Jaarverantwoording 2012 Stichting Verzorgingshuis De Koperhorst. Maatschappelijk verslag

Transcriptie

1 Jaarverantwoording 2012 Stichting Verzorgingshuis De Koperhorst Maatschappelijk verslag

2 Inhoudsopgave maatschappelijk verslag 1. Uitgangspunten van de verslaggeving Profiel van de organisatie Algemene identificatiegegevens Structuur van het concern Organigram Kerngegevens Samenwerkingsrelaties Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap Normen voor goed bestuur Raad van Bestuur Toezichthouders/ Raad van Toezicht Bedrijfsvoering Cliëntenraad Ondernemingsraad Beleid, inspanningen en prestaties Meerjarenbeleid Algemeen beleid verslagjaar Algemeen kwaliteitsbeleid Kwaliteitsbeleid ten aanzien van patiënten/cliënten Kwaliteit ten aanzien van medewerkers Samenleving en belanghebbenden Financieel beleid

3 Maatschappelijk verslag 3

4 1 Uitgangspunten van de verslaggeving Voor u ligt het jaarverslag 2012 van Stichting Verzorgingshuis de Koperhorst. In het verslagjaar is Stichting De Koperhorst opgegaan in Stichting Verzorgingshuis de Koperhorst. De Koperhorst is een zelfstandige organisatie binnen de ouderenzorg. De Raad van Toezicht heeft duidelijk uitgesproken dat zij deze situatie, zolang als mogelijk, in stand wil houden. Juist op dit gebied wil zij zich onderscheiden van grotere instellingen. Dit betekent zeker niet dat de Koperhorst zich van alles wat zich binnen Amersfoort afspeelt afzijdig houdt. Overleg voeren met, afstemmen op en samenwerken met andere organisaties op gebieden waar dit een meerwaarde heeft, is een voorwaarde om als stand alone organisatie goed te kunnen blijven functioneren. Door de beperkte omvang van de organisatie staat de Raad van Bestuur, later te noemen bestuurder, dicht bij de cliënten en de medewerkers, zodoende kan er snel en alert op vragen en situaties ingespeeld worden. De Koperhorst heeft een duidelijke functie voor de ouderen in de wijk Schothorst. Hierbij vindt zij het belangrijk om haar aanbod helder en goed omlijnd neer te zetten. En weer geldt, dat daar waar het een meerwaarde heeft, samenwerking zeker niet uit de weg wordt gegaan. De discussie over het scheiden van wonen en zorg krijgt steeds meer vorm. De Koperhorst wil en kan hier een antwoord op geven. Zij levert een divers aanbod, waardoor ouderen, afhankelijk van hun behoefte, lage of hoge zorgen begeleidingsvraag, in een intra- of extramurale setting terecht kunnen. Met de politieke besluitvorming, uitgemond in het regeerakkoord van het najaar van 2012, staat het scheiden van wonen en zorg centraal. Voor de Koperhorst heeft het regeerakkoord, als het uitgewerkt wordt zoals het beschreven is, grote consequenties. Met nog bijna 60% ZZP1 t/m 4 binnen de muren van het verzorgingshuis is het de vraag hoe de toekomst eruit ziet. In 2013 wordt een strategie en beleid ontwikkeld voor de toekomst. Zowel ouderen met een kleine beurs, als ouderen met een wat hoger inkomen, moeten binnen de muren van het verzorgingshuis, in een van de Koperhorst gehuurde extramurale woning, als wel wonend in de wijk, zorg kunnen blijven afnemen van de Koperhorst. In dit verslagjaar is gewerkt aan de implementatie en borging van de nieuwe managementstructuur. Er zijn twee afdelingen kleinschalig wonen gerealiseerd voor cliënten met een ZZP5 en hoger. Er is kritisch gekeken naar de organisatie van de zorg. Dit heeft geresulteerd in een andere opzet van de organisatie van de zorg. Er heeft een behoorlijke formatie uitbreiding plaats gevonden, zodat er nu in kleinere, vaste teams gewerkt kan worden. In het najaar van 2012 heeft een cliëntraadpleging en een medewerkerraadpleging plaatsgevonden. Beide raadplegingen geven een positief beeld van de organisatie. Cliënten geven de organisatie gemiddeld een 8.4. De medewerkers geven een 7.7 voor werkbeleving en een 6.9 voor mogelijkheid om te willen en kunnen veranderen. De Werkgever Promotor 4

5 Score (WPS) is 22. Beide uitslagen zijn hoger dan het landelijk gemiddelde binnen de branche en ook hoger dan in (Vorige raadplegingronde.) Met de gemeente Amersfoort wordt door de Koperhorst nog steeds overlegd over de realisatie van het plan, om op eigen terrein, in de particuliere sector, geclusterde woningen te bouwen. De doelgroep is de oudere die kiest voor een luxe, beschermde woonomgeving, waar diverse zorg- en welzijnsdiensten te verkrijgen zijn. I.W.M. Vriens, bestuurder 5

6 2 Profiel van de organisatie 2.1 Algemene identificatiegegevens Naam verslagleggende rechtspersoon Stichting Verzorgingshuis de Koperhorst Adres Paladijnenweg 275 Postcode 3813 KA Plaats Amersfoort Telefoonnummer Identificatienummer KvK adres Internetpagina Structuur van het concern Stichting Verzorgingshuis de Koperhorst (verder te noemen de Koperhorst) biedt intramurale zorg aan cliënten met een ZZP1 t/m 7. In de huurwoningen van de Koperhorst wordt extramurale zorg geboden. Daarnaast behoort dagopvang en huishoudelijke hulp via de WMO, dan wel privaat voor cliënten in de wijk die op de wachtlijst van de Koperhorst staan, tot het pakket van dienstverlening. Stichting Verzorgingshuis de Koperhorst heeft een AWBZ toelating voor: Persoonlijke verzorging Verpleging; Begeleiding; Behandeling; Verblijf. Organisatievorm De Koperhorst wordt aangestuurd door een Raad van Bestuur, bestaande uit 1 persoon. De Raad van Toezicht van de Koperhorst bestaat uit 5 personen. De Koperhorst heeft een platte organisatiestructuur, bestaande uit een managementteam, later te noemen MT, waarvan de bestuurder de voorzitter is. De bestuurder stuurt op hoofdlijnen. Het MT ontvangt sturingsinformatie van de bestuurder. De leden van het MT sturen ieder hun eigen dienst aan. Per kwartaal ontvangen de Raad van Toezicht en het MT de interne controlerapportage (AO/IC), de rapportage van de Melding Incidenten Cliënten commissie en het verslag van de cliëntenvertrouwenspersoon. In de zomer is de aansturing van de zorgteams aangepast. De teamleider van dagverzorgingsafdeling de Koperwiek, heeft ook de verantwoordelijkheid gekregen over de kleinschalig wonen afdelingen. De aansturing is gewijzigd vanwege de te groot geworden span of control voor de teamleider intramurale zorg. De clustering van de Koperwiek en kleinschalig wonen, ligt voor de hand vanwege de gezamenlijke doelgroep: dementerende ouderen. 6

7 De zorgdienst wordt vanaf de zomer aangestuurd door een teamleider intramuraal grootschalige zorg, een teamleider PG zorg en een teamleider extramurale zorg. Medezeggenschapsstructuur Binnen de Koperhorst functioneert een Ondernemingsraad bestaande uit 5 medewerkers en een Cliëntenraad bestaande uit 9 cliënten waarbij de samenstelling een afspiegeling vormt van de zorgvragers binnen de Koperhorst. Segmentering In de jaarrekening wordt een onderscheid gemaakt tussen AWBZ-, WMO en overige activiteiten. 7

