Flexibiliteit als voorwaarde

Transcriptie

1 Flexibiliteit als voorwaarde Onderwijslogistiek in vraaggestuurd mbo

2

3 Inhoud Voorwoord 5 1 Achtergrond Van plan naar praktijk 6 2 Visie Onderwijs van de toekomst 8 3 Onderwijslogistiek Het bij elkaar brengen van vraag en aanbod 12 4 Randvoorwaarden Van prioriteiten tot buffers 17 5 Uitdagingen Hoe nu verder? 20 Bijlage 22 Informatiekaart 23 3

4 Colofon Deze uitgave is mede mogelijk gemaakt door het procesmanagement herontwerp mbo Tekst ROC Eindhoven ROC de Leijgraaf ROC-i-partners Stichting Kennisnet Ict op school Tekstredactie en productie Ravestein & Zwart Vormgeving Lauwers-C Druk Drukkerij Trioprint Oplage Datum September

5 Voorwoord April 2007 besloot staatssecretaris Marja van Bijsterveldt de experimenteerperiode binnen het mbo met twee jaar te verlengen. De komende jaren staan de doorontwikkeling en invoering van het moderne onderwijs centraal. Daar komt veel bij kijken. Belangrijk is het oplossen van de logistieke problemen die deze modernisering van het mbo met zich meebrengt. Daar hebben verschillende partijen het afgelopen anderhalf jaar aan gewerkt. De kenniskring Onderwijslogistiek ontwikkelde een toekomstvisie op onderwijslogistiek met als uitgangspunt vraaggestuurd maatwerk. Het project Flexibel leren van Kennisnet borduurde in opdracht van ROC-i-partners voort op de visie en ging in op de vraag: hoe ziet de organisatie en procesinrichting van de nieuwe, flexibele leerorganisatie eruit? En op welke manier kan ict hierbij ondersteunen? Op flexibelleren.kennisnet.nl vindt u de resultaten van dit project. De publicatie die voor u ligt, bundelt de opgedane kennis van deze initiatieven. Het is een goed begin van een toch moeizame zoektocht. De materie is immers ingewikkeld. Het mbo moet flexibeler. Zoveel is zeker. Hoe ver we hiermee al zijn en wat er nog gaat komen, staat beschreven in deze uitgave. Het vormt het uitgangspunt voor onze verdere zoektocht. Schooljaar gaat Kennisnet aan de slag met een computersimulatie van de onderwijslogistiek in ROC s. Hierover leest u meer in hoofdstuk 5. We blijven onze krachten bundelen. De mbosector laat zien dat hij over zijn eigen schaduw heen kan stappen. Dat is knap. Mijn dank gaat uit naar iedereen die dit mogelijk heeft gemaakt: de kenniskring Onderwijslogistiek, de projectgroep Flexibel leren, Kennisnet, proces management herontwerp mbo en ROC-i-partners. Marc Veldhoven voorzitter College van Bestuur ROC de Leijgraaf en voorzitter kenniskring Onderwijslogistiek 5

6 1 Achtergrond Van plan naar praktijk Er zijn goede redenen voor vernieuwing van het middelbaar beroepsonderwijs. Veranderingen buiten school vragen om ander onderwijs. Zo stellen werkgevers andere eisen aan hun werknemers en vragen mbo ers iets anders van docenten. Het middelbaar beroepsonderwijs moet bovendien aansluiten op maatschappelijke trends zoals individualisering, vergrijzing, globalisering en informatisering. Daarom maakt het eindtermenonderwijs plaats voor competentiegericht onderwijs en worden nieuwe werkvormen bedacht en getoetst. Alleen de leraar voor de klas is niet meer het zaligmakende onderwijsconcept; het moderne beroepsonderwijs kent vele verschillende manieren van kennisoverdracht en het opdoen van praktijkervaring neemt een centrale plaats in. Sinds augustus 2005 experimenteren mbo-instellingen met nieuw competentiegericht onderwijs met een aangepaste kwalificatiestructuur als fundament. Flexibiliteit en onderwijslogistiek Een van de problemen waar mbo-instellingen mee worstelen, is de bedrijfsvoering. Competentiegericht leren brengt een individuele benadering van het onderwijs met zich mee. Dat vereist een buigzame organisatie en een logistiek die dit mogelijk maakt. In het moderne mbo kan de deelnemer zijn eigen leertraject samenstellen. Mboinstellingen kennen de ambities van hun instromers (door een goede intake), moeten voor deelnemers altijd bereikbaar zijn, bieden succesvolle opleidingen en trajecten voor iedereen, leveren professionele coaches en vakmensen, enzovoort. Maar hoe doe je dat? De kenniskring Onderwijslogistiek en het project Flexibel leren zijn op zoek geweest naar antwoorden op deze vraag. De crux van een flexibele organisatie In het moderne beroepsonderwijs kan de deelnemer zelfstandig en flexibel leren, zowel binnen als buiten de instelling. Hij is verantwoordelijk voor zijn leerroute, maakt eigen keuzes. De school moet het onderwijs laten aansluiten bij zíjn talenten en ambities. Wat betekent dit voor de leerorganisatie? Er wordt een grotere flexibiliteit gevraagd, waarbij het accent onder meer ligt op de volgende punten. Het realiseren van meerdere instroommomenten. Het erkennen en toepassen van Eerder Verworven Competenties (EVC): het leertraject baseren op nog te ontwikkelen competenties, kennis en vaardigheden, rekening houdend met EVC s. Het invullen van de vrije ruimte: aanvullen van het meer algemene opleidingsprogramma met keuzeonderdelen. Het creëren van een variabele doorlooptijd: de leerroute versnellen waar mogelijk en vertragen waar nodig. Het afstemmen van het programma op de leerstijl van de deelnemer: de mbo er moet onderwijsvormen kunnen kiezen, die aansluiten bij zijn specifieke kenmerken. In het onderwijs zijn de klanten de deelnemers en hun wensen verschillend. Het tijdstip waarop de vraag binnenkomt varieert eveneens. De bedrijfsvoering van een vraaggestuurde organisatie is daarom een stuk ingewikkelder. Het toepassen van logistieke principes kan de organisatie helpen om hiermee om te gaan. 6

