HANDLEIDING PARTICIPATIE IN HET M.E.R.-PROCES

Transcriptie

1 HANDLEIDING PARTICIPATIE IN HET M.E.R.-PROCES Definitieve versie Opdrachtgever: LNE, afd. AMNE, dienst Mer

2 COLOFON Opdracht: Handleiding participatie in het m.e.r.-proces Definitieve versie Opdrachtgever: Vlaamse Overheid, Afdeling Milieu-, Natuur- en Energiebeleid Dienst Mer Koning Albert II-laan 20 bus BRUSSEL Opdrachthouder: Antea Belgium nv Roderveldlaan Antwerpen T : +32 (0) F: +32 (0) BTW: BE RPR Antwerpen IBAN: BE BIC: KREDBEBB Antea Group is gecertificeerd volgens ISO9001 Identificatienummer: /ivm Datum: Maart 2013 April 2013 Juni 2013 Juli 2013 Juli 2013 status / revisie: Versie 01 Versie 02 Versie 03 Versie 04 Versie 05 Vrijgave: Jan Parys, Directeur Controle: Cedric Vervaet, Account Manager Projectmedewerkers: Inge Van der Mueren, MER-deskundige Antea Belgium nv 2013 Zonder de voorafgaande schriftelijke toestemming van Antea Group mag geen enkel onderdeel of uittreksel uit deze tekst worden weergegeven of in een elektronische databank worden gevoegd, noch gefotokopieerd of op een andere manier vermenigvuldigd.

3 INHOUD DEEL 1 HANDLEIDING VOOR INITIATIEFNEMERS VAN PLANNEN EN PROJECTEN WAAROM KIEZEN VOOR PARTICIPATIE? DEFINITIES EN BEGRIPPEN AANPAK PARTICIPATIE IN HET MILIEUEFFECTRAPPORTAGEPROCES VROEG BEGONNEN IS HALF GEWONNEN WAT IS VERPLICHT? PARTICIPATIE IS MAATWERK VORMGEVING VAN HET PARTICIPATIETRAJECT PARTICIPATIE TIJDENS DE VERSCHILLENDE M.E.R.-STAPPEN KEUZE VAN DE PARTICIPATIEVORM EVALUATIE VAN DE PARTICIPATIE...26 DEEL 2 BIJLAGEN Handleiding participatie in het m.e.r.-proces pagina 3

4 DEEL 1 HANDLEIDING VOOR INITIATIEFNEMERS VAN PLANNEN EN PROJECTEN Handleiding participatie in het m.e.r.-proces pagina 4

5 1 Waarom kiezen voor participatie? Het voeren van een participatief beleid heeft vele voordelen, zowel voor u als initiatiefnemer van een plan of project als voor de participanten (zoals bv. burgers). De participanten voelen zich nauwer betrokken bij het plan of project, kunnen hun kennis, ervaringen, inzichten of ideeën delen en krijgen de kans zelf voorstellen te doen. U heeft meer kans om een echt draagvlak voor uw plan of project te creëren. De participanten begrijpen wat er gaat gebeuren en waarom het gaat gebeuren. De voornaamste voordelen van participatie zijn: Het verhogen van de kwaliteit van uw plan of project De betrokkenen hebben lokale, gebiedsspecifieke kennis waarmee ze het plan of project desgevallend kunnen bijstellen en verbeteren. De gebruikers van een gebied, zoals bijvoorbeeld bewoners, kunnen vanuit hun ervaringen een nieuwe kijk bieden op het plan of project. Het hoofddoel van participatie is het bundelen van kennis van de verschillende betrokken partijen. Draagvlak creëren Door direct in dialoog te treden, zal de afstand tussen u en burgers, organisaties en overheden (administraties) verkleinen. Zo wordt een wij versus zij situatie voorkomen. Participatie kan tegenwerken omzetten in meewerken waardoor weerstand vanuit de samenleving vermindert of verdwijnt en er draagvlak ontstaat. Betere werking van uw eigen plan- of projectorganisatie 1 Door in te zetten op participatie bij zowel externe als interne belanghebbenden zal de structuur en het functioneren van uw eigen organisatie efficiënter worden. Vertragingen voorkomen in het procesverloop Door in het begin van het plan- of projectproces tijd te investeren in een participatieve aanpak zal het plan of project in latere fases gemakkelijker tot realisatie komen. Zo kan u tijd winnen door tijd te investeren. Bij participatie met betrekking tot overheidsplannen en projecten en beleid in het algemeen kan hier nog het bevorderen van actief burgerschap aan toegevoegd worden. Burgers hebben er belang bij dat hun opvattingen en ideeën, wensen en belangen van invloed zijn op het beleid en de projecten die de overheid ontwikkelt. De invloed wordt vergroot door de burger rechtstreeks bij het project of de gebiedsontwikkeling te betrekken. Het welzijn van de burger wordt vergroot en zijn (actieve) betrokkenheid bij het beleid wordt groter. Participatie draagt bij tot het dichten van de kloof tussen overheid en burgers en tot wederzijds vertrouwen. Disclaimer: Om de handleiding te illustreren worden in de volgende hoofdstukken verschillende voorbeelden uit de praktijk opgenomen. De voorbeelden en het resultaat ervan gelden in de toenmalige context en omstandigheden van het desbetreffende plan of project. Participatie is immers steeds maatwerk en voorbeelden die voor een bepaald plan of project gewerkt hebben, werken niet voor elk plan of project. 1 De projectorganisatie is een groep mensen, de daarmee verbonden infrastructuur met een samenhangend geheel van gezag, relaties en verantwoordelijkheden die zijn afgestemd op de bedrijfsprocessen of de functie Handleiding participatie in het m.e.r.-proces pagina 5

