprek Het eerste coachingsgesprek vindt plaats binnen de 7 dagen volgend op het ondertekenen van de inschakelingscoachingsovereenkomst. Indien de invoegwerknemer waarvoor de inschakelingscoaching wordt aangevraagd nieuw is in het invoegbedrijf of -afdeling, komen tijdens dit gesprek vooral zaken aan bod die belangrijk zijn bij de start van de tewerkstelling. Deze omvatten onder meer het onthaal, de inwerking en eventuele administratieve formaliteiten. Indien het een invoegwerknemer betreft die al tewerkgesteld is in het invoegbedrijf of -afdeling, wordt er tijdens het eerste coachingsgesprek gewezen op de rechten en plichten van de invoegwerknemer en diens werkgever en worden eventuele achterstallige of onduidelijke administratieve zaken in orde gebracht. Tweede coachingsgesprek Het tweede gesprek behandelt de inwerkperiode en desgevallend de al gewerkte periode, de contacten met collega s en direct leidinggevenden, een evaluatie en eventuele bijsturing van de job. Ook worden eventuele veranderingen in de persoonlijke thuissituatie en de invloed hiervan op de tewerkstelling, de tevredenheid en de motivatie van de invoegwerknemer besproken. Uiteraard blijft het mogelijk dat er acute moeilijkheden optreden. In dat geval zal de inschakelingscoach zo vlug en flexibel mogelijk reageren om een escalatie te voorkomen en een voor alle partijen aanvaardbare oplossing te bewerkstelligen. De inschakelingscoach is daartoe zeer vlot bereikbaar (GSM, ) en bij eventuele afwezigheid is er een collega die als back-up kan functioneren tijdens deze crisismomenten. 20/54

21 2.5.5 Einde van de inschakelingscoaching De inschakelingscoach van de aanbieder is de eindverantwoordelijke voor de inschakelingscoaching van de invoegwerknemer. Een inschakelingscoaching wordt als geslaagd beschouwd wanneer de invoegwerknemer 6 maand na de start van de inschakelingscoaching nog in dienst is in het invoegbedrijf of - afdeling. Een geslaagde inschakelingscoaching geeft recht op de resultaatsfinanciering. Bij het einde van de inschakelingscoaching moet er een beëindigingsgesprek plaatsvinden met de invoegwerknemer en de werkgever. De inschakelingscoach kan zelf beslissen of hij dit gesprek met hen beide samen of afzonderlijk voert. De informatie over de inschakelingscoaching wordt teruggekoppeld naar de VDAB. De inschakelingscoach brengt de VDAB op de hoogte van het verloop van het proces via een eindevaluatieverslag dat geregistreerd wordt in CVS. Het eindevaluatieverslag moet binnen de 20 werkdagen na het beëindigingsgesprek in CVS geregistreerd worden Vroegtijdige beëindiging van de inschakelingscoaching In principe wordt de inschakelingscoaching niet vroegtijdig beëindigd. De invoegwerknemer en/of de invoegwerkgever kunnen aan de inschakelingscoach vragen een vroegtijdige beëindiging van de inschakelingscoaching te overwegen. Na beide partijen gehoord te hebben, beslist de inschakelingscoach over de al dan niet vroegtijdige beëindiging. Bij vroegtijdige beëindiging wordt de VDAB binnen de 7 dagen op de hoogte gebracht via een meldingsformulier. (zie bijlage 4: Vroegtijdige beëindiging van een inschakelingscoaching). De inschakelingscoach kan op eigen initiatief geen inschakelingscoaching vroegtijdig beëindigen. Binnen de 7 dagen na de vroegtijdige beëindiging wordt een kopie van het formulier overgemaakt aan de VDAB en de stopzetting geregistreerd in het CVS. 2.6 REGISTRATIE IN HET CLIËNTVOLGSYSTEEM (CVS) Verbintenissen De aanbieder verbindt zich ertoe om in het kader van deze opdracht de wet tot bescherming van de persoonlijke levenssfeer ten opzichte van de verwerking van persoonsgegevens na te leven. Dit geldt zowel voor de persoonsgegevens van de invoegwerknemer ter beschikking gesteld door de VDAB alsook voor de persoonsgegevens die hij inwint bij de invoegwerknemer zelf. De aanbieder is verplicht alle relevante acties binnen de inschakelingscoaching in het cliëntvolgsysteem (CVS) te beschrijven binnen de daarvoor voorziene begeleidingslijn (verder coachingslijn) volgens de in bijlage 5 (Registratiecodes voor begeleidingsacties) beschreven modaliteiten. De aanbieder draagt in deze de volle verantwoordelijkheid voor de juistheid van de ingevoerde gegevens in het CVS. Gevoelige, medische en gerechtelijke gegevens mogen niet in het CVS-dossier vermeld worden. 21/54