7 Wat is onderwijslogistiek? Onderwijslogistiek richt zich op de organisatie, planning, besturing en uitvoering van individuele leerroutes. Plus de communicatie daaromheen. Doel: tegen optimale inzet van middelen te voldoen aan de ontwikkelingsbehoeften van zowel de deelnemer als de arbeidsmarkt. ROC Zeeland, cluster Cios: basisgroepen en keuze-eenheden Het cluster Cios van ROC Zeeland plaatst deelnemers in een basisgroep met ongeveer hetzelfde studiedoel. Minimaal 40 procent van het leren vindt plaats in de beroepspraktijk. Op school werkt en leert de deelnemer in de basisgroep, individueel of met anderen. Binnen het cluster Cios worden deelnemers ingedeeld in studiegroepjes van zes deelnemers met één studiecoach. De school combineert deze eenheden in groepen van twaalf deelnemers en vervolgens in klassen van 24 deelnemers. Het Cios Goes biedt diverse opleidingen. Daarnaast is het mogelijk om verschillende deeltijdstudies of cursussen (contractonderwijs) te volgen. Deze cursussen worden voor de reguliere opleidingen ook als korte of langere keuze-eenheden aangeboden. Deelnemers kunnen vrij kiezen uit 25 minors (vrije ruimte). Alle soorten deelnemers contract, deel- en voltijdopleidingen zitten door elkaar. Het werken met keuze-eenheden bevalt goed en de school probeert ook clusteroverstijgende keuzeeen heden van andere opleidingen aan te bieden (bijvoorbeeld wellness- of theateropleidingen). Clusters krijgen behoefte aan standaardisatie van onderwijsperiodes zodat uitwisseling van minors mogelijk is. Het aanbod wordt daarmee flexibel, zodat deelnemers kunnen versnellen of vertragen en zich specialiseren via keuze-eenheden. De aansluiting op het niveau van de deelnemers (pas na twee jaar maken ze de keuze voor niveau 3 of 4) is beter. 7

8 2 Visie Onderwijs van de toekomst Om een antwoord te formuleren op de vraag hoe scholen vraaggestuurd onderwijs organiseren, is een heldere visie op leren en onderwijslogistiek nodig. Een visie beschrijft immers de gewenste situatie in de toekomst, het punt op de horizon. De visie is geen blauwdruk, maar een gekozen richting en kan door voortschrijdend inzicht veranderen. De kenniskring Onderwijslogistiek ontwikkelde een visie op de flexibele leerorganisatie, helder verwoord in de vorm van een brochure: Het ROC in 2012 (zie pag 10-11). Het accent ligt op het primaire proces: het onderwijs. In deze brochure is rekening gehouden met maatschappelijke ontwikkelingen zoals kort genoemd in hoofdstuk 1. Vraaggestuurd onderwijs is immers geen doel op zich, maar een manier om beter in te spelen op veranderingen in de samenleving. Daarom zijn we op zoek naar een onderwijsorganisatie die zich aan de snel veranderende maatschappij kan aanpassen. Daarbij is de menselijke factor minstens zo belangrijk: hoe leren we en waarom? Hebben technologische ontwikkelingen invloed op onze manier van leren? Effecten Wat betekent de invoering van het nieuwe onderwijs, het leren van de toekomst, voor alle betrokkenen? Hoe gaan zij dit idealiter ervaren? Een beeld vanuit verschillende perspectieven. Deelnemer De deelnemer krijgt onderwijs op maat door inspirerende vakdocenten in een rijke leeromgeving. Begeleiding door coach en loopbaanbegeleider. Er is balans tussen theorie en praktijk, en uitval komt (vrijwel) niet meer voor. De deelnemer leert het hele jaar door en heeft veertig snipperdagen. Hij kan leren waar en wanneer hij wil, doet aan drama en sport, en krijgt ruimte voor ondernemerschap. Eerder Verworven Competenties tellen mee. Het onderwijs zorgt voor arbeidsbemiddeling na afstuderen. Ondernemer Competentiegericht onderwijs sluit aan op de vraag van het bedrijfsleven. De ondernemer heeft een open werkrelatie met mbo-instellingen. De school levert een bijdrage aan de bedrijfsinnovatie en helpt bij het borgen van kennis in bedrijven. Ouder Het onderwijs biedt een helder pedagogischdidactisch concept. Ouders hebben zicht op de loopbaanontwikkeling van hun kind. De school levert een full-serviceconcept: jongeren gaan naar school, worden eventueel na school in hetzelfde gebouw opgevangen voor extra ondersteuning of vrijetijdsbesteding. De kosten van de aanvullende voorzieningen zijn transparant; een aanvulling op dit pakket is mogelijk. Visie: een expliciet beschreven, collectief, ambitieus beeld van een voor de organisatie relevante toekomst. (Koster & Stolze, 8

