samen denken & samen doen!

Transcriptie

1 VOORJAAR 2012 samen denken & samen doen! IN DIT MAGAZINE O.A.: Mainplus special over onderhoud GROENWEST QUAWONEN HAVENSTEDER WONEN ZUID

2 Dynamics Wonen Dé ERP-oplossing van Cegeka voor woningcorporaties! Wat kan Dynamics Wonen voor uw corporatie betekenen? Dynamics Wonen is dé ERP-oplossing van Cegeka voor woningcorporaties ter ondersteuning van uw totale bedrijfsvoering. Met de Microsoft ERP-kern van Dynamics Wonen bieden wij branchespecifieke oplossingen voor beleid, vastgoed, verhuur, financieel en documentmanagement. Een informatiearchitectuur die volledig aansluit bij de wensen en eisen van de moderne corporatie. Ervaar ook hoe Dynamics Wonen het werken substantieel eenvoudiger maakt. Met nog meer gebruiksgemak, integratiemogelijkheden én middelen voor procesoptimalisatie. Ontdek de Cegeka ICT-oplossingen voor woningcorporaties op

3 Willem Hartmann, algemeen Directeur HC&H Consultants: Time flies... Dit jaar is het 10 jaar geleden dat wij met HC&H van start gingen. En wat is er veel gebeurd met HC&H sindsdien. De groei van ons klantenbestand, veel nieuwe collega s, een naamswijziging en een verhuizing. In de column van Annelies van den Berg leest u meer over onze afgelopen 10 jaren in een notendop. En wat is er allemaal veranderd in volkshuisvestend Nederland en bij de leveranciers van de ICT systemen. Of valt dat laatste eigenlijk wel mee? Aan dit onderwerp zou ik een heel magazine kunnen wijden. Stof voor ons volgende magazine in dit jubileumjaar. Deze uitgave hebben wij als special bestempeld; een special over onderhoud. Voor deze special hebben wij zeven leveranciers van onderhoudsapplicaties een aantal vragen voorgelegd. De antwoorden en meer leest u in het middenkatern van deze uitgave. En aan Anton Opperman van PMtD, waarmee wij veel samenwerken, hebben wij gevraagd om zijn visie op het onderhoudsproces in een column te verwoorden. Verder kunt u, als vaker in de afgelopen 10 jaar, lezen over een aantal grote projecten die wij samen met onze klanten hebben gerealiseerd. Eén daarvan was de fusie bij GroenWest. Het in elkaar schuiven van de processen, proce dures, informatiesystemen en ICT-infrastructuur van de drie afzonderlijke organisaties was een belangrijk onderdeel binnen dit fusieproject. Een leerzame en ingrijpende klus die succesvol is geklaard! Een ander project waarvan wij graag onze ervaringen met u delen is de invoering van het Nieuwe Werken bij Havensteder dat de naam SWOPpen heeft meegekregen. Nieuwsgierig waar dat voor staat? U kunt het lezen op pagina 6. Alhoewel nog niet alle projecten in het voorjaar van 2012 zijn afgerond, blikken wij met Albert van Heugten en Vincent Jansen van Wonen Zuid toch vast terug op Homerun, een groot organisatieproject op het gebied van informatie en communicatie. Ook interessant om te lezen is wat QuaWonen doet. Want ook al heeft een corporatie in het algemeen geen concurrenten, QuaWonen heeft haar eigen dienst verlening kritisch bekeken. Het ging absoluut niet slecht, zo bleek uit de KWH-metingen, maar het kan altijd beter. HC&H Klantadvies is nauw betrokken bij de ICT-projecten die de klantprocessen moeten verbeteren. In deze uitgave een gesprek met Karoline Poorter, Beleidsmedewerker en Programmamanager bij QuaWonen, en Marnix Ferwerda van HC&H Klantadvies. Zoals u inmiddels gewend bent, stellen wij ook onze eigen collega s voor. Dit keer is het de beurt aan Feike Verweij, die het niet zo op katten heeft, en aan topatleet Carlo van den Bergh. Rest mij u nu veel leesplezier toe te wensen. Willem Hartmann HC&H Magazine 3

4 FUSIECORPORATIE GROENWEST SCHUIFT ICT, PROCESSEN EN PROCEDURES INEEN Een goede voorbereiding is het halve werk Foto: Ger Buijs Sinds 17 oktober 2011 werken de woningcorporaties GroenrandWonen, SWW en Westhoek Wonen samen onder de nieuwe naam GroenWest. Belangrijk onderdeel van het fusieproces was het in elkaar schuiven van de processen, procedures, informatiesystemen en ICT-infrastructuur van de drie afzonderlijke organisaties. Een ingrijpende klus waarbij GroenWest werd ondersteund door twee consultants van HC&H. Ger Buijs, vestigingsmanager van de Front office in Mijdrecht en ten tijde van de fusie voorzitter van de werkgroep ICT, Processen en Procedures (IPP), kijkt terug op een hectisch