Ethisch handvest ENGIE_Ethics-Charter_NL_BEE.indd 1 15/02/ :33:53

Transcriptie

1 Ethisch handvest ENGIE_Ethics-Charter_NL_BEE.indd 1 15/02/ :33:53

2 2 INLEIDING ISABELLE KOCHER, ALGEMEEN DIRECTEUR EEN DUURZAME ONDERNEMING, DAT IS EEN ETHISCHE ONDERNEMING ENGIE is één van de wereldspelers en toonaangevend in de energiesector. Verantwoorde groei neemt een centrale plaats in binnen de sectoren waarin de Groep actief is (productie van elektriciteit met lage koolstofuitstoot, energienetwerken, oplossingen voor klanten); de Groep positioneert zich als pionier binnen de nieuwe wereld van de energie die de belangrijkste uitdagingen opneemt: vermindering en aanpassing aan de klimaatwijziging, toegang tot duurzame energie en het verantwoord gebruik van bronnen. Om die uitdagingen aan te gaan hebben we een vertrouwensrelatie nodig met al onze stakeholders: vertrouwen van de consumenten en industrieën, van de openbare instanties en van de maatschappij, van onze leveranciers en onze partners, en van onze klanten. Om die vertrouwensrelatie op te bouwen en te behouden moeten we voldoen aan twee eisen: aanpassen aan en strikt naleven van de waarden die we hoog in het vaandel dragen, door alle medewerkers van de Groep en onze verantwoordelijkheid nemen bij het nemen van beslissingen of bij de projecten die we opstarten. Die dagelijkse eis structureert onze identiteit rond een eenvoudige en sterke overtuiging: een duurzame onderneming, dat is een ethische onderneming. ENGIE ETHISCH HANDVEST ENGIE_Ethics-Charter_NL_BEE.indd 2

3 3 Die ethische ambitie, die we allemaal met ons meedragen, vereist van ons dat we allemaal het goede voorbeeld geven Ons beleid is duidelijk: zero tolerance (nultolerantie) met name op het vlak van fraude en corruptie en een absolute verbintenis op het vlak van het respecteren van de ethische regels de regels van de landen waarin we actief zijn en de regels die we zelf hebben vastgelegd. Het betekent dat elke medewerker zijn steentje bijdraagt aan het opbouwen en beschermen van de reputatie van de Groep door te handelen in overeenstemming met toepasselijke wetten en onze ethische principes tijdens al onze activiteiten. Ethiek moet centraal staan in het beheer van onze dagelijkse activiteiten. Het moet aanwezig zijn in al onze management-, commerciële en operationele handelingen. Ethiek, dat is niet enkel de zorg van een bepaalde functie, het is de zorg van elk van ons en de zaak van elk van ons. Samen bouwen we het vertrouwen van onze stakeholders op, dat is een middel om meerwaarde te creëren voor de Groep. De principes die in onderhavig Handvest vastgelegd worden, leggen die ethische ambitie uit. Er mag binnen de Groep of de entiteiten geen enkele ontwikkelingsof prestatiedoelstelling vastgelegd worden als de uitvoering ervan ertoe zal leiden dat we op de een of andere manier zullen moeten afwijken van die principes. Dit Ethisch handvest vormt samen met de Praktische handleiding ethiek het fundament waarop we steunen voor alle referentiesystemen, interne beleidslijnen en gedragscodes die door de Groep aangenomen worden en die iedereen, ongeacht de hiërarchische functie, entiteit of geografische locatie, moet promoten en bewaken. Dit Handvest definieert de 4 fundamentele ethische principes waarrond alle verbintenissen van ENGIE draaien op het vlak van ethiek, het bepaalt hun toepassingsveld en stelt de algemene opbouw van het bestuur en van de organisatie inzake ethiek en compliance van de Groep voor. Als onze Groep kracht put uit de operationele uitmuntendheid, dan staat ze ook bekend bij alle partners en klanten omwille van het hoge niveau van betrouwbaarheid en verantwoordelijkheid. Het is dus aan ons om aan te tonen dat we dat vertrouwen waard zijn door elke dag opnieuw van ethiek onze absolute prioriteit te maken. ENGIE_Ethics-Charter_NL_BEE.indd 3