6 2 Definities en begrippen Milieueffectrapportageproces (m.e.r.-proces): de procedure die al dan niet leidt tot het opstellen en goedkeuren van een milieueffectenrapport over een voorgenomen plan of project en in voorkomend geval tot het gebruik ervan als hulpmiddel bij de besluitvorming omtrent deze actie. Voor deze handleiding start het m.e.r.-proces met de opmaak van de kennisgeving en eindigt zij bij het openbaar onderzoek van het goedgekeurde milieueffectrapport. Participatie: volgens Van Dale het hebben van aandeel in iets; deelname. Het begrip participatie is een verzamelnaam van manieren waarop stakeholders invloed kunnen hebben op plan- en projectprocessen en de uitvoering ervan met positieve betrokkenheid tot resultaat. Het onderscheid tussen inspraak en participatie is zeer belangrijk. Inspraak houdt in dat burgers en belanghebbenden naar hun mening gevraagd wordt over plannen of projecten van de overheid of een andere initiatiefnemer. Participatie staat voor interactieve meningsvorming met alle actoren die bij plannen of projecten betrokken zijn. Er is altijd sprake van tweerichtingsverkeer en het gaat om actief informatie bekendmaken. De participanten mogen zelf actief meedenken over de oplossingen. Participatie gaat dus over een heel gamma van vormen van samenwerking tussen burgers en overheid, gaande van informeren en raadplegen over adviseren naar daadwerkelijk coproduceren en meebeslissen. Stakeholder of belanghebbende: volgens Van Dale iemand die betrokken is bij een organisatie, als werknemer, aandeelhouder, leverancier, overheid e.d., persoon die belang heeft bij iets. Met betrekking tot plannen en projecten kan dit gedefinieerd worden als een persoon of organisatie die invloed (positief of negatief) ondervindt van of zelf invloed kan uitoefenen op een plan of een project evenals op de beslissingen over dit plan of project. Milieueffectenrapport over een plan of programma (plan-mer): een openbaar document waarin van een voorgenomen plan of programma en van de redelijkerwijze in beschouwing te nemen alternatieven de te verwachten gevolgen voor mens en milieu in hun onderlinge samenhang op een systematische en wetenschappelijk verantwoorde wijze worden geanalyseerd en geëvalueerd, en aangegeven wordt op welke wijze de aanzienlijke milieueffecten vermeden, beperkt, verholpen of gecompenseerd kunnen worden. Milieueffectenrapport over een project (project-mer): een openbaar document waarin van een voorgenomen project en van de redelijkerwijze in beschouwing te nemen alternatieven de te verwachten gevolgen voor mens en milieu in hun onderlinge samenhang op een systematische en wetenschappelijk verantwoorde wijze worden geanalyseerd en geëvalueerd, en aangegeven wordt op welke wijze de aanzienlijke milieueffecten vermeden, beperkt, verholpen of gecompenseerd kunnen worden. Plan-m.e.r.-screening: onderzoek waarin van een voorgenomen plan wordt aangegeven of er aanzienlijke effecten voor mens en milieu te verwachten zijn teneinde te bepalen of voor het plan een plan-mer moet opgemaakt worden. Project-m.e.r.-screening: onderzoek waarin van een voorgenomen project wordt aangegeven of er aanzienlijke effecten voor mens en milieu te verwachten zijn teneinde te bepalen of voor het project een project-mer moet opgemaakt worden. Verzoek tot ontheffing van de project-milieueffectrapportageplicht (ontheffingsdossier): een rapport dat aantoont dat voor een project geen of beperkte milieueffecten te verwachten zijn waardoor voor het project geen project-mer moet opgemaakt worden. Er kan eveneens een ontheffing van de milieueffectrapportageplicht aangevraagd worden wanneer reeds een plan- of project-mer bestaat Handleiding participatie in het m.e.r.-proces pagina 6

7 Verzoek tot ontheffing van de plan-milieueffectrapportageplicht: ook voor plan-m.e.r.-plichtige plannen kan verzocht worden om geen plan-mer op te maken. Dit is mogelijk wanneer er reeds eerder een plan-mer voor het plan werd opgemaakt of indien kan aangetoond worden dat in het kader van andere rapportages of beoordelingen reeds een systematische en wetenschappelijk verantwoorde analyse en evaluatie van de te verwachten gevolgen voor mens en milieu werd gemaakt Handleiding participatie in het m.e.r.-proces pagina 7

8 3 Aanpak participatie in het milieueffectrapportageproces 3.1 Vroeg begonnen is half gewonnen Het is aangewezen om zo vroeg mogelijk in het plan- of projectproces over de mogelijkheden voor participatie na te denken. Echte participatie is immers slechts mogelijk indien er voldoende ruimte is om mee te denken, voldoende opleiding (zodat alle partners de nodige kennis hebben) en voldoende tijd. De keuze voor participatie wordt dan ook best zo vroeg mogelijk gemaakt zodat ze op het juiste moment opgestart kan worden. Participatie tijdens het m.e.r.-proces zal in veel gevallen deel uitmaken van een breder participatietraject over het plan of project. De participatie start dan vooraleer het m.e.r.-proces van start gaat en zal ook doorlopen nadat het milieueffectrapport is afgerond. Het vroeg starten van participatie moet zeker haalbaar zijn voor grote, maatschappelijk belangrijke plannen of projecten. Voor private plannen of projecten is dit mogelijk moeilijker haalbaar, maar het verdient aanbeveling de afweging concreet te maken (zie hoofdstuk 3.3). De m.e.r.-procedure is meestal de eerste procedure die tijdens een plan- of projectproces moet doorlopen worden waarin een consultatie van het brede publiek wettelijk verplicht is. Wanneer in de eerdere plan- of projectfasen nog geen participatie plaatsvond, betekent dit vaak dat het grote publiek tijdens het m.e.r.-proces voor het eerst geïnformeerd wordt over het plan of project. Het voeren van een gerichte participatiestrategie kan ook in dit geval aangewezen zijn teneinde nuttige inspraakreacties te verzamelen en de perceptie ten opzichte van het plan of project in kaart te brengen in functie van het creëren van draagvlak. U kan de m.e.r.-procedure dan als het ware als springplank gebruiken voor het opstarten van participatie. Vertrekkende vanuit het principe dat participatie best zo vroeg mogelijk in het plan- of projectproces moet gestart worden, is het echter aangewezen om nog voor de wettelijk verplichte consultatie reeds in te zetten op participatie. In alle gevallen geldt dat participatie maatwerk is en dat een participatietraject in het beste geval participatief wordt vastgelegd. Deze handleiding beperkt zich tot participatie tijdens het m.e.r.-proces. Praktische info over participatie vanaf de start van het plan of project kunt u vinden op volgende websites: Wat is verplicht? Wanneer een volledige m.e.r.-procedure wordt doorlopen, schrijft de Vlaamse wetgeving 2 volgende participatiemomenten voor het brede publiek voor: inspraak tijdens de terinzagelegging van de kennisgeving (of nota voor publieke consultatie bij de plan-m.e.r.-procedure volgens het integratiespoor) raadpleging van het goedgekeurde MER eventueel gekoppeld aan het openbaar onderzoek in het kader van de verdere besluitvormingsprocedure Buiten het brede publiek dienen ook de gemeente(n) en provincie(s) waar het plan of project plaatsvindt of waar eventuele effecten kunnen verwacht worden, geraadpleegd te worden en kan de dienst Mer het advies vragen van de instanties waarvan zij het advies nuttig acht. In voorkomend 2 Titel IV van het decreet algemene bepalingen inzake milieubeleid (DABM) van 5 april 1995 zoals herhaaldelijk gewijzigd Handleiding participatie in het m.e.r.-proces pagina 8