jaar voor de nieuwe corporatie. Aanleiding voor de fusie was dat de drie oorspronkelijke corporaties een te kleine omvang hadden om de opgave waarvoor ze stonden het hoofd te bieden. Ze waren welis waar financieel gezond, maar zagen onvoldoende mogelijk heden om in de huidige complexe omgeving van de corporatiesector de gewenste professionaliseringsslag te maken. Een kleine organisatie heeft daarvoor te weinig kennis en competenties in huis. Als antwoord op de smalle basis moet dan veel kennis worden ingehuurd. De fusie bood het nieuwe GroenWest de juiste omvang om op eigen benen te kunnen staan. De bestuurders van de drie corporaties waren in de tweede helft van 2009 al met elkaar in gesprek om een mogelijke fusie te verkennen. Begin 2010 startten de voorbereidende werkzaamheden. Diverse werkgroepen onderzochten wat de meerwaarde zou zijn van een fusie. Ze keerden met een positief resultaat terug naar het bestuur. Vervolgens werden in de zomer van 2010 nieuwe werkgroepen benoemd om de fusie handen en voeten te geven. Eén van die werkgroepen was de werkgroep IPP (ICT, Processen en Procedures) onder leiding van Ger Buijs. Zware opdracht De werkgroep IPP kreeg een zware opdracht mee op drie gebieden. Processen en procedures: het aanpassen van processen en informatiesystemen om begin 2011 de winkel open te houden en het bepalen van de gewenste processen en procedures voor de fusieorganisatie om zo optimaal mogelijk te kunnen werken. 4 HC&H Magazine

5 Informatiesystemen: het selecteren, implementeren en in gebruik nemen van alle benodigde informatiesystemen zodat de bedrijfsprocessen van de fusiecorporatie worden ondersteund volgens de hiertoe vastgestelde criteria inclusief correspondentie en output. ICT-infrastructuur: het (waar nodig) aanschaffen, installeren, inrichten en in beheer nemen van alle door de fusie corporatie benodigde hardwarematige middelen, zodat alle benodigde software (informatiesystemen) geïnstalleerd, geïmplementeerd en in gebruik kan worden genomen. Hieronder valt tevens het inrichten en realiseren van een nieuw bedrijfsnetwerk waarmee gebruikers van de fusiecorporatie, volgens vooraf vastgestelde inrichtings- en autorisatiecriteria, kunnen beschikken over alle voor hen relevante bedrijfsinformatie die niet in de databases van de informatiesystemen is opgeslagen. Verbetering én uitbreiding Terugkijkend zegt Ger dat GroenWest vooral veel tijd heeft gestoken in de voorbereidende fase. We kozen er bewust voor om een informatiesysteem te selecteren dat al bij één van de drie corporaties in gebruik was. Hierdoor kon een deel van de aanwezige kennis binnen de nieuwe organisatie worden hergebruikt. Bovendien voorkwamen we zo een lang selectietraject. De tijd voor de geplande livegang op 1 januari 2012 was daarvoor ook te krap. Om draagvlak te creëren, organiseerde de werkgroep IPP uitgebreide kijkje in de keuken -sessies bij de afzonderlijke corporaties. Daarbij werd niet alleen gekeken naar de gebruikte informatiesystemen, maar ook naar de gehanteerde processen en werkwijzen. Hierdoor kon de volgende fase, het selecteren en implementeren van het nieuwe bedrijfsinformatiesysteem, goed en snel worden uitgevoerd. De keuze voor SG automatisering als leverancier van SG tobias heeft in de praktijk goed uitgepakt. Op 17 oktober 2011 ging GroenWest live, terwijl de opdracht van de werkgroep IPP een deadline kende van 1 januari GroenWest heeft de inrichting van SG tobias verbeterd in vergelijking met hoe het systeem bij SWW werd toegepast, vertelt Ger. Ook hebben we nieuwe modules en toe passingen geïmplementeerd. Zo maken wij nu gebruik van de modules financieel en projecten van de nieuwe Ax-oplossing van SG automatisering en hebben we gekozen voor Digifact, een digitale facturenoplossing. Tijdens de implementatie liepen we soms wel tegen de grenzen aan van de leveranciersorganisatie. We hebben ons op een bepaald moment wel afgevraagd of we niet te veel hooi op de vork namen door nieuwe, maar niet altijd bewezen producten te implementeren. Nu, een aantal maanden na de livegang, zijn we blij met de gemaakte keuzes. De nieuwe organisatie plukt nu de vruchten van de digitale facturenoplossing en een stabiele mutatie workflow. Deze borgt dat we, ondanks de recente fusie en de diverse vestigingen, op dezelfde