Hoe functioneerde dit Smart Work Center, wat werkte goed en wat waren de leerpunten?

Transcriptie

1 Smart Work Centers in de volgende versnelling Over mobiliteit bestaan nog veel ouderwetse denkbeelden. Ik vergelijk het weleens met de waterput. Vroeger was het heel normaal om water te halen bij de put. Tegenwoordig is dat in onze maatschappij ondenkbaar, water komt uit de kraan. Zo kun je ook kijken naar werk. We hoeven niet altijd naar kantoor, we kunnen het werk ook dichterbij halen. Dat biedt heel veel voordelen. Daarom werken we graag mee aan experimenten met Smart Work Centers, die het werk dichterbij de woonomgeving van werknemers brengen. Bas Boorsma, Hoofd programma Connected Urban Development Cisco Smart Work Centers in de volgende versnelling Bas Boorsma, Cisco In het kort Cisco is partner in het wereldwijde programma voor Connected Urban Development (CUD). In het programma experimenteren bedrijven en overheden met duurzame oplossingen in stedelijke gebieden. CUD gaat onder andere over slim werken, slim reizen, duurzame bouw en ICT. Het Smart Work Center in Almere is zo n experiment. Het heeft veel kennis opgeleverd waar nu op wordt voortgebouwd. Deelnemende medewerkers zijn positief. De volgende stappen: schaalvergroting, meer variatie en meer flexibiliteit van Smart Work Centers. Mijn droombeeld is dat straks iedereen in de Randstad op fietsafstand van zijn werk woont, zegt Boorsma. Organisatie Netwerkspecialist Cisco biedt oplossingen die individuen en organisaties in staat stellen om overal en altijd toegang te hebben tot de juiste informatie, mensen en samenwerkingstools. Van routers en switches, datacenters en beveiliging, tot oplossingen om spraak, data en video via netwerken uit te wisselen. Cisco heeft medewerkers wereldwijd, verspreid over ruim 450 kantoren in meer dan 165 landen. In het fiscale jaar 2009 was de wereldwijde omzet 36,1 miljard dollar. Locatie Het hoofdkantoor van Cisco Nederland staat in Amsterdam Zuid-Oost aan de Haarlerbergweg. De locatie ligt vlakbij de A10 Zuid en op loopafstand van metro en NS-station Amsterdam Bijlmer. Vraagstuk Deze case gaat niet over de bereikbaarheidsproblemen van het hoofdkantoor in Amsterdam Bijlmer, maar over de rol van Cisco in het Connected Urban Development-programma (CUD). Daarin experimenteerde Cisco met Smart Work Centers. De uitkomsten van het experiment en de vervolgstappen zijn interessant voor bedrijven en werknemers die werkplekken dichter bij huis zoeken, als alternatief voor werken op kantoor of werken vanuit huis. Dichter bij huis werken betekent onder andere: minder reiskilometers en file vermijden. Achtergrond Cisco heeft zich in 2006 gecommitteerd aan het Clinton Global Initiative van Bill Clinton. Het doel: helpen bij het reduceren van CO2-uitstoot. De vraag die zeven wereldsteden zich daarbij stelden was: hoe gaan we om met werken in stedelijk gebied? Hoe kunnen we werkomgevingen verduurzamen door slimmer te kijken naar het werk, transport en bijvoorbeeld energiezuinige gebouwen? Voor Cisco was in het bijzonder de vraag: welke rol kan ICT hierbij spelen? De steden Amsterdam, San Francisco, Seoul, Madrid, Lissabon, Hamburg en Birmingham sloten zich aan bij het CUD-programma. Ze zijn experimenten gestart op het gebied van publiek-private samenwerking. Smart Work Centers in Amsterdam-Almere is één van die experimenten. Hoe functioneerde dit Smart Work Center, wat werkte goed en wat waren de leerpunten? Welke maatregel? Een Smart Work Center (SWC) is een kantoor dat dichtbij een woonwijk en/of knooppunten van openbaar vervoer is gevestigd. Het biedt werkplekken aan individuen en groepen.

