Hela Thissen BV Referentiecase DIN Food voor Microsoft Dynamics NAV

Transcriptie

1 Hela Thissen BV Referentiecase DIN Food voor Microsoft Dynamics NAV DIN Food voor Microsoft Dynamics NAV geeft ons de flexibiliteit om optimaal in te spelen op steeds veranderende behoeften van onze afnemers.

2 Hela Thissen BV Hela Thissen BV is een Venloos familiebedrijf en distributeur van de in Duitsland geproduceerde bekende Hela Curry Kruiden Ketchup. In 1967 legde Harry Thissen de basis voor ondertussen al 40 jaar curry kruiden ketchup in Nederland. Tegenwoordig wordt het bedrijf geleid door zijn zoon en huidig directeur Hay Thissen. Vandaag de dag is de rode tube niet meer weg te denken uit het assortiment van de Nederlandse supermarkten, cafetaria s en groothandelaren. Daarmee is de curry kruiden ketchup van Hela marktleider in haar soort. Naast de consumentenmarkt bedient Hela Thissen ook de business-to-business markt. Zo worden de kruiden en specerijen veel gebruikt in slagerijen, bakkerijen, instellingen, horeca en catering bedrijven. Tevens maakt de voedingsmiddelenindustrie gebruik van deze kruiden en specerijen. Inmiddels heeft Hela Thissen zich ontwikkeld van groothandel tot producent en ontwikkelaar van sauzen. Zo beschikt het bedrijf over een eigen modern ingerichte proefkeuken. Dit is de plek waar de potentiële topproducten ontwikkeld worden door de afdeling productontwikkeling. Een van de producten die in deze keuken is ontwikkeld is de dressingslijn Salad & Sandwich. Sinds de zomer van 2010 draait de nieuwe productiehal voor deze productlijn op volle toeren. Het bedrijf heeft momenteel 38 medewerkers in dienst. Onze kracht: genieten en innoveren! Op de vraag waar de kracht ligt van het bedrijf licht Hay Thissen toe: In de foodsector spreekt men vaak over de 3 G s: gezondheid, gemak en genieten. Gezondheid en gemak staan bij de meeste bedrijven veelal bovenaan. Wij pretenderen veel meer het genieten; geniet van het product, geniet van de smaak en eet het nog een keer. Jean-Pierre Verhasselt vult aan: We zijn tevens een relatief kleine organisatie. Daardoor kunnen we snel en flexibel op ontwikkelingen en behoeften inspelen. Ik denk dat dat ook heel belangrijk is. Korte lijnen en innovatief zijn; proberen met nieuwe producten en nieuwe varianten ons marktaandeel beetje bij beetje te vergroten. Kwaliteit en voedselveiligheid Voedselveiligheid is vanzelfsprekend binnen Hela. Er wordt gewerkt volgens de wettelijke HACCP hygiëneregels. Bovendien is het bedrijf BRC en IFS gecertificeerd. Deze hygiëne kwaliteitskeurmerken worden door onafhankelijke organisaties verstrekt als een bedrijf volledig voldoet aan de strenge vastgestelde normen. In het kwaliteitssysteem is het gehele bedrijfsproces meegenomen. Dit begint al bij de controle van de grondstoffen DIN Solutions 2

3 bij ontvangst, het monitoren van de kwaliteit tijdens de productie en de microbiologische vrijgave bij het uitleveren van een order. Ook wordt er op een transparante manier gecommuniceerd met de klanten. Iedere vraag, klacht of verbeterpunt wordt zorgvuldig behandeld. Alle inspanningen leiden ertoe dat er jaarlijks 6 miljoen flessen Hela curry het magazijn verlaten en ongeveer kilo dressing wordt geproduceerd in Venlo. Flexibiliteit in standaard pakket De omslag van handelsonderneming naar producent en distributeur had tot gevolg dat het huidige systeem al snel niet meer de groeiende behoeften kon bijbenen. Voorheen werkten we met AFAS, een DOS pakket wat prima werkte. Echter, naarmate onze activiteiten uitbreidden merkten wij dat het pakket niet meer voldeed aan onze wensen vanwege de redelijk starre omgeving. Je kon niets zelf aanpassen. Dat was voor ons de reden om over te gaan naar een flexibeler Windows pakket. Toen kwam Microsoft Dynamics NAV in beeld. In 2003 zijn we een selectieproces gestart., aldus Verhasselt. Jean-Pierre Verhasselt add-on waar een groot deel van de zaken standaard in het pakket zaten wat wij destijds als maatwerk hadden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan kwaliteitsmanagement, kortingstructuren, EDI volgens de levensmiddelenconventie en productspecificatie beheer. Daarnaast hadden ze ook een pragmatische aanpak; ze adviseerden over de inrichting op basis van kennis en ervaring in de branche. In 2008 zijn we gestart op de 4.0 versie van DIN Solutions en in 2011 zijn we uiteindelijk overgegaan naar NAV Vlekkeloze implementatie Hela is tevreden over de samenwerking met DIN Solutions: beide implementaties zijn zo goed als vlekkeloos verlopen. Zowel de implementatie van het pakket in 2008 als de upgrade van het pakket in 2011 naar NAV De upgrade duurde weliswaar iets langer dan verwacht, maar uiteindelijk is alles naar tevredenheid verlopen. De overstap van leverancier GAC naar DIN Solutions bracht wel enige uitdaging met zich mee. Het omzetten van de gegevens was geen simpele taak, omdat we destijds ook tegelijk een nieuwe NAV versie kregen. De hele horeca add-on van voormalig partner GAC viel weg en die gegevens moesten wel ergens overgenomen worden in de brancheoplossing van DIN Solutions. Uiteindelijk verliep deze overgang naar wens en binnen de gecalculeerde afgesproken tijd. zegt Jean-Pierre. Belangrijk vereiste aan het pakket was de aanpasbaarheid. Daarnaast was het ook belangrijk dat het pakket de complexiteit van onze bedrijfsprocessen op een flexibele manier kon ondersteunen zonder al te veel maatwerk. Dit met de reden dat we aan allerlei takken van sport leveren en factureren. Na eerst bij GAC te hebben gezeten zijn we uiteindelijk na 4 jaar overgestapt naar DIN Solutions. DIN had een eigen food Over het gebruik van de oplossing is men zeer tevreden. Suzanne van Kimmenade, Hoofd Administratie bij Hela licht toe: DIN Food is een prettig pakket om mee te werken: het Suzanne van Kimmenade DIN Solutions 3