9 Regio en maatschappij Iedere jongere verlaat de school met een startkwalificatie. Voor de regio betekent dit een goed geschoolde beroepsbevolking, minder werklozen en risicojongeren. Tegelijkertijd begeleidt en schoolt de instelling als loopbaancentrum risicojongeren, verzorgt integratie- en re-integratietrajecten. De instelling is aanspreekbaar op vastgestelde targets. Het onderwijs werkt mee aan de visieontwikkeling van de regio. Hierdoor ontstaat een gesloten keten van onderwijs, jeugdzorg en overheden. Onderwijsprofessional De docent werkt in een uitdagende omgeving. Doet waar hij goed in is. Er is ruimte voor professionalisering en competentieontwikkeling. Docenten werken in teams en zijn betrokken bij de visieontwikkeling. Een teambonus voor goede prestaties is bespreekbaar en kortlopende contracten krijgen meer waardering. Uitwerking in principes Vertalen we deze verschillende onderdelen van de visie naar concrete principes voor een veerkrachtige onderwijsorganisatie, dan ontstaat de volgende opsomming. De school biedt iedere deelnemer een leerroute die past bij zijn ambities en mogelijkheden. De deelnemer is zelf medeverantwoordelijk voor zijn leerloopbaan. De school geeft leren vorm als een sociaal proces. De school zorgt ervoor dat medewerkers persoonlijk betrokken zijn bij de deelnemer. Het onderwijs is gericht op het ontwikkelen van competenties bij deelnemers om professioneel en maatschappelijk goed te kunnen functioneren. De school biedt een optimale mix van leer- en werkvormen. De school begeleidt de deelnemer. De school beoordeelt en borgt het leerresultaat. De school geeft het onderwijs vorm in samenspraak met het bedrijfsleven in de regio. De school kiest een optimale balans tussen flexibiliteit en voorspelbaarheid. De school organiseert het onderwijs in samenwerking met het bedrijfsleven in de regio. Bovenstaande principes zijn verder uitgewerkt in een informatiekaart. Deze vindt u achter in deze brochure. 9

10 Het ROC in 2012: de wereld is op zoek naar jouw talent! Leven, leren en werken liggen dicht bij elkaar We beheren jouw ontwikkelingsportefeuille voor een leven lang leren. Wij zorgen voor een warme overdracht. We zijn de makelaar tussen jou en het regionale bedrijfsleven. Wij werken aan een doorlopende leerlijn zonder barrières of dubbelingen. Wij voelen ons verantwoordelijk voor jouw succes en zullen daarom alles doen om jou je talenten te laten ontwikkelen. We willen daarom beginnen om jou en je ambities goed te leren kennen. Natuurlijk krijg jij voldoende mogelijkheden om je eigen keuzes te maken. We stimuleren eigen ondernemerschap maar kunnen voor jou ook een brug slaan naar een baan in het bedrijfsleven of naar een passende vervolgopleiding. Wat hebben we je te bieden Maak je eigen leerarrangement. Alles telt: leren doe je overal, thuis, in de praktijk maar ook op school. Samen leren, samen werken, samen leven! We zijn voor jou altijd bereikbaar. Het gaat om meer dan leren alleen. Leren waar, wanneer en zo snel jij wilt en op de manier die het beste bij jou past, maar wel binnen de kaders van een succesvolle opleiding. Daarbij maken we gebruik van verschillende werkvormen: gestuurd vanuit de praktijk, maar met een degelijke theoretische onderbouwing. Ook hobby s en baantjes zijn leerzaam en tellen mee in je resultaten. Wij vinden dat leren iets is dat je samen doet, zowel met je medestudenten als met de docenten. De school is een leercommunity. Informatie, leer- en hulpmiddelen en ondersteuning zijn altijd beschikbaar, je krijgt snel antwoord op je vragen. Je persoonlijke coach is desnoods ook buiten kantooruren bereikbaar. De school is ook een ontmoetingsplek en een plaats voor ontspanning en gezamenlijke activiteiten als sport en spel, cultuur en creativiteit. Op die manier biedt de school een full-day concept. 10