manier werken. Daar kunnen we met recht trots op zijn. Hulp van buiten Voorafgaand aan de uitvoering van de opdracht van de werkgroep IPP heeft GroenWest gezocht naar een adviesbureau dat haar kon begeleiden en externe expertise kon inbrengen. Tijdens de eerste fase van het project heeft HC&H de werkgroep IPP vooral ondersteund en begeleid bij het maken van een aantal strategische keuzes. In de tweede fase leverde HC&H in de persoon van Hans Smit kennis en kunde bij de implementatie van SG tobias. Volgens Ger is het handig om bij een dergelijk project een buitenstaander in te schakelen. Zonder misbruik te maken van de situatie wist Hans de gevoeligheden van een fusie te herkennen, hiernaar te handelen en indien noodzakelijk ook besluiten af te dwingen. Voor de diverse infra-projecten zoals de kantoorautomatisering, de verbindingen van de locaties en de telefonie zette HC&H Wim van de Water in. Hij leidde de projecten met veel kennis van zaken tot een goed eind, aldus Ger. Behalve met de inhoudelijke kennis van HC&H ben ik ook erg blij met de persoonlijke klik tussen de HC&H-consultants en de medewerkers van GroenWest. De klant centraal Nu de fusie achter de rug is en de hele organisatie op eenzelfde wijze met dezelfde informatiesystemen werkt, is het werk nog niet gedaan. Er wordt nu volop aandacht besteed aan de nazorg en het inrichten van de beheerorganisatie met functionele beheerders en kerngebruikers op de locaties. Voorheen had alleen de SWW-organisatie hier ervaring mee. GroenWest wil vooruit. De livegang is geen eindstation en zonder een goede beheerorganisatie sta je stil, besluit Ger. Maar GroenWest heeft nog meer ambities voor de toekomst. De klant moet centraal staan. GroenWest wil ervoor zorgen dicht bij haar klanten te blijven. Klantgericht werken mag een cliché zijn, maar het betekent wel iets, namelijk echt luisteren naar je klant! Over GroenWest Woningcorporaties GroenrandWonen, SWW en Westhoek Wonen vormen sinds 2011 één nieuwe organisatie GroenWest. Een stevige en financieel krachtige organisatie die in staat is om in de komende jaren het bestaande woningbezit te verbeteren en nieuwe woningen te bouwen. GroenWest is een actieve, maatschappelijk betrokken woningcorporatie die haar klanten een thuis wil bieden in het Groene Hart. Een aantrekkelijke, betaalbare en duurzame woning in een plezierige woonomgeving, die zo veel mogelijk aansluit op de persoonlijke wensen van de klant. Samen met haar partners zet GroenWest zich in om deze visie te realiseren. Het werkgebied beslaat het hele westelijk deel van de provincie Utrecht, met de gemeenten Utrecht, Woerden, Montfoort en De Ronde Venen. Op dit moment huren bijna huishoudens een woning van GroenWest. De medewerkers van GroenWest doen er alles aan om hun klanten nog beter van dienst te zijn. Nu en in de toekomst. HC&H Magazine 5

6 HAVENSTEDER INTRODUCEERT HET NIEUWE WERKEN Nieuwe ICT-infrastructuur beheerst én snel ingevoerd De medewerkers van de in juli 2011 door de fusie van PWS Rotterdam en Com Wonen ontstane woningcorporatie Havensteder zitten sinds oktober vorig jaar in één nieuw hoofdkantoor. Voor de medewerkers een drastische verandering omdat daarbij ook het Nieuwe Werken is ingevoerd. Bij Havensteder heet dat heel toepasselijk SWOPpen: Samen Werken Onafhankelijk van Plaats. De samenvoeging van twee werkorganisaties én de introductie van het SWOPpen vroegen om een volledig nieuwe inrichting van de ICT-infrastructuur. HC&H ondersteunde de nieuwe corporatie bij deze ingrijpende klus. Cor Hagendijk, manager ICT bij Havensteder, en Hugo Neeskens, business consultant en projectleider voor de diverse infraprojecten, kijken terug op wat soms uitdraaide op een huzarenstukje. Bij de fusie tussen PWS Rotterdam en Com Wonen werd door de twee corporaties in 2010 een intentieovereenkomst gesloten. Na plaatsing van directie, management en medewerkers volgde in juli 2011 de juridische fusie. Voor de medewerkers had die nog weinig gevolgen. Dat veranderde in oktober met de verhuizing van de hoofdkantoren naar The Red Apple in het centrum van Rotterdam. Omdat daarbij meteen ook het SWOPpen werd geïntroduceerd, stond de afdeling ICT van Havensteder voor de taak een groot aantal infraprojecten uit te voeren. Voordeel daarbij was dat er nauwelijks werkplekken hoefden te worden ingericht; iedere medewerker beschikt immers over een laptop en een Smartphone. Met uitzondering van het Klanten Contact Centrum, VvE Beheer en de receptie is er ook geen sprake meer van vaste telefonie. Twee zaken dus die voor een vereenvoudiging zorgden. Maar het SWOPpen stelde de afdeling ICT wel voor vele andere uitdagingen. Huzarenstukje Cor Hagendijk en Hugo Neeskens zetten de diverse uitdagingen op een rijtje. In februari 2011 zijn we begonnen met het indienen van projectplannen en het maken van planningen. Er moest een nieuwe serverruimte worden 6 HC&H Magazine