9 geval worden ook de Ondernemingsraad, het Comité voor Preventie en Bescherming op het Werk of de vakbondsafvaardiging en de milieucoördinator van het bedrijf geraadpleegd. Verder bestaan er een aantal procedures waarbij milieueffecten van plannen of projecten worden beoordeeld met als doel geen volledige m.e.r-procedure te doorlopen. Het betreffen de plan- en project-m.e.r.-screening en het verzoek tot ontheffing van de plan- en project-m.e.r.-plicht. Tijdens de procedure voor de plan-m.e.r.-screening dient de initiatiefnemer een aantal adviesinstanties te consulteren afhankelijk van de aard van het plan en de te verwachten effecten. Bij het verzoek tot ontheffing van de project-m.e.r.-plicht kan de dienst Mer advies vragen bij instanties waarvan zij het advies nuttig acht. In deze procedures is participatie voor het brede publiek dus niet verplicht. De project-m.e.r.-screeningsnota wordt gevoegd bij een vergunningsaanvraag en volgt de desbetreffende procedure. Hier is het de vergunningverlener die beslist of het project project-m.e.r.- plichtig is en is participatie met betrekking tot deze nota niet verplicht. 3.3 Participatie is maatwerk Algemeen kan gesteld worden dat de nood om meer of minder aandacht te besteden aan participatie bij een plan- of projectproces afhankelijk is van de impact die het plan of project met zich mee zal brengen. Verder dient het plan of project voldoende mogelijkheden te bieden voor participatie. De keuze met betrekking tot de uitgebreidheid en de vormgeving van het participatietraject ligt steeds bij u. De volgende vragen kunnen u helpen om te bepalen of een uitgebreider participatietraject dan hetgeen wettelijk voorzien is, zinvol kan zijn: 1) Liep er reeds een participatietraject vooraleer met de m.e.r.-procedure gestart werd? a. Ja: het is aangewezen om participatie vol te houden tijdens het volledige plan- of projectproces waardoor een uitgebreider participatietraject tijdens het m.e.r.- proces mogelijk zinvol kan zijn. b. Neen: ga naar punt 2. 2) Dient een uitgebreider participatietraject tijdens het m.e.r.-proces opgestart te worden? a. Heeft het plan of project een impact op belanghebbenden? (Onder belanghebbenden wordt in principe iedereen verstaan die kan inspreken tijdens de m.e.r.-procedure). b. Is er beleidsmatige ruimte voor afwegingen en bijstellingen van het plan of project? Participatie zonder beleidsruimte leidt vaak tot verkeerde verwachtingen en teleurstellingen bij het publiek. Participatie enkel gericht op het streven naar (een groter) draagvlak is geen participatie, maar een campagne. c. Bent u bereid zich open te stellen voor externe inbreng? Het hoofddoel van participatie is het bundelen van kennis om zo tot een beter plan of project te komen. Indien het antwoord op één van de drie bovenstaande vragen duidelijk neen is, lijkt het aangewezen om u te beperken tot de wettelijk verplichte inspraakmomenten. De diverse voordelen van participatie vindt u terug in hoofdstuk 1. Ervaring leert dat vroegtijdige participatie van belanghebbenden één van de succesfactoren is voor meer draagvlak, een effectief en efficiënt procesverloop en een inhoudelijke verrijking van het plan of project. Het is dan ook belangrijk om het voeren van een uitgebreider participatietraject dan wettelijk voorzien is ernstig te onderzoeken. De omvang en diepgang van de participatie moet natuurlijk in verhouding staan tot het belang en de complexiteit van het plan of project. Bij hervergunning van een bedrijf waar geen Handleiding participatie in het m.e.r.-proces pagina 9

10 wrijvingen zijn met de buurt kan het bv. volstaan om de omwonenden enkel te informeren over de procedures die gaan lopen (opmaak milieueffectenrapport, aanvragen vergunning). Anderzijds kunnen praktische beperkingen een risico vormen voor het participatieproces. In dit geval kan participatie meer schade dan winst opleveren en is het niet verstandig om meer te doen dan wat wettelijk verplicht is. Mogelijke beperkende factoren zijn bv. planning, budget en de stabiliteit van het politiek/bestuurlijk proces. Tip: Door vroeg genoeg over een participatietraject na te denken, kan u beperkende factoren zoals planning en budget vermijden. U kan uw plan of project dan afstemmen op het participatietraject. De intensiteit van het participatietraject wordt grotendeels bepaald door de mate van impact. Grote impact vraagt eerder een intensief participatietraject dan beperkte impact. De participatievorm is tevens afhankelijk van de beleidsruimte en de doelgroepen van de participatie. Vanzelfsprekend spelen hier ook de factoren planning en budget een rol. Deze beïnvloeden de intensiteit en de methoden die u zal gebruiken, maar mogen niet doorslaggevend zijn bij het bepalen ervan. Ten slotte is het van belang dat de participatie wordt voortgezet na afloop van het m.e.r.-proces. Houd dus ook daar rekening mee wanneer voor een uitgebreider participatietraject wordt gekozen Handleiding participatie in het m.e.r.-proces pagina 10