4 4 PRINCIPE 1 Handelen in overeenstemming met de wetten en reglementen Alle medewerkers van de Groep moeten in alle omstandigheden de internationale, federale, nationale, plaatselijke reglementen en zakelijke ethische regels inzake hun activiteit naleven. Hetzelfde geldt voor het ethisch en conformiteitsbeleid van de Groep. Wat betreft de specifieke regels, die het fundament vormen van de identiteit van de Groep, moeten alle entiteiten de essentie ervan respecteren, onder voorbehoud van verplichte bepalingen van het toepasselijk recht en plaatselijke gebruiken. PRINCIPE 2 Oprecht gedragen en een integere bedrijfscultuur verankeren De fundamentele ethische principes van ENGIE Eerlijkheid en integriteit moeten de basis vormen voor zakenrelaties en interpersoonlijke relaties en dagelijkse professionele praktijken. Iedereen moet in alle omstandigheden oprecht handelen en bijdragen aan het promoten van een cultuur waarbij eerlijkheid en integriteit centraal staan. De Groep gaat uit van dat principe en hecht veel belang aan het voorbeeldige gedrag van de medewerkers. Bij de keuze van partners waakt ENGIE erover dat er veel belang gehecht wordt aan eerlijkheid en respect voor mensenrechten. Tevens moedigt ENGIE het signaleren van ethische incidenten aan en er zal geen enkele medewerker gesanctioneerd kunnen worden als hij, op een objectieve manier en te goeder trouw, incidenten meldt of omdat hij geweigerd heeft een handeling te verrichten die hem in strijd leek met de ethische principes van de Groep. ENGIE ETHISCH HANDVEST ENGIE_Ethics-Charter_NL_BEE.indd 4

5 5 PRINCIPE 3 PRINCIPE 4 Blijk geven van loyaliteit Anderen respecteren Voor de Groep is de basis van een relatie de loyaliteit van de gesprekspartners, in het bijzonder bij de uitvoering van contracten. Dat betekent met name dat verbintenissen nagekomen worden en dat er geen verbintenissen aangegaan worden die de Groep niet kan naleven. ENGIE is er van overtuigd dat een duurzame onderneming een onderneming is die economische ontwikkeling en menselijke vooruitgang kan combineren. Daarom hecht ENGIE veel belang aan de waarden tolerantie en respect voor anderen, die opgelegd worden aan alle medewerkers tijdens het uitvoeren van hun professionele activiteiten en die de relaties van elke entiteit van ENGIE sturen op dat gebied. Indien een medewerker van de Groep communiceert met de gesprekspartners doet hij dat te goeder trouw, op een constructieve manier, met respect voor ieders verwachtingen en met zorg voor eerlijke informatie. Het principe van transparantie, dat een grote onderneming zoals ENGIE leidt, vormt geen hindernis voor het respecteren door de medewerkers van bedrijfsgeheimen binnen het kader van de toepasselijke wetten. ENGIE verwacht dat de medewerkers de principes uit dit Handvest naleven en biedt hen als tegenprestatie de nodige bescherming als ze worden aangevallen of gevaar lopen, op voorwaarde dat ze te goeder trouw gehandeld hebben in het kader van hun taken. Anderen respecteren betekent dat iedereen rechtvaardig behandeld wordt, waarbij er aan iedereen even veel belang gehecht wordt, en het roept op tot wederkerigheid, iedereen heeft rechten die hij mag uitoefenen maar ook plichten om te vervullen, tegenover anderen, de entiteit, de Groep en de maatschappij in zijn geheel. Dat principe gaat vooral over respect, in alle omstandigheden, voor de rechten van personen, hun waardigheid, hun bijzonderheid en respect voor andere culturen. Het is ook van toepassing op materiële en immateriële goederen die aan anderen toebehoren en meer in het algemeen op het behoud van het erfgoed en het milieu. Het stuurt het beleid van de Groep op het vlak van gelijkheid tussen mannen en vrouwen, respect voor het privéleven, promotie van diversiteit en de strijd tegen elke vorm van discriminatie, bescherming van de gezondheid en veiligheid op het werk en in het bijzonder preventie en sanctie van alle situaties waarin een persoon lastiggevallen wordt. Het impliceert alle interne en externe beleidslijnen van ENGIE en moet aanzetten tot een manier om conflicten op te lossen. Tolerantie, die zich vertaalt in welwillendheid en openheid naar de anderen toe, sluit alle vormen van extreem gedrag uit. ENGIE_Ethics-Charter_NL_BEE.indd 5