7 V.l.n.r. Cor Hagendijk, Hugo Neeskens ingericht. The Red Apple was hiervoor niet geschikt in verband met de vloerbelasting. We moesten daarom uitwijken naar een serverruimte in het oude hoofdkantoor van Com Wonen in Rotterdam Zuid, nu één van de gebiedskantoren van Havensteder. De serverruimte moest vanuit het niets worden opgebouwd en in het Pinksterweekend ging Havensteder geruisloos over. Ook voor de verhuizing in oktober naar The Red Apple moest veel werk worden verzet. De ICT-afdeling moest nieuwe vergaderruimtes inrichten, het hele kantoor voorzien van een draadloos netwerk en nieuwe multifunctionals selecteren. De contracten van de bestaande printerleveranciers liepen af en zo konden we direct een nieuwe leverancier kiezen, aldus Cor. Op iedere afdeling zijn twee printerruimtes ingericht met multifunctionals. Vanaf april starten we met follow me printing. Met een eigen pasje kun je bij iedere printer waar je staat je printopdracht uitvoeren. Waarom is dat niet direct ingevoerd? Omdat Havensteder tot 1 januari 2012 met twee gescheiden Bedrijfsinformatiesystemen (WOCAS/X en Omega red.) werkte, was dit nog niet goed toe te passen, antwoordt Hugo. Daarnaast heb je één Active Directory nodig en die was pas eind december beschikbaar. De verhuizing verliep redelijk geruisloos. Voor een aantal medewerkers was de vertaling van het concept SWOPpen naar de praktijk echter wennen. Ook het gebruik van een Smartphone was voor veel mensen nieuw. De vervanging van de bestaande telefooncentrales, waarbij feitelijk vast en mobiel werden geïntegreerd, was overigens ook voor Cor en Hugo zelf een uitdagend project. Medewerkers konden kiezen uit vier Smartphone-modellen en één type laptop in drie verschillende uitvoeringen, vertelt Cor. Daarnaast is gelijktijdig een pilot Bring Your Own Device uitgevoerd onder zo n 40 medewerkers. Zij konden op basis van een budget een eigen laptop kopen onder de voorwaarde dat deze kon inloggen op het netwerk. We kozen KPN als provider. Dit betekende dat de abonnementen moesten worden omgezet van Vodafone naar KPN. Wilde je daarbij behoud van je eigen nummer, dan moest je geduld hebben. We zijn hierbij zo n beetje tegen alles aangelopen waar je tegenaan kunt lopen, maar hebben dit project in acht weken geïmplementeerd. En dat is toch wel een huzarenstukje; providers gaven aan dat een gemiddelde implementatie van acht maanden heel normaal is! Op 1 januari 2012 was ook de samenvoeging van de twee bestaande domeinen naar één Havensteder-domein een feit. Per deze datum is ook WOCAS/X uitgefaseerd zodat HC&H Magazine 7

8 de hele organisatie nu van één bedrijfsinformatiesysteem gebruik maakt. De maand januari stond daarna vooral in het teken van de nazorg. Vanaf begin februari zijn alle opstartproblemen verholpen. Muren slechten Havensteder koos voor het Nieuwe Werken om te kunnen besparen op kantoorruimte. In eerste instantie werd gedacht aan flexwerken maar vandaaruit ontstond geleidelijk het SWOPpen. Havensteder bespaart hierdoor zo n één miljoen euro per jaar op kantoorruimte. Voorafgaand aan de verhuizing is door een student ieder uur de bezettingsgraad gemeten om te voorkomen dat er in de nieuwe situatie te weinig werkplekken zouden zijn. Volgens Cor heeft het SWOPpen naast financiële voordelen ook voordelen voor de medewerkers: Door deze nieuwe vorm van werken worden muurtjes geslecht, voor iedere activiteit is een geschikte werkplek, je schuift makkelijker aan bij collega s en het samenwerken wordt bevorderd. Maar als leidinggevende mis ik soms dat ik niet iedereen van mijn afdeling bij elkaar heb; het contact met de hele groep moet ik nu plannen. En voor sommige afdelingen is het toch prettiger om bij elkaar