11 Project Stationsomgeving Gent Sint-Pieters Het project stationsomgeving Gent Sint-Pieters is een stadsontwikkelingsproject dat 9 deelprojecten omvat waarvan 5 met vastgoedontwikkeling (residentieel, kantoren, commerciële en stedelijke functies) en inrichting openbaar domein (pleinen, park, ontsluitingsinfrastructuur voor auto's, dienstvoertuigen, fietsers en voetgangers). Voor dit project en de verschillende deelprojecten werden en worden verschillende procedures doorlopen zoals de opmaak van een gewestelijk ruimtelijk uitvoeringsplan, een milieueffectenrapport en het aanvragen van diverse stedenbouwkundige vergunningen om de deelprojecten te realiseren. Er werden voor dit project heel wat communicatiemiddelen ingezet zoals bewonersbrieven, infoen inspraakmomenten, nieuwsbrieven, foto s, films en persberichten. Alles is ook terug te vinden op een website die gecreëerd is voor dit project ( Het eerste belangrijke informatiemoment vond plaats naar aanleiding van en tijdens de terinzagelegging van de kennisgeving in het kader van m.e.r.-proces. De eigenaars van een pand in de projectontwikkelingszone aan de zuidzijde van het station waren bijzondere stakeholders en werden apart uitgenodigd voor een overlegvergadering. In de latere procedures vonden dan nog informatiemomenten plaats naar aanleiding van het openbaar onderzoek van het ruimtelijk uitvoeringsplan en de stedenbouwkundige vergunningsaanvragen. Verder werden en worden nog participatiemomenten ingericht voor diverse onderdelen van de verschillende deelprojecten. We vermelden onder meer: buurtvergadering natuurpark Overmeers: hier werd een ontwerp van het natuurpark voorgesteld waarop de buurtbewoners opmerkingen konden formuleren en suggesties en voorstellen konden doen die dan zo veel mogelijk in rekening konden worden gebracht bij de opmaak van het definitieve plan dialoogcafé over mobiliteit voor buurtbewoners en handelaars: voorstellen van een aantal nieuwe routes voor autoverkeer en over parkeren, waarbij in kleine groepjes kon overlegd worden over de voor- en nadelen van elk scenario. Aanvullend werd tevens de mogelijkheid geboden om hierover suggesties en voorstellen over te maken door het invullen van een vragenlijst aansluitend op een werfwandeling of het invullen van een invulformulier via de website dialoogcafé stadsvernieuwing voorafgegaan door een infomarkt over dit thema: om de stakeholders te laten meedenken over welke soort woningen er gebouwd kunnen worden, welke voorzieningen er eventueel nodig zijn in de buurt en hoe aan dit alles het best vorm wordt gegeven De stakeholders worden ook tijdens de uitvoering van de werken betrokken gehouden door het organiseren van werfbezoeken, de aanwezigheid van een permanent infopunt aan het station waar men met vragen terecht kan, een minder-hinder-plan en de communicatie hieromtrent. 3.4 Vormgeving van het participatietraject Een goed participatieproces is een traject waarbij de uitkomsten van participatie doorwerken in de beslissingen. Het is maatwerk, bepaald door een specifiek plan- of projectproces en de daarbij horende besluitvorming, de specifieke vragen, de doelgroepen, de beleidssituatie, het politiekbestuurlijke speelveld, enz. Het is best dat u een weerslag maakt van wat u wilt bereiken met participatie en hoe u participatie concreet gaat inzetten zodat deze ten dienste staat van de besluitvorming over het plan of project. U beschrijft wie, waarover en op welk moment betrokken wordt en maakt bovendien duidelijk waarvoor de resultaten worden gebruikt en hoe het participatieproces gecommuniceerd wordt Handleiding participatie in het m.e.r.-proces pagina 11

12 Lo2020 Dit project betreft het creëren van nieuwe mogelijkheden voor de wijk Nieuw Sledderlo (gelegen in Genk Zuid). Via een open oproep werd een ontwerpteam aangesteld voor het opmaken van een masterplan. Aansluitend werd een stappenplan en participatieplan opgemaakt. Het participatietraject heeft een dubbel doelpubliek. In de eerste plaats de lokale bewoners en actoren waarvoor het participatieplan werd opgemaakt. In de tweede plaats ook de buitenwereld met als doel mogelijke partners zoals private partijen, hogere overheden en andere instanties voor het project te werven. Dit laatste luik werd niet opgenomen in het initiële participatieplan, maar wordt naarmate het plan meer vorm krijgt verder uitgewerkt. Het participatieplan is beschikbaar via de website van complexe stadsprojecten: rticipatieplan.pdf. Park Groot Schijn Voor het project Park Groot Schijn te Antwerpen dat de reorganisatie van een recreatief groengebied omvat, werd een charter ondertekend door de stad Antwerpen, het district Deurne, de groepering Antwerpen aan het woord en de werkgroep rond Ruggenveld-Boterlaar-Silsburg dat de samenwerking vastlegde in een duidelijke opdracht en participatiestructuur. Dit charter is eveneens beschikbaar op de website van complexe stadsprojecten: werpen_park_groot_schijn_charter.pdf. Een schriftelijke weerslag over de vormgeving van het participatietraject kan bv. bestaan uit volgende onderdelen 3 : Inleiding Waarom is er bij dit plan of project gekozen voor participatie? Doel van de participatie Wat wilt u binnen de doelstellingen van uw plan of project bereiken met participatie? Bv. inhoudelijke verrijking, bewustwording, draagvlak, betrokkenheid, Mijlpalen binnen de procedure In dit hoofdstuk brengt u de beslissingsmomenten voor het plan of project in kaart, in het bijzonder de start van de realisatie van het plan of project. Tijdens de m.e.r.-procedure zijn de beslissingsmomenten de volledigverklaring van de kennisgeving, de publicatie van de richtlijnen en de goedkeuring van het MER. Bedoeling is om voor elke mijlpaal na te gaan of participatie hier een meerwaarde kan hebben om een zo goed mogelijke beslissing te nemen. Het is aan te raden om eveneens de verdere procedure na de m.e.r.-procedure in beeld te brengen. Misschien kunnen participatiemomenten in de verschillende procedures gecombineerd worden? Participatievragen Een participatievraag stel je om iets te weten te komen. Het stellen van de juiste vraag op het juiste moment is van groot belang. De juiste vraag: o o o maakt duidelijk wat u wilt weten (en wat niet); is eenduidig voor diegene die de vraag moet beantwoorden; maximaliseert doorwerking. 3 Verder in de handleiding wordt deze schriftelijke weerslag participatienota genoemd Handleiding participatie in het m.e.r.-proces pagina 12