6 6 HET ETHISCH HANDVEST EN DE 4 PRINCIPES ERVAN ZIJN VAN TOEPASSING OP: Alle medewerkers en entiteiten van de Groep ENGIE verwacht van de medewerkers dat ze handelen in overeenstemming met de ethische principes van de Groep, in alle omstandigheden en ongeacht hun functie, hun verantwoordelijkheidsniveau en hun gesprekspartners. Werken in een gezond klimaat draagt bij aan de goede werking van de Groep en aan ontplooiing van de medewerkers. Daarom hecht de Groep veel belang aan de kwaliteit van leven op het werk. Respect en vertrouwen staan centraal in de relaties tussen werknemers, net zoals dialoog met de sociale partners. Van bestuurslid tot medewerker: iedereen heeft de verplichting om nooit te handelen op een manier die enige twijfel wekt op het vlak van ethiek binnen de Groep. Fundamentele ethische principes moeten gepromoot worden door de werknemers van ENGIE die zetelen in de raden van bestuur of raden van toezicht van de ondernemingen die niet gecontroleerd worden door de Groep. Toepassing van het Ethisch Handvest van ENGIE De directeurs en managers van ENGIE zijn bij uitstek de promotors van het Ethisch Handvest van de Groep en van de dagelijkse toepassing ervan bij de werknemers en de stakeholders. Het is hun taak om de kennis van hun medewerkers te controleren op het vlak van ethische en reglementaire verplichtingen, maar het is nog meer hun taak om ervoor te waken dat de praktijk in overeenstemming is met hun verplichtingen. In het geval dat er een beroep gedaan moet worden op sancties omwille van het niet naleven van de ethische en/of reglementaire verplichtingen, zullen die opgelegd worden mits naleving van het plaatselijke recht en de plaatselijke gebruiken. ENGIE ETHISCH HANDVEST ENGIE_Ethics-Charter_NL_BEE.indd 6

7 7 Alle klanten en stakeholders van de Groep ENGIE past de ethische principes toe op de relaties met alle marktspelers, met name de klanten, investeerders, partners, leveranciers, dienstverleners en onderaannemers (inclusief tussenpersonen of commerciële consultants) of niet-gouvernementele organisaties (ngo). De Groep promoot die principes bij alle stakeholders. Tegenover klanten hecht de Groep bijzonder veel belang aan hun tevredenheid, die gebaseerd is op de kwaliteit van de producten en de diensten, een open dialoog, transparantie van de procedures of op het naleven van de verbintenissen en de mededingingsregels. De onderneming in haar geheel De Groep past de ethische principes overal waar ze aanwezig is toe. Ze oefent haar activiteiten uit en respecteert daarbij de internationaal erkende rechten van de mens. ENGIE heeft een sociale verantwoordelijkheid en verbindt zich ertoe om binnen de gemeenschappen waar activiteiten ontwikkeld worden, het milieu en de diversiteit van de culturen te respecteren en om haar ecologische impact zo beperkt mogelijk te houden. ENGIE communiceert open over de realisaties en uitdagingen op dat vlak en werkt samen met niet-gouvernementele organisaties (ngo) binnen de milieu- en humanitaire sectoren. Tegenover alle spelers op de markt nemen de medewerkers van ENGIE een loyale houding aan en ze geven blijk van rechtvaardigheid en onpartijdigheid tijdens onderhandelingen. Ze vergewissen zich ervan dat de partners, leveranciers, dienstverleners en onderaannemers ethische normen hebben die gelijk zijn aan die van de Groep en zij brengen hen op de hoogte van het Ethisch Handvest van ENGIE. De Groep vraagt dat er in de contracten met partners, leveranciers, dienstverleners en onderaannemers een clausule opgenomen wordt die handelt over het naleven van de verbintenissen van ENGIE op het vlak van mensenrechten en de strijd tegen corruptie, door hen en door hun eigen partners. De Groep verzekert zich van de integriteit en de reputatie van de partners, leveranciers, dienstverleners en onderaannemers. ENGIE_Ethics-Charter_NL_BEE.indd 7