8 2.3 Organigram De Koperhorst Cliëntenraad Raad van bestuur Raad van Toezicht Ondernemings Raad Administratie Personeels zaken Beleids ondersteuning Opname Opleiding Welzijn & vrijwilligers werk Facilitaire Dienst Verzorging Intra + PG + Extra Vrijwilligers Keuken Huish. dienst Roostering/ planning Medew welzijn Medew TD Medew Keuken Medew Voeding Medew Huish Medew Receptie Medew IM zorg Medew PG zorg Medew EM zorg Medew Huish. zorg 8

9 2.4 Kerngegevens Kernactiviteiten en nadere typering Algemeen De Koperhorst is een zelfstandige, kleinschalige woonzorgorganisatie waar de mens centraal staat. Ze biedt een comfortabele, veilige woonomgeving en wordt gekenmerkt door gastvrijheid en openheid. Uitgangspunt van de zorgen dienstverlening vormt de persoonlijke levenssituatie van de individuele cliënt. Het accent ligt op zaken die voor de cliënt belangrijk zijn, met oog voor de sociale omgeving van de cliënt en uitgaand van zijn mogelijkheden. De voorzieningen variëren van zorg- en dienstverlening aan zelfstandig wonende ouderen in de appartementen, die door de Koperhorst verhuurd worden en de zorgverlening aan cliënten die in het verzorgingshuis wonen. Daarnaast biedt de Koperhorst op grote schaal welzijnsactiviteiten aan ouderen wonend in de tot de Koperhorst behorende complexen en aan ouderen die woonachtig zijn in de wijk Schothorst, een vergrijzende wijk vlakbij het centrum van Amersfoort. Door middel van de levering van welzijnsactiviteiten wil de Koperhorst een bijdrage leveren aan de kwaliteit van leven en het welzijn en welbevinden van cliënten wonend in de Koperhorst en (thuis)wonende ouderen in de wijk Schothorst. Zorgverlening aan ouderen woonachtig in de extramurale woningen De gebouwen van de Service- en Zorgwoningen en Seniorenwoningen, de extramurale woningen, zijn via de begane grond gekoppeld aan het verzorgingshuis. De Service- en Zorgwoningen dateren uit de jaren 70. Het gebouw bestaat uit 59 2-kamer huurwoningen. De Seniorenwoningen dateren uit 2000 en het gebouw bestaat uit kamerwoningen met een inpandig balkon. Alle woningen zijn rolstoel toegankelijk en rolstoel vriendelijk. In de woningen zijn zowel een alarmeringssysteem als een spreek-luisterverbinding met de centrale receptie van de Koperhorst aanwezig. De huren vallen binnen de sociale sector. De woningen zijn van alle gemakken en infrastructuur voorzien. Dit maakt het mogelijk dat de oudere cliënt hier tot het einde van zijn leven kan wonen en via de AWBZ zorg op maat kan inkopen. Er wordt extramurale zorg geboden tot op het niveau van verzorgingshuiszorg. Ook met een VPT (Volledig Pakket Thuis) kan men hier terecht. De cliënten van de Seniorenwoningen en de Service- en zorgwoningen kunnen gebruik maken van alle faciliteiten die het verzorgingshuis biedt.

10 Service- en Zorgwoningen de Koperhorst Bewoners Stand per Opn / mut Vertr / mut Stand per in 2012 In Man Vrouw Totaal Echtparen Gemiddelde leeftijd bewoners Service- en Zorgwoningen Bewoners Man 87,93 86,53 Vrouw 87,41 87,40 Gemiddeld 87,52 86,72 Gemiddelde bezetting Service- en Zorgwoningen Bezetting 99,75% 99,5% 100% 100% 100% Verhuurde woningen De onderbezetting van 0,25% in 2012 is ontstaan door de renovatie van 2 appartementen. Seniorenwoningen de Koperhorst Bewoners Stand per Opn/mut Vertr/mut Stand per in 2012 In Man Vrouw Totaal Echtparen Gemiddelde leeftijd bewoners Seniorenwoningen Mannen 85,40 84,39 Vrouwen 84,81 85,01 Gemiddeld 85,00 84,82 Gemiddelde bezetting Seniorenwoningen: Bezetting 100% 100% 100% 100% 100% Verhuurde woningen

11 Zorglevering in de extramurale woningen van de Koperhorst Aan het eind van het verslagjaar wordt in 99 van de 110 extramurale woningen (90%) enige vorm van zorg en/ of Hulp bij het Huishouden geleverd. (83,6% in 2011). Aan 19 cliënten wordt uitsluitend Hulp bij het Huishouden (HH) geleverd. In totaal ontvangen 78 cliënten HH, hiervan wonen 3 cliënten in de wijk Schothorst. Deze 3 cliënten staan tevens op de wachtlijst voor een woning in de Koperhorst. 6 Cliënten maken gebruik van een Volledig Pakket Thuis (VPT): 1 x VPT1; 3 x VPT2, 1 x VPT3 en 1 x VPT4. De wachtlijst voor de extramurale woningen telt begin wachtenden met een zorgvraag. 15 van hen (waaronder 5 echtparen) krijgen in 2012 een woning aangeboden. Eind 2012 staan er 80 wachtenden op de wachtlijst. In de extramurale woningen wordt aan cliënten die AWBZ geïndiceerd zijn zorg geleverd door medewerkers van de Koperhorst. Hulp bij het Huishouden wordt geleverd in het kader van de WMO. Door veranderd gemeentebeleid komen steeds minder mensen in aanmerking voor een indicatie voor Hulp bij het Huishouden. Bij inkomens 1.5 keer hoger dan bijstandsniveau gaat de gemeente Amersfoort er vanuit dat men de hulp zelf kan betalen. In 2012 nemen zijn er 3 cliënten die de hulp privaat afnemen van de Koperhorst. Vanaf 2010 fungeert de Koperhorst in het kader van de WMO als hoofdaannemer HH voor onderaannemers Beweging 3.0 en Agnietenhove. In 2012 worden aan wachtenden met een indicatiebesluit ZZP1 of 2, van de verzorgingshuiswachtlijst, ook extramurale woningen aangeboden. Indien men een extramurale woning accepteert, wordt het ZZP indicatiebesluit omgezet in een VPT indicatiebesluit. Daar de Koperhorst haar cliënten een integraal pakket kan bieden van 24 uur bereikbaarheid, beschikbaarheid, welzijnsactiviteiten en veiligheid, kiezen bewoners/ cliënten bewust voor wonen binnen de Koperhorst, met alle gemakken van dien. Verzorgingshuis de Koperhorst Het verzorgingshuiscomplex is 38 jaar oud. In 2007 is een grootscheepse renovatie en vervangende nieuwbouw afgerond. In 2012 is de verbouwing van een deel van de 5 e etage van het verzorgingshuis afgerond. De (deel)etage is geschikt voor groepswonen voor 8 cliënten met een ZZP5 en hoger. Verder zijn er 60 2-kamer woningen (ook geschikt voor echtparen) en 3 1-kamer woningen. 11