11 Onze mensen zijn er voor jou Vakmensen zorgen voor jouw vakmanschap. Je staat er niet alleen voor. Elke opleiding heeft een eigen team met professionals die je helpen om het beste in je naar boven te halen. Je krijgt een persoonlijk coach, die je ondersteunt in je opleiding en je adviseert over je leerloopbaan. Er wordt ook samengewerkt met vakmensen uit de praktijk die gastcolleges verzorgen en je begeleiden in de praktijk. En als het even minder gaat, zoeken we samen met jou naar oorzaken en oplossingen. We hebben de beste mensen in huis om problemen aan te pakken die je ontwikkeling kunnen blokkeren. Ook de mensen die je niet ziet, zijn voor jou aan het werk. Zo kunnen we de meest actuele opleidingen bieden en zorgen voor deskundige medewerkers die perfect in staat zijn om je kennis te laten maken met de nieuwste ontwikkelingen op jouw vakgebied. We zorgen voor gebouwen en faciliteiten waar je alles kunt vinden wat je nodig hebt voor je studie. En natuurlijk zijn veel mensen bezig met het verwerken van informatie die nodig is om jouw opleiding soepel te laten verlopen. Iedereen is welkom Het draait om jouw carrière. Wij zijn partners in HR. Ook zonder werk altijd actief. Er is een passend traject voor iedereen: jongeren en volwassenen, werkenden en werkzoekenden, mensen die een initiële beroeps opleiding, een opfriscursus, een vervolgopleiding of juist een re-integratiecursus willen volgen. Er is een aanbod voor nieuwkomers maar ook voor mensen die zich willen verdiepen in een onderwerp in het kader van hun vrijetijdsbesteding. Ook voor bedrijven verzorgt de school maatwerktrajecten die aansluiten op het bedrijfsspecifieke HR-beleid. Voor mensen die (tijdelijk) geen arbeidsperspectief hebben, zijn er speciale programma s die het uitzicht op een baan vergroten of een zinvolle tijdsbesteding bieden. 11

12 3 Onderwijslogistiek Het bij elkaar brengen van vraag en aanbod De uitgangspunten zoals geschetst in hoofd - stuk 2 zijn behoorlijk concreet. Ze hebben consequenties voor de planning, organisatie, begeleiding en onderwijsontwikkeling. En uiteindelijk voor de ict-ondersteuning. Ict maakt maatwerk beter mogelijk: het onderwijs kan de leerstof onafhankelijk van tijd en plaats aanbieden. In dit hoofdstuk gaan we in op de processen en activiteiten van de vraaggestuurde leerorganisatie. De nadruk ligt op het plannen en organiseren van leervragen, omdat deze twee activiteiten alle andere processen ondersteunen en cruciaal zijn voor de bedrijfsvoering. Procesmodel van een onderwijsinstelling In het nieuwe beroepsonderwijs staat de deelnemer centraal. Figuur 1 laat zien welke hoofdprocessen een rol spelen bij het faciliteren van zijn leerproces. De hoofdprocessen worden bekeken vanuit het perspectief van de onderwijsinstelling als samenspel tussen de onderwijsinstellingen en de deelnemer. Concreet: een deelnemer heeft gekozen voor een beroeps opleiding en werkt toe naar een moment waarop hij de instelling verlaat, met een diploma. Dit traject begint met een intake, gevolgd door het samenstellen van een POP, het bepalen van de leerroute, het leren en toetsen, het examen en de kwalificaties en tenslotte de nazorg. De school faciliteert de deelnemer in zijn leerproces en borgt zijn leerresultaat. Dat maakt begeleiden en coachen tot een kernproces voor de onderwijsinstelling. Leeractiviteiten worden gepland, leermiddelen worden beschikbaar gesteld (georganiseerd). Daarom is er voor gekozen om het plannen en organiseren als een afzonderlijk kernproces te beschouwen. Ook het ontwikkelproces is van 12 Foto: Jeroen Jansen