8 8 Bestuur De ethische verbintenissen van ENGIE wordt gepromoot op het hoogste niveau van de Groep: de Voorzitter, de Algemeen Directeur en het Uitvoerend Comité hebben daartoe gezorgd voor structuren binnen de Groep. Het Comité voor Ethiek, Milieu en Duurzame Ontwikkeling (CEEDD - Comité pour l'ethique, l'environnement et le Développement Durable) van de Raad van Bestuur van ENGIE waakt erover dat individuele en collectieve waarden waarop de Groep haar handelingen baseert nageleefd worden, net zoals de gedragsregels waaraan elke medewerker zich moet houden en de deugdelijkheid van de middelen waarop de Groep een beroep doet om dit toe te passen. Het Compliance Comité van ENGIE, voorgezeten door de Secretaris-Generaal, waakt over de conformiteit van de uitvoering van de ethische verbintenissen aangegaan door de Groep, volgt de vastgestelde tekortkomingen op en verzekert zich van een gepaste behandeling ervan. Dankzij deze actie kan aan de bestuursorganen van de Groep en de Algemene Directie de redelijke zekerheid worden gegeven dat het ethisch programma van ENGIE toegepast en gecontroleerd wordt. De organisatie voor ethiek en compliance van de Groep De Directie Ethiek en Compliance van de Groep stimuleert de integratie van ethiek in de visie, de strategie, het management en de praktijken van de Groep. Ze stelt referentieteksten voor op het gebied van ethiek en compliance, waakt over de uitvoering ervan door de operationele entiteiten en de functionele directies, leidt de opleidingsacties, ontvangt de meldingen over ethische incidenten en neemt deel aan de nodige controleactiviteiten samen met de andere controleorganisaties van de Groep. Alle deontologen/ethics Officers en correspondenten van de entiteiten van de Groep maken deel uit van de regale functionele lijn Ethiek en Compliance, gestuurd door de Directie Ethiek en Compliance van de Groep. De Directie geeft aan de lijn Ethiek en Compliance de nodige richtlijnen en vaststellingen en ontvangt de rapporten en vaststellingen van entiteiten. ENGIE ETHISCH HANDVEST ENGIE_Ethics-Charter_NL_BEE.indd 8