12 Binnen de muren van de Koperhorst is, in samenwerking met Beweging 3.0, een verpleeghuisunit met 25 plaatsen voor cliënten met een dementie gevestigd. In samenwerking met Birkhoven Zorggoed biedt de Koperhorst zorg aan cliënten met een ZZP3 en hoger, op zowel somatisch als psychogeriatrisch gebied. De Koperhorst kiest bewust voor open afdelingen en de functie behandeling bij de eigen huisarts, met de verpleeghuisarts op de achtergrond. De Koperhorst beschikt over een eigen keuken, van waaruit iedere middag een 2 componentenkeuzemenu geserveerd wordt. Dagelijks gebruiken zowel gasten uit de wijk, als bewoners en cliënten uit de extramurale woningen en het verzorgingshuis, een warme maaltijd in het restaurant van de Koperhorst. Stichting Verzorgingshuis de Koperhorst, inclusief Kortdurend Verblijf Bewoners totaal Stand per Opname / mutatie 2012 Vertrek / mutatie 2012 Stand per Mannen Vrouwen KDV Totaal Echtparen Grootschalig: Kleinschalig: Leeftijd Mannen 84,08 85,75 88,57 85,75 Vrouwen 88,27 87,38 87,80 87,38 Gemiddelde leeftijd 87,48 87,03 88,00 87,03 Stichting Verzorgingshuis de Koperhorst, gegevens Kortdurend Verblijf 2012 Kortdurend Verblijf totalen Totaal aantal deelnemers 19 Waarvan man 7 Waarvan vrouw 12 Gemiddeld verblijf 54 dagen ZZP spreiding ZZP2 t/m ZZP7 12

13 2.4.2 Cliënten, capaciteit, productie, personeel en opbrengsten De Koperhorst levert de volgende AWBZ functies: Verblijf: ZZP1 t/m ZZP7; Persoonlijke verzorging; Verpleging; VPT1 t/m VPT6 Begeleiding; Behandeling; (t/m heden niet verzilverd bij het Zorgkantoor) Dagbesteding voor ouderen zowel intra- als extramuraal; De cliënten die zorg van de Koperhorst ontvangen, zijn op leeftijd en hebben zowel somatische als psychogeriatrische klachten. Doelgroepen De eerste doelgroep waar de Koperhorst zich op richt, zijn ouderen met een toenemende zorg- en welzijnsvraag, verblijvend in een van de woningen op het terrein van de Koperhorst of verblijvend in het verzorgingshuis. De 2 e doelgroep betreft thuiswonende ouderen (bewoners in de wijk Schothorst), met een welzijnsvraag of een toekomstige zorgvraag. De dagopvang biedt de bezoekers dagbesteding en voldoende structuur om zelfstandig te kunnen blijven wonen. Tot de 3 e doelgroep behoren de ouderen in de wijk Schothorst die het prettig vinden om aan bepaalde welzijnsactiviteiten deel te nemen. Tot de 4 e doelgroep horen de ouderen die op de wachtlijst van de Koperhorst staan en in een cirkel van 500 meter rond de Koperhorst wonen en huishoudelijke hulp van de Koperhorst willen ontvangen. Capaciteit De Koperhorst heeft een erkende intramurale capaciteit van 88 plaatsen. In 2012 heeft de Koperhorst de volgende productie geleverd: Verblijf: dagen (stijging van dagen t.o.v. 2011) Extramuraal: uren zorg (stijging van 400 uur t.o.v. 2011) Dagbesteding ouderen: dagdelen (stijging van dagdelen t.o.v. 2011) Hulp bij het Huishouden: uren, waarvan uren HH1 en uren HH2 (stijging van 9% HH1 t.o.v en een daling van 4.5% HH2 t.o.v. 2011) Volledig Pakket Thuis: dagen Capaciteitsgegevens verblijfplaatsen per einde verslagjaar Begin 2012 staan er op de wachtlijst voor het verzorgingshuis 59 wachtenden. Aan het einde van het jaar zijn er 65 wachtenden, waaronder 5 echtparen. In het verzorgingshuis zijn in het verslagjaar 17 nieuwe cliënten komen wonen waaronder 1 echtpaar. 2 verzorgingshuiscliënten zijn intern naar verpleeghuisunit Davids Bolwerk verhuisd en 2 verhuisden naar een verpleeghuis. In 2012 verbleven 19 cliënten tijdelijk in het verzorgingshuis in het kader van Kortdurend Verblijf. 13

14 2.4.3 Werkgebieden De Koperhorst richt zich op oudere bewoners uit Amersfoort en in het bijzonder bewoners uit de wijken Schothorst, Liendert, Rustenburg, Zielhorst, Kattenbroek, Hoogland en Nieuwland. Er komen echter ook mensen van buiten Amersfoort in de Koperhorst wonen, om bijvoorbeeld dichter bij de kinderen te zijn. De WMO producten worden alleen geleverd in de extramurale woningen en in de directe omgeving van de Koperhorst. Wat betreft de welzijnsactiviteiten richt de Koperhorst zich in het bijzonder op voor oudere inwoners van de wijk Schothorst. Met betrekking tot wonen heeft de Koperhorst geen specifiek werkgebied. 2.5 Samenwerkingsrelaties Samenwerking met huisartsen Het samenwerkingsverband met de Huisartsengroep Schothorstpraktijken, heeft in 2012 verdere invulling gekregen. Eén keer per kwartaal vindt overleg plaats tussen de teamleiders zorg, de huisartsen en de praktijkondersteuners van de huisartsengroep. De overlegbijeenkomsten zijn constructief. De huisartsen hebben meer inzicht gekregen in de zorg rondom hun cliënten. De samenwerking tussen de huisartsen en de contactverzorgenden is verbeterd. Ook het groeiproces wat de contactverzorgenden in 2012 doormaken wordt door de huisartsen opgemerkt. Wekelijks wordt op een vaste dag per praktijk, een artsenvisite gelopen in de Koperhorst. Een groot deel van de mensen die in de Koperhorst komen wonen, kiest voor een overstap naar een huisarts in de Huisartsengroep. In de Koperhorst is de huisarts van de cliënt de hoofdbehandelaar. Wanneer een cliënt over een ZZP3 of hoger beschikt, neemt de huisarts deel aan de evaluatie van het zorgleefplan. Wanneer de huisarts het nodig vindt om expertise in te schakelen, bijvoorbeeld van een specialist Ouderen Geneeskunde (voorheen verpleeghuisarts) of psycholoog, dan kan dit via Birkhoven Zorggoed. Huisartsenpost en Verpleegkundig Specialistisch Team Midden Nederland In de avond, s nachts en in het weekend, is in voorkomende situaties gebruik gemaakt van de huisartsenpost. Daarnaast is er een consult aangevraagd bij het Verpleegkundig Specialistisch Team Midden Nederland, voor het plaatsen van een morfinepomp en het begeleiden de betreffende cliënt. Samenwerking Birkhoven Zorggoed Multi Disciplinair Overleg (MDO) Vanaf 2010 werkt de Koperhorst samen met Birkhoven Zorggoed. In de praktijk gaat het om de inzet van disciplines zoals de Specialist Ouderen Geneeskundige, de psycholoog en de ergotherapeut, ten behoeve van cliënten met een ZZP3 of hoger. Ook in 2012 is de huisarts de hoofdbehandelaar van de cliënt. Zo nodig wordt een discipline vanuit Birkhoven ingeschakeld. 14