te zitten, zoals voor de afdeling Financiën; mensen zoeken elkaar op en klonteren samen. Maar voor bijvoorbeeld projectleiders is deze vorm van werken perfect. Op dit moment worden de regiokantoren verbouwd en ontstaan er nieuwe gebiedskantoren. Hier wordt eveneens het SWOPpen ingevoerd. Medio 2012 moet ook dit project zijn afgerond. Razend enthousiast Terugkijkend op het afgelopen jaar vertelt Cor dat zijn afdeling uit goede technische mensen bestaat. Deze moet je echter niet lastigvallen met zaken die voor het slagen van dit soort grootschalige infraprojecten wel uitermate belangrijk zijn. Samen met HC&H zorgden we voor de voortgangsrapportages, risicobeheersing, budget- en kwaliteitsbewaking en rapportage aan de Stuurgroep. Op de vraag of hij nog tips heeft voor collega-corporaties die voor eenzelfde uitdaging staan, antwoordt Cor: Telefonieprojecten moet je goed voorbereiden. Je moet beleid maken, de consequenties goed kunnen overzien, kennis halen - dat mag ook bij Havensteder! - en een goede beheerorganisatie inrichten. Denk niet dat jouw leverancier en provider je kunnen helpen met alle problemen waar je tegenaan loopt, ook zij kunnen het je niet vertellen. Het is belangrijk om te beschikken over technisch gekwalificeerde mensen. Even zo belangrijk is het echter om mensen tot je beschikking te hebben die de verbinding kunnen maken van de techniek naar de bedrijfsvoering. Vaak heb je daar binnen je eigen organisatie niet de capaciteit voor, dus zorg dat je zo iemand dan inhuurt. Havensteder staat intussen niet stil. Inmiddels is de corporatie gestart met de introductie van ipads. In eerste instantie bij de directie, maar ook het management vergadert inmiddels met ipads en is razend enthousiast. En het papiergebruik in de organisatie is inmiddels gigantisch gedaald. Nog een voordeel van het SWOPpen. Over Havensteder: Havensteder is een maatschappelijke vastgoedonderneming, die met en voor bewoners samenwerkt aan krachtige wijken met toekomstwaarde. Havensteder biedt huisvesting met bijzondere aandacht voor mensen met een beperkt inkomen of een kwetsbare positie. Samen investeren zij actief in veilige straten en leefbare wijken. Met verhuurbare objecten is Havensteder een robuuste partij in de stadsregio Rotterdam. De organisatie is zo ingericht dat zij hun opgave, gedreven vanuit hun missie en visie, op doelmatige wijze kunnen realiseren. 8 HC&H Magazine

9 BESPAREN OP ONDERHOUD: De oplossingen van zeven ICT-leveranciers Investeringen die onder druk staan, begrotingen die naar beneden worden bijgesteld: de financiële crisis is ook bij corporaties goed merkbaar. Corporaties worden gedwongen de kosten van onderhoud van hun vastgoed kritisch te bekijken. Door het planmatig onderhoud zijn de onderhoudskosten al beter beheersbaar geworden (en gebleven). In vergelijking met tien jaar geleden is er nu echter steeds vaker behoefte aan een (nog) beter onderbouwde besluitvorming. Niet alleen vanuit technisch oogpunt, maar ook omdat de overheid de nodige eisen stelt, het takenpakket van de afdeling vastgoed steeds breder wordt en het belang van duurzaamheid toeneemt. Tegelijkertijd moet er met het oog op leefbaarheid, vergrijzing en de stijgende energielasten meer worden geïnvesteerd, vooral in de bestaande bouw. Daar zijn de uitdagingen het grootst en dat maakt onderhoud hot. Een doordachte en efficiënte uitvoering van het onderhoud draagt bij aan het oplossen van vraagstukken en behalen van beleidsdoelstellingen. Maar hoe doe je dat? En wat kan ICT daaraan bijdragen? Om hier zicht op te krijgen, stelden wij een aantal leveranciers van onderhoudsapplicaties zeven vragen. In dit artikel een overzicht van hun antwoorden. Aan ons kleine onderzoek deden zeven leveranciers mee. Op de volgende pagina stellen ze zich aan u voor. special HC&H Magazine 9