13 belang om adequaat te kunnen inspelen op de veranderingen in de omgeving. De leerroute van intake tot en met de nazorg verloopt echter niet eenmalig in deze volgorde. Tijdens het leren, toetsen, (deel-)examineren en uitvoeren van een assessment tijdens de intake, kunnen nieuwe leervragen ontstaan die van invloed kunnen zijn op de leerroute en de daaruit volgende leeractiviteiten. Plannen en organiseren op drie niveaus Het plannen en organiseren van het onderwijs vormt de logistieke basis onder alle andere hoofdprocessen (figuur 1). Het is een proces dat zich herhaalt en zich afspeelt op verschillende niveaus van vraagstelling. Deelnemers stellen opleidingsvragen, competentievragen of leervragen (zie figuur 2). Opleidingsvraag Een deelnemer komt een onderwijsorganisatie binnen met een opleidingsvraag. De meeste deelnemers die voor een bepaalde opleiding hebben gekozen, hebben een vergelijkbare achtergrond. Daarom kan de school voor grote groepen deelnemers een standaard traject inplannen. Na de intake wordt duidelijk voor welke deelnemers een aangepaste leerroute moet worden samengesteld. Daarbij gebruikt de school zoveel mogelijk standaardelementen uit het opleidingsaanbod. Na het doorlopen van een opleiding kan de deelnemer kiezen voor een vervolgopleiding op basis van zijn nieuwe opleidingsvraag. Competentievraag De rode draad van een opleiding wordt gevormd door een integrale leerlijn met daarin praktijkgerichte, integrale opdrachten: leereenheden. In eerste instantie wordt er voor de deelnemer een voorlopige, 'ideale' leerroute klaargezet. Deze leerroute bestaat uit een reeks leereenheden. Na het doorlopen van een bepaalde leereenheid kan de deelnemer op basis van zijn competentieontwikkeling kiezen voor een andere volgorde van leereenheden. Of binnen de vrije ruimte voor andere leereenheden. Leerroutes van verschillende deelnemers kunnen daardoor verder uiteenlopen. De oorspronkelijke planning van middelen moet Figuur Hoofdprocessen 1: Hoofdprocessen in een onderwijsinstelling...past POP aan......past leerroute aan... Welke processen doorlopen deelnemer en school gedurende de leerloopbaan van de deelnemer? 1 De deelnemer kiest voor school doet intake... ondersteunende processen Hoofdprocessen 3...stelt POP samen... 2 De school 3...ondersteunt neemt intake samenstellen Welke processen af... POP... 1 De deelnemer kiest doorlopen deelnemer en voor school... school gedurende de leerloopbaan van de deelnemer? begeleiden en coachen 4...stelt zijn leerroute samen ondersteunt samenstellen leerroute doet intake... 2 De school neemt intake af......past POP aan leert en maakt toetsen faciliteert leren en toetst stelt zijn 3...stelt POP leerroute samen... samen ondersteunt samenstellen POP......past leerroute aan ondersteunt samenstellen leerroute legt examen af examineert en kwalificeert leert en maakt toetsen faciliteert leren en toetst legt examen af examineert en kwalificeert is alumnus. 7...geeft nazorg. 7...is alumnus. 7...geeft nazorg. plannen en organiseren ondersteunende processen onderwijs ontwikkelen begeleiden en coachen plannen en organiseren onderwijs ontwikkelen deelnemer primair proces school deelnemer primair proces school gemaakt door: (c) A De ArgumentenFabriek A De ArgumentenFabriek gemaakt door: (c) 13

14 Figuur 2: Plannen en organiseren van leervragen Plannen en organiseren: de afstemming van vraag en aanbod...heeft nieuwe opleidingsvraag......heeft nieuwe competentievraag......heeft nieuwe leervraag... Op welke manier worden vraag en aanbod gepland, georganiseerd en aangepast? 1 De deelnemer heeft opleidingsvraag, opgedeeld in leervragen... Hoofdprocessen 2...stelt zijn ideale leerroute samen......past POP aan stelt feitelijke leerroute samen......past leerroute aan leert en maakt toetsen. 2 De school ondersteunt samenstellen ideale Welke leerroute... processen doorlopen deelnemer en school gedurende de leerloopbaan van de deelnemer? onderwijs catalogus 3...alloceert mensen en middelen... 1 De deelnemer kiest voor school doet intake... 2 De school neemt intake af... resource catalogus ondersteunende processen 4...combineert randvoorwaarden en wensen stelt zijn 3...stelt POP leerroute samen... samen... 1 De school 3...ondersteunt aggregeert 4...ondersteunt 2...ontwikkelt 5...faciliteert samenstellen samenstellen leren en informatie POP... leerroute... onderwijs... toetst... om vraag te voorspellen... begeleiden en coachen plannen en organiseren 5...leert en maakt toetsen verwerft resources faciliteert leren en toetst. 6...legt examen af past onderwijs- 6...examineert en kwalificeert... catalogus aan. 3...past resourcecatalogus aan. 7...is alumnus. 7...geeft nazorg. onderwijs ontwikkelen deelnemer primair proces school deelnemer onderwijs ontwikkelen primair proces school resource management gemaakt door: (c) A De ArgumentenFabriek A De ArgumentenFabriek gemaakt door: (c) de organisatie daarop aanpassen. De competentievraag is in dit geval het uitgangspunt voor terugkoppeling op het niveau van leereenheden. Leervraag De algemene kennis en vaardigheden die een deelnemer nodig heeft om goed te kunnen functioneren in zijn werk en de maatschappij komt aan bod in een aparte leerlijn (ondersteunende of basisleerlijn). Tijdens het werken aan een integrale opdracht kan een deelnemer er achter komen dat hij toch nog bepaalde kennis of vaardigheden mist: hij heeft een leervraag. Hij kan zich dan inschrijven voor een aanvullende cursus of workshop, eventueel in de ondersteunende of basisleerlijn. Er is sprake van een terugkoppeling op het niveau van een leervraag, die vraagt om een flexibele planning. Informatievoorziening en communicatie zijn voorwaarden voor een goede aansluiting van planning en organisatie op de verschillende niveaus. De persoonlijk begeleider van een deelnemer speelt hierbij een centrale rol. Plannen en organiseren in twee fasen De problematiek en processen zijn helder. De niveaus waarop ze zich afspelen ook. Rest de vraag: hoe krijgt de school vraag en aanbod bij elkaar zonder star te worden en uitgangspunten uit het oog te verliezen (zie figuur 2)? Ofwel: hoe organiseer en plan je vraaggestuurd, modern beroepsonderwijs? Het hele proces bestaat uit twee fasen: managen van de vraag en managen van het aanbod. In de eerste fase wordt een selectie gemaakt uit het aanbod in de onderwijscatalogus. Uitgangspunt is de opleidingsvraag van de deelnemer. Het plannen gebeurt in de tweede fase door het alloceren en reserveren van de bijbehorende middelen (resources). De resourceplanning waar, wanneer en hoeveel middelen hebben we nodig wordt precies op tijd gemaakt, dat wil zeggen vlak voor de daadwerkelijk uit te voeren leeractiviteiten. Het proces van plannen en organiseren wordt hierna uitvoerig beschreven. 14