22 De aanbieder verbindt er zich toe de acties aangaande de inschakelingscoaching onmiddellijk in het CVS te registreren. Voor het gebruik van het CVS verbindt de aanbieder er zich toe het CVS-contract met de VDAB te ondertekenen en strikt na te leven (bijlage 6: Contract Cliëntvolgsysteem voor erkende promotoren). De registratie in het CVS gebeurt volgens de richtlijnen van de VDAB. Omwille van nieuwe ontwikkelingen op technisch gebied kunnen deze richtlijnen door de VDAB in de loop van de opdracht gewijzigd worden. De registratie in het CVS gebeurt in het veld Stappen naar Werk Dossiermanager. De aanbieder kan geen andere gegevens van het dossier van de invoegwerknemer in het CVS beheren. Wijzigingen die de aanbieder niet zelf kan doorvoeren in het CVS moeten aan de VDAB doorgegeven worden met vraag om aanpassing Toegang tot het CVS-dossier Voorwaarden om toegang te krijgen tot het Cliëntvolgsysteem (CVS): 1. De aanbieder ondertekent het contract Cliëntvolgsysteem voor erkende promotoren. 2. Elke CVS-gebruiker ondertekent een verklaring van de gebruiker Cliëntvolgsysteem. 3. Iedere gebruiker moet een opleiding volgen bij Spoor 21 Bij de toeleiding zorgt het startcentrum ervoor dat de invoegwerknemer inzagerecht verleend heeft aan de aanbieder. Dit inzagerecht wordt door de invoegwerknemer verleend door het invullen van een zogeheten Inlichtingenblad (zie bijlage 7). Dit Inlichtingenblad wordt onmiddellijk door het startcentrum over gemaakt aan de VDAB, die het inzagerecht opent. Op die manier krijgt de aanbieder inzage in de nodige persoonlijke gegevens van de invoegwerknemer en een zicht op de begeleiding van de invoegwerknemer tot dan toe. Het inzagerecht eindigt bij het afsluiten van de coachingslijn Registratie verloop inschakelingscoaching De verschillende fasen van de inschakelingscoaching die geregistreerd worden in het CVS, zijn opgenomen in bijlage Rapportering De monitoring van de projecten geschiedt onder meer op basis van de CVS-registratie. De CVS-invoer geeft aan de VDAB enerzijds voldoende informatie betreffende de invoegwerknemer zelf en anderzijds een zicht op het verloop van de inschakelingscoaching en de uit te voeren en uitgevoerde acties. Via CVS kan ook de inschakelingscoach het volledige verloop opvolgen. De CVS-registratie laat de VDAB tevens toe te rapporteren naar het beleid met betrekking tot deze opdracht en de resultaten. 22/54

23 2.7 KLACHTENPROCEDURE Wettelijke basis Het decreet van 1 juni 2001 houdende toekenning van een klachtrecht ten aanzien van bestuursinstellingen. Wet van 4 augustus 1996 betreffende het welzijn van de werknemers bij uitvoering van hun werk. Wet van 11 juni 2002 betreffende de bescherming tegen geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag op het werk. De omzendbrief van de Vlaamse Regering van 18 maart 2005: leidraad voor de organisatie van het klachtenmanagement, ter uitvoering van het decreet van 1 juni Interne klachtenprocedure Elke aanbieder heeft een interne klachtenprocedure Elke organisatie die niet onderworpen is aan de verplichting een klachtenvoorziening in te stellen krachtens het decreet van 1 juni 2001 houdende toekenning van een klachtrecht ten aanzien van bestuursinstellingen of die niet onderworpen is aan een klachtenprocedure, ingesteld krachtens artikel 17 van het decreet van 13 april 1999 met betrekking tot de private arbeidsbemiddeling in het Vlaams Gewest, is verplicht een procedure in te stellen voor een behoorlijke behandeling van mondelinge en schriftelijke klachten over haar handelingen en werking. Deze procedure voldoet minstens aan de bepalingen van artikel 5, eerste lid, en artikelen 6 tot 11 van het decreet van 1 juni Zij bepaalt op welke wijze gevolg wordt gegeven aan een klacht die gegrond wordt bevonden. Voor de start van de opdrachtuitvoering tendering inschakelingscoaching wordt met elke aanbieder bekeken of de interne klachtenprocedure voldoet aan de wettelijke bepalingen Soort van klachten en klachtenbehandeling Deze klachten kunnen onder meer betrekking hebben op het niet naleven van de gedragscode (zie 2.8) of over een concrete al dan niet verrichte handeling van de inschakelingscoach of over de werking van de aanbieder. De klacht wordt in ieder geval behandeld door een persoon die niet bij de feiten waarop de klacht betrekking heeft, betrokken is geweest. De persoon die de klacht behandelt, is verplicht het beroepsgeheim te respecteren en een strikte neutraliteit in acht te nemen. De aanbieder stelt de klant bij de aanvang van de dienstverlening schriftelijk op de hoogte van deze interne klachtenbehandeling. 23/54