13 Tijdens het m.e.r.-proces zijn dit vragen zoals Zijn er alternatieven voor het plan of project?, Zijn er andere plannen of projecten die een impact hebben op mijn plan of project en vice versa?, Welke effecten dienen onderzocht te worden?, Belangrijk is dat de vraag gesteld wordt in de taal van de desbetreffende participant. Jargon en lange zinnen worden best vermeden. Participanten hebben vaak een eigenbelang en zijn dan geneigd om vanuit dat belang de vragen te beantwoorden. Het is echter de bedoeling dat u een afweging maakt op basis van alle belangen. Het kan helpen als u de participanten vraagt om mee te denken namens alle belangen en hen dus uit te nodigen verder te denken dan alleen het eigenbelang. Vraag dus niet of A of B de voorkeur heeft, maar vraag welke voor- en nadelen men ziet bij zowel A als B en waarom en of men misschien een beter voorstel C heeft. Doelgroepen Hier beschrijft u op wie u zich gaat richten met de participatie. Maak hiervoor een stakeholderanalyse van uw plan/project (zie verder in paragraaf ). Doelgroepen zouden kunnen zijn: o o o o o de ongeorganiseerde belanghebbenden (bv. omwonenden), de georganiseerde belanghebbenden (bv. natuurvereniging), het brede publiek, de experts (bij milieueffectrapportage o.a. de MER-deskundigen), de overheden. Participatievormen De participatievorm is de methodiek die u inzet om tot participatieresultaten te komen. Zorg dat de participatievorm past bij het doel, de doelgroep en de participatievragen. Meer uitleg over de keuze van de participatievorm vindt u verder in deze handleiding terug in paragraaf 3.6. Het is duidelijk dat verschillende doelgroepen zoals bv. adviesinstanties, burgers, belangengroepen, een verschillende benadering zullen vergen. Resultaten en verankering Aan de hand van het (de) participatiedoel(en), de doelgroep(en), de vragen en de participatievorm(en) kan u inschatten wat voor soort resultaten de participatie zal opleveren. Dit kunnen kwantitatieve (representatieve enquête), maar ook kwalitatieve resultaten (meningen, suggesties) zijn. De verwerking van de resultaten kan grofweg onderverdeeld worden in 3 fasen. o o o Communicatie Weging van de resultaten: wat gaat u/kan u met de resultaten doen? Hoe gaat u de inbreng oogsten en beoordelen? Gebruik van de resultaten: hoe gaat u de resultaten gebruiken in de beslissingen die u moet nemen? Hoe werken de resultaten door in het verdere proces? Verantwoording: hoe worden de weging en de doorwerking van de resultaten verantwoord aan de participanten? Dit is zeer belangrijk. Het overgrote deel van de mensen zal aanvaarden welke beslissing er genomen wordt als er uitgelegd wordt waarom die beslissing genomen werd en geen andere. In dit hoofdstuk beschrijft u alle benodigde communicatie voor de participatiemomenten. Dit kan gaan van een uitnodiging of korte inhoudelijke toelichting aan de doelgroep(en) tot nieuwsbrieven, advertenties, flyers, opleidingen en/of discussiemomenten Handleiding participatie in het m.e.r.-proces pagina 13

14 Tevens dienen de communicatiedoelen omschreven te worden. Deze kunnen bv. zijn: o o o o de doelgroepen beschikken over voldoende informatie over het proces en over de inhoud van het plan of project om desgewenst te kunnen participeren; de doelgroepen hebben het gevoel dat hun mening en belangen serieus worden genomen; het projectteam kent de meningen en gevoeligheden van de doelgroepen over het plan of project; Let wel: het gaat hier alleen om de communicatie die nodig is om de participatie te doen slagen. De strategische communicatie die bij het project hoort, dient te worden beschreven in een afzonderlijk communicatieplan. Beide mogen niet verward worden of elkaar tegenspreken. Belangrijk is open communicatie. Tevens dient alle nodige informatie ter beschikking gesteld te worden van de participanten en geeft u hen de garantie dat het hele participatietraject zal afgewerkt worden (desgevallend zelfs tot na de verwezenlijking van het plan of project. Afbakening en randvoorwaarden Hier beschrijft u binnen welke grenzen de participatie zal plaatsvinden. Belangrijk is om hier expliciet te benoemen wat u wel of niet gaat doen met de participatie. Geef uzelf ook de kans om de randvoorwaarden desgevallend aan te passen zodat op het einde van de rit één ondoordachte randvoorwaarde uw plan of project niet onmogelijk maakt. Verder worden de juridische, organisatorische, politiek-bestuurlijke, inhoudelijke en financiële kaders beschreven. U gaat eveneens na of er een link is met andere projecten. Randvoorwaarden voor het bereiken van het gewenste participatiedoel zijn bv. commitment van alle partijen, helder en transparant proces, ruimte om mee te denken en de resultaten te verwerken, wettelijke vereisten en voldoende tijd, mensen en geld. Organisatie Hier beschrijft u wie wat wanneer doet en waarvoor verantwoordelijk is. Participatie is een dynamisch proces. Een participatienota geeft richting aan dit proces. Het kan goed voorkomen dat gedurende het traject blijkt dat aanpassingen nodig zijn. Houd daar bij het opstellen van een participatienota rekening mee. Een procesregisseur kan worden aangesteld om de kwaliteit van het participatieproces te bewaken. Dit is best een andere persoon dan de (inhoudelijke) projectleider zodat de procesregisseur het participatietraject los van de inhoud kan bekijken. Tip: Wanneer u de participatienota goed opmaakt, kan u de relevante elementen hieruit opnemen in de kennisgeving. Of, indien de participatie pas opgestart wordt tijdens het m.e.r.-proces, zal de informatie die verzameld wordt in functie van de opmaak van de kennisgeving eveneens nuttig zijn voor de participatienota Handleiding participatie in het m.e.r.-proces pagina 14

15 Sigmaplan Het Sigmaplan is een plan om Vlaanderen beter te beschermen tegen overstromingen. Tegelijk worden bepaalde natuurdoelstellingen voor de Schelde gerealiseerd en blijft de exploitatie van de rivier en de scheepvaart gegarandeerd. Er zijn bijgevolg heel wat stakeholders betrokken bij dit plan. Daarom is in de projectorganisatie naast het projectteam ook een bijkomende organisatiestructuur opgezet ten behoeve van de participatie van overheden, administraties en middenveld. 3.5 Participatie tijdens de verschillende m.e.r.-stappen In de volgende paragrafen wordt aangegeven hoe participatie tijdens de verschillende m.e.r.- stappen aangepakt kan worden. Een samenvattend stappenplan met de mogelijke participatiemomenten per m.e.r.-stap is opgenomen aan het einde van dit hoofdstuk. Zoals eerder gezegd, is participatie steeds maatwerk zodat de precieze invulling steeds afhankelijk zal zijn van het specifieke plan of project. Er wordt hierbij uitgegaan van een plan- of project-mer waarbij dus de volledige m.e.r.-procedure doorlopen wordt. De procedures voor andere m.e.r.-gerelateerde milieueffectbeoordelingen (zoals plan- en project-m.e.r.-screening en project-mer-ontheffingsdossiers) zijn beperkter. De inspraak beperkt zich hier tot het opvragen van adviezen bij diverse administraties. Desalniettemin kan het nuttig zijn om ook hiervoor een participatietraject op maat te voorzien. Onderstaande aanbevelingen gelden ook voor deze milieueffectbeoordelingen. Participatie kan trouwens ook gevoerd worden over de in te zetten instrumenten (keuze van de te volgen procedure). Tip: Combineer de participatiemomenten tijdens het m.e.r.-proces indien mogelijk met participatiemomenten in andere procedures. Dit kunnen parallel lopende procedures zijn zoals andere effectenstudies (landbouweffectenrapport, maatschappelijke kosten-batenanalyse, ), maar ook opeenvolgende procedures (ruimtelijk uitvoeringsplan, vergunning, ). Let wel op dat de participanten voldoende tijd en mogelijkheden krijgen om alle informatie te verwerken Handleiding participatie in het m.e.r.-proces pagina 15