2 Fase 1 van het SWC-experiment was het openen van een vestiging in Almere in 2008, langs de A6 naar Amsterdam. Het pand op bedrijventerrein Gooisekant bevindt zich ongeveer 30 kilometer van Amsterdam-Zuid en Amsterdam Centrum. Doel van het experiment was om werknemers die wonen in Almere maar werken in Amsterdam, te laten werken vanuit dit Smart Work Center. Een marktpartij (destijds Quality Centre) exploiteerde het Smart Work Center. Het kreeg hiervoor geen directe subsidie, maar wel medewerking en ondersteuning van belangrijke partijen zoals Gemeente Amsterdam, Gemeente Almere, Stichting Almere Kennisstad, Stichting Nederland Breedbandland. Het pand is uitgerust met 34 volledig ingerichte werkplekken, 30 flexibele lounge-werkplekken, vergaderruimtes, twee Telepresence-systemen van Cisco (hoge kwaliteit live-verbinding voor teleconference), glasvezel internet, printers, kopieermachines en faxapparatuur. Ook zijn er faciliteiten zoals een kinderdagverblijf, een restaurant en een pinautomaat. Een aantal grote bedrijven en organisaties nam deel aan de pilot: onder andere Cisco zelf, HP, IBM, Gemeente Amsterdam en Rijkswaterstaat. Zij sloten overeenkomsten voor het gebruik van flexibele werkplekken voor hun medewerkers. Al vrij snel na de opening van het SMC waren al deze plekken verkocht. Fase 2 is nu gestart: daarbij gaat het om opschaling, meer flexibiliteit en betere integratie van slimme werkcentra. De pilot in Almere was kleinschalig. De pilot heeft nuttige informatie opgeleverd voor het opzetten van Smart Work Centers in een publiek-private samenwerking (zie de onderdelen Baten en Tips). Om echt toegevoegde waarde te kunnen bieden voor bedrijven, is een groter netwerk van Smart Work Centers nodig. Er zijn inmiddels ook andere initiatieven op dit gebied en er ontstaat variatie in het aanbod van Smart Work Centers in Nederland. Nu is het zaak om het aanbod van al deze centra via één online boekingstool beschikbaar te stellen voor bedrijven. Dat gebeurt in het CUD-programma via de Stichting W ( Double U ). Zo zal een zichtbaar netwerk van Work Centers ontstaan, waar bedrijven eenvoudig op kunnen inloggen. Ze hoeven geen aparte contracten meer af te sluiten met een SWC en het systeem regelt centraal de reserveringen en betalingen van de ruimtes. Baten Fase 1 van de pilot in Almere heeft veel kennis opgeleverd. Dat is de grootste winst uit dit project. Wat werkt wel en wat werkt niet? Voor de werknemers Uit een gebruikersonderzoek door bureau Novay bleek het volgende. Het Smart Work Center in Almere krijgt een hoog rapportcijfer, 7,8. Mensen die er gebruik van maken, waarderen de opzet van het centrum en kunnen er prettig werken. De reistijdwinst voor werknemers uit Almere die nu niet meer helemaal naar Amsterdam reisden is maar liefst 66 minuten per dag. Het meest populair zijn de aparte, kleinere werkruimtes. Daar kunnen mensen ongestoord werken en telefoongesprekken voeren. De gezamenlijke lounge-ruimte is vooral een stiltewerkplek, hoewel dit niet zo bedoeld is. Daar worden telefoongesprekken juist vermeden. Werknemers die hier zitten, doen dit om in stilte te kunnen werken en te ontsnappen aan de thuisomgeving of kantooromgeving. Het Smart Work Center is geen 100% vervanging van het kantoor. Wel heeft het een belangrijke rol bij filevermijding; een werknemer werkt een halve dag op kantoor en vertrekt voor de lunch en de files naar huis. Onderweg zit hij nog een paar uur in een SWC om rustig te werken. Vooral kenniswerkers uit het bedrijfsleven maken gebruik van het centrum. Werknemers uit de overheidssector minder. Dat heeft met bedrijfscultuur te maken, maar heeft ook een praktische reden: voor reizigers met het OV heeft het weinig toegevoegde waarde om naar het Smart Work Center te gaan. Dit kan vanuit Almere alleen met de bus, de reistijd met de bus weegt niet op tegen de normale reistijd per trein. Voor de organisaties