10 De deelnemers Herman Tacke Wij, Brink Groep, leveren al ruim dertig jaar management, advies en automatisering voor bouw, huisvesting en vastgoed. Op automatiseringsgebied zijn wij de marktleider in het ontwikkelen en leveren van software voor calculaties en onderhoud. Onze IBIS-software ondersteunt alle fasen van het bouwproces. Cegeka is onderdeel van de Cegeka Groep, een innovatieve en toonaangevende ICT-dienstverlener in de Benelux. In samenwerking en op maat ondersteunt Cegeka de primaire bedrijfsprocessen van haar klanten met software, consultancy en outsourcing op het gebied van applicatiemanagement en infrastructuurmanagement. De kracht van Cegeka wordt gevormd door de kennis en ervaring van de corporatiebranche, van haar uitdagingen en van haar processen. Van dichtbij meemaken: dat is het uitgangspunt van Cegeka. Hero de Klaver Peter Bos Richard Nagel Wij zijn Corporatie Cloud. Klanttevredenheid omhoog en de kosten omlaag, dat willen we bereiken met de Corporatie Cloud. Dit bereik je door je klanten, aannemers en medewerkers onderdeel te laten uitmaken van één geïntegreerd proces. Zonder dat het merkbaar is dat het proces zich grotendeels buiten de corporatie afspeelt. De corporatie is de regisseur geworden. Onderhoud betekent het verschil! Het verschil tussen een tevreden en een gelukkige klant, het verschil tussen verlies en winst. Onderhoudproces optimaal is randvoorwaarde voor optimaal KCC. Sinds 1992 is Ctac de specialist in onderhoudsprocessen op basis van SAP/CHARE. Multi-channel, flexibel en compleet, en beschikbaar voor elke corporatiegrootte. In de visie van Ctac staat onderhoud niet op zichzelf, maar leidt het integraal met andere primaire processen tot bedrijfsvoordelen en innovatie. Ted Ober Erik Korevaar Arie van der Deijl DSA VISION, de specialist in integrale bedrijfsinformatiesystemen voor woningcorporaties, commercieel vastgoedbeheerders en projectontwikkelaars. DSA VISION biedt de vastgoedwereld duurzame ICToplossingen die organisatie- en sociale vernieuwing ondersteunen. Het gestandaardiseerde ERP-product Empire kent verschillende inrichtingsvarianten, waarbij de inzet van het team van specialisten zorgt voor een klantgerichte implementatie, van begin tot eind en verder. Wij, Itris, willen onze klanten maximaal ondersteunen bij hun dagelijkse werkzaamheden en het behalen van hun doelstellingen. Ons doel is onze klanten verder te helpen in het realiseren van hun ambities. Onze software, ViewPoint, is daarvoor een middel, evenals de inzet van materie- en branchedeskundige medewerkers. Met de inzet van enthousiaste vakspecialisten en moderne ICT-oplossingen verbeteren wij samen met de klant de interne bedrijfsvoering en de dienstverlening aan huurders, kopers en andere klanten. SG automatisering biedt SG tobias AX, een modulaire integrale oplossing gebaseerd op Microsoft Dynamics AX. Bezit en Klant vormen hier het middel - punt. De visie van SG automatisering is het optimaal kunnen ontzorgen van de vastgoedbeheerder en haar relaties, mede gebaseerd op CORA 2.0. Dit wordt bereikt door optimaal gebruikers gemak en het inzetten van nieuwe technologie voor alle vormen van contacten met relaties. 10 HC&H Magazine special

11 1. Waar ziet u de grootste directe of indirecte besparingskans? Cegeka: Ons gebruiksvriendelijke Dynamics Wonen staat voor: eenmalige vastlegging en integraal gebruik van gegevens, alles gedigitaliseerd in de gehele keten van opdrachten en uitvoeringen, financieel in control, integraal van beleid tot en met operatie. Dit geheel biedt zowel corporaties als samenwerkende partijen besparings kansen op het gebied van administratieve efficiency en daarmee kostenreductie. Belangrijk voor een resultaatgerichte bedrijfsvoering en (maatschappelijke) verantwoording. Corporatie Cloud: We zien besparingskansen in een kortere doorlooptijd van processen, een efficiëntere inzet van (interne of externe) mensen en middelen, opdrachtverstrekking op basis van beleid en foutreductie door proactieve sturing en betere communicatie. Ctac: De grootste directe besparingen zijn mogelijk door het voorkomen van Inkoop-lekkage (toepassen van beste inkoopcontracten), verlaging van voorraadkosten in de keten, self-service (24/7, scheelt FTE s), verhogen van de productiviteit van de Interne Aannemerij en het centraliseren van alle klantcontacten (sluiten van woonwinkels). Indirecte besparingen als klanttevredenheid, tijdwinst en kwaliteitsverbetering zijn te bereiken met slimmere en innovatieve ICT-oplossingen. Sleutelwoorden zijn Beheer-op-Afstand, click-call-face, digitaliseren en multi-channel. DSA VISION : Wij zien twee belangrijke verbeter punten: 1. Het op digitale wijze afhandelen van opdrachten door het eigen onderhoudsbedrijf. De besparing zit hier in data en telefonie via één device en bundel, en het volledig papierloze proces. 