16 Sigmaplan Binnen het Sigmaplan zijn er verschillende projecten en projectgebieden. Deze projecten werden gebundeld in verschillende zones (bv. alle projecten in de Durmevallei). Tevens worden verschillende procedures doorlopen voor al deze projecten, zoals de opmaak van inrichtingsplannen, ruimtelijke uitvoeringsplannen, plan- en project-mer s en landbouweffectenrapporten. Voor de verschillende projecten en in de verschillende stadia van de projecten worden infomarkten georganiseerd. Deze werden bv. georganiseerd in verschillende gemeenten waar dan de relevante projecten voor die gemeente werden voorgesteld. Ook de participatiemomenten in de verschillende procedures worden waar mogelijk gecombineerd. Zo werd bv. een infomarkt in het kader van de voorstelling van de inrichtingsplannen gecombineerd met een toelichting van de resultaten van het landbouweffectenrapport aan de landbouwers. De landbouwers konden naar eigen keuze de infomarkt bezoeken voorafgaand aan de toelichting waarvoor ze een persoonlijke uitnodiging kregen. De omwonenden en andere betrokken gebruikers konden enkel de infomarkt bezoeken en hier nadere toelichting vragen Opmaak kennisgeving De kennisgeving is een document dat ter inzage wordt gelegd van het brede publiek en voor advies wordt voorgelegd aan verschillende administraties met als doel feedback te krijgen over de afbakening en inhoud van het te voeren milieueffectenonderzoek. De kennisgeving dient volgens de regelgeving een aantal verplichte elementen te bevatten, waaronder: een plan- of projectomschrijving; de besluitvormingsprocedure die voor het plan of project van toepassing is; gegevens uit voorgaande rapportages en uit de goedgekeurde rapporten die daaruit zijn voortgekomen; voorstel van reikwijdte en detailleringsniveau van het MER; voorstel van de methodologie voor het beschrijven van de referentiesituatie en het onderzoeken van de effecten; beschrijving van de alternatieven; juridische en beleidsmatige randvoorwaarden. Zoals hierboven reeds aangegeven omvat de kennisgeving een aantal elementen die ook kunnen opgenomen worden in een participatienota (bv. juridisch en beleidsmatig kader, besluitvormingsprocedure). Tevens zal het onderzoek dat gevoerd wordt in de fase van opmaak van de kennisgeving ook input geven voor verschillende onderdelen van een participatienota. Afhankelijk of u reeds over een participatienota beschikt vooraleer een kennisgeving wordt opgemaakt of u een participatietraject opstart naar aanleiding van de m.e.r.-procedure en eventueel nog een weerslag van het participatietraject zal opmaken, dient u er zich bewust van te zijn geen dubbel werk te doen. Wanneer u een participatietraject opstart naar aanleiding van de m.e.r.-procedure is het aangewezen te starten met de opmaak van de kennisgeving gezien dit document meer inhoudelijke aspecten behandelt en de kennis van deze aspecten de vormgeving van het participatietraject vergemakkelijkt. Schrijf de kennisgeving steeds met de doelstelling ervan voor ogen. Voorzie een duidelijke structuur en inhoudstafel. Start met een korte toelichting van het plan of project en de doelstelling van de kennisgeving en de terinzagelegging. Houd de kennisgeving zo beknopt mogelijk. Beschrijf de essentie en neem eventuele uitgebreide motiveringen of technische beschrijvingen op in de bijlagen. Schrijf in een taal die begrijpelijk is voor de doelgroepen en neem een verklarende woordenlijst op. Kaarten en figuren moeten duidelijk leesbaar en hanteerbaar zijn. Zorg dat de lezer zich steeds kan Handleiding participatie in het m.e.r.-proces pagina 16

17 oriënteren op de kaarten door het aanduiden van structurele kenmerken (bv. rivieren, wegen, gebouwen), een schaal, noordpijl en legende. Hieronder wordt aangegeven aan welke onderdelen van het participatieproces u tijdens de opmaak van de kennisgeving bijzondere aandacht dient te besteden. Dit dient uiteraard te gebeuren in overleg met de MER-coördinator en MER-deskundigen die de kennisgeving opstellen Motivatie van het plan of project De ervaring leert dat participatie over het MER leidt tot participatie over het plan of project. In eerste instantie is het daarom van belang dat u de reden waarom het plan of project zou moeten doorgaan goed onderbouwt. De onderbouwing wordt best reeds beknopt weergegeven in de inleiding van de kennisgeving. De meer uitgebreide motivatie kan dan opgenomen worden in een later hoofdstuk. Het is niet de bedoeling dat u het plan of project enkel vanuit milieuaspecten motiveert. De redenen voor het opstellen en uitvoeren van een plan of project zijn trouwens meestal niet milieugerelateerd. Het MER (en daardoor ook de kennisgeving) is een sectoraal onderzoek waarin enkel de impact van het plan of project op het milieu besproken wordt. Door in de kennisgeving duidelijk aan te geven waarom het plan of project wordt uitgevoerd kan u de manier waarop de stakeholders naar het plan of project kijken trachten te verruimen. De bedoeling is dat ze een breed beeld hebben van wat het plan of project voor hen betekent en voor het algemeen belang. Tip: Probeer uzelf in te leven in de mogelijke visies van de verschillende stakeholders, ga na wat zij belangrijk vinden en hoe uw plan of project hierin kan passen. Zorg er ook voor dat de stakeholders zicht krijgen op wat belangrijk is voor de andere belanghebbenden of betrokkenen. Laat ze begrijpen dat andere belangen even waardevol kunnen zijn als hun eigen belang. Probeer de motivatie van het plan of project te onderbouwen vanuit het belang voor de gemeenschap en ga op zoek naar winwinsituaties. Het kan nuttig zijn dat u vooraleer de officiële m.e.r.-procedure start (met indiening en volledigverklaring van de kennisgeving) een participatietraject voert over het plan of project. De vragen die worden gesteld in het kader van de m.e.r.-procedure kunnen in feite reeds vooraf worden gesteld. Zo kan de uiteindelijke kennisgeving reeds de resultaten van deze participatie opnemen (bv. alternatieven die uit deze participatie zijn voortgekomen) en op die manier naar de stakeholders communiceren. Tevens kan u daardoor anticiperen op inspraakreacties tijdens de verplichte terinzagelegging van de kennisgeving. Tijdens de m.e.r.-procedure wordt de inspraak geformaliseerd Afbakening van de participatie Baken binnen de kennisgeving de mogelijke participatie tijdens het m.e.r.-proces af. Geef aan waar er nog mogelijkheden zijn om te participeren, wanneer en op welke manier. In eerste instantie wordt de afbakening bepaald door de m.e.r.-wetgeving. Wettelijk zal tijdens de terinzagelegging input kunnen gegeven worden over wat in het milieueffectenonderzoek onderzocht zal worden en volgens welke methode.. Het betreft onder meer het aangeven van mogelijke alternatieven voor het plan of project, mogelijke effecten die dienen onderzocht te worden, (milieu)informatie over de locatie(s) van het plan of project (zowel over de bestaande situatie als over toekomstige ontwikkelingen in de omgeving), Handleiding participatie in het m.e.r.-proces pagina 17