15 Fase 1 Managen van de vraag Het bij elkaar brengen van vraag en aanbod De eerste fase start met een opleidingsvraag van een deelnemer (stap 1 in figuur 2). Stel dat het een doorstromende vmbo er betreft zonder bijzonderheden zoals EVC s, dan beperkt de vraag zich tot het niveau van de complete opleiding. Is er wél sprake van bijzonderheden, dan wordt de opleidingsvraag veel verder uitgewerkt. Bijvoorbeeld tot het niveau van de leervraag. Het onderwijsaanbod is vastgelegd in de onderwijscatalogus en bevat alle beschikbare onderwijsmaterialen. Denk aan leermodules, projecten, toetsen, stages, cursussen, enzovoort. Een goede match levert een ideale leerroute op voor de deelnemer (stap 2). Iedere leerroute bestaat uit een aantal onderwijsvoorzieningen (onderwijsaanbod uit de catalogus), die naast of na elkaar doorlopen wordt. Het bij elkaar brengen van vraag en aanbod gebeurt na de intake en het vaststellen van de POP. Elke deelnemer doorloopt het matchingsproces. De ideale leerroutes van verschillende deelnemers staan op zichzelf: ze zijn onderling niet afhankelijk. Fase 2 Managen van het aanbod Het planningsproces Plannen gebeurt in tegenstelling tot organiseren voor alle deelnemers tegelijk. Dit is een complex proces waarbij aan de eerste stap van alle ideale routes (beschikbare) middelen worden toegekend (stap 3). Als de school bepaalde middelen aan één ideale leerroute toewijst, heeft dat consequenties voor andere leerroutes. En dus voor andere deelnemers. De vervolgfase bestaat uit het plannen (stap 4), met de ideale leerroute als uitgangspunt maar op basis van de beschikbare middelen. Plannen is een terugkerend proces: na afronding van een leereenheid in het leerproces wordt een volgende leereenheid gepland. Natuurlijk kan het vóórkomen dat niet alle middelen voorhanden zijn. De deelnemer kan dan nog niet beginnen aan de leereenheid van zijn voorkeur. Dan gaat de school op zoek naar een alternatieve leereenheid. De deelnemer volgt dan niet de ideale maar een optimale (feitelijke) leerroute. Het plannen vindt zo veel mogelijk plaats vlak vóór het uitvoeren van leeractiviteiten (stap 5). Als er bij de uitvoering van een integrale opdracht een nieuwe leervraag ontstaat, dan wordt deze opgenomen in de resourceplanning. Dit gebeurt direct na afloop van de leeractiviteit. Nieuwe opleidingsvragen en competentievragen die zich voordoen na een leeractiviteit, worden opnieuw gematcht met het aanbod in de onderwijscatalogus. Het voorspellen van de vraag Inzicht in de regionale ontwikkelingen en ervaringsgegevens maken een redelijk betrouwbare voorspelling van opleidingsvragen mogelijk. Dit kan leiden tot het bijstellen van zowel de onderwijs- als de resourcecatalogus: de school kan nieuwe onderwijseenheden ontwikkelen, materialen aanschaffen, docenten bijscholen of aantrekken enzovoort. Het anticiperen op opleidingsvragen is erg belangrijk, omdat het hele proces daardoor succesvoller verloopt

16 Wellantcollege: menulijst met workshops Het Wellantcollege in Gorinchem werkt met een combinatie van het Nieuwe Leren en competentiegericht leren. In dit concept, Self made genoemd, staat de deelnemer centraal en hebben deelnemers een actieve rol. Ze kunnen van opleiding veranderen of switchen van BBL naar BOL (en omgekeerd); mbo ers kunnen hun manier van leren aanpassen en op vier momenten uitstromen. Een flexibel systeem voor deelnemers. Door Self made behoren klassen tot het verleden. Het Wellantcollege heeft een menulijst met workshops. Een workshop is een afgeronde leereenheid. De school maakt individuele roosters op basis van keuzen uit de menulijst. Het jaar is verdeeld in vier blokken en per kwartaal worden er nieuwe roosters gemaakt. Alle individuele roosters bij elkaar opgeteld vormen het totale rooster. Dit rooster vormt het uitgangspunt bij het toewijzen van de middelen (resources), zoals ruimtes en voorzieningen. De docenten vullen een POP in, waarin zij aangeven wat hun taken zijn. Denk aan het geven van workshops, coaching, bpv-begeleiding en algemene taken (zoals decaanschap). Uiteindelijk kijkt het hele team op basis van deze POP's naar de verdeling van taken en maakt het definitieve keuzes over de inzet van uren. Als gevolg van Self made zijn er meer mensen in de administratie en ondersteuning nodig. Zoals tuinmannen, conciërges en mensen voor de uitgifte van gereedschappen. 16