9 9 De rol van de deontoloog/ Ethics Officer Binnen elke entiteit waarvan de omvang en autonomie het rechtvaardigen gaat de manager, in overeenstemming met de lijn Ethiek en Compliance, over tot de aanstelling van een deontoloog/ethics Officer en hij waakt ervoor dat hem de gepaste humane en budgettaire middelen worden bezorgd en hij bezorgt hem de nodige autoriteit voor de uitvoering van zijn taken. De deontoog/ethics Officer neemt deel aan de bepaling van de regels en taken op het vlak van ethiek en compliance en waakt erover dat ze binnen de entiteit nageleefd worden. Hij vergewist zich ervan dat het Ethisch Handvest toegepast wordt evenals alle referentiedocumenten inzake ethiek en compliance binnen de perimeter van zijn entiteit. Hij draagt bij aan het risicobeheer inzake ethiek en doet daarbij met name een beroep op het management van zijn entiteit, hij herinnert aan het belang dat door de Groep gehecht wordt aan ethiek en in het bijzonder aan de strijd tegen corruptie en het naleven van de rechten van de mens. De deontoloog/ethics Officer geeft hulp en advies aan elke medewerker die vragen heeft op het vlak van ethiek en hij vergewist zich ervan dat er geen enkele sanctie, van welke aard dan ook, getroffen kan worden tegen een werknemer die op objectieve manier en te goeder trouw een ethisch incident gemeld heeft. Controle van de conformiteit Op het gebied van ethiek en compliance kadert de evaluatie van de uitvoering van de hulpmiddelen in een aanpak van constante verbetering. In dat kader bepaalt en promoot de Directie Ethiek en Compliance van ENGIE de nodige conformiteitscontroles. Ze waakt over de uitvoering van ethische audits waarover ze verslag aflegt bij het Compliance Comité en indien nodig ook bij het Uitvoerend Comité van de Groep. Elk jaar beoordeelt de conformiteitsprocedure op een gedetailleerde manier de toepassing van het ethisch beleid binnen de entiteiten van de Groep. Alle deontologen/ethics Officers moeten een jaarrapport opstellen over de activiteiten en de geboekte vooruitgang van hun entiteit op het vlak van ethiek en compliance volgens toepassing van de regels en procedures van ENGIE, evenals mogelijke beschikkingen of specifieke acties die ondernomen werden door de entiteit zelf. Dat rapport, dat overhandigd wordt aan de bovenliggende organisatie/entiteit, wordt vergezeld van een conformiteitsbrief van de manager waarin zijn verbintenis bevestigd wordt met betrekking tot de toepassing van het programma ethiek en compliance van de Groep binnen de organisatie waarvoor hij verantwoordelijk is. De Directie Ethiek en Compliance van de Groep waakt er ook voor dat er individuele en structurele maatregelen getroffen worden in het geval van ethische incidenten, samen met het management, de lokale directies en de betrokken functionele directies. Al die spelers moeten aandacht hebben voor de informatie en de zwakke signalen die kunnen wijzen op een mogelijk geval waarbij de regels overtreden worden. Ze brengen de deontoloog/ethics Officer hiervan op de hoogte, dragen indien nodig bij aan de uitvoering van specifieke inspecties en onderzoeken en aan de uitvoering van corrigerende maatregelen. ENGIE_Ethics-Charter_NL_BEE.indd 9 15/02/ :34:03

10 10 De aanpak van ENGIE inzake ethiek en compliance is gebaseerd op 3 documenten: 1. Dit Ethisch Handvest van de Groep en de Praktische handleiding ethiek die toepassingsmodaliteiten detailleert en voorbeelden geeft in specifieke situaties. 2. De referentiesystemen, die de beleidslijnen en procedures van ENGIE verzamelen om de uitvoering en de ontwikkeling van de ethische cultuur binnen de Groep concreet te maken: referentiesysteem integriteit, referentiesysteem mensenrechten en referentiesysteem management van de conformiteit. 3. De gedragscodes die de gevolgen van de ethische verbintenissen van de Groep per categorie of professionele praktijk beschrijven. Alle documenten inzake ethiek en compliance van ENGIE zijn beschikbaar op de website en op het intranet van de Groep. Referentiedocumenten van de Groep ENGIE ETHISCH HANDVEST ENGIE_Ethics-Charter_NL_BEE.indd 10 15/02/ :34:03

11 11 Omdat vertalingen van dit document voor interpretatie vatbaar zijn, gelden enkel de Franse en Engelse versies als referentietekst. Voor meer informatie of advies op het vlak van ethiek en compliance: Om een ethisch incident aan te geven bij de Groep: Eerste uitgave - november 2009 Heruitgave - april 2012 Update - november 2016 Dit document werd bij een milieuvriendelijke drukkerij gedrukt op papier van gecertificeerde oorsprong. Het is beschikbaar op de site library.engie.com, waar alle publicaties van de Groep kunnen worden geraadpleegd, gedownload of besteld. Ontwerp en redactie: Grafische creatie en realisatie: scriptosensu.com Foto's: Havas / Chamussy Laurent, Havas / Guibbaud Christophe, Dunouau Franck, Neus / Brunet Arnaud. ENGIE_Ethics-Charter_NL_BEE.indd 11 15/02/ :34:04

12 1, place Samuel de Champlain Paris La Défense - Frankrijk Tel.: engie.com ENGIE_Ethics-Charter_NL_BEE.indd 12 15/02/ :34:04