NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE COMMISSIE MIDDELEN EN BEWONERSZAKEN VAN 8 APRIL 2010

Transcriptie

1 5 NOTULEN VAN DE VERGADERING VAN DE COMMISSIE MIDDELEN EN BEWONERSZAKEN VAN 8 APRIL 2010 Aanwezig: Leden: de dames G.Th.M.van der Aar-van Lieshout (CDA) en C.C.J. Breed-Vlaar (VVD) en de heren B. Graal (VVD), W.J. Geldof (PvdA),M.J. van der Laan (GroenLinks) M. van Straaten (D66) Bestuurder de heer J.Witteman Voorzitter de heer G.A. Jägers Griffier mevrouw A.J. Kuijper Ambtelijke ondersteuning: de heer F. van Elst (Middelen) 1. Opening, mededelingen en vaststellen van de agenda De Voorzitter opent de vergadering en staat er bij stil dat dit na acht jaar naar alle waarschijnlijkheid de laatste commissievergadering is die hij zal voorzitten. Er is bericht van verhindering van de heer Bruijn en mevrouw Vink-van Bruggen. De agenda wordt ongewijzigd vastgesteld, rekening houdend met het feit dat agenda punt 8 al behandeld is in de commissie RBZ van jongstleden dinsdag. 2. Notulen van de gecombineerde vergadering van RBZ en MBZ van 16 maart 2010 Deze notulen zijn al vastgesteld in de commissie Ruimte van 6 april, maar in deze commissievergadering is nog gelegenheid voor opmerkingen naar aanleiding van. Op de vraag van mevrouw Breed-Vlaar wat er verder gebeurt met de brief van de heer Meijer die aan de raad is gericht antwoordt de voorzitter dat deze door B en W beantwoord zal worden. Afschrift zal aan de raad worden verstrekt. 3. Lijst van toezeggingen MBZ tot en met 16 maart 2010 Geen opmerkingen Spreekrecht Er zijn geen insprekers 5. Presentatie Jeugdsportfonds Noord-Holland De heer J. Zuurbier, voorzitter van het jeugdsportfonds Noord-Holland licht de regeling toe. Het fonds is ingesteld in het kader van armoedebeleid om kinderen uit gezinnen met lage inkomens de gelegenheid te geven aan sport te doen. Het gaat om gezinnen met een inkomen lager dan 120 procent van het minimumloon. Kinderen tussen 6 en 18 jaar kunnen in aanmerking komen. Grote gemeenten hebben eigen fondsen, maar het provinciale fonds is voor de kleinere gemeenten. Voor iedere kind dat door de gemeente gesubsidieerd wordt komt er één kind gesubsidieerd door de gemeente bij.. Maximale bijdrage per jaar is 225. Daar komt nog 25,- handlingkosten bij. De gemeente heeft budget beschikbaar voor 40 kinderen, de provincie vult dat dus tot 80 aan. Jaarlijks moet de aanvraag herhaald worden. De aanvraag kan worden ingediend door intermediairs. Jeugdservice Noord-Holland handelt

2 de aanvraag af en betaalt bij een toekenning de penningmeester van de betreffende sportclub. De Voorzitter dankt de heer Zuurbier voor zijn toelichting Presentatie Stichting Regionaal inkopbureau IJmond en Kennemerland (RIJK) De heer D. Waterman, directeur van de inkoopcombinatie en mevrouw J. de Meij, senior inkoper voor Haarlemmerliede en Spaarnwoude lichten de ontstaansgeschiedenis en voordelen van de inkooporganisatie toe. Zij introduceren mevrouw L. van Rijn, medior inkoper voor Haarlemmerliede. De presentatie is als bijlage bij deze notulen gevoegd. 7. Krediet vervanging kantoorautomatisering De heer Graal vraagt of er nog een contract opgesteld zal worden onder andere voor het beheer, en of dat nog langs de raad komt. Hij ziet risico s in het uitbesteden van de gehele automatisering van de gemeenten en wil graag weten hoe dat is geregeld. De heer Van Straaten is benieuwd naar de antwoorden op de vragen van de heer Graal. Voor zover hij begrijpt is de operatie budgetneutraal en is het de hoogste tijd voor vernieuwing. Hij verwacht dat er goede kwaliteitswaarborgen met Bloemendaal worden afgesproken. De heer Witteman antwoordt dat na de migratie die binnenkort plaatsvindt overgeschakeld wordt op de systematiek van Bloemendaal. Een fors gedeelte van de nieuwe infrastructuur is in overleg met Bloemendaal aangelegd. Dit wordt begeleid door een ambtelijke groep gebruikers. In de overeenkomst met Bloemendaal staat dat zij de totale hosting voor hun rekening nemen. Er zijn verplichtingen over en weer en er zijn bedragen voor de vergoeding afgesproken. De overeenkomst is nog niet afgerond. Het is een collegebevoegdheid deze vast te stellen. De bekabeling in de nieuwbouw is bij de automatisering gehouden omdat er ook werkzaamheden in de bestaande bouw nodig zijn. Verbetering van de automatisering is noodzakelijk in verband met allerlei dingen die op de gemeente af komen zoals de WABO en de gemeente als eerste loket. De Voorzitter concludeert dat dit voorstel naar de raad kan. 8. Samenwerkingsverbanden MBZ Geen opmerkingen Rondvraag De Voorzitter dankt de leden van de commissie hartelijk voor de medewerking en samenwerking in een prettige sfeer in de commissie die hij mocht voorzitten. 45 Niets meer aan de orde zijnde sluit de Voorzitter de vergadering. Vastgesteld in de openbare vergadering van 12 mei De griffier de voorzitter