2. Het digitaal afwikkelen van de facturen van derden. Circa 80% van de facturen zijn afkomstig van huisaannemers. Als zij digitaal factureren, wordt een zeer grote tijd- en efficiencywinst geboekt. Ook het voortraject (offerteaanvraag) kan zonder papier worden uitgevoerd. Itris: Door het terugdringen van het aantal procesondersteunende softwarepakketten en deze te vervangen door een meer geïntegreerd pakket neemt het aantal handelingen af en ook de kans op interpretatieverschillen. Voorwaarde is wel dat het geïntegreerde pakket een transparante oplossing biedt voor de ondersteuning van de processen. Tevens is het in een tijd van hoogstaande informatietechnologie van belang medewerkers te hebben die gewend zijn met gegevens en informatie om te gaan en deze kunnen analyseren en bewerken tot stuurinformatie. SG automatisering: De besparingskansen liggen in onze mogelijkheden om, ook in combinatie met toepassingen van derden, een geïntegreerd systeem te kunnen leveren. Verder wordt door het gebruikersgemak en de (automatische) werkstromen het aantal uit te voeren handelingen aanzienlijk beperkt. Daardoor kunnen processen efficiënter en kwalitatief beter worden uitgevoerd en ondersteund. De besparingskans ligt daardoor niet direct op één onderdeel, maar kan over de hele breedte van ons systeem worden gehaald. Als één concreet voorbeeld kunnen we daarbij de digitale routering van facturen noemen. Brink Groep: Onze meerjarenonderhoudsbegroting en uitvoeringsplanning zijn ingericht volgens strate gische doelstellingen en voorraadbeleid. IBIS-MAIN heeft mogelijkheden voor het uitvoeren van scenarioanalyses en de daaraan gerelateerde kapitalisatieberekeningen, voorzien van uitgebreide presentatie- en rapportagemogelijkheden. 2. Hoe draagt uw software/ oplossing bij aan het realiseren van besparingen en kwaliteitsof rendementsverbetering in het proces onderhoud? Corporatie Cloud: Op vijf manieren: 1. Prestaties van aannemers kunnen eenvoudig in kaart worden gebracht; 2. Bij nieuwe aanbestedingen kan beter worden bepaald welke aannemer welk type reparatie mag gaan uitvoeren; 3. Tijdwinst doordat werk wordt verplaatst naar huurder en aannemer; 4. Tijdwinst door eenvoud in gebruik en foutreductie; 5. Tijdwinst doordat bijvoorbeeld automatisch financieel wordt gecontroleerd en je alleen uitzonderingen handmatig controleert. Ctac: Ctac s SAP/CHARE oplossing bevat end-to-end best-practice processen voor Onderhoud. Van eenvoudige intake, automatische vakliedenplanning en bestellingen tot uitvoer. SAP faciliteert dat gegevens eenmalig vastgelegd, meermaals gebruikt en rolgebaseerd toegankelijk zijn, anywhere, anyplace. De SAP/CHARE flexibiliteit is een groot voordeel; zij stelt de corporatie in staat adequaat op veranderingen en kansen te kunnen inspelen (via bijvoorbeeld in- en outsourcen van Onderhoud of nieuwe ketensamenwerkingen). DSA VISION: De planning en registratie van uren en verbruikte materialen vindt volledig digitaal plaats. Het boeken van kosten en bestellen van aanvullingen is volledig geautomatiseerd. De medewerker is op het afgesproken tijdstip met het juiste materiaal ter plaatse. Daarnaast bieden wij een aannemerportaal dat het offerte-, uitvoeren facturatietraject door derden volledig digitaal ondersteunt. Itris: Door een verregaande integratie van procesondersteuning in ViewPoint en de mogelijkheid tot koppeling van externe producten worden gegevens enkelvoudig opgeslagen en hergebruikt. Daarnaast kan op basis van actuele waarden worden geanalyseerd en gesignaleerd wat de mogelijkheid biedt om, indien noodzakelijk, op ingezet beleid sneller te acteren en bij te sturen. In combinatie met een sterke infor- special HC&H Magazine 11