18 Voorbeeld kadertekst plan-mer Oosterweelverbinding Tijdens de 30 dagen van de terinzagelegging heeft eenieder de mogelijkheid om opmerkingen of suggesties te formuleren over hoe het milieueffectenrapport zal opgesteld worden. Formele bezwaarschriften en petities kunnen niet ingediend worden in dit stadium van het plan. Dat kan wel later in de procedure voor het ruimtelijk uitvoeringsplan. U kan dan gebruik maken van het afgewerkte milieueffectenrapport om uw bezwaren beter te onderbouwen. Wat kan uw inspraakreactie wel bevatten: mogelijke (tracé-)alternatieven, uitvoerings- of exploitatievarianten die niet in de kennisgeving vermeld worden en waarvan u vindt dat ze mee moeten onderzocht worden mogelijke milieueffecten waarvan niet in de kennisgeving vermeld wordt dat ze onderzocht zullen worden bepaalde aandachtspunten en gebieden in de omgeving van het plan (monumenten en landschappen, fauna en flora, landbouwgebieden, speelterreinen,...) waarop het plan een impact kan hebben en waarvan de kennisgeving geen melding maakt Belangrijk is om vooral opmerkingen te maken vanuit uw eigen ervaring, inzicht en kennis van uw omgeving. Reacties zoals "ik ben tegen het plan", "ik wil niet dat het plan doorgaat",... zijn begrijpelijke reacties, maar bieden inhoudelijk geen meerwaarde voor het milieuonderzoek. In tweede instantie kan u de participatie verder afbakenen door het kader van het plan of project te schetsen. Het plan of project kan bv. invulling geven aan een beleidsdoelstelling die niet meer ter discussie staat. Bij een project kan bv. al een keuze gemaakt zijn van de locatie in een bovenliggend plan. Alleszins dient duidelijk omschreven te worden wat reeds vastligt en waarom. Indien hierin milieueffecten een rol hebben gespeeld, is het zeker aangewezen dit te vermelden. Sigmaplan Bij de project-mer s voor verschillende overstromingsgebieden die worden ingericht in het kader van het Sigmaplan werden in de kennisgeving en het MER steeds de conclusies van de voorafgaande onderzoeken en de gemaakte keuzes toegelicht. Het ging hier in het bijzonder om een maatschappelijke kosten-batenanalyse, plan-mer en landbouweffectenrapport. Dit maakte dat de in het project-mer onderzochte alternatieven zich moesten beperken tot uitvoeringsalternatieven en kleinschalige locatiealternatieven. Ook het nulalternatief was geen beleidsoptie meer, maar werd gebruikt als referentie voor het beschrijven en beoordelen van effecten. Tevens werden de conclusies die genomen werden n.a.v. de verschillende werkgroepen toegelicht, alsook hoe werd omgegaan met bepaalde inspraakreacties. Zoals eerder aangegeven, zal brede inspraak waarbij de betrokken stakeholders de mogelijkheden hebben om oplossingen (alternatieven) aan te geven, bijdragen tot draagvlakvorming. Indien dit één van uw participatiedoelen is, is het aangewezen om dit ook in het m.e.r.-proces te betrekken. Beschrijf daarom uw plan of project op een zodanige manier dat aanlevering van alternatieven nog mogelijk is. Vertrek daarvoor vanaf het detailniveau dat nodig is voor de verdere procedure (ruimtelijk uitvoeringsplan, vergunningsaanvraag, ). Bij voorkeur worden de alternatieven afgewogen op basis van een integrale effectbeoordeling (dus niet enkel milieu-aspecten, maar ook economie, werkgelegenheid, financiën, ). Dit kan echter niet binnen het MER, dus betekent dit dat tegelijkertijd andere studies moeten lopen. Indien dit het geval is, vermeld dit dan in het MER. Indien dit niet kan, maak dan duidelijk dat het milieueffectenrapport enkel de milieueffecten zal afwegen en dat de conclusies ook op deze manier te interpreteren zijn. Het onderzoeken van meerdere alternatieven geeft u trouwens de mogelijkheid om in de verdere procedures uw voorkeursalternatief uit het MER nog te wijzigen zonder dat het MER ongeldig wordt. De milieueffecten voor het meegenomen alternatief in het verdere proces moeten immers blijken uit het goedgekeurde MER Handleiding participatie in het m.e.r.-proces pagina 18