3 Een werkplek in dit SWC is goedkoper dan een gewone werkplek. Voor een flexplek in een Smart Work Center betaalt een bedrijf per medewerker per jaar. Ter vergelijking: een normale kantoorplek kost zo n per jaar. De werkplek in een Smart Work Center is niet bedoeld als volledige vervanging van de kantoorplek, dus het is te eenvoudig om te stellen dat de kosten voor werkplekken halveren. Maar als medewerkers vaker buiten kantoor werken op een goedkopere werkplek, kan het aantal vierkante meters kantoorruimte wel omlaag. HR-managers lopen wel warm voor het initiatief van Smart Work Centers, maar wachten nog op een fijnmazig, dekkend netwerk van dit soort centra. Alle werknemers in de Randstad op fietsafstand van de werkplek, dat zou toch geweldig zijn, schets Boorsma het toekomstbeeld. HR-managers willen daarbij een landelijk netwerk, met veel verschillende mogelijkheden per locatie en een eenvoudige boekingsmogelijkheden. Voor het experiment Het Smart Work Center in Almere heeft veel opgeleverd in het CUD-programma. Internationaal vindt dit navolging: er komen Smart Work Centers naar Nederlands voorbeeld in Korea (500), Frankrijk (regio Parijs, 1000), Argentinië, Finland en Californië. Voor deze landen was het nuttig te zien hoe de publiek-private samenwerking bij SWC s is opgezet. Hoe organiseer je een not-for-profit-organisatie op deze schaal? Er is in Nederland veel aandacht voor het concept. Tientallen bedrijven bezochten het centrum en deden er hun voordeel mee. Oók de partijen die al bezig zijn met dit soort initiatieven, waren welkom. Zij zagen wat wel en niet goed werkte (zie Tips). Er blijkt een enorme markt voor slimme werkcentra, de pilot geeft inspiratie en richting aan bedrijven om die markt te betreden. Het project levert Cisco en het CUD geen winst op. Cisco doet vooral kennis op, het onderzoekt bijvoorbeeld welke (nieuwe) technologische vragen en wensen er ontstaan door de komst van Smart Work Centers. Hoe moet je software en hardware aanpassen, wat betekent het voor netwerken? Het CUD-programma heeft geen winstoogmerk. Wel zorgde de internationale aandacht voor veel positieve PR. Kosten Cisco wil weinig kwijt over de kosten die het voor een dergelijk project maakt. Wereldwijd gaat het om miljoenen euro s. Het CUD heeft geen winstoogmerk; Cisco investeert er wel in. Een grote organisatie als deze kan het zich permitteren om in zo n project te stappen, zonder dat dit directe winst oplevert. Ook voor andere deelnemende bedrijven is zo n experiment aanvankelijk een kostenpost. De kosten voor een werkplek zijn relatief laag (7.500 euro tegenover euro voor een normale werkplek), maar gedurende de pilotperiode worden oude werkplekken nog niet opgeheven. Diverse marktpartijen die interesse tonen, vinden overigens euro nog aan de hoge kant. Voor dat bedrag heeft een werknemer de beschikking over een volledig ingerichte, volwaardige kantoorruimte. Er zijn echter ook meer sobere varianten denkbaar; die zijn op sommige plekken in Nederland inmiddels te reserveren. Zie Tips. Juist vanwege het experimentele karakter was er nog een kostenpost. Werknemers weten dat ze onderdeel zijn van een pilot die niet op korte termijn gaat leiden tot nieuw beleid. Anders gezegd: het blijft voorlopig bij de pilot-groep en er komt geen uitbreiding van de pilot-locatie. Het wachten is op een uitbreiding van het landelijke netwerk van Work Centers en betere toegang tot die centra. De proef is dan ook niet direct de opstap naar meer, zoals bij veel pilots in bedrijven wel het geval is. Tijdsinvestering Het experiment in Almere startte in 2008 en is inmiddels afgerond. Er was een programmamanager om de samenwerking tussen de exploitant van het Smart Work Center, marktpartijen en stakeholders (gemeenten etc.).