15 De disciplines binnen Birkhoven Zorggoed zijn goed toegankelijk en reageren snel op vragen vanuit de Koperhorst. In het najaar is de samenwerking met Birkhoven geëvalueerd. Aan de hand van de evaluatie is in gezamenlijkheid besloten, ook in 2013 samen te werken. Er zijn afspraken gemaakt over de structurele begeleiding van de teams kleinschalig wonen, door de psycholoog en SOG van Birkhoven Zorggoed. Sinds het najaar van 2012 vindt er maandelijks een casuïstiek bespreking met medewerkers van kleinschalig wonen afdelingen plaats, begeleid door een psycholoog van Birkhoven. Ook de huisartsen zijn welkom bij deze besprekingen. Eind 2012 heeft met Birkhoven overleg plaatsgevonden over de optimalisatie van de intramurale ouderenzorg. Door middel van intensivering van de samenwerking met en tussen huisartsen, SOG en bestuurder en teamleiders zorg van de Koperhorst. Het gemeenschappelijke doel is de verdere optimalisering van de zorg voor kwetsbare, zorgafhankelijke ouderen, met een complexe zorgvraag in de Koperhorst en de wijk Schothorst. Het overleg heeft geleid tot de daadwerkelijk intensievere samenwerking tussen de partijen. In december 2012 is door de partijen een samenwerkingsovereenkomst gesloten. Samenwerking Birkhoven Zorggoed in het kader van Kortdurend Verblijf Er zijn afspraken gemaakt met de revalidatieafdeling van Birkhoven Zorggoed, met betrekking tot: cliënten die het revalidatietraject doorlopen hebben en bijvoorbeeld nog wachten op een andere, nog niet beschikbare, woon/ zorgvorm, of in afwachting zijn van een definitieve opname in de Koperhorst; cliënten die het revalidatietraject doorlopen hebben, maar nog niet terug naar huis kunnen, omdat de woning nog niet aangepast is. In 2012 heeft de Koperhorst 4 uitbehandelde cliënten vanuit Birkhoven opgenomen. Deze cliënten konden niet terugkeren naar de thuissituatie. Zij hebben gebruik gemaakt van Kortdurend Verblijf om daar te wachten op een vrijkomende plek in de Koperhorst of ander verzorgingshuis. 2 Van hen zijn in een ander verzorgingshuis gaan wonen omdat men daar de voorkeur aan gaf en 2 cliënten zijn definitief in de Koperhorst komen wonen. Samenwerking Birkhoven Zorggoed in het kader van verpleegkundige zorg De verpleegkundige achterwacht is sinds 2010 via Birkhoven geregeld. Er is in 2012 geen beroep op de verpleegkundige achterwacht gedaan. De verpleegkundige zorg wordt jaarlijks met Birkhoven geëvalueerd. Samenwerking met de wondspecialist van Birkhoven Zorggoed Vanaf 2011 wordt de wondspecialist van Birkhoven op een vaste dag in de week ingezet ten behoeve van cliënten. Bij de halfjaarlijkse evaluatie is gebleken dat de principes van goede wondzorg inmiddels beter bekend zijn onder Koperhorst medewerkers. De afspraken rond wondzorg worden beter vastgelegd en opgevolgd. Door de verbeterde wondzorg hoeft de wondspecialist in 2012 slechts één keer in de 14 dagen de Koperhorst te bezoeken. 15

16 In december 2012 is bekend geworden dat de wondspecialist van Birkhoven een andere functie heeft aanvaard. Er wordt door Birkhoven nog gezocht naar een vervanger. Samenwerking Transferverpleegkunde Meander Medisch Centrum Er bestaat een goed contact met de transferverpleegkundigen van het Meander Medisch Centrum. De communicatie wat betreft de Kortdurend Verblijfplaatsingen in de Koperhorst en nieuwe en/ of herindicaties voor cliënten die in het ziekenhuis verblijven, verloopt soepel en efficiënt. Samenwerking Riagg Met het RIAGG (Regionale Instelling voor Ambulante Geestelijke Gezondheidszorg) bestaat geen structureel overleg meer. Cliënten worden tegenwoordig via de huisarts doorverwezen naar de geriater en huisartsen kunnen zo nodig een beroep doen op de Specialist Ouderen Geneeskunde van Birkhoven Zorggoed. Samenwerking fysiotherapiepraktijk De meeste cliënten van de Koperhorst zijn patiënt bij fysiotherapiepraktijk MTC. Een vaste fysiotherapeut is op weekdagen in de middag aanwezig in de Koperhorst. De fysiotherapeut is laagdrempelig aanspreekbaar. Er vindt regelmatig overleg plaats met de zorgdienst. De fysiotherapeut is lid van de MIC-commissie van de Koperhorst, verzorgt verschillende bewegingsactiviteiten en is betrokken bij de bijstelling van de procedure Valpreventie & Wat te doen bij een val. Het MTC verruimt in het verslagjaar haar aanbod voor cliënten, vrijwilligers en medewerkers van de Koperhorst. Samenwerking Diëtiste Wanneer een nieuwe hulpvraag m.b.t. voeding ontstaat, wordt deze door de voedingsassistent of contactverzorgende aan de diëtiste gemeld. De contacten lopen veelal via . Vanaf 2012 wordt de diëtiste niet meer vergoed vanuit de zorgverzekeringswet. Samenwerking Beweging 3.0 Binnen de Koperhorst is de verpleeghuisunit Davids Bolwerk van Beweging 3.0 gehuisvest. Op het gebied van de cliëntenzorg wordt over en weer van elkaars expertise gebruik gemaakt. Daarnaast participeert Beweging 3.0 mee in het project Omzien naar elkaar wat binnen de wijk Schothorst aan het einde van het verslagjaar opgezet is. Samenwerking Agnietenhove en Beweging 3.0 Zowel Agnietenhove als Beweging 3.0 zijn in het kader van de WMO onderaannemer van de Koperhorst. Beide organisaties leveren met eigen personeel, aan eigen cliënten, Hulp bij het Huishouden. De geleverde productie wordt bij de Koperhorst gedeclareerd. Voor Agnietenhove voert de Koperhorst ook ieder kwartaal ook de WMO AO/IC uit. 16

17 Samenwerking CIZ De samenwerking met het CIZ (Centrum Indicatiestelling Zorg) verloopt in toenemende mate via . Indicatieaanvragen worden ingediend d.m.v. de aanmeldfunctionaliteit op de website van het CIZ. Uit een evaluatiegesprek met het CIZ is gebleken dat alle indicatieaanvragen vanuit de Koperhorst 100% goed gekeurd zijn. Dit komt ook naar voren in de rapportage, in te zien via de aanmeldfunctionaliteit van het CIZ. Samenwerking Zorgkantoor Agis/Achmea Naast de inkoopgesprekken hebben een aantal inhoudelijke gesprekken met het Zorgkantoor plaatsgevonden over de ontwikkelingen binnen de Koperhorst. Deze verliepen in een prettige sfeer. De accountmanager van Agis heeft een bezoek gebracht aan de Cliëntenraad en het kleinschalig wonen. Overleg met de gemeente Amersfoort In 2012 heeft er met enige regelmaat overleg plaats gevonden met de gemeente Amersfoort rondom de bouw van de woontoren, de uitvoering van de WMO Hulp bij het Huishouden en de WMO begeleiding. Samenwerking stichting Ravelijn Via stichting Ravelijn worden vrijwilligers voor de Koperhorst geworven. Daarnaast participeert stichting Ravelijn mee in het project Omzien naar elkaar. Dit project is aan het einde van het verslagjaar in de wijk Schothorst van start gegaan. Netwerkbijeenkomsten De teamleiders zorg hebben aan het ketenoverleg en andere netwerkbijeenkomsten binnen de regio deel genomen. Ook het Zorgkantoor, het CIZ en collega zorgaanbieders nemen deel aan de netwerkbijeenkomsten. Tussen de zorgmanager van Zorgcentrum de Haven in Bunschoten- Spakenburg en de teamleiders zorg van de Koperhorst, is een structureel contact ontstaan. Kennis en ervaring worden onderling uitgewisseld. Met Dementie-D, een organisatie die de zorg coördineert voor mensen met (mogelijke) dementie wordt nauw samengewerkt. Dementie-D verzorgt o.a. (bij)scholing aan medewerkers en adviseert de Koperhorst bij de ondervanging van zorg rondom dementie. In 2012 staat het thema dementie binnen de Koperhorst centraal. 17