19 Geef ten slotte aan hoe u verdere participatie voorziet en hoe u de resultaten zult communiceren. Wanneer is het volgende participatiemoment? Wat zal dan beslist zijn en hoe wordt dat gecommuniceerd? Waarover zal in het volgende participatiemoment kunnen gediscussieerd worden? Stakeholderanalyse Met een stakeholderanalyse brengt u de relevante doelgroepen in kaart en analyseert u hun betrokkenheid bij het plan of project zodat u hun rol in het participatieproces kunt bepalen. Het is aangewezen hierbij de betrokken gemeentebesturen te raadplegen, gezien zij kennis hebben over de lokale stakeholders. Tijdens de opmaak van de kennisgeving wordt nagegaan welke milieueffecten te verwachten zijn van het plan of project. Tevens gebeurt een eerste geografische afbakening van het studiegebied. Hierbij komen dan ook de belanghebbenden in beeld, zoals bv. een bewoner die geluidshinder kan ondervinden, een natuurvereniging,. Dit onderzoek zal u dus belangrijke informatie geven voor de stakeholderanalyse van het participatietraject. Belangrijk is om hierbij niet enkel te focussen op de negatieve effecten, maar ook op de positieve, zodat ook voorstanders van uw plan of project bij de stakeholders zijn. Natuurlijk mag niet uit het oog verloren worden dat er mogelijk ook nog andere betrokkenen zijn die niet noodzakelijk een milieu-impact kunnen ondervinden zoals bv. werknemers van het bedrijf waarover het plan of project handelt, ondernemers die zich op het geplande bedrijventerrein komen vestigen,. Wanneer u een lijst hebt van de verschillende doelgroepen en -personen gaat u deze analyseren. U gaat na welke belangen ze hebben, over welke kennis ze beschikken ten aanzien van uw plan of project, hoe groot hun inbreng kan zijn tijdens participatie en of er al contact is (geweest) met de stakeholders. Hiermee bakent u de rol van de verschillende stakeholders af. Van verschillende types stakeholders kan immers een verschillende input worden verwacht (bv. andere opmerkingen te verwachten van sectoradministraties dan van burgers). Tip: Wanneer u reeds een breder participatietraject voor het plan of project hebt voorzien, is deze stakeholderanalyse normaal gezien reeds gebeurd. Het is echter nuttig om deze te toetsen aan de stakeholderanalyse in de kennisgeving. Het in beeld brengen van de te verwachten milieu-impact kan immers stakeholders in beeld brengen waaraan u vroeger niet had gedacht en die dus nog niet eerder betrokken waren. De stakeholderanalyse dient u niet te integreren in de kennisgeving, maar kan wel opgenomen worden in een participatienota. Wel bevat ze belangrijke informatie om de kennisgeving te schrijven. De kennisgeving dient immers geschreven te worden in functie van de doelgroep, met name de (mogelijke) participanten. Het is belangrijk te beseffen dat de kennisgeving zowel naar adviesinstanties (administraties) wordt gestuurd als ter inzage wordt gelegd van het grote publiek. Maak het dus voor iedereen duidelijk. Algemeen kan gesteld worden dat de kennisgeving best die informatie bevat die nodig is teneinde de minst geïnformeerde toe te laten te participeren. Wanneer de basiskennis (bv. met betrekking tot het plan of project) van een bepaalde stakeholder beduidend kleiner is dan de basiskennis van de andere stakeholders kan het eerder aangewezen zijn om deze stakeholder voorafgaand aan de terinzagelegging bijkomend te informeren in plaats van alle stakeholders een kennisgeving op het niveau van die ene stakeholder te bezorgen. Dit kan bv. door enige tijd voor de start van de terinzagelegging van de kennisgeving een infomoment over het plan of project voor het publiek in te lassen, het plan of project tijdens een vergadering toe te lichten aan verschillende adviesinstanties,.. Zoals hierboven reeds aangegeven, helpt de stakeholderanalyse u ook om de motivatie van uw plan of project te onderbouwen Terinzagelegging kennisgeving De terinzagelegging van de kennisgeving is een wettelijk verplichte procedurestap tijdens het m.e.r.- proces waarbij het publiek en adviesinstanties de mogelijkheid krijgen in te spreken op de kennisgeving. Zoals reeds eerder aangegeven, kan input worden gegeven over hoe het Handleiding participatie in het m.e.r.-proces pagina 19

20 milieueffectenrapport geschreven gaat worden. Het betreft onder meer het aangeven van mogelijke alternatieven voor het plan of project, mogelijke effecten die dienen onderzocht te worden, (milieu)informatie over de locatie(s) van het plan of project (zowel over de bestaande situatie als over toekomstige ontwikkelingen in de omgeving). De doelstelling tijdens deze fase is het bekomen van nuttige inspraakreacties waarmee later iets kan gedaan worden in het MER. Om dit doel te bereiken, dient u er in de eerste plaats voor te zorgen dat deze terinzagelegging goed gecommuniceerd wordt. Het decreet Algemene Bepalingen inzake Milieubeleid (DABM) van 5 april 1995 zoals herhaaldelijk gewijzigd schrijft voor: plan-mer: de administratie (= dienst Mer) legt de volledig verklaarde kennisgeving onverwijld en op de volgende wijzen ter beschikking van het publiek: o o o 1 overeenkomstig het decreet van 26 maart 2004 betreffende de openbaarheid van bestuur; 2 bij de initiatiefnemer; 3 via de internetsite van de administratie. project-mer: de gemeente of gemeenten, waar het project plaatsvindt, kondigen de terinzagelegging en de doelstelling ervan op passende wijze aan. Bij de bekendmaking of terinzagelegging wordt duidelijk aangegeven dat eventuele opmerkingen over de inhoudsafbakening van het voorgenomen project-mer binnen een termijn van dertig dagen na de bekendmaking of terinzagelegging, al dan niet via de gemeente, aan de administratie (dienst Mer) moeten worden bezorgd. Voor plan-mer s worden nadere bepalingen opgenomen in het besluit van de Vlaamse Regering betreffende de milieueffectrapportage over plannen en programma s van 12 oktober 2007 (BS 7/11/2007). Dat stelt dat de terinzagelegging moet worden aangekondigd in ten minste 1 krant of in het gemeentelijk infoblad en door aanplakking op de aanplakplaatsen van de betrokken gemeente(n). Tevens worden de adviesinstanties waarvan de dienst Mer het advies nuttig acht door de dienst Mer persoonlijk aangeschreven. Tip: Voornamelijk om andere stakeholders zoals omwonenden, middenveld, gebruikers van het toekomstige plan of project en het brede publiek te bereiken, kan het nuttig zijn de terinzagelegging breder te communiceren. Dit kan eveneens door een persoonlijke uitnodiging, maar ook door publicaties op websites (stad/gemeente, initiatiefnemer, dienst Mer, plan of project zelf), het verspreiden van brochures, een nieuwsbrief van het plan of project, affiches, app s, enz. Kondig de terinzagelegging tevens voldoende op voorhand aan, zodat verenigingen hun leden nog kunnen consulteren, mensen bijkomende info kunnen vragen en de tijd krijgen om zich een beeld te vormen van het plan of project. De terinzagelegging duurt 30 dagen. De inspraakreacties dienen binnen deze termijn (al dan niet anoniem) schriftelijk bezorgd te worden aan de stad/gemeente of de dienst Mer. Tip: Wanneer u dat nog niet op voorhand hebt gedaan, kan het ook nuttig zijn om tijdens de terinzagelegging een bijkomend participatiemoment te organiseren. Op zo n moment kan u zich beperken tot hetzij het toelichten van het plan of project en de kennisgeving en de bedoeling ervan hetzij de mogelijkheid geven om reeds inspraakreacties te geven. In het eerste geval is het aangewezen dit participatiemoment zo vroeg mogelijk en best voor de start van de terinzagelegging te organiseren om de deelnemers de mogelijkheid te geven om hun reacties nog binnen de officiële termijn in te dienen. Zo n bijkomend participatiemoment kan interessant zijn om de stakeholders beter te leren kennen (in functie van de stakeholderanalyse), hun bezorgdheden te kennen en zo hun reacties beter te duiden. Het biedt de mogelijkheid om door te vragen wanneer de input niet duidelijk is (bv. wanneer alternatieven worden aangereikt) Handleiding participatie in het m.e.r.-proces pagina 20