4 In 2009 is de Stichting W in het leven geroepen, die de online tool ontwikkelt om andere Smart Work Centers op aan te sluiten. Promotie Het project kon rekenen op veel aandacht van nationale pers en internationale partners. Omdat CUD geen winst hoeft te maken, is weinig geld gestoken in reclamecampagnes of een uitgekiende communicatiestrategie. Het feit dat Connected Urban Development een internationale samenwerking is, onder de paraplu van het Clinton Global Initiative, zorgt er automatisch voor dat een dergelijk project meer dan gemiddelde aandacht krijgt. Het idee verkoopt zichzelf en vindt nu op verschillende locaties wereldwijd navolging. Dat heeft ook weer zijn weerslag op succes in Nederland. Overigens blijkt uit onderzoek dat je de voorbeeldfuncties in een bedrijf goed kunt benutten voor promotie van je slim werken, zegt Boorsma. Bij overheidsorganisaties is vooral voorbeeldgedrag van management effectief. In het bedrijfsleven werkt voorbeeldgedrag van collega s beter als promotie. Wat natuurlijk helemaal mooi zou zijn, zegt Boorsma is een volledig persoonlijk mobiliteitsbudget voor werknemers. Die bepaalt helemaal zelf hoe hij en waar hij werkt, en hoe hij reist. Daar kan het gebruik van een Smart Work Center onderdeel van zijn. Tips Voor wie een contract wil afsluiten met een Smart Work Center Kom een langs in het Smart Work Center Almere (sinds kort overgenomen door La Place). Er zijn veel partijen geïnteresseerd in dit idee. Het is een echte markt aan het worden, er zijn vergelijkbare versies van dit concept, ook voor kleine zelfstandigen. Zie bijvoorbeeld: - (Utrecht) - (Haarlem/Heemstede) - (Amsterdam Zuidas) Werk ook aan een goede sfeer en cultuur in een Smart Work Center. Werknemers zullen er met directe collega s werken, maar ook collega s uit andere organisaties tegenkomen. Zie Smart Work Centers niet als de oplossing van alle (mobiliteits)problemen. De ene werknemer kan hier wel prettig in werken, de andere niet. De ene werknemer reist sneller per trein, de andere beter per auto. Combineer met de verschillende opties voor iedere werknemer. Zie technologie als onderdeel van de oplossing. Het gaat natuurlijk om een psychologisch en maatschappelijk concept, maar goed functionerende techniek hoort daar zeker bij. De beveiliging van het (eigen) netwerk moet bijvoorbeeld op orde zijn. Voor kleine bedrijven en ZZP ers is een Smart Work Center een uitstekend alternatief voor het huren van een dure kantoorruimte. De ZZP er was niet de specifieke doelgroep van dit experiment. Volg de ontwikkelingen: in zullen meer Smart Work Centers openen en zal er meer landelijke dekking komen. Smart Work Centers is geen merk of een afgerond concept, er zullen veel verschillende typen flexibele werkcentra ontstaan. Bij een grotere dekking in Nederland wordt het voor meer bedrijven interessant om een abonnement af te sluiten bij een SWC. Voor wie een Smart Work Center wil starten Voor grotere bedrijven die vaker met lege kantoorruimte zitten op centrale plekken, is het starten van een SWC een interessante optie. Zeker in de huidige markt waarin kantoorruimte niet meer snel wordt verkocht is het een optie. In de huidige markt is het helaas ook lastiger om banken te laten investeren. Tip: begin klein.

5 Wil je een SWC starten, richt je energie dan niet op individuele bedrijven/partners met de vraag of ze willen investeren. Dat lukt niet, behalve als er echt lokale voordelen zijn, bijvoorbeeld een gemeente of ondernemersvereniging die zelf al met het idee speelt. Meer weten? Cisco Haarlerbergweg CH Amsterdam- Zuidoost Bas Boorsma Programmamanager Connected Urban Development E pboorsma@cisco.com