12 matiemanagerstool biedt ViewPoint een sterke basis voor het realiseren van besparingen als gevolg van een beperkte redundantie en betere afstemming van processen (immers het noodzakelijk afstemmen van processen onderling dwingt de organisatie na te denken over samenwerking en efficiënter gebruik van haar middelen). SG automatisering: Samen met haar partners zoekt SG automatisering kansen om haar klanten procesoptimalisatie aan te bieden door onderzoek en adviezen, al dan niet ondersteund door automatisering. We zien momenteel een aantal trends: verlaging van de voorraadpositie door prijsafspraken met leveranciers; digitaal bestellen; afspraken over facturenstroom en bevoorrading door de leverancier om zo het centrale magazijn te verkleinen; controle op de facturenstroom door het maken en vastleggen van juiste afspraken en het digitaliseren van de factuurstroom; uitbesteden van het onderhoud op basis van vaste prijsafspraken of prijzen per woning. Het bewaken van de klanttevredenheid is hierbij van groot belang. Brink Groep: Het softwarepakket van Brink Groep (IBIS- MAIN) helpt de onderhoudswerkzaamheden gestructureerd en planmatig uit te voeren waarbij de beschikbare resources van de beheerorganisatie optimaal worden ingezet. Met behulp van dit pakket wordt inzicht verkregen in alle werkzaamheden die per jaar en op de langere termijn worden uitgevoerd, maar ook in de tijd en de kosten die daarmee gemoeid zijn. Cegeka: Onder andere door efficiency in de gehele administratieve keten van melding, opdrachtverstrekking, uitvoering en financiële afhandeling. Dit krijgt vorm door opdracht- en uitvoeringsgegevens geheel automatisch uit te wisselen tussen de ERP-systemen van zowel de corporatie als de opdrachtnemer. Dit leidt voor beide partijen binnen het proces onderhoud tot kwaliteits- en rendementsverbetering en daarmee tot kostenvoordeel. Dit geheel creëert voor de klant van de woningcorporatie een hogere servicegraad dienstverlening. De meerwaarde is telkens aangetoond. Deze bleef niet beperkt tot kostenbesparing, ook de eindklant ervoer de toepassingen positief. Dit heeft zich vertaald in een grotere klanttevredenheid. Itris: Ja, met corporatie Acantus (Veendam) zou iets dergelijks te realiseren zijn. SG automatisering: Voor verschillende onderdelen kan een business case worden voorgelegd en kan worden aangetoond dat kwaliteits- en/of rendementsverbetering te behalen is. Brink Groep: Ja. Cegeka: Jazeker. Meer dan vijftig corporaties maken gebruik van onze onderhoud expertoplossing Pharos. Samen met deze klanten beschikken wij over een ruime praktijkervaring bij het opzetten, inrichten en implementeren van het proces onderhoud. In samenwerking tussen de klant en onze business consultant wordt op basis van praktijkonderzoek (nulmeting) de business case opgezet, uitgewerkt en onderbouwd. Hierbij beschrijven wij met inzet van Pharos de mogelijk te behalen economische en efficiencyvoordelen. Corporatie Cloud: Wij werken standaard met business cases. Voordat we de implementatie starten, stellen we samen met de klant een business case op waarin we beschrijven waar en hoe de corporatie kan besparen en haar klanttevredenheid kan verhogen. Op basis van deze business case ligt er een gezonde basis voor het wel of niet inzetten van automatisering als middel! Automatisering zoals automatisering bedoeld is. 4. Is kostenbesparing ook mogelijk met de bestaande ICT-middelen; wat laten uw klanten nu liggen? 3. Bent u in staat een business case voor te leggen en deze te bewijzen? Ctac: Jazeker. Omdat Ctac haar SAP-oplossingen op basis van Business Value positioneert, zijn business cases beschikbaar. Deze kunnen wij met onze klanten/referenten beschikbaar stellen. DSA VISION: Bij verschillende van onze klanten worden een of meerdere door ons ontwikkelde toepassingen op dit gebied gebruikt. Elke klant heeft, vooruitlopend op deze ingebruikname, via een business case onderzocht of de producten de meerwaarde konden bewijzen. DSA VISION: Dit is afhankelijk van wat de klant in kwestie reeds in gebruik heeft. Als al gebruik wordt gemaakt van mobiele toepassingen zou een verdergaande integratie meerwaarde bieden, ook met bestaande hardware. Digitaliseren van het facturatieproces is zonder het gebruik van een portaal voor de aannemer niet mogelijk, en zou dus niet met bestaande middelen kunnen worden gerealiseerd. Itris: In principe is het ook mogelijk met de bestaande ICT-middelen. Door kritisch te kijken naar de werkprocessen en deze beter op elkaar af te stemmen (bijvoorbeeld het uitbannen van de verschillende clusteringen van het bezit en/of de markt invloeden) is veel efficiëntie te bereiken in het doel van beheer en onderhoud. SG automatisering: SG biedt diverse scans aan om de processen en de organisatie hieromheen te beoordelen 12 HC&H Magazine special