3 Introductie RIJK Gemeenteraad Haarlemmerliede en Spaarnwoude

4 Opzet Voorstellen Aanleiding samenwerking Organisatie Jaarplan Gezamenlijke documenten Duurzaam inkopen

5 Voorstellen Ditmar Waterman directeur RIJK, werkzaam te Halfweg Jacomijn de Meij Senior inkoper RIJK voor o.a. Haarlemmerliede en Spaarnwoude Lynda van Rijn Medior inkoper RIJK voor o.a. Haarlemmerliede en Spaarnwoude

6 Aanleiding samenwerking Feit: steeds meer wettelijke (aanbestedingswet, WIRA) en inhoudelijke (bijv. besparingen, duurzaam inkopen) eisen aan inkoop Gemeenten daardoor steeds meer behoefte aan inkoopexpertise Voor kleine en middelgrote gemeenten (tot inwoners) moeilijk zelf te realiseren Oplossing voor bestuurskracht op dit gebied: samenwerking met andere gemeenten

7 Aanleiding samenwerking Welke deelnemers zijn gaan samenwerken in RIJK: 1. Heemstede 2. Zandvoort 3. Bloemendaal (incl. Bennebroek) 4. Haarlemmerliede en Spaarnwoude 5. Beverwijk* 6. Wormerland* 7. Castricum 8. Uitgeest 9. Uithoorn** 10. Aalsmeer** 11.?? (een aantal gemeenten heeft zich bij RIJK aangemeld) * deze gemeenten hadden al inkopers, deze zijn door RIJK overgenomen ** deelnemer sinds 2010

8 Aanleiding samenwerking Wat voor doelen RIJK: Kort: winst boeken door gezamenlijkheid! Kosten: massa=kassa, transactiekosten, marktonderzoek Kwaliteit: betere waar voor geld, betere voorwaarden Proces: zicht op uitgaven, rechtmatigheid, archivering Kennis: omgaan met ontwikkelingen en wettelijke eisen, uitval wegens ziekte/vakantie, kennismanagement Rapportage winst : per traject en per halfjaar (gemeente), per jaar (RIJK totaal)

9 Organisatie 18 december 2008 Oprichting stichting bij notaris 1 april 2009 Eerste werknemer in dienst (directeur) 22 april 2009 Tekening samenwerkingsoverenkomst Augustus 2009 September 2009 Inkopers in dienst Opzetten structuren en instrumenten, inwerken gemeenten (inclusief trajecten) Januari 2010 Uitvoering inkoop jaarplan 2010

10 Organisatie Algemeen Bestuur Dagelijks Bestuur Directeur Inkoopsupport Gedetacheerd bij gemeenten Senior inkopers (3,7 fte) Directiesecretaresse Inkopers (7,5 fte)

11 Jaarplan Basis van de samenwerking gemeenten en RIJK Gezamenlijke aanbestedingen Individuele aanbestedingen

12 Haarlemmerliede en Spaarnwoude Voorbeelden gezamenlijk: - financiële dienstverlening - uitzendkrachten - kantoorartikelen - verzekeringen

13 Haarlemmerliede en Spaarnwoude Voorbeelden individuele trajecten - desktops - accountant (europees)

14 Gezamenlijke documenten Algemene inkoopvoorwaarden Toolkit-inkoop Basis trajecten inkoop - leveringen - diensten - inhuur derden -werken

15 Duurzaam inkopen Duurzaam inkopen is een verantwoording van de (duurzaamheidsdeskundige) gemeente RIJK en MDIJ werken samen om gemeenten te faciliteren om duurzaam in te kopen

16 Visueel Budgethouder Bijv. bestuurlijke uitgangspunten Bijv. marktonderzoek DI oplossing verantwoordelijke duurzaamheid (Milieudienst) A.d.h. van rolverdeling Stichting RIJK

17 Duurzaam inkopen MDIJ concretiseert vanuit milieubeleid(en) handzame uitgangspunten. RIJK faciliteert door DI op te nemen in de procedures.

18 Dank voor uw aandacht! Voor meer informatie: Jacomijn de Meij Lynda van Rijn