17 4 Randvoorwaarden Van prioriteiten tot buffers De veerkracht van een organisatie is sterk afhankelijk van de manier waarop de organisatie met variatie en onzekerheid kan omgaan. Dit blijkt met name bij het plannen en organiseren, zoals beschreven in hoofdstuk 3. Als de organisatie daarbij rekening houdt met onderstaande aspecten, kan ze de gevraagde flexibiliteit beter bieden. Doorslaggevende aspecten Beschrijven van kenmerken Bij het plannen stelt de school een aanbod samen op basis van de leervraag van de deelnemer. Kenmerken van de deelnemer én de kenmerken van de leermiddelen worden in feite bij elkaar gebracht. Het goed documenteren van die kenmerken (metadateren) is dus van groot belang om het matchingsproces goed te kunnen laten verlopen. Groeperen op basis van overeenkomsten Het is praktisch onhaalbaar om voor iedere deelnemer een individuele leerroute te ontwikkelen. Door gelijksoortige vragen te bundelen kunnen groepen worden samengesteld die hetzelfde aanbod krijgen. Dat kan betekenen dat deelnemers soms moeten wachten op een module of cursus totdat er voldoende vraag is. In de tussentijd krijgen ze dan een alternatief aangeboden. Gebruik van prioriteringsregels Bij het maken van keuzes zijn duidelijke criteria noodzakelijk. Zo kan er prioriteit gegeven worden aan een bepaald alternatief. Zo n prioriteringsregel kan bijvoorbeeld zijn: korte klusjes, zoals het plannen van een teamvergadering, eerst. Een andere prioriteringsregel is dat deelnemers die verder in de opleiding zijn, voorrang krijgen boven deel nemers die minder ver zijn. Bij de laatste groep is het immers makkelijker om alternatieve leeractiviteiten in te plannen dan bij deelnemers die bijna geen keuzemogelijkheden meer hebben. Sturen op kritische middelen Ook sturing op het aanbod kan het proces van plannen en organiseren vereenvoudigen. Schaarse middelen, zoals ict-kennis of stageplekken, vragen extra aandacht. Dat kan door ze het label kritisch te geven en andere middelen in de planning hieraan ondergeschikt te maken. Brede inzetbaarheid Het plannen van de ideale leerroute zal vaak vastlopen op het ontbreken van de juiste middelen (inclusief medewerkers). Het op voorraad houden van heel veel middelen is te duur. Het is daarom van belang over middelen te kunnen beschikken die breed inzetbaar zijn. Denk aan medewerkers die meerdere rollen kunnen vervullen of multifunctionele praktijkruimtes. Generiek onderwijsmateriaal Hetzelfde geldt voor onderwijsmateriaal: breed inzetbaar onderwijsmateriaal draagt bij aan succesvoller plannen. Bijvoorbeeld opleidingsoverstijgende taalcursussen. Doorlooptijd planningscyclus Hoe korter de planningscyclus, hoe vaker dit proces wordt herhaald. Het planningsproces zelf heeft ook een doorlooptijd en beperkt daarmee de totstandkoming van de planningscyclus. Ofwel: een korte doorlooptijd maakt het planningsproces complexer. En dus tijdrovender. 17