4 is gebruiksvriendelijk, intuïtief en logisch opgebouwd. Ook onze automatische management rapportages worden keurig met behulp van Jet Reports samengesteld. Grootste verschil ten opzichte van de oude situatie zit in de periode afsluitingen. Met de meeste pakketten is dit een ramp en een hoop stress elke maand, maar ik moet zeggen: met DIN Food hebben we nooit problemen. Een markt in beweging Na de implementatie is DIN Food een steeds belangrijkere rol gaan spelen in de ondersteuning van de bedrijfsprocessen van Hela. Vele ontwikkelingen zoals partijregistratie, palletbeheer en SSCC labelling zijn zonder problemen binnen DIN Food ondergebracht. Ook het productspecificatie beheer is met DIN Food volledig onder controle: met één druk op de knop worden klanten voorzien van actuele specificaties afgestemd op het assortiment dat ze afnemen. Waar we voorheen slechts één product hadden, de bekende Hela curry, hebben we nu een veel breder assortiment én een eigen productielijn. Als we naar onze afnemersmarkt kijken dan gaat de macht van de retail steeds meer van invloed zijn op ons productaanbod. Zij bepalen uiteindelijk de prijsstelling en waar je op welk schap mag staan. Met elk van onze afnemers maken we afspraken over prijzen, bonus, promotiemogelijkheden, etc. Dit heeft uiteraard veel invloed op de inrichting van onze processen en kostenbeheer, omdat de marges bij retail vaak veel lager zijn en men specifieke eisen stelt met betrekking tot informatie uitwisseling (EDI). We proberen dit op te vangen door kwantiteit en kritisch te kijken naar onze interne processen om zo kostenbesparingen te realiseren. DIN Food ondersteunt ons hierin door inzicht en transparantie te bieden en ons te ondersteunen in het efficiënt uitvoeren van onze dagelijkse activiteiten. Toekomst Hela heeft sinds de ingebruikname van DIN Food behoorlijk wat efficiëntieslagen kunnen maken. Als we de interne bedrijfsprocessen niet hadden geautomatiseerd dan hadden we de groei van ons assortiment en onze organisatie niet zo makkelijk kunnen faciliteren. Vanuit onze backoffice hadden we dan veel meer uren nodig gehad om alle op de juiste wijze te registreren, aldus Jean-Pierre Verhasselt. Naar de toekomst toe ziet Verhasselt dat informatieverstrekking steeds belangrijker wordt. Niet alleen intern maar zeker ook naar onze afnemers en de eindconsument toe. Een veelvoorkomende vraag is informatieverstrekking rondom productgegevens. Ook de etiketteringsrichtlijnen spelen een belangrijke rol in deze informatieverstrekking. We zijn verplicht om steeds meer informatie op onze etiketten te zetten. Door al die informatie centraal in DIN Food te beheren en doordat DIN Solutions actief de ontwikkelingen in de foodmarkt volgt en daarop inspeelt kunnen wij ook naar de toekomst toe flexibel op al die ontwikkelingen inspelen. Met DIN Food hebben we wat dat betreft een oplossing in huis die de gestage groei en ambities van onze organisatie kan ondersteunen. DIN Solutions 4

5 Profiel Eisen Groot geworden met de Hela Curry Kruiden Ketchup Eigen salade dressing lijn Salad & Sandwich Bedient zowel consumentenmarkt als business-to-business markt Aanpasbaarheid en flexibiliteit systeem Standaard branchepakket Informatie uitwisseling met EDI Implementatie binnen gestelde termijn Withuisveld NV Maastricht Galvanistraat AE Ede T +31 (0) F +31 (0) info@dinsolutions.nl Voordelen Verhoging productiviteit en efficiëntie Inzicht en transparantie in processen Meer overzicht en controle Producten Microsoft Dynamics NAV DIN Food Jet Reports Externe Links DIN Solutions 5