18 3 Bestuur, toezicht, bedrijfsvoering en medezeggenschap 3.1 Normen voor goed bestuur Zorgbrede Governance Code De statuten van Stichting Verzorginghuis de Koperhorst zijn in 2012 aangepast omdat Stichting De Koperhorst opgegaan is in Stichting Verzorginghuis de Koperhorst. De statuten voldoen aan de geldende wet en regelgeving. In de statuten is o.a. het enquêterecht opgenomen. Er is een reglement voor de Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur vastgesteld. Hierin zijn de taken en bevoegdheden van de Raad van Toezicht en de Raad van Bestuur conform de principes van de Governance Code vastgelegd. Tevens is er vastgelegd dat er tussen de Raad van Toezicht en de Cliëntenraad één maal per jaar een overleg plaats vindt. Dit zelfde is ook afgesproken met de Ondernemingsraad. Vanaf 2007 kent De Koperhorst een Raad van Bestuur en een Raad van Toezicht. De Raad van Bestuur bestaat uit 1 persoon (de bestuurder). De Raad van Toezicht bestaat in 2012 uit 5 personen die geen bezoldiging voor de toezichthoudende functie ontvangen. De leden van de Raad van Toezicht hebben geen directe belangen bij de instelling. Bij de evaluatie van het functioneren van de bestuurder en bij de evaluatie van het eigen functioneren, gebruikt de Raad van Toezicht de zorgbrede Governance Code. De bestuurder is rechtstreeks verantwoording verschuldigd aan de Raad van Toezicht. Sinds 2011 is er binnen de Koperhorst een managementteam geïnstalleerd. De bestuurder is hier de voorzitter van. Leden zijn de teamleiders intramurale zorg, extramurale zorg, dagopvang en PG zorg, welzijn/vrijwilligers en de facilitair manager. De facilitair manager vervangt de bestuurder bij (langdurige) afwezigheid. 3.2 Raad van Bestuur (de bestuurder) De Koperhorst heeft een eenhoofdig bestuur. De bestuurder heeft jaarlijks een functioneringsgesprek met de voorzitter van de Raad van Toezicht en een lid Raad van Toezicht De beloning van de bestuurder is passend in het beloningsstelsel van de NVZD en valt binnen de Balkenende norm. De nevenfuncties van de bestuurder zijn niet conflicterend met het besturen van de Koperhorst. Naast een aantal kerkelijke bestuurlijke functies is de bestuurder respectievelijk: inhoudelijk deskundig lid van de klachtencommissie van de SSIG Gooi en Vechtsteken (buiten de regio waaronder de Koperhorst valt); bestuurslid van de provinciale branchevereniging IVVU, de overkoepelende vereniging van verpleeg- en verzorgingshuizen in de regio 18

19 Utrecht en voorzitter van de Raad van Commissarissen van een woningbouwstichting in de regio Haaglanden. Tevens neemt de bestuurder in het verslagjaar een aantal keer als bestuurder of inhoudsdeskundige deel aan landelijke projecten die door Actiz (de branchevereniging) opgezet zijn. De bestuurder is verantwoordelijk voor het instellen en handhaven van interne procedures die bewerkstelligen dat alle relevante financiële informatie tijdig bekend is, en dat deze informatie steeds juist en volledig is. Er zijn duidelijke afspraken over welke onderwerpen en in welke frequentie de bestuurder de Raad van Toezicht schriftelijk informeert. 19

20 3.3 Toezichthouders (Raad van Toezicht) Samenstelling Raad van Toezicht eind 2012 Dhr. G.H. Beens Vak/aandachtsgebied: voorzitter notariaat, fiscale zaken, voorgedragen door de Cliëntenraad Mw. M.J. Guliker lid personele zaken Dhr. B. Spoelstra lid huisvesting en bouwkundige zaken Dhr. J.G. Verheij lid financiën Mw. G.H. van der Waaij lid juridische en zorginhoudelijke Zaken De Raad van Toezicht bestaat uit 5 leden. Er bestaat geen binding met de Koperhorst, behalve dat men lid is van de Raad van Toezicht. De leden van de Raad van Toezicht ontvangen in 2012 geen bezoldiging voor hun werk. In het verslagjaar vergadert de Raad van Toezicht 7 keer in aanwezigheid van de bestuurder en een maal separaat, i.v.m. de zelfevaluatie van de Raad van Toezicht. De Raad van Toezicht vergadert in het verslagjaar één maal met de Cliëntenraad en één maal met de Ondernemingsraad. Aandachtspunten van de Raad van Toezicht in 2012: De realisatie van de statutaire en andere doelstellingen van de zorgorganisatie; de Raad van Toezicht spreekt regelmatig over de doelen van de organisatie, gezien vanuit een meerjarenperspectief en het creëren van een veilige woon en leefomgeving voor kwetsbare ouderen, waarbij de zorgvraag niet als zorg(gelijk) ervaren wordt. De strategie en de risico s verbonden aan de activiteiten van de zorgorganisatie; in 2012 ligt het accent op de financiële en kwalitatieve risico s binnen de organisatie. Onderwerpen die in dit kader structureel aan de orde komen, zijn: veiligheid van zorg en veiligheid van gebouw; ziekteverzuim en verzuimcijfers; AO/IC kwartaalrapportages en de kwartaalrapportages van de cliëntenvertrouwenspersoon. In het verslagjaar informeert de bestuurder de Raad van Toezicht d.m.v. van een vast format over de financiële cijfers. Ieder kwartaal wordt de voortgang van het jaarplan gemonitord; In 2012 heeft een onderzoek plaatsgevonden naar het integraal risicomanagement. De conclusie luidt, dat de Koperhorst een organisatie in ontwikkeling is met een hoge ambitie. Belangrijk voor de Koperhorst is om de slag te gaan maken van kwalitatief beschreven doelen naar eenduidige kwantitatieve doelen. Hierbij hoort een cultuurverandering en competentieontwikkeling die al ingezet is, maar nog sterker kan worden neergezet. Afgesproken is dat dit in 2013 verder gestalte zal gaan krijgen. De Raad van Toezicht heeft in het verslagjaar 2 keer met de accountant gesproken. In het voorjaar n.a.v. de jaarrekening 2011 en in het najaar n.a.v. de door de accountant uitgevoerde interim-controle en de 20

21 fiscaliteiten. Per kwartaal is de Raad van Toezicht tijdens de vergaderingen geïnformeerd over de kwartaalcijfers. In januari is de berekening in het kader van de impairment besproken en is vastgesteld dat het vastgoed van de Koperhorst niet afgewaardeerd hoeft te worden. In juli is er een herziene begroting opgesteld naar aanleiding van het bevriezen van het intramurale budget, voor de intramurale zorg. De Raad van Toezicht wordt regelmatig door de bestuurder geïnformeerd over de naleving van wet- en regelgevingen en de verslaglegging van externe partijen. De Raad van Toezicht heeft in 2012 gesprekken gevoerd met de Cliëntenraad en de Ondernemingsraad. De voorzitter van de Raad van Toezicht en de bestuurder hebben samen, in het kader van de ontwikkeling van 80 woningen op het terrein van de Koperhorst, een aantal gesprekken met de projectontwikkelaar gevoerd. Een van de leden van de Raad van Toezicht heeft samen met de bestuurder een seminar gevolgd over het houden van toezicht. Goedkeuring De Raad van Toezicht heeft in 2012 de fusie van Stichting de Koperhorst in Stichting Verzorgingshuis de Koperhorst goedgekeurd. De Raad van Toezicht spreekt na overleg met de bestuurder zijn goedkeuring uit over de begroting en het jaarplan voor De jaarrekening 2011 met het daarbij behorend maatschappelijk verslag wordt goedgekeurd en de Raad van Toezicht verleent decharge aan de bestuurder. Naar aanleiding van het bevriezen van het intramurale budget door het Zorgkantoor, heeft de Raad van Toezicht in juli een herziene begroting goedgekeurd. De relatie met de bestuurder De relatie met de bestuurder wordt als goed omschreven, er is sprake van wederzijds vertrouwen en een kritische houding. De Raad van Toezicht constateert dat zij kan uit gaan van de correctheid van de bestuurder verkregen informatie. In haar evaluatie met de bestuurder geeft de Raad van Toezicht aan tevreden te zijn over de informatievoorziening door de bestuurder. Op aanvullende informatievragen wordt, naar het oordeel van de Raad van Toezicht, door de bestuurder adequaat gereageerd. De voorzitter heeft, als dat nodig is, extra contact met de bestuurder. Gesprek met de Cliëntenraad De volgende onderwerpen kwamen tijdens het gesprek met de Cliëntenraad aan de orde: De samenwerking tussen Cliëntenraad en de bestuurder De werkwijze van de Raad van Toezicht De bejegening van medewerkers naar cliënten en bewoners onderling Het welzijn en welbevinden van de cliënten De verandering in de zorgverlening De sfeer binnen de Koperhorst De contacten met de cliëntenvertrouwenspersoon 21

22 Gesprek met de Ondernemingsraad De volgende onderwerpen kwamen tijdens het gesprek met de Ondernemingsraad aan de orde: De ervaringen van de OR en medewerkers met het Managementteam. De OR laat zich positief uit over het MT. Er is vanaf het aantreden van het MT al veel bereikt, wat zich uit in de diverse adviesaanvragen die de OR dit jaar van het MT heeft ontvangen; De weerslag van de organisatie- en beleidsveranderingen op de medewerkers: vooral medewerkers die al jaren werkzaam zijn binnen de Koperhorst hebben moeite met de veranderingen. Voor hen heeft de opening van m.n. de eerste kleinschalig wonen afdelingen en de in- en externe verhuizingen, stress opgeleverd voor cliënten en familie, hetgeen doorwerkte naar medewerkers; De samenwerking tussen OR en bestuurder; de OR voelt zich goed geïnformeerd door de bestuurder; De belangrijkste werkzaamheden van de OR in 2012 en de wijze waarop de OR medewerkers (succesvol) stimuleert om deel te nemen aan o.a. de benchmark in de zorg en PPGM voorlichtingsbijeenkomsten; De wijze waarop nieuwe leden van de RvT geworven worden; De samenwerking tussen RvT en de bestuurder; De manier waarop bestuurder en de RvT omgaan met evt. geschillen; De accountant De Koperhorst is vanaf 2011 cliënt bij Verstegen accountants en adviseurs. In 2012 vinden 2 gesprekken tussen de accountant en de Raad van Toezicht plaats. Het zijn positieve, kritische gesprekken. 22

23 3.4 Bedrijfsvoering Algemeen De overheid wil dat zorgorganisaties zich als ondernemer gaan gedragen, initiatief rijker worden en daarbij risico s goed weten in te schatten. Dit biedt kansen voor zorgorganisaties. Anderzijds is het zo dat het Zorgkantoor, ZN, de NZa en VWS de zorgorganisaties weinig ruimte bieden om echt ondernemer te kunnen zijn. De prijsvorming van de zorgproducten komt tot stand door een, door het Zorgkantoor bepaalde afslagtactiek. In het begin van het jaar is nog niet bekend of het volledige volume voor het hele jaar af te spreken valt. Pas in november wordt bekend gemaakt wat de maximale productie zal zijn. In 2012 is het voor het eerst zo dat voor zowel het intramurale budget als het extramurale budget, het principe geld volgt klant gehanteerd wordt. Medio mei wordt, wegens de regionaal verwachtte overschrijding van het budget, het intramurale budget bevroren op het productieniveau tot en met april. Medio november wordt ook het extramurale budget bevroren. In 2012 worden tarieven afgesproken die lager liggen dan het maximale NZa tarief. Voor de extramurale zorg en de dagbesteding zijn de tarieven respectievelijk 1,15% en 0,15% lager dan het maximale NZa tarief. Intramuraal valt het tarief voor ZZP1 t/m ZZP4 2,15% lager uit en voor ZZP5 t/m ZZP7 1,15% lager uit dan het maximale NZa tarief. In juli wordt een herziene begroting opgesteld, passend binnen het vastgestelde intramurale budget van het Zorgkantoor. Er wordt een bewuste keuze voor intramurale overproductie gemaakt, ook al wordt deze niet vergoed. Richting het Zorgkantoor wordt zo duidelijk gemaakt aan hoeveel cliënten zorg verleend wordt. In 2012 wordt gestreefd naar een verschuiving van lage naar de hoge ZZP s. Door de veranderende ZZP mix wordt financieel overproductie gedraaid. (Een hogere ZZP = een hoger tarief). Qua productiedagen wordt ongeveer op de begrootte dagen uitgekomen. De (financiële) overproductie, wordt bij de herschikkingronde in november, als knelpunt ingebracht. Vervolgens blijkt, dat er in de regio nog geld over is en wordt een groot deel van financiële overproductie van de Koperhorst alsnog gehonoreerd. Door het vastzetten van het intramurale budget medio mei, is er besloten om de 2 verzorgingshuisetages, die nog omgevormd zouden worden naar twee groepen kleinschalig wonen, niet te verbouwen. Dit geeft een capaciteitsuitbreiding van 6 plekken die niet gefinancierd worden. Daardoor kan er ook niet de benodigde personele bezetting gerealiseerd worden. Hoewel de Koperhorst de erkenning heeft voor de functie behandeling, is er in 2009 bewust voor gekozen deze niet te verzilveren. De Koperhorst meent dat dementerende cliënten ook opgevangen kunnen worden in een open omgeving waar wonen, welzijn en welbevinden voorop staan. Vanuit die visie is de huisarts de hoofdbehandelaar en is de specialist ouderenzorg op afroep beschikbaar. Om de functie behandeling voor de ZZP3 en hoger goed te kunnen borgen, zijn er afspraken gemaakt met de huisartsen, die als hoofdbehandelaar optreden en met Birkhoven Zorggoed als ondersteuner en borger van goede verpleeghuiszorg. 23

24 Sinds 3 jaar wordt aan wachtlijstcliënten met een ZZP1 en ZZP2 een extramurale woning aangeboden met een VPT (Volledig Pakket Thuis) of een functionele extramurale indicatie. In 2012 wordt in toenemende mate gekozen voor extramuraal wonen in combinatie met een VPT. In het verslagjaar vindt een zichtbare verschuiving plaats van de lagere ZZP s naar de hogere ZZP s. Medio januari beschikt 43% van de cliënten over een indicatiebesluit ZZP1 of ZZP2. Medio december is dit aantal gedaald naar 21%. Binnen de Koperhorst wonen nu 24 cliënten, verdeeld over 3 groepen van 8 cliënten, op een kleinschalige woongroep binnen een grootschalige setting. De cliënten beschikken allen over een indicatiebesluit ZZP5 of hoger. Er is sprake van een open setting. De Koperhorst beschikt over een 7 dagen per week geopende dagverzorgingsafdeling voor beginnend dementerende cliënten. Met de realisatie van de 2 intramurale groepen kleinschalig wonen begin 2012, komt op de dagverzorgingsafdeling meer ruimte vrij om cliënten uit de wijk op te vangen. De opvang van cliënten uit de wijk voorziet in een behoefte. Vanaf januari wordt aan 24 cliënten uit de wijk dagverzorging geboden. In december stijgt het aantal cliënten naar 34. De behoefte aan dagopvang neemt over 2012 zichtbaar toe. In totaal maken in het verslagjaar 48 cliënten van de dagverzorging gebruik. Het valt op dat de problematiek rondom deze cliënten steeds complexer wordt. 13 Cliënten stromen door naar een intramurale woning binnen de Koperhorst of een andere intramurale setting in Amersfoort en omgeving. 1 Cliënt is overleden. In 2012 zijn medewerkers van de gemeente Amersfoort op de dagverzorging komen kijken om zo beeld te krijgen van de doelgroep. In 2013 wordt met de gemeente Amersfoort overlegd over de wijze waarop de Koperhorst, nadat de functie Begeleiding overgeheveld is naar de WMO, de cliënten die nog thuis wonen en een grote behoefte hebben aan structuur en veiligheid, kan blijven bedienen. Binnen de muren van de Koperhorst is een psychogeriatrische verpleeghuisunit van Beweging 3.0 gevestigd. Voor echtparen is dit een belangrijke reden om voor de Koperhorst te kiezen. De 3 appartementen voor Kortdurend Verblijf zijn het hele jaar zo goed als gevuld geweest. Extramuraal fluctueert de zorgvraag vanwege het beperkte aantal cliënten (maximaal 110 woningen). Voor nieuwe huurders van een woning geldt dat in de woningen van de Koperhorst alleen mensen wonen die in het bezit zijn van een AWBZ indicatie en/ of een WMO indicatie. Men komt hier dus wonen omdat men een keuze maakt voor de Koperhorst als zorgaanbieder. In 2012 biedt de Koperhorst Hulp bij het Huishouden (HH) in het kader van de WMO zelfstandig aan. In 2013 zal dat ook het geval zijn. Voor 2014 komt er mogelijk een nieuwe aanbesteding. 24

25 De gemeente Amersfoort geeft vanaf 2012 aan cliënten met een inkomen van 1.5 bijstandsniveau geen indicatie meer af voor HH1. Men gaat er vanuit dat deze cliënten de huishoudelijke zorg zelf kunnen betalen. Cliënten met hogere inkomens die in 2012 een herindicatie aanvragen, verliezen op deze wijze hun indicatie HH. Bijna al deze cliënten kopen nu hun huishoudelijke zorg privaat in bij de Koperhorst. In het verslagjaar wordt duidelijk dat ook op het aantal uren Hulp bij het Huishouden 2 beknibbeld wordt. Voor cliënten die de regie over hun leven aan het verliezen zijn, is dit zeer ingrijpend. Deze cliënten hebben vaak ook zorg nodig. Het gevolg is dat verzorgenden (duurdere krachten) een deel van de regiefunctie over het huishouden overnemen. Alle zorgmedewerkers, zowel intramuraal als extramuraal, registeren, met behulp van een IO (een digitale kaartlezer) gekoppeld aan het Nedap zorgregistratiesysteem, de zorgtijd bij de cliënt. De geautomatiseerde zorgregistratie maakt een zeer nauwkeurige registratie van zorgtijd, thuis bij de cliënt mogelijk. Het systeem genereert overzichtelijke managementinformatie, waardoor o.a. goed gestuurd kan worden op de zorgindicatie versus de geleverde zorg, zowel intra- als extramuraal. Vragen van cliënten over de hoeveelheid geleverde zorg, kan, met de uitdraai van Nedap in de hand, met de cliënt besproken worden. Ook de huishoudelijk medewerkers registeren, met behulp van het Nedap systeem, hun werktijd bij een cliënt. In 2012 heeft er, in het kader van de Benchmark in de zorg, van branchevereniging Actiz, een medewerkerraadpleging plaats gevonden. Daarnaast vond een cliëntenraadpleging plaats in het kader van de CQ (Consumer Quality Index). De uitslag is elders in dit verslag terug te vinden. Administratieve Organisatie en Interne Controle (AO/IC) De interne controle over de AWBZ en WMO zorg en productieregistratie en facturatie, wordt uitgevoerd door een onafhankelijke intern controlemedewerker. De intern controlemedewerker is gepositioneerd onder de bestuurder. De controlewerkzaamheden worden uitgevoerd conform de interne controleplannen AWBZ en WMO en zijn met de externe accountant afgestemd op risico s op productie- en registratiefouten. De interne controleplannen voldoen aan de Regeling CA/NR Administratieve Organisatie en Interne Controle, AWBZ-zorgaanbieders (Nza) en het Controleprotocol WMO (Servicebureau Gemeenten). Per kwartaal is de interne controlerapportage over het achterliggende kwartaal ingediend bij de bestuurder. Binnen 14 dagen na indiening van de rapportage, worden de controlebevindingen en aanbevelingen besproken met de bestuurder, de teamleiders zorg en de cliëntadministratie. Tijdens de AO/ICbespreking worden opvolgingsafspraken geformuleerd, welke tijdens de eerstvolgende interne controle, getoetst worden door de intern controlemedewerker. De Raad van Toezicht en het Managementteam ontvangen de interne controlerapportages en de verslagen van de AO/IC-besprekingen. 25

26 In 2012 worden tijdens de interne controles geen significante afwijkingen in de productieregistratie en -facturatie geconstateerd. De geleverde zorg en gedeclareerde zorg, blijft binnen de bandbreedte van de zorgindicatiebesluiten van de cliënten. In de verschillende stadia van productievastlegging en declaratie, vindt zichtbaar controle in het primair proces plaats door de cliëntadministratie, zorgteamleiding en de bestuurder. De (significante) incidentele afwijkingen die in het primair proces aangetroffen worden, zijn allen tijdig en gedegen gecorrigeerd en waar nodig gecommuniceerd. In het verslagjaar worden 77 afwijkingen geconstateerd in de cliëntregistratie. De afwijkingen hebben hoofdzakelijk betrekking op het niet- of niet volledig, tijdig- of juist vastleggen en evalueren van zorgafspraken met cliënten in zorgleefplannen en zorgarrangementen. Besloten wordt om de interne controle in 2012 behalve voor de controles volgens intern controleplan, aanvullend in te zetten voor kwaliteitscontrole van de zorgleefplannen. Hiertoe is het aantal te controleren cliëntdossiers verhoogd tot 85. Aansturing van de organisatie Vanaf half 2011 is de organisatie structuur veranderd en een managementteam ingesteld. Het MT bestaat uit 5 personen, zijnde de teamleiders van de diverse afdelingen binnen de Koperhorst voorgezeten door de bestuurder. In 2012 heeft het MT een aantal trainingen gevolgd op het gebied van samenwerking, leiderschap, financiën en aansturing van de teams. De Koperhorst is met de instelling van het MT veel slagvaardiger en heeft, bestuurlijk gezien, een flinke kwaliteitsimpuls gekregen. Binnen het MT zijn de taken zo verdeeld dat de kwetsbaarheid van de organisatie sterk verminderd is. 26

27 3.5 Cliëntenraad Taken en werkwijze Cliëntenraad De Cliëntenraad heeft jaarlijks de beschikking over een budget waaruit het lidmaatschap van de LOC en lopende uitgaven die de Cliëntenraad wenst te doen worden gefinancierd. In 2012 is het begrootte budget toerijkend en geeft dit geen aanleiding tot discussie. De Cliëntenraad vergadert in keer met de bestuurder, 1 keer met de Raad van Toezicht en 1 keer met het Agis Zorgkantoor. Sinds 2008 maakt de Cliëntenraad gebruik van een externe notulist. Samenstelling Cliëntenraad per 31 december 2012 De Cliëntenraad is opgebouwd uit 4 verzorgingshuiszetels, 2 Service- en Zorgwoning zetels, 2 Seniorenwoning zetels en een onafhankelijke voorzitter. Samenstelling Cliëntenraad 2012 Rol/ vertegenwoordiger van: dhr. P.J. Scheepbouwer voorzitter Seniorenwoningen; mw. M.P.A. Kuiper-Wakker secretaris - Service en Zorgwoningen; dhr. J.G. de Meij lid Verzorgingshuis ; dhr. M. Hoenkamp lid Verzorgingshuis; mw. J. Landman-Riksen lid - Service en Zorgwoningen; mw. C.J. Ballendux-Verzaal lid Seniorenwoningen; mw. P. Aronstein lid Seniorenwoningen; mw. F.A. de Pijper-Stoffers lid Verzorgingshuis; tot maart 2012; Mw. G. Lippens lid Verzorgingshuis v.a. april 2012; Mw. G. Tuithof- Bontekoning lid - Verzorgingshuis v.a. mei 2012; dhr. R. van den Berg notulist. Gesprek met het Agis Zorgkantoor Ook in dit verslagjaar vindt er op de Koperhorst een gesprek plaats tussen de Cliëntenraad en de accountmanager van Agis zorgkantoor, mevrouw Schoonhoven. De volgende onderwerpen zijn aan de orde geweest: Het regeerakkoord en de gevolgen voor de Koperhorst Wat is de visie van het Zorgkantoor over de komende bezuinigingen Wat betekenen deze bezuinigingen voor de volgende generatie ouderen Wat zijn de gevolgen van de scheiding tussen huishoudelijke/ persoonlijke zorg en de verpleging De gevolgen van de ingestelde richtlijnen van Agis/Achmea over het beperken van het gebruik en besparen op kosten van incontinentiemateriaal. Gesprek met vertegenwoordigers van de Roze Loper De Roze Loper is een organisatie die de positie van homoseksuele mensen wil verbeteren. Er heerst nog vaak een taboe op homoseksualiteit onder ouderen. Uit onderzoek blijkt, dat er nog veel valt te verbeteren. Veel homoseksuele ouderen hebben een relatie van vele jaren achter de rug en hebben, in zijn algemeenheid, moeite om in een verzorgingshuis te verblijven omdat ze op hun geaardheid aangekeken worden. 27

28 Organisatie de Roze Loper werkt met een kwaliteitscertificaat voor ouderenzorgorganisaties die zich homovriendelijkheid opstellen. Maar wat is homovriendelijk? En hoe groot is de tolerantie onderling? In het kwaliteitsbeleid van de Koperhorst is hierover het een en ander vastgelegd, ondermeer als het gaat om de respectvolle omgang met elkaar. Er is aandacht voor de positie van Roze ouderen. Binnen de Koperhorst is besloten om groepen of minderheden niet bijzonder te maken. Dat zou ook als discriminerend gezien kunnen worden. De Cliëntenraad is van mening, dat er bij het overgrote deel van de Koperhorst bewoners sprake is van acceptatie en adviseert de bestuurder om geen Roze Loper certificaat te ambiëren. Wel is het belangrijk dat er binnen de Koperhorst alertheid is dat iedereen zich ook echt thuis kan voelen. Gesprek met de Raad van Toezicht In het gesprek komen de volgende zaken aan de orde: De samenwerking tussen Cliëntenraad en de bestuurder: prettig en open Bejegening: de RvT vraagt de Cliëntenraad hoe de bejegening door medewerkers nu ervaren wordt. De Cliëntenraad meent dat de situatie zeker verbeterd is t.o.v Hoewel jongere medewerkers en stagiaires nog wel eens joviaal groeten met: hallo of hoi. Activiteiten: Om aan de toenemende zorgzwaarte te kunnen voldoen worden verschillende activiteiten nu gedifferentieerd aangeboden. De Cliëntenraad en de bestuurder hebben sinds het vorige gesprek met de RvT ondermeer overlegd over: de Meldcode Huiselijk geweld, bejegening door medewerkers, de veranderingen in de intra- en extramurale zorgverlening, klantvriendelijkheid in het restaurant en zwerfvuil op het parkeerterrein. Adviesaanvragen neergelegd bij de Cliëntenraad Eigen bijdrage bewoners kleinschalig wonen. Voorgesteld is om aan de cliënten die op een groep in het Kleinschalig wonen, wonen een vergoeding te vragen van 20, - per maand. Dit bedrag wordt gebruikt om extra dingen mee te doen voor zowel cliëntgerichte als groepsgerichte activiteiten. De familie wordt op de hoogte gehouden van de uitgaven en er wordt een financiële verantwoording gegeven. De Cliëntenraad gaat akkoord. Wijkbibliotheek in De Koperhorst Omdat de bibliotheekbus verdwijnt, is er een verzoek gekomen om in De Koperhorst een hoek in te richten met een beperkte hoeveelheid bibliotheekboeken. Andere boeken kunnen worden besteld met behulp van een computerscherm in de hal. Er komt ook een leestafel met kranten, tijdschriften e.d. De collectie aan boeken zal regelmatig gewisseld worden. Ook de wijkbewoners zijn van harte welkom. Als tegenprestatie zal de bibliotheek regelmatig activiteiten verzorgen zoals boekbesprekingen, voorleesmiddagen, enz. De Cliëntenraad vindt dit een goed aanbod en gaat akkoord met de komst van de huiskamerbibliotheek. Hoogte waskosten en broodgeld in het verzorgingshuis De waskosten en het broodgeld worden met de CBS prijsindex geïndexeerd. 28