18 Doorlooptijd onderwijsmateriaal De doorlooptijd van projecten, stages, modules in één woord: het onderwijsmateriaal maakt het planningsproces complex. Vooral variatie in doorlooptijd maakt het ingewikkeld. Inbouwen van buffers Vaak streven onderwijsorganisaties naar een maximale inzet van middelen. In de praktijk blijkt dat een te krappe planning vaak problemen veroorzaakt. Het oplossen daarvan kost extra tijd. Zelforganiserend vermogen Veel planningsproblemen zijn prima op te lossen door de betrokkenen zelf. Als daarmee in de organisatie en de communicatie expliciet rekening gehouden wordt, kan worden volstaan met minder gedetailleerde planningen. Voorspellen aan de hand van metingen en ervaring Door langere tijd de resultaten van processen te volgen, ontstaat inzicht in bepaalde patronen. De organisatie kan dan de behoefte aan bepaalde voorzieningen ruimschoots van tevoren inschatten en daar in de planning rekening mee houden. Een voorbeeld: de zorg Het is aan de orde van de dag in het ziekenhuis: er treedt een complicatie op en de operatie loopt uit. Bij een strakke dagplanning van acht uur loopt die meteen in de soep. Operaties worden geannuleerd, patiënten moeten later terugkomen, voorbereidingen zijn voor niets geweest. Oplossing? Door één operatie minder in te plannen, ontstaat er ruimte voor uitloop (een kleine buffer). Het is natuurlijk wel van belang dat de organisatie efficiënt blijft werken. En daar zit een zekere spanning (zie figuur 3), want als voorzieningen altijd in ruime mate voorhanden zijn, kost dat geld. Voordeel is dat vrijwel elke klantvraag beantwoord wordt en er geen wachtlijsten (links in het figuur) zijn. Grotere efficiëntie door een grotere bezettingsgraad van voorzieningen maakt de organisatie minder flexibel: de wachtlijst groeit en de kans op problemen neemt toe. In figuur 3 is te zien dat een zekere overcapaciteit, niet te veel, de grootste efficiëntie oplevert (gele stip op verticale stippellijn). Behalve overcapaciteit zijn er andere maatregelen denkbaar die de organisatie effectief, maar niet star maken. Bijvoorbeeld het standaardiseren van de vraag of het voorspellen van de klantvraag door slimme inzet van ict. Door het nemen van dit soort logistieke maatregelen kan de organisatie met dezelfde inzet meer behandelcapaciteit realiseren (de stippellijn schuift dan op naar rechts). Ook onderwijsinstellingen staan voor de uitdaging om een balans te zoeken tussen voorspelbaarheid en flexibiliteit. Uitgangspunt: uniformiteit waar kan, flexibiliteit waar nodig. Figuur 3 100% behandelcapaciteit inzet voorzieningen efficiency 0% 18

19 ROC de Leijgraaf: flexibele planningseenheden De opleidingsafdeling Detailhandel van ROC de Leijgraaf vult competentiegericht onderwijs op dit moment in door aanpassing van werkvormen en plaatsing van deelnemers in kleine groepjes. Deze kleine coachgroepen met zes tot acht deelnemers worden per week gepland. De nadruk ligt op praktijkleren, mbo ers bepalen zelf hun leerroute. Het vraaggestuurde projectonderwijs is georganiseerd rond kerntaken. Docenten zijn van negen tot vijf op school en kunnen ingepland worden voor projecten. Voor welke projecten zij staan ingeroosterd, wordt uiterlijk bij aanvang van een nieuwe schoolweek bekendgemaakt. Begeleidingsuren plannen de docent en de deelnemer zelf in. De planner krijgt elke week input: welke projecten lopen er, welke groepjes (individuen) nemen aan welk project deel, welke locaties zijn nodig. De school heeft extra capaciteit ingezet, omdat deze manier van plannen meer tijd vergt. Het gaat in totaal om 200 BOL- en 82 BBL-deelnemers en twaalf docenten verdeeld over de niveaus 1/2 en 4. Ingewikkeld is het plannen naar één deadline toe (toetsen en eindassessement) omdat projecten variëren in tijdsduur. Er zijn vier verschillende planningseenheden: docenten, groepjes deelnemers, lokalen en projecten. Het loskoppelen van de planningseenheden leidt tot flexibiliteit. Bijvoorbeeld: docenten die meerdere vakken kunnen geven, zijn breed inzetbaar. Hetzelfde geldt voor multifunctionele lokalen. Binnen alle opleidingen van ROC de Leijgraaf is flexibel toetsen ingevoerd: de deelnemer vraagt digitaal een toets aan die vervolgens automatisch worden ingepland. 19

20 5 Uitdagingen Hoe nu verder? Uw conclusie na het lezen van deze uitgave is hoogstwaarschijnlijk: het verandertraject is complex. Een visie ontwikkelen is het begin, maar daarna volgt het echte werk. Namelijk de inrichting van de organisatie met de daarbij horende ict-ondersteuning. Een veerkrachtige organisatie creëren die maatwerk kan bieden. Die vraag en aanbod bij elkaar kan brengen en tegelijkertijd z n souplesse behoudt. Deze publicatie schetst de uitgangspunten, de hoofdprocessen en de logistieke principes. Het is een basis waarop we kunnen voortbouwen. Papier is geduldig, de praktijk veel weerbarstiger. Flexibiliteit is helaas niet eenvoudig te organiseren. De nadruk zal daarom het komende jaar liggen op de uitvoering. Hoe moeten scholen dit gaan aanpakken en wat betekent dit voor de keuzes die ze moeten maken bij het inzetten van ict? Vervolgstappen ROC-i-partners en Kennisnet gaan in de volgende fase op zoek naar concrete oplossingen: het project Flexibel leren krijgt een vervolg. In samenwerking met enkele deskundigen wordt een computersimulatie opgezet van een flexibele onderwijsinstelling. Het is de bedoeling dat deze simulatie gebruikt wordt in workshops voor bestuurders en managementteams van mbo-instellingen in De deelnemers aan de workshop kunnen door die simulatie de aspecten van maatwerk zoals een flexibele instroom en variabele opleidingsduur toetsen op basis van hun eigen uitgangspunten en gegevens. Ook werken de deelnemers aan een stappenplan, dat kan helpen bij het organiseren van veranderingen en het maken van keuzes in ict-